5.1.2 Protocolo directivo.

El protocolo es el conjunto de reglas precisas que rigen el ceremonial.

Concepto de ceremonial.
El ceremonial es el ambiente, el acto, el aparato, que debe rodear los actos oficiales y
solemnes.
Hemos hablado de la primera impresin y se trata de que esta siempre sea la mejor, ya
que un ejecutivo o una empresa no contarn con una segunda oportunidad de causar una
buena primera impresin. Para subsistir en un mundo que se presenta con alta
competencia, cualquier empresa, sea internacional o hasta una microempresa, lo ms
valioso que pueden tener y en consecuencia mantener es su imagen.
Tener un estilo propio, relacionarse de una forma adecuada, prestar atencin a sus
pblicos, cuidar todos los detalles en las presentaciones o visitas a las instalaciones de su
empresa y muchas cosas ms, es la aportacin que le ofrecer aplicar su propio protocolo
empresarial y que incidir directamente en la cuenta de resultados, al ayudarle a crear
una diferenciacin sobre sus competidores.
Desde luego el directivo juega un papel sobresaliente en este rubro de la imagen que
proyecta una organizacin, ya que en la mayora de las ocasiones son quienes la
representan.
La forma en que los dems nos perciben puede abrirnos o cerrarnos muchas puertas.
Para reflejar una imagen profesional y para triunfar en el mbito laboral, es indispensable
tener la capacidad de transmitir con nuestro lenguaje verbal y no verbal lo que realmente
somos y queremos ser. Nuestra comunicacin es nuestra responsabilidad. Por eso
adems del arreglo personal es primordial conocer algunas tcnicas valiosas para
comunicarnos con eficiencia.
Es fundamental poner en prctica la empata. Esto significa entrar al mundo de la otra
persona, viajar por el mismo camino y hacerle saber que la entendemos al tiempo que nos
sentimos entendidos. La capacidad de relacionarnos emotivamente es valiosa por el
hecho de que tener xito en nuestras relaciones de trabajo o sociales, es una
consecuencia directa de la empata que logremos crear. Cuntos negocios no se
concretan por falta de esa habilidad? Para no ser parte de esos casos, a continuacin se
enuncian tres formas sencillas de crear empata:
Espejo corporal: Llega una persona con cara de tristeza porque algo le sucedi, usted lo
percibe. En seguida se sienta a su lado y concentra su atencin en l. Lo que est
haciendo inconscientemente es espejearlo, para que l lo sienta en ms confianza y esto
funciona muy bien. Generalmente se logra un acercamiento imitando la postura, o
tambin se puede realizar el espejeo de forma cruzada, si el otro apoya el brazo derecho
en la mesa, nosotros recargamos el izquierdo, si cruza la pierna izquierda nosotros la
derecha.
Espejeo de la voz: Otra forma es espejear el tono, el ritmo y la velocidad de la voz de la
otra persona. Si alguien llega hablando muy aprisa y le respondemos lentamente, con
seguridad no se sentir identificado y se va a desesperar.
Espejeo de la respiracin: La tercera forma es observar la profundidad, la frecuencia y la
amplitud de la respiracin de la otra persona e imitarla. Estas tres formas de espejeo, slo
son algunas de las maneras que existen para crear empata en un proceso de
comunicacin.
Estar preparados para una cita importante. Recordemos que la primera impresin es
importante, ese primer encuentro es significativo, el tiempo que nos brindan para
presentar nuestras ideas o nuestro producto valen oro. Para aprovecharlo mejor
atendamos las siguientes recomendaciones:
Contar con informacin acerca de la persona o la empresa con que nos vamos a
entrevistar. Una persona se sentir alagada si le mencionamos alguna de sus aficiones o
alguna de sus virtudes; un empresario sentir que nos importa su organizacin si le
mencionamos algn aspecto sobresaliente de la misma.
Arreglarnos de acuerdo con el cliente o la organizacin a visitar. Adems de la ropa
debemos vernos muy profesionales y confiables. Proyectar una imagen impecable y gran
seguridad ser siempre un buen inicio.
Llegar con anticipacin a la cita. Presentarnos por lo menos 10 minutos antes en el
lugar acordado, nos dar la oportunidad de conocer el escenario y mostrar nuestro
inters.
Presentarnos con la asistente o secretaria. La atencin y amabilidad con el personal
de apoyo de las personas importantes que visitemos, ser tambin una forma de abrir las
puertas.
Mantener en todo momento una actitud entusiasta. Poner nuestra mente en el canal
positivo permitir alcanzar mejores resultados.
Ordenar nuestras ideas y saber exactamente lo que vamos a decir. Durante la
espera podemos visualizar el encuentro y nuestro desenvolvimiento, para evitar tensin y
nerviosismo al momento de establecer el dialogo con nuestro interlocutor.
Saludo de entrada. Estar preparados con la mano derecha libre para el saludo y si es
posible con tarjeta de presentacin a la mano.
Mantener contacto visual. Durante el saludo y a lo largo de conversacin es necesario
sostener un franco contacto visual, moderndolo en el transcurso de la pltica. Otros
aspectos que debemos tener presentes en nuestras citas son: llamar a las personas por
su nombre; sonrer y asentir con la cabeza en seal de aceptacin; moderar nuestros
ademanes; si hay ms personas en el encuentro, dirigirse tambin a ellas; despedirse de
mano y agradecer el tiempo que se nos brindo.
HBITOS DE CONDUCTA QUE HAY QUE OMITIR.
Existen ciertos hbitos de conducta que es mejor omitir en el mbito de nuestras
relaciones profesionales con el fin de no generar una mala percepcin de nuestra
persona:
1. Morderse las uas.
2. Mascar chicle.
3. Rascarse.
4. Introducir dedo u objetos a los odos o nariz.
5. Quitarse los zapatos.
6. Jugar con corbata o accesorios.
7. Mover las piernas incesantemente al estar sentado.
8. Tronarse los dedos.
9. Limpiarse los dientes con las uas.
10. Sonarse y luego mirar el pauelo.

ERRORES EN LA IMAGEN.
Ser Impuntual.
Prometer cosas y dejar de cumplir su palabra.
Tutear sin conocer a la persona o solicitar el permiso para hacerlo.
En los negocios se trata de acuerdo a la jerarqua no al gnero femenino o
masculino.
Presentar antes a una persona de menor rango, cuando la persona de mayor
jerarqua est presente.
Dar un saludo de mano dbil o con excesiva fuerza.
Saludar de beso a la mujer, a menos que ella lo solicite.
Dirigirse a los dems con apodos o diminutivos.
Olvidar las palabras ms poderosas del protocolo: "por favor" y "gracias".
No devolver sus llamadas telefnicas en mximo 24hrs.
Escribir con faltas de ortografa o redaccin.
Maquillarse frente a otros.
Hablar con groseras.
Discutir a gritos y a la vista de todos.
No lo olvides, "como te ven te tratan, pero como te comportas te recuerdan"

5.2 Conduccin de presentaciones orales y escritas.

Dado que la comunicacin es una habilidad indispensable en toda actividad humana y,
desde luego en las tareas que desempea el directivo, es necesario aprender estrategias
que incrementen la probabilidad de ser un comunicador competente.
Se requiere saber expresar los pensamientos de manera ordenada y adecuada, elegir el
tiempo y lugar propicios, buscar la retroalimentacin constructiva, reconocer la
importancia de la comunicacin no verbal, saber escuchar, hablar en pblico y comunicar
mensajes escritos. Siempre buscando favorecer el dilogo, ya que este representa un
intercambio de mensajes con la participacin activa de los interlocutores en donde cada
uno expresa lo que quiere decir y dice lo que quiere expresar, por lo que una condicin
necesaria para el dilogo es la conducta asertiva.
Uno de los medios para la comunicacin dentro de una organizacin es la comunicacin
escrita, ya que permite consultarla en cualquier momento; adems puede reproducirse si
es necesario y nos permite consultarla cuantas veces sea necesario. Para lograr un uso
adecuado de este medio, es requisito principal para el emisor, tener conocimientos
bsicos de redaccin con el fin de que el mensaje sea claro.
Los principios fundamentales en todo escrito son: El documento debe ser escrito
ordenadamente, con propiedad y sin errores sintcticos ni ortogrficos, para esto la lgica
y la gramtica son de utilidad.
1. Los trminos utilizados sern de uso comn para lograr mejor entendimiento.
2. El escrito debe contener los datos del destinatario y los que permitan identificar el
mensaje con el objeto de facilitar la retroalimentacin.
3. El tema tratado deber manejar la informacin necesaria para que exista integridad.
4. Deben evitarse los elementos obvios e innecesarios.
5. Debe ser legible y con espacios suficientes.
6. Un buen escrito debe cumplir con las tres C, claro, conciso y corts.
Presentacin oral: Al prepararse para la presentacin de un trabajo, debe considerar una
minuciosa planificacin del esquema a seguir, con la finalidad de encontrar un ptimo del
tiempo de presentacin antes de efectuarse la misma. Deje lo menos posible a la
improvisacin, ya que por lo general sta trae consigo prdida de tiempo. Si es posible,
ensaye su presentacin antes de efectuarla, y realice en ese tiempo los ajustes
necesarios. Para improvisar exitosamente es por lo general necesario un mnimo de
experiencia previa en planificacin de presentaciones.
1. Establezca un lmite de tiempo para la presentacin de manera que no caiga en
excesos que puedan provocar el desinters sobre el tema. Al finalizar la presentacin
considere un espacio para preguntas y respuestas y para la discusin.
2. Utilice los medios audiovisuales disponibles para su presentacin. Hacer esto ayuda a
fijar la atencin del auditorio, lograr una mejor transferencia de informacin, y como apoyo
en la organizacin y recuerdo de los puntos a comunicar. Una presentacin oral carente
de apoyo audiovisual corre el riesgo de tornarse desorganizada y retrica.
3. Las lminas y/o diapositivas deben contener poca informacin escrita, ya que un
exceso de texto puede desviar la atencin del auditorio, y si el tiempo es limitado, podra
inclusive resultar en prdida de material. Por ejemplo si se presentan varias lminas con
texto extenso, mientras el relato oral se concentra en resumir este texto: por lo general no
habr tiempo para que el auditorio tenga oportunidad de leer el texto, al mismo tiempo
que su retencin del relato oral ser poca, al estar concentrado en la lectura.
4. La presentacin no debe ser una mera lectura de las lminas y/o diapositivas. Esto da
la impresin de que el presentador no sabe de lo que est hablando, adems de que
implica no observar al auditorio e inclusive darle la espalda.
5. En muchas ocasiones, la mejor forma de transmitir la informacin en lminas y/o
diapositivas es mediante el uso de grficos y esquemas. A menos que sean de tamao
reducido o sean el punto central de una discusin, las tablas ocasionan el mismo efecto
que el exceso de texto. No incluya la misma informacin en formato de grfico y tabla.
6 .El nmero total de lminas y/o diapositivas vara segn la cantidad de informacin en
cada una y el uso que haga de ellas el expositor. Considere que existe un tiempo mnimo
para el cambio de lminas, usualmente no aprovechado.
7 .Nunca suponga que el auditorio sabe lo que usted quiere decir, pero tampoco abunde
en explicaciones sobre detalles. Sea concreto en los puntos de su exposicin, y evite usar
trminos que abran caminos a discusiones que no van a ser abordadas por usted.
Durante la discusin podr hacerlo.
8 .Observe al auditorio en el momento de hablarles, ya que esta prctica crea un puente
que facilita con frecuencia la comunicacin y el inters, pero no permita que las
expresiones asumidas por las personas

5.3 Elementos esenciales de las presentaciones efectivas.

Debemos tomar en cuenta algunos aspectos al disear presentaciones, para que sean
realmente efectivas. Algunos elementos que influyen en una presentacin tienen que ver
con: la planeacin de la misma; la informacin a utilizar; la tipografa; el color, las
imgenes y el sonido.
Para una presentacin efectiva se requiere:
PLANEACIN: Conocer suficientemente el tema que se va a exponer; conocer tcnicas
de enseanza aprendizaje; manejar adecuadamente el software a utilizar; conocer el tipo
de audiencia al que nos vamos a dirigir. Se recomienda usar grficas, tablas o
animaciones; resaltar puntos clave para facilitar la comprensin del tema; hacer
conexiones con tpicos relacionados; estructurar el contenido.
INFORMACIN: Organizar la informacin mediante una introduccin breve y clara, de
forma que sea atractiva para la audiencia; contenido sustantivo, solo una idea por
diapositiva resaltando lo esencial, no saturar con datos; y conclusiones, siendo sta la
ltima diapositiva en la que se presentan las ideas principales. Es sumamente relevante la
ejecucin de la presentacin, por lo que debe tomarse en cuenta las destrezas para
hablar en pblico, manejo del tiempo y control del grupo. As mismo debemos revisar con
anticipacin el lugar de la presentacin, checar iluminacin, sonido, equipo de proyeccin
y si es posible practicar la presentacin.
TIPOGRAFA: Debe cuidarse que las diapositivas sean legibles. Para ello se recomienda
colocar la informacin estrictamente necesaria para no hacer cansada la lectura. Para una
mejor lectura se sugiere utilizar en contenidos la letra de 28 a 32 puntos, y para ttulos
hasta de 36 puntos. Es necesario tener cuidado al seleccionar el tipo de letra para no
hacer uso de tipografas muy pesadas o demasiado delgadas que perjudiquen la
legibilidad. Considerar tambin que el tipo de letra se percibe desde el punto de vista
psicolgico, de diferentes maneras y esto puede restar seriedad a la presentacin o bien
seleccionada imprimirle mayor impacto a la misma.
COLOR: El color es un elemento bsico en la comunicacin visual y su buen uso ayuda a
llamar la atencin y a trasmitir aspectos sensibles en el receptor. En la seleccin de
colores que se utilizan en una diapositiva debe buscarse que se logre la armona por la
similitud de los colores, pero hay que cuidar los tonos. Teniendo en cuenta siempre la
legibilidad y que no sean cansados u ofensivos para la vista de la audiencia.
IMGENES: Debe haber congruencia entre las imgenes y el tema. Es importante que
sobresalgan las fotografas, graficas o dibujos que ilustren el tema sobre cualquier imagen
ornamental. No abusar de las imgenes con movimiento, sobre todo si no estn
relacionadas con el tema. Es recomendable usar sus propias imgenes (fotografas,
dibujos, grficas) ya que hace ms autentica la presentacin.
SONIDO: La narracin deber llevar un ritmo dndole variacin tanto a la narracin como
al tiempo. Si se utiliza msica debe denotar tranquilidad, no exagerar en el ritmo y
volumen y variarla de acuerdo a los temas. Evitar los extremos la msica con ritmo alto
puede distraer a la audiencia y si es demasiado tranquila los puede cansar.
TIEMPO: Sincronizar adecuadamente el tiempo es muy importante para lograr una mejor
presentacin. El promedio de duracin de una presentacin didctica es de 15 minutos,
considerando, segn la informacin contenida un promedio de 15 a 20 segundos por
diapositiva.
En resumen, podemos lograr una presentacin efectiva cuando planeamos considerando
a quien nos vamos a dirigir, organizamos la informacin, usamos la tipografa ms
adecuada, combinamos colores que proyecten armona y llamen la atencin, usamos
imgenes que por su relacin con el tema lo fortalecen, hacemos uso de la msica y
sonidos apropiados, preparamos la ejecucin y revisamos lo planeado.