Unidad 3.

Proceso de Auditora

Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a
la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear,
adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.


MEMORANDO

FECHA: Mayo 25 de 2014

EMPRESA: LA POLAR LTDA
Direccin: Calle 8 08 Barrio la Floresta / Orito - Putumayo
DE: Equipo Auditor rea Gerencia de Calidad
PARA: Coordinacin Laboratorio de Ensayos e Investigacin


REF: Auditoria Proceso De Transferencias Documentales

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad
realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mencin en el alcance de
este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos y
procedimientos inherentes a la prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos
consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita ser
realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por
el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigacin, El Coordinador de Anlisis y Ensayos y
los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoqumico, el da 31 de Mayo del presente ao, con una
duracin de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigacin y Ensayos. Adjunto lista de
Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestin. En caso
de tener alguna observacin o aclaracin a la presente comunicacin, por favor comunicarla al lder
del grupo auditor, antes del 30 de Mayo de 2014. Para la reunin inicial le pido el favor de disponer
de la documentacin, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su rea, adems de
disponer de los equipos de proteccin personal necesarios. La informacin que se conozca por la
ejecucin de esta auditoria ser tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe
de la auditoria y su comunicacin sern en espaol.

Atentamente,
Gerencia de Calidad.


REUNION DE APERTURA

Reunin de apertura 31 de Mayo de 2014 Hora 7:45 am
Reunin de cierre 31 de Mayo de 2014 Hora 4:30 pm
Representante De
Calidad:
Ing. Fernando Orbes
Auditor Lder: Ing. Francisco Pardo
Equipo Auditor:
Laura Padilla
Karen Marcillo



OBJETIVO
Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo
con el programa de Sistema de Gestin de Calidad de LA
POLA LTDA, en los procedimientos de prestacin de
servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos.

ALCANCE
Verificar la prestacin de los servicios del laboratorio de
Ensayos e investigacin del departamento Aseguramiento de
la Calidad de la empresa LA POLAR LTDA

CRITERIO SGC de MRC
Poltica de Gestin Financiera.
Poltica de Logstica y Servicio al Cliente
Manual de Procedimientos
Polticas Corporativa de MRC
Norma ISO 9001:2008
Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002
Versin Junio de 2013
Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-
002
Manual de Documentos de Retencin y Archivo del
Laboratorio de Ensayos M-DR-005
Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03
Versin Junio de 2013
Manual de Calidad M-AM-001, Versin 00 de Junio 15 de
2013
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA
NOMBRE Y APELLIDOS

CARGO FIRMA
Ing. Fernando Orbes Representante de calidad
Ing. Francisco Pardo Auditor lder
Laura Padilla Equipo auditor
Karen Marcillo Equipo auditor







b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

N Documento revisado Observaciones del documento
1
Poltica de Logstica y
Servicio al Cliente
ltima actualizacin 23 de julio
2013
2
Poltica de Gestin
Financiera
ltima actualizacin 5 de enero 2013

Instructivos de desarrollo de
Ensayos de laboratorio
I-EL-002
Carpetas de Protocolos e Instructivos
3
Manual de Procedimientos.
Cap. Compras y Logstica.
ltima actualizacin 9 de febrero 2014

Manual de Procedimientos de
Laboratorio
M-PC-002
Versin Marzo de 2014

Manual de Documentos de
Retencin y Archivo del
Laboratorio de Ensayos
M-DR-005
Libros de registro de muestras
Manual de Calidad M-AM-001 Versin Marzo de 2014

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de
comunicacin que usar durante la auditora.

RTA/

El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de direccin y a la alta
gerencia sobre la eficacia de la gobernanza, la gestin de los riesgos y el control.
Para desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estndares de
comunicacin y usa esta habilidad para establecer relaciones con una gama
amplia de partes interesadas a desarrollar.

d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de
recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo:
lista de Chequeo).

RTA/

LISTA DE CHEQUEO CUMPLIMIENTO
SI NO
Manual de Calidad (Documentacin nivel I) X
Procedimientos operativos (Documentacin nivel II) X
Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentacin
nivel III)
X
Formatos y registros (Documentacin de nivel IV) X
Documentacin completa X
Estn Identificados Los Planes De Trabajo X


Esta Evidenciada Documentada Del Contrato X
Horario de apertura del servicio. X
Sealizacin y exhibicin del proceso a auditar en
lugar visible.
X
Tiempos de atencin paso a paso dentro del
proceso.
X

e. Generacin de hallazgos de auditora:

Fecha: 27 de Mayo de 2014 Auditor(es): Oficina asesora de Control interno.
Proceso auditado: Compras Auditado(s): Superintendencia de Logstica.
N
Evidencia de
auditora
Criterios de la
auditora
Hallazgos de la
auditora
C NCM NCm
1
Procedimientos de
costos en
materiales en
bodega y stand-by
poltica de
gestin financiera
Falta agregar
implementacin de
procedimiento para
costos en materiales de
bodega y stand-by.
X
2
formato nico de
despachos, Manual
de procedimientos
Cap. Compras y
logstica
No se tiene en cuenta el
formato nico de
despachos y recibo de
mercanca en el
procedimiento.
X
3
Cambios
organizacionales
Poltica de
logstica y
servicio al cliente
Falta actualizacin de la
poltica de logstica,
cuya ltima
actualizacin fue el 18
de julio 2011 y no se
han agregado los
cambios
organizacionales del
ao 2012.
X
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un
procedimiento para el manejo de protocolos de anlisis y entregas de
resultados.
Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de resultado
en uno solo.
Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y anlisis de
muestras.
Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de muestras.
Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de anlisis.


Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio
de investigacin y ensayos que permitan generar actividades de
seguimiento, medicin, anlisis y mejora.
Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfaccin de los mismos.

g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).

REUNION DE CIERRE

Reunin de apertura 31 de Mayo de 2014 Hora 7:45 am
Reunin de cierre 31 de Mayo de 2014 Hora 4:30 pm
Representante De
Calidad:
Ing. Fernando Orbes
Auditor Lder: Ing. Francisco Pardo
Equipo Auditor:
Laura Padilla
Karen Marcillo



OBJETIVO
Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con
el programa de Sistema de Gestin de Calidad de LA POLAR
LTDA, en los procedimientos de prestacin de servicios del
Laboratorio de Investigacin y Ensayos.

ALCANCE
Verificar la prestacin de los servicios del laboratorio de Ensayos
e investigacin del departamento Aseguramiento de la Calidad de
la empresa LA POLAR LTDA

CRITERIO SGC de MRC
Poltica de Gestin Financiera.
Poltica de Logstica y Servicio al Cliente
Manual de Procedimientos
Polticas Corporativa de MRC
Norma ISO 9001:2008
Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versin
Junio de 2013
Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002
Manual de Documentos de Retencin y Archivo del
Laboratorio de Ensayos M-DR-005
Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versin
Junio de 2013
Manual de Calidad M-AM-001, Versin 00 de Junio 15 de
2013
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA
NOMBRE Y APELLIDOS

CARGO FIRMA
Ing. Fernando Orbes Representante de calidad


Ing. Francisco Pardo Auditor lder
Laura Padilla Equipo auditor
Karen Marcillo Equipo auditor
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE
NOMBRE Y APELLIDOS

CARGO FIRMA
Ing. Fernando Orbes Representante de calidad
Ing. Francisco Pardo Auditor lder
Laura Padilla Equipo auditor
Karen Marcillo Equipo auditor

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la
supervisin de actividades de una funcin las cuales arrojen resultados
para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los
indicadores establecidos dentro de una organizacin.

Auditora interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o
incumplimientos en el SGC de una compaa y en cada uno de los
procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de
mejora continua).

La auditoras internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC
y para obtener resultados exitosos en la implantacin del SGC, se debe
tener un buen procedimiento para la realizacin de las mismas y contar con
una frecuencia adecuada durante el ao para la revisin de todos sus
procesos, garantizando as la calidad de la labor que desempea en su
campo econmico.


Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la
plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad De la
auditora interna al proceso organizacional.

No olvide realizar el aporte al foro temtico, la actividad interactiva y la evaluacin
de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades / Actividades
unidad 3.

Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.




Criterios de evaluacin
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentacin de
observaciones, objetivos, memorandos y revisin documental dentro de un
proceso de auditora de calidad.
Define las tcnicas de comunicacin, recoleccin, verificacin de informacin y
obtencin de evidencias de la auditora.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.