Este documento presenta una discusión sobre cómo gestionar copias controladas y distribuir documentación en una empresa. Se proponen dos opciones: 1) Distribuir copias físicas controladas de los documentos originales y llevar un registro de distribución firmado. 2) Almacenar los documentos digitalmente y distribuirlos vía correo electrónico, marcando las copias impresas como "no controladas". Algunos participantes expresan preocupación sobre garantizar que no se utilicen versiones obsoletas, aunque otros argumentan que la segunda opción es aceptable si
Este documento presenta una discusión sobre cómo gestionar copias controladas y distribuir documentación en una empresa. Se proponen dos opciones: 1) Distribuir copias físicas controladas de los documentos originales y llevar un registro de distribución firmado. 2) Almacenar los documentos digitalmente y distribuirlos vía correo electrónico, marcando las copias impresas como "no controladas". Algunos participantes expresan preocupación sobre garantizar que no se utilicen versiones obsoletas, aunque otros argumentan que la segunda opción es aceptable si
Este documento presenta una discusión sobre cómo gestionar copias controladas y distribuir documentación en una empresa. Se proponen dos opciones: 1) Distribuir copias físicas controladas de los documentos originales y llevar un registro de distribución firmado. 2) Almacenar los documentos digitalmente y distribuirlos vía correo electrónico, marcando las copias impresas como "no controladas". Algunos participantes expresan preocupación sobre garantizar que no se utilicen versiones obsoletas, aunque otros argumentan que la segunda opción es aceptable si
2. Re: Copias controladas y distribucion documentacion
#2 1. 10/11/09 17:10 2. 3. Registrad@: 27/10/08 4. Desde: Cali / Colombia 5. Posts: 149 No Ok (15/0) 54.8% Hola Maite: En mi empresa manejamos de la siguiente manera el tema de copias controladas y distribucin de documentos: Cada proceso tiene sus documentos originales (procedimientos, instructivos, etc.) y en el proceso de Calidad, tenemos copia controlada de todos los documentos de los procesos. Los procesos a su vez identifican qu participantes requieren este documento para el desarrollo de sus actividades y le sacan fotocopia, le ponen sello de copia controlada y les ponen un consecutivo, y en el formato "Listado de distribucin de documentos" (que te lo envo adjunto) se hace firmar a todo los que tengan copias controladas. Nuestro procedimiento de control de documentos dice lo siguiente con respecto a estos puntos: 5.5 Distribucin y difusin de los documentosTodos los documentos son ubicados en la red para su consulta y uso. Estos documentos no deben ser modificados sin la autorizacin del lder de proceso, del proceso de Calidad y/o de la Direccin General. Las copias de documentos que se distribuyan con carcter de Copia Controlada deben llevar el respectivo sello en todas sus pginas y se le debe escribir al lado del sello, el nmero de copia controlada que corresponde. Cada copia controlada, debe ser relacionada en el formato F02S4 Listado de Distribucin de Documentos con el nombre del poseedor de cada copia, la fecha de entrega y la firma del mismo. El proceso de Gestin de Calidad siempre debe tener una copia controlada de todos los documentos internos del Sistema de Gestin de la Calidad. Los documentos externos requeridos para la operacin de los procesos deben ser utilizados estrictamente por las personas que los requieren, bajo la responsabilidad del lder del proceso. Por otro lado te cuento que como mi empresa es algo grande, el manejo de las copias controladas es muy dispendioso porque cuando un dcto queda obsoleto, toca recolectar cada copia controlada obsoleta y este trabajo lleva mucho tiempo, porque tenemos que garantizar que no anden documentos obsoletos circulando por ah. Para que no te compliques, puedes implementar lo que haremos nosotros el prximo ao: Tienes los documentos en la red o los mandar por mail a quienes te interese que los tengan. Tu puedes tener los originales y mandar copias a los lderes de procesos y a algunos participantes. Los archivos los vamos a hacer en .pdf y pondremos en la parte inferior como pie de pgina "Una vez impreso este documento se considera copia no controlada y no nos hacemos responsables por su actualizacin.". El tema de las copias controladas lo puedes manejar guardando los mails que envas. Ah te dejo 2 opciones para que mires cual se adapta mejor a las necesidades de tu empresa, aunque te vuelvo y te digo, no te compliques la vida con tanto papel impreso y con copias controladas y copias no controladas y documentos obsoletos, etc.... es mejor si lo manejas todo por mail. Yo ya tuve la molestia de intentarlo de la primera forma y no pude ms, sobre todo cuando no hay un software que te apoye en la gestin documental. Espero te haya sido de ayuda. Cualquier inquietud por favor me la comentar
Archivo adjunto Archivo Tamao Clics F02S4 LISTADO DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS.doc 43.50 KB 4161
3. Saavedra Re: Copias controladas y distribucion documentacion #3 1. 10/11/09 19:42 2. Moderador 3. 4. Registrad@: 18/09/09 5. Desde: Mxico 6. Posts: 2738 No Ok (2/1) 0.9% Hola: Lo ideal es que cada departamento tenga su propio procedimiento y lo controle, dado al tema ambiental, la distribucin de las copias controladas es tema importante. Hoy en da existen software para dicho control, claro, se requiere invertir, tambien se puede incluir en el servidor, siempre y cuando el servidor asegure que nadie ms tendr acceso y riesgo de fotocopiar dicho documento, esto es auditable. Otra opcin es que si tienen a algn experto en sistema, podran hacer un sistema sencillo para ello. Lo importante es que garantice que no se pierda informacin controlada del SGC. Saludos _________________ Atentamente Ing. David Saavedra Zrate Consultor y Director Sistemas Avanzados en Calidad sacalidad@live.com.mx mvil: (52) 722 3775548 Un Sistema de Gestin de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema. Cursos y consultora en campo/on line Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultora, paquete de procedimientos, materiales.
4. Maite206 Re: Copias controladas y distribucion documentacion #4 1. 11/11/09 13:03 2. 3. Registrad@: 22/04/09 4. Posts: 21 No Ok (0/0) ??? Muchas gracias a los dos por contestar.
Ahora mi duda es la siguiente: Si tengo los originales firmados por direccion en la carpeta original de calidad y pongo copia escaneada de estos en el servidor con la coletilla deUna vez impreso este documento se considera copia no controlada y no nos hacemos responsables por su actualizacin: pueden decirme algo el dia de la auditoria?? Lo de hacer compia controlada y hacer firmar a todos es muy complicado ya que hay muchos empleados!! Gracias a todos
5. Ximena Re: Copias controladas y distribucion documentacion #5 1. 11/11/09 18:49 2. 3. Registrad@: 27/10/08 4. Desde: Cali / Colombia 5. Posts: 149 No Ok (9/0) 34.9% Maite: Lo importante es cmo lo tengas definido en tu procedimiento de "Control de documentos". Si pones en tu procedimiento que los documentos puestos en red son para consulta y uso de los procesos interesados y que una vez creado, actualizado, modificado o eliminado un documento, tu hars la notificacin por mail a los interesados, y que el proceso de Calidad no se hace responsable por actualizaciones a los dctos impresos, no hay problema para nada. La idea de poner en el pi de pgina el comentario que te sugiero, es para que te cures en salud y el da de la auditora, si encuentran por ejemplo un documento en versin 01 impreso y el de la red ya est en versin 02, quedes "curada" diciendo que en tu procedimiento de control de documentos se establece que una vez impreso tu no eres la responsable por su actualizacin. Yo lo voy a implementar as el prximo ao, pero en un benchmarking que hice con un colegio de mi ciudad, ya han pasado por varias auditoras externas y nunca les han puesto problema por llevarlo de esta forma. En organizaciones que tienen mucho personal (como la tuya y la mia) y no contamos con un software que nos apoye en la gestin documental, es mejor tratar de tener la menor cantidad de papel posible. Lo importante, segn la norma, es tener controlados los documentos y evitar el uso de documentos obsoletos.... tu defines cmo hacerlo. Me cuentas. Bye XIMENA GALVIS O.
6. Saavedra Re: Copias controladas y distribucion documentacion #6 1. 11/11/09 19:43 2. Moderador 3. 4. Registrad@: 18/09/09 5. Desde: Mxico 6. Posts: 2738 No Ok (3/2) 0.9% Hola: El hecho de que incluyas esa leyenda en pie de pgina no garantiza un buen control, lo que la norma busca es que no se utilicen documentos: obsoletos, con revisiones anteriores, sin aprobacin, sin actualizacin..... el hecho de encontrar un documento con revisin anterior, an con esa leyenda, a mi como auditor no me garantiza que el peronal no lo est utilizando, incluso involuntariamente. Por ello es importante ese control. Si la organizacin es grande y con demasiado personal, te conviene ms un sistema de control electrnico, implica inversin, pero a la larga ahorras tiempo en distribucin y firma, asi como costo en papelera. Pueden disear un sistema como te comente con lo indispensable. Tambin puedes utilizar el servidor y en formato PDF para evitar fotocopias e impresiones. Espero haberme explicado bien, no te quedes con duda por favor. Saludos _________________ Atentamente Ing. David Saavedra Zrate Consultor y Director Sistemas Avanzados en Calidad sacalidad@live.com.mx mvil: (52) 722 3775548 Un Sistema de Gestin de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema. Cursos y consultora en campo/on line Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultora, paquete de procedimientos, materiales.
7. Maite206 Re: Copias controladas y distribucion documentacion #7 1. 11/11/09 21:14 2. 3. Registrad@: 22/04/09 4. Posts: 21 No Ok (1/0) ??? Hola chicos Muchas gracias de nuevo a los dos.
Lo ideal para (y comodo) para mi, sera hacerlo como dice Ximena pero parece que Saavedra no est muy de acuerdo con el tema. El problema es que en la empresa no se puede permitir invertir dinero en un control electronico. Si lo hicieramos a travs de correo electronico o servidor est claro que sera en PDF y cada vez que se modificara un procedimiento o instruccion de trabajo se comunicaria via email y se actualizaria el listado de documentos en vigor. Como lo veis?? Un saludo a los dos y mil gracias.
8. Ximena Re: Copias controladas y distribucion documentacion #8 1. 11/11/09 23:16 2. 3. Registrad@: 27/10/08 4. Desde: Cali / Colombia 5. Posts: 149 No Ok (4/0) 13.6% Hola: Pues como te digo, yo lo voy apenas a implementar. S que ha dado resultado en el colegio que te cont porque hasta ahora no han levantado NC con respecto al control documental, aunque lo que dice David tiene mucho sentido (la parte de garantizar que no se usen dctos obsoletos) .... lo dejo a tu consideracin, aunque segn mi concepto, no creo que signifique ningn problema, porque ests tratando de garantizar que nadie imprima dctos de la red y me parece que esta es una forma de controlar las impresiones. Puedes hacer un plan de accin para hacer una prueba piloto usando esa metodologa a ver cmo te va y aprovechas la auditora externa para que ellos te den retroalimentacin.... eso s, te tocara hacer el ensayo con esta metodologa sin dejar a un lado la metodologa que usas actualmente. XIMENA GALVIS O.
9. Ximena Re: Copias controladas y distribucion documentacion #9 1. 11/11/09 23:16 2. 3. Registrad@: 27/10/08 4. Desde: Cali / Colombia 5. Posts: 149 No Ok (3/0) 8.3% Hola: Pues como te digo, yo lo voy apenas a implementar. S que ha dado resultado en el colegio que te cont porque hasta ahora no han levantado NC con respecto al control documental, aunque lo que dice David tiene mucho sentido (la parte de garantizar que no se usen dctos obsoletos) .... lo dejo a tu consideracin, aunque segn mi concepto, no creo que signifique ningn problema, porque ests tratando de garantizar que nadie imprima dctos de la red y me parece que esta es una forma de controlar las impresiones. Puedes hacer un plan de accin para hacer una prueba piloto usando esa metodologa a ver cmo te va y aprovechas la auditora externa para que ellos te den retroalimentacin.... eso s, te tocara hacer el ensayo con esta metodologa sin dejar a un lado la metodologa que usas actualmente. XIMENA GALVIS O.
10. Saavedra Re: Copias controladas y distribucion documentacion #10 1. 12/11/09 0:48 2. Moderador 3. 4. Registrad@: 18/09/09 5. Desde: Mxico 6. Posts: 2738 No Ok (1/2) -0.04 Hola: La decisin que tomes ser la correcta y tienes mi apoyo. Un abrazo. _________________ Atentamente Ing. David Saavedra Zrate Consultor y Director Sistemas Avanzados en Calidad sacalidad@live.com.mx mvil: (52) 722 3775548 Un Sistema de Gestin de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema. Cursos y consultora en campo/on line Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultora, paquete de procedimientos, materiales.
11. wilvivas Re: Copias controladas y distribucion documentacion #11 1. 13/11/09 20:42 2. Moderador 3. 4. Registrad@: 22/04/09 5. Desde: Poza Rica, Mxico 6. Posts: 1617 No Ok (7/0) 27.3% Hola te recomiendo unas pequeas cosillas. Disea cules van a ser las copias que vas a controlar y cules no en funcin de la facildiad de proliferacin del mismo, es decir puedes seguir con ese procedimiento de enviar copias no controladas e incluir la leenda que mencionas, sin embargo de recomendaa aadir una que diga que el documento es de carcter informativo y que la versin actual se encuentra especificada en la lista maestra (o el procedimiento que sustituya a la lista maestra) y que verifiquen que la versin que ellos tienen concuerda con la de la lista.
Saludos. _________________ Lo importante no es tener la respuesta sino hacer la pregunta correcta. Wilbert Vivas
Creo que puedo, creo que puedo, se que puedo y lo har Alex Dey
Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez Veritas et Triumphus Consultor, asesor en sitio y/o a distancia Movil -WhatsApp: +52 (782) 124 7227 MAIL: wilvivastorrez@gmail.com
12. wimvanhoye Re: Copias controladas y distribucion documentacion #12 1. 21/12/10 16:00 2. 3. Registrad@: 29/04/10 4. Desde: Espaa 5. Posts: 28 No Ok (0/1) ???
Todo este concepto de copias controladas es una herrencia del mundo del papel. En oficinas sin papel, toda copia que no se esta viendo (visualizando) desde el servidor es una copia no controlada. De todos modos, los sistemas operativas no han avanzado nada en 20 aos: segn tengo comprendido en los SO ms habituales, ver = copiar y por lo tanto ya tienes descontrol de tu distribucin. Es realmente triste que con todas las organizaciones de calidad que hay en el mundo, an no se ha podido eliminar la no conformidad brutal que es Windows. Pero Linux no es mejor en cuanto al concepto copiar. El mundo IT sigue demasiado ocupado consigo mismo en lugar de con sus clientes/usuarios. Cmo inscribir el nmero de la copia en un pdf digitalmente firmado? Alguien sabe de una plataforma donde las copias digitales no son identicas a los originales? O sea donde se aade automaticamente y sin que se pueda borrar como mnimo el sello "copia" cuando se baja el documento al disco local? Hasta donde he podido averiguar, Adobe no lo permite.
13. Guti221 Re: Copias controladas y distribucion documentacion #13 1. 16/03/11 11:36 2. 3. Registrad@: 14/09/10 4. Desde: Almonte /Espaa 5. Posts: 31 No Ok (0/0) ??? Hola a todos!! A mi todavia no me ha quedado claro el apartado de Distribucin, Es obligatorio incluir en cada procedimiento quien recibe una copia del documento para que se haga responsable del mismo? Por ejemplo: en mi organizacin, tenemos los documentos en la entranet, para que puedan ser consultados pero no modificados por cualquiera que lo requiera en cualquier momento, estos son cotrolados por la responsable del sistema. La cuestin es que nosotros en los procedimientos no tenemos un capitolo referente a la distribucin del mismos Lo que estamos haciendo es correcto?
Un saludo. y gracias por vuestros consejos
_________________ Sergio Gutirrez Valladolid Licencido en Ciencias Ambientales. Master en Direccin en Sistemas de Gestin de Calidad y del Medio ambiente.
14. wimvanhoye Re: Copias controladas y distribucion documentacion #14 1. 16/03/11 20:21 2. 3. Registrad@: 29/04/10 4. Desde: Espaa 5. Posts: 28 No Ok (0/1) ??? La distribucin controlada asegura que el receptor de un documento controlado reciba las nuevas versiones a medida que vayan saliendo; es la responsabilidad del emisor mantener una lista de qu documentos ha entregado a qu personas y mandarles las actualizaciones (sistema push). El concepto de copia controlada dice literalmente lo que es: un copia, o sea no un original, cuya distribucin est sometida a un control en acuerdo con las disposiciones establecidos en el documento de procedimiento que el SGC debe tener para este fin (4.2.3). Al perderse la distincin entre original y copia en mundos informatizados se ha ido perdiendo el significado de la palabra copia pero refirindose al DRAE uno puede volver a su significado original: una copia es ante todo una reproduccin. Pues el mero hecho de bajarte un documento de la web u del servidor es una reproduccin y estos procesos no los podemos controlar con los sistemas operativos bsicos; hace falta una plataforma de gestin de documentos como OPENKM para nombrar uno que es gratis y accesible a todos. Con estas herramientas, s podemos controlar esta reproduccin porque se puede auditar todos los accesos a los originales y hasta impedir que exista copia en el disco local del usuario ni siquiera en carpetas de sistema. Hasta donde sepa yo, Windows y Linux no permiten tal seguimiento y necesitan bajarse los documentos al disco local (o sea hacer una copia) para poder visualizarlos.
Cumplir las disposiciones de los procedimientos documentados es claramente responsabilidad del receptor. A menudo en grandes organizaciones se matan dos pjaros de un tiro con hacer firmar los receptores los documentos: con la firma hay evidencia del control de la distribucin y al mismo tiempo el compromiso de cumplir las disposiciones que estas contienen. En entornos muy informatizados donde todos los empleados tienen acceso a un ordenador y hasta estn delante de la pantalla todo el tiempo que estn trabajando porque su trabajo se hace fundamentalmente usando el ordenador, puede que no haya documentos en soporte papel; estaramos ante un sistema pull). En tal caso, una nota en el pie de pgina puede avisar al usuario que hubiera recibido una copia impresa de un compaero, que esa copia no es controlada y que es responsabilidad suya comprobar que sigue en vigor consultando la pgina web o el servidor. Tambin invito a releer las definiciones de procedimiento y documento de procedimiento en la 9000 para no confundir ambos conceptos.
15. CarlosAl Re: Copias controladas y distribucion documentacion #15 1. 16/03/11 20:26 2. 3. Registrad@: 7/02/11 4. Desde: Espaa 5. Posts: 213 No Ok (0/1) ??? Hola Guti221. Creo que sera interesante especificar en tu procedimiento qu documentos se distribuyen, a quin se distribuyen, quen se encarga de distribuir y controlar la documentacin y retirar los documentos obsoletos, cmo se realiza la distribucin y cundo se realiza esa distribucin. Y lo de tener los documentos en la intranet es perfectamente vlido siempre que haya un responsable que se encargue de su mantenimieto, distribucin, control, etc... , que en tu caso es el responsable del sistema. Saludos Carlos
16. Saavedra Re: Copias controladas y distribucion documentacion #16 1. 16/03/11 22:36 2. Moderador 3. 4. Registrad@: 18/09/09 5. Desde: Mxico 6. Posts: 2738 No Ok (3/0) 10.6% Hola: Es correcto. En tu procedimiento debes incluir el nombre de los encargados de rea con las que interacta tu procedimiento, ya que de alguna manera intervienen en el proceso y la revisin para su aprobacin. Por lo regular son las personas a las que se les va a distribuir. Si los procedimientos los tienes controlados a travs de la intranet, no necesitas hacer una distribucin, salvo para las personas que no tengan acceso a la intranet y utilicen el procedimiento, o las reas operativas donde se requiere de manera fsica el documento. Para ello debes hacer una lista de distribucin que indique: El procedimiento o documento a distribuir, Nombre de la persona que recibe Cdigo del procedimiento Nmero de revisin Nmero de copia Fecha y firma Este debe ser un registro controlado. Saludos _________________ Atentamente Ing. David Saavedra Zrate Consultor y Director Sistemas Avanzados en Calidad sacalidad@live.com.mx mvil: (52) 722 3775548 Un Sistema de Gestin de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema. Cursos y consultora en campo/on line Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultora, paquete de procedimientos, materiales.
17. wilvivas Re: Copias controladas y distribucion documentacion #17 1. 16/03/11 23:49 2. Moderador 3. 4. Registrad@: 22/04/09 5. Desde: Poza Rica, Mxico 6. Posts: 1617 No Ok (2/1) 1.6% Hola, lo unico que aadira a los comentarios es que no es recomendable los nombres de los encargados de las reas en procedimientos, instructivos, organigramas y dems documentos sujetos a revisin sino los cargos o puestos, ya que es ms comn que las personas cambien de compaa que el nombre del puesto, piensa que si pones el nombre cuando esta persona sea reasignada o despedida o cualquier cambio tendrs que modificar el procedimiento o documento que haga mencin de dicha persona y con todo lo que esto conlleva. Saludos. _________________ Lo importante no es tener la respuesta sino hacer la pregunta correcta. Wilbert Vivas
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18. Saavedra Re: Copias controladas y distribucion documentacion #18 1. 17/03/11 0:07 2. Moderador 3. 4. Registrad@: 18/09/09 5. Desde: Mxico 6. Posts: 2738 No Ok (2/2) 0 Hola: Muy acertado el comentario de Wil, sin embargo no coincido en que los procedimientos no lleven los nombres de quien revisa y aprueba, los procesos tienen un dueo, un responsable y ese responsable tiene un cargo y un nombre. Que exista rotacin de personal, claro, como en toda organizacin, y no es necesariamente es motivo de modificacin del procedimiento, y si es necesario, se modifica. Pero los responsables de rea tienen un nombre y ese nombre, por funcionamiento, por comunicacin, se debe conocer. Un personal de nuevo ingreso no debe estar preguntando qun es el gerente de calidad. Toda la tripulacin debe conocer al capitn y sus comandantes. Un abrazo Wil. Respetuosamente _________________ Atentamente Ing. David Saavedra Zrate Consultor y Director Sistemas Avanzados en Calidad sacalidad@live.com.mx mvil: (52) 722 3775548 Un Sistema de Gestin de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema. Cursos y consultora en campo/on line Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultora, paquete de procedimientos, materiales.
19. wilvivas Re: Copias controladas y distribucion documentacion #19 1. 17/03/11 0:13 2. Moderador 3. 4. Registrad@: 22/04/09 5. Desde: Poza Rica, Mxico 6. Posts: 1617 No Ok (1/1) ??? Muy cierto lo que dices Saavedra, error mio al no especificar que los responsables de aprobacin y revisin si deberan ir en el procedimiento o documento. Cierto que es bueno conocer los nombres de los responsables de rea, sobre todo a los de nuevo ingreso, pero eso se podra arreglar con la induccin y capacitacin inicial que se le proporcione a cada trabajador, o por que no, un organigrama a la vista que si tenga nombres, algo dinmico. En gustos se rompen gneros, y en ideas no pararemos. Saludos. _________________ Lo importante no es tener la respuesta sino hacer la pregunta correcta. Wilbert Vivas
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20. scadavid Re: Copias controladas y distribucion documentacion #20 1. 6/04/11 22:27 2. 3. Registrad@: 14/03/11 4. Desde: Colombia 5. Posts: 12 No Ok (0/1) ??? Buenas tardes, Con respecto al tema de las copias controladas y no controladas y despues de leer todos los comentarios quisiera consultar lo siguiente: En la empresa donde trabajo en el procedimiento para la administracin de documentos se especifica que los documentos entregado a los responsables del prcoeso ya sea fisico o de forma digital tendran la leyenda "documentos controlado", mi pregunta seria en el caso de los documentos digitales al ser copia controlada como podria controlarlos, ya que el usuario lo puede imprimir y podrian generarse documentos obsoletos, en este caso seria recomendado especificar que los documentos digitales seran "documentos no controlados"?. En la empresa no contamos con red, servidor o intranet para la documentacin. Muchas gracias,
21. equipo Re: Copias controladas y distribucion documentacion #21 1. 8/04/11 12:29 2. 3. Registrad@: 22/02/11 4. Desde: Madrid/Espaa 5. Posts: 104 No Ok (0/0) ??? Aunque como veo hay opiniones para todos los gustos, la ma es que la controlada es la que figura en el ordenador y si sacas una impresin en ella debe figurar "Vlido solamente para el da de la impresin" y que figure la fecha de la misma. Si en vuestra empresa no contais con esos recursos, debeis hacerlo de la forma clsica: copia controlada y numerada y firma de recepcin de la misma. _________________ web:http://www.ceaordenadores.com/103-2.html blog: http://ayudasiso9000.com/certificacionesiso
22. CarlosAl Re: Copias controladas y distribucion documentacion #22 1. 8/04/11 15:53 2. 3. Registrad@: 7/02/11 4. Desde: Espaa 5. Posts: 213 No Ok (1/0) ??? equipo escribi: Aunque como veo hay opiniones para todos los gustos, la ma es que la controlada es la que figura en el ordenador y si sacas una impresin en ella debe figurar "Vlido solamente para el da de la impresin" y que figure la fecha de la misma. Si en vuestra empresa no contais con esos recursos, debeis hacerlo de la forma clsica: copia controlada y numerada y firma de recepcin de la misma. Muy interesante lo has dicho. Tomo nota. Saludos Carlos
23. scadavid Re: Copias controladas y distribucion documentacion #23 1. 8/04/11 17:01 2. 3. Registrad@: 14/03/11 4. Desde: Colombia 5. Posts: 12 No Ok (0/0) ??? Muchas gracias por su respuesta. Quisiera preguntar si las copias de los documentos que se distribuyen a los colaboradores de la empresa deben ir firmadas en original por los responsables de la aprobacin del documento?. Gracias,
24. Saavedra Re: Copias controladas y distribucion documentacion #24 1. 8/04/11 23:42 2. Moderador 3. 4. Registrad@: 18/09/09 5. Desde: Mxico 6. Posts: 2738 No Ok (1/1) ??? Hola: Slo deben firmar el original y de ah sacar copias para entregarlas con su respecivo sello y hoja de distribucin. Saludos _________________ Atentamente Ing. David Saavedra Zrate Consultor y Director Sistemas Avanzados en Calidad sacalidad@live.com.mx mvil: (52) 722 3775548 Un Sistema de Gestin de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema. Cursos y consultora en campo/on line Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultora, paquete de procedimientos, materiales.
25. Macarena Re: Copias controladas y distribucion documentacion #25 1. 1/02/12 20:12 2. 3. Registrad@: 30/01/12 4. Posts: 16 No Ok (0/0) ??? Saavedra escribi: Si los procedimientos los tienes controlados a travs de la intranet, no necesitas hacer una distribucin, salvo para las personas que no tengan acceso a la intranet y utilicen el procedimiento, o las reas operativas donde se requiere de manera fsica el documento. Hola Saavedra, me llam mucho la atencin tu comentario. En mi empresa toda la documentacin esta en intranet y todos son automaticamente notificados cuando se sube y/o modifica un documento. Adems se notifica directamente a quienes estn involucrado en el documento. Esto es suficiente para cumplir con la distribucin de la documentacin? No hay registros de la toma de conocimiento de los documentos? La empresa en la que trabajo es bastante grande, y si espero una respuesta va email de todos los involucrados puede que nunca lo consiga. Quedo atenta a tu comentario!
26. Saavedra Re: Copias controladas y distribucion documentacion #26 1. 1/02/12 20:28 2. Moderador 3. 4. Registrad@: 18/09/09 5. Desde: Mxico 6. Posts: 2738 No Ok (0/0) ??? Hola Macarena: Con eso es suficiente, a veces la distribucin lo vemos como una manera fsica de entragar un documento (toma, me firmas y listo, ests enterado). Para es la tecnologa y hay que aprovechar esas ventajas. En la intranet lo que haces es que subes un documento, al subirlo es porque ya est aprobado, y cada responsable tiene acceso a esas carpetas a travs de una clave.. listo, as de sencillo, eso es distribucin. Claro, tienes que manifestarlo as en tu procedimiento de control de documentos. Ahora bien, revisa con el responsable del sistema que esa informacin est segura ah, que nadie ms tenga acceso, se puede configurar de tal manera que los responsables tengan acceso slo a su informacin y a los otros procedimientos con los que interacta, a que nadie pueda imprimir los procedimientos sin autorizacin y cuando se impriman salgan con una leyenda de documento no controlado, o bien la autorizacin de una copia controlada cuando se requiera. Saludos _________________ Atentamente Ing. David Saavedra Zrate Consultor y Director Sistemas Avanzados en Calidad sacalidad@live.com.mx mvil: (52) 722 3775548 Un Sistema de Gestin de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema. Cursos y consultora en campo/on line Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultora, paquete de procedimientos, materiales.
27. Macarena Re: Copias controladas y distribucion documentacion #27 1. 1/02/12 20:59 2. 3. Registrad@: 30/01/12 4. Posts: 16 No Ok (0/0) ??? Perfecto! Te agradezco mucho Saavedra. Seguir tu consejo de dejarlo bien establecido en el Procedimiento de Control de Documentos, y asegurarme de la seguridad de los documentos. =) Saludos!
28. wimvanhoye Re: Copias controladas y distribucion documentacion #28 1. 1/02/12 21:38 2. 3. Registrad@: 29/04/10 4. Desde: Espaa 5. Posts: 28 No Ok (1/0) ??? Por mucho que el responsable se empee en controlar la distribucin, si el personal no es consciente de su propia responsabilidad, no lo lograr. Para no volvernos locos en perseguir y vigilar que todos estn usando la documentacin en vigor, propongo que volvamos al riesgo de no-calidad porque las disposiciones de la norma pretenden mitigar este riesgo. Este riesgo de no-calidad es el uso de una informacin obsoleta, sea pgina web, pdf, impreso, etc. Pues con dos acciones se puede mitigar este riesgo: 1. asegurarse que todas las personas que participan en la organizacin estn conscientes del riesgo y cmo y dnde puede comprobar que su informacin (amplo deliberadamente el concepto porque estoy haciendo un anlisis de riesgos) an es vlida para las tareas que se proponen llevar a cabo y se logra mediante la formacin de las mismas. 2. tener controlado esta fuente de informacin, sea sta un servidor, una pgina web, una biblioteca, etc.
En cuanto al cumplimiento o incumplimiento de las instrucciones y los procedimientos, no puede ser objeto del 4.2, sino del 6.2 y el 5.5 Con mucho gusto WVH
29. lidicuervo Re: Copias controladas y distribucion documentacion #29 1. 18/06/12 16:34 2. 3. Registrad@: 16/04/09 4. Posts: 10 No Ok (0/0) ??? Hola a todos, he leido todos sus comentarios referente a copias contoladas, pero me sigue la duda, les comento: empiezo a trabajar en un colegio, donde a todo el personal se les hace entrega de una carpeta conteniendo los procedimientos, polticas y formatos que llegara a necesitar, no solamente de su rea sino de aquellas con las que pudiera tener contacto, por ejem formatos del rea de RH como permisos.faltas justificadas, polticas de prstamos, etc.; para los docentes por ejemplo: reglamento de reas de uso como biblioteca, laboratorio de cmputo, etc. y cada persona a la que se le entrega esta carpeta, tiene asignado un nmero de copia controlada de la carpeta, no de los documentos que la integran, para lo cual, en mi carpeta de distribucin de copias controladas, tengo un enorme listado de cada persona con todo lo que se le entrega, lo cual se me hace demasiado porque es mucho personal (ms de 100 personas), adems de que imagnense en cada modificacin de algun documento, todo el movimiento que se tiene que hacer. En la institucin educativa donde trabajaba anteriormente no teniamos este mtodo de distribucin, es decir, no llevaba un nmero de copia controlada, solo se distribua los documentos ya sea en formato electrnico, (pues no tenamos ningun tipo de software que nos apoyara en el control del SGC) o en documento en papel, con el sello de copia controlada al dueo del proceso y a las partes interesadas unicamente, repito sin un nmero. Mi evidencia de distribucin y de control era precisamente las listas de distrbucin que generaba y nunca tuve algun problema con las auditorias externas. Actiualmente estoy haciendo una reestructuracin del Sistema de Calidad (en este colegio no estamos cetificados) y es mi intencin reestructurar de acuerdo a la norma ISO 9001 con miras a futuro a certificarnos, por lo cual quiero que me quede claro si existe la necesidad asignar un numero a las copias controladas y si REALMENTE es necesario que todo el personal cuente con su propia carpeta. Les agradezco bastante sus aportaciones.
30. AGUAYO Re: Copias controladas y distribucion documentacion #30 1. 19/06/12 16:24 2. 3. Registrad@: 10/11/11 4. Desde: Mxico 5. Posts: 104 No Ok (0/0) ??? Se ha comentado que las instrucciones de trabajo son un tipo de documento que conviene en algunos casos tenerlos a la disposicin del operador en fsico y no electrnico, ya que ste no dispone de un equipo de cmputo al lado de la operacin para su consulta, como por ejemplo una Instruccin de Trabajo para el Ensamble de X pieza. Esta Instruccin pertenece al proceso de produccin X, por lo que Control Documental le distribuye una copia (fsica) controlada sellada al responsable del departamento de produccin, para disponer del documento los operadores de ensamble. Pero, hablando de un Procedimiento del mismo departamento que hable de la fabricacin de X producto, en donde intervengan actividades de un doblador, un soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador. Mi pregunta es la siguiente: 1. Se deber entregar una sola copia controlada (fsica) al responsable del departamento de produccin para su consulta por todo el personal operativo del departamento? o,
2. Si cuento con estos cuatro cargos (doblador, un soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador), deber entregar 4 copias controladas (una por cada operador)? De ante mano les doy las gracias.
31. one Re: Copias controladas y distribucion documentacion #31 1. 19/06/12 17:05 2. Moderador 3. 4. Registrad@: 25/11/09 5. Desde: Madrid/Espaa 6. Posts: 2474 No Ok (0/0) ??? AGUAYO escribi: Se ha comentado que las instrucciones de trabajo son un tipo de documento que conviene en algunos casos tenerlos a la disposicin del operador en fsico y no electrnico, ya que ste no dispone de un equipo de cmputo al lado de la operacin para su consulta, como por ejemplo una Instruccin de Trabajo para el Ensamble de X pieza. Esta Instruccin pertenece al proceso de produccin X, por lo que Control Documental le distribuye una copia (fsica) controlada sellada al responsable del departamento de produccin, para disponer del documento los operadores de ensamble. Pero, hablando de un Procedimiento del mismo departamento que hable de la fabricacin de X producto, en donde intervengan actividades de un doblador, un soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador. Mi pregunta es la siguiente: 1. Se deber entregar una sola copia controlada (fsica) al responsable del departamento de produccin para su consulta por todo el personal operativo del departamento? o,
2. Si cuento con estos cuatro cargos (doblador, un soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador), deber entregar 4 copias controladas (una por cada operador)? De ante mano les doy las gracias. Siempre hay que distribuir los documentos a aquellos que los necesitan y deben estar en su punto de uso. Eso nos lo pide la norma. Por tanto el lgico pensar que un operario debe tener acceso a aquella informacin que les es til. Normalmente lo que hay que hacer es cuando un procedimiento afecta a los operarios, establecer instrucciones tcnicas detalladas para no tener que darles un procedimiento completo que puede ser mucho ms extenso de lo que ellos necesiten. Ahora bien, si la informacin que necesitan est en el procedimiento y no hay instruccin tcnica adecuada debers entregar una copia controlada. Lo ms normal es drsela al responsable del departamento que ser quin la custodie, pero deben tener acceso los operarios. Por tanto no sera necesarias tantas copias como operarios. Pero esto tambin puede ser as, depender de tu organizacin. _________________ Saludos Rafael Moderador de Portal Calidad One Economic&Quality Consulting Consultora de la Calidad y Medioambiente-Implantacin y auditora Diseamos su software de Calidad y Ambiental WEB : www.oneconsulting.es MAIL : contacto@oneconsulting.es FACEBOOK : https://www.facebook.com/OneEconomicQualityConsulting BLOG : http://oneconsulting.blogcindario.com/ Auditor Calidad Certificado IRCA Auditor Medioambiental Certificado IEMA
32. lidicuervo Re: Copias controladas y distribucion documentacion #32 1. 20/06/12 14:52 2. 3. Registrad@: 16/04/09 4. Posts: 10 No Ok (0/0) ??? buen dia a todos, alguen me pudiera responder por favor a lo que cuestion ms arriba sobre si las copias controladas llevan un nmero asignado??? en el mensaje anterior intent describir de manera adecuada para que se comprendiera el contexto, pero creo q result ser mucho texto y se perdi el inters.... agradezco bastante sus aportaciones.
33. Angelita Re: Copias controladas y distribucion documentacion #33 1. 20/06/12 15:10 2. 3. Registrad@: 10/02/12 4. Desde: Colombia 5. Posts: 440 No Ok (1/0) ??? Buen da lidicuervo, no es necesario que tengas controlada de esa manera las copias controladas, como lo hacas en tu trabajo anterior est bien, lo importante es que ests segur@ que el personal tiene acceso a la documentacin la cual puede estar en red disponible para consultar e imprimir. Para el tema de asegurarte de que el personal no cambie los documentos, te cuento que Acrobat tiene buenas herramientas para hacer restricciones de edicin e impresin.Espero haberte ayudado, Saludos.
34. Macarena Re: Copias controladas y distribucion documentacion #34 1. 20/06/12 15:20 2. 3. Registrad@: 30/01/12 4. Posts: 16 No Ok (1/0) ??? Buenos das a todos! Ludicuervo, yo considero que no es del todo necesario asignarles nmero, siempre y cuando tengas definida la formar en que controles estas copias y puedas retirarlas en caso que sufran modificaciones. Con respecto a si todos necesitan tener carpetas, pues depender de cmo tu lo establezcas en tu sistema, pero SI todos deben tener acceso a la documentacin que necesitan para efectuar su trabajo. En mi empresa utilizamos una plataforma digital a la que todos tienen acceso. Espero te haya sido de ayuda. Saludos.
35. lidicuervo Re: Copias controladas y distribucion documentacion #35 1. 21/06/12 16:33 2. 3. Registrad@: 16/04/09 4. Posts: 10 No Ok (1/0) ??? muchas gracias a las dos ahora si me ha quedado claro saludos Lidia C.
36. florzulay Re: Copias controladas y distribucion documentacion #36 1. 27/08/12 19:28 2. 3. Registrad@: 27/08/12 4. Posts: 1 No Ok (0/0) ??? Buenas Tardes, he leido sus comentarios sobre copias controladas y la distribucion, pero aun me queda algunas dudas: que documentos deben ser copia controlada y cuales no? Los formatos tienen que ser copia controlada? Yo llegue a la empresa y ya hay un sistema anterior y es que tooodos los documentos del SIG figuran como copias controladas.. Ademas, en el area de produccion necesitan imprimir formatos diarios y algunos no diarios pero si rapidamente.. como puedo controlar esos documentos?Como controlo su distribucion? esos formatos deben tener sello de copia controlada, un correlativo, etc?? Estaba pensando en que sean los lideres de proceso quienes lo controlen, y que el formato solo se imprima, se use y ya, sin sello ni enumeracion, si se hace asi estaria en una no-conformidad? Los formatos tienen en el membrete, version, numero de revision, fecha de emision etc.. La version actualizada se encuentra en la red interna y cada vez q se actualice se notifica.
Muchas gracias
37. Saavedra Re: Copias controladas y distribucion documentacion #37 1. 27/08/12 19:39 2. Moderador 3. 4. Registrad@: 18/09/09 5. Desde: Mxico 6. Posts: 2738 No Ok (2/0) 11.6% Las copias controladas no aplican para los formatos, nicamente procedimientos, manuales, hojas tcnicas, documentos externos e instructivos. Los formatos se pueden imprimir en el momento que se requieran para su uso, una vez llenos se controlan como registros. Los formatos deben llevar un cdigo o indicar su identificacin y su nmero de revisin para verificar que se utilice el vigente y este debe conisidir con el que esta en la red y en la lista de registros. Saludos _________________ Atentamente Ing. David Saavedra Zrate Consultor y Director Sistemas Avanzados en Calidad sacalidad@live.com.mx mvil: (52) 722 3775548 Un Sistema de Gestin de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema. Cursos y consultora en campo/on line Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultora, paquete de procedimientos, materiales.
38. alex3811 Re: Copias controladas y distribucion documentacion #38 1. 15/09/12 1:18 2. 3. Registrad@: 6/12/11 4. Desde: Mxico 5. Posts: 3 No Ok (0/0) ??? Saavedra en primer lugar quiero felicitarle por su dominio en la materia y al igual que a Wilbert y Ximena expreso mi admiracin... Paso a lo siguiente: Pronto distribuir documentos en el rea de trabajo (impreso) y via electrnica, as que pondr al pie de pagina: Documento Vlido solo con sello verde de Copia Controlada. Es esto Correcto y aplicable en lo distribuido electronico? O tambien debo agregar: "Verifique su vigencia comparando con el documento publicado en el servidor",....... o algo as?
Saludos!!
_________________ Alejandro Galvn
39. alex3811 Re: Copias controladas y distribucion documentacion #39 1. 15/09/12 1:27 2. 3. Registrad@: 6/12/11 4. Desde: Mxico 5. Posts: 3 No Ok (0/0) ??? El punto es que quisiera poner un enunciado corto aplicable para distribucion impresa y electronica Excelente fin de semana!! _________________ Alejandro Galvn
40. asalazar Re: Copias controladas y distribucion documentacion #40 1. 1/11/12 15:38 2. 3. Registrad@: 12/09/12 4. Posts: 4 No Ok (0/0) ??? hola, pude aclarar muchas dudas con las respuestas y comentarios anteriores, pero todavia estoy un poco confusa ya que estoy elaborando el procedimiento de control de documentos dentro de una empresa un poco grande donde se quiere utilizar dropbox para que todo el personal pueda compartir informacion en cualquier parte, pero para yo mantener un control de documentos lo veo muy bueno ya que una vez que yo lo actualizo automaticamente se actualiza en los servidores de cada departamento de la empresa pero todavia esta el detalle que temo que hagan modificaciones sin autorizacion ya que a pasado en varias oportunidades que convierten el archivo de pdf a word y no avisan su modificacion como yo podria llevar un control en el programa dropbox sin que los puedan modificar al igual que los registros hacen modificaciones sin autorizacion.
41. asalazar Re: Copias controladas y distribucion documentacion #41 1. 1/11/12 15:47 2. 3. Registrad@: 12/09/12 4. Posts: 4 No Ok (0/0) ??? ah! se me paso decir que en el caso de almacen, compras y administracion donde utilizan programas especiales como se hace en control de documentacion?
42. Angelita Re: Copias controladas y distribucion documentacion #42 1. 1/11/12 15:52 2. 3. Registrad@: 10/02/12 4. Desde: Colombia 5. Posts: 440 No Ok (0/0) ??? Buen da, mira hay dos cosas una esta relacionada con el tema de sensibilizacin y de que el personal sea consiente de que los documentos oficiales son los que estan publicados en el dropbox y que no puedes ser modificados y por otra parte hay un software que se llama primo PDF con el cual puedes convertir documentos de Word a PDF y poner una clave para que no se pueda reversar la operacin, en cuanto a los formatos que estan en word y en excel, estos tambien pueden bloquearse con contraseas solamente aquellas partes que no se pueden editar. Si tienen documentos que se emiten a traves de algun programa lo que puedes hacer es solicitar la ayuda del personal de informatica para que no realicen cambios a los documentos sin ser aprobados por ti. De todas formas durante las primeras etapas de la implementacin de tu SGC, debes hacer mucho seguimiento en cuanto al control documental para que se vuelva una cultura. Un saludo
43. asalazar Re: Copias controladas y distribucion documentacion #43 1. 1/11/12 16:25 2. 3. Registrad@: 12/09/12 4. Posts: 4 No Ok (0/0) ??? hola, muchas gracias no sabia esos detalles. de gran ayuda!
44. Saavedra Re: Copias controladas y distribucion documentacion #44 1. 1/11/12 16:59 2. Moderador 3. 4. Registrad@: 18/09/09 5. Desde: Mxico 6. Posts: 2738 No Ok (1/0) ??? Hola Alejandro, gracias por tu confianza y por tus comentarios. Hay muchas formas de controlarlos, lo primero que debes considerar es que el documento no sea duplicado sin autorizacin para no tener un documento fuera de control y que ste al modificarse, como no est controlado, no se recoja y pueda utilizarse por error, y tambin por cuestiones de seguridad, sobre todo por aquellos documentos que puedan ser importantes, confidenciales y pueda existir fuga de informacin. Si el control de los documentos es en un servidor (intranet o software especfico para ello), no requiere de un sello, slo hay que establecer la manera de que no pueda ser impreso por las personas que tengan acceso, y que este acceso sea por claves, y los que tengan acceso a la impresin, el mismo sistema genere una leyenda en el documento al imprimirlo comodocumento no controlado. Slo el responsable del SGC puede imprimir y colocar sellos de documento controlado cuando alguien lo solicite y sea necesario, de lo contrario habr copias controladas por todos lados. Si la distribucin electrnica es por correo, yo no lo recomiendo, se presta para hacer mal uso del documento. Espero haberme explicado. Saludos _________________ Atentamente Ing. David Saavedra Zrate Consultor y Director Sistemas Avanzados en Calidad sacalidad@live.com.mx mvil: (52) 722 3775548 Un Sistema de Gestin de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema. Cursos y consultora en campo/on line Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultora, paquete de procedimientos, materiales.
45. Saavedra Re: Copias controladas y distribucion documentacion #45 1. 1/11/12 17:05 2. Moderador 3. 4. Registrad@: 18/09/09 5. Desde: Mxico 6. Posts: 2738 No Ok (0/0) ??? El sistema electrnico tiene varias bondades Salazar, se puede controlar el acceso, pero cuando existe malicia en las personas nada los detiene, tambin la educacin y responsabilidad es importante y es necesario trabajar en ello. Saludos _________________ Atentamente Ing. David Saavedra Zrate Consultor y Director Sistemas Avanzados en Calidad sacalidad@live.com.mx mvil: (52) 722 3775548 Un Sistema de Gestin de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema. Cursos y consultora en campo/on line Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultora, paquete de procedimientos, materiales.
46. asalazar Re: Copias controladas y distribucion documentacion #46 1. 1/11/12 18:30 2. 3. Registrad@: 12/09/12 4. Posts: 4 No Ok (0/0) ??? eso es verdad. pero bueno gracias por la ayuda ya tengo una idea de como responder a la norma :)
47. RD_ Re: Copias controladas y distribucion documentacion #47 1. 9/12/12 17:59 2. 3. Registrad@: 22/01/12 4. Desde: Madrid, Espaa 5. Posts: 21 No Ok (0/0) ??? Buenas tardes. He ledo los comentarios publicados en este hilo. Me han servido de ayuda para resolver algunas dudas que tena. Gracias a todos.
48. Gianfranco Re: Copias controladas y distribucion documentacion #48 1. 24/05/13 23:28 2. 3. Registrad@: 24/05/13 4. Posts: 8 No Ok (0/0) ??? Buenas Tardes con todos: Tengo una gran duda., yo tengo los documentos distribuidos a los responsables de cada proceso con un sello de COPIA CONTROLADA pero estos documentos no tienen la firma de los que elaboran ni de gerencia, tan solo el sello de COPIA CONTROLADA (incluye mi firma y la fecha de distribucin).
En todo caso eso me observaran en la auditora?
Agradezco de antemano su ayuda!!
49. axedrezmac Re: Copias controladas y distribucion documentacion #49 1. 30/12/13 5:13 2. 3. Registrad@: 30/12/13 4. Posts: 2 No Ok (0/0) ??? Hola Gianfranco, yo estoy trabajando en una empresa donde las copias controladas se reparten sin la firma de aprobacion, solo se enumera la copia a entregar con la indicacion de no controlada y se tiene un registro de distribucion con la firma de recepcion de los usuarios del documento, ya he tenido auditorias de recertificacion y nunca he tenido un NC., espero te haya podido ayudar.
Slds,
Ing. Camilo Macahuachi
50. Tejada Re: Copias controladas y distribucion documentacion #50 1. 3/04/14 3:21 2. 3. Registrad@: 27/03/14 4. Desde: Per 5. Posts: 15 No Ok (0/0) ??? Excelente informacin. Gracias. _________________ Auditor Interno en ISO 9001:2008 Jefe de SSOMAC Ingeniero Ambiental www.vigarza.com
51. Saavedra Re: Copias controladas y distribucion documentacion #51 1. 3/04/14 3:41 2. Moderador 3. 4. Registrad@: 18/09/09 5. Desde: Mxico 6. Posts: 2738 No Ok (0/0) ??? Es curioso lo que indica Axedrezmac, para hacer eso debe haber los originales aprobados, quiz fsicamente o bien electrnicamente, lo curioso es porque se distribuye como copia no controlada, y si es no controlada, porque la hoja de distribucin.
Saludos _________________ Atentamente Ing. David Saavedra Zrate Consultor y Director Sistemas Avanzados en Calidad sacalidad@live.com.mx mvil: (52) 722 3775548 Un Sistema de Gestin de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema. Cursos y consultora en campo/on line Costos especiales a miembros del portal en cursos, consultora, paquete de procedimientos, materiales.
52. Angelita Re: Copias controladas y distribucion documentacion #52 1. 3/04/14 16:00 2. 3. Registrad@: 10/02/12 4. Desde: Colombia 5. Posts: 440 No Ok (0/0) ??? Buen da, concuerdo con el ingeniero Saavedra, cuano se utiliza el sello de "copia controlada", es porque esa copia es fiel copia del original, en tal caso no tiene sentido que se controlen.
Saludos.
53. axedrezmac Re: Copias controladas y distribucion documentacion #53 1. 3/04/14 21:08 2. 3. Registrad@: 30/12/13 4. Posts: 2 No Ok (0/0) ??? Amigos hubo una confusin en mi comentario. Todo la explicacin es en funcin de las copias controladas, estas estan enumeradas y se entregan con cargo de distribucin pero no requieren firma de aprobacin. pero en el caso de las copias no controladas si son entregadas sin este tipo de controles son esencialmente para dar capacitaciones o entregar en auditorias.