Descripcin de puesto

Una descripcin de puesto es un documento conciso

de informacin objetiva que identifica la tarea por
cumplir y la responsabilidad que implica el
puesto. Adems bosqueja la relacin entre el puesto
y otros puestos en la organizacin, los requisitos para
cumplir el trabajo y su frecuencia o mbito de
ejecucin.
Es importante observar que a descripcin se basa en
la naturaleza del trabajo, y no en el individuo que lo
desempea en la actualidad.
Las descripciones de puestos pueden confeccionarse
de diferentes maneras que se explican a
continuacin:

.
Los tipos de descripciones de puestos
Las descripciones genricas se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o competencia
especficas. Proporcionan una visin general de una categora de puestos mediante los
denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categora.
Descripcin genrica
Para redactar una descripcin genrica, deben analizarse una cantidad de puestos para hallar sus
denominadores comunes .Por ejemplo, una descripcin genrica de "Contador Mayor" incluye el
campo de experiencia que se espera de ese nivel profesional. No abarca las funciones especficas
--cuentas por pagar y cuentas por cobrar, especializacin en el libro mayor-- o las unidades
organizacionales menores dentro del Departamento Contable del que depende el puesto. Un
ejemplo de descripcin de puestos genrica se observa abajo..


La forma genrica se utiliza sobre todo para lo siguiente:
Formulacin de programas de capacitacin
Designaciones
Planificacin organizacional
Formulacin de pautas del desempeo
Planificacin de la mano de obra
Estudios de salarios

Las descripciones de puestos especificas
Las descripciones de puesto especficas estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto.
Indican su relacin con otros puestos especficas dentro de las ms pequeas unidades
organizacionales. Por ejemplo~ el puesto especifico de "Contador a cargo del libro mayor" debe
identificar las relaciones de dependencia del puesto dentro del Departamento Contable.
Expone el tipo de sistemas contables utilizados~ el tipo y frecuencia de los partes financieros que
deben confeccionarse~ y los limites de responsabilidad dentro de los sectores funcionales,
geogrficos o de otro tipo, de la compaia. Abajo aparece un ejemplo de desripciones de puestos
especificas.


Las descripciones de puestos especficas sirven otros propsitos:
Anlisis precisos de puestos
Evaluacin de puestos (para la gestin de sueldos y salarios)
Organigrama

Elementos que componen las descripciones de puesto
Designacin del puesto,unidad organizacional y relacin de dependencia.
Estos puntos identifican elpuesto y le dan sus caractersticas propias. Diferencian a cada puesto de
los dems. Consiguientemente, aun dos descripciones de puestos con la misma designacin e
igual nivel de remuneracin pueden tener tareas, responsabilidades y relaciones de dependencia
diferentes.
Por ejemplo, el puesto de "diseador" en una Divisin de Productos para Consumidores y en una
Divisin de Productos Industriales pueden tener el mismo nivel de remuneracin pero ser muy
diferentes en otros sentidos.

Sntesis del puesto,deberes y responsabilidades.
Aqu se define el trabajo por cumplir y se proporcionan los elementos esenciales para el anlisis
posterior (

Deberes y responsabilidades.
Esta parte de la descripcin de puesto seala "qu" tarea se desempea~ "por qu" se
desempea, y cuando no resulta obvio. "Cmo" se desempea. Si el "qu", el "por qu" +- o el
"cmo" no aparecen, la formulacin es incompleta.* Interaccin. Especifica las relaciones entre un
puesto y otro.
Cuando las ocupaciones estn vinculadas muy estrechamente, la descripcin de las relaciones
recprocas entre cada puesto es crtica. Tambin es importante para describir puestos que tienen
amplias relaciones fuera de la compaa, por ejemplo, puestos de ventas, comercializaQin y
relaciones pblicas.
*
Preparada por, Aprobada por y Fecha.
Cada descripcin debe indicar quin la prepar y si recibi aprobacin definitiva o es slo un
proyecto de descripcin. Debe conocerse la identidad del redactor, administrador o analista de
puestos, para el caso de que en el futuro surjan interrogantes.
La fecha de preparacin indica a quien la lea la actualidad de la informacin.

Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del puesto
Las especificaciones del puestoson los requisitos que deben satisfacer los candidatos si han de
cumplir sus obligaciones, asumir sus responsabilidades y trabajar sin tropiezos con aquellos de
quienes dependan.
En la descripcin se suele incluir las aptitudes, experiencia y conocimientos mnimos para cumplir
las tareas, en lugar de las aptitudes o conocimientos de las personas que desempean el puesto
en la actualidad.
Entre los requisitos mnimos pueden figurar exigencias especiales del puesto, como por ejemplo
viajes prolongados o trabajo nocturno,adems de los requisitos normales en materia de aptitudes y
experiencia.
Para evitar imponer requisitos poco realistas, las especificaciones deben basarse en la manera
como se realiza el trabajo actualmente.

Especificacin de puesto
Se define como el resumen de las cualidades personales, caractersticas, capacidades y
antecedentes requeridos para realizar el trabajo.
Elementos que estn contenidos eb una especificacin de puesto a partir de la prctica actual de
trabajo:
Requisitos relacionados con la persona que realiza el trabajo
Requisitos relacionados con las condiciones de trabajo
Educacin pertinente Experiencia pertinente
Esferas concretas de experienciaAptitudes manuales o mentales Aptitudes sociales o de
accin recproca
Exigencias de viajes
Horas y horarios de trabajo
Condiciones ambientales peligrosas o duras




Descripcin y anlisis de puestos
Enviado por SONNIA ALEXANDRA HEREDIA G.


1. Conceptos claves
2. Preguntas de anlisis
Conceptos claves
ANALISIS DE PUESTOS: El anlisis de puestos pretender estudiar y determinar los requisitos,
responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su adecuado desempeo. Por medio del anlisis los
puestos posteriormente se valoran y se clasifican para efectos de comparacin.
CUESTIONARIO: El cuestionario debe ser elaborado por un analista de puestos en funcin de los factores de
anlisis. Con el cuestionario el analista de puestos tiene toda la informacin necesaria sobre cada uno de los
puestos de la organizacin.
DESCRIPCION DE PUESTOS: Muestra la relacin de la tareas, obligaciones y responsabilidades del puesto.
ENTREVISTA: Consiste en obtener datos relativos al puesto que desea analizar por medio de un contacto
directo y verbal con el ocupante del puesto o su jefe inmediato.
FATORES DE ANALISIS: Los factores de anlisis funcionan como puntos de referencia que permiten
estudiar de manera objetiva una gran cantidad de puestos. Constituyen verdaderos instrumentos de
medicin de acuerdo a la naturaleza de los puestos que existen en la entidad. Los factores son:
Requisitos intelectuales
Requisitos fsicos
Responsabilidades adquiridas
Condiciones de trabajo.
METODOS MIXTOS: Son combinaciones eclticas de dos o ms mtodos de anlisis.
PUESTO: Se puede definir como una unidad de la organizacin y responsabilidades que lo separan y
distinguen de los dems puestos. Estas obligaciones y responsabilidades pertenecen al empleado que
desempea el puesto y proporcionan los medios con los cuales los empleados contribuyen al logro de
los objetivos de una organizacin.
Preguntas de anlisis
1. Cules son las nociones fundamentales en el concepto de puesto?
El concepto de puesto, igual que el concepto de departamento, es un subproducto del modelo burocrtico
de administracin. Es la consecuencia del mtodo cartesiano y de la divisin del trabajo organizacional que
imper durante casi toda la era industrial. Dentro de la concepcin burocrtica, trminos tales como puestos o
departamentos son definidos, inmutables y permanentes, debido a que no se toman en cuenta los cambios
ambientales y la necesidad de adaptacin de la organizacin al mundo de los negocios, razones ests por las
que muchas organizaciones exitosas sustituyen ahora sus departamentos multifuncionales. Cul es la
razn? Sencilla: flexibilidad, agilidad, integracin, coordinacin einnovacin. En la era de la informacin, al
parecer, el concepto de puesto tiene ya los das contados.
Qu es puesto? Se puede definir como una unidad de la organizacin y responsabilidades que lo separan y
distinguen de los dems puestos. Estas obligaciones y responsabilidades pertenecen al empleado que
desempea el puesto y proporcionan los medios con los cuales los empleados contribuyen al logro de los
objetivos de una organizacin.
Bsicamente, tareas o responsabilidades "son los elementos que componen una funcin de trabajo y deben
ser realizados por el ocupante". Las diversas fases del trabajo constituyen el puesto completo. De este modo,
un puesto, "es el conjunto de todas aquellas actividades desempeadas por una nica persona, que pueden
ser consideradas en un concepto unificado y que ocupan un lugar formal en la organizacin".
2. Explique lo que es la descripcin y anlisis de puestos
Descripcin de puestos: es un proceso que consiste en enunciar las tareas o responsabilidades que lo forman
y lo hacen distinto a todos los dems puestos que existen en la organizacin. As mismo, su descripcin es la
relacin de las responsabilidades o tareas del puesto (lo que hace el ocupante), la periodicidad de su
realizacin (cundo lo hace), los mtodos que se emplean para el cumplimiento de esas responsabilidades o
tareas (cmo lo hace) los objetivos (por qu lo hace). Es bsicamente la enumeracin por escrito de los
principales aspectos significativos del puesto y las obligaciones y responsabilidades adquiridas.
Anlisis de puestos: Una vez hecha la descripcin, sigue el anlisis de puestos, en otras palabras, una vez
identificado el contenido (aspectos intrnsecos), se analiza el puesto en relacin con los aspectos intrnsecos,
es decir, en la relacin con los requisitos que el puesto impone a su ocupante. Aunque ntimamente
relacionados en sus propsitos y los procesosde obtencin de informacin, la descripcin de puestos y el
anlisis de puestos son dos tcnicas perfectamente distintas. Mientras la descripcin se preocupa por el
contenido de puesto, el anlisis de puestos pretende estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y
condiciones que el puesto exige para su adecuado desempeo.
3. Explique la estructura de anlisis de puestos
El anlisis de puestos se concentra en cuatro tipos de requisitos que se aplican a cualquier tipo o nivel de
puestos:
1. Requisitos intelectuales: Comprenden las exigencias del puesto por lo que se refiere a los requisitos
intelectuales que deben tener el ocupante para poder desempear adecuadamente el puesto. Entre los
requisitos intelectuales estn los siguientes factores de anlisis:
Escolaridad indispensable
Experiencia indispensable
Adaptabilidad del puesto
Iniciativa requerida
Aptitudes requeridas
2. Requisitos fsicos: comprende la cantidad y continuidad de la emerga yd el esfuerzo fsico e intelectual que
se requieren y la fatiga que ocasionan. Consideran tambin la complexin fsica que debe tener el ocupante
para el desempeo adecuado del puesto. Entre los requisitos intelectuales estn los siguientes factores de
anlisis:
Esfuerzo fsico requerido
Concentracin visual
Destrezas o habilidades
Complexin fsica requerida
3. Responsabilidades adquiridas: consideran las responsabilidades que adems del desempeo normal de
sus atribuciones, tiene el ocupante del puesto en relacin con la supervisin directa de sus subordinados, de
material, de las herramientas o equipo que utiliza, el patrimonio de a la empresa, el dinero, los ttulos
o documentos, etc. Comprenden por responsabilidades por:
Supervisin del personal
Material, herramientas o equipo
Dinero, ttulos o documentos
Relaciones internas o externas.
Informacin confidencial.
4. Condiciones de trabajo: comprenden las condiciones del ambiente y los alrededores en que se realiza el
trabajo, lo hace desagradable, adverso o sujeto a riesgos, exige del ocupante una dura adaptacin, a fin de
conservar la productividad y el rendimiento en sus funciones. Evalan el grado de adaptacin de la persona al
ambiente y el equipo de trabajo para facilitarle su desempeo. Comprende los factores de anlisis siguientes:
Ambiente de trabajo
Riesgos de trabajo
a) Accidentes de trabajo
b) Enfermedades profesionales
3. Explique las caractersticas, ventajas y desventajas de la observacin directa
Caractersticas:
a. La obtencin de datos sobre un puesto se hace mediante observacin visual de las actividades del
ocupante del puesto, realizada por el analista especializado.
b. Mientras que la participacin que tiene el analista en la obtencin de los datos es activa, la participacin del
ocupante es pasiva
Ventajas
a. Veracidad en los datos obtenidos
b. No requiere la paralizacin del ocupante del puesto
c. Mtodo ideal para puestos sencillos y repetitivos
d. Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la frmula bsica del u de puestos (Qu hace?,
Cmo lo hace?, para qu lo hace?)
Desventajas:
a. Costo elevado, pues para que el mtodo sea completo se requiere de un tiempo prolongado en el anlisis
de puestos.
b. La simple observacin, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite la obtencin
de datos verdaderamente importantes para el anlisis.
c. Contraindicado para puestos que no sean sencillos y repetitivos.
4. Explique las caractersticas, ventajas y desventajas de la entrevista
Caractersticas:
a. La obtencin de datos sobre el puesto se hace por medio de una entrevista, con preguntas y respuestas
verbales entre el analistas y el ocupante del puesto.
b. La participacin es activa, tanto del analista como del ocupante del puesto en la obtencin de los datos.
Ventajas
a. Obtencin de los datos del c n a travs de las personas que mejor lo conocen.
b. Posibilidad de discutir y aclarar todas la dudas.
c. Es el mtodo de mayor conveniencia y el que proporciona mayor resultado en el anlisis, debido a la
obtencin estandarizada y racional de los datos.
d. No tiene contraindicaciones: se puede aplicar a puestos de cualquier tipo o nivel.
Desventajas:
a. Una entrevista mal dirigida puede llevar a reacciones negativas en el personal, que resultan en una falta de
comprensin y o aceptacin de sus objetivos.
b. Posibilidad de una confusin ente opiniones y hechos.
c. Prdida de tiempo si el analista de puestos no se prepara bien para esa tarea.
d. Costo operacional elevado: se necesitan analistas con experiencia y paralizacin del trabajo del ocupante.
5. Explique las caractersticas, ventajas y desventajas del cuestionario
Caractersticas:
a. La obtencin de datos sobre el puesto se realiza por medio del llenado de un cuestionario que realiza el
ocupante del puesto o su superior para el anlisis de puestos
b. Mientras la participacin del analista de puestos en la obtencin de los datos (llenado del cuestionario) es
pasiva, la participacin del ocupante es activa (quien lo contesta)
Ventajas
a. El cuestionario puede ser contestado, por los ocupantes del puesto o por sus jefes directos, de manera
conjunta o secuencial, con ello se obtiene una visin ms amplia del contenido de sus caractersticas, adems
de contar con la participacin de vari s niveles.
b. Es el mtodo ms econmico para el anlisis de puestos.
c. Es el mtodo ms completo; el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de los puestos,
contestando por ellos y devuelto con la relativa rapidez. Esto no ocurre con los dems mtodos para el
anlisis de puestos.
d. Es el mtodo ideal para analizar puestos de alto nivel, si afectar el tiempo y las actividades delos ejecutivos.
Desventajas:
a. El cuestionario est contraindicado para puesto de bajo nivel de los cuales los ocupantes pueden tener
dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
b. Exige planeacin y realizacin cuidadosa-
c. Tiende a ser superficial y distorsionada.
6. Explique los posibles mtodos mixtos
Los mtodos mixtos ms utilizados son:
a. Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del puesto, este ltimo llena el cuestionario y despus es
sometido a una entrevista rpida, con el cuestionario como referencia.
b. Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para ampliar y aclarar los datos obtenidos.
c. Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.
d. Observacin directa con el ocupante y entrevista con el superior.
e. Cuestionario y observacin directa, ambos del mismo ocupante.
f. Cuestionario con el superior y observacin directa con el ocupante, entre otros.
7. Explique las etapas de anlisis de puestos
Etapa de planeacin:
Es la etapa en la que se planea todo el trabajo para el anlisis de puestos. Es una etapa de trabajo de
escritorio y de laboratorio. La planeacin del anlisis de puestos exige los siguientes pasos:
1. Determinar los puestos a describir, analizar e incluir en el programa de anlisis.
2. Elaborar el organigrama de puestos para ubicarlos
3. Elaborar el cronograma de trabajo
4. Elegir el o los mtodos de anlisis a emplear
5. Seleccionar los factores de anlisis, lo cual se hace con base en dos criterios conjuntos:
a. Criterio de la generalidad: los factores de anlisis debe estar presentes en la totalidad o por los menos en
75% de los puestos a estudiar, para que se puedan comparar las caractersticas ideales a los ocupantes.
b. Criterio de la variedad o discriminacin: los factores de anlisis deben varias de acuerdo al puesto. Es decir
no pueden ser constantes ni uniformes.
6. Dimensionar los factores de anlisis
7. Graduar los factor4es de anlisis
Etapa de preparacin:
Es la etapa en la que se preparan las personas, los esquemas o los materiales de trabajo, a saber:
1. Reclutamiento, seleccin y capacitacin de los analistas de puestos, que conformarn el equipo de trabajo.
2. Preparacin del material de trabajo (formularios, impresos, materiales, etc)
3. Preparacin del ambiente (aclarar a la direccin, gerencia, supervisores y a todo el personal involucrado en
el programa de anlisis de puestos)
4. Obtencin de datos previos (nombres de los ocupantes de los puestos que van a analizar, relacin de los
equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizados por los ocupantes de los puestos)
La etapa de preparacin puede realizarse en forma simultnea a la etapa de preparacin.
Etapa de preparacin:
Es la etapa en la que se obtienen los datos respecto a los puestos que se van a analizar y en la que se
redacta e anlisis:
1. Obtencin de los datos sobre los puestos mediante el(los) mtodo(s) de anlisis elegido(s) (con el ocupante
del puesto o con el supervisor inmediato.
2. Seleccin de datos obtenidos
3. Redaccin provisional del anlisis hecha por el analista de puestos.
4. Presentacin de la redaccin provisional al supervisor inmediato, para que la ratifique o la rectifique.
5. Redaccin definitiva del anlisis de puestos.
6. Presentacin de la redaccin definitiva del anlisis de puestos, para la aprobacin.
8. Cules son los objetivos de la descripcin y anlisis de puestos?
1. Obtener apoyo econmico para la elaboracin de anuncios, demarcacin del mercado de mano de obra,
donde s debe reclutar, etc., que es la base para el reclutamiento del personal.
2. Determinar el perfil del ocupante del puesto, con lo cual se aplicar la batera adecuada de exmenes, que
es la base para la seleccin de personal.
3. Obtener el material necesario para el contenido de los programas de capacitacin, que es la base de la
capacitacin del personal.
4. Determinar mediante la valuacin y clasificacin de puestos, los niveles salariales de acuerdo con la
importancia relativa de los puesto dentro de la organizacin y del nivel de los salarios en el mercado de
trabajo, que es la base del administracin de sueldos y salarios.
5. Estimular la motivacin del personal para facilitar la evaluacin del desempeo y del mrito funcional.
6. Servir de gua tanto al supervisor en el trabajo con sus subordinados, como el empleado en el desempeo
de sus funciones.
7. Proporcionar informacin para la higiene y seguridad industrial, con objeto de minimizar la insalubridad y el
peligro en determinados puestos.


Autor:
Sonnia A. Heredia G.


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puestos.shtml#ixzz2hM72sAKD