CAMBIO DE CONDICIONES DE CRDITO

Las condiciones de crdito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero

se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en
ocasiones podran resultar nocivos para la empresa.
Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crdito de la empresa
pueden tener efectos en su rentabilidad total.

Descuentos por pronto pago

Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden
esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas
debe aumentar, ya que si una empresa est dispuesta a pagar al da el precio por
unidad disminuye.
Tambin el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo as el costo del
manejo de cuentas por cobrar. La disminucin en cobranza proviene del hecho de
que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo
hagan.
El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es
una disminucin en el margen de utilidad por unidad ya que hay ms clientes que
toman el descuento y pagan un precio menor.

APERTURA Y SUSPENSIN DE CUENTAS

Objetivo:
Verificar que se este liquidando a tiempo los documentos a crdito, controlando
oportunamente la cartera vencida. As como abrir nuevamente la lnea de crdito
a aquellos clientes que por algn motivo hayan fallado en el cumplimiento de sus
pagos.

1. Una cuenta ser motivo de suspensin al presentar cualquiera de las
siguientes situaciones:
Aquella cuenta que se le otorgo crdito bajo el compromiso de
entregar algn documento faltante y que al llegar la fecha de
compromiso no se cumpli.
Cuando una cuenta presenta cambio de propietario y se le asigna un
nuevo numero de cuenta, la anterior se suspende hasta quedar su
saldo en cero para darse de baja.

2. Si una cuenta esta suspendida y en tal fecha liquida su adeudo se
apertura, siempre y cuando :
El representante de ventas entregue hoja de liquidacin.
El representante de ventas o cliente envi por fax copia de la ficha de
deposito por el total del adeudo.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA


LA RESPONSABILIDAD DE LA COBRANZA

La responsabilidad de la conduccin de la cobranza es directamente del
encargado del departamento sin embargo podr tambin delegarle esta
responsabilidad al rea contable o algn asistente de plena confianza.

La responsabilidad de la cobranza comprende la ampliacin de los lmites de
crdito, la cobranza de la cartera y las operaciones relativas que incrementen y
conserven parte de los activos de las empresas. A fin de realizar
satisfactoriamente estas tareas, ser preciso estudiar las condiciones y tendencias
econmicas tanto del mercado y de la empresa.


ESTABLECIMIENTO DE LAS POLTICAS DE LA COBRANZA

Con la finalidad de presentar adecuadamente la antigedad de saldos de la
cartera los rangos a considerar para el otorgamiento del crdito son los siguientes:

a. De 1 a 30 das
b. De 31 a 60 das
c. De 61 a 90 das
d. De 91 a 120 das
e. Ms de 120 das

RESPONSABILIDAD DE COBRO A CLIENTES


1. Toda la cobranza deber estar soportada por cheques, fichas de depsito o
comprobantes bancarios oficiales (Internet y pagos electrnicos) a nombre
de la Institucin.
2. Todo cheque y/o cobro deber ser depositado en caja y/o banco a ms
tardar al siguiente da hbil de su recepcin.
3. El encargado del departamento es responsable de la apertura, cierre y
administracin de las cuentas de cobranza.
4. Slo se aceptarn cheques expedidos por el propietario del negocio y/o por
la razn social del cliente, de acuerdo a su registro federal de
contribuyentes y slo se reciben salvo buen cobro.
5. El responsable de la cobranza se coordinar con el Director General para
mantener sana la cartera de los clientes; as como de las aclaraciones con
los mismos.
6. No sern aceptados cheques posfechados.
POLTICAS DE COBRANZA


a. El departamento deber de vigilar el comportamiento de los vencimientos
de la cobranza y la antigedad de las cuentas por cobrar.
b. Cuando el pago se realiza a travs de la cobranza domiciliada, se generara
un cargo por COMISIN COBRANZA
c. Cuando el pago se realiza por tarjetas bancarias de crdito o debito se
generara un cargo por COMISIN POR TARJETA
d. Los saldos vencidos generan intereses moratorios
e. El plazo de pago mximo es de 15 das despus de la fecha lmite del
vencimiento.
f. Cuando del pago se realice por medio de una transferencia electrnica o
deposito bancario, es responsabilidad del cliente informar del pago al
departamento de Crdito y Cobranza va correo electrnico o telefnico,
enviando una copia del documento en donde aparezca claramente la
institucin bancaria, el nombre y numero de cliente, la cantidad depositada
y la fecha de transaccin
g. Promover planes para agilizar la cobranza de la cartera de clientes.
h. El departamento con base al lmite de crdito y estatus crediticio (cheques
devueltos, cartera vencida y lmite de crdito excedido), solicita al Gerente
General la autorizacin para disminuir o suspender en forma temporal o
definitiva la venta de producto a los clientes que se encuentren bajo las
siguientes condiciones:

a) Falta de liquidez o descapitalizacin
b) Retras en pagos
c) Exceder el lmite de crdito
d) Cheques devueltos
e) Inadecuada utilizacin del crdito

i. Aquellos clientes que tengan adeudos por ms de treinta das, no podrn
cargar a su cuenta los consumos u otros cargos que deseen realizar
j. Las notas de crdito que se apliquen a la cartera sern por los siguientes
motivos:
Por bonificacin descuento, autorizada por el Director General
Por cancelacin de cuentas incobrables.








PROCEDIMIENTO DE COBRANZA

ENVO DE DOCUMENTOS DE COBRO


A. El encargado del rea de caja entregara al depto. de crdito y cobranza, un
reporte de todas las ventas realizadas durante el da, junto con un reporte
de facturas a entregar, con sus facturas (original y copia) correspondientes
y ordenadas en base al reporte.
B. Posteriormente la documentacin se separara de acuerdo a sus
caractersticas, para llevar a cabo su revisin.
C. Se verificara que las facturas originales se encuentren completas, de
acuerdo al reporte de facturas a entregar; y durante el transcurso de la
semana se recibirn, juntaran y archivaran las facturas emitidas durante
este periodo.
D. Dichas facturas se irn capturando en una base de datos, donde se llevara
el control de todos los movimientos de la empresa.
E. Despus de terminar este paso, las facturas estarn listas para
ser archivadas y tener el respaldo fsicamente de ellas.
F. Con respecto a las notas de crdito por devolucin, se le entregaran de
igual manera a este departamento, con su respectiva factura y reclamacin
en original y copia, junto con la relacin de las mismas.
G. Agrupa las notas de crdito por representante y por nmero de cliente, se
archivan posteriormente de acuerdo al grupo de supervisin al que
pertenece.
H. Al recibir los pagares de las notas de crdito, verificara que correspondan a
cada una de estas, junto con toda su documentacin.
I. Una vez separados los pagares, se identificarn aquellos a los que se les
integraran nota de crdito.
J. Al localizar la nota de crdito de acuerdo a su nmero de folio y anexa la
nota original a los documentos a cobro que correspondan.
K. Se archivaran los documentos de acuerdo al supervisor y sucursal que
corresponda.

PROBLEMAS NORMALES DE COBRANZA


A continuacin se mencionaran algunos de problemas que se pueden presentar
dentro de Grupo Maya y Asociados, dentro del departamento de crdito y
cobranza, as como una posible solucin a los mismos.

Nuevos pedidos de clientes con saldos vencidos. Un problema comn
que se presenta en la cobranza dentro de las cuentas vencidas, consiste en
la recepcin de nuevos pedidos de un cliente que no ha cubierto sus
obligaciones.
Cuando se presente este caso, se recomienda llevar un anlisis en base a
la informacin financiera del cliente, la gravedad de la antigedad de la
cuenta, y todos los hechos relativos al historial y experiencia con este
mismo.
Descuentos devengados. Cuando se manejan ciertas promociones de
descuento en efectivo como parte de la condicin de venta con algn cliente,
se puede exponer el problema que algn cliente desee llevar a cabo ese
descuento despus de transcurrido el tiempo del plazo.

En ocasiones el monto de los descuentos devengados normalmente no
llegan a representar una cantidad importante; sin embargo, estos
problemas pueden ocasionar ciertos contratiempos en otros pagos o con
algunos trmites administrativos al departamento de cobranza. Por lo tanto
es importante respetar las condiciones de venta y en las polticas de
cobranza, para que la empresa pueda tener un mejor desempeo.

PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIN

OBJETIVO:
Establecer las pautas a seguir para la cobranza administrativa de adeudos a
travs de las liquidaciones de la cobranza emitida.

LA LIQUIDACIN PERIDICA

Debera realizar una liquidacin peridica al cierre del ejercicio en el cual se
realiza un balance. Esto permite que los importes de los costos se compensen en
el perodo correcto.


PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL PAGO DE UN CLIENTE

1. Seleccione la forma de pago.
2. Escriba la clave del cliente.
3. Seleccione la factura que se desea pagar, el folio de la factura.
4. Escriba el folio de la factura con el cual se realiza el pago, con el objeto de
contar con informacin para futuras aclaraciones.
5. Escriba la fecha de pag.
6. Escriba la cantidad que el cliente pag.
7. Escriba observaciones relacionadas con el pag

LIQUIDACIN DE COBRANZA

OBJETIVO: Recuperar los adeudos que tenga la empresa a su favor.

NORMAS GENERALES

El personal encargado del rea de cobranza, sern
responsables de la actualizacin y seguimiento de los documentos de Liquidacin
de Cobranzas hasta la extincin de la deuda.Para efectuar la liquidacin debe adjuntar
se el documento de determinacin, la liquidacin de cobranza un original y tres copia