Red de Bibliotecas Populares, REBIPO

SOLICITUD DE INFORMACIN (RFI)

PARA CONTRATAR UN SISTEMA DE SEGURIDAD PARA EL MATERIAL
BIBLIOGRFICO








Abril 30 de 2013


Tabla de contenido
1. PRESENTACIN RFI ................................................................................................................. 4
1.1 INTRODUCCIN ................................................................................................................... 4
1.2 OBJETIVO .............................................................................................................................. 5
1.4 INFORMACIN GENERAL.................................................................................................. 7
1.4.1 Misin ............................................................................................................................... 7
1.4.2 Visin ................................................................................................................................ 7
1.4.3 Objetivos .......................................................................................................................... 7
1.4.4 Historia ............................................................................................................................. 8
2. CONDICIONES Y PROCEDIMIENTOS ............................................................................... 9
2.1 Informacin del contacto ................................................................................................... 9
2.1.1 Formato impreso ............................................................................................................. 9
2.1.2 Formato electrnico ........................................................................................................ 9
2.2 Fechas, lugares y condiciones ............................................................................................ 9
2.2.1 Inscripcin ........................................................................................................................ 9
2.2.2 Fecha de entrega de la informacin .......................................................................... 10
2.3 Clusula de confidencialidad ............................................................................................. 10
2.4 Informacin adicional .......................................................................................................... 10
2.4.1 Idioma de la respuesta al RFI ..................................................................................... 10
2.4.2 Privacidad ...................................................................................................................... 11
3. REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN .......................................................................... 12
3.1 Condiciones actuales ...................................................................................................... 12
3.2 Informacin proveedores ................................................................................................ 15
4. INFORMACIN TCNICA .................................................................................................. 19
4.1 Matriz de requerimientos ................................................................................................ 19
5. INVENTARIO DE FUENTES................................................................................................ 21
5.1 Personal ............................................................................................................................ 21
6. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS .................................................................................... 22
7. PRESENTACION RFP .............................................................................................................. 23

7.1 INTRODUCCIN ................................................................................................................. 23
7.2 CONTEXTUALIZACIN .................................................................................................... 24
7.2.1 LA ORGANIZACIN .................................................................................................... 24
7.2.2 SOLICITUD.................................................................................................................... 25
7. 2.3 OBJETIVOS ................................................................................................................. 25
7.3 ENTREGA ......................................................................................................................... 25
8. REQUERIMIENTOS .............................................................................................................. 26
8.1 ALCANCE ......................................................................................................................... 26
8.2 TCNICOS/TECNOLGICOS ...................................................................................... 27
9. ADMINISTRATIVOS ............................................................................................................. 29
10. RECURSOS ......................................................................................................................... 29
11. CONDICIONES DE ENTREGA ........................................................................................ 30
12. NORMATIVIDAD ................................................................................................................ 30
13. DOCUMENTACIN A PRESENTAR ............................................................................... 32
14. INFORMACIN CONTRACTUAL ..................................................................................... 32
14.1 FECHAS Y PLAZOS ..................................................................................................... 32
14.2 MTODOS Y FORMAS DE PAGO............................................................................. 33
15. MARCOS LEGALES Y SOLUCION DE CONFLICTOS ................................................ 33
15.1 SOLUCIN DE CONFLICTOS .................................................................................... 33
15.2 MARCOS LEGALES .................................................................................................... 34
16. EVALUACIN DE PROPUESTAS ................................................................................... 34
16.1 PROCEDIMIENTOS, FACTORES Y MTODOS ..................................................... 34
17. CRITERIOS DE SELECCIN............................................................................................ 35
18. REFERENCIAS BIBLIOGRAFA ....................................................................................... 37



1. PRESENTACIN RFI

1.1 INTRODUCCIN

Para realizar la adquisicin, contratacin e instalacin de tecnologa para la
implementacin de un sistema de seguridad en las diferentes bibliotecas
pertenecientes a la Red de Bibliotecas Populares de Surinam que permita la
reduccin de los ndices de robo de material bibliogrfico, es necesario presentar
el siguiente RFI dirigido a los posibles proveedores con el fin de conocer las
condiciones actuales del mercado. Esta informacin se convertir en determinante
para la toma de decisiones al momento de la contratacin del servicio.

La red de bibliotecas populares pretende entonces identificar las capacidades,
experiencias y mejores prcticas de un conjunto de proveedores, para la
implementacin del sistema de seguridad, ya que cada una de las bibliotecas que
hacen parte de ella posee caractersticas nicas (usuarios, espacio, zona
geogrfica), el proveedor debe estar en la capacidad de desarrollar, articular y
propender el apoyo tcnico y tecnolgico necesarios para suplir la necesidad,
manteniendo siempre presente:

Las condiciones operativas
La modelacin a las necesidades nicas de las diferentes unidades de
informacin.
Los costos
La experiencia operativa y tcnica que asegure la prestacin adecuada del
servicio




1.2 OBJETIVO


Indagar las ofertas que presenta el mercado en cuanto a nivel operativo, tcnico,
funcional y comercial de los proveedores potenciales para la adquisicin de un
sistema de seguridad en pro de la solucin a la necesidad de la red de bibliotecas
populares.

1.3 ALCANCE


Este RFI tiene como alcance para la Red de Bibliotecas Populares de Surinam
conocer los proveedores potenciales con experiencia en el mercado en la
implementacin de sistemas de seguridad para material bibliogrfico de
bibliotecas. Para ello se solicita a quienes estn interesados, suministrar
informacin que nos permita cubrir los siguientes tpicos:

- Descripcin del sistema: detalle de la solucin (sistema) que se est en
capacidad de ofrecer.

- Capacidad: la capacidad operativa y tcnica para instalar el sistema.

- Crecimiento y respuesta: cmo se compara el proveedor en el mercado, y qu
est haciendo para aumentar su alcance y capacidad de respuesta, de forma que
mejore sus fortalezas y supere sus retos.

- Costos: el soporte, capacitacin y actualizaciones en caso de ser requeridas.

- Soporte: el nivel de soporte que proporciona el proveedor.

Con esta informacin suministrada la Red de Bibliotecas Populares est
interesada en construir una solicitud de contratacin con base en tarifas y plazos
indagadas con antelacin.




1.4 INFORMACIN GENERAL

1.4.1 Misin
La Red de Bibliotecas Populares, REBIPO, de la Secretara de Educacin de la
Alcalda de Surinam fomenta el acceso con equidad a la lectura y la escritura;
contextualiza y construye con competencia, calidad y responsabilidad espacios y
medios que garanticen el derecho al conocimiento, a la informacin. Lo anterior
orientado al desarrollo educativo, formativo, social y cultural de los sectores
populares de la ciudad, la ciudadana y los ciudadanos.

1.4.2 Visin
En el ao 2015 REBIPO tiene como meta acrecentar los servicios de informacin,
documentacin, programas de lectura y escritura y fomentar el acceso a la cultura,
a travs de la creacin, las TIC y las nuevas realidades de la sociedad de la
informacin y el conocimiento, para liderar las transformaciones que requieren las
bibliotecas populares como espacio de aprendizaje, encuentro y formacin en
permanente interactividad con el conocimiento.

1.4.3 Objetivos
Promover la participacin de las diferentes bibliotecas populares y/o comunitarias
mediante alianzas.
Defender los intereses de los bibliotecarios populares y propender por una
legislacin acorde a la proyeccin de la biblioteca popular, que vele por la
estabilidad y continuidad de las bibliotecas asociadas a la red.
Promover el desarrollo de las comunidades en las que se encuentren las
bibliotecas asociadas.
Salvaguardar las instituciones y la informacin que en ellas se alberga.

1.4.4 Historia

En 1998 se da inicio el proyecto REBIPO como una iniciativa de La Red de
Bibliotecas Populares Saud. Se ha concebido dentro del Plan de Desarrollo
Econmico, Social y de Obras Pblicas del municipio, mediante la
Resolucin nmero 00122 de enero 27 del mismo ao, para el perodo de
1998 al 2001.

Se reconoce a entonces a REBIPO como una organizacin sin nimo de
lucro y al servicio social, educativo y cultural de las comunidades
adyacentes a las bibliotecas populares y comunitarias ubicadas en distintas
zonas, barrios y veredas del municipio y que buscan el desarrollo e
integracin de sus usuarios. La Red comenz con las bibliotecas Pblicas
Aguas Calientes, Populacho, El Simple, y Juan XXXIII; ubicadas en
sectores vulnerables de la ciudad de Saud.

Para el ao 2013 la red de bibliotecas cuenta ya con 24 bibliotecas
ubicadas en todo el departamento, cada una de ellas ofrece un sin nmero
de servicios propios de las bibliotecas como la formacin de usuarios,
promocin de lectura y escritura, talleres enfocados a las necesidades de la
comunidad circundante, lo cual hace que el flujo de pblico sea constante al
igual que la perdida de material se incremente.







2. CONDICIONES Y PROCEDIMIENTOS

2.1 Informacin del contacto

Modo de entrega: si se realiza en formato impreso guiarse por el enunciado 2.1.1
y si es en formato electrnico 2.1.2

2.1.1 Formato impreso

Direccin: Calle 52B 62-101
Nombre: Edwin Jimnez Rave
Cargo: Profesional Informtico
Empresa: Red de Bibliotecas Populares
Telfono: (05 4) 260 80 10
Fax: (05 4) 260 81 22

2.1.2 Formato electrnico

E-mail: edwjira@gmail.com@rbp.com.co
Asunto: Participacin seguridad REBIPO

2.2 Fechas, lugares y condiciones
2.2.1 Inscripcin

Los proveedores interesados en presentar la informacin que se solicita en este
documento deben enviarlo a las oficinas de la red de bibliotecas populares,

adems de una copia al correo electrnico estipulando en el asunto Participacin
seguridad REBIPO
2.2.2 Fecha de entrega de la informacin

La fecha lmite para la entrega de la informacin del RFI, es el da 22 de junio de
2013, a las 5:00 p.m.; la informacin puede ser entregada desde una semana
antes de la fecha.
2.3 Clusula de confidencialidad

La red de Bibliotecas Populares se compromete a:
1) Manejar de manera confidencial la informacin que como tal le sea presentada
y entregada, y toda aquella que se genere en torno a ella como fruto de la
prestacin de sus servicios.
2) Guardar confidencialidad sobre esa informacin y no emplearla en beneficio
propio o de terceros mientras conserve sus caractersticas de confidencialidad o
mientras sea manejada como un secreto empresarial o comercial.
3) Solicitar previamente y por escrito autorizacin para cualquier publicacin
relacionada con la implementacin del sistema de seguridad, autorizacin que
debe solicitarse ante el Jefe de Departamento de Gestin Tecnolgica y adems
las partes (REBIPO - Proveedor) deben estar de acuerdo con ello.
2.4 Informacin adicional
2.4.1 Idioma de la respuesta al RFI

Las respuestas al RFI y toda la correspondencia o documentos relativos a este
deben redactarse en espaol. La informacin tcnica (catlogos) podr estar en
espaol o en ingls.

Este documento no obliga contractualmente a ninguna de las partes con la
informacin suministrada, dado que corresponde a un proceso de investigacin de
mercado.
2.4.2 Privacidad

Toda la informacin entregada y suministrada por los proveedores es confidencial
y no podr ser utilizada por terceros. Los proveedores debern mantener la
confidencialidad sobre toda la informacin suministrada por la Red de Bibliotecas
Populares en el presente RFI, y no la utilizarn para la presentacin de su
producto en otras organizaciones.


3. REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN

3.1 Condiciones actuales

3.1.1 Administrativas

La red de bibliotecas cuenta hasta el ao 2013 dentro de su asociacin con 24
bibliotecas populares ubicadas en diversas zonas del municipio. La administracin
central est ubicada en el municipio de Saud capital del departamento a la cabeza
de la bibliotecloga Claudia Preciado Bustos, desde all se encarga de dirigir y
coordinar todos los esfuerzos necesarios para dotar a sus asociados con las
herramientas suficientes, para la prestacin de servicios de calidad para los
usuarios que las visiten.
El personal que labora en cada una de las sedes, son voluntarios que han sido
capacitados por personal calificado y profesional que pertenecen a la red, estos
voluntarios son lderes de cada sector en el que se encuentran ubicadas. Se
cuenta a su vez con grandes convenios tanto a nivel nacional como internacional,
a nivel nacional con la Red de Bibliotecas Pblicas Nacional; para la animacin y
promocin a la lectura se cuenta con la ayuda de Chigiro de la Biblios y la caja de
Descompensacin CONGANAS, a nivel internacional con el apoyo de la
Fundacin Meguinda Gays y El taller de Palabras Gordi Cerda Farra desde
Estrados Undidos y Espana.





3.1.2 Tcnicas

Cada una de las sedes pertenecientes a esta Red de Bibliotecas Populares
cuentan con un espacio fsico de alrededor de unos 65 m
2
y cada una de ellas
tiene dos pisos.
Actualmente las 24 instituciones pertenecientes a la red, no cuentan con un
sistema de seguridad que les permita salvaguardar la informacin que en ellas se
alberga (alrededor de 3486.524 ejemplares, que suman entre todas), compuestas
por diferentes colecciones desde generales a especializadas y algunas de ellas (3)

cuentan con una coleccin patrimonial, el formato fsico se encuentra compuesto
por 1586.524 ejemplares, que suman entre todas 964.798 ttulos y
aproximadamente con 1.320.109 volmenes, 580.561 entre material de referencia
y documentos electrnicos y de la coleccin patrimonial con 670 documentos.

El prstamo del material es el encargado del rea de circulacin y prstamo quien
debe estar pendiente que el material que sale de la biblioteca efectivamente este
prestado, mediante la revisin de la hoja de fechas ubicada al respaldo de la
caratula del material; slo en cuatro (4) de las sedes incluyendo la principal se
cuenta adems con vigilante quien constantemente chequea el material, se cuenta
con un circuito cerrado de cmaras en la sede principal quien es la que reporta
mayor afluencia de usuarios y obtiene finalizando cada periodo el ndice ms alto
de hurto de material.
3.1.3 Tecnolgicas

Tanto el mdulo de prstamo como el OPAC de esta red, se encuentra
almacenada en el sistema WINISIS, bajo el formato comn de comunicaciones,
aunque de apoco se estn migrando los registros al formato MARC21 que
permitir la apertura al mundo y el poder transferir y compartir registros con otras
unidades de informacin.

REBIPO cuenta con una dotacin de 10 computadoras por cada una de las sedes,
con las siguientes caractersticas:
- Microsoft Office 2007
- Microsoft Internet Explorer 8 como browser
- Windows XP
- Microsoft NT Server
- Una conexin a internet de 1 mega, cuyo proveedor es UNE Telecomunicaciones


El circuito cerrado de cmaras que se encuentra en la sede principal, solo permite
la grabacin de video sin audio y a blanco y negro; sus registros se eliminan de la
base de datos cada 48 horas, es de acceso restringido para el personal de la
biblioteca; no existe una conexin de alerta a la polica.

3.2 Informacin proveedores
3.2.1 Informacin general

Datos
solicitados
Respuesta
Nombre o
razn social
<Indique el nombre o razn social>

Persona
Jurdica

Persona
Natural


Direccin
Telfonos
Nombre del
representante
legal

Describa el
portafolio de
servicios
relacionado


con el sistema
de seguridad
para
bibliotecas
Indique si la
compaa es
del orden
multinacional,
nacional o
local, es la
casa matriz,
subsidiaria/filia
l u otra
denominacin
de sta.

Multinacional:

Nacional:

Local:


Otro: Cul: ____________________

Casa matriz:

Subsidiaria /filial

Representante:

Distribuidor:


Otro: Cul: ____________________

Representante
s, subsidiaria /
filial o
distribuidores
de su
compaa en
Colombia

Subsidiari
a /filial
Nombre
Subsidiari
a /filial
Contact
o
Ubicaci
n
(Ciudad)
Telfon
o
E-
mai
l
1
2
3


3.2.3 Informacin del contacto

Datos solicitados Respuesta
Indique la experiencia contractual
relacionada con el la
implementacin de sistema de
seguridad para bibliotecas.

Cul ha sido el esquema de pago
con sus clientes

Horas hombre

Perfiles utilizados

Servicios
contratados

Honorarios

Valores unitarios

Valores globales


Otro: Cul: ____________________
Explique la unidad de pago utilizada:
________
Complete los siguientes datos con
respecto a los clientes ms
representativos que ha tenido en la
implementacin de sistemas de
seguridad para bibliotecas.

Nombre
del
Cliente
Duracin del
Contrato
Valor
Contrato
Contacto

Desde Hasta






















Datos
solicitados
Respuesta
Nombre:
Cargo:
Direccin:
Telfono:
E-mail:
Celular:


3.2.4 Catalogo, portafolios y cotizaciones

Se solicita el portafolio de productos ofrecidos por la institucin para la adecuacin
de un sistema de seguridad para bibliotecas, estos deben presentarse con los
precios unitarios y discriminando cada uno de los productos necesarios para la
implementacin del servicio. Adicionalmente se debe presentar los costes
respectivos a soporte, actualizacin y mantenimiento. Solo se aceptaran dos
portafolios o dos catlogos por cada proveedor.


4. INFORMACIN TCNICA

4.1 Matriz de requerimientos


No. CARACTERSTICA
CUMPLE
OBSERVACIONES
SI NO
1 Ofrece capacitacin?
2 Tiene soporte tcnico 24/7?
3
Requiere instalacin de algn
software?
4
Tiene capacidad para realizar
inventario?
5
Permite la conexin a otros sistemas
de vigilancia?
6
El sistema requiere la operacin por
personal calificado?
7
Requiere conexin a un punto de
red?
8
Para la instalacin requiere gran
espacio?
9 El sistema es de fcil instalacin?
10
Es amplio el rango de cobertura del
sistema?
11
Tienen sede en la ciudad de
Medelln?



En caso que dentro de las propuestas que realice el proveedor se encuentre la
implementacin de un sistema RFID diligenciar el siguiente formulario.



5. INVENTARIO DE FUENTES

5.1 Personal

Bibliotecloga Ana Mara Vlez Trujillo Coordinadora de servicios al pblico
Centro Cultural Luis Echavarra Villegas Universidad EAFIT 12 abril de
2013

Bibliotecloga Mara Helena Monsalve Yepes Coordinadora de Servicios
Biblioteca Planetario de Medelln. 16 abril de 2013

Biblioteclogo Alonso Escobar Nacer, Salud Sexual y Reproductiva
Universidad de Antioquia. 20 abril de 2013
















6. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS


3M. Sistemas de seguridad para bibliotecas. Recuperado de
http://solutions.3m.com.mx/wps/portal/3M/es_MX/library/home/products/tattl
e-tape/

Caldern Sotero, J. Logisweb. (2010). El portal logstico al alcance de
todos. Definicin RFID. Recuperado de
http://logistweb.wordpress.com/tag/definicion-rfid/

Gmez de Hernndez, J. A. (2002). Gestin de biblioteca Murcia: los
usuarios de las bibliotecas y comunicacin.DM. p. 95

Jaramillo, O. y otros. (1999). Incidencia de la biblioteca pblica en los
jvenes de 15 a 24 aos de la comuna Seis, Zona Noroccidental de
Medelln. Medelln: Universidad de Antioqua. p. 119

Scan. ICT Segurity Sistem Integration. (2013). Disponible en lnea
http://www.scan-associates.net/security_systems_integration.html


7. PRESENTACION RFP

7.1 INTRODUCCIN

La presente solicitud tiene como objetivo principal enumerar una serie de
requerimientos propios de Implementacin de un Sistema de Seguridad para las
bibliotecas pertenecientes a la Red de Bibliotecas Populares de Surinam, los
cuales sern necesarios para la contratacin con el proveedor que oferte la mejor
propuesta para la organizacin. Estos trminos son el resultado de un trabajo de
identificacin de las necesidades de las bibliotecas, donde los aspectos
tecnolgicos, tcnicos y administrativos son planteados buscando que los
proveedores se enfoquen en los aspectos concretos y se genere una contratacin
con el elegido en las mejores condiciones para las partes involucradas.
Con la consecucin de los objetivos por parte de los proveedores y la calidad que
estos presenten para la propuesta de implementacin, capacitacin y puesta en
marcha del Sistema de Seguridad para las bibliotecas pertenecientes a la red
depender el ganador.


7.2 CONTEXTUALIZACIN

7.2.1 LA ORGANIZACIN

En 1998 se da inicio el proyecto REBIPO como una iniciativa de La Red de
Bibliotecas Populares de Surinam. Se ha concebido dentro del Plan de Desarrollo
Econmico, Social y de Obras Pblicas del municipio, mediante la Resolucin
nmero 00122 de enero 27 del mismo ao, para el perodo de 1998 al 2001.
Se reconoce a entonces a REBIPO como una organizacin sin nimo de lucro y al
servicio social, educativo y cultural de las comunidades adyacentes a las
bibliotecas populares y comunitarias ubicadas en distintas zonas, barrios y
veredas del municipio y que buscan el desarrollo e integracin de sus usuarios. La
Red comenz con las bibliotecas Pblicas Aguas Calientes, Populacho, El Simple,
y Juan XXXIII; ubicadas en sectores vulnerables de la ciudad de Surinam.
Para el ao 2013 la red de bibliotecas cuenta ya con 24 bibliotecas ubicadas en
todo el departamento, cada una de ellas ofrece un sin nmero de servicios propios
de las bibliotecas como la formacin de usuarios, promocin de lectura y escritura,
talleres enfocados a las necesidades de la comunidad circundante, lo cual hace
que el flujo de pblico sea constante al igual que la perdida de material se
incremente.
Estas bibliotecas estn compuestas por diferentes colecciones desde generales a
especializadas y algunas de ellas (3) cuentan con una coleccin patrimonial, el
formato fsico se encuentra compuesto por 1586.524 ejemplares, que suman
entre todas 964.798 ttulos y aproximadamente con 1.320.109 volmenes, 580.561
entre material de referencia y documentos electrnicos y de la coleccin
patrimonial con 670 documentos.

.

7.2.2 SOLICITUD

El siguiente informe tiene como fin obtener respuestas de los proveedores que
satisfagan las necesidades tcnicas y tecnolgicas para la implementacin del
sistema de seguridad para las diferentes bibliotecas pertenecientes a la red, por lo
tanto, se expondrn los requerimientos tecnolgicos, funcionales y administrativos
donde se especificar las necesidades requeridas por la red, adems de los
compromisos jurdicos entre las partes y el modelo de evaluacin que se tendr en
cuenta a la hora de elegir la propuesta de los participantes en la licitacin.

7. 2.3 OBJETIVOS

Encontrar una solucin eficiente y eficaz para la puesta en marcha del
sistema de seguridad.
Plasmar la necesidad tcnica y tecnolgica que permita hallar proveedores
adecuados.
Establecer pautas para identificar el proveedor que satisfaga las
necesidades tcnicas y tecnolgicas.

7.3 ENTREGA

La fecha lmite para la entrega de la informacin del RFP, es el da 22 de Octubre
de 2013, a las 5:00 p.m. (hora legal de colombiana), en las instalaciones de la Red
de Bibliotecas Populares de Surinam Direccin: Calle 52B 62-101 y en caso de
ser por correo electrnico el documento debe estar en formato .pdf a la siguiente
direccin edwjira@gmail.com@rbp.com.co, con el asunto informe RFP Red.

8. REQUERIMIENTOS

8.1 ALCANCE

El proyecto consiste en el diseo e implementacin de una solucin para la
reduccin de los robos de material bibliogrfico que se presentan en las
bibliotecas pertenecientes a la Red de Bibliotecas Populares de Surinam.
En definitiva, el futuro de la seguridad documental ha de contemplar la reduccin
de los siniestros, bien por robo o bien por prdida. La tecnologa se encuentra
presente para satisfacer las funciones de preservacin y accesibilidad de las
colecciones en las bibliotecas.
Las tradicionales bibliotecas convivirn con los nuevos modelos virtuales
adaptndose la seguridad gracias a las nuevas tecnologas, proporcionando
soporte a los usuarios que acceden a la biblioteca como a los documentos.
1

Es por esto que la Red de Bibliotecas busca dotar a las bibliotecas con un sistema
bandas magnticas o etiquetas antirrobo aptas para las colecciones en papel y
electrnicas que poseen estas, teniendo especial cuidado con las colecciones
patrimoniales.
Adicional a las bandas magnticas se debe entonces considerarsen las antenas
de deteccin, el activador y el desactivador, todos estos ajustados a los espacios
nicos de las bibliotecas que hacen parte de la red.

1
Juan Jos, Prieto. Seguridad en bibliotecas. Universidad Complutense. Madrid, 2011.
Recuperado de http://eprints.rclis.org/13689/1/seguridad_en_bibliotecas.pdf



Imagen 1

8.2 TCNICOS/TECNOLGICOS

En la actualidad la institucin cuenta con 24 bibliotecas matriculadas en Red de
Bibliotecas Populares de Surinam, para las cuales se requiere lo siguientes:
La adicin de 965.120 bandas magnticas para los distintos materiales en papel
ya sean en presentacin rustica o pasta dura, la imposicin de las bandas
magnticas de los materiales electrnicos, la activacin de las mismas.
Adems de la colocacin de las antenas a la puerta de entrada de las bibliotecas y
del activador y desactivador de bandas en el rea de prstamo.
Todo esto con las siguientes especificaciones:



SISTEMA DE SEGURIDAD

Bandas magnticas
De magnetizacin y desmagnetizacin
Que no puede ser afectado por fuera y
medio ambiente de larga vida, no hacer
dao a los seres humanos, los libros y
el medio ambiente, de
mejor ocultacin, adems de que el
material electrnico no se vea afectado
por las ondas magnticas necesarias
para la magnetizacin y
desmagnetizacin del material.

Antenas
Antenas anti- robo para material
bibliogrfico con alta sensibilidad con un
diseo esttico.
En material acrlico, resistente al
desgaste, compatible con todo tipo de
etiquetas, con un microprocesador de
control de la tecnologa de alta
estabilidad capaz de proteger los
productos con papel de aluminio. La
onda electromagntica de la tecnologa
de deteccin, la radiacin no hace dao
al ser humano, respetuoso del medio
ambiente.
Con un alto rango de deteccin con un
voltaje de entrada de 220v.
50hz,deteccin de bandas hasta de

6cm

Magnetizador y Desmagnetizador
Un modelo que ahorre espacio ya que
debe ir ubicado en el rea de prstamo
y procesos tcnicos que al detectar el
material bibliogrfico active la banda
que posea el material con un diseo
ergonmico fcil de operar, fabricado
con material de plstico inyectado, lo
hace muy durable y ligero que necesite
energa entre 100/120 o 200/240 VCA,
50/60 Hz, 2.0/1.0 A, Monofase


9. ADMINISTRATIVOS

La coordinacin de la Red de Bibliotecas Populares de Surinam tiene adscritas 24
bibliotecas del Municipio y es por tanto ella la encargada de ejecutar el proyecto
de implementacin del sistema de seguridad para las bibliotecas, la dependencia
encargada ser la administracin de la Red y el personal encargado y con el cual
el proveedor mantendr contacto ser con un biblioteclogo y un ingeniero en
sistemas.

10. RECURSOS

La red dotara al proveedor con transporte, alimentacin y alojamiento en los
distintos puntos donde se encuentran las bibliotecas adscritas a la red.

El proveedor tendr a disposicin una oficina dotada de escritorio, computador con
acceso a internet y un cuarto til, donde podr guardar todos los insumos y
bandas magnticas que luego se van a adherir a los materiales bibliogrficos. En
cada una de las sedes contara con un gua que para efectos nuestros ser un
auxiliar de biblioteca designado por la administracin de la red, esta persona
estar encargada de servir como gua y explicar las particularidades de su
biblioteca al proveedor, para que este ya tome las medidas necesarias.

11. CONDICIONES DE ENTREGA

Se dar un plazo de tres meses para ensayo/error del Sistema de
Seguridad
La capacitacin del personal de cada Biblioteca para la adicin de las
bandas magnticas y la operacin tanto de las antenas y la maquina
magnetizadora y desmagnetizador no debe ser general, se debe crear un
cronograma para dictarla por cada sede, a cada uno de los empleados que
laboran all.
El proveedor deber entregar un manual de procedimiento del Sistema de
Seguridad en formato electrnico e impreso.
Las cotizaciones deben ser presentadas en COP (Peso Colombiano),
adems desglosarla por fases de servicios o grupos de productos.

12. NORMATIVIDAD

El proveedor deber adaptarse al horario de las diferentes bibliotecas en las
cuales se har la implementacin, el horario promedio est establecido sin la

movilizacin al sitio entre las 9:00 am y las 4:00 pm con cierre de una hora al
medio da. Adems se debe portar el carnet de proveedor de la Red de
Bibliotecas.
Se le dar un recorrido por la institucin para que reconozca no solo su rea de
trabajo sino tambin para que identifique el lugar a intervenir.



13. DOCUMENTACIN A PRESENTAR

Es indispensable la siguiente documentacin:
Certificado de existencia y representacin legal (Cmara de Comercio).
Fotocopia del Registro nico Tributario.
Cartas de recomendacin de las empresas con las cuales ha trabajado.
Manual fsico o digital al finalizar el trabajo.
Certificaciones de calidad con las que cuente la empresa.
Presentar estados financieros (Estado de Resultados y Balance General)
de los ltimos dos aos.

14. INFORMACIN CONTRACTUAL

14.1 FECHAS Y PLAZOS

El plazo para la ejecucin de este proyecto del sistema de seguridad para la Red
de Bibliotecas Populares, ser de ochenta y cinco (85) das calendario hbiles,
contados a partir del levantamiento de acta de inicio del proyecto.
El cronograma de ejecucin tendr que ser suministrado por el proveedor, con
base a la informacin descrita anteriormente. Si por algn motivo se llegara a
incumplir este plazo, el proveedor estar en la obligacin de sustentar mediante un
documento cuales fueron los motivos de retraso, de estar bien justificado el retraso
se ampliar el plazo de entrega, pero en caso de no estarlo, el proveedor ser

quien se haga cargo de la logstica necesaria para la ejecucin total del proyecto
en el tiempo estipulado.

14.2 MTODOS Y FORMAS DE PAGO

El pago del servicio ser mensual para este fundamental el diligenciamiento de
informes con las actividades realizadas por mes, posteriormente se pasar una
cuenta de cobro donde se especifique los gastos incurridos por el proveedor.
Debe tener una cuneta de ahorro o nomina en Bancolombia para realizar all las
transferencias electrnicas hasta que se d por terminado el contrato
.

15. MARCOS LEGALES Y SOLUCION DE CONFLICTOS


15.1 SOLUCIN DE CONFLICTOS


Para ejercer el control y la vigilancia en la etapa precontractual, contractual y
postcontractual se ha considerado necesario que la interventora sea ejercida por
quien desempee el cargo de Profesional Universitario de Biblioteca de la Entidad,
quien deber cumplir con las funciones de control y vigilancia en la ejecucin del
contrato y adems, esta persona ser la encargada de mediar cualquier dificultad
o conflicto que se presente con la ejecucin del proyecto o el proveedor; ser
quien presente frente al concejo del municipio los avances de ejecucin entre
otras. Si en esta instancia es imposible dar solucin a las dificultades que llegaran
a presentar, la segunda instancia sera ir en busca de un conciliador previamente
designado por el municipio para que intervenga y aclare las diferencias entre

ambas partes; por ultimo si esta instancia no encuentra la solucin se proceder a
tomar medidas jurdicas que permitan solucionar de una vez por todas los
problemas, esperamos no vernos llegar hasta estas instancias.

15.2 MARCOS LEGALES

La presente contratacin debe fundamentarse en lo prescrito en la Ley 80 de
1993, en la Ley 1150 de 2007, artculo 2, artculo 94 de la Ley 1474 de 2011 y
especialmente lo descrito en el Ttulo III, captulo V del Decreto 734 de 2012. El
cdigo sustantivo del trabajo.
El presente proceso contractual hace parte del Plan de Desarrollo Tecnolgico de
la Alcalda de Surinam para la presente vigencia, identificado con el N02060201-
2013.


16. EVALUACIN DE PROPUESTAS

16.1 PROCEDIMIENTOS, FACTORES Y MTODOS

Los criterios a tener en cuenta para la evaluacin de las propuestas son:
Se tendr en cuenta la puntualidad en la entrega de las propuestas
Las propuestas deben ser presentadas por organizaciones con personera
jurdica y con experiencia en el campo
Se har un contacto con algunos de los clientes anteriores con el fin de dar
cuenta de la capacidad que tiene la empresa para alcanzar el objetivo y
satisfacer las necesidades expresadas en el RFP

Se establecer un comit de evaluacin para el anlisis y la seleccin de la
propuesta, los miembros del comit sern personas tanto de la parte
administrativa, como el biblioteclogo y el ingeniero.
Para la valoracin de las propuestas se utilizar una matriz de evaluacin.
Al final de la seleccin, se har un documento que d cuenta del
procedimiento llevado a cabo por parte del comit para la evaluacin de
cada propuesta, dando transparencia al proceso desarrollado.
La matriz est constituida por cuatro criterios que la organizacin considera
importante a cada uno de estos criterios se le asignar una calificacin de 1
cuando no cumple con el requisito y 5 cuando cumple a cabalidad con lo
esperado. Debe tener en cuenta que la matriz de decisin es de propiedad y para
uso interno de la Red de Bibliotecas Pblicas.


CRITERIOS A1 A2 A3 A4
Puntualidad
Documentacin
completa
Menor costo
Soporte tcnico
TOTALES


17. CRITERIOS DE SELECCIN

Se tendrn en cuenta para la seleccin:
Cumplimiento con la documentacin solicitada: entrega total de la
documentacin requerida.

El menor costo ser determinante para la seleccin la propuesta.
Soporte tcnico para solucin de problemas, visitas de visitas y revisiones
programadas y capacitacin tanto al personal





18. REFERENCIAS BIBLIOGRAFA

Juan Jos, Prieto. Seguridad en bibliotecas. Universidad Complutense. Madrid,
2011. Recuperado de http://eprints.rclis.org/13689/1/seguridad_en_bibliotecas.pdf

Antenas de seguridad. Alibaba.com. recuperado de
http://spanish.alibaba.com/product-gs/em-anti-theft-antenna-for-book-
275901306.html