Cap 12

Mejora en la toma de decisiones

12.1 Toma de decisiones y sistemas de informacin
En la actualidad, empleados de niveles inferiores son responsables de algunas de estas decisiones, a
medida que los sistemas de informacin ponen la informacin a disposicin de los niveles inferiores de
la empresa.
Las decisiones se toman en todos los niveles de la empresa y algunas de stas son comunes, rutinarias
y numerosas. A pesar de que el valor de mejorar una sola decisin podra ser pequeo, la mejora de
ciento de miles de pequeas! decisiones se conjunta para conformar un valor anual significativo para
la empresa.
Tipo de decisiones
Las decisiones se clasifican como estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas.
Las decisiones no estructuradas son aquellas en las cuales el encargado de la toma de decisiones debe
aportar buen juicio, evaluacin y entendimiento para solucionar el problema. "ada una de estas
decisiones es nueva, importante, no rutinaria y no e#iste un procedimiento bien entendido o
consensuado para tomarla.
Las decisiones estructuradas son repetitivas y rutinarias, y su manejo implica un procedimiento bien
definido que a$orra tener que tratarlas como si fueran nuevas cada ve% que se toman.
Las decisiones semiestructuradas son aquellas que tienen elementos de ambos tipos de decisiones, y
en ellas slo una parte del problema tiene una respuesta clara proporcionada por un procedimiento
aceptado.
En general, las decisiones estructuradas se presentan con m&s frecuencia en los niveles inferiores de la
organi%acin, en tanto que los problemas no estructurados son m&s comunes en los niveles m&s altos
de la empresa.
'
El proceso de la toma de decisiones
La toma de decisiones implica un proceso de varios pasos. (imon describi cuatro etapas diferentes en
la toma de decisiones) inteligencia, diseo, eleccin e implementacin.
La inteligencia consiste en descubrir, identificar y comprender los problemas que ocurren en la
organi%acin.
El diseo implica identificar y e#plorar diversas soluciones para el problema.
La eleccin consiste en seleccionar alguna de las alternativas de solucin.
La implementacin involucra $acer que la alternativa elegida funcione y continuar vigilando qu tan
bien se desempea la solucin.
(i la solucin que se eligi no funciona se puede regresar a una etapa anterior del proceso de toma de
decisiones y repetirla si es necesario.
Gerentes y toma de decisiones en la vida real
"omo premisa tenemos que los sistemas para apoyar la toma de decisiones producen mejores
decisiones para los gerentes y los empleados, retorno sobre la inversin por encima del promedio para
la empresa, y por lo tanto, mayor rentabilidad.
Roles administrativos
El modelo clsico de administracin, el cual describe lo que $acen los gerentes. *enri +ayol y otros
escritores de su poca describieron las cinco funciones cl&sicas de los gerentes como) planeacin,
organizacin, coordinacin, decisin y control.
El modelo cl&sico describe las funciones administrativas formales pero no aborda lo que $acen
e#actamente los gerentes cuando planifican, toman decisiones y controlan el trabajo de los dem&s.
Los modelos del comportamiento indican que el comportamiento real de los gerentes parece ser menos
sistem&tico, m&s informal, menos refle#ivo, m&s reactivo y menos formalmente organi%ado de lo que
el modelo cl&sico nos $a $ec$o creer.
(e considera que el comportamiento administrativo tiene cinco atributos que difieren en gran medida
de la descripcin cl&sica)
'. los gerentes reali%an una gran cantidad de trabajo a ritmo incesante
,. las actividades administrativas est&n fragmentadas -duran poco tiempo.
/. los gerentes prefieren informacin actual, especfica y adecuada
0. los gerentes prefieren las formas orales de comunicacin que las las escritas, porque stas dan
mayor fle#ibilidad, requieren menos esfuer%o y propician una respuesta r&pida.
1. Los gerentes dan una prioridad m&s alta al mantenimiento de una red diversa y compleja de
contactos que funcione como un sistema de informacin informal y les ayude a alcan%ar sus
objetivos personales y sus metas a corto y largo pla%o.
2int%berg encontr que se poda clasificar en '3 roles administrativos. Los roles administrativos son
e#pectativas de las actividades que los gerentes deben desempear en una organi%acin. Estos '3 roles
caen en tres categoras) interpersonales, informativos y de decisin.
En su rol interpersonal los gerentes act4an como representantes de la empresa ante el mundo e#terior
y reali%an tareas simblicas, como otorgar premios a los empleados
,
Los gerentes act4an como lideres y procuran motivar, aconsejar y apoyar a sus subordinados. 5ambin
act4an como enlaces entre los diversos niveles de la organi%acin, dentro de cada uno de estos niveles
sirven como enlaces entre los miembros del equipo administrativo.
En su rol informativo, los gerentes act4an como centros nerviosos de sus organi%aciones, recibiendo la
informacin m&s concreta y actuali%ada, y redistribuyndola a quienes necesitan estar enterados de
ella.
En su rol de decisin, act4an como emprendedores al iniciar nuevos tipos de actividades, manejan los
disturbios que se presentan en la organi%acin6 asignan los recursos a miembros del personal que los
requieran, negocian conflictos y sirven de intermediarios entre grupos en conflicto.
Toma de decisiones en la vida real
Los sistemas de informacin no son 4tiles para todos los roles administrativos. 7 en aquellos roles
administrativos donde los sistemas de informacin pueden mejorar las decisiones, las inversiones en
tecnologa de informacin no siempre producen resultados positivos. E#isten tres ra%ones principales)
la calidad de la informacin, los filtros administrativos y la inercia y poltica de la organizacin.
Calidad de la informacin: las decisiones de alta calidad requieren informacin de alta calidad. (i la
salida de informacin no satisface los criterios de calidad -precisin, integridad, consistencia,
completitud, valide%, oportunidad y accesibilidad., la toma de decisiones tendr& problemas.
Filtros administrativos: incluso con informacin oportuna y precisa, se toman malas decisiones. Los
gerentes absorben la informacin a travs de una serie de filtros para darle sentido al mundo que los
rodea. Los gerentes tienen atencin selectiva, se enfocan en ciertos tipos de problemas y soluciones, y
tienen una diversidad de predisposiciones que rec$a%an informacin que no se apega a sus ideas
previas.
nercias y pol!ticas de la organi"acin: las organi%aciones son burocracias con capacidades y
aptitudes limitadas para actuar de manera decisiva. "uando cambia el entorno y las empresas necesitan
adoptar nuevos modelos de negocios para sobrevivir, grandes fuer%as dentro de las organi%aciones
/
presentan resistencia a la toma de decisiones encaminada a reali%ar cambios mayores. "on frecuencia,
las decisiones que se toman en una empresa representan un equilibrio de los diversos grupos de inters
que $ay all, en lugar de la mejor solucin para el problema.
12.2 Sistema de apoyo a la toma de decisiones
E#isten cuatro tipo de sistemas para apoyar los diferentes niveles y tipos de decisiones.
Los sistemas de informacin gerencial #$%& ofrecen informes rutinarios y res4menes de datos de
transacciones a los gerentes de nivel medio y operativo para proporcionar respuestas a problemas de
decisiones estructuradas y semiestructuradas.
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones #'%%& aportan modelos analticos o $erramientas para
anali%ar grandes cantidades de datos a los gerentes de nivel medio que enfrentan situaciones de
decisiones semiestructuradas.
Los sistemas de apoyo a los e(ecutivos #E%%& son sistemas que ofrecen a la direccin general,
encargada principalmente de la toma de decisiones no estructurada, informacin e#terna, as como
res4menes de alto nivel del desempeo de la empresa.
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo #G'%%& son sistemas especiali%ados que
proporcionan un entorno electrnico en grupo en el cual los gerentes y los equipos pueden tomar
decisiones y disear soluciones de manera colectiva para problemas no estructurados y
semiestructurados.
%istema de nformacin gerencial #$%&
Los sistemas de 8nformacin gerencial ayudan a los gerentes a vigilar y controlar el negocio al
proporcionar informacin sobre el desempeo de la empresa. 9or lo general, producen informes fijos,
programados regularmente con base en datos e#trados y resumidos de los sistemas de procesamiento
de transacciones subyacentes de la organi%acin -59(.. A veces los informes de los 28( son informes
de e#cepciones, que resaltan slo condiciones e#cepcionales. *oy, gran cantidad de estos informes
est&n disponibles en lnea a travs de una intranet, y se pueden generar m&s informes de 28( bajo
demanda.
%istema de )poyo a la toma de decisiones #'%%&
Los :(( apoyan el an&lisis de los problemas semiestructurados y no estructurados. Los primeros :((
estaban fuertemente orientados a modelos y utili%aban alg4n prototipo de modelamiento para reali%ar
an&lisis del tipo que pasara s! y de otros modelos. (us capacidades de an&lisis se basaban en una
fuerte teora o modelo combinado con una buena interfa% de usuario que $acia que el sistema fuera
f&cil de utili%ar.
Algunos :(( contempor&neos son orientados a datos, y utili%an procesamiento analtico en lnea
-;LA9. y minera de datos para anali%ar grandes concentraciones de datos. Los :(( orientados a
datos apoyan la toma de decisiones al permitir a los usuarios e#traer informacin 4til que se encuentra
oculta entre grandes cantidades de datos.
0
Componentes de un DSS
Los componentes de un :(( son la base de datos utili%ada para consultas y an&lisis6 un sistema de
soft<are con modelos, minera de datos y otras $erramientas analticas, as como una interfa% de
usuario.
La *ase de 'atos del '%% es un conjunto de datos $istricos o actuales de varias aplicaciones o
grupos. 9odra ser una base de datos pequea en una 9c que contenga un subconjunto de datos
corporativos que se $ayan descargado y posiblemente combinado con datos e#ternos.
Alternativamente, la base de datos del :(( podra se un enorme almacn de datos actuali%ado de
manera continua por los principales 59( organi%acionales -incluyendo las aplicaciones empresariales y
los datos generados por las transacciones del sitio =eb.. 9or lo general, los datos que se utili%an en las
bases de datos de los :(( son e#tractos o copias de bases de datos funcionales, con el propsito de que
el uso de los :(( no interfiera con los sistemas crticos en funcionamiento.
La interfa% del usuario del :(( permite una f&cil interaccin entre los usuarios del sistema y las
$erramientas de soft<are del :((. 2uc$os :(( actuales tienen interfaces =eb para aprovec$ar el
despliegue de gr&ficos, la interactividad y la facilidad de uso.
El sistema de soft+are del '%% contiene las $erramientas de soft<are que se usan para el an&lisis de
datos. 9uede contener varias $erramientas ;LA9, $erramientas de minera de datos o un conjunto de
modelos matem&ticos y analticos que pueden ponerse f&cilmente a disposicin del usuario del :((.
>n modelo es una representacin abstracta que ilustra los componentes o las relaciones de un
fenmeno. >n modelo puede ser un modelo f!sico, un modelo matemtico o un modelo ver,al.
El modelado estadstico ayuda a establecer relaciones. Los modelos de optimi%acin determinan la
asignacin ptima de recursos para ma#imi%ar o minimi%ar variables especificadas.
"on frecuencia se utili%an los modelos de elaboracin de pronsticos para pronosticar las ventas. El
usuario de este tipo de modelo podra proporcionar un rango de datos $istricos para proyectar las
condiciones futuras y las ventas que podran resultar de esas condiciones. El encargado de tomar las
decisiones podra variar esas condiciones futuras para determinar cmo podran afectar a las ventas
estas nuevas condiciones.
Los modelos de anlisis de sensi,ilidad preguntan repetidamente que pasara si! para determinar el
impacto sobre los resultados ocasionados por los cambios en uno o m&s factores. El an&lisis que
1
pasara si! permite al usuario variar ciertos valores para probar resultados a fin de predecir mejor los
resultados si se dan cambios en esos valores.
El soft<are de an&lisis de sensibilidad $acia atr&s ayuda a los encargados de la toma de decisiones en
la b4squeda de objetivos) (i quiero vender #! cantidad de unidades de un producto el pr#imo ao,
?cu&nto debo reducir el precio del producto@
5ambin podemos utili%ar ta,las dinmicas de -o(a de clculo para apoyar la toma de decisiones,
pues se pueden detectar y comprender los patrones en los datos.
>na tabla din&mica, es simplemente una tabla que muestra dos o m&s dimensiones de datos en un
formato conveniente.
.alor de negocios de los '%%
Los :(( se $an vuelto muy potentes y sofisticados, proporcionando informacin detallada para las
decisiones que permiten a la empresa coordinar con precisin los procesos de negocios tanto internos
como e#ternos. Algunos de estos :(( est&n ayudando a las empresas con las decisiones relativas a la
administracin de las relaciones con el cliente o a la administracin de la cadena de suministro.
Algunos :(( aprovec$an los datos a nivel de toda la empresa que proporciona los sistemas
empresariales. Los :(( actuales tambin pueden aprovec$ar las capacidades interactivas de la =eb
para proporcionar $erramientas de apoyo a la toma de decisiones tanto a los empleados como a los
clientes.
El rango de capacidades de los :(( los podemos ilustrar como)
A:(( para decisiones de fijacin de precios
A:(( para an&lisis de rentabilidad) si el soft<are llega a la conclusin de que la transaccin no es
redituable, el vendedor no puede ingresar el pedido a menos que tenga permiso especial de un gerente.
A:(( para la administracin de las relaciones con el cliente. 9or lo general, estos sistemas consolidan
los datos del cliente procedente de diversos sistemas, incluyendo datos captados de transacciones en
sitios =eb, en enormes almacenes de datos y utili%an varias $erramientas analticas para fragmentarlos
en diminutos segmentos para el marBeting uno a uno y el an&lisis predictivo.
.isuali"acin de datos y sistemas de informacin geogrfica #G%&
Al presentar los datos en forma gr&fica, las $erramientas de visuali"acin de datos ayudan a los
usuarios a ver patrones y relaciones en grandes cantidades de datos que seran difciles de descubrir si
los los datos se presentaran como listas tradicionales de te#to. Algunas $erramientas de visuali%acin
de datos son interactivas, ya que permiten a los usuarios manipular los datos y ver cmo cambian los
despliegues gr&ficos en respuesta a esta manipulacin.
Los sistemas de informacin geogrfica #G%& son una categora especial de :(( que usan la
tecnologa de visuali%acin de datos para anali%ar y desplegar los datos de planeacin y toma de
decisiones en forma de mapas digitali%ados. El soft<are puede ensamblar, guardar, manipular y
desplegar geogr&ficamente la informacin referida, enla%ando datos con puntos, lneas y &reas en un
mapa. Los C8( tienen capacidades de modelado, lo cual permite a los gerentes cambiar datos y revisar
autom&ticamente escenarios de negocios para encontrar mejores soluciones.
Los C8( pueden usarse para apoyar la toma de decisiones que requieren el conocimiento sobre la
D
distribucin geogr&fica de las personas u otros recursos.
%istemas de apoyo a la toma de decisiones de cliente ,asados en la /e,
El crecimiento del comercio electrnico $a animado a muc$as compaas a desarrollar :(( para
clientes que utili%an recursos de informacin de la =eb y sus capacidades de interactividad y
personali%acin para ayudar a los usuarios a seleccionar productos y servicios.
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones del cliente #C'%%& apoyan el proceso de toma de
decisiones de un cliente e#istente o uno potencial.
Las personas interesadas en comprar un producto o servicio pueden usar los motores de b4squeda de
8nternet, agentes inteligentes, cat&logos en lnea, directorios =eb, discusiones de grupos de noticias,
correo electrnico y otras $erramientas 4tiles para locali%ar la informacin necesaria para apoyar sus
decisiones. Las empresas tambin $an desarrollado sitios =eb especficos para clientes, donde toda la
informacin, modelos u otras $erramientas analticas para evaluar las alternativas se concentran en un
solo lugar.
12.3 Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS)
0os sistemas de apoyo a e(ecutivos #E%%& ayudan a los gerentes con problemas no estructurados y
semiestructurados al enfocarse en las necesidades de informacin de la alta direccin. "ombinando los
datos de fuentes internas y e#ternas, los E(( ayudan a los directores a monitorear el desempeo
organi%acional, dar seguimiento a las actividades de los competidores, sealar problemas, identificar
oportunidades y a pronosticar tendencias.
El rol de los sistemas de apoyo a e(ecutivos en la empresa
Los sistemas actuales procuran evitar el problema de la carga e#cesiva de datos porque los datos
pueden filtrarse o verse en formato gr&fico -si el usuario as lo elige.. Los E(( tienen la capacidad de
reali%ar anlisis drill1do+n, movindose de una cantidad de datos resumidos $acia niveles de detalle
cada ve% m&s bajos. La capacidad de reali%ar este tipo de an&lisis es 4til para los altos ejecutivos y para
los empleados de los niveles inferiores que necesitan anali%ar los datos. Las $erramientas ;LA9 para
anali%ar grandes bases de datos proporcionan esta capacidad.
Actualmente, los sistemas empresariales pueden proporcionar a los gerentes informacin oportuna,
comprensiva y e#acta de toda la empresa. Los E(( basados en tales datos se pueden considerar
e#tensiones lgicas de la funcionalidad del sistema empresarial.
Los ejecutivos necesitan una amplia gama de datos e#ternos, a travs de sus E((, muc$os tienen
acceso a servicios de noticias, bases de datos del mercado financiero, informacin econmica y
cualesquiera otros datos p4blicos que puedan requerir.
Los E(( contempor&neos incluyen $erramientas para modelado y an&lisis. Estas se pueden usar para
crear comparaciones gr&ficas de datos por tiempo, regin producto, rango de precio, etc.
Los E(( necesitan tener cierta facilidad para e#plorar el entorno. >na necesidad clave de informacin
de los gerentes en el nivel estratgico es la capacidad para descubrir seales de problemas en el
entorno organi%acional que indiquen amena%as y oportunidades estratgicas. Los E(( necesitan estar
diseados de manera que se puedan utili%ar las fuentes de informacin tanto e#ternas como internas
E
para propsitos de e#ploracin del entorno.
.alor de negocios de los sistemas de apoyo a e(ecutivos
>na gran parte del valor de los E(( se encuentra en su fle#ibilidad y su capacidad de anali%ar,
comparar y resaltar las tendencias. La facilidad de utili%ar los gr&ficos le permite al usuario observar
m&s datos en menos tiempo, con mayor claridad y visin de la que los sistemas basados en papel
pueden proporcionar. (e est&n utili%ando los E(( para monitorear los indicadores m&s importantes de
desempeo de toda la empresa y para medir el desempeo de la empresa contra los cambios en el
entorno e#terno. La oportunidad y la disponibilidad de los datos dan origen a la necesidad de
identificar las acciones necesarias y llevarlas a cabo con m&s anticipacin de lo que antes era posible.
Los problemas se pueden manejar antes de que se vuelvan demasiado dainos6 tambin las
oportunidades se pueden identificar con anticipacin. :e esta manera, estos sistemas pueden ayudar a
que las organi%aciones se dirijan $acia una estrategia de percepcin y respuesta!.
>n E(( bien diseado podra mejorar dr&sticamente el desempeo administrativo y aumentar el campo
de control de la alta direccin. El acceso inmediato a tantos datos permite que los ejecutivos
monitoreen mejor las actividades de unidades inferiores que les reportan a ellos. Esa gran capacidad de
control podra permitir que la toma de decisiones se descentrali%ara y tuviera lugar a niveles operativos
inferiores. 9or otra parte, los sistemas de apoyo a ejecutivos basados en los datos empresariales
podran aumentar potencialmente la centrali%acin administrativa, permitiendo a los directivos
monitorear el desempeo de sus subordinados en toda la compaa y encaminarlos a tomar las
acciones adecuadas cuando cambien las condiciones.
%istemas de apoyo a e(ecutivos y la empresa digital
Fer los ejemplos) p&g. 0G1 y 0GD Hational Life E(( para la inteligencia de negocios y los otros dos
Los E(( se pueden configurar para resumir y reportar los indicadores clave de desempeo a los
directivos en forma de ta,leros digitales o ta,leros e(ecutivos. El tablero despliega en una sola
pantalla toda las mediciones criticas para dirigir una empresa, en forma similar a la cabina de un avin
o el tablero de un automvil. El tablero presenta los indicadores clave de desempeo como gr&ficas y
tablas en un formato de navegador =eb, proporcionando un panorama en una p&gina de todas las
mediciones crticas necesarias para tomar decisiones ejecutivas clave.
Actualmente una gran cantidad de empresas est&n implementando un modelo de cuadro de mando
integral #*alanced scorecard& que complementa las medidas financieras tradicionales con medidas de
perspectivas adicionales como clientes, procesos internos de negocios, aprendi%aje y crecimiento. Las
metas y medidas para el cuadro de mando integral varan de compaa a compaa. Las empresas est&n
instalando sistemas de informacin especficos para alimentar el cuadro de mando integral de la
administracin.
12. Sistema de apoyo a la toma de decisiones en !rupo ("#SS)
>n sistema de apoyo a la toma de decisiones en grupo -C:((. es un sistema interactivo basado en
computadora para facilitar la solucin de problemas no estructurados por un conjunto de responsables
I
de tomar decisiones que trabajan juntos como un grupo.
Los C:(( proporcionan $erramientas y tecnologas diseadas e#plcitamente para la toma de
decisiones en grupo y se desarrollan en respuesta a una preocupacin creciente sobre la calidad y
efectividad de las reuniones. Los problemas subyacentes en la toma de decisiones en grupo $a sido el
aumento de las reuniones para la toma de decisiones, la duracin cada ve% m&s prolongadas de esas
reuniones y el creciente n4mero de asistentes.
Componentes de un G'%%
Los C:(( constan de tres elementos b&sicos) -ard+are, -erramientas de soft+are y personas.
El -ard+are se refiere a las instalaciones de la conferencia misma, como el saln, las mesas y las
sillas. 5ales instalaciones deben colocarse fsicamente de manera que apoyen la colaboracin en grupo.
Las -erramientas de soft+are C:(( se desarrollaron originalmente para reuniones en la que todos los
participantes est&n en la misma sala, pero tambin pueden usarse para reuniones en red. Las
$erramientas de soft<are de C:(( especficas incluyen)
a. Los cuestionarios electrnicos ayudan a los organi%adores en la planeacin previa a la reunin
identificando aspectos de inters y ayudando a asegurar que no se pase por alto la informacin clave de
planeacin.
b. Las -erramientas electrnicas de lluvia de ideas permiten a los individuos contribuir de manera
simult&nea y annima a las ideas de los temas de la reunin.
c. Los organi"adores de ideas facilitan la integracin y sntesis organi%ada de las ideas generadas
durante la lluvia de ideas.
d. Las -erramientas de cuestionarios apoyan a los moderadores y a los lderes de grupo conforme
obtienen la informacin antes y durante el proceso de establecimiento de prioridades.
e. Las -erramientas para votar o esta,lecer prioridades ofrecen diversos mtodos, desde la votacin
simple, $asta la clasificacin ordenada y una diversidad de tcnicas de evaluacin para establecer
prioridades o votar.
f. Las -erramientas de anlisis e identificacin de participantes utili%an mtodos estructurados para
evaluar el impacto de una propuesta que surja en la organi%acin, para identificar a los participantes y
evaluar el impacto potencial de stos en el proyecto propuesto.
g. Las -erramientas de constitucin de pol!ticas proporcionan apoyo estructurado para fomentar el
acuerdo en la redaccin de declaraciones de polticas.
$. Los diccionarios de grupo documentan el acuerdo del grupo sobre definiciones de palabras y
trminos centrales para el proyecto.
G
2ersonas se refiere no slo a los participantes sino tambin a un moderador especiali%ado y con
frecuencia al personal que apoya el manejo del $ard<are y el soft<are. Estos elementos en conjunto
$an llevado a la creacin de una variedad de tipos diferentes de C:((, desde las simples salas de
juntas electrnicas $asta los complicados laboratorios de colaboracin.
2anorama de una reunin con un G'%%
En una reunin electrnica de C:((, cada asistente tiene una estacin de trabajo que est&n conectadas
en red y a la estacin de trabajo del moderador, as como al servidor de arc$ivos de la reunin. 5odos
los datos que los asistentes remiten desde sus estaciones de trabajo al grupo se re4nen y guardan en el
servidor de arc$ivos. Los pi%arrones en blanco son visibles en cualquier lado de la pantalla de
proyeccin. La gran mayora de las salas de reuniones electrnicas se colocan en semicrculo y se
disponen en gradas al estilo legislativo para acomodar una gran cantidad de asistentes. El moderador
controla el uso de $erramientas durante la reunin.
Los asistentes tienen el control total de sus propias computadoras de escritorio. :urante la reunin,
toda la informacin que ingresa en las pantallas integradas se almacena en el servidor de arc$ivos y el
trabajo de los participantes se guarda de manera confidencial. "uando se termina la reunin, $ay un
registro total de la reunin -materia prima y resultados. disponible para los asistentes, que se puede
e#tender a quienquiera que tenga necesidad de acceder a ella.
.alor de negocios de un G'%%
>tili%ando el soft<are de C:((, los estudios muestran que la cantidad de asistentes a la reunin puede
aumentar al mismo tiempo que la productividad. >na ra%n para esto es que los asistentes contribuyen
simult&neamente en lugar de uno a uno, lo que $ace m&s eficiente el uso del tiempo de la reunin.
>n C:(( contribuye a una atmsfera m&s colaborativa garanti%ando el anonimato de los
colaboradores. Los asistentes pueden contribuir sin temor a ser criticados personalmente o a que sus
'3
ideas sean rec$a%adas debido a la identidad del colaborador. Las $erramientas de soft<are de C:((
siguen mtodos estructurados para organi%ar y evaluar las ideas y para conservar los resultados de las
reuniones, permitiendo que quienes no asistieron puedan locali%ar la informacin necesaria despus de
la reunin. La documentacin de una reunin de un grupo en un lugar tambin se puede usar como
entrada para otra reunin sobre el mismo proyecto en cualquier otro sitio.
(i se disean y apoyan adecuadamente, las reuniones de C:(( pueden aumentar la cantidad de ideas
generadas y la calidad de las decisiones al mismo tiempo que se producen los resultados deseados en
menos reuniones, tanto en entornos de reuniones cara a cara como en distribuidas. (in embargo, los
resultados de un C:(( no son necesariamente mejores que las reuniones cara a cara, en tanto que las
lluvias de de ideas electrnicas no se $ayan adoptado ampliamente. Al parecer, los C:(( son m&s
4tiles para tareas que implican generacin de ideas, problemas complejos y grandes grupos.
>n C:(( puede configurarse en una variedad infinita de maneras y la naturale%a de la tecnologa de
reuniones electrnicas es slo uno de los diversos factores que afectan los procesos y resultados de la
reunin. El resultado de las reuniones de grupo depende de la composicin del grupo, de la manera en
que se presenta el problema al grupo, del efectividad del moderador, de la cultura y el entorno de la
organi%acin, de la calidad de la planificacin, de la cooperacin de los asistentes y de la adecuacin
de las $erramientas seleccionadas para los diversos tipos de reuniones y problemas de decisin.
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