Reporte No.

AVC0010
Alex Vidal Paredes
2009 AVC Consulting,

Cmo reducir el tamao del inventario?

El inventario est representado bajo la forma de materias primas, productos en
proceso o productos terminados y es el medio de comercio de las empresas de
bienes y servicios. Las empresas de servicios tambin gestionan inventarios
aunque su producto sea un servicio. Considerando que las empresas existen
para servir a sus clientes, entonces, si los clientes desean los productos ahora,
en tal lugar y en tal o cual forma, nuestra obligacin es servirlos para que ellos
se sientan satisfechos con este proceso.

Este proceso simple en palabras representa una ecuacin oculta de variables
complejas e incontrolables en algunos casos. Por lo tanto la gestin del
inventario se ha convertido en la actualidad en una clave importante en el
desarrollo de las buenas prcticas de negocio que hacen a las compaas
rentables y viables en el futuro.

Imagine usted la cantidad de inventario desplegado por una compaa de
consumo masivo al movilizar sus mercancas en toda su red o territorio de
mercado. La cantidad de recursos desplegados en esta operacin es muy
grande, es un proceso frecuente que en la mayora de casos es diaria y
requiere de un conjunto de procesos estandarizados que buscan la
optimizacin para ser rentables en la operacin.

Hace unos aos esta ecuacin se reduca a un tiempo y espacio limitados.
Hoy, con la globalizacin y los tratados comerciales, las mercancas se
mueven de un lado a otro sin importar donde se fabriquen o almacenen. Lo
importante es que estn cerca de los mercados en tiempo y lugar. Es este
nuevo concepto sumado a las tendencias mundiales de consumo que exigen
productos nuevos y mas variedad el que ha complicado nuestra ecuacin
logstica simple.

Toda esta realidad ha complicado la gestin del inventario, llevando a
gestionar en algunos casos mas de 50,000 SKUs
1
de productos comerciales,
como en el caso de los Retails
2
. Y ha complicado los modelos de clculo de
stocks de seguridad y niveles de inventario llevando por las nubes el valor del
inventario inmovilizado con todos sus costos asociados. Los costos logsticos
asociados al inventario estn siendo evaluados por las compaas y buscan

1
SKU Stock Keep Unit es el equivalente a un cdigo de producto.
2
Retail es el concepto de las tiendas por departamento




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formulas para gestionar correctamente este problema. En principio tenemos
que evaluar cuales son los costos logsticos asociados al mantener inventario
en los almacenes o centros de distribucin. Para este anlisis veamos en el
siguiente cuadro como se clasifican los costos por este proceso de
almacenamiento:


Concepto de Costo
Porcentaje del valor
del inventario %
Costo de Capital del dinero 10 15 %
Gestin y Espacio de Almacenamiento 2 5 %
Mermas, prdidas y obsolescencia 4 6 %
Seguros 1 5 %
Gestin de la manipulacin 1 2 %
Impuestos 2 3 %
Costo Anual de Mantenimiento del Inventario 20 36 %


Con un costo anual de mantenimiento del inventario de 20 36 % en un ao el
costo anual acumulado habr superado al valor del inventario. No es
econmicamente rentable guardar inventarios en el tiempo, estos deben de ser
consumidos o entregados al merado en el ms breve plazo. Si esto funciona
as, estamos siendo eficientes en nuestros procesos y aseguramos la
rentabilidad del negocio. En algunos casos hemos encontrado inventario
obsoleto con ms de 5 aos en las compaas. Estos conceptos tienen que ser
analizados por las compaas y buscar minimizarlos a cifra que hagan
rentables sus operaciones. La cifra del costo anual del mantenimiento del
inventario es un KPI
3
clave e importante del negocio y representa un reto a las
compaas en la correcta forma de gestionar los inventarios para no caer en
estos problemas.

Cmo reducir los niveles de inventario? Hay muchas formas para hacerlo. La
primera esta en analizar las causas del incremento de los niveles de inventario.
La principal es la complejidad y exactitud en los pronsticos. Si nuestros
pronsticos fueran exactos entonces el inventario guardado sera innecesario,
fabricaramos o compraramos en las cantidades exactas. Como esto no
ocurre, las consecuencias son niveles de inventario elevados. Pero la solucin
no est en descubrir la bola de cristal, la cual no esta en venta en el mercado
con ningn software que permita acertar los nmeros del pronstico del
mercado. El proceso se denomina administracin de demanda y busca
asegurar que el proceso y no el pronstico sea lo mas exacto posible con un
conjunto de buenas practicas que parten del pronstico y prosiguen con el
anlisis y seguimiento a este proceso.


3
KPI Kee Performance Indicator o Indicador Clave de Performance.




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Otro clave importante en la reduccin de los inventarios esta en los stocks de
seguridad. Con mucho asombro he descubierto en muchas compaas que
este parmetro importante para mantener los niveles de servicio adecuados,
no es revisado con la frecuencia que se merece el negocio. En algunos casos
estos valores han sido heredados por las personas que retoman estos
procesos, es as que sorprendentemente he encontrado valores de stocks de
seguridad de mas de 5 aos en operacin. La configuracin de la red de
distribucin tambin es importante para determinar el valor del stock de
seguridad, porque en algunos eslabones de esta red o cadena no tiene que
repetirse el stock pues esta reservado aguas arriba o aguas abajo del flujo de
materiales. Su correcta configuracin har reducir el tamao de los inventarios
significativamente. Con toda seguridad, un proyecto de revisin y anlisis de
stocks de seguridad encontrar sorpresas increbles en su negocio.

La recomendacin para la determinacin de los stocks de seguridad est en
tres conceptos importantes a trabajar:

Decisin de los niveles de servicio al cliente mercado
Configuracin de la red logstica para determinar donde
colocamos stocks de seguridad
Desviaciones de la demanda y de los tiempos de entrega

Del correcto anlisis de estas variables se determinara la configuracin real
para el negocio. No es fcil, puede tomar varios meses analizar las
desviaciones de los productos. Muchas veces la data histrica esta
distorsionada y hay que reconstruir el pasado. De todas formas, hay que
hacerlo si queremos tener inventarios adecuados que soporten nuestro
negocio y sus niveles de servicio.

Los obsoletos son otra historia. Muchas compaas tienen que trabajar con
revisiones constantes en las fechas de caducidad de sus productos, esto es
as con las compaas farmacuticas y de alimentos por ejemplo. Pero como
podemos evitar estos problemas en la caducidad de nuestros productos. Una
recomendacin es trabajar correctamente con el uso de lotes y su trazabilidad.
Hoy los sistemas permiten el seguimiento adecuado de estos productos.
Entonces la clave no esta en la informacin o los datos, la clave esta en la
gestin correcta de esta informacin. Con sorpresa he encontrado que los
incentivos de ventas incrementan la obsolescencia de los productos en el
mercado porque la demanda real no los necesita y estos productos duermen
en el inventario del minorista sin movimiento fuerte durante semanas o meses
y al final hay que recoger esos inventarios. La demanda real del mercado es
una clave para evitar estas sorpresas. No vender mas all de lo que el
mercado pueda necesitar, porque nos quedaremos con ese inventario.

Otros productos que no tienen fecha de caducidad no sufren de estos
problemas, sin embargo si de las nuevas versiones que reemplazan a las




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antiguas o de materiales o insumos mejorados que reemplazan a los antiguos.
La clave en la gestin de estos problemas es la secuenciacin correcta del
reemplazo, para no quedarnos con inventarios obsoletos.

Finalmente, en otros casos, los obsoletos pueden ser productos con fallas y las
compaas los mantienen en sus inventarios durante largo tiempo. Como el
producto esta en la contabilidad de la compaa no tiene ninguna autorizacin
para deshacerse de l, tiene que cuidarlo y mantenerlo all. Esto finalmente
tiene una doble consecuencia aparte del costo: ocupa espacio en el almacn.
Hay que deshacerse del inventaro obsoleto que tiene estas caractersticas,
complica los procesos en el almacn y hace ineficiente sus procesos.

Existen otras prcticas que nos permiten reducir los inventarios en una
compaa. Las buenas relaciones con proveedores y clientes es una de ellas,
pero esto lo explicaremos en otros artculos que publicaremos.



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Acerca del Autor

Alex Vidal Paredes es Ingeniero Industrial de la Universidad
de Lima en Per y MBA Graduado en ESAN. Trabaj durante
varios aos en compaas industriales en las reas de
logstica y operaciones. Hace 15 aos se inici como
consultor y lder de proyectos implementando soluciones
ERPs y de Cadena de Suministro SCM en la Regin Andina.
Actualmente se desenvuelve como Profesor en
Universidades de Prestigio en Per ofreciendo los cursos de
Cadena de Suministro y Gerencia de Operaciones y es socio
fundador de AVC Consulting compaa de soluciones de
Planificacin para Latinoamrica.