MANUAL Departamento Auditoría Interna

INTRODUCCIN
El presente trabajo constituye un estudio del MANUAL DE

ORGANIZACIN, FUNCIONES GENERALES Y PROCEDIMIENTOS del
DEPARTAMENTO DE AUDITORA INTERNA, recientemente creado por
.

Las instrucciones e indicaciones contenidas en el presente
manual estn dirigidas hacia el seguimiento de tareas operativas que
realiza el citado departamento, as como de su organizacin, aunado
de prcticas sanas o preventivas de control interno, a fin de adaptarla
convenientemente hacia una direccin funcional, acorde con las
actividades propias que la empresa realiza.

El tema general en s, contiene apreciaciones personales,
producto de la observacin en el desempeo de funciones y
procedimientos empleados por los auditores anteriores. La razn del
esquema de organizacin propuesto en el presente manual, est
dirigida principalmente hacia el logro de un control ms efectivo sobre
el rendimiento del citado departamento; con el objeto de conseguir
una mayor eficiencia y eficacia en los resultados de sus hallazgos.

Lic. Vctor Hugo Aldana Ubills
Auditora Interna
Febrero/2004

Departamento de Auditora Interna Manual de Organizacin, Funciones y Procedimientos
Autor: Lic. Vctor Hugo Aldana Pgina

1

I N D I C E

CONTENIDO Pginas

INTRODUCCIN
1 ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORA
1.1 Visin 02
1.2 Misin 02
1.3 Objetivos 03
1.4 Enfoque de la auditora interna 03 04
1.5 Estructura organizacional del departamento de auditora interna
1.5.1 Carcter preventivo de la auditora interna 05
1.5.2 Responsabilidad y autoridad del departamento auditora interna 05 - 06
2 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORA INTERNA
2.1 Necesidad de creacin del departamento de auditora interna 07 08
2.2 Funciones del personal encargado del departamento auditora interna
2.2.1 El gerente de auditora interna 08 09
2.2.2 Los asistentes de auditora interna 09
2.3 Funciones generales del departamento de auditora interna 10
3 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
3.1 Definicin de los procedimientos de auditora interna 11
3.2 Resumen del programa de revisiones del trabajo de auditora interna
3.2.1 rea comercial 12 13
3.2.2 rea de produccin 13 - 14
3.2.3 rea de distribucin 15
3.2.4 rea de recursos humanos 16
3.2.5 rea de administracin 16 - 18
4 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA APLICADOS EN LOS P.D.V.
4.1 Procedimiento del arqueo de caja
4.1.1 Importancia del Arqueo de caja como medio de control 19 - 20
4.1.2 Puntos clave de control interno 20 - 21
4.1.3 Puntos clave del procedimiento de auditora 21
4.1.4 Material necesario en el proceso de arqueo de caja en PDV. 22 - 23
4.1.5 El proceso de arqueo de caja en el PDV (Local comercial) 23 - 24
4.2 Procedimiento de inventario por sondeo
4.2.1 Definicin y objetivo del procedimiento 25
4.2.2 Categorizacin de las mercaderas 25
4.2.3 Material necesario y aspectos a tener en cuenta en el sondeo 26 - 27
4.2.4 Proceso del sondeo de mercaderas 28 - 29
4.2.5 Puntos clave de control interno 30
4.3 Procedimiento de inventario general
4.3.2 Material necesario y aspectos a tener en cuenta en inventario general 31 34
4.3.3 Proceso del inventario general 35 - 37
4.4 Procedimiento de control de documentos
4.4.2 Material necesario y aspectos a tener en cuenta en este procedimiento 38
4.4.3 Proceso de trabajo 39 40
5 PLANIFICACIN DEL TRABAJO DE AUDITORA INTERNA
5.1 Introduccin a la planificacin 41
5.2 Planificacin de la auditora en los PDV (locales) 42
5.3 Directivas emanadas por el departamento de auditora interna a los locales
comerciales, como medidas preventivas de control interno.
43 - 45


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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE AUDITORA INTERNA

I. ORGANIZACIN DEL DPTO. AUDITORIA INTERNA

1.1. Visin:
Contar con la mejor predisposicin y profesionalismo en el campo de
auditoria interna, que pueda: aplicar las tcnicas modernas de la profesin,
contar con el equipo tecnolgico adecuado y ofrecer un servicio de calidad.

Ser representante del cambio innovador en los procedimientos propios de
acuerdo al ramo de la confeccin para lograr la eficiencia de las operaciones
y el uso adecuado de los recursos de la propiedad de la empresa.

1.2. Misin:
Proveer a los responsables en todos los niveles, informaciones
que auxilien a controlar procesos operativos y ofrecer servicios
de consultora y asesoramiento, a travs de un enfoque
disciplinario y sistemtico con el fin de adicionar valor y
mejorar la eficiencia en las operaciones que realiza la empresa,
en busca de sus metas y el resguardo del inters de la
empresa.


3

1.3. Objetivo:
Las actividades que realiza el departamento de auditora
interna, debe ser independiente, con mucha responsabilidad y
sobre todo fundamentadas, de modo que sus interpretaciones
sean comunes y sus conclusiones sean una consecuencia
natural sobre los datos analizados.

El objetivo del departamento de auditora interna es asesorar a la direccin de la empresa
en el desempeo de sus funciones y responsabilidades, proveyndole del anlisis,
apreciaciones, recomendaciones, reglamentos e informaciones relativas a las actividades
examinadas, as como aplicar las tcnicas de auditora que le permitan realizar un control
efectivo a un costo razonable.

El propsito de su gestin est volcado al examen y a la evaluacin de la eficiencia y
eficacia del sistema de control interno dentro de cada rea operativa de la empresa, es
decir en cada una de estas reas operativas de la empresa, se realizarn un estudio
respecto a la razonabilidad, eficacia y eficiencia de los controles internos dentro de la
empresa, as como la calidad en el desempeo de las atribuciones y responsabilidades.

En sus trabajos, el departamento de auditora interna examina y evala los siguientes
aspectos:
Integridad y confiabilidad de las informaciones gerenciales y los medios utilizados
para identificar, evaluar, clasificar y comunicar tales informaciones.
Los sistemas establecidos para asegurar la observancia de las polticas, planes,
procedimientos, leyes y reglamentos de las operaciones e informaciones, as como el
seguimiento de los mismos.
Los procedimientos para salvaguardar los activos y comprobar a existencia de los
mismos.
La eficiencia, la eficacia y la economa en la utilizacin de los recursos de la empresa.
Las operaciones o programas para verificar si los resultados son compatibles con los
objetivos y medios establecidos y si estn siendo ejecutados de acuerdo con lo
planificado.

1.4. Enfoque de la Auditora Interna:
.., como toda organizacin supone la existencia de un circuito de informacin que
comunica la direccin superior con cada una de las rea operativas.

stos, a su vez, continan el circuito con cada uno de sus respectivos sectores
dependientes. Esta unin informativa se produce en un proceso desde y hacia la direccin
superior.

El movimiento de informacin hacia la direccin de la empresa, se fundamenta en la
necesidad de medir y evaluar los resultados logrados por cada uno de los departamentos
de la misma en relacin con los planes pre establecidos.

Es el departamento de auditora interna (departamento que no tiene sobre s un control
directo o responsabilidad en las operaciones de cada rea operativa), aquel que se
encargar de informar sobre el comportamiento de estas reas operativas, sobre su
funcionamiento, a travs de un sistema de comunicacin directa a la direccin superior.


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1.5. Estructura Organizacional del Dpto. de Auditora Interna:
El departamento de auditora interna es dirigida o llevada a cabo por el Lic. Vctor Hugo
Aldana Ubills, contador y auditor especializado, funcionario actual de .

El organigrama arriba diseado comprender las actividades especficas que se realizan e
implica funciones y procedimientos propios de la auditora:
Organizacin del departamento e implementacin del manual
Son ayudas para la organizacin del departamento
Funciones:
qu se va hacer en cada rea?
cmo lo vamos hacer?

Procedimientos:
qu se hace?
dnde lo hace?
cundo lo hace?
quin lo hace?
cmo lo hace?
porqu lo hace?

Diagramas de flujo:
Son smbolos que aglutina el proceso de una determinada operacin.

El departamento de auditora interna establece y evala los procedimientos financieros y
operativos, estudia los registros financieros y los procedimientos contables y de
operacin, evala el sistema de control interno, sumariza peridicamente los resultados
de una investigacin continua, formula recomendaciones para mejorar los
procedimientos e informa los resultados de sus descubrimientos a la gerencia general y/o
al directorio.

Efecta revisiones programadas sobre los aspectos operativos y de registro de la
empresa, dando prioridad, generalmente a aspectos que interesan particularmente a la
gerencia general de la empresa.

1.5.1. Carcter Preventivo de la Auditora Interna:
La auditoria es la naturaleza tanto financiera como operacional e comprende el
examen, investigacin, anlisis, evaluacin y crtica de actos, hechos, papeles,
registros, procedimientos, ocurrencias y situaciones, con la finalidad de testificar
su legitimidad, exactitud, conveniencia, oportunidad, conformidad en normas
expresas o padrones recomendables, en las reas: econmico, financiera y
contable.

1.5.2. Responsabilidad y Autoridad del Departamento de Auditora Interna
El campo de accin y las responsabilidades del auditor interno nace de la
imperiosa necesidad de realizar una revisin de las operaciones que le permita
hacer recomendaciones que ayuden a mejorar la eficiencia y consecuentemente
la productividad.


5

Dicha responsabilidad est ntegramente identificada con las normas que se
refieren para el ejercicio profesional de la auditora interna, lo cual expone un
conocimiento general del papel y responsabilidades de la auditora interna y con
los padrones de conducta contenidos en el cdigo de tica emitido por el
Colegio de Contadores del Paraguay.

Esta responsabilidad comprende a coordinacin de las actividades da auditoria
interna con las dems reas operativas, con el deseo de abarcar con mayor
facilidad los objetivos previstos de acuerdo al plan trazado por el mencionado
departamento.

Entre las responsabilidades que se le debe asignar al auditor interno operativo,
pueden ser las siguientes:
(1) Revisin y apreciacin de la efectividad, correccin y aplicacin de los
controles contables, financieros y de operacin.
(2) Verificacin de la medida en que se cumplen las polticas, planes y
procedimientos establecidos.
(3) Verificacin de la forma en que se registran los bienes de la empresa y se
protegen contra prdidas de toda clase.
(4) Verificacin de la correccin de la contabilidad y dems informacin que se
produzca en la empresa.
(5) Apreciacin de la ejecucin de las funciones de acuerdo con las
responsabilidades asignadas.


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II. FUNCIONES DEL DPTO. AUDITORIA INTERNA

2.1. NECESIDAD DE CREACIN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORA INTERNA:
Conociendo la necesidad que la direccin superior cuente en un determinado momento
con un juicio tcnico sobre el comportamiento respecto a una determinada rea de la
empresa, nace la necesidad de crear el departamento de auditora interna, que como
sector independiente dentro de la empresa evaluar
1
un juicio tcnico emanado del
relevamiento de informacin que obtiene en el rea examinada.

El departamento de auditora interna realizar:
Un control sobre las operaciones contables, financieras y de otra naturaleza
Un control administrativo que funciona midiendo y valorizando la eficacia de otros
controles

A fin de cosechar los mejores frutos de tal empleo, deber correr por cuenta del auditor
interno, entre otros, lo siguiente:
1) Dar su opinin con relacin a los estados contables y juzgar sobre la eficiencia del
sistema contable.

2) Proporcionar a la direccin dentro de la rbita de su conocimiento especializado,
toda informacin que a su juicio sea de utilidad para el manejo de los negocios,
especialmente con respecto a:
a) Planificacin y delegacin de los deberes de ejecutivos y subalternos
b) Control del buen cumplimiento de las tareas delegadas.

Para cumplir adecuadamente estas funciones, el auditor interno deber obtener todas las
informaciones necesarias que permitan elaborar el juicio crtico de las actividades en
todos los departamentos.

La continua actividad del departamento de auditora interna aumenta las probabilidades
de detectar prematuramente los defectos de la estructuracin orgnica y por otra parte,
la posicin del auditor interno con respecto a la plana mayor de la gerencia de la
empresa, permitir a la direccin de la empresa, consultarlo sobre aquellos problemas en
que se necesita el ntimo conocimiento de los hechos y de las condiciones internas.

2.2. FUNCIONES DEL PERSONAL ENCARGADO EN EL DEPARTAMENTO DE AUDITORA
INTERNA:
2.2.1. El gerente de auditora interna
El gerente de auditora, es responsable de administrar y controlar todos los
aspectos del trabajo, incluyendo la planificacin y la coordinacin de las
actividades con los funcionarios de la empresa.

Delega trabajo y responsabilidades a los miembros del equipo de auditora, los
supervisa y gua en el desarrollo de sus respectivos trabajos, controla el tiempo y
costos del trabajo.

1
Quiere decir que el auditor realiza sus exmenes para analizar en trminos de eficiencia el comportamiento del rea
auditada, actuando en concordancia o en discrepancia en relacin a sus hallazgos.


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El gerente debe tener un excelente grado de conocimiento tcnico en contabilidad
y auditora, que asegure que se cumpla con las normas tcnicas aplicables.
Especficamente, el gerente debe ser responsable, entre otras tareas, de:

Entender los sistemas y evaluar la eficacia del control interno.
Revisar los papeles de trabajo.
Preparar originalmente la carta de comentarios sobre el control interno y el
informe de auditora.
Preparar un resumen de los puntos relevantes encontrados durante el
desarrollo del examen, para la consideracin de la gerencia general y/o del
directorio.
Preparar la carta de comentarios y recomendaciones sobre el control interno.
Revisar la adecuacin del informe de auditora de los estados contables.
Revisar los estados contables de la empresa y juzgar sobre su razonabilidad
respecto a su situacin financiera.
Revisar los posibles cambios en el programa de auditora.
Mantener informado a la gerencia de la empresa de todos los aspectos
relevantes del trabajo.

2.2.2. Los asistentes de auditora:
En muchos casos hay ms de un nivel de responsabilidad, basndose en la
experiencia. Son responsables de completar los trabajos que se les asignen en
cada auditora, bajo la supervisin y gua de la gerencia de auditora interna.

Dependiendo de la complejidad del trabajo, normalmente se responsabilizan de:
Entender y documentar los sistemas contables y de control interno.
Efectuar la revisin del cumplimiento de los sistemas (inspeccin de
comprobantes / documentos que soporten las operaciones y evidencien que
los controles estn operando con propiedad y consistencia).
Efectuar pruebas sustantivas y documentar los resultados (procedimientos
que incluye pruebas para detectar posible errores monetarios).
Mantener informado al supervisor encargado, sobre el desarrollo de las
tareas encomendadas en la auditora.

2.3. FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORA INTERNA:
Propone polticas de control interno complementarias a las dispuestas por la direccin
de la empresa.

Elabora el plan de auditora para ser aprobado por la direccin de la empresa.

Evala el cumplimiento de las polticas, normas y disposiciones establecidas por la
alta direccin, a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Evala la eficiencia y eficacia en la ejecucin de los procesos tcnicos y
administrativos de la empresa a fin de verificar el cumplimiento de las metas y
resultados previstos.


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Evala el cumplimiento de las normas y procedimientos de la empresa.

Emite oportunamente, informes y recomendaciones de las acciones de control
realizadas, para la alta direccin.

Asesora a los diferentes reas operativas de la empresa, facilitndoles las
apreciaciones, recomendaciones y/o comentarios relacionados con las acciones de
control realizadas.

Efecta el seguimiento correspondiente y comprueba la adopcin efectiva de las
medidas correctivas dispuestas como consecuencia de las acciones de control,
auditorias o exmenes realizados.

Informa oportunamente a la alta direccin en caso de pasividad o negligencia al
adoptar las medidas correctivas dispuestas para la superacin de las deficiencias
dentro de los plazos y formas previstos.


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III. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

3.1. DEFINICIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA INTERNA:
Denominados tambin como manuales de operacin, como su nombre lo indica contiene
la descripcin de las operaciones o procedimientos en forma secuencial para la realizacin
de las tareas de ejecucin de trabajos de auditora, ayudado con algunos formularios,
para su mejor comprensin.

No existiendo un patrn o modelo especfico para la elaboracin del mencionado manual,
el contenido de los siguientes procedimientos han sido adaptados aplicando las tcnicas
ms apropiadas en razn de la actividad propia que desarrolla.., las cuales deber
ser mejorada en virtud a los cambios en la poltica impuesta por la direccin, as como los
cambios sustanciales en el sistema.

Los mencionados procedimientos se detallan en los programas de auditora. Estos varan
de acuerdo a las circunstancias, cuidando de cubrir los pasos mnimos sealados para
cada una de las auditora programadas a aplicar en cada una de las empresas. En la
adaptacin de programas de auditora es fundamental decidir acerca del trabajo de
detalle a llevarse a cabo (chequeos selectivos, pruebas, etc.). Este depender
fundamentalmente: del volumen de la empresa y los procedimientos de control interno
que posee. Si estos ltimos son dbiles, es necesario profundizar en los procedimientos,
cubriendo ms alcance.

3.2. RESUMEN DEL PROGRAMA DE REVISIONES DEL TRABAJO DE AUDITORA
INTERNA: PROCEDIMIENTOS MNIMOS DE AUDITORA INTERNA:
3.2.1. REA COMERCIAL:
A. LOCALES COMERCIALES (P.D.V.):
Arqueo de caja
Inventario por sondeo
Inventario general
Control de documentos
Otros:
Conciliaciones de lo ingresos diarios con las boletas de depsito
bancario
Conciliaciones de la planilla de venta con la rendicin de arqueos
diarios
Conciliacin de las planilla de venta con los precios de venta fijados
versus los posibles descuentos aprobados
Auditora de los accesorios de Sensormatic

B. VENTAS, MARKETING, PROMOCIN Y PUBLICIDAD:
Estudio de los canales de distribucin: mayoristas y franquiciados
Ingresos promedios o cantidad de compras.
Segmento de compras.
rea de influencia en el mercado, etc.
Estudio de promocin y publicidad:
Estudio de la efectividad de los medios publicitarios que
actualmente se utiliza.


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Eficiencia y efectividad de las promociones que se vienen ofertando
en las ventas.
Estudio por muestreo de los clientes en los PDV: los clientes que se
vienen atendiendo se encuentran satisfechos con los productos,
promociones y mtodos de atencin?
Otros:
Estudio de la coordinacin directa y permanente del
departamento de comercializacin con el departamento de
produccin.
Manuales de funciones y procedimientos del rea de
comercializacin (funciones del departamento de
comercializacin que se ajusten al plan general de la empresa).
Control de las reas geogrficas y pronstico de ventas.
Estudio del presupuesto especial para el funcionamiento del
departamento. Necesidades del departamento para su gestin
eficiente.
Grado de dependencia de la seccin de diseo al rea de
comercializacin

3.2.2. REA DE PRODUCCIN:
Estudio del plan de compras y programacin de necesidades (incluye polticas
de recepcin, estadstica de compras y cronograma de abastecimiento).

Estudio del registro de recepcin cuantitativa y cualitativa de las materias
primas (incluye estudio del sistemas de control de stock y control valorizado
de inventarios).

Estudio de las rdenes de produccin orden de taller.

Clculo a priori del costo de produccin (tcnicas y mtodos de seguimiento
de las materias primas durante el proceso de produccin).

Afectacin de la cantidad y calidad de personal de produccin.

Estudio de la utilizacin adecuada de la materia prima (incluye mermas).

Estudio de los proveedores (incluye confeccionistas y lavanderas: mtodos
para la seleccin del proveedor; control de importes y vencimientos de
obligaciones adquiridas; estadstica de pagos al proveedor cantidades y
montos facturados).

Estudio de la produccin en proceso: confeccionistas y lavanderas
(seguimiento por muestreo in situ de las rdenes de taller pendientes, tiempo
de duracin y plazos previstos en la entrega).

Relacin y coordinacin con los dems departamentos.

Otros:
Estudio de los volmenes de los stocks de materias primas activos y sus
volmenes de las reservas de seguridad (incluye tiempo de agotamiento
de los stocks).


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Manual de organizacin, funciones y procedimientos organigrama del
rea de produccin.
Presupuesto o proyeccin de compras y produccin:
Proyeccin de tejidos (mercado nacional y mercado extranjero).
Proyeccin de insumos (cierres, gomas, botones y remaches,
cordones, etiquetas, etc).
Proyeccin: serigrafa (gnesis tintas, agabe emulsiones,
kerosene, thiner, adhesivos, gas para horno, sedas, mantenimiento y
otros).
Proyeccin: corte (repuestos de la mquina, cuchillas, mecnico,
mantenimiento y otros).
Proyeccin: taller (agua destilada, repuestos, tiles y materiales).
Proyeccin: bordado (repuestos, entretela, mantenimiento y otros).
Proyeccin de la "tercerizacion": confeccionistas: vaqueros, shorts,
bermudas, camisas, remeras, etc y lavados.

3.2.3. REA DE DISTRIBUCIN:
Coordinacin de la distribucin de las mercaderas a los PDV franquiciados
y mayoristas;

Cantidad correcta en el depsito adecuado;

Estudio por muestreo del tiempo que el recurso humano emplea en la
distribucin de sus responsabilidades.

Operacin correcta en la carga y descarga del stock en el depsito apropiado:
Procesamiento del A3: Cuando no se tiene stock (mercadera) para su
correspondiente salida a otro depsito.
Proceso del C1: cuando no se realiz la conciliacin con los
confeccionistas, entonces se realiza la compras por medio del C1 para
ingresar la entrega de sus correspondientes prendas.

Otros:
Manual de organizacin, funciones y procedimientos organigrama del
rea de distribucin
Transporte (estudio del control de los rodados)

3.2.4. REA DE RECURSOS HUMANOS:
Archivos de las carpetas de personal.

Resultados de la rotacin de personal.

Resultados sobre la capacitacin.

Resultados sobre motivacin.

Estadsticas sobre vacaciones, rcords de asistencia, enfermedad, permisos y
licencias del personal durante el ao en curso.


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Estadstica de la asistencia social.

Mtodos y tcnicas de puntuacin empleados en la evaluacin de personal.

Otros:
Sistema remunerativo existente.
Estudio de la evaluacin de puestos y personal.

3.2.5. REA DE ADMINISTRACIN:
Planes de endeudamiento y/o aperturas de carta de crdito a corto, mediano
y largo plazo.

Presupuesto del flujo de caja para establecer el correcto origen y aplicacin
de fondos.

Plan y polticas del manejo del capital de trabajo, es decir establecer cierto
control mnimo y mximo de disponibilidad, polticas y/o lmites de crdito a
ofrecer a clientes mayoristas y franquiciados, establecer un stock mnimo y
mximo de materias primas, insumos de prendas y serigrficos, nuevos
diseos y prendas (o mercaderas)

Seguimiento del cumplimiento del manual de organizacin, funciones y
procedimientos del rea de administracin y finanzas (grado de autoridad y
responsabilidad en el rea).

Estudio del punto de equilibrio ptimo

Estados financieros: sistemas de control financiero

Relevamiento de la informacin en el proceso de anlisis de la informacin,
considerando los siguientes aspectos:
La empresa cuenta con liquidez?
La empresa cuenta con solvencia y solidez?
El capital de trabajo con que cuenta la empresa es la ms ptima?

Otros:
Flujo de caja econmico y financiero


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IV. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA EN LOS P.D.V.

4.1. EL PROCEDIMIENTO DE AUDITORA: ARQUEO DE CAJA
4.1.1. IMPORTANCIA DEL ARQUEO DE CAJA COMO MEDIO DE CONTROL:
Es una importante operacin por medio del cual, se comprueba la veracidad de
los saldos de caja con relacin a los montos existentes registrados.

El proceso de arqueo de caja, es el recuento fsico del efectivo, tarjetas de
crdito, vales al personal, factura de gastos (caja chica), cheques y su posterior
comparacin con la suma de las planillas de ventas diarias.

Debe practicarse el arqueo de todos los fondos en efectivo de todas las
existencias disponibles de caja, incluyendo la caja chica. Si es posible, los
arqueos de las diversas existencias se realizarn al mismo tiempo. El mismo da
en que se practica el arqueo de caja, debern examinarse y detallarse los
documentos y comprobantes por cobrar, los valores (cheques a favor de la
empresa), etctera, para evitar que algn empleado pase renglones de un grupo
del activo a otros, para ocultar faltantes.

El arqueo es un procedimiento que por la ndole de las metas que persigue
indirectamente (la deteccin de fraudes), y por las circunstancias y ocasiones en
que necesariamente se desarrolla, debe ser rpida y eficazmente realizado por
cuanto las operaciones de cobros y pagos por caja son numerosas y por ser un
tipo de activo que puede ser objeto de sustracciones o fcil manipuleo, cuando
existe descontrol.

El arqueo de caja, es el arma eficaz para la detencin de los fraudes o desfalcos,
los cuales pueden salir a la luz, si stos incluyen las verificaciones peridicas
necesarias para descubrirlo.

Segn programa de actividades de un departamento de auditora interna, se
realizan arqueos de caja en forma sorpresiva en cualquier fecha del ao. Los
trabajos de revisin deben hacerse con la mayor rapidez posible, a fin de no
entorpecer las labores del cajero; pero a la vez, deben desarrollarse con la mayor
perfeccin, por lo que es necesario hacer un plan previo, que incluya una exacta
determinacin de todos los fondos que forman parte del disponible que existan a
ese momento para poder contarlos a simultneo sin perder el control de las
situaciones.

4.1.2. PUNTOS CLAVE DE CONTROL INTERNO:
Verificar si se proporcionan adecuadas facilidades y/o equipos para seguridad
del efectivo y otros activos lquidos de la empresa.

Los fondos de la empresa se llevan por separado de cualquier otro fondo
personal o fondos que los ejecutivos de la empresa puedan tener bajo su
custodia. No se mezclan vales o comprobantes de caja chica con el fondo de
cambio (que es exclusivamente para vueltos)


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Los cheques cobrados son endosados apenas cobrados, con su sello, para ser
depositados en la cuenta corriente bancaria de la empresa.

Las responsabilidades estn claramente definidas con respecto al manejo de
fondos. Por ejemplo, no existen dos personas a cargo del mismo fondo, sino
que uno responde de su custodia y da cuenta de l. De igual manera, se debe
evitar que el cajero tenga acceso a los libros contables.

Se cuadran o balancean los cobros del da al cierre de cada da y se registran
en caja con esa misma fecha. Se hace para ello el arqueo de caja por parte
del tesorero.

Se tiene aprobacin en actas que respalda la apertura y modificacin de los
fondos de caja chica y el fondo de cambio (para vueltos).

Las papeletas o recibos identificarn claramente al empleado que cobra esos
fondos; y se muestran en el recibo los saldos en el espacio apropiado.

Los fondos disponibles son adecuados para el buen servicio de la empresa,
permitiendo el normal giro de cheques por prstamos o retiros.

No hay exceso de dinero en las cuentas corrientes bancarias

En caso de existir sucursales, se deber prohibir la apertura de la
correspondiente rendicin de los mismos por parte de los cajeros.

4.1.3. PUNTOS CLAVE DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Los auditores deben recordar que el elemento sorpresa en el contacto inicial
y el control adecuado de los registros, inmediatamente despus de comenzar
la auditora. Son factores fundamentales para realizar exitosamente la
auditora de caja y en general de toda la auditora.

Los auditores deben estar familiarizados con la empresa y la distribucin de
las oficinas, horas de trabajo, perodos normales de aumento en el volumen
de operaciones, nmero de cajeros usados y los procedimientos ordinarios
para las transacciones de caja.

Los auditores debern tener cuidado para poder descubrir ciertos
comprobantes, partidas, tales como vales de adelantos (que puede
representar la extensin de crdito ilegal), cheques cobrados con fecha
atrasada (los que no deben ser aceptados por la empresa), cheques
personales de los directivos y/o empleados de la empresa (los cuales debern
inmediatamente presentar al banco para su cobro).

Deber existir una planilla resumen del arqueo de caja, el mismo que rena
el total de las papeletas o recibos de cobros en posesin de cada persona
responsable por la custodia de los fondos, debiendo concordar los mismos
con la cifra que debe emitir la contabilidad central de la empresa.


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4.1.4. MATERIAL NECESARIO EN PROCESO DE ARQUEO DE CAJA EN PDV:
El auditor debe llevar consigo: hojas de arqueo, calculadora, lpiz, borrador,
planilla de ventas y cheques, facturas, vales y efectivo del local comercial
Hojas de arqueo

Planilla de Ventas:

4.1.5. EL PROCESO DEL ARQUEO DE CAJA EN EL LOCAL COMERCIAL:
El objetivo del presente trabajo, es determinar la existencia de un faltante o
sobrante en el movimiento de valores en cada sucursal.

Una vez apersonado el auditor en la sucursal, se notificara al encargado del
local la intencin de realizar el arqueo de caja, este a su vez ordenar al
cajero o a la cajera del local (de ser el caso) para preparar su caja para el
proceso de nuestro trabajo.

El auditor, indefectiblemente acompaado del cajero/a procede al recuento
de los valores (efectivo, cheques, tarjetas de crdito, vales, etc), los
consigna en la planilla de arqueo, luego suma la planilla de ventas,
consigna tambin dicho resultado en su planilla de arqueo, finalmente hace
las comparaciones de los totales (ingreso y/o egreso) y consigna las
diferencias si las hubiere. Firman la planilla de arqueo el auditor, la cajera y
el encargado del local.

Para efectos de este procedimiento en el local al momento del arqueo, es
necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
En lo posible el arqueo debe realizarse al medio da o de tarde, de tal
forma a que haya movimientos a arquear.

El auditor deber arquear la caja cuando el movimiento del negocio sea
mnimo, es decir la cantidad de personas esperando para pagar sus
compras en la caja sea mnima o nula.

En caso que el arqueo arroje faltante o sobrante el auditor consignara la
probable explicacin del cajero o cajera, del porque esta diferencia.

En caso de (faltante / sobrante) y a pedido del cajero/a, el auditor deber
realizar una reverificacin de los montos consignados en su hoja de
arqueo de forma a corroborar las diferencias.

Tareas posteriores al arqueo (oficina):
Una vez terminado el proceso del arqueo, el auditor elaborar un
memorandum haciendo una mencin breve de algn hecho llamativo en
el citado proceso.

Acompaa este memo con la hoja de arqueo de caja del local, firma el
memo el auditor y el jefe de auditoria.


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4.2. EL PROCEDIMIENTO DE AUDITORA: INVENTARIO POR SONDEO
4.2.1. DEFINICIN Y OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Es el recuento fsico del stock, en las sucursales o en el deposito central, y su
cotejo en forma inmediata con un listado donde constan los saldos informticos
de las mercaderas recontadas.

El objetivo de esta tarea es determinar la existencia de faltantes o sobrantes de
mercaderas.

4.2.2. CATEGORIZACIN DE LAS MERCADERAS:
Debido a la enorme variedad de mercaderas (cdigos) se procede a categorizar
las mismas, desde puntos de vistas tales como: costo, tipos, antigedad, etc.

La existencia de estas categoras es solo referencial, de forma a poder manejar
de una manera ms practica todo el gran volumen de cdigos existente.

Categora de las mercaderas (A,B,C):
Categora A: (mercaderas nuevas)
Mercaderas de alto costo
Mercaderas de temporada
Mercaderas calzados
Categora B: (mercaderas no tan nuevas)
Mercaderas jeans y carpinteros
Mercaderas remeras de coleccin
Mercaderas calzados
Categora C (mercaderas remeras serigrafiadas)
Mercaderas accesorios
Mercaderas calzados
Mercaderas viejas

4.2.3. MATERIAL NECESARIO Y ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL SONDEO:
Los listados bases utilizados para un sondeo son: listado de stock por depsito y
el catlogo de artculos.

1) Listado de stock por deposito

2) Catalogo de artculos

En estos 2 formatos se detallan los saldos de cada una de las mercaderas
(cdigos) que se encuentran activos en el sistema. La existencia fsica de
mercaderas en la sucursal sondeada debe coincidir con el saldo consignado en el
listado.

Ambos listados pueden filtrarse por: (cdigo, nombre, sucursal, seccin, fecha,
etc).

De igual manera, es necesario tener en consideracin la condicin fundamental
de los listados:


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(1) Para los sondeos de stock, los listados deben estar actualizados, esto
significa que la facturacin (ventas) debe estar actualizada, como mximo
tener un atraso de un da, si esta condicin no se cumple los saldos
reflejados en el listado estarn desfasados y no coincidirn con los saldos
fsicos. Incluso antes de la impresin de los listados se debe verificar con el
encargado de facturacin (Sr. Domingo Gonzlez) hasta que fecha se
facturo.

(2) Paralelamente verificar con el jefe de deposito (Sr. Luis Lugo) si no existe
una devolucin del local (transferencia interna) a ser sondeado, de existir
primero se debe procesar la misma antes de imprimir los listados.

4.2.4. PROCESO DEL SONDEO DE MERCADERAS:
(1) En el local:
Una vez obtenidos los listados actualizados el auditor se trasladar al
local, al llegar al mismo informara al encargado del local la realizacin
de un sondeo, el encargado designar uno o dos asistentes
dependiendo del tamao del sondeo, los asistentes tendrn a su cargo
el recuento fsico de las mercaderas solicitadas por el auditor.

Siempre el auditor debe constatar visualmente la cantidad
proporcionada por el asistente, luego y fuera de la vista del encargado y
asistente, proceder a la comparacin de las cantidades a fin de
determinar si hay faltantes o sobrantes. Una vez corroboradas las
diferencias el encargado de la sucursal firmara la planilla.

(2) En la oficina:
Con los listados de diferencias se procede a elaborar un memo donde se
consolidan todas las mercaderas o cdigos sondeados, como as mismo los
faltantes o sobrantes con su importe en guaranes, firma el auditor y el jefe
de auditoria.

4.2.5. PUNTOS CLAVE DE CONTROL INTERNO:
Aspectos a ser tenidos en cuenta durante el sondeo
El auditor siempre debe realizar la constatacin visual de las cantidades
sondeadas, en lo posible si el sondeo es grande es aconsejable primero
ordenar el deposito (por cdigos o curvas).

Normalmente en caso de diferencias el encargado del local indagara al
auditor cual es el saldo correcto de la mercadera? Nunca al auditor revelara
el saldo correcto.

El recuento de cada tem se realizar en todo el negocio (deposito, feria,
vidriera, vale de compras, etc.)

El caso de faltante siempre se corrobora la planilla de ventas, podra darse el
caso que, la diferencia se haya vendido ese mismo da.


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4.3. EL PROCEDIMIENTO DE AUDITORA: INVENTARIO GENERAL
Es el recuento fsico total, ya sea en las sucursales, deposito central, tejidos,
insumos, etc., y su posterior comparacin con los saldos informticos a fin de
determinar los faltantes generales.
El objetivo de esta tarea es determinar:
La existencia que figura en el sistema coincida con el stock fsico del local.
Que el faltante de mercaderas de cada local sea mnimo.
Que todas las prendas estn correctamente codificadas y no se registre
ninguna diferencia de cdigos.
Que exista un estricto control del stock.

4.3.2. MATERIAL NECESARIO Y ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL
INVENTARIO GENERAL:
Los listados bases utilizados para un inventario general son: listado de stock por
depsito y el catlogo de artculos.

(1) hoja manual de toma de inventario; (2) hoja informtica de toma de
inventario (impreso en el local); (3) formato final de la toma de inventarios
fsicos; y (4) formato de comparacin de inventarios (comparacin de los saldos
fsicos inventariados con los saldos informticos, para encontrar las diferencias y
su posterior ajuste de inventario).

1) Hoja Manual de Toma de Inventario:

2) Hoja Informtica de Toma de Inventario (impreso en el local).

3) Formato Final de la Toma de Inventarios Fsicos.

4) Formato de comparacin de inventarios (comparacin de los saldos fsicos
inventariados con los saldos informticos, para encontrar las diferencias y su
posterior ajuste de inventario).

4.3.3. PROCESO DEL INVENTARIO GENERAL:
(1) Labores previas al Inventario General (Invariable):
Los inventarios generales en cuanto a sus fechas y locales, son
consensuados con la gerencia y el departamento de auditoria, ya con las
fecha fijadas se procede a enviar un memo por lo menos 7 das antes de la
realizacin del mismo, donde se especifica la fecha y la hora de inicio. El
memo debe estar dirigido al encargado de la sucursal, este esta obligado a
tomar las medida precautorias para la fecha de inventario.

(2) Tareas a Realizarse en el Local (Encargado):
Ordenar el deposito por curvas (cantidad de prendas del mismo
modelo).
Ordenar los calzados por cdigos y verificar que en cada caja estn los
dos pares.
Codificar las prendas sin cdigo.


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Realizar todas las devoluciones posibles (prendas sucias, sin cdigo,
etc).
Verificar su carpeta de trasferencias y correcciones y fin de que cada
movimiento cuente con un respaldo documental. (solicitar las
correcciones pendientes a la fabrica).
Prever la cantidad necesaria de personal para el inventario, siempre los
ms antiguos que manejen mejor el movimiento de mercaderas y
conozcan de forma acabada la ubicacin de las mismas en la sucursal.
Ante cualquier duda sobre el procedimiento de inventario el encargado
del local esta obligado a consultar al auditor designado para dicho
inventario.

(3) Procedimiento en la Oficina (Auditor):
El auditor deber verificar que las ventas estn cargadas hasta la fecha
del inventario.
Arquear su archivo (transferencias, correcciones, etc).
Deber llamar a la sucursal por lo menos 3 das antes del inventario
para ver que el local este ordenado.
Dependiendo del tamao del local el auditor podar optar por realizar el
inventario con una hoja de toma manual, o si el lugar es de un mayor
tamao se ingresan los datos directamente en una computadora
(toma). Normalmente en casi todos los casos se combinan los 2
mtodos de trabajo.
Antes de trasladarse al local a ser inventariado el auditor preparara su
computadora de toma de inventario, realizando un proceso llamado
actualizacin de tablas, que consiste en transferir todos los cdigos que
se encuentran en el programa madre a la computadora de toma de
datos. Este proceso es indispensable ya que si no cuenta con un todos
los cdigos, no podr cargar los datos inventariados.
Indefectiblemente el auditor llegara al local a ser inventariado a mas
tardar a las 10 de la maana de forma a verificar y coordinar las
ultimas labores.

(4) Realizacin del Inventario (Sucursal):
El da de inventario el o los auditores llegaran temprano al local a ser
inventariado provisto de sus elementos de trabajo (hoja de toma,
computadora, impresora, formulario continuo).
En todos los casos el inventario se inicia en l deposito de la sucursal,
un ayudante del local procede al recuento fsico de las mercaderas,
luego procede a dictarle al auditor primero el cdigo de la mercadera,
luego la cantidad.
Este proceso se realiza en forma metdica, se busca la exactitud antes
que la rapidez. Luego de terminar con el deposito y ya cerca del horario
de cierre se procede a inventariar el resto del negocio de la misma
manera.
Al terminar todo el proceso de carga del inventario se procede a
imprimir las listas por sectores, se forman equipos de verificacin y se
realiza la verificacin para posteriormente compactar la mencionada
informacin y enviar a la disquetera, lista ya para bajarla en el
programa madre de la oficina.


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(5) Trabajos en la Oficina Despus del Inventario:
Bajar los datos inventariados en el programa madre.
Imprimir el listado llamado compara, en este listado se detallan todas
las mercaderas sobrantes o faltantes.
Posterior a la impresin del compara y si existen diferencias
(faltantes / sobrantes) el auditor se trasladar de nuevo al local con la
finalidad de reverificar las cantidades que consignadas en el inventario,
pero solamente aquellos cdigos con diferencias.
Durante el tiempo que demande este proceso de reverificacin y ajuste
de stock, no se realizara ninguna transferencia de mercadera hacia la
sucursal, ni de esta a la fabrica. La no transferencia debe notificarse a
los encargados de transferencias (Sres.: Luis, Robert, Alicio, etc. ) si
esta condicin no se cumple los saldos se vern comprometidos.
Seguidamente se imprimir el listado de ajuste A3 y A4, adems
de la lista de venta al detalle F6 (procedimiento de carga de artculos
sin cdigo Sr. Domingo Gonzlez) y en caso de que en el local existan
prendas sin cdigo, el auditor podr optar por valorar esas prendas en
Gs., o devolverlas a fbrica. En caso de que opte por valorar en Gs., el
total obtenido ser restado a su probable faltante.
Finalmente y cuando las diferencias y sus correspondientes valores han
sido determinas se procede a realizar el proceso llamado aj uste de
stock, es decir ajustar el stock a la existencia inventariada.

4.4. EL PROCEDIMIENTO DE AUDITORA: CONTROL DE DOCUMENTOS
Es el proceso de verificacin de documentos (transferencias, correcciones,
devoluciones, etc.) En el mismo local, como tambin en los archivos de la oficina.
Es el proceso de verificacin de todos los movimientos de mercaderas, ya sea de
la casa central a las sucursales o entre sucursales.

El objetivo de este proceso es la constatacin de que cada movimiento de
mercaderas, como as mismo probable error cuente con un comprobante
respaldatorio.

4.4.2. MATERIAL NECESARIO Y ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN ESTE
PROCEDIMIENTO:
Estos movimientos antes sealados estn englobados en un grupos de
comprobantes denominado T, emanados del actual sistema de ventas ., cuya
carga de datos en el CPU se realiza a travs de un sistema informtico integral de
ventas y de almacn.

Los movimientos de mercaderas ya sean envos a una sucursal, o devoluciones
de esta al depsito estn englobados en movimientos llamados T, o
transferencias de mercaderas.


21

4.4.3. PROCESO DE TRABAJO:
(1) REVISIN DE DOCUMENTOS EN LA OFICINA:
Este proceso corresponde al cotejo de los nmeros de comprobantes con el
listado denominado Arqueo de Stock, normalmente realizado das antes
del inventario buscando cualquier tipo de errores.

Cada movimiento de mercadera (Transferencia / Correcciones) se
imprimen en comprobantes por triplicado, cuyos destinos son:
1) Original: En el Local (Sucursal)
2) Duplicado: Archivo de Transferencias (Dpto. Distribucin)
3) Triplicado: Archivo de Auditoria Interna

Generalmente los movimientos de mercaderas tienen errores, que son
subsanados con correcciones a nivel del sistema e impresos por triplicado.
Estas correcciones siguen el mismo sistema de archivo que las
transferencias.

Al momento de realizar una revisin de los documentos en la oficina se
imprime un listado denominado Arqueo de Stock.

En este listado figuran todas las transferencias, correcciones, sus nmeros
y fechas de movimientos, con este listado a mano se procede al punteo de
cada comprobante de transferencia (listado / archivo), en caso de haber
diferencias (faltante de documentos) debe arquearse el archivo superior
inmediato, hasta encontrar el documento faltante.

El arqueo de comprobantes puede ser hecho, en uno de los dos archivos
con que se cuenta. Uno de ellos actualmente en poder de la Lic. Paola
Pascotini, donde se encuentran los duplicados, y otro actualmente en poder
de la Srta. Edith donde se encuentran archivados los triplicados.

El proceso normal de trabajo es arquear los comprobantes de la carpeta de
la Srta. Paola donde se encuentran los duplicados.

Errores ms comunes en el arqueo de documentos:
Que una transferencia de una local este facturada a nombre de
otro.
Que las transferencias no cuenten con sus correcciones
correspondientes.
Que no estn firmadas por la persona que recibi las mercaderas.

(2) REVISIN DE DOCUMENTOS EN LA SUCURSAL:
Es el cotejo del listado denominado Arqueo de Stock, con los
comprobantes archivados en la carpeta de transferencias del local, quien
posee una carpeta que archiva las correcciones correspondientes del
movimiento de sus mercaderas.

El proceso de revisin de comprobantes en las sucursales indefectiblemente
se realiza das antes de un inventario general, pero debe realizarse con una
periodicidad de 4 veces al mes por lo menos.


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Con el listado denominadoArqueo de Stock, definido por un rango de
fecha y punteado por el archivo de la oficina el Auditor, se trasladar al
local comercial (PDV o sucursal), e informa al encargado del control de
documentos. ste le proporcionar la carpeta y en su presencia realiza el
control, cotejando los comprobantes incluidos en su listado de arqueo y las
copias de las referidas transferencias o correcciones archivadas en la
carpeta del local comercial. De haber faltantes de documentos se le
comunica al encargado. En caso de que la sucursal est con muchos
clientes el auditor esperar a que el local este menos poblado de probables
compradores.

Organizacin de Documentos en las Sucursales:
A fin de que el control sea rpido y exacto, el local comercial (PDV)
tendr archivados sus comprobantes en forma independiente (por
separado) y en forma correlativa (por fechas).
Este sistema de archivos debe ser impuesto en todas las sucursales sin
excepcin alguna.

Documentos a ser Controlados en la Sucursal:
Transferencias
Ajustes
Planilla de Ventas
Talonarios de Envos

Datos a tener en Cuenta:
Numero de los comprobantes, debe coincidir con el numero de
comprobante de su listado de Arqueo de Stock.
Que la transferencia corresponda al local.
Firma del encargado de recibir las mercaderas.
Que todas las facturas en caso de tener errores de transferencia
cuente con su correspondiente correccin.

El auditor realizar esta misma operacin de control, en el archivo de
los duplicados y triplicados.


23

V. PLANIFICACIN DEL TRABAJO DE AUDITORA INTERNA

5.1. INTRODUCCIN A LA PLANIFICACIN:
El departamento de auditora interna realizar una evaluacin de todas las reas
operativas de la empresa, con especial nfasis en el mantenimiento de controles
adecuados y mejoramientos de la eficiencia operativa.

Para ello, deber realizar un tipo de control gerencial que funciona midiendo y evaluando
la eficiencia de otros controles

Este control gerencial se realizar a travs de un programa de auditora interna que en
trminos generales permitir lo siguiente:
(a) Asegurar que las polticas y procedimientos en uso son adecuados a las necesidades
de la empresa.
(b) Que los informes y datos que presentan los distintos departamentos sobre los
resultados de las operaciones son suficientes, dignos de fe y pueden servir de base
a las decisiones de la gerencia.
(c) Que se han seguido las polticas y procedimientos dados por los manuales de
procedimientos y funciones de cada departamento.
(d) Que los activos estn adecuadamente seguros.
(e) Que se han hecho gastos slo para los fines necesarios.
(f) Que existe un cumplimiento de la legislacin y los estatutos.
(g) Evala continuamente los controles internos.
(h) Servir de base y asistencia a los auditores externos.

Para llegar a desarrollar el programa de auditora, el departamento de auditora interna
desarrollar un plan general que cubra todas las funciones del departamento de auditora
interna, dividiendo la labor en los siguientes pasos:
(1) Fijacin de metas y objetivos.
(2) Programacin del tiempo que dedicar en reunir datos a travs de chequeos.
(3) Anlisis de los hechos encontrados en el punto (2).
(4) Determinacin de las reas operativas que son problemticas y las posibles
soluciones que se tendr para esos problemas.
(5) Discusin con la gerencia general, sobre las recomendaciones o enlaces que va a
seguir.
(6) Informacin de las observaciones y otras recomendaciones.
(7) Verificacin de la aprobacin de las sugerencias y si se cumplen.
(8) Determinacin si es necesario tomar una accin firme.

El departamento de auditora interna realizar tantas auditoras como sea necesario
(mensuales o trimestrales) y emplear los procedimientos que juzgue convenientes.

5.2. PLANIFICACIN DE LA AUDITORA EN LOS PUNTOS DE VENTA (LOCALES):
El departamento de auditora interna extender este programa segn sea necesario.

5.3. DIRECTIVAS EMANADAS POR EL DEPARTAMENTO DE AUDITORA INTERNA A
LOS LOCALES COMERCIALES, COMO MEDIDAS PREVENTIVAS DE CONTROL
INTERNO:

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INTRODUCCIN

El presente trabajo constituye un estudio del MANUAL DE

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