Curs anul III CRP

Lect. univ. dr. Raluca Murean

Organizarea evenimentelor
TEMATIC:
1. Definiia i tipologia evenimentelor
2. Conceptul unui eveniment: coninut i form e!terioar
". #r$itectura evenimentului i punerea %n scen
&. Planificarea i comunicarea unui eveniment
'. Principalele riscuri %n organi(area de evenimente
). *ugetul unui eveniment
+. ,valuarea evenimentului
Definiii. Tipologie
- #st(i toata lumea organi(ea( evenimente: %ntreprinderile i organi(aiile
consider evenimentele elemente c$eie pentru promovarea imaginii lor.
guvernele susin diferite evenimente ca parte a strategiilor lor de de(voltare
economic. ministerele i autoritile comunic prin intermediul evenimentelor.
evenimentele costisitoare organi(ate %n timpul campaniilor electorale fac parte
din instrumentarul partidelor politice. c$iar i /oamenii o0inuii1 organi(ea(
evenimente.
- ,venimentele tind s devin o industrie %n (ilele noastre
- Dar ele nu sunt o invenie a ultimilor ani
- Din cele mai vec$i timpuri. oamenii i-au marcat. %n diferite moduri. evenimentele
importante din viaa lor: sc$im0area anotimpurilor. fa(ele lunii. eternul ciclu al
naterii i al morii. De la #nul 2ou c$ine(esc la ritualurile Dion3siene din 4recia
#ntic i la carnavalul tradiional din ,uropa ,vului Mediu. miturile i ritualurile au
fost create pentru a marca anumite evenimente din viaa oamenilor.
1
- #t5t %n viaa pu0lic. c5t i %n cea privat. oamenii simt nevoia s-i marc$e(e
%nt5mplrile importante. s cele0re(e momentele c$eie 6de e!. ser0area
ma7oratului. 0ote(ul. nunta etc.8
- Ce sunt evenimentele9
- :nainte de a intra %n detalii referitoare la organi(area evenimentelor. este
important s clarificm termenii utili(ai. 2umeroi autori au propus definiii ale
evenimentelor i diferii termeni prin care acestea sunt descrise. totui este greu
de sesi(at un consens general %n ceea ce privete termenii sau categoriile
utili(ate.
- :n D,;. gsim urmtoarele definiii: /eveniment < %nt5mplare important 6din
viaa social sau particular8. fapt de mare %nsemntate. %nt5mplare
remarca0il1.
- =. =c$afer-Me$di propune urmtoarea definiie: /semnificaia originar a
termenului >eveniment? este nu numai cea de manifestaie. ci i de %nt5mplare
important. 6@8 restr5ngem noiunea de eveniment la cea de instrument de
comunicare: este o manifestaie al crei scop este atingerea unui o0iectiv de
merAeting presta0ilit1.
Tipologia evenimentelor
,!ist numeroase modaliti de clasificare. de grupare a evenimentelor. #utori diferii
propun tipologii diferite ale evenimentelor.
#stfel. potrivit lui =. =c$afer-Me$di. fiecare eveniment este diferit i %ntotdeauna nou. De
aceea. e!ist nenumrate evenimente. care au %ntotdeauna dou elemente comune: un
prile7 i un scop.
,venimentele tipice. organi(ate cu un anumit prile7 sunt:
Bu0ileul i aniversrile
Inaugurarea. reinaugurarea
Recepia
#dunarea general anual
C5rgurileDevenimentele e!po(iionale
2
Demarrile proiectelor. campaniilor etc.
,venimente care urmresc un anumit o0iectiv. scop. o sarcin fi!at %n preala0il:
E*I,CCIFGL CEMG2ICHRII CIPGL ,F,2IM,2CGLGI
IERM#R,#
#GCEP,RC,PJI,I
Manifestaie %n scopul informrii
Manifestaie cu prile7ul %nceputului de
campanie
,MEJIE2#R,# KI
#CCIF#R,#
Coate formele de eveniment. %n special
petreceri
Manifestaii %n scopul motivrii
,venimente %n scopul stimulrii
I2IERM#R,# KI
CEMG2IC#R,#
Congrese
Iorumuri
Manifestaii
=impo(ioane
Conferine
LorAs$opuri
CEMG2IC#R,# CG PRIFIR,
L# PREDG=
pre(entarea produsului
evenimente. tururi promoionale
evenimente la locurile de v5n(are
e!po(iii
t5rguri
CEMG2IC#R,# CG PRIFIR,
L# :2CR,PRI2D,R,
(iua porilor desc$ise
pre(entarea %ntreprinderii
adunarea general anual
t5rguri
CE2C#CCGL CG DIIGMERII
M,=#BGLGI
evenimente dedicate presei
evenimente PR
evenimente FIP
%nt5lniri cu comercianii
IERM#R,# IM#4I2II Coate formele de eveniment
3
E*I,CCIF, I2DIR,CC, =ponsori(area
Cooperarea
1.1. Procesl !e con"tientizare
#cestui scop %i servesc:
N Manifestaie %n scopul informrii
N Manifestaie cu prile7ul %nceputului de campanie
:n %ntreprinderi este uneori necesar sc$im0area modului de percepie. de g5ndire. spre
e!. anga7aii unei uniti de transport pu0lic a u fost sensi0ili(ai cu privire la tema
/curenie %n auto0u(e i tramvaie1. :nceperea unei campanii poate fi dat de un
eveniment. prin care anga7aii s fie motivai s reduc numrul de reclamaii i de
re0uturi ale producie.
1.#. $ensi%ilizarea "i activarea
Pentru reali(area acestor o0iective pot fi folosite urmtoarele evenimente:
N Coate formele de eveniment. %n special petreceri
N Manifestaii %n scopul motivrii
N ,venimente %n scopul stimulrii
E petrecere tre0uie s reuneasc persoane care se cunosc puin sau a0ia se cunosc.
s facilite(e comunicarea i s cree(e o sen(aie de familiaritate i de protecie. =onorul
nu tre0uie s fie dat prea tare. iar programul s nu provoace multe diversiuni.
Petrecerile pot %nsoi diferite t5rguri sau congrese. av5nd drept scop spargerea
monotoniei cadrului de 0usiness rigid.
Manifestaiile %n scopul motivrii sunt la mod %n ultimii ani. =e poate discuta mult cu
privire la sensul i efectul unor astfel de manifestaii. care amintesc de ritualurile
sectelor i ridic mari semne de %ntre0are %n privina manipulrii participanilor.
1.&. Informarea "i comnicare
Informaiile pot fi aduse la cunotin prin:
N Congrese
4
N Iorumuri
N Manifestaii
N =impo(ioane
N Conferine
N LorAs$opuri
E regul vala0il pentru toate evenimentele care conin multe informaii este: nici o
contri0uie individual nu tre0uie s dure(e prea mult. discursurile ma!. "O min..
trecerile de la o cuv5ntare la alta s fie atractive. presrate cu glume sau captivante.
%ncura7ai discuiile.
1.'. Comnicarea c privire la pro!s
Informaiile se pot transmite prin:
N pre(entarea produsului
N evenimente. tururi promoionale
N evenimente la locurile de v5n(are
N e!po(iii
N t5rguri
Produsele industriale sunt. %n general. at5t de vi(i0ile %nc5t pre(entarea lor poate fi
regi(at foarte uor. Dar atunci c5nd aceste sunt minuscule sau uriae. devine dificil s
le pre(entm nemi7locit. La prestrile de servicii lucrurile sunt i mai complicate.
#desea este recomanda0il s mergei la client. indiferent c este vor0a de un turneu
sau un eveniment la locul de v5n(are. Dac vrei s lsai timp produselor s acione(e
dura0il este indicat organi(area unei e!po(iii. C5rgurile repre(int prile7ul clasic pentru
pre(entarea de produse.
1.(. Comnicarea c privire la )ntreprin!ere
N (iua porilor desc$ise
N pre(entarea %ntreprinderii
N adunarea general anual
N t5rguri
5
Modul tradiional prin care se pre(int o %ntreprindere este /Miua porilor desc$ise1. #ici
pu0licul este foarte neomogen: sunt invitai anga7ai. pu0lic. presa local.
#dunarea general anual a acionarilor repre(int o categorie larg i complicat de
evenimente 6e!ist prevederi legale care tre0uie respectate8.
1.*. +ormarea imaginii
,venimentele ofer posi0ilitatea ca imaginea organi(aiei s se:
Profile(e
:ntrein
:m0unteasc
= fie pus %n eviden
Cu a7utorul evenimentelor putei construi imagini noi. s le ci(elai. %ntreine. %m0unti
sau accentuai pe cele e!istente.
1.,. A%or!area !ifzorilor !e mesa-e
2u este posi0il s a7ungei %ntotdeauna la %ntreg grupul int prin intermediul unui singur
eveniment. mai ales dac acest grup este prea mare i eterogen. :n astfel de situaii
este indicat s invitai difu(oriDmultiplicatori de mesa7e repre(entativi. care s transmit
mesa7ul mai departe. #cestui scop %i slu7esc:
N evenimente dedicate presei
N evenimente PR
N evenimente FIP
N %nt5lniri cu comercianii
,venimentele dedicate presei sunt un 0un prile7 pentru a crea re(onan. Iirete
7urnalitii sunt greu de diri7at i adesea se gsesc %ntr-o dispo(iie critic. aadar pentru
a v 0ucura de o pre(entare po(itiv este necesar o pregtire minuioas. Burnalitii
recunosc imediat manipularea ieftin. C$iar dac %n timpul evenimentului se comport
prietenos. asta nu %nseamn i c reflectarea evenimentului va fi po(itiv. Gn
comportament corect fa de (iariti este cel mai 0un garant pentru o pres onest.
,venimentele PR nu sunt identice cu cele dedicate presei. Primele servesc %nt5i de
toate cultivrii contactului i mai puin transmiterii nemi7locite a unui mesa7. =uccesul
6
acestora depinde de acurateea alegerii listei de invitai. dei aceasta nu garantea(
pre(ena efectiv a persoanelor ateptate.
1... O%iective in!irecte
Pe l5ng rolul nemi7locit al unei %ntreprinderi sau al unei instituii ca organi(ator de
evenimente. e!ist posi0ilitatea ca aceasta s participe ca
=ponsor
:n cadrul cooperrii la evenimentul unui alt organi(ator
#vanta7ul pentru %ntreprinderea aprut la un eveniment /strin1. ca sponsor sau
partener. const %ntr-o reducere a c$eltuielilor. %ntr-un transfer de imagine din direcia
evenimentului ctre %ntreprindere. iar P %n ca(ul manifestaiilor ample P %ntr-o pre(en
%n mi7loacele de comunicare. care pentru un organi(ator i(olat nu ar fi posi0il.
De(avanta7os este c atenia este concentrat pe eveniment. iar adesea mai muli
sponsori %i fac concuren reciproc.
#li autori 64lenn a. B. *oQdin. Bo$nn3 #llen. Lilliam E Coole. Ro0ert Rarris. Ian
McDonnell8 propun clasificarea evenimentelor %n funcie de mrime 6amploare8. form i
coninut.
#.1. Dp/ amploare 0m/rime1 !imensine2 evenimentele se clasific/ )n:
,venimente ma7ore
Mega-evenimente
,venimente /RallmarA1
,venimente locale
Gnii autori propun ca mega-evenimentele i evenimentele /RallmarA1 s fie tratate ca
su0categorii ale evenimentelor ma7ore.
#.1.1. Evenimente ma-ore
=unt acele evenimente care sunt capa0ile s atrag un pu0lic semnificativ. o acoperire
media vast i importante 0eneficii economice. 2umeroase campionate sportive
internaionale pot fi incluse %n aceast categorie.
7
#.1.#. Mega3evenimente
=unt acele evenimente care sunt at5t de ample %nc5t afectea( %ntreaga economie i
sunt reflectate %n media internaional. =pre e!. Bocurile Elimpice. III# Lorld Cup.
Gn mega-eveniment este acela care. datorit dimensiunilor i semnificaiei sale. atinge
un nivel e!traordinar %n ceea ce privete turismul. acoperirea media. prestigiul sau
impactul economic %n comunitatea care %l g(duiete.
#ceste evenimente sunt descrise %n termeni de /mega1 %n ceea ce privete participarea.
nivelul finanrii pu0lice. efecte politice. acoperire media. construcia de faciliti i
impactul economic i social asupra comunitii care %l g(duiete.
#.1.&. Evenimente 45allmar67
Cermenul /$allmarA event1 se refer la acele evenimente care a7ung s se identifice cu
un ora sau regiune. astfel %nc5t devin sinonime cu numele locului %n care se
desfoar. conferindu-i recunoatere i cele0ritate. ,!emple clasice de astfel de
evenimente sunt: Carnavalul de la Rio. Curul Iranei. EAto0erfest in Munc$en. #ceste
evenimente se identific cu locurile %n care se desfoar. atrag numeroi turiti i
contri0uie la %ntrirea sentimentelor de m5ndrie naional i la recunoaterea
internaional. Cermenul /$allmarA1 descrie un eveniment care are o asemenea
semnificaie. %n termeni de tradiie. atractivitate. calitate sau notorietate. %nc5t poate
asigura comunitii %n care se desfoar un avanta7 fa de competitori.
#.1.'. Evenimente locale
Cele mai multe comuniti sunt ga(de ale unor festivaluri sau evenimente care
urmresc. %n principal. atragerea audienei locale. #ceste evenimante au numeroase
avanta7e. cum ar fi creterea sentimentului de m5ndrie pentru cei ce aparin de
comunitate. %ntrirea sentimentelor de apartenen la comunitate i alte 0eneficii. De
asemenea. pot %ncura7a oamenii s participe la activiti sportive. artistice. %ncura7ea(
tolerana i diversitatea.
#.#. Dp/ form/ sa conint
,venimentele pot fi clasificate %n:
,venimente culturale
,venimente de afaceri
8
,venimente sportive
2.2.1. ,venimentele culturale pot fi considerate si evenimente ma7ore 6spre e!.
P$antom of t$e Epera %n Londra sau Iestivalul de Ceatru de la =i0iu8.
2.2.2. ,venimentele de afaceri 6*usiness events8 includ conferine. e!po(iii. tururi
promoionale etc.
2.2.". ,venimente sportive. Cestarea a0ilitilor sportive %n cadrul competiiilor este una
dintre cele mai vec$i i dura0ile activiti umane. a crei tradiie se regsete %n 7ocurile
Elimpice din 4recia #ntic. Capacitatea evenimentelor sportive de a atrage turiti. de a
genera acoperire media i impactul acestora asupra economiei au determinat
numeroase guverne s le includ %n strategiile lor. ,venimentele sportive nu aduc
0eneficii doar guvernelor i organi(aiilor sportive. ci i participanilor: sportivi. antrenori
i oficiali. i spectatorilor.
#. Conceptl ni eveniment: conint "i form/ e8terioar/
Prima etap a reali(rii unui eveniment o repre(int sc$ia ideii sau conceptul. =c$ia
ideii este un concept %n miniatur. iar un concept este sc$ia detaliat a ideii.
#.1. C9t cost/ n concept
La fel cum scenariul st la 0a(a unui film. iar te!tul la 0a(a unei piese de teatru. tot
astfel conceptul este prima form e!primat %n cuvinte. adesea i %n imagini. a unui
eveniment.
Conceptul este o parte esenial a unui eveniment. De aceea. el tre0uie s fie pltit
adecvat. c$iar dac. din pcate. acest lucru nu este de la sine %neles.
#sociaiile de agenii de evenimente din 4ermania. #ustria i ,lveia reali(ea( sonda7e
cu privire la onorarii %n r5ndul mem0rilor. pentru ca %n urma pu0licrii lor s cree(e mai
mult transparen.
:n general. se face distincie %ntre onorariile pentru pre(entare i onorariile pentru
concept. Onoraril pentr prezentare se pltete ageniei pentru %ntocmirea i
pre(entarea conceptului. Drepturile de folosin rm5n la autor. dac nu s-a convenit
9
altceva. Onoraril pentr concept se pltete %n ca(ul %n care agenia este delegat
s lucre(e %n continuare
,!emple de onorarii practicate %n 4ermania:
$c:ia i!eii. fr pre(entare. nedocumentat. cu costuri generale P pre mediu 2.'OO S.
Concepia me!ie cu pre(entare. documentare i cadrul costurilor P '.OOOS.
Concepia ampl/T conceptul cu vi(uali(are. opiuni i calculaia o0ligatorie a costurilor
P +.'OOS.
Concepia comple8/. proiecte e!trem de pretenioase. costisitoare i ample P 1'.OOOS.
Clientul. atunci c5nd pltete onorariul pentru concept. nu cumpr ideea. ci doar
folosirea ei o singur dat i %ntr-un anume scop. *eneficia( de protecia dreptului de
autor te!tele. sc$iele. notiele. graficele. animaiile etc.
:ntocmirea unui concept necesit un interval de timp de patru p5n la ase sptm5ni.
Gn proiect foarte comple! necesit c$iar mai mult timp. Din pcate. de o0icei termenele
sunt mult mai scurte.
#.#. ;riefing3l
#cesta conine toate faptele eseniale. o descriere clar a sarcinilor i definirea
scopului.
Ir un 0riefing adecvat este aproape imposi0il reali(area unui concept 0un.
:n cadrul 0riefing-ului tre0uie gsite rspunsuri la urmtoarele %ntre0ri:
Care este grupul-int9
Care este prile7ul pentru care se organi(ea( evenimentul9
Gnde tre0uie s ai0 loc evenimentul9
Care este momentul planificat pentru desfurarea evenimentului9
C5t tre0uie s dure(e evenimentul9
C5t de mare este 0ugetul9
Ce re(ultate tre0uie s ai0 evenimentul9
,lemente mai puin importante ale 0riefing-ului sunt:
Care este misiunea evenimentului9
Care sunt o0iectivele evenimentului9
Cum se %ncadrea( %n comunicarea glo0al9
10
Ce pro0leme e!ist9
Ce a7utoare e!ist9
Ce mai tre0uie avut %n vedere9
Ioarte rar un proiect a7unge s fie reali(at %ntocmai cum a fost g5ndit iniial. Dac se
sc$im0 condiiile-cadru atunci este necesar un re0riefing.
#.&. Conintl conceptli
Gn concept are un coninut i o form. Iorma e!terioar este similar unui sc$elet.
coninutul fiind organele. #m0ele sunt elemente eseniale.
,lemente ce alctuiesc coninutul conceptului:
<rpl3int/ sa cine=
,venimentele sunt organi(ate pentru oameni. nu pentru modele a0stracte.
Pentru a afla care este grupul-int tre0uie s rspundem la %ntre0area: Cine tre0uie
invitat la eveniment pentru a atinge scopul. adic o0iectivele comunicrii9
Mult timp noiunea de eveniment a fost similar cu cea de mega-s$oQ. adic nite
pre(entri grandioase prin intermediul crora marile %ntreprinderi %i fac cunoscute
produsele. ,!emplul clasic este industria automo0ilistic. care invit la pre(entrile sale
mii de comerciani i sute de repre(entani ai presei. %n cele mai atractive locaii din
lume.
:ns. %n vederea atingerii scopului propus. nu 0ugetul este $otr5tor. ci comunicarea cu
participanii. #ceast focali(are orientea( atenia spre ceea ce este %ntr-adevr un
eveniment. 2u este vor0a nici de mrimea 0ugetului. nici de numrul participanilor. nici
de proporiile %ntreprinderii organi(atorului. ci doar de ceea ce tre0uie transmis. cui i
crui grup-int.
C5nd este planificat un eveniment. primul lucru care tre0uie sta0ilit este grupul-int.
Iora evenimentelor re(ult. %n esen. din delimitarea foarte clar a pu0licului int.
astfel %nc5t. printr-un discurs direct. acesta s fie sensi0ili(at eficient.
Cre0uie inut cont de faptul c omogenitatea unui grup-int este totdeauna relativ. fie
c vor0im despre v5n(torii de autoturisme. de repre(entanii unor firme de asigurri
sau de 7urnaliti. Ca atare. %ntre0ri de genul: /Cine. c5nd i cum se comport91 i /Ce
program este interesant pentru cine91. rspunsul nu este nici simplu. nici clar.
,!ist patru misiuni clasice ale comunicrii %n cadrul unui eveniment.:
11
Informarea P atunci c5nd se dorete aducerea unei noutiDinformaii la
cunotina pu0licului
,moionarea P atunci c5nd se urmrete pregtirea emoional a pu0licului
pentru o anumit situaie
Motivarea P motivarea pu0licului pentru noi sarcini sau provocri
#ctivareaDdinami(area P provocarea pu0licului la o anumit aciune
:n practic. ele nu sunt do(ate separat. efectul ma!im o0in5ndu-se doar prin
com0inarea lor. De e!emplu. inform5nd comercianii despre un produs nou prin
intermediul unei puneri %n scen live captivante. reali(at cu a7utorul mi7loacelor de
comunicare. acetia vor fi entu(iasmai i ulterior. vor fi motivai s v5nd activ
produsele pe pia.
#ltfel spus. informaia pur se adresea( doar raiunii. ,moia pur poate fascina
participanii. fr a avea un efect direct. Ir dinami(are nu se poate atinge o0iectivul
evenimentului. iar fr motivaie participanii nu vor re(ista p5n la sf5ritul
evenimentului.
De aceea. %ntotdeauna clienii tre0uie anali(ai din perspectiva tuturor celor patru criterii:
Ce informaii tre0uie transmise9
Pu0licul nu tre0uie su0estimat. dar nici supraestimat. Informaiile prea multe i prea
amnunite pot avea efect letal asupra evenimentului.
Cre0uie aflat ce cunotine posed de7a grupul-int i ce date tre0uie s-i mai fie
comunicate.
Ce emoii tre0uie s fie provocate9
,moiile au efect mai profund i mai %ndelungat dec5t pura informaie la o0iect. De
aceea mesa7ul tre0uie ancorat prin trirea unui eveniment. 4rupul int tre0uie e!aminat
din perspectiva emoiilor po(itive i negative. Ce sentimente dorim s declanm:
entu(iasm. curio(itate. solidaritate. optimism. dorin. veselie etc.9 =unt acestea
adecvate o0iectivelor comunicrii9
Ce fel de motivaie tre0uie o0inut9
#nali(ai realist nivelul motivaiei la grupul-int. Care este starea motivaiei9
12
Pentru a crea un entu(iasm superficial i de scurt durat. e!ist diverse mi7loace
verificate de punere %n scen a unui eveniment: un catering 0un. un s$oQ costisitor.
c5teva efecte speciale. Putem o0ine o motivaie dura0il. doar dac este purtat o
discuie onest cu grupul-int. ,venimentul tre0uie s fie verosimil i adecvat
%mpre7urrilor. =pre e!emplu. un eveniment adresat comercianilor. la care 7umtate din
cei pre(eni tiu c le vor fi re(iliate contractele. sar transforma %ntr-un fiasco. oric5t de
costisitoare ar fi punerea %n scen. :n astfel de situaii tre0uie avut cura7ul unei aciuni
credi0ile.
Ce reacie este ateptat
E0iectivele tre0uie definite foarte clar. pentru c doar aa pot fi atinse. Ce dorii s
o0inei: s tre(ii interesul. s fi!ai amintirea sau s declanai aciunea9 Gn eveniment
nu ar tre0ui s se desfoare i(olat. Msurile care %nsoesc evenimentul sau care se
afl %n cone!iune cu acesta sunt foarte importante.
Pentru a ne defini corect grupul-int tre0uie s rspundem la urmtoarele %ntre0ri:
Cine sunt participanii9
C5t de muli sunt9
De unde vin9
Ce doresc ei9
Ce lim0i vor0esc9
Crei culturi. crui domeniu de activitate %i aparin9
Prile-l 3 sa ce=
,!ist oca(ii primare i temporare. de e!emplu. un 7u0ileu sau un t5rg. i oca(ii
secundare. precum lansarea unui produs. comunicarea unei anumite teme. o demarare
de proiect etc.
Jubileul este un frumos prile7 pentru a privi %napoi. Gn 7u0ileu tre0uie s semene
mereu cu o cltorie %n timp9
La trguri standurile pot fi animate cu a7utorul scenografiei. %ns aceasta nu
tre0uie s um0reasc scopul comunicrii. Dac un s$oQ spectaculos este at5t
de (gomotos %nc5t discuiile se pot desfura doar ip5nd. atunci el devine
contraproductiv.
13
Lansrile de produse. Posi0ilitile de lansare a unui produs prin intermediul
unui puneri %n scen live sunt aproape nelimitate. Ceea ce este de fcut depinde
de produsul %nsui: c5t de mo0il este. c5t de comple!. c5t de a0stract. ce
informaii tre0uie transmise. care este imaginea real. dar cea dorit. care sunt
o0iectivele9 Ioarte dificil este %n ca(ul prestrilor de servicii. #cestea sunt
a0stracte i nu poi %ndrepta spre ele un microfon sau un reflector.
Momentl "i intervall !e timp > sa cnd=
Eca(ia cu care are loc un eveniment este important. dar la fel de importante sunt
o0iectivele. care eventual. deriv din aceast oca(ie sau sunt re(ultatul ei.
C5nd tre0uie s ai0 loc evenimentul9 ,!ist un moment prielnic. o dat. o anumit
or9
,venimentul tre0uie astfel planificat %nc5t grupul-int s poat participa la el. Eric5t de
0anal ar suna acest sfat. %n realitate tre0uie inut cont de faptul c e!ist numeroase
motive i pro0leme care pot %mpiedica participarea la un anumit eveniment. De regul.
e!ist %ntotdeauna (ile de sr0toare. perioade de concediu sau mari t5rguri. datorit
crora este %mpiedicat pre(ena la eveniment a unei mari pri a pu0licului int.
Ca organi(ator sau ca persoan care ela0orea( conceptul unui eveniment nu putei
dispune pur i simplu de timpul altor oameni.
Presupun5nd c tii de7a c5nd poate avea loc evenimentul. tre0uie sta0ilit durata
acestuia. :n acest sens e!ist o regul simpl: #t5t de lung c5t este necesar i at5t de
scurt pe c5t se poate. Cimpul i atenia sunt resurse preioase. aadar tre0uie folosit c5t
mai eficient.
Destinaia "i locaia > sa unde=
:ntotdeauna. locaia este mai mult dec5t un simplu %nveli pentru o mulime definit de
persoane. locul evenimentului av5nd o importan comunicativ central.
E destinaie atractiv transpune participanii %ntr-o dispo(iie po(itiv. E locaie special
creea( surpri( i ner0dare. *ine%neles. c$eltuielile pot s delimite(e foarte repede
cercul destinaiilor i locaiilor dorite sau s elimine anumite idei.
:ntre0rile care se pun %n legtur cu locaia privesc: imaginea. ar$itectura.
predispo(iia. po(iia. capacitatea. dotarea. c$eltuielile. disponi0ilitatea i sigurana.
O%iectivele > sa de ce=
14
,!ist o0iective foarte diferite. Cele care pot fi atinse prin intermediul evenimentelor pot
fi clasificate %n o0iective calitative i o0iective cantitative.
E0iective calitative:
Iormarea contiinei de sine
=ensi0ili(area i activare 6motivarea8
#nga7amentul
Informarea i comunicarea
Comunicare privind produsul
Comunicarea privind %ntreprinderea
Contactul cu grupul-int
Imaginea
E0iective indirecte 6sponsori(area i parteneriatulDcooperarea8
E0iective cantitative:
Creterea profitului
C5tigarea de noi clieni
Lic$idarea de stoc
,voluia 6creterea cifrei de afaceri. a cotei de pia etc.8
=cderea numrului de reclamaii
2umai dac sunt clar formulate o0iectivele putem tii mai t5r(iu dac le-am %ndeplinit i
astfel pute evalua succesul evenimentului.
I!eea sa cum=
:n ideea unui eveniment sunt pre(ente toate structurile referitoare la desfurarea de
mai t5r(iu a acestuia. fr ca aceste structuri s fie preci(ateDconturate.
E idee 0un este %ntotdeauna simpl. Dac pentru e!plicare ei e nevoie de mai mult
dec5t o pagina #& sau de cinci minute. atunci nu este ideea potrivit.
Dac avei ideea. din ea re(ult i motto-ul. ,l este concentratul ideii: %n cuvinte puine
sau ca indiciu deplin.
Cum apreciem o idee9
15
Primul criteriu este /:ntre0area de Pati1. :n seara de =eder. seara celei mai mari
sr0tori evreieti. cel mai t5nr mem0ru al familiei %ntrea0: /De ce aceast sear se
deose0ete de celelalte91 ,!act acelai lucru tre0uie s ne %ntre0m atunci c5nd
anali(m ideea unui eveniment.
Prin ce se deose0ete acest eveniment de toate celelalte9
Prin ce se deose0ete acest eveniment de cele pe care de7a le-am reali(at9
Prin ce se deose0ete acest eveniment de cele pe care %ntreprinderea sau
clientul de7a le-a reali(at9
Prin ce se deose0ete acest eveniment de altele la care am participat sau de
cele despre care am o0inut informaii9
2imeni nu poate avea tot mereu idei originale. %ns rspunsurile la %ntre0rile de mai
sus ar tre0ui s fie po(itive.
Din pcate este destul de rsp5ndit. %n mod intenionat sau incontient. strategia /Me
too1 6adic. pot i eu8: /Ceea ce mi-a plcut la altcineva sau ceea ce a avut succes.
poate funciona la fel i %n ca(ul meu1. #r tre0ui %ns preferat strategie: /Me first1.
;getl > sa ct=
Dac e!ist un 0uget presta0ilit. tre0uie inut cont de el %n etapa concepiei. :n acest ca(
este suficient s v limitai la o msur reali(a0il cu 0ugetul prev(ut.
Me!il comnicaional e8terior > sa ce nc=
:nc mai au loc foarte multe evenimente care nu se armoni(ea( nici cu identitatea
corporatist. nici cu cultura organi(aional. nici cu structura unei %ntreprinderi sau unei
mrci. Pornind de aici. o comunicare logic i convingtoare tre0uie s se refere nu
numai la evenimentul intrinsec. ci s includ i %ntregul mediu comunicativ e!terior.
#.'. +orma e8terioar/ a conceptli
=tructurarea conceptului:
=ituaia iniial
4rupul-int
Misiunea 6o0iectivele8
Ideea 6Motto-ul8
=trategia
16
Cranspunerea %n practic 6Msurile8
Derularea
*ugetul
Cop3rig$t-ul
4rupul-int. strategia i derularea sunt opionale ca fragmente de sine stttoare. ce
pot fi de(voltate %n cadrul altor capitole.
=ituaia iniial
#ici tre0uie descrise pe scurt circumstanele eseniale care re(ult din 0riefing: cine.
cum. unde. c5nd. ce. de ce. #ceast seciune are drept scop fundamentarea ideii i a
principiilor punerii %n practic. precum i lmurirea organi(atorului i a factorului
deci(ional.
4rupul-int
Dac perspectiva din care este a0ordat grupul-int este important. atunci acestuia
tre0uie s i se consacre un capitol important. :n ca( contrar. acesta poate fi a0ordat %n
seciunea dedicat situaiei iniiale.
Misiunea 6o0iectivele8
:n aceast seciune tre0uie descris misiunea sta0ilit i o0iectivele de atins. =uccesul
sau insuccesul evenimentului va fi msurat relativ la aceste formulri.
Ideea 6Motto-ul8
E idee 0un este %ntotdeauna simpl i. de regul. poate fi descris scurt i cuprin(tor.
=trategia
#ici sunt sta0ilite strategiile de comunicare ce vor fi utili(ate pentru %ndeplinirea misiunii
propuse i pentru transpunerea ideii %n practic.
Cranspunerea %n practic 6Msuri8
:n aceast seciune tre0uie descris e!act cum va arta evenimentul de mai t5r(iu. #ici
tre0uie descrii i vi(uali(ai toi paii. de la alctuirea listei invitailor i p5n la
descrierea manifestaiilor de dup eveniment 6follow-up8. de la gradaia dramaturgic a
programului de pe scen i p5n la interaciunea trit live.
Derularea
17
#locarea timpului unui eveniment este un element important. La evenimentele cu o
durat de mai multe (ile se recomand %ntocmirea unui plan al derulrii cronologice a
evenimentului. care s conin prile componente ale manifestaiei. ,venimentul
tre0uie imaginat %n funcie de cronologia lui. de punctele din program i posi0ilele
distane de parcurs.
*ugetul
Cranspunerea %n practic a ideilor geniale nu este legat %n mod necesar de c$eltuieli
mari. *ugetul tre0uie calculat c5t se poate de realist i detaliat.
Cop3rig$t-ul
Gltimul loc %n cadrul unui concept %l ocup o0servaiile cu privire la cop3rig$t. Cine este
creatorul. cine are drepturi i %n ce condiii revin acestea clientului.
#.(. Analizarea
Pentru a transforma ideea %n concept. tre0uie anali(ate separat toate seciunile. ,ste
disponi0il locaia la momentul sta0ilit9 #re capacitatea necesar9 ,tc. Cre0uie
e!aminate cantitativ i calitativ toate aspectele sc$iei ideii. Cre0uie sta0ilite costurile i
adunate ofertele. Gn 0uget poate fi respectat numai dac au fost sta0ilite cu gri7. %n
preala0il. elementele fundamentale.
:n esen. conceptul este o sc$i a ideii. care a fost de(voltat i concreti(at %n 7urul
re(ultatelor studiului. De cele mai multe ori. conceptul este reali(at %n scris. De regul.
dup pre(entarea conceptului %n form scris. urmea( o pre(entare.
#.*. Prezentarea
Depinde de concept dac pre(entarea se face cu a7utorul diapo(itivelor. imaginilor
video. diagramelor %n PoQer Point. cu proiectorul de date etc. Cipul i modul de
pre(entare tre0uie s fie adecvat conceptului i evenimentului planificat.
,venimentul este i rm5ne un mi7loc de comunicare fascinant i eficient. dac noiunea
de /comunicare1 %nseamn sc$im0 de e!perien i %nt5lnire i nu permite
transformarea /mi7locului1 %n scop.
&. Creativitatea: cm ia na"tere i!eile
18
Domeniul de activitate a organi(atorilor de evenimente cuprinde o arie foarte larg:
teatru i mu(ic. film i mi7loace de comunicare. ar$itectur i design. turism i
geografie. catering i logistic...
De aceea. o 0un instruire general 6cultur general8 este esenial. Cunotinele de
specialitate pot fi aprofundate prin lecturi sau seminarii.
Creativitatea este un fenomen care nu-l privete doar pe creator. *a(a este format din
cunotinele generale i de specialitate. :n funcie de proiect. %ns. tre0uie manipulate
a0il i unele cunotine specifice: cine este clientul9 Care este produsul su9 Cum este
comunicarea lui9 Rspunsurile la aceste %ntre0ri se o0in %n urma 0riefing-ului.
:n art. criticul are sarcina cea mai important. :n organi(area evenimentelor. colegii
testea( ideea i conceptul %n prima etap critic. apoi acestora li se adaug clientul
care accept sau respinge sc$ia. La final. se afl pu0licul. a crui reacie decide
succesul.
Eamenii creativi dispun de diferite aptitudini. care pot fi antrenate i %ncura7ate de ctre
diferite metode. specifice creativitii.
#ptitudinile oamenilor creativi:
45ndirea fluent - furni(ea( c5t de multe soluii pentru o pro0lem. Metode:
0rainstroming. mind-mapping. caseta morfologic.
Ile!i0ilitatea P anali(ea( un lucru din mai multe puncte de vedere
Eriginalitatea P generea( idei neo0inuite. surprin(toare. Metode: metoda
Es0ourne. cuv5ntul-stimulent.
,la0orareaDperfecionarea P sunt capa0ili s se concentre(e asupra unui lucru.
asupra unei pro0leme i sunt %n(estrai cu perseveren.
=ensi0ilitate %n faa pro0lemelor P contiin de sine critic. capacitatea de a
recunoate esena
Iante(ia P imaginaie.
Dincolo de aceste aptitudini. fr cunotine tiinifice. e!erciiu i e!perien. nu e!ist
nici o performan creativ.
#.#. Cm fncioneaz/ procesl creativ )n cazl evenimentelor=
,tapele procesului creativ:
19
=olicitarea 6comanda8
Colectarea informaiilor
Meditaia
Inspiraia Dideea
Prima evaluare a ideii
,la0orarea
,valuarea curent
#.#.1. $olicitarea
,la0orarea unui concept este un proces creativ. care nu se deose0ete %n acest sens
de pictarea unui ta0lou sau de gsirea unei soluii tiinifice.
Pentru managerul de evenimente. totul pornete de la 0riefing. =pre e!emplu. un
concept pentru o conferin %n *arcelona la care particip 12OO de comerciani din
domeniul automo0ilelor. o manifestaie %n scopul creterii motivrii pentru 2OO refereni
farmaceutici sau pre(entarea unui nou produs pentru standul unui t5rg.
#.#.#. Colectarea informaiilor
*riefing-ul ofer primele informaii importante. care ulterior tre0uie completate. =tudiul
concreti(ea( informaiile: date privind cercetarea pieei. referine despre artiti. locaii
etc.
#.#.&. Me!itaia
Ceea ce s-a putut face raional p5n acum s-a fcut. :n aceast fa( a meditaiei
/creative1 nu v a7ut nimeni i nimic. ea fiind o etap a procesului care se desfoar
%n su0contient.
#.#.'. Inspiraia
Revelaia. inspiraia. ideea apar cu totul pe neateptate. #desea ideile sunt generate
mai uor %n cadrul ec$ipelor. %ntruc5t aici lucrul creativ poate fi %mprit %ntre mai multe
persoane. 4rupurile tre0uie alctuite %n aa fel %nc5t s %ntruneasc oameni cu
caractere i caliti c5t mai diferite.
Meto!e pentr o%inerea creativit/ii
20
Referitor la diferitele metode pentru o0inerea creativitii. e!ist o cantitate enorm de
literatur. #numite metode sunt mai utile %n mod special %n anumite fa(e ale procesului
creativ relativ la evenimente. iar %n alte fa(e. dimpotriv. au un aport mai redus.
*rainstorming-ul. caseta morfologic sau mind mapping-ul 6$arta minii8 sunt metode
foarte utile dac este vor0a de producerea a c5t mai multe soluii: deci stimularea aa-
(isei /g5ndiri fluente1. :n sc$im0. pentru generarea ideilor deose0ite sau neo0inuite
este potrivit metoda Es0ourne. %ntruc5t originalitatea este. de asemenea. un criteriu
important pentru creativitate.
;?AI@$TO?MI@<3AB
,ste adecvat cu precdere %n fa(a inspiraiei. el a7ut5nd la cutarea %n cel mai scurt timp
a c5t mai multor iniiative i idei posi0ile. #ceast metod funcionea( eficient dac
sunt respectate c5teva reguli centrale. Desfurarea %n grup a procesului a7ut nu
numai cantitativ. ci i calitativ. 0loca7ele fiind adesea mult mai uor de %nfr5nt %n acest
fel.
Cele mai importante reguli pentru 0rainstorming:
Lipsa factorilor pertur0atori. Incinta tre0uie s fie plcut i silenioas.
Participanii tre0uie s se poat concentra fr nici o %ntrerupere din e!terior.
Cre0uie sta0ilit un moderator. care s marc$e(e ideile. cara mai t5r(iu pot fi uor
sortate.
E formulare clar a sarcinii duce la o0inerea unor re(ultate clare: spre e!emplu.
/Cutm ideea de 0a( pentru conceptul ;1 sau /#vem nevoie de o idee pentru
lansarea produsului U1 sau /cutm un motto pentru demararea unui proiect al lui
M1
2umrul optim de persoane este %ntre ase i opt. #cestea tre0uie alese cu gri7:
cine poate contri0ui cu ceva pentru c are idei 0une. pentru c tie ceva despre
client sau despre produsele acestuia sau pentru c are e!perien9
Durata tre0uie limitat la ma!imum "O-&' de minute. Dup acest timp nu mai
prea apare o idee nou i %ncepei s v %nv5rtii %n cerc.
Pentru a nu fr5na flu!ul creativ. mai %nt5i se adun ideile necomentate i
neevaluate. ,ste foarte important ca discuia s ai0 loc a0ia la pasul al doilea.
Pentru aceasta este nevoie de un moderator cu /m5n de fier1.
21
Dup ce s-a terminat 0rainstorming-ul. %ncepe prima fa( a evalurii.
CA$ETA MO?+OBO<IC
Pentru aprecierea. alegerea i com0inarea mai multor idei sau opinii. este util o alt
metod de stimulare a creativitii: caseta morfologic.
#ceast metod poate fi folosit i %n fa(a 0rainstorming-ului. dar i mai t5r(iu. la
selectarea ideilor colectate.
:n coloana din st5nga a unui ta0el sunt formulate %ntre0rile sau sarcinile. #poi. pe
ori(ontal sunt trecute soluii posi0ile. aa cum sunt ele generate li0er %n flu!ul creativ.
%ns corespun(tor %ntre0rii formulate.
,!. :n coloana din st5nga: motto. ideea. locaia. catering. deplasarea etc.
La final pot fi remarcate. dintr-o privire. tot felul de com0inaii posi0ile i astfel pot fi
urmrite una sau mai multe ci-soluii.
MI@D3MAPPI@<3AB
#ceast metod este potrivit at5t pentru 0rainstorming. c5t i pentru prima evaluare.
#celai pro0leme ridicate %n caseta morfologic pot fi organi(ate i su0 forma unei $ri.
METODA O$;OA?@E
Emul de afaceri %n domeniul pu0licitii. #le!ander I. Es0ourne. a ela0orat %n anii 'O nu
numai 0rainstorming-ul. ci i metoda cu privire la originalitate. care %i poart numele.
#ceast metod se poate aplica la produse. coninuturi. concepte. soluii. strategii etc.
Ki urmrete opt puncte:
Gtili(ate astfel
#daptate
Modificate
#mplificate i reduse
:nlocuite
:ntoarse /invers1
Reordonate
Com0inate
Atilizarea altfel
22
,!emplul clasic sunt 0ileelele de tip Post-It. ,le au fost descoperite %n timp ce se cuta
un nou material de lipit. Re(ultatul a fost negativ. deoarece lipitura nu era dura0il.
#tunci. cineva a acut ideea s aplice soluia pe 0ileele gal0ene. a cror valoare de
utili(are const tocmai %n a nu se lipi foarte tare.
:n materie de evenimente. acest lucru poate consta %n utili(area unei 0iserici ca locaie
pentru o gal sau dotarea participanilor cu trotinete. %n loc s li se pun la dispo(iie
mi7loace de transport pe suprafaa de teren destinat evenimentului.
A!aptarea
Ergani(ai 0ufetul su0 form de natur moart. Lsai conferina s ai0 loc %n cadrul de
aciune. iar %n culise s se desfoare o repre(entaie a piesei Mac0et$.
Mo!ificarea
Cransferai QorA-s$op-ul de la centrul de congrese %n mu(eul de art.
Amplificarea "i re!cerea
Construii culise supradimensionate. Iolosind un decor adecvat lsai impresia c
participanii sunt nite uriai.
Cnlocirea
:nlocuii vor0ria plictisitoare cu scene de teatru captivante sau cu imagini video
montate cu pricepere.
Cntoarcerea
#e(a-i lucrurile cu susul %n 7os: muncitorul din producie ine cuv5ntarea de
desc$idere. apar apoi imagini video care-l pre(int pe preedintele comitetului de
conducere lucr5nd la main %n locul muncitorului. :ncepei cu finalul.
?eor!onarea
:ncetai cu conveniile i modificai activ. =tricai ordinea desfurrii o0inuite a
programului. De e!emplu. lsai comercianii de automo0ile mai %nt5i s e!perimente(e
noile modele i apoi s povesteasc e!periena trit autentic. %n loc s le pre(entai la
%nceput avanta7ele i inovaiile. %nainte de a le da voie s %ncerce automo0ilele.
Com%inarea
Com0inai diferite mi7loace de comunicare. Iacei din pre(ena la un t5rg o %ntreag
campanie de evenimente. cu diferite manifestaii (ilnice la standul din cadrul t5rgului.
23
pentru grupuri-int diferite. Com0inai cu o tem arid o destinaie atractiv i un
program entu(iasmant.
#.#.(. Ela%orarea
Inspiraia i generarea ideilor constituie 1OV din procesul creativ. Restul de WOV
%nseamn ela0orare. formulare e!act. studiere. vi(uali(are. calculare. cuprindere %n
forma unui concept i. evident. reali(are.
#.#.*. Evalarea crent/
,valuarea permanent face part din procesul creativ. #utocritica este foarte important
pentru c nu putei s v deran7ai prietenii sau colegii pentru fiecare formulare sau
idee.
Pentru evaluare nu tre0uie s ateptai p5n la pre(entarea final. Planificai la timp
discuii cu privire la idee i ela0orarea acesteia. Iacei o pro0 general %naintea
pre(entrii propriu-(ise care s lase la dispo(iie suficient timp pentru a face modificri.
#adar. evaluarea nu este un fel de cen(ur. care se face la finalul procesului creativ. ci
este o parte a acestuia.
". #RRIC,CCGR# ,F,2IM,2C,LER
2evoia e!istenei unor companii speciali(ate %n organi(area de evenimente a
determinat rsp5ndirea conceptului de event arc$itecture sau ar$itectura de
evenimente. #r$itectura evenimentelor repre(int cea mai noua tendin %n industria
glo0al de organi(are de evenimente i permite. prin intermediul managementului
proiectelor. s integre(e cu ma!im eficien servicii de design de evenimente.
management de evenimente. consultan i training. %n 0eneficiul potenialilor clieni. fie
ei din (ona pu0lic. corporatist sau din cea privat.
#r$itectura de evenimente este un concept profesional reunete dou componente:
designul de evenimente i managementul de evenimente. Gn Xar$itect de evenimenteX
este Xun profesionist care cunoate in profun(ime comple!ul proces al designului i
managementului de evenimente X.
,vent Managerii determin scopurile i o0iectivele unui eveniment. indiferent de natura
acestuia 6pu0licitarD promoional. pu0lic. social. privat8. urmrind apoi %ndeplinirea lor.
24
p5n la msurarea indicatorilor de succes post-eveniment. %n timp ce ,vent Designerii
creea( concepte i proiectea( evenimentul p5n la cel mai mic detaliu estetic i
funcional. %n concordanta cu scopurile i o0iectivele definite de ctre manageri.
=cenariul i regia concreti(ea( ideea. %i dau o structur. o form. ,le constituie pri
ale fa(ei definiri conceptului. pentru c aici se gsesc primele formulri cu privire la
desfurare sau program. dar sunt. totodat. i pri ale transpunerii %n practic a
conceptului.
Dramatrgia se ocup de structur. form a0stract. ar$itectur. aciune. motive. figuri.
captarea ateniei i desfurare.
Pnerea )n scen/ 6regia. staging8 este forma concret i include mi7loace scenice
precum protagonitii. modul de pre(entare. scena i spaiul. te$nica manifestaiei sau
mi7loacele de comunicare.
&.1. $CE@A?IAB
=cenariul se refer la cele dou planuri ale unei piese de teatru. planuri care se gsesc
i la un eveniment: ar$itectura e!terioar i cea interioar.
&.1.1. A?5ITECTA?A EDTE?IOA?
Punctele fi!e i structura transform o manifestaie %ntr-un eveniment.
=e distinge %ntre forma desc$is i cea %nc$is. +orma !esc:is/. pre(ent adesea la
evenimente. seamn cu un scenariu pe numere. adic actele separate %i las locul
unul celuilalt. ca la un spectacol de varieti. #ctele separate sunt str5nse laolalt prin
intermediul temei generale i prin trecerea. mai mult sau mai puin inspirat. de la un
act la altul. +orma )nc:is/ se 0a(ea( pe %mprirea %n scene sau %n acte. #cestea sunt
momente mai mari. care punctea( momentele importante %n desfurarea unei
%nt5mplri.
Indiferent de forma aleas. timpul tre0uie 0ine gestionat. pentru a evita monotonia.
Cm se armonizeaz/ contri%iile separate=
Contri0uiile separate tre0uie s fie armoni(ate ec$ili0rat una dup cealalt. #ltfel.
e!ist pericolul ca o emoie. pentru producerea creia s-a c$eltuit destul de mult. s nu
ai0 nici un efect sau efectele s se anule(e reciproc.
Cre0uie avute %n vedere %n mod deose0it:
25
Durata contri0uiilor individuale. at5t %n sine. c5t i %n raport cu celelalte.
Intensitatea i tensiunea %n sine i %n comparaie cu celelalte puncte din program
Cempo-ul i ritmul %n sine i %n ansam0lu.
Gn eveniment are dou planuri temporale. Timpl o%iectiv este durata real a
manifestaiei. Doar timpl s%iectiv. deci petrecerea timpului de ctre pu0lic. este
influena0il.
Cu a7utorul acceleratorului de timp. putei face ca pu0licul s triasc. %ntr-o singur or
captivant. o istorie de 1'O de ani a unei %ntreprinderi. Dar i %ncetinitorul de timp este
interesant. :n industrie. e!ist procese e!trem de importante. care durea( %ns numai
c5teva secunde sau fraciuni de secund.
:nc un lucru este indispensa0il pentru producerea tensiunii: !inamica. Dac o curs
%ntr-un montagne-rousse nu %ncetea(. se transform %ntr-o e!perien $orror. La fel se
%nt5mpl i cu tensiunea. #ceasta ia natere tocmai din contrastul %ntre tensiune i
rela!are. tare i %ncet. fragil i impetuos. %ntre puin i mult.
Creai un ritm. const5nd din %ncrcri i rela!ri repetate. care s creasc dinamic pe
parcursul evenimentului.
Paza face i ea parte din ritm. Pau(a nu %nseamn doar a0sena programului. ci o
parte a ritmului. indiferent dac apare %n timpul trecerilor din cadrul dramaturgiei pe
numere sau su0 forma pau(ei dintre acte.
&.#. A?5ITECTA?A I@TE?IOA?
La un eveniment tre0uie povestit o %nt5mplare i sta0ilite persona7ele adecvate
acesteia.
Cele mai importante elemente dramaturgice sunt:
Cine9 sau persona7ele
De ce9 sau motivele persona7elor
Ce9 sau aciunea povestirii
Cum9 sau evoluia persona7elor i a aciunii
,!emplu: edina de desc$idere poate fi transformat %ntr-o adevrat e!pediie.
preedintele comitetului de conducere transformat %n Colum0. anga7aii P %n ec$ipa7ul de
pe vapor. iar clienii P %n indienii ce tre0uie descoperii.
26
E %nelegere mai 0un a clienilor %i face pe anga7ai eficieni. #adar. de data aceasta.
indienii nu tre0uie e!terminai. ci tre0uie %ncercat coe!istena panic i folositoare.
Pe c5t de 0anal pare e!emplul la prima vedere. pe at5t de uor este posi0il s povestim
o %nt5mplare cu a7utorul unui eveniment i s o0inem un efect dura0il.
&.&. $CE@A?IAB CBA$IC
=cenariul unui eveniment const adesea %n intrarea %n atmosfera sa. conducerea rapid
la punctul culminant i petrecerea de final.
=uccesiunea momentelor %n dramaturgia clasic:
1. IntroducereaDe!punerea
2. ,voluia conflictului
". Punctul culminant
&. Rsturnarea situaiei
'. De(nodm5ntul
,!emplu: filmul /2ot$ing Rill1. :n introducere. situaia iniial este descris prin
intermediul eroului principal i povestitorul P la persoana %nt5i. li0rarul nu tocmai de
succes. Lilliam CucAer. Pe neateptate. acesta o %nt5lnete pe vedeta de cinema #nna
=cott. Cei doi se %ndrgostesc. =e a7unge apoi la punctul culminant: cele dou
persona7e petrec %mpreun o noapte. :n ca(ul unui eveniment. acesta ar repre(enta
finalul.
:n film %ns. cei doi se despart. Partea a doua a filmului se ocup de fiecare persona7 %n
parte. p5n %n momentul re%nt5lnirii. #0ia dup c5teva %ncurcturi se a7unge la mult
ateptatul $app3 end. ca de(nodm5nt.
#ceast dramaturgie nu poate fi aplicat %ntotdeauna la evenimente. dar poate fi
e!perimentat.
,!emplu:
Pre(entarea unui ve$icul cu un nou sistem de propulsie pe 0a( de $idrogen.
Convenional. e!punerea ar consta %n descrierea pe scurt a provocrii: prin intermediul
imaginilor video. departamentul de de(voltare %i pre(int munca. Keful de v5n(ri ine
o cuv5ntare. #poi. punctul culminant. produsul P %nsoit de dansuri i efecte luminoase P
este introdus %n sal.
27
2econvenional: se istorisete %ntreaga poveste a crerii produsului. dar i dificultile
aprute pe parcursul ei. :n desc$idere. un protector al mediului %ncon7urtor. mem0ru al
4reenpeace e!plic pro0lemele care apar la folosirea motoarelor tradiionale cu ardere
intern. #poi sunt pre(entate imagini video care arat primii pai %n construcia
motoarelor nepoluante. Grmea( punctul culminant. Keful de producie pre(int sc$iele
de construcie. animaiile pe computer i modelele.
Dup toate acestea. atrage atenia asupra unei pro0leme: cum poate fi montat uria
pil de com0ustie %ntr-un autoturism cu design frumos9 #ceast rsturnare de situaie
este pus %n lumin prin intermediul unor scene de comedie 0uf.
#cum apar live ali ingineri care discut pro0lema i g5ndesc %nc odat live
soluionarea ei. Ki apoi. %n final. este %nfiat noul produs.
Prin pre(entarea onest a pro0lemei i a re(olvrii ei. reali(area propriu-(is devine mai
semnificativ i evenimentul mai entu(iasmant. #utenticitatea acionea( mai profund
dec5t 0om0asticul i Aitsc$ul.
,!ist %ntotdeauna mai multe variante de dramaturgie i punere %n scen dec5t ne
permite convenionalul s ne imaginm.
&.'. DIEE?$E T?ACA?I
:n mu(ic i literatur se gsesc multe e!emple referitoare la diverse modaliti de
povestire:
Cronologic i invers cronologic
#ciune-cadru
Recitativ i arie
Dialectic
Cronologic "i invers cronologic
Pentru evenimentul prile7uit de un 7u0ileu. succesiunea cronologic a momentelor
povestirii %nseamn: trecutul. pre(entul i viitorul %ntreprinderii.
Pentru lansarea unui produs. acesta poate arta astfel: cercetarea i de(voltarea
produsului %n trecut. introducerea lui %n pre(ent i viitorul lui pe pia.
:n cadrul cronologiei inverse. %ncepei povestirea %ntr-un viitor foarte promitor i apoi
%ntoarcei-v %n momentul iniial. #vanta7ul aceste variante const %n faptul c sparge
28
convenionalul i atitudinea de ateptare a participanilor. Censiunea ia natere din
dorina acestora de a afla cum i-a putut c5tiga produsul procentele pe pia.
Acinea3ca!r
Indiferent dac este vor0a despre istorioare. filmri sau cltorii de e!plorare. istoria i
arta ne ofer o a0unden de sugestii pentru posi0ilele aciuni-cadru.
?ecitativl "i aria
La oper. recitativul este purttorul aciunii. iar aria este purttoarea sentimentului. :n
ca(ul unui eveniment. aceasta se traduce prin: Facei s ptrund unitile emoionale
n partea tematic informativ.
Dialectica
Permitei opiniilor pro i contra s se ciocneasc unele de celelalte. :ncura7ai discuia.
#ceasta creea( tensiune. #vei gri7 ca dup te( i antite(. %n final. s apar sinte(a
i s v reali(ai o0iectivele comunicrii.
&.(. Captarea complet/ a ateniei
Gn eveniment nu %ncepe a0ia atunci c5nd se ridic cortina sau c5nd pu0licul pete %n
interiorul locaiei. Censiunea poate fi construit %n preala0il. printr-o strategie a invitrii.
Pot fi utili(ate modaliti diferite: de la e-mailul nostim. mici suveniruri cu caracter
amu(ant la invitaiile tiprite convenional sau propaganda su0versiv special regi(at.
:ncercai s aflai ce-i surprinde plcut pe participani. pentru a putea crea o atmosfer
po(itiv de ateptare.
Meninei tensiunea i dup manifestaie. #ciunile de dup eveniment 6follow-up-uri8.
de e!emplu. trimiterea unei documentaii. contri0uie la %nrdcinarea solid a mesa7ului
pe terenul repre(entat de grupul-int. Ki aici este vala0il principiul: surprindei po(itiv.
=pre e!emplu. putei crea o comunitate a evenimentului pe o pagin Qe0 anume
construit. pe care participanii pot gsi fotografii de la manifestaie i se pot re%nt5lni
virtual prin intermediul funciilor interactive. precum forumurile de discuii sau c$aturile.
=au. un alte e!emplu. pot fi trimise ilustrate cu locurile de desfurare a evenimentului.
scrise de m5n. care s conin salutri sau mulumiri.
&.'. PA@E?EA C@ $CE@ FI MIGBOACEBE $CE@ICE
Prin intermediul ansam0lului mi7loacelor scenice. regia confer unui eveniment forma
concret.
29
Mi7loacele scenice ale evenimentului sunt %mprumutate din arta dramatic. Mult timp
inovaiile au pornit de la scenele de teatru i au fost preluate de evenimente. Iormele
timpurii ale proieciei i ale efectelor. precum focurile de artificii. focul sau apa. fceau
de7a parte din repertoriul teatrului. ceea ce a favori(at crearea unor ec$ipamente pentru
efecte speciale.
#tenia principal tre0uie %ns concentrat asupra comunicrii. o0iectivelor i oamenilor.
#ceasta nu tre0uie s fie deviat de scen. mu(ic. decoruri. reflectoare sau catering.
?egia general/:
Ce se potrivete scopului. %ntreprinderii. mrcii sau situaiei generale9
Cum susine punerea %n scen o0iectivele9
Ce poate contri0ui la transpunerea ideii %n practic9
Care este limita admis a costurilor9
Ce acionea( dura0il %n timp9
Cine se ocp/ !e pnerea )n scen/=
La teatru. film. sau televi(iune e!ist pregtire profesional corespun(toare i
divi(iunea muncii %ntre autori. dramaturgi. regi(ori. coregrafi. scenografi. designeri de
lumini i compo(itori. 2ici un om nu poate controla singur totul. dei mult timp s-a
ateptat acest lucru din partea managerului evenimentului.
Mi7loacele scenice care dau forma concret unui eveniment sunt:
#ctorii
Lim0a7ul. dansul. mu(ica
=cena. locaia. ec$ipamentul
Imaginile i mi7loacele de comunicare
Lumina
Conul i efectele sonore
Mirosul
4ustul
Cririle palpa0ile
#ciunea.
30
&.(. Actorii
Cel care determin cursul evenimentului este de fapt omul: cel din pu0lic i cel de pe
scen.
2imic nu are un efect mai autentic. Cre0uie gsit acel tip de actor care poate transmite
cel mai convena0il i cel mai 0ine tema evenimentului: orator. referent. moderator. actor
de teatru. c5ntre. dansator etc.
Erice persoan dintr-o organi(aie poate intra %n pielea unui persona7. ,!periena de
scen deficitar poate fi compensat prin autenticitate. prospeime i un pic de
antrenament. #tunci c5nd este vor0a despre teme dificile. tre0uie adui pe scen actori
credi0ili.
Pe de alt parte. %n unele ca(uri. ar putea fi important ca temele critice sau pro0lematice
s nu fie identificate cu persoane din conducere. :n acest ca(. pot fi folosii ca refereni
specialiti e!terni. precum consultani din %ntreprinderi. oameni de tiin. specialiti sau
7urnaliti cunoscui.
:n ca(ul dramaturgiei pe numere. moderatorul 7oac un rol important. ,l este %n contact
permanent cu pu0licul.
Competena i nu numele sau renumele ar tre0ui s fie $otr5toare pentru ocuparea
unui post. Gnul dintre avanta7ele 7urnalitilor este c acetia se pot deprinde uor cu noi
conte!te i cu teme necunoscute. Cine nu are cunotine %ntr-un anumit domeniu i nici
legtur cu o anumit tem. nu va putea improvi(a. atunci c5nd este atins su0iectul
respectiv.
&.*. Bim%a-l1 !ansl1 mzica
Gn eveniment nu const numai %n informaii i contri0uii ver0ale. ci ofer i trire.
Cemele i coninuturile pot fi am0alate %n scene teatrale sau c5ntece. %n apariii de dans
sau spectacole %ntregi.
Lim0a7ul. gestica. mimica. dansul. micarea i mu(ica sunt forme de e!primare care pot
susine eficient mesa7ul.
Conceptul tre0uie concreti(at %ntr-un scenariu. Pentru fiecare act sau scen tre0uie s
e!iste indicaii regi(orale. Prin intermediul acestora tre0uie descris situaia scenic
iniial. actorii participani. imaginea scenei i dotarea.
=pre e!emplu. tri0una oratorilor. intrrile %n scen. atmosfera creat de lumini etc.
31
Gn simplu plan cronologic al evenimentului este insuficient.
Mu(ica are efect emoional i profund asociativ. Mu(ica am0iental plcut i imnurile
incitante. utili(ate ca finaluri. repre(int mi7loace eficiente pentru a crea atmosfer i a
manipula.
Dansul repre(int o comuniune %ntre mu(ic i micare. %ns. pentru a pute avea efect.
are nevoie de spaiu. 6de e!emplu. la diverse t5rguri. dansatorii tre0uie s-i fr5ne(e
permanent av5ntul pentru a nu cdea de pe scene minuscule8.
&.,. $cena1 spail1 !otarea
Iante(ia i ideile 0une %nlocuiesc construciile scumpe. De e!emplu. cu o $al
industrial vec$e i c5teva reflectoare se poate crea atmosfera dorit.
Iante(iei nu i se impune nici o limit. cu e!cepia celor prescrise de reglementrile
legale privind sigurana participanilor. care prevd e!istena i gri7a pentru ieirile %n ca(
de incendiu. a ieirilor laterale i a materialelor pentru stingerea incendiilor 6spre
e!emplu. %n 4ermania e!ist o ordonan cu privire la locurile de %nt5lnire. iar %n #ustria.
e!ist legi privind localurile pentru organi(area manifestaiilor8.
=paiul i dotarea:
#r$itectura i designul se potrivesc cu o0iectivele comunicrii9
Cum tre0uie s decurg 0randingul evenimentului9
,ste necesar decorarea scenei i a slii9
Ce este adecvat scopului evenimentului9
, nevoie de steaguri. 0annere. afie9
&... Imaginile "i mi-loacele !e comnicare
,ste un lucru ar$icunoscut. o imagine spune mai mult dec5t o mie de cuvinte. :ncercai
s %nlocuii sau s completai e!plicaiile care durea( mult cu imagini video.
,!ist mai multe modaliti te$nice pentru a evidenia imaginea video.
Proiecia pe ecrane este clasic. #vanta7ul ei const %n disponi0ilitatea. fle!i0ilitatea i
costurile mici ale proiectorului i ecranului. Datorit progreselor te$nicii. dimensiunile
mari ale proieciilor nu mai repre(int o pro0lem. iar calitatea o0inut se apropie de
32
cea de la cinematograf. #poi. tre0uie ca condiiile de lumino(itate s fie
corespun(toare. =paiul %n care se desfoar manifestaia tre0uie s poat fi ferit de
lumin. iar %n prea7ma ecranului s nu fie prea mult lumin care s deran7e(e.
Importante. dei %n (ilele noastre aproape de la sine %nelese. sunt proiectoarele la care
este posi0il inserarea semnalelor video i a datelor computeri(ate.
Multe evenimente depind de proiecie. prin urmare tre0uie luate msuri din timp. pentru
ca(ul %n care s-ar defecta un aparat.
Ce$nica proieciei poate fi utili(at nu numai la pre(entarea imaginilor video. ci i la
transmiterea de imagini filmate cu cameraT astfel. de e!emplu. putei s-l %nfiai pe
orator supradimensionat. fc5ndu-l vi(i0il tuturor. E asemenea msur este necesar la
manifestaiile ample. cu participani numeroi. Perspectivele diverse ale camerei de
filmat contri0uie la spargerea monotoniei. dar presupune o regie de imagine
costisitoare. at5t din punct de vedere te$nic. c5t i al personalului calificat.
Pentru evenimentele %n aer li0er sau pentru alte situaii %n care lumina (ilei nu poate fi
evitat e!ist alte variante te$nice 6uniti de retroproiecie8.
&.H. Bmina
Lumina repre(int un mi7loc de comunicare fascinant. Pot fi modelate culoarea.
lumino(itatea. cantitatea i durata ei. *ine%neles. pentru a avea efect. lumina ere
nevoie de contrastul cu elementul opus. %ntunericul.
Ce$nica digital modern a difu(rii luminii i a reflectoarelor desc$ide o dimensiune cu
totul nou %n modelarea acesteia. dar are i noi e!igene din punct de vedere logistic.
&.1I. Tonl "i efectele sonore
Conul este purttorul lim0a7ului. c5ntecului sau mu(icii. =unt prioritare claritatea
superioar. sonoritatea plcut i claritatea 0un a sunetului. Ce$nica tonurilor nu este
lucrul cel mai scump la un eveniment. motiv pentru care nu ar tre0ui fcute niciodat
economii %n de(avanta7ul calitii.
Ecupai-v de designul coloanei sonore a evenimentului. 2ici c$iar (gomotul de
%nc$idere al portierei unei maini nu poate fi lsat la voia %nt5mplrii. ci tre0uie reali(at
de aa natur. %nc5t sunetul declanat de impactul puternic s ai0 o semnificaie
aparte.
33
Pentru a avea efect. sunetul are nevoie de elementul opus: linitea. =unetul tare i de
lung durat devine (gomot. dun5nd grav sntii.
&.11. Parfml
Emul reacionea( cel mai direct la stimulul receptat prin simul mirosului. iar aceasta
se petrece %n primul r5nd %n mod su0contient.
Dac putei crea o relaie %ntre o mireasm i mesa7ul sau tema dumneavoastr. atunci
%ncercai mcar o dat acest mi7loc scenic.
,!ist diferite modaliti te$nice pentru a folosi miresme la evenimente. Pentru a
aciona. mirosul are nevoie %ntotdeauna de o deplasare a maselor de aer. Instalaiile de
aer condiionat i cele de aerisire pot fi folosite direct sau indirect. ,!ist %ns i aparate
speciale.
Cea mai mare pro0lem const %n faptul c nici un miros nu poate fi diri7at la fel de
precis precum un reflector. care. %ntr-o secund se aprinde. luminea( i se stinge. Ca
atare. te$nicile i materialele olfactive tre0uie s fie alese cu mare gri7. Cre0uie avute
%n vedere i eventualele efecte asupra celor alergici. Pentru acest mi7loc al punerii %n
scen este vala0il %n mod special sfatul: su0til. nu masiv.
&.1#. <stl "i cateringl
M5ncarea i 0utura se adresea( de cele mai multe ori tuturor simurilor. ,venimentul
ne d oca(ia nu numai s vedem. s au(im i s mirosim. ci i s gustm.
La un eveniment. cateringul face parte din comunicare.
Ce mesa7 comunicativ tre0uie s transmit cateringul9
Care este oca(ia9
Ce anume se potrivete ideii9
Ce anume se potrivete imaginii9
Care este timpul disponi0il9
Ce i cum este servit ar tre0ui s derive din ideea evenimentului. Iirete. este necesar
s fie acoperite o0inuinele culturale ale grupului-int. De fapt. pre(ena %n meniu a
0r5n(ei. pentru c$ine(i sau coreeni. sau a creierului de maimu. pentru europeni. poate
surprinde %n sensul dramatic i. fr %ndoial. va produce i un efect. Dar. oare i un
succes9
2u tre0uie s e!iste %ntotdeauna cele mai neo0inuite ingrediente.
34
Gn imperativ %l repre(int. de asemenea. respectul pentru r5nduielile religioase. Ca
atare. tre0uie aflat %n preala0il dac tre0uie avut %n vedere ceva anume cu privire la
participanii la un eveniment.
:naintea evenimentului ar tre0ui s organi(ai o mas test. ca s pro0ai service-ul i
calitatea i s putei face %m0untiri.
Cateringul este un su0iect %ndrgit. %n special de clieni. pentru c la acest capitol
fiecare se pricepe s spun ceva. Ca manager responsa0il cu evenimentul tre0uie s
gustai felurile de m5ncare servite la eveniment. 2umai aa putei tii dac sunt de o
calitate corespun(toare sau dac eventualele reclamaii ale oaspeilor sunt
%ndreptite.
;fetl
Gn 0ufet solicit mai puin personal pentru servire. este avanta7os din punctul de vedere
al costurilor i se presupune c nu necesit timp de ateptare.
De(avanta7ul const %n faptul c totul tre0uie pregtit anterior.
Ielurile de m5ncare servite pe farfurii i meniurile cu mai multe feluri servite la mas nu
tre0uie s fie re(ervate doar galelor festive. Ki participanii la sesiuni de lucru. care
muncesc intens ore %ntregi %n QorAs$opuri. ar tre0ui rspltii la mas printr-un service
mai special.
La meniurile pentru de7un tre0uie luat %n calcul at5t pentru aperitiv. c5t i pentru desert
cel puin "O de minute. iar pentru felul principal cel puin &' de minute. Cina s-ar putea
s dure(e ceva mai mult.
Aspecte psi:ologice
Persoanele $ipoglicemice nu numai c nu se pot concentra. dar uneori sunt i
neprietenoase. Ca atare. pe parcursul pau(elor din cadrul manifestaiilor tre0uie puse la
dispo(iia participanilor mici gustri 6fructe. sucuri proaspete. pr7iturele etc. acestea
asigur %n timp provi(ia de glucide i de energie8.
:n spaiile climati(ate tre0uie oferit suficient ap 6mineral i plat8. Gscciunea
aerului i des$idratarea datorat consumului de cafea defavori(ea( atenia.
*uturile
35
*uturile de la conferine tre0uie s fie sntoase i. pe c5t se poate. fr alcool.
Cotui. aceasta depinde i de participani. 6Pro0a0il c nu e prea %nelept s-i ii pe
france(i departe de vin i pe 0avare(i departe de 0ere8.
*uturile tre0uie s corespund 0ugetului. dar %n primul r5nd m5ncrii.
Aran-area meselor
Modul %n care amplasai mesele %n interiorul locaiei depinde de caracterul
evenimentului. Mesele rotunde permit o comunicare mai 0un dec5t cele lungi.
deoarece toi oaspeii se pot vedea la fel de 0ine.
Dispunerea meselor este %ntotdeauna o tem politic dificil %ntruc5t anga7aii
neimportani sau c(ui %n di(graie sunt surg$iunii c5t se poate de departe de masa
conducerii.
Putei manipula posi0ilitile de comunicare: pentru a evita formarea 0isericuelor i a
%nlesni formarea de noi cunotine ae(ai la aceeai mas participani care nu se
cunosc %n preala0il.
,!emplu: la o conferin cu tema /,uropa1. la evenimentele din cursul serii. participanii
au fost %mprii %n grupuri definite de anumite /ri1. Mesele puteau fi recunoscute dup
decorarea tipic a rii respective i dup steagurile foarte vi(i0ile.
La un alt eveniment. grupurile de mese au fost denumite i decorate %n funcie de
sucursalele firmei din %ntreaga lume: Cape CoQn. *ei7ing. =ao Paolo. Madrid i *remen.
La fiecare mas sttea o /ga(d1 din ara respectiv. pentru a da informaii neoficiale
despre ar i amplasamentul firmei pe teritoriul acesteia.
:n %nc$eiere. o o0servaie etic: tre0uie oare s ne facem at5tea gri7i %n privina
cateringului9 Da.. pentru c dac nu ne-ar preocupa acest fapt. nu ar fi niciodat mai
puin foamete %n lume.
&.1&. Tr/irile 4palpa%ile7
#0ordarea simului tactil %n cadrul unui eveniment comport mult fante(ie %n etapa de
creaie.
=pre e!emplu. putei folosi un /0ar tactil1 care s fie cufundat complet %n %ntuneric. la
care s poat fi pipite suprafeele unui nou produs. indiferent c este vor0a de un
celular sau despre variante ale ec$ipamentului din interiorul unui automo0il.
&.1'. Acinea
36
Pentru ca mesa7ul s-i ating mai 0ine scopul i s persiste mai mult %n memorie
acesta tre0uie asociat cu aciuni la care particip oaspeii.
De e!emplu. pentru a determina 1'O de repre(entani 6ageni de v5n(ri8 s triasc
intens i direct sen(aia de /toi %ntr-o 0arc1. au fost dui pe un vas-mu(eu. unde li s-au
dat e!plicaii. :ndeprtarea ruginii. frecatul punii i vopsitul fac parte din aciunile la care
au acceptat s ia parte i participanii.
La t5rgul auto din Detroit. spoturile pu0licitare ale firmei FolAsQagen puteau fi /trite1 de
vi(itatorii t5rgului. :ntr-un film pu0licitar pentru FL 4olf doi tineri interpretau %mpreun
c5ntecul /Mr. Ro0oto1. La standul t5rgului. vi(itatorii erau invitai ca. %n timp ce pro0au
locurile din main. s fredone(e ei %nii partitura cu a7utorul unui monitor pentru
AaraoAe. Ca urmare a aciunii lor. o0ineau ca suvenir un CD %nregistrat live.
,;,MPLG:
Pentru e!emplificarea aplica0ilitii conceptului de ar$itectura de evenimente am ales
un eveniment organi(at de ,vent Plus pe 1) octom0rie 2OOY la Palatul Regal. =ala
Cronului: X,!perience 1OX - 1O ani Impression 4rap$ics Romania Prin acest eveniment.
,vent Plus. o companie de event arc$itecture. a %nceput prin sta0ilirea XcoordonatelorX
evenimentului: memora0ilitate. unicitate i pu0licul int al evenimentului. %n ca(ul de
fa. FIP-uri. top management-ul companiilor partenere. X,!perience 1OX are la 0a(a cei
1O ani de pre(en pe piaa de producie pu0licitar a clientului i %nseamn construcia.
cu a7utorul a 1O resurse inedite. a unei atmosfere generatoare de impresii unice.
:ntreaga structura a evenimentului si-a propus XatingereaX tuturor simurilor. fie ca
vor0im de cel vi(ual. tactil. auditiv. gustativ sau olfactiv si XcreareaX de impresii.
action5nd intr-un tot unitar.
4sirea resurselor potrivite pentru eveniment este una dintre cele mai grele si. in
acelai timp. mai frumoase prti in designul unui eveniment. Resursele puse %n 7ocul
simurilor au fost repre(entate de performeri speciali(ai pe evenimente corporate si
componente a0solut inedite ce redefinesc am0iana. Multe dintre aceste resurse au fost
aduse in premiera in Romania de ctre ,vent Plus. special pentru acest eveniment.
Cele 1O XimpresiiX au fost repre(entate de:
37
1. invitatul special - Bean Irancois. > ,!treme art painter ?. mai e!act trendsetter-ul
care a introdus arta ZliveZ in evenimentele corporatiste prin reali(area in c5teva
minute de picturi de mari dimensiuni.
2. Iair3 Lig$t - un $appening aparin5nd coala de dans a lui Loie Iuller in care
artista folosete efecte de lumini. coregrafie si costume pentru a revela
auditoriului contemporan cei mai frumoi i rari fluturi.
". Li[uid Lig$t =$oQ. un program special creat de Ra3mond RaecA %mpreun cu
ec$ipa sa de FB 6video performance artist8 care a personali(at locaia conferindu-
i o imagine ineditT
&. Mood =[uad 6 o trup 0elgian de loungeD pop-7a(( 0and. care a asigurat
0acAground-ul mu(ical8.
'. ZCigar RollerZ. a creat tra0ucuri on the spot pentru invitai %n atmosfera unui /mini
atelier1 cu0ane(.
). =cent Mac$inesCM. cu a7utorul crora atmosfera s-a modificat semnificativ din
punct de vedere olfactiv pe parcursul evenimentului
+. Eptimusic Interactive 0ar. unde invitaii au putu comanda cocAtailurile 61O
cocAtailuri createDpersonali(ate special pentru acest eveniment8 prin
direcionarea unui laser ctre cocAtailul dorit
Y. elemente de scenografie - coloane de spande! 6special importate. ce au decorat
(ona de eveniment8
W. proiectul Colors #DF. un proiect inovator prin care s-a creat un %ntreg nou univers
de sunet i imagini
1O. un s$oQ de 0armani \ L,D 0ars.
Pentru ca audienta s recepione(e clar mesa7ul pe care dorim s-l transmitem este
nevoie nu numai de un concept creativ puternic. ci i de o declinare a temei unui
eveniment pana la nivelul celor mai mici detalii 6mu(ica. scenografie \ decor. catering.
performeri. efecte speciale. costume. etc8 0a(at pe un sistem raional care 7ustific de
fapt conceptul de la care se pornete. Importana unui eveniment a crui organi(are ine
cont de toate aceste lucruri consta %n e!ploatarea unei (one care permite crearea unui
univers e!perimental unic. atractiv. surprin(tor i memora0il pentru pu0lic. De aceea.
i %n Rom5nia. viitorul de(voltrii pieei de evenimente depinde %n mare msura at5t de
38
disponi0ilitatea i desc$iderea clienilor fa de acest mod de a vedea i a considera
lucrurile c5t i de e!istena unor specialiti 6ar$iteci ai evenimentelor8 care s cunoasc
i s opere(e cu conceptele despre care am vor0it la %nceput.
'. PBA@I+ICA?EA FI COMA@ICA?EA A@AI EEE@IME@T
,venimentele sunt proiecte: au un %nceput. un final i o mulime de pai
intermediari. de importan diferit. Cu a7utorul managementului de proiect acestea pot
fi organi(ate cu succes. indiferent c5t de comple!e sunt.
La fiecare proiect e!ist sarcini prev(ute cu %nceput i final i termene specifice.
Cermenele deose0it de importante sunt repre(entate de /0ornele Ailometrice1.
*a(a de pornire tre0uie s o constituie conceptul i calculaia costurilor. :n cadrul
acestora sunt descrise i enumerate toate pro0lemele. precum proceduri de invitare.
program. punere %n scen. cltorii. catering sau $oteluri.
Iiecare pas tre0uie ae(at %ntr-o ordine cronologic. Cea mai potrivit este
%ncadrarea %ntr-un flu! cronologic al desfurrii. care s %nceap cu startul i s se
%nc$eie cu un punct final 0ine definit. :ntre aceste momente tre0uie sta0ilite sarcinile
relevante. atri0uindu-li-se i interval de timp 6av5nd rol de /0orne Ailometrice18.
Ilu!ul general al desfurrii unui eveniment:
C@CEPATAB P?OIECTABAI Coman!a pentr concept
=#RCI2# 1 ela0orarea conceptului
=#RCI2# 2 pregtirea pre(entrii
C,RM,2GL # pro0a general %n agenie
C,RM,2GL * pre(entarea %n faa clientului
C,RM,2GL C re0riefingul
;O?@A JIBOMET?IC 1 ?epartizarea sarcinilor pe tipri !e activit/i
=#RCI2# " transpunerea %n practic
C,RM,2GL D discutarea aplicrii
C,RM,2GL , introducerea garaniei
=#RCI2# & edificarea i recepia
39
;O?@A JIBOMET?IC # Manifestaia
=#RCI2# ' demontarea i preluarea
=#RCI2# ) decontarea
+I@ABAB P?OIECTABAI Discia final/
'.1. I@+O?MA?EA FI DOCAME@TA?EA
Coate informaiile importante tre0uie s fie comunicate. =e %nt5mpl rar ca
informarea s fie a0undent i foarte des ca aceasta s fie deficitar. Comunicarea
tre0uie %neleas ca un proces permanent.
Mi7loace de informare:
Convor0irea telefonic
=crisoareaDfa!-ulDe-mail-ul
Conferina telefonic
Fideoconferina
:nt5lnirea
La convor0irile telefonice importante este 0ine s se fac %nsemnri su0 forma unor
documente.
La temele semnificative din punct de vedere comercial sau 7uridic ar tre0ui trimis o
not de informare. prin scrisoare sau fa!. participanilor relevani.
:n ca(ul e-mail-urilor. solicitai o confirmare virtual a citirii acestora.
Re(ultatul unei %nt5lniri de lucru ar tre0ui %nsemnat %ntr-un protocol. care s rm5n la
dispo(iia participanilor.
#tunci c5nd solicitai clientului s v acorde li0ertate de aciune. o0inei i o confirmare
scris a acesteia. %n special pentru proiecte tiprite. planuri i modificri ale costurilor.
Documentaia:
:nsemnrile su0 form de acte
Protocolul convor0irilor
40
#cordarea li0ertii de aciune
'.#. $TA;IBI?EA P?IO?ITKIBO?
2u toate sarcinile i termenele din cadrul unui proiect sunt la fel de importante i de
urgente. *ine%neles. c pentru a filtra nivelul de importan al punctelor din plan. este
necesar puin e!perien.
Pentru sta0ilirea prioritilor pot fi utili(ate fie clasificarea %n prioriti de la 1 la ' 6ori %n
pro0leme de importan redus. mi7locie sau mare8. fie aa-numita /regul a lui
,isen$oQer1. Potrivit acestei reguli. termenele i sarcinile se pot reduce la dou
categorii: /importante1 i /urgente1. precum i la negaiile acestora /neimportant1 i /care
mai poate fi am5nat1. Pornind de la acest principiu. se construiete o matrice simpl.
IMPO?TA@T @EIMPO?TA@T
A?<E@T La o sarcin sau la un termen
at5t important. c5t i urgent.
tre0uie reacionat personal
imediat.
E sarcin sau un termen nu sunt
importante. dar sunt urgente. #ici
tre0uie s se reacione(e din
motive legate de timp. dar acest
lucru poate fi reali(at i deleg5nd
pe cineva. E astfel de pro0lem
tre0uie ae(at pe locul al doilea.
dup prioritatea #.
MAI POATE +I
AML@AT
=arcinile i termenele sunt
importante. dar nu sunt urgente.
Re(olvarea poate i am5nat
sau delegat.
/Coul de gunoi1
Dac sarcinile i termenele nu sunt
nici importante. nici urgente. atunci
locul lor este %n sertarul de $5rtii.
#ceast clasificare. %ns. nu tre0uie privit static pentru %ntreaga durat a proiectului.
%ntruc5t categoriile de sarcini i termene. se modific pe parcursul desfurrii acestuia.
'.&. BI$TA DE EE?I+ICA?E
41
Cermenele i sarcinile tre0uie %nregistrate %ntr-o list de verificare.
Pot fi utili(ate sofQare-uri speciale pentru managementul proiectelor sau programe care
dispun de posi0ilitatea sortrii automate 6,!cel sau funcia ta0elar de a Lord8. #stfel.
la finalul ta0elului pot fi %nregistrate noile sarcini i termene. iar programul organi(ea(
din nou cronologic lista de verificare.
'.'. PBA@AB ?E<IMO?AB
Planul regi(oral descrie modul de desfurare al manifestaiei i conine indicaii
cu privire la aciunilor care vor avea loc. precum i interveniile necesare punerii %n
scen i organi(rii evenimentului.
:n planul regi(oral. tre0uie sta0ilite coloane separate pentru perioade de timp.
sarcini i mecanisme. Pentru ca planul s fie vi(i0il. se recomand s nu fie sta0ilite mai
multe coloane dec5t au loc pe o pagin format #& ae(at ori(ontal.
Pentru uurarea muncii. este indicat ca planul regi(oral s fie reali(at %ntr-un
program de procesare ta0elar. #ceast msur economisete timp. at5t la conceperea
planului. c5t i la reali(area modificrilor. care apar %ntotdeauna c$iar i %n ca(ul celei
mai 0une planificri.
'.(. $CE@A?IAB
Pentru oratori. moderatori i actori se recomand %ntocmirea unui scenariu e!act.
#cesta tre0uie s conin cele mai importante informaii cu privire la punerea %n scen.
prev(ute %n planul desfurrii. i te!tele moderatorilor. oratorilor i actorilor. #stfel.
pornind de la cuvinte c$eie. pot fi diri7ate %ndrumrile regi(orale. precum modificarea
iluminatului. folosirea mi7loacelor de comunicare sau a afielor.
(. P?I@CIPABEBE ?I$CA?I C@ O?<A@IMA?EA EEE@IME@TEBO?
(.1. $I<A?A@KA PA?TICIPA@KIBO?
42
La evenimente se reunesc oameni. #cest fapt presupune riscuri cu privire la
sosire. plecare sau locaie.
Pentru a-i prote7a pe eventualii participani. %n cele mai multe ri e!ist regulamente.
dispo(iii i legi. mai mult sau mai puin stricte. referitoare la e!ploatarea localurilor %n
care se desfoar %ntrunirile i manifestaiile. =igurana anga7ailor este reglementat
prin prevederile privind prevenirea accidentelor. C$iar dac %n Gniunea ,uropean se
duc tratative pentru o reglementare unitar. din pcate. aceasta nu e!ist %nc.
#tunci c5nd %ncepei s cutat locaia potrivit. prima %ntre0are pe care ar tre0ui s vi-o
punei este: Ce anume tre0uie avut %n vedere %n mod deose0it referitor la aspectele
legate de siguran9
:n ca( c se %nt5mpl ceva. se va anali(a imediat %n ce msur suntei responsa0il ca
organi(ator.
=pre e!emplu. %n 4ermania e!ist o ordonan cu privire la localurile-tip destinate
%ntrunirilor. %n #ustria e!ist legi cu privire la localurile %n care se organi(ea(
manifestaiile. #cestora li se adaug reglementrile corespun(toare pentru protecia
muncii i prevenirea accidentelor.
:n Rom5nia este aplica0il Legea nr. )OD1WW1 privind organi(area i desfurarea
adunrilor pu0lice. :n cuprinsul acestei legi sunt sta0ilite o0ligaiile organi(atorilor la
adunrile pu0lice 6art. 128:
Ergani(atorii adunrilor pu0lice sunt o0ligai:
a8 s %nregistre(e declaraiile de desfurare a adunrilor pu0lice la unitile de
7andarmi competente teritorial. cu cel puin &Y de ore %nainteT
08 s sta0ileasc persoanele responsa0ile pentru conducerea adunrilor pu0liceT
c8 s asigure un dispo(itiv propriu de ordine format din personal purt5nd %nsemne
distinctive. sta0ilite %mpreun cu comandantul unitii de 7andarmi care asigur msurile
de ordine pu0licT
d8 s delimite(e spaiul de desfurare a adunrilor pu0lice prin semne distinctive i
vi(i0ile. iar c5nd acestea se desfoar %n deplasare. s ia msuri pentru limitarea
spaiului de circulaie ocupatT
43
e8 s ac$ite anticipat. pe 0a( de devi( i factur. contravaloarea serviciilor i a
amena7rilor solicitate consiliilor locale pentru desfurarea normal a adunrilor
pu0liceT
f8 s sta0ileasc traseele de afluire i defluire a participanilor i s ia msuri ca
ocuparea spaiilor destinate desfurrii adunrilor pu0lice s ai0 loc cu puin timp
%nainte de ora %nceperii activitilor. iar prsirea lor s se fac imediat dup ora limita
sta0ilitT
g8 s ia msuri pentru inter(icerea participrii la adunrile pu0lice a persoanelor care au
asupra lor 0uturi alcoolice sau care se afla su0 influenta acestoraT
$8 s ia msuri pentru %ndeprtarea participanilor care. prin modul de manifestare.
tul0ur ordinea i linitea pu0lic. iar c5nd acetia nu se supun. s %i semnale(e
organelor de poliieT
i8 s %ntrerup imediat adunarea pu0lic atunci c5nd constat c au intervenit fapte de
natura celor prev(ute la art. 2 6care st5n7enesc folosirea normala a drumurilor pu0lice.
a transportului %n comun. cu e!cepia celor autori(ate. funcionarea instituiilor pu0lice
sau private. a celor de %nvm5nt. cultur i sntate. a unitilor economice ori care
degenerea( %n aciuni tur0ulente de natur a pune %n prime7die ordinea i linitea
pu0lic. sigurana persoanelor. integritatea corporala. viaa sau 0unurile acestora ori ale
domeniului pu0lic. care sunt continuate dup ora 2".OO8 T dup resta0ilirea ordinii.
adunarea pu0lica poate continua %n limita timpului iniial apro0atT
78 s inter(ic participarea la adunrile pu0lice a persoanelor care au asupra lor arme de
orice fel.
materiale e!plo(ive sau incendiare. su0stane iritant lacrimogene sau cu efect
parali(ant. dispo(itive pentru ocuri electrice ori alte o0iecte ce pot fi folosite pentru
aciuni violente sau de tul0urare a desfurrii normale a acestora.
Conform instruciunilor privind sigurana. %n spaiile %nc$ise tre0uie avute %n
vedere aspecte precum:
Cile de salvare
Cile de evacuare
Iluminatul %n ca( de nevoie
Ieirile de evacuare tre0uie s fie desc$ise
44
Protecia contra incendiilor
Capacitatea de %ncrcare a podelelor i estradelor
=igurana ec$ipamentelor transportate 6difu(oare. reflectoare etc.8
Pre(ena personalului calificat 6maistru al salii. al scenei8
*. ;A<ETAB A@AI EEE@IME@T
Ir un calcul temeinic al costurilor. nici cea mai 0un idee nu se poate
transforma intr-un eveniment de succes.
Calculaia costurilor se face %n trei pai:
Pre-calculaia
Calculaia intermediar
Calculaia ulterioar
Pre3calclaia
#ceasta a7ut la sta0ilirea cu precauie a costurilor unui proiect i la definirea
0ugetului %n fa(a concepiei. ,ste indispensa0il pentru sta0ilirea preurilor la %ntocmirea
ofertei i ca fundament al deci(iei.
=ta0ilirea costurilor. %ntr-o etap preliminar. la modul general. din valori
empirice. repre(int o estimare a costurilor. #ceasta nu are caracter o0ligatoriu i
tre0uie %m0untit printr-un calcul detaliat %nainte de demararea proiectului.
Calclaia interme!iara
#ceasta poate avea loc continuu sau la anumite termene sta0ilite inaintea
evenimentului. In ciuda e!perienei i riguro(itii. %n practic nu e!ist nici un 0uget
care s rm5n %n detaliu aa cum a fost calculat iniial. #desea se adaug servicii
suplimentare. e!ist incidente neo0inuite i neprev(ute. :n ciuda celei mai atente
planificri. se poate %nt5mpla ca un 0uget s nu fie respectat. De aceea. tre0uie s
planificai din timp clientului creterile costurilor. iar acesta tre0uie s-i dea acordul %n
privina lor i s le valide(e.
Calclaia lterioar/
45
=e face a0ia dup ce evenimentul a avut loc. #ceasta evidenia( succesul sau
insuccesul economic al evenimentului.
*.1. C9t cost/ n eveniment=
Iiecare eveniment are costurile sale specifice.
Diferite tipri !e costri:
Ta8a !e consiliere P pentru prestaiile lor nemi7locite. precum concepie i
transpunere %n practic. ageniile primesc un onorariu.
Costrile !e pro!cie P sunt costuri care apar la eveniment pentru serviciile
proprii. Dintre ele fac parte costurile directe. cele de personal i costurile indirecte.
C$eltuielile cu personalul au dimensiuni diferite. %ntruc5t fiecare anga7at participant
cost diferit. Costurile unitare directe sunt costuri pentru prestaii directe. care apar
e!clusiv cu oca(ia evenimentului. ,le sunt costuri pentru transport sau pentru
ac$i(iionarea de aparate speciale sau o0iecte. necesare doar pentru acest eveniment.
Costurile indirecte sunt repre(entate de c$irii pentru sedii. asigurri generale. costuri cu
telefonul i comunicaiile.
Costri nitare pentr serviciile e8terne P sunt costuri ale cror prestri nu
sunt reali(ate i nici calculate de ctre organi(ator 6agenie8. Din acestea fac parte
costurile cu locaia. scena. sonori(area. lumini. efecte 6laser. artificii8. te$nica proieciei.
c$eltuielile cu artitii. catering. securitate. asigurri. documentaia etc. Prestatorul de
serviciu tre0uie informat cu privire la toate detaliile de care are nevoie pentru calculaia
sa 6informaii cu privire la timp. la cantiti8.
La aceste costuri se adaug i adaosul datorat profitului.
A"a!ar1 pentr client1 prel !e ofert/ se compne !in: costri !e pro!cie
0costri nitare c privire la personal "i c privire la ac:iziiile !irecte21 costri
in!irecte1 a!aos !atorat profitli1 costri pentr serviciile e8ternalizate "i ta8a !e
4consiliere7.
Din ofert fac parte i condiiile de plat. :n general. pentru agenii. deconturile
nemi7locite se fac imediat dup proiect. Cermenele de plat %ndelungate nu constituie o
o0inuin.
Gn 0uget 6sau o ofert8 ar tre0ui s fie constituit din urmtoarele po(iii:
46
=erviciile ageniei sau serviciile proprii
=erviciile e!ternali(ate. eventual ta!a de /consiliere1
#lte costuri. precum costurile cu finanarea
,ventual impo(itul pe cifra de afaceri a serviciilor ageniei sau a serviciilor proprii
Condiii de plat
Cot mai multe firme sunt interesate s-i cofinane(e parial sau total evenimentele prin
c5tiguri o0inute din 0iletele de intrare i din sponsori(ri.
,. EEABAA?EA EEE@IME@TABAI
Din pcate. e!ist %nc puine metode convingtoare pentru msurarea sau
controlul succesului. Pro0lema const %n alegea metodei. Parametrii pur operativi din
domeniul organi(rii evenimentelor. precum c$estionarea participanilor prin %ntre0ri de
tipul /#i fost mulumit de organi(area evenimentului91. sunt insuficieni.
Jelurile cantitative. precum atingerea unor cifre de vi(itatori. contactele sta0ilite
la distane accesi0ile. generarea de adrese sau lic$idarea de stocuri se pot controla
relativ uor. dac anterior au fost sta0ilite o0iective realiste. Multe evenimente au %ns
eluri /a0stracte1. Cum se poate msura motivarea9
Indiferent de modul %n care dorii s msurai i s apreciai succesul
evenimentului. tre0uie definite %n preala0il eluri realiste i clare.
Ce se msoar9
Cre0uie definite o0iectivele cantitative i calitative legate de comunicare.
Cine msoar9
Cre0uie v(ut dac e!ist capacitile. metodele i competena necesare reali(rii i
apoi anali(rii unei evaluri. :n ca(ul %n care acestea lipsesc. tre0uie solicitat
consilierea unui institut pentru studiul pieei.
C5nd se msoar9
,ste suficient o c$estionare la sf5ritul evenimentului sau la standul t5rgului9 C5nd
este momentul potrivit pentru c$estionare9 Poate fi util ca. %naintea evenimentului s se
sta0ileasc. cu a7utorul interviurilor i al grupurilor-int alctuite din potenialii
47
participani. nite parametrii care s furni(e(e %n mod real posi0ilitile de comparaie
pentru c$estionarea de mai t5r(iu.
Cum se msoar9
C$estionarea poate fi %ntreprins cu a7utorul interviurilor live sau al celor telefonice. Din
e!perien. %n aceste ca(uri cota rspunderii este ridicat. C$estionarele trimise prin
pot. %n special cele a cror completare necesit mai mult de 1' minute. sunt.
dimpotriv. mai puin acceptate. Dac grupul int este conectat prin Intranet sau prin
Internet. c$estionarea se poate desfura on-line. :n astfel de situaii. cota rspunsurilor
este ridicat. dar. de asemenea. ar tre0ui avut %n vedere faptul ca participanii s nu
piard mai mult de 1' minute cu completarea lor.
C$estionarele tre0uie s fie formulate clar i s fie %ntocmite sistematic. Ca stimulent al
motivrii. se recomand sta0ilirea unui premiu. care s fie ulterior la sori.
Cum se aprecia(9
Dup evaluarea pur statistic. re(ultatele tre0uie prelucrate i interpretate corect.
;I;BIO<?A+IE:
1. *oQdin. 4lenn. #.B.. #llen. Bo$nn3. EZCoole. Rarris. Ro0ert. McDonnell. Ian.
vents Management. *utterQort$-Reinemann Pu0lications. E!ford. G. ].. 2OO)
2. 4et(. Donald. vent !tudies" #heor$% &esearch and 'olic$ for 'lanned vents.
*utterQort$-Reinemann Pu0lications. E!ford. G.].. 2OO+
". Passing$am. =ara$. (rganising Local vents. C$e Director3 of social C$ange.
London. 1WW"
&. =c$^fer-Me$di. =tep$an. (rgani)area evenimentelor. ,d. #ll. *ucureti. 2OOY
48