ULADECH PIURA SISTEMA: TRAMITE DOCUMETARIO

INTRODUCCIN

El presente trabajo de tesis esta denominado como ANLISIS Y
DISEO DEL SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO
UTILIZANDO SOFTWARE LIBRE PARA LA UNIVERSIDAD LOS
ANGELES DE CHIMBOTE SEDE PIURA.

Este trabajo nace por la importancia que tiene el realizar un adecuado
registro, seguimiento y ubicacin de Expedientes que ingresan a la
Universidad Los ngeles de Chimbote, ya que permitir una ubicacin
inmediata, oportuna y confiable; logrando que los directivos,
funcionarios y trabajadores puedan mejorar el servicio al pblico
solicitante y/o alumnado y a la vez mejorar la imagen de la Institucin.

Existe un rea denominada Mesa de Partes por donde se ingresa la
documentacin, pero esta sigue diferente trmite, segn el requerimiento
del usuario y, es a ste a quien se le debe de mejorar el servicio de
atencin de sus expedientes, en forma precisa, sin prdida de tiempo,
como en otras Instituciones que observamos a los usuarios recorrer
escritorio por escritorio, da tras da; para ubicar su expedienteo.

Es este malestar, y la necesidad expuesta anteriormente, los motivos por
los que se ha credo conveniente preparar y presentar el presente
proyecto, con la finalidad de mejorar el servicio de atencin al usuario y
a la vez llevar un adecuado registro y evaluacin de la correspondencia
que se tramita en la Universidad.

Con el presente trabajo, se pretende contribuir a solucionar los
problemas de ubicacin de la correspondencia que se tramitan en la


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Universidad, descongestionar el engorroso trabajo de escribir libros tras
libros de registro y; mejorar la imagen.

Obviamente, es Sistema de Trmite Documentario, mejorar los procesos
actuales que se vienen realizando en forma manual, descongestionar el
trabajo del personal de la Universidad, Minimizar totalmente el tiempo
que se dedica a la bsqueda de un Expediente, para dar informe o
respuesta a los usuarios.

El anlisis y diseo del Sistema de Trmite Documentario, est orientado
para implementarse en todas las Oficinas que se encuentran
comprendidas en la Universidad Los ngeles de Chimbote.

Entre las ventajas ms resaltantes, que se obtendrn con la
implementacin del sistema, podemos mencionar:

Ubicacin fsica en forma inmediata, confiable y oportuna de
cualquier expediente.
Seguimiento y control del trmite de los expedientes
Historial de los expedientes que se tramitan en la Universidad Los
ngeles de Chimbote
Seguridad y privacidad del trmite de la documentacin
Se mejorar la atencin al pblico y por ende mejorar la imagen
institucional.

Es importante tener en cuenta, que en el presente proyecto se consideran
procesos de bsqueda y consultas fciles, novedosas e innovadoras. Las
bsquedas no se limitarn a una sola forma, sino que el usuario del
sistema podr establecer los parmetros de bsqueda que crea necesario
al momento de realizarlas, as mismo los directores y/o ejecutivos de


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mayor jerarqua podrn evaluar el comportamiento y la produccin de
las Oficinas en lo que respecta al tiempo que le dedican al tratamiento y
despacho de los expedientes.

El proyecto Sistema de Trmite Documentario, se ha diseado para que
trabaje con Software libre en su totalidad tomando forma de pginas
Web con los cuales se eliminar totalmente el costo de licenciamiento.

Este proyecto de investigacin pretende ser un aporte informtico y est
orientado al aprovechamiento inmediato de las herramientas de software
con las que actualmente contamos y; en acorde con los planeamientos
estratgicos de la Universidad Los ngeles de Chimbote brindar una
slida base en la toma de decisiones.

















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OBJETIVOS


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OBETIVOS DE LA INVESTIGACIN

OBEJTIVO GENERAL
Determinar y Plantear una alternativa de Solucin Informtica al
problema del Registro, Seguimiento y Ubicacin de los
expedientes que se tramita en la Universidad Los ngeles de
Chimbote; utilizando Software Libre (Open Source) como
herramientas tanto para el Anlisis, Diseo y algunos prototipos
de interfaz.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar un trabajo de recopilacin necesaria, mediante el mtodo
de entrevistas a las personas que se encuentran inmersas en el
proceso de la documentacin y anlisis de la documentacin y
procedimientos existentes.

Normar adecuadamente el registro sistematizado de la
informacin al momento que se tramita la documentacin por las
diferentes oficinas acadmicas, administrativas y usuarios.

Modelar el sistema con la metodologa UML utilizando Poseidon
for UML

Disear y construir una Base de Datos ntegra y confiable
mediante un Sistema de Administracin de Base de Datos
utilizando Dbdesinger y MySql




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Plantear un modelo del Sistema de Trmite Documentario
utilizando PHP.

Evaluar y especificar los requerimientos de Hardware y Software
necesarios para la instalacin e implementacin del Sistema.

Determinar la factibilidad econmica del proyecto, mediante un
anlisis de Costos y Beneficios.

OBJETIVOS DEL SISTEMA

Automatizar el proceso de Registro, Seguimiento y Ubicacin de
toda la documentacin que se tramita.

Implementar un sistema utilizando software libre en su totalidad
tanto para el Anlisis, Diseo y para su Implementacin.

Disear interfaces sencillas, amigables; que sean totalmente fcil
de entender y manipular por cualquier trabajador.

Brindar seguridad y privacidad en todos sus niveles, tanto en los
datos que se registran como en el acceso.

Contribuir con los trabajadores y con el pblico usuario a la
ubicacin inmediata de los expedientes a travs de un fcil
procedimiento de consulta e impresin.




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Mostrar mediante reportes en pantalla distintas formas de la
informacin que se encuentran en la base de datos, estos reportes
por pantalla pueden ser luego debidamente impresos.