El arqueo de caja, mtodos y procedimientos

por mastercafe @ 2009-07-24 22:01:51

En todo negocio de hostelera o quizs sera ms correcto decir en todo
negocio de venta menor, existe un proceso al final del da que mucha
gente odia por sus implicaciones y problemas: el arqueo de caja.
En s un arqueo de caja no es ms que la suma del dinero que dispone la
caja y una operacin simple de sumas y restas que dan como resultado
el "descuadre".
La operacin es simple, nuestro dinero al comenzar el da, ms las
ventas realizadas, menos los pagos, debe ser igual a la cantidad de
dinero que tenga nuestra caja.
Esta operacin tan simple puede ser complementada de otras
adicionales como, sumar el dinero agregado a la caja (en ocasiones por
falta de cambio), restar el dinero que ha sido retirado (en ocasiones por
exceso de cambio o saldo en caja), gestin de propinas ya sean en
metlico o con otros medios de pago, abonos, etc...
No hay ms complicaciones en el proceso de arqueo, por ms que la
gente pueda ver este procedimiento como algo complicado, difcil, lento o
tedioso.
Existen algunos aspectos a tener en cuenta en un arqueo de caja:
1.- El saldo inicial, en ocasiones la gestin se prefiere realizar en base a
una misma cantidad de dinero al iniciar el da
2.- La gestin de pagos, en ocasiones los pagos se realizan con una caja
alternativa
3.- La retirada de dinero al banco al finalizar el da.
4.- El control de los cobros realizados segn los medios de pago
permitidos por el local
Cada uno de estos aspecto puede parecer que al ser variado nos
complican la gestin y por ende el cuadre de caja, pero nada ms lejos
de esta idea.
En este blog vamos a comentar el mtodo tradicional, la operacin que
se realiza y en consecuencia que problemas pueden surgir.
Mtodo tradicional:
- Se inicia el da con una cantidad fija de dinero que normalmente se
cuenta y verifica al iniciar la actividad, o bien est ya preparada en la
caja. (Suele ser el mtodo habitual en supermercados por los cambios de
cajeros y con el fin de no parar la actividad).
- En el mtodo tradicional no hay gestin de cobros, por lo que cualquier
pago por caja se realiza con dinero externo (en ocasiones muy mal
controlado).
- Al finalizar el da o el turno, simplemente se cuenta el dinero de caja, se
resta el saldo inicial y el resultado debe coincidir con lo que nuestro
terminal indica que ha sido vendido.
Ventajas:
- Mxima simplicidad en el proceso, apenas admitimos las operaciones
de ventas.
- Cambio rpido de cajero en el mismo terminal
- Operacin de clculo simple Dinero de Caja - Saldo inicial = Ventas
- Al banco normalmente se lleva la misma cantidad de dinero
Inconvenientes:
- No permite la manipulacin de la caja por varias personas y si fuera as
no hay control para un posible descuadre
- Cualquier vendedor que tenga acceso a la venta de caja puede realizar
un cuadre manual y es un camino susceptible de convertirse en fuente de
hurtos a caja
- El descuadre de caja se descuenta del dinero a banco, por lo que la
intencin de que banco = ventas es poco menos que imposible
- Si el descuadre se realiza contra el saldo inicial puede quedarse sin
dinero en caja para las operaciones, o bien necesitar el proceso de
ingreso a caja
Conclusin:
- Es un mtodo solo recomendable para supermercados o lneas de caja
- Solo ayuda al posible hurto, salvo que la caja sea gestionada por una
nica persona
- No ayuda a conocer lo vendido por el dinero del banco
En los prximos posts veremos otros mtodos alternativos que podremos
encontrar y los compararemos con este.
Juan Menndez