Objetivo

Integrar, de manera ordenada y automatizada, la

mayora de procesos inmersos dentro del quehacer
universitario, con la finalidad de que la informacin
fluya por todas las dependencias eliminando las
barreras interdepartamentales y de esta manera
incrementar la calidad de nuestros servicios.
PROYECTO ESTADO

SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADO (ERP)
1 MODULO DE GESTION ACADEMICA PRODUCCION
2 MODULO DE GESTION PRESUPUESTARIA PRODUCCION
3 MODULO DE ADQUISICIONES PRODUCCION
4 MODULO DE GESTION BIBLIOTECARIA PRODUCCION
5 MODULO DE RECURSOS HUMANOS PRODUCCION
6 MODULO DE EVALUACION INTEGRAL UNIVERSITARIO PRODUCCION
7 MODULO DE GESTION EN LAS RECAUDACIONES ARANCELARIAS PRODUCCION
8 MODULO DE AUDITORIA DE BASES DE DATOS PRODUCCION
9 MODULO DE SEGURIDADES PRODUCCION
10 MODULO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
11 SUBMODULO DE GESTION MEDICA PRODUCCION
12 SUBMODULO DE GESTION ODONTOLOGICA PRODUCCION
13 SUBMODULO DE LABORATORIO CLINICO PRODUCCION
14 MODULO DE ACTIVOS FIJOS PRODUCCION
15 MODULO DE INVENTARIOS PRODUCCION
16 MODULO DE GESTION DE CLIENTES FASE FINAL
17 MODULO DE TESORERIA Y BANCOS FASE FINAL
18 MODULO DE ANEXOS DEL SRI FASE FINAL
19 MODULO DE PLANEAMIENTO Y EVALUACION INTEGRAL PRODUCCION
20 MODULO DE GESTION DE ORGANOS COLEGIADOS Y NORMATIVA UNIVERSITARIA FASE FINAL
21 MODULO DE VINCULACION CON LA COLECTIVIDAD PRODUCCION
22 MODULO DE GESTION DE VEHICULOS FASE FINAL
23 MODULO DE GESTION DE PROVEEDORES DESARROLLO
24 MODULO DE CONTABILIDAD GERENCIAL DESARROLLO
25 MODULO DE INVENTARIO DE HARDWARE Y SOFTWARE DESARROLLO
26 MODULO DE COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES DESARROLLO
27 MODULO DE NOMINA DESARROLLO
28 MODULO DE RESERVACIONES Y PRESTAMOS DE EQUIPO INFORMATICO DESARROLLO
29 Mdulo de Gestin Mdico-Ocupacional NUEVO
30 Mdulo de Gestin de Proyectos de Investigacin (CUYCIT) NUEVO
31 Mdulo de Adquisiciones de Bibliografa NUEVO
32 Mdulo de Control de asistencia de personal NUEVO
33 Mdulo de Evaluacin de talento humano por competencias NUEVO
34 Mdulo de Gestin de Instituto de Educacin Fsica NUEVO
35 Mdulo de Gestin de Internacionalizacin NUEVO
Automatizacin de la planificacin
estratgica, a travs del Cuadro de Mando
Integral que permite el control y seguimiento
eficientes de acciones estratgicas,
optimizando la gestin administrativa
financiera y acadmica, con una relacin
integral entre planificacin y presupuesto.
PROCESO PLANEAMIENTO
ESTRATEGICO
PEDI UTN
PEDI Facultades y
Departamentos
PEDI Carreras
POA Facultades y
Departamentos
POA Carreras
varios
varios
varios
varios
PEDI UTN
PEDI Carreras
varios
Objetivos
Estratgicos UTN
varios
Ejes Estratgicos FODA
UTN
Acciones
Estratgicos
UTN
varios
Indicadores
Meta
Acciones
Estratgicos
Facultades y
Departamentos
varios
Indicadores
Meta
Acciones
Estratgicos
Carreras
varios
Indicadores
Meta
PEDI Facultades
y Departamentos
varios
Objetivos
Estratgicos Carreras
varios
FODA
Carreras
varios
Objetivos
Estratgicos
Facultades y
Departamentos
varios
FODA
Facultad y
Departamentos
varios
PROCESO PEDI
Acciones Estratgicos
Facultades y
Departamentos
Acciones Estratgicos
Carreras
Proyectos
Facultades y
Departamentos
varios
Actividades
Facultades y
Departamentos
varios
Indicadores
Meta
varios
Actividades
Carreras
varios
Indicadores
Meta
PROCESO POA
Actividades
Facultades y
Departamentos
Actividades
Carreras
Recursos
varios
Recursos
varios
Presupuesto
varios
E-sigef
Presupuesto
varios
E-sigef
PAC
varios
Portal de
Compras
Pblicas
PAC
varios
Portal de
Compras
Pblicas
INTEGRACION PRESUPUESTARIA
ERP- Mdulo Presupuesto
Se encargar de gestionar sistemticamente los procesos
presupuestarios: formulacin, elaboracin, control ,
seguimiento y evaluacin al presupuesto universitario.

Seguimiento Presupuestario
Elaboracion y
Aprobacion de la
Proforma Proforma
Presupuestaria
Presupuesto
Aprobado
Control de
Ejecucin
Presupuestaria
CONTROL DE
FLUJO DE
APROBACIN
Estadsticas e
Informacin
Gerencial.
Reformas
Presupuestaria
Evaluacin
Presupuestaria
Integracin con
Sistema del
Gobierno.
Ingreso de
Requerimientos
Planificacion de Partidas
de Gasto
Presupuesto

Adquisiciones

ESIGEF

Tesorera
Mdulo de Gestin
CLIENTES POR
CENTROS
Reduccin del tiempo en la Elaboracin de la Proforma
Presupuestaria.
Control presupuestario de forma mensual.
Incrementan la participacin de las unidades acadmicas y
administrativas en el seguimiento del presupuesto.
Seguimiento del Presupuesto por Centro de Costo.
Evaluacin del presupuesto Universitario
Gestionar los procesos
relacionados con la
definicin de la
adquisicin de bienes.
MADQ brinda funcionalidades
completas de administracin
de compras, que ayudan a
optimizar y racionalizar el
proceso completo de compras.
Orden de Compra
Plan de Compras
Solicitud de Compra
Consolidar
Compras
Seguimiento de Compra
Organizar Compras
Administrar Compras
Usuarios MADQ Sistemas Externos
Presupuesto

Adquisiciones

Inventario y
Activos Fijos

SNCP

Cuentas por
Pagar
Datos
Datos
Simplificacin de tareas asociadas al procedimiento de
compra.
Se reduce el tiempo que debe transcurrir en el proceso de
adquisicin.
Ahorro en gastos que se incurra al realizar compras por
separado.
Modernizar y simplificar el proceso de adquisicin
impulsando la adopcin de nuevas tecnologas.
Compras garantizadas.
Permite un correcto control y gestin de los
productos sean estos materia prima, en proceso o
terminados.
Mejora los procesos de control y almacenamiento
en las bodegas a travs del empleo de lector de
cdigo de barra, sabemos que el mantener un
inventario, significa organizacin y se busca la
optimizacin con los datos en la actualidad.
Contabilidad

Adquisiciones

Inventario y
Activos Fijos

Cuentas por
Pagar
Presupuesto

Gestin de
Clientes de CC
Informacin
Esta herramienta permite administrar el inventario,
mejorando los niveles de los mismos de acuerdo con la
rotacin que tengan en cada cc.
Informacin exacta y precisa en cualquier momento, durante
el proceso de inventario: Informacin en tiempo real.
Ahorro y reduccin de tiempo y costos, durante el proceso de
inventario.
Agilizacin en el proceso de inventario: Evitando el traslado
de grandes volmenes de documentacin para realizar dicho
proceso
Eficiencia, reduciendo los errores durante el proceso, ya sea
por datos errneos o datos perdidos.
Se encargar de controlar y gestionar todo el
ciclo de vida de los activos fijos (desde la
adquisicin hasta la baja) para sacar el
mximo partido del valor de las inversiones.

SEGUMIENTO CICLO DEL VIDA DEL ACTIVO FIJO

Presupuesto


Adquisiciones

Inventario y
Activos Fijos

Cuentas por
Pagar

Contabilidad

Optimizacin de la administracin de los Activos Fijos
Catlogo nico de Activos Fijos.
Recepcin rpida y ordenada.
Automatizacin de los Traslados, Auditorias, Desincorporacin.
Clasificacin de activos fijos por Ubicacin Fsica, Responsable y
Centros de Costos, etc.
Valorizacin real.
Precisin de los clculos contables.
Fcil manejo del historial de los activos fijos.
Consultas inteligentes de Activos Fijos (Ej: Qu Existe?,Dnde
Est?, Valor Actual?, Cmo se Encuentra?).
El mdulo MCP se encargar de tratar los
procesos relacionados con la Gestin de
Proveedores en lo referente a la facturacin
tanto de productos y/o servicios as como
tambin la automatizacin de las Cuentas por
Pagar a Proveedores de la Universidad
Tcnica del Norte.
Simplificacin de tareas asociadas al procedimiento de
generar las cuentas por pagar.
Se reduce el riesgo de corrupcin al registrar todos los
movimientos del proceso de pagos.
Ahorro en tiempo y dinero al formar parte de un sistema
completamente personalizado para uso de la universidad
desarrollado por talento humano de la misma.
Modernizar y simplificar los procesos impulsando la
adopcin de nuevas tecnologas.
Cuentas claras.

Adquisiciones
Obtener informacin
de orden de compra
Paso -1-
Sistema
Registra el Monto de la
orden Compra
Paso -2-
Genera anticipo al
Proveedor
Paso -3-
Inventario
Comprobar la
entrega de productos
especificados en la
orden de compra
Paso -4-
Sistema
Registra Notas de
Crdito o Dbito segn
corresponda
Paso -5-
Verificar
cumplimiento
Cuentas por Pagar
Generar la Cuenta por
Pagar
Paso -7-
Registrar la forma de
Pago:
-Cheque
- Transaccin
- Tarjeta de Crdito, etc
Paso -8-
Calcular Retenciones al
IVA y a la Base
Imponible
Paso -6-
Consultar la Cartera de
cada uno de los
Proveedores
Paso -9-
Sistema De Gestin ERP - UTN (Mdulo de Gestin
de Clientes de Centros de Costo) se encargar de el
registro de la facturacin tanto de productos y/o
servicios con las correspondientes retenciones para
poder realizar as los debidos anexos al SRI; esta
solucin servir para cada uno de los almacenes y
puntos de venta que lo requieran de manera que se
manejen a clientes internos y externos

Registrar el
producto
mediante el
lector de barras
o manualmente
Registrar la
forma de
pago
Clculo de
Impuestos
por tem
FACTURACIN DE VENTAS
Verificar
Disponibilidad
de productos y/o
servicios
Impresin del
Comprobante
de Venta
C
r

d
i
t
o


C
o
n
t
a
d
o


Generar Cuenta
Por Cobrar
Emitir
Comprobante de
Venta


I
n
f
o
r
m
a
c
i

n



Datos
Datos

Informacin
Disminucin del tiempo en ciertos procesos: - Ingreso de Informacin
- Generacin de Reportes - Contabilizacin de Comprobantes de Venta
Eficacia y seguridad en el intercambio de informacin
Agilidad en el proceso de cobranza
Disminucin de errores en la impresin y entrega de documentos
Rapidez en las devoluciones de productos por errores o prdidas
Mejor servicio de respuesta de consultas sobre facturacin
Seguridad de que todos los comprobantes de venta se generan con
los datos adecuados
Ayuda en la conciliacin contable dada su integracin automtica
Flexibilidad en la forma de pago de los Comprobantes de Venta
Manejo de Cajeros por Usuarios dependiendo de cada almacn
Adaptable a cualquier almacn o punto de venta
Garantizar que los
compromisos de
pago adquiridos
sean cubiertos en
forma segura y a
tiempo a los
proveedores o
prestadores de
servicios.
Proyectar los
ingresos y
egresos de la
Institucin en
perodos cortos
y medios.
Obtener la
informacin de la
CxP
Registro del pago
Registro de Saldos
iniciales
Flujo de caja
Carga de estado
de cuentas de IF.
Conciliacin
Bancaria
Tesorera, Movimientos Bancarios
Tesorera

Instituciones
Bancarias

Informacin
Pagos
Cuentas por
Pagar
Bancos

Reporte
transacciones
I
n
f
o
r
m
a
c
i

n

Cuentas
Bancarias
Facilita la generacin del resumen de pagos.
Manejo de los movimientos de saldos de Tesorera para
racionalizar los gastos financieros del presupuesto y velar
por la maximizacin de los recursos.
Dotar de informacin dentro de sta rea, al nivel superior
en el proceso de toma de decisiones.
Presentar la declaracin de bienes y
servicios ante el Servicio de Rentas
Internas (SRI).
Extraccin
informacin
Validacin
informacin
tributaria.
Generar archivo
XML
Declaracin de Impuestos
Anexos SRI

Cuentas por
Pagar
Informacin
Gestin de
Clientes
Ahorro en tiempo.
Estar al da con el Servicio de Rentas Internas.
Creacin de informes gerenciales
Sistema externo
Dependencia del proveedor
Doble digitacin
Dificultades para seguimiento de transacciones
Limitaciones de seguridad
Falta de informacin oportuna

Administracin del Plan de cuentas

Cdigos transaccionales

Registro de asientos contables tanto manuales y/o
automticos

Flujo de asientos (autorizacin / cancelacin)
Mayorizacin

Plantillas Contables.
Facturacin
CxP
Activos Fijos
Matrculas
Almacn Univ.
Venta Especies
Pago Luz
Pago
Comunicaciones
Proveedores
Compra
Transferencias
Depreciaciones
XXXXXX DR
YYYYYY CR
XXXXXX DR
ZZZZZZZZ CR
AAAAAA DR
BBBBBB CR
Plantillas
Contables
Seguimiento del origen de las transacciones (Traking)
Facilitar el costeo basado en actividades

Reportes
Gerenciales
Parametrizables

Anlisis presupuestario
Comparacin de lo ejecutado Vs presupuestado


Optimizacin de recursos
Soporte permanente y oportuno
Herramienta de apoyo.

Automatizacin de los procesos.
Mejoramiento de la gestin universitaria.
La Universidad no puede seguir realizando
tareas que no le generen valor.
Mayor precisin en la determinacin de los
costos.

Cumplimiento de objetivos y metas
institucionales en coordinacin con el
presupuesto asignado.
Reducir Costos por actividades y procesos
que no crean valor.
Mejorar Procesos.
Identifica y precisa los costos de cada
actividad.


Mejor control del uso de los recursos.
Posibilidad de tomar decisiones con
informacin ms exacta.
Descubrir las fallas en las asignaciones de
recursos, por lo tanto, de costos.


PROBLEMAS, CONTRATIEMPOS,
CONSECUENCIAS Y SOLUCIONES
Preguntas