PLAN DE PREPARACIN FRENTE AL RIESGO DE UNA PANDEMIA DE INFLUENZA

AVIAR DEL SISTEMA DE NACIONES UNIDAS CON SEDE EN COLOMBIA

GUIA PARA LA ELABORACIN DE PLANES DE CONTINGENCIA FRENTE AL
RIESGO DE UNA PANDEMIA DE INFLUENZA AVIAR
1


Los lineamientos descritos en esta gua son una herramienta de orientacin que ofrece
OPS/OMS para la definicin y desarrollo de planes de contingencia que documentarn
las agencias del SNU en Colombia, como parte de la preparacin frente a una amenaza
de pandemia de influenza aviar. Estos lineamientos generales pueden tomarse como
base para la elaboracin de planes acondicionados a cada una de las agencias.

1. Plan de Contingencia:

Identifica y define las acciones administrativas y tcnicas que se han de implementar en
las agencias ante una situacin inusual que puede alterar su funcionamiento normal; en
este caso, el evento a prever es una pandemia de influenza. Los objetivos principales del
plan de contingencia se enmarcan en el Plan de Preparacin frente al riesgo de
pandemia de influenza aviar principalmente para asegurar la salud de todas y todos los
funcionarios, garantizar el flujo de operaciones para no cerrar las agencias y continuar
ofreciendo el apoyo al pas.

Ante un evento adverso como una pandemia de influenza
2
, Est la agencia preparada?
Saben los funcionarios como actuar en cada fase progresiva de pandemia definidas por
OMS? Existe un documento formalizado y conocido por todos los funcionarios en donde
sepan qu hacer y cmo hacerlo si se confirma la presencia del virus de gripa aviar en
Colombia?

La definicin e implementacin de un plan de contingencia aumenta los niveles de
seguridad y disminuye la incertidumbre y ambigedad en las labores efectuadas por los
funcionarios de las agencias. El plan de contingencia es una estrategia que si est bien
definida garantiza el compromiso por parte de los funcionarios

2. Caractersticas del Plan de Contingencia:

Es necesario documentar el plan, cuyo contenido mnimo podr ser
3
:










1
Elabor: Lucy Arciniegas Milln; Revis: Martha Idal Saboy
2
Definida segn el Plan de Preparacin frente al riesgo de una pandemia de influenza aviar, como un brote
mundial de virus de influenza A que se presenta en humanos propagndose de persona a persona. Cuando
aparece una nueva cepa de un virus de influenza que se adapta al humano siendo capaz de transmitirse entre
ellos la enfermedad puede rpidamente dispersarse a travs de todo el mundo convirtindose en una
Pandemia.
3
Tomado de Hispa Security. http://www.virusprot.com/Art4.html. Artculos de seguridad informtica redes
Greles. Revisado Mayo 5 de 2007.

Objetivo del plan.
Modo de ejecucin.
Tiempo de duracin.
Costos estimados.
Recursos necesarios.
Momento a partir del cual se pondr en marcha el plan.
Personas encargadas de llevar a cabo el plan y sus respectivas
responsabilidades.


Deber ser una definicin sencilla y de fcil aplicacin de los roles antes, durante
y despus de la contingencia.
Los trminos en que se define el plan facilitan la organizacin y empoderamiento
de las operaciones.
Los funcionarios en las agencias conocen y coinciden previamente con sus
trminos de responsabilidad y accin definidas en el plan. Esto permite
apropiarse del tema y dar seguridad a los funcionarios.
Todo plan de contingencia deber ser probado para detectar fallas en su
implementacin y corregirlas.
El plan debe ser revisado, ajustado y actualizado peridicamente.

3. Aspectos claves para la elaboracin del plan

La definicin del plan de contingencia institucional abre la oportunidad para
que las agencias estn preparadas frente a la presencia de una pandemia de
gripa aviar, pero adems ofrece la opcin de prepararse frente a otros riesgos a
los cuales pueden ser vulnerables.

Para definir el plan de contingencia, las agencias podrn:

Conocer la problemtica de una posible pandemia en toda su amplitud y
profundizar el conocimiento del efecto que puede generar en cada agencia. Para
ello se dispone de amplsima informacin suministrada entre otros en el Plan de
Preparacin frente al riesgo de una pandemia de influenza aviar de las agencias
del SNU en Colombia, informes producidos por la Organizacin Mundial de la
Salud (/www.who.int/csr/disease/avian_influenza/country/en/), la OPS/OMS
(www.col.ops-oms.org), o el link del Programa de Bienestar y Salud en la pgina
de Seguridad de las Naciones Unidas en Colombia
(http://seguridad.nacionesunidas.org.co/Espanol/).


La elaboracin del plan podr incluir 4 etapas bsicas:





3.1 Planificacin
Definir un responsable del proyecto que lidere el proceso de elaboracin y prueba
del plan: puede o no ser el punto focal, esto lo definir cada agencia.
Definir un grupo de trabajo: La elaboracin del plan debe hacerse con la
participacin de funcionarios de diferentes reas de la agencia, los cuales deben
ser concientes del riesgo de la pandemia.
Su elaboracin ha de desarrollarse con la continua supervisin y aprobacin del
(a) Representante de la agencia, ya que durante la elaboracin y/o ejecucin de
ste, debern comprometerse recursos y aprobarse procedimientos especiales
que requieran un nivel de autorizacin superior.
Identificar los procesos administrativos, operativos y de apoyo que se adelantan
en la agencia y de all las funciones crticas y funcionarios esenciales,
generalmente el 10% del personal
4
. Esta accin ya ha sido definida por la
mayora de las agencias, lo que facilita la definicin del plan. Como algunos
procedimientos administrativos de algunas agencias dependen funcionalmente de
otras, es necesario tomar esto como un proceso transversal y aclararlo
especificndolo dentro del plan institucional.
Analizar el impacto de la pandemia en los procesos claves que se desarrollan en
la agencia para evitar: a) enfermedad y muerte de funcionarios; b) paro en el flujo
de operaciones y c) alteracin de los programas de apoyo al pas.
Para cada una de las fases de la pandemia definidas por OMS
5
debe efectuarse
la planificacin de acciones, definiendo disparadores de alarma que permita
diferenciar la finalizacin de una y el comienzo de la otra; de este modo los
funcionarios sabrn qu hacer desde que termina una fase y empieza la otra.


3.2 Validacin


La validacin se refiere a un ensayo del plan de contingencia definido por la agencia
en una situacin simulada y que se realiza con el objetivo de obtener puntos crticos y
de ajuste que al corregirlos garantizarn el xito en una situacin real.
La validacin se har mediante pruebas pertinentes y programadas para intentar
valorar el impacto real de una posible pandemia dentro de los escenarios planeados
como posibles para cada una de las 6 fases definidas por OMS
5
.
Una correcta documentacin y difusin del plan favorecern las pruebas de
validacin.
La participacin y orientacin del grupo de trabajo que elabor el plan es clave
para evidenciar fallas en su definicin.
Las pruebas realizadas deben ser documentadas para posterior socializacin de
conclusiones a todos los funcionarios implicados.
La validacin permitir evidenciar exactitud o inexactitud en las responsabilidades
asignadas.


4
United Nations Medical Services. Staff contingency plan guidelines for an influenza pandemic. 1 March
2006.

5
Ver captulo 1 del Plan de preparacin frente al riesgo de una pandemia de influenza aviar, definido para
las agencias del Sistema de Naciones Unidas en Colombia.
3.3 Control y ajustes
Conforme a los resultados obtenidos en las pruebas de validacin, ser necesario
realizar los ajustes pertinentes.
El plan debe ajustarse cuando surjan cambios importantes en los procesos o
funcionarios o cuando se obtengan nuevas directrices.
Ser necesario realizar revisiones peridicas, principalmente en cuanto a los
recursos fsicos (equipos de cmputos, elementos de comunicacin, vehculos,
etc.) con que se cuenta para afrontar el momento de la emergencia. Estos
pueden variar en cantidad o calidad y debe garantizarse su disponibilidad.
3.4 Implementacin
La implementacin se refiere a la puesta en marcha del plan de contingencia
desde la fase 3 segn acciones pertinentes para sta (p.e. vacunacin,
adquisiciones, entre otros) y bajo circunstancias reales de pandemia. En estos
momentos ser necesaria la orientacin y liderazgo del punto focal y el grupo de
trabajo que lo ha definido y ajustado a travs del tiempo.
La implementacin de procedimientos alternos definidos en el plan de
contingencia no implica que algunos procedimientos de normal ejecucin se
puedan y deban seguir operando.
Una vez finalizado el plan, es conveniente elaborar un informe final con los
resultados de su ejecucin cuyas conclusiones pueden servir para mejorar ste
ante futuras nuevas eventualidades.

4. Elementos primarios que deberan asegurarse:

Funcionarios esenciales para evitar el cese de actividades; adems de la
identificacin de estos funcionarios, se deben definir suplentes en primer y segundo
orden, pues en una situacin pandmica es impredecible quin pueda enfermar. El
objetivo es que la agencia no cierre o pare sus actividades.
El plan debe contemplar mecanismos de seguridad y transporte de estos
funcionarios. Para esto se debe tener en cuenta la disponibilidad de vehculos de la
agencia, alquiler, uso de vehculos de funcionarios (voluntarios), etc. Desde ahora
deben fortalecerse los procedimientos normales de mantenimiento y tanqueo de los
vehculos de las agencias que los poseen. Estos deben permanecer en buen estado
y llenos de combustible.
Procedimiento y personal responsable para permitir el pago oportuno de: a)
servicios bsicos como agua, luz y telfono; b) pago de salarios y honorarios de
funcionarios y contratistas; c) dems pagos o aportes que deban realizarse. Se
sugiere el uso de sistemas electrnicos confiables para realizar esta clase de pagos o
transferencias. Se puede contemplar la posibilidad de que el responsable de estos
movimientos financieros los opere desde la oficina o desde su casa cuando no pueda
movilizarse. Otra sugerencia es la articulacin de acciones con entidades bancarias,
las cuales podran incluirse estratgicamente en el plan mediante el suministro de
recurso humano que facilite las operaciones bancarias ms importantes,
principalmente en fase pandmica. Esto debe conciliarlo cada agencia con su entidad
bancaria correspondiente.
El dinero en efectivo disponible (caja menor) en cada agencia vara segn el
manejo presupuestal histrico. Para enfrentar la pandemia se debe prever el
aumento considerable de dichos recursos disponibles, pues muy posiblemente en
fase pandmica no haya prestacin de servicios bancarios de ninguna clase. Se debe
definir la (s) persona(s) responsable(s) y el procedimiento para el manejo de dicho
dinero.
La agencia debe conocer el inventario de equipos de cmputo (porttiles) y de
comunicacin (celulares, radiotelfonos, etc.) que puedan ser asignados a
funcionarios esenciales para trabajo en casa en caso de no poder desplazarse a la
agencia. Es necesario definir el procedimiento de asignacin y condiciones de uso
que incluya atribucin de responsabilidad y devolucin de los mismos. Como el
servicio de conexin a Internet en las casas de los funcionarios vara, pues habr
quien no lo tenga o quien lo tenga prepago o ilimitado en uso, ser necesario realizar
el inventario actual de este servicio, y segn resultados, prever la forma de
garantizarlo, principalmente en funcionarios principales y suplentes.
Elementos e insumos con que cuenta para enfrentar la contingencia: tapabocas,
medicinas, equipos de proteccin personal, etc. Definir responsable y procedimiento
para el almacenamiento, custodia y entrega en el momento oportuno de los
elementos e insumos de que se disponga.
Prever provisin adicional y suficiente de elementos para higiene personal en la
oficina: papel higinico, jabn, toallas de papel, etc.
Tener en cuenta qu procedimiento garantizar la eliminacin de basuras; si la
agencia est ubicada en un edificio compartido, concertar el procedimiento con la
administracin.
Los funcionarios deben conocer claramente su rol y los elementos, equipos, e
insumos con que cuentan para actuar durante la eventualidad.
El personal de vigilancia y seguridad en algunas ocasiones es compartido en
edificaciones en donde operan varias agencias; en la definicin del plan es
importante concertar este punto con quienes estn involucrados y documentarlo en el
plan interno de cada agencia. Igualmente se debe garantizar la entrada y los
permisos de ingreso a cada una de las agencias dentro de dichos edificios. Sern
dos filtros de entrada para algunas agencias: la entrada principal al edificio y la
entrada directa a las oficinas de la agencia.


5. Definicin de la comunicacin dentro del plan



La comunicacin es considerada importante en cada una de las fases del plan de
contingencia. Es un proceso transversal que implica suministro y recepcin de
informacin permanente dentro de la agencia.

Es necesario desarrollar un plan de comunicaciones tanto para las partes
involucradas internas como externas; esto incluye, por ejemplo, sedes que estn
en otras ciudades, comunicacin con la Sede Central u otros organismos
nacionales o internacionales.
A nivel interno, la comunicacin va de la mano con la concertacin y la
participacin de los funcionarios en el plan; la participacin genera pertenencia
del riesgo en los directores y el compromiso de las partes involucradas
6
.

La estrategia de comunicacin debe tener un lder que desarrolle el proceso y
sirva como punto focal para el intercambio de informacin en las diferentes fases
de la pandemia. l ser quien se encargue de socializar en su agencia los
mensajes diseados para que todos estn al tanto de la situacin. Adems sern
el canal de comunicacin con el tcnico responsable en la Representacin de
OPS/OMS en Colombia, junto con el punto focal en el tema.

La divulgacin del Plan de Preparacin con actualizaciones, los boletines
informativos, y toda la informacin que surja desde ahora sern los insumos para
el proceso de comunicacin y es necesario que se inicie un seguimiento al
impacto de esa divulgacin.


6. Definicin de procesos

Para los procesos identificados (propios de cada agencia) se podrn incluir
directrices de accin y responsables en las diferentes fases de la pandemia.
Las actividades de las fases iniciales se reforzarn de manera progresiva con las
fases definidas por OMS
4
. La descripcin de las actividades puede iniciarse
desde la fase 3, en cuyo punto nos encontramos a mayo de 2007.

Todas las etapas de planificacin, validacin y control del plan de contingencia
deben contemplarse en la fase 3. igualmente han de incluirse todas las directrices
para implementacin inmediata definidas en el Plan de Preparacin para las
agencias del SNU (enviada por OPS/OMS, versin abril de 2007); dentro de stas
se encuentran la adquisicin de insumos, como la vacuna anti influenza y anti
neumococo, adquisicin y almacenamiento de antivirales, etc, si la agencia ha
decidido hacerlo.

Algunas actividades que se pueden incluir y modificar progresivamente segn la
fase de la pandemia son, entre otros: a) programa interno de vacunacin; b)
almacenamiento y distribucin oportuna de antivirales y otros medicamentos; c)
distribucin de elementos de proteccin personal; d) procedimientos para que los
funcionarios accedan a servicios mdicos; e) trabajo en oficina o en casa para
asegurar operacin de la agencia; f) ingreso a las instalaciones; movilizacin y
transporte de los funcionarios esenciales; g) asignacin de equipos para trabajo
en casa; h) manejo de dinero en efectivo (caja menor); i) asegurar el apoyo a las
sedes de otras ciudades; j) manejo de ausentismo laboral y reportes para
incapacidades; k) cmo y cul ser el apoyo que se ofrezca al pas en caso de
pandemia.



Recuerde que es mejor estar preparado y que esta es la nica oportunidad que
tenemos para hacerlo

6
Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin. ICONTEC. Manual de directrices de Gestin
del Riesgo. Colombia; 2007.