Uso del Programa Gantt Project Octubre 2006

Uso del Programa

Gantt Project
1 Presentacin
En esta prctica guiada aprenders varias cosas relacionadas con el uso de
Gantt Project, que es una aplicacin de ayuda a la gestin de proyectos. En
particular, aprenders a:
1. Especificar las tareas en que se descompone un proyecto
. !signar recursos a las tareas "en particular, asignar fec#as de inicio y
final de cada tarea, y especificar qu$ miem%ro del grupo va a reali&arla'
(. Esta%lecer precedencias entre las tareas
). Generar informes relativos a la gestin del proyecto "diagrama de Gantt,
diagrama de recursos, diagrama PE*+, etc.'
,a forma ms cmoda de reali&ar esta la prctica es a%rir una ventana en tu
ordenador que contenga este enunciado, de forma que puedas ir llevando a
ca%o en el ordenador las operaciones que aqu- se especifican. +oma nota de
aquellas e.plicaciones que no entiendes y de aquellas operaciones que no
producen el resultado esperado. Podrs resolver estas dudas en la pr.ima
sesin de clase.
2 La gestin de proyectos
,a gestin de proyectos es el conjunto de tareas que #ay que reali&ar para
garanti&ar que el proyecto se lleva aca%o con los recursos previstos y con los
resultados esperados.
,as tareas de gestin de proyectos son muy variadas y algunas muy
complejas. En nuestro caso, nos centraremos en un conjunto de tareas muy
simple pero esencial para la gestin de proyectos. Estas tareas son:
Descomponer el proyecto en una serie de tareas y su%tareas. Estas
tareas normalmente tendrn unas precedencias entre ellas, de forma
que algunas tareas no podrn empe&ar #asta que #ayan aca%ado otras
previas.
Asignar recursos a las tareas. En concreto, esta%lecer las fec#as de
inicio y final de cada tarea y especificar qu$ miem%ro o miem%ros del
grupo de%en reali&arla.
Generar informes y diagramas que reflejen las decisiones tomadas, y
que permitan reali&ar un seguimiento efectivo del proyecto.
Gantt Project es un soft/are de li%re distri%ucin que permite la reali&acin de
estas acciones %sicas, de forma muy simple. En este curso, y en cursos
siguientes, usareis Gantt Project para reali&ar la gestin de vuestros proyectos,
y para producir los informes que os permitirn a vosotros y al profesor #acer un
%uen seguimiento del tra%ajo.
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En esta prctica vas a aprender los aspectos %sicos de Gantt Project.
3 Instalacin del programa Gantt Project
Para instalar el programa se accede a la pgina principal de la /e% del
programa:
#ttp:22ganttproject.sourceforge.net2
El programa puede instalarse para ser empleado desde sistemas 3indo/s,
,inu., 4ac u otros, en los que est$ disponi%le una versin del entorno de
ejecucin 5ava "lenguaje multiplataforma so%re el que est desarrollada'.
Para la ejecucin del programa es por lo tanto necesario que la mquina virtual
de 5ava este instalada en el sistema operativo que utilicemos. En caso de no
estar disponi%le, se puede descargar e instalar de la siguiente direccin:
#ttp:22java.com2do/nload2
Usuarios de Windos
Para los usuarios de 3indo/s, se puede descargar el programa en el
acceso rpido que figura destacado en el enca%e&ado de la pgina
6!uic" Donload for Windos #$ %&'7, y que accede al enlace:
#ttp:22prdo/nloads.sourceforge.net2ganttproject2ganttproject8.9..e.e:
do/nloadp
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;ic#o enlace conduce al rea de descargas:
que solicita que se seleccione un lugar de donde descargar el fic#ero.
Pulsar 6Donload7 so%re cualquiera de las opciones, con preferencia a
aquellas geogrficamente ms pr.imas.
! continuacin el sistema preguntar qu$ #acer con el fic#ero.
<eleccionar 6Guardar en disco7.
Una ve& almacenado el fic#ero, de%e ejecutarse, con lo que se instalar
el programa. ;e%en seguirse las instrucciones que indique el programa
de instalacin:
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El programa se encuentra %ajo una licencia G=U que, %sicamente,
indica que el programa puede ejecutarse, copiarse, modificarse y
distri%uirse de forma gratuita por todos sus usuarios, pero manteniendo
el tipo de licencia en s-, es decir, que sus copias o modificaciones no
pueden distri%uirse pro#i%iendo su reproduccin.
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El programa ofrece la opcin de instalar la versin completa "1( 4>' o
una reducida "?,? 4>' si le quitamos algunos componentes. <e
recomienda instalar el programa completo.
<e puede escoger el directorio de instalacin "usar el valor por defecto si
se tienen dudas al respecto':
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1on lo que el proceso finali&a:
En el men@ de 3indo/s aparecer el acceso correspondiente al
programa "GanttProject 8A GanttProject'
(tros sistemas diferentes a Windos
Para otros sistemas "como linu., 4acB', de%e escogerse la opcin
6(t)er systems and arc)i*es7, que da acceso a la pgina de
6Donloads7, !qu- nos descargaremos el fic#ero empaquetado con los
arc#ivos de la aplicacin que de%eremos descomprimir en nuestro disco
duro. Para ejecutar Gantt Project %asta con tener instalada
correctamente la mquina virtual de 5ava con las varia%les
+A,A-.(%/ y 0LA11-PA2. definidas y lan&ar el script de
lan&amiento que se encuentra en el directorio de la aplicacin.
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3 Gestin de un proyecto con Gantt Project
! continuacin, iniciaremos la planificacin del proyecto del Cideo 1ajero
usando Gantt Project.
!%re el programa Gantt Project. Cers una imagen como la siguiente:
<o%re la ventana principal se superpone otra con consejos del d-a, de los
cuales podemos prescindir en general pulsando so%re 61errar7, aunque en
ocasiones nos pueden resultar de muc#a utilidad para acceder a aspectos del
programa que desconoc-amos.
Datos Generales del Proyecto
Pulsamos en el men@ general so%re 6Proyecto7 D 6=uevo7.
El programa nos pregunta si deseamos almacenar el proyecto antes de generar
uno nuevo. ;ado que no #emos creado nada #asta a#ora, podemos contestar
que no.
<e a%re una ventana con los datos generales del proyecto, que podemos
cumplimentar ms o menos como sigue:
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El segundo paso incluye el uso de plantillas predefinidas con algunos aspectos
como el tipo de integrantes del equipo desarrollador del proyecto "indefinido y
encargado de proyecto para proyectos gen$ricos, o %ien, desarrollador,
documentador, encargado de prue%as, diseEador grfico, etcB para proyectos
de desarrollo de soft/are'. <eleccionamos am%as opciones:
Finalmente de%emos fijar los festivos en los que se supone que no vamos a
tra%ajar. Escogemos los s%ados y domingos, as- como las festividades
asociadas a EspaEa:
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Gste puede ser un %uen momento para almacenar el proyecto. 4en@ general
6Proyecto7 D 6Guardar comoB7 y le asignamos el nom%re "y su%directorio' que
deseemos.

Definicin de las tareas
El siguiente paso es descomponer el proyecto en tareas, y cada tarea en
su%tareas.
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En el caso del Cideo 1ajero, esta%lecemos la siguiente descomposicin:
+area 1: Prototipo 1
+area 1.1: Programar opciones %sicas de cliente y pel-culas
+area 1.: 1ompletar opciones clientes
+area 1.(: 1ompletar opciones pel-culas
+area 1.): Programar opciones de listados
+area 1.?: 0ntegracin y puesta a punto del primer prototipo
+area : Prototipo
+enemos, por tanto, dos tareas principales "primer y segundo prototipo'. ,a
primera tarea la #emos descompuesto en ? su%tareas. ,a segunda tarea de
momento no la descomponemos en su%tareas.
Para crear una tarea en Gantt Project, %asta con pulsar en el men@ general
so%re 6+area78 6=ueva tarea7 "que tam%i$n puede #acerse con el icono si
nos encontramos so%re la pestaEa 6Gantt7, locali&ada justo %ajo el conjunto de
iconos'.
Escri%e el nom%re de la tarea "en nuestro caso: +1.Prototipo 1'.
*epetimos la misma operacin para todas las tareas, pero aEadiendo la
numeracin de tareas, para mantener el formato:
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<i se deseara incluir una nueva tarea entre dos, %asta con colocarse so%re la
tarea anterior y solicitar 6=ueva +area7, con lo que la nueva tarea se insertar-a
a continuacin.
!#ora indicaremos que algunas tareas son realmente su%tareas de una
principal. Para ello, %asta situarse so%re una su%tarea y pulsar so%re el icono
. 1on ello estaremos 6identando7 la tarea, que equivale a decir que es una
su%tarea de la anterior. Ha& esta operacin con las tareas +1.1 a la +1.?, que
son su%tareas de la +1. I%tendrs lo siguiente:
I%serva que la %arra correspondiente a la tarea 1 en el calendario de la
derec#a #a dejado de ser a&ul para convertirse en una 6llave7. Esto se de%e a
que #a dejado de ser una tarea para convertirse en un %loque que a%arca a sus
su%tareas.
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Distri&ucin de las tareas en el calendario
Hasta a#ora nos #emos limitado a crear una lista con las tareas. Es por ello
que el programa las sit@a por defecto con inicio en su d-a de creacin "9 de
noviem%re de 99J, para este ejemplo' y duracin total de un d-a.
En nuestro caso, la ta%la siguiente indica cundo "en qu$ sesin' de%en estar
finali&adas cada una de las tareas y su%tareas, de acuerdo con la planificacin
del proyecto del videocajero. 1onsulta el calendario de sesiones de tu grupo de
0ntroducci als 1omputadors, para identificar las fec#as concretas de cada una
de las sesiones que aparecen en la ta%la.
+areas 0nicio final
1. Primer prototipo <11 <1(
1.1 Ipciones %sicas de cliente y
pel-culas
<11 <1
1. 1ompletar opciones clientes <1 <1(
1.( 1ompletar opciones pel-culas <1 <1(
1.) Ipciones de listados <1 <1(
1.? 0ntegracin y puesta a punto <1 <1(
. <egundo prototipo <1( <1?
1omo ejemplo, supondremos que las fec#as de las sesiones que marcan el
inicio o fin de las su%tareas del primer prototipo son:
<11 (9 de noviem%re
<1 1) de diciem%re
<1( 1 de diciem%re
<1? 1K de enero
!s-, para la su%tarea +1.1 escogeremos como fec#a de inicio el (9 de
noviem%re y fec#a de fin el 1) de diciem%re.
Para modificar las fec#as de inicio y fin de tarea "o para modificar otras
propiedades de la tarea', seleccionamos la tarea, colocndonos so%re su
nom%re y accedemos al men@ 6+area7 8 6Propiedades de la tarea7, o %ien
tam%i$n podemos seleccionarlo empleando el %otn secundario del ratn so%re
la tarea en cuestin. <i #aces esto con la su%tarea +1.1, vers una imagen
como la siguiente:
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I%serva que en esta ventana se pueden asignar las fec#as de la tarea, ya sea
mediante el inicio y fin, o tam%i$n indicando la duracin "19, en d-as'. <e
pueden asignar prioridades y progreso de la tarea, de lo cual prescindiremos,
as- como de las pestaEas 6!ntecesores7 y 61olumnas personali&adas7, que
e.ceden las pretensiones de este documento.
,a pestaEa 6Editar =otas7 es tan simple como un simple espacio para incluir
cualquier tipo de o%servaciones asociadas a la tarea "por ejemplo, 6a reali&ar
en casa del cliente7, o 6seguir las instrucciones contenidas en el manual7'. ;e la
pestaEa 6*ecursos7 #a%laremos ms adelante.
4odifica a#ora las fec#as de inicio y final de la tarea +1.1, y de todas las
dems. 1omo resultado, de%es o%tener una distri%ucin como la que muestra
la imagen siguiente:
El diagrama temporal que aparece a la derec#a te muestra cmo se distri%uyen
las tareas y su%tareas a lo largo del tiempo. Empleando los iconos "!trs',
"1entrar so%re las tareas seleccionadas', "!delante', "!lejar', y
"!cercar' puedes moverte por el diagrama temporal y mostrarlo de la manera
que te resulte ms cmoda.
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I%serva que en la planificacin que #emos #ec#o #ay algo que no cuadra. ,a
su%tarea de integracin "+1.?' no puede empe&ar al mismo tiempo que las
anteriores "el 1) de diciem%re' porque las anteriores de%en estar listas para
poder integrarlo todo. Por tanto, las tareas anteriores a la de integracin
de%ern aca%ar antes del 1 de diciem%re para que quede tiempo antes de la
sesin <1( para #acer la integracin. +enemos que #acer, por tanto, un ajuste
ms fino de la planificacin. <upongamos que el grupo decide que las tareas
+1., +1.( y +1.) de%en estar listas el 1L de diciem%re para que entonces
pueda empe&ar la tarea +1.?, que de%e estar lista antes del 1 de diciem%re.
0ntroduce esos cam%ios en la planificacin. Eso nos da un diagrama temporal
ms realista.
Por otra parte, convendr-a poder especificar que e.iste una relacin de
precedencia entre tareas, de forma que unas no pueden empe&ar antes de que
aca%en otras, Ceamos, a continuacin, cmo #acer esto.
2areas *inculadas y diagrama de Gantt
+al y como aca%amos de ver, normalmente ocurrir que algunas tareas del
proyecto no pueden iniciarse #asta que no #ayan aca%ado otras. Puede e.istir,
por tanto, una relacin de precedencias entre tareas. Por ejemplo, la tarea +1.1
de%e aca%arse antes de iniciar las tareas +1., +1.( y +1.), y estas tres tareas
de%en aca%arse antes de iniciar la tarea +1.?.
Para esta%lecer estas vinculaciones #a& lo siguiente. !%re la ventana de
propiedades de la tarea +1., y selecciona la pestaEa de antecesores. Esa
opcin te permitir seleccionar la tarea +1.1 como antecesora, tal y como
muestra la imagen siguiente:
*epite esa operacin para las tareas +1.( y +1.). ;espu$s, esta%lece que las
antecesoras de la tarea +1.? son las tareas +1., +1.( y +1.). M finalmente
esta%lece que la tarea "el segundo prototipo' no puede iniciarse #asta que
aca%e la tarea +1.?. I%serva a#ora que el diagrama temporal de la derec#a
tiene este aspecto:
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El diagrama que tienes a la derec#a, que muestra la distri%ucin temporal de
las tareas, con indicacin de las precedencias, se llama ;iagrama de Gantt.
Asignacin de las tareas al e4uipo de tra&ajo
Finalmente e.aminaremos cmo asignar recursos a las diferentes tareas "por
ejemplo, qui$n va a #acer cada tarea'. El procedimiento es muy similar al de
generacin de nuevas tareas.
Para crear un nuevo recurso, %asta con pulsar en el men@ general so%re
6*ecurso78 6=uevo recurso7 "que tam%i$n puede #acerse con el icono si
nos encontramos so%re la pestaEa 6*ecursos7, locali&ada justo %ajo el conjunto
de iconos'.
1omo se ve, crear un nuevo recurso consiste, %sicamente, en incluir los datos
del mismo, incluyendo la funcin que va a desempeEar "de entre una serie de
roles predefinidos'. En este caso lo ms apropiado parece ser designar a todos
los miem%ros del equipo como 6;esarrollador7. I%s$rvese que para proyectos
ms complejos, el tra%ajo puede ser ms especiali&ado y podr-an designarse
miem%ros del equipo que cu%rieran e.clusivamente las tareas de validacin
"6Encargado de prue%as7', de documentacin "6;ocumentador7', etc.
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;esde esta sencilla fic#a tam%i$n se puede seEalar los d-as li%res de que
dispondr cada miem%ro del equipo como, por ejemplo, el per-odo de =avidad
"del ) de diciem%re al J de enero'. Esta previsin permite planificar cmo
cu%rir determinadas tareas del proyecto cuando algunos miem%ros del equipo
estn de vacaciones o no disponi%les, lo cual no necesariamente es siempre lo
mismo para todos. 0ntroduce de esta forma los datos de los tres "o cuatro'
miem%ros del equipo.
En los pr.imos prrafos aprenders a asignar recursos a tareas, es decir, a
indicar qu$ miem%ro del grupo #ar cada tarea o su%tarea. =o o%tstante,
puesto que #a%r algunas tareas que pro%a%lemente reali&areis los tres
miem%ros del grupo juntos, conviene que definis un recurso adicional que
pod$is llamar todos.
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Finalmente, para asociar cada recurso a las diferentes tareas, de%emos volver
al modo Gantt, pulsando so%re la pestaEa correspondiente locali&ada justo %ajo
el conjunto de iconos.
<eleccionamos una tarea cualquiera, colocndonos so%re su nom%re y
accedemos al men@ de propiedades. ,a pestaEa 6*ecursos7 de ese men@ nos
permite asociar miem%ros del equipo a la tarea. Por ejemplo, pro%a%lemente la
tarea +1.1 la #ar$is todos juntos. Por tanto, asignaremos a esta tarea el recurso
todos.
! continuacin, de%e repetirse lo mismo para el resto de las tareas. !signa
ar%itrariamente las tareas +1., +1.( y +1.) a cada miem%ro del grupo, y la
tarea +1.? a todos. Ma modificar$is esta asignacin en el momento que os
repartis el tra%ajo.
Una ve& finali&ada la asignacin, si o%servamos el diagrama de recursos
resultante, de%iera ser algo similar a esto:
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N1mo se interpreta este diagrama: 1ada %arra a&ul que sigue a cada tarea
sit@a en el diagrama temporal "de semanas del aEo' el momento en que de%e
reali&arse. ,os #uecos que aparecen semana a semana se corresponden con
los fines de semana "recuerda que #emos dic#o que no tra%ajaremos esos
d-as'. ,a %arra a&ul que sigue al nom%re de cada miem%ro del equipo muestra
su ocupacin a lo largo del tiempo. El diagrama tam%i$n nos indica qu$ tarea
es la que reali&a cada miem%ro del grupo.
<upn a#ora que el equipo decide que #ay que reali&ar una su%tarea que no se
#a%-a previsto "la su%tarea +1.J', y que consiste en documentar el proyecto.
Esa tarea la va a reali&ar 5uan, entre las sesiones <11 y <1(. 0ntroduce esos
cam%ios en la planificacin del proyecto, y mira cmo queda el diagrama de
asignacin de recursos. Cers algo as-:
,a marca en rojo indica que durante un periodo de tiempo 5uan tiene que #acer
dos cosas al mismo tiempo. Es decir, durante ese periodo, si 5uan #ace la
tarea +1. no puede #acer la +1.J, a menos que reparta el tiempo entre esas
dos tareas. Para esta%lecer ese reparto de tiempo, vamos a la pestaEa en que
se asignan recursos a las tareas +1. y +1.J, e indicamos que 5uan se
dedicar el ?9O del tiempo a cada tarea.
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<i a#ora volvemos a mostrar el diagrama de recursos, veremos algo asi:
!#ora vemos que 5uan reparte su tiempo entre las dos tareas que tiene
asignadas.
=ormalmente, encontraremos situaciones ms complejas, en las que una
persona se dedica 199O a una tarea durante, por ejemplo, la primera semana,
y luego de%e repartir su tiempo, por ejemplo en la siguiente semana, entre esa
tarea que no #a aca%ado a@n y una nueva tarea. N1mo especificar-as eso en
Gantt Project:
Diagrama P/52 del proyecto
Itro diagrama de utilidad es el diagrama de PE*+ que se o%tiene en la
pestaEa Cer del men@ principal. Un diagrama de PE*+ para el proyecto que
estamos especificando tiene este aspecto siguiente.
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! lo largo de la ejecucin del proyecto es posi%le que algunas tareas queden
incompletas, se realicen mal o, simplemente, ni se lleguen a iniciar. En algunos
casos, tales incidencias no afectan a la finali&acin del proyecto, aunque
puedan afectar a su calidad, documentacin o ro%uste&. En otras ocasiones, el
incumplimiento de determinadas tareas conlleva el fracaso del proyecto.
El diagrama PE*+ se suele emplear para visuali&ar de forma rpida lo que se
conoce como el camino cr-tico del proyecto, aquel que si es interrumpido en
alg@n punto provoca que el proyecto no alcance sus o%jetivos.
Documentacin del proyecto
Una ve& finali&ada la creacin del proyecto, $ste puede resumirse en su
diagramas de Gantt y de recursos, que pueden enviarse directamente a la
impresora, ser capturados mediante las teclas !lt P 0mpPan si se desean incluir
como grficos en alg@n documento, como se #a #ec#o para este documento, o
emplear las opciones de e.portacin del propio programa que genera
imgenes con formato P=G o 5PG, fic#eros de te.to para su importacin con
E.cel o programas equivalentes, informes en H+4, o P;F, e incluso un
formato de lectura para el 4icrosoft Project, programa de uso equivalente.
<elecciona la opcin Proyecto 8A E.portar y pide que te genere un informe en
H+4,. ;espu$s, a%re el fic#ero H+4, que #a creado y comprue%a el aspecto
de la documentacin que #a generado.
Uno de los entrega%les finales del proyecto ser el informe correspondiente en
formato P;F, que naturalmente incluir tam%i$n las su%tareas en las que
#a%$is decidido descomponer la ela%oracin del segundo prototipo "tarea +'.
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