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Productividad Libre de Estrs

50 Consejos para Ser ms Efectivo en tus
Labores Diarias

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1. Identifica las actividades en tu da que consumen tu tiempo. Mantn algn
control sobre cunto tiempo dedicas a leer e-mails a navegar en Internet y a
hablar por telfono. Estos son algunos de los ms conocidos ladrones de
tiempo. Una vez que identifiques cunto tiempo le dedicas a estas actividades,
seguramente podrs ahorrar algo de tiempo en estas reas.
2. Comienza por establecer objetivos alcanzables. An los ms sencillos
objetivos pueden contribuir con tus habilidades de administracin del
tiempo. Define algn objetivo sencillo -como por ejemplo no leer los e-
mails personales durante el horario laboral durante una semana o archivar
la correspondencia el mismo da que llega en lugar de apilarla. Una vez que
alcances alguno de estos pequeos y simples objetivos, podrs continuar
con algo ms ambicioso. Para cuando te des cuenta, el problema de
administracin del tiempo ser algo del pasado!
3. Define un plan para la administracin de tu tiempo. Por qu?
Simplemente porque, tal vez, tus esfuerzos no se noten hasta que
comiences a realizar el seguimiento del progreso que irs logrando. Puedes
crear un pequeo esquema con el plan que te haz propuesto y ubicarlo en
tu escritorio en algn lugar fcilmente visible. Completa all qu planeas
hacer y cundo realizaste esa actividad. Esto de permitir ver rpidamente
qu necesitas hacer. Adems, en la medida en que vayas completando cada
uno de los tems, sentirs gran satisfaccin. Esto redundar en motivacin
para continuar con el plan previsto y muy pronto sers un experto en
productividad y administracin de tu tiempo.
4. Encuentra el sistema de administracin del tiempo que se adapte a tu
necesidad. Tendrs que llevar el control de tus objetivos de alguna manera.
Ya sea en tu computadora, en tu agenda, en tu calendario, en tu Palm, en
fin, de la manera que mejor te convenga. La clave es encontrar algo que te
resulte adecuado. Lo importante es mantener slo un sistema ya que tener
sistemas diferentes para las cosas de la oficina y las cosas de casa muchas
veces nos induce a confusin.
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5. Utiliza la opcin de recordatorios de tu calendario. Ya sea que uses el
calendario del Outlook u otro sistema de correo electrnico o tu Palm o
hand-held, utiliza la funcin de alarmas. Te ayudar a recordar qu has
planeado para un determinado bloque de tiempo.
6. Dedica algunos minutos cada maana a revisar tu listado de
tareas. Decide primero qu necesitas hacer durante el da. Luego, prioriza
los tems que absolutamente debes hacer. Es importante realizar esto cada
maana para adquirir el hbito de priorizar. Ha sido demostrado que si
logras hacerlo durante 21 das, habrs adquirido el hbito. Por lo tanto,
mantn la rutina y en unas pocas semanas lo estars haciendo de manera
automtica cada maana.
7. Delega todo lo posible. Si necesitas pasar por la tintorera, llenar el
tanque de nafta y parar en la verdulera camino al trabajo, considera
pedirle a tu esposo o esposa que realice alguna de esas actividades por ti. A
veces, solicitar un poquito de ayuda puede ahorrarte muchos dolores de
cabeza y liberar tiempo en tu agenda para que las cosas fluyan sin
problemas.
8. Comienza una rutina y compromtete con tu agenda. Rutina y agenda
dos palabras que la mayora de le gente le disgustan son las dos palabras
ms importantes cuando se trata de administrar eficazmente el tiempo.
Necesitas establecer una rutina y una agenda, y necesitas proponerte
cumplir con ello cuanto sea posible. Hazte un favor: involucra a toda tu
familia. Si todos son concientes de qu se espera que hagan, las cosas
funcionarn sin inconvenientes.
9. No pierdas tiempo esperando. Un tema particular por el cual mucha
gente se queja es el tiempo dedicado a esperar. En lugar de simplemente
esperar a que el mdico te atienda o a que cambien el aceite de tu auto,
llvate algo para hacer mientras esperas. Podras llevar tu lista de tareas, o
tu chequera si necesitas revisar los saldos o cualquier otra cosa que puedas
hacer mientras esperas.
10. Comprende de qu se trata realmente la administracin del
tiempo. Administrar el tiempo no significa solamente saber exactamente a
qu dedicas tu tiempo significa encontrar formas de cambiar tu rutina
para ser lo ms productivo posible. Significa no comprometerse ms de lo
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posible. Significa mantener cierto balance. Este balance es la clave para
lograr hacer las cosas ms importantes primero, sin dejar de lado el tiempo
necesario para disfrutar de tu vida.

11. Jams permitas que el trabajo interfiera con tu necesario tiempo de
inactividad. Sea que necesites tomarte los fines de semana, o una hora por
la maana para ir al gimnasio, o algunas horas para ver televisin, tmate
el tiempo necesario para recargar tu energa. De esta manera sers ms
efectivo. Marca o bloquea el tiempo necesario para tu esparcimiento y
compromtete con ello de la misma manera que lo haces con cualquier
otra actividad laboral.
12. Establece un tiempo todos los das para trabajo ininterrumpido. Sea
cual sea la tarea en la que tienes trabajar, prioriza tener cada da un bloque
de tiempo para trabajar ininterrumpidamente en ese asunto. Si esto resulta
imposible para ti, al menos intenta minimizar las interrupciones cuanto sea
posible. Este tiempo te permitir enfocarte en hacer las cosas que tienes
que hacer y la sensacin de haberlo logrado contribuir de tal manera que
sers ms productivo durante el resto del da.
13. Lleva el control de tus actividades diarias. Por una semana, lleva
contigo un cuaderno y anota todo lo que haces en el transcurso del da.
Esto es muy til ya que te permitir tener un punto de referencia a partir
del cual tendrs claro en que reas debers esforzarte para administrar
mejor el tiempo. Esta informacin te permitir identificar los puntos obvios
en los cuales pierdes tiempo (podra ser que fuiste al supermercado tres
veces en la semana o que te pasaste diez minutos todos los das buscando
las llaves del auto, etc.). Cuando efectivamente ves a qu le dedicas tu
tiempo, fcilmente podrs mejorar.
14. Habla con otras personas que tambin estn trabajando en el
desarrollo de sus habilidades de administracin del
tiempo. Prcticamente todo el mundo lucha con la administracin del
tiempo. Encuentra amigos o colegas que tambin estn trabajando en ello
y habla sobre tus logros, tus dificultades y tus descubrimientos. Como con
cualquier otra cosa, tener un grupo de contencin es una manera excelente
de incrementar las posibilidades de xito.
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15. Determina qu es lo ms importante. Si ests trabajando sobre la
administracin del tiempo en el trabajo, identifica cules son las funciones
ms crticas dentro de tu posicin o rol. Si ests trabajando en ello y tienes
inconvenientes en el manejo de las tareas de tu hogar, determina cuales
actividades son las ms importantes. Arma una lista con las prioridades
definidas. Esto te permitir fcilmente tomar una decisin cuando debas
dejar algo de lado.
16. Nunca te preguntes si sientes ganas de hacer algo. Todos nos
enfrentamos a cosas en la vida que no tenemos ganas de hacer y si
dedicramos menos tiempo a no querer hacerlas y ms tiempo a hacerlas,
piensa cuanto ms productivos seramos! Por lo tanto, la prxima vez que
te sorprendas pensando en las pocas ganas que sientes de hacer tal o cual
cosa, simplemente hazla! Evita perder tu valioso tiempo pensando en que
no sientes ganas de hacerlo.

17. Identifica tu horario de alto desempeo. Todos tenemos diferentes
momentos en el da en el que somos ms eficientes. Presta atencin a los
momentos en los que logras hacer ms cosas y luego asegrate de utilizar
ese tiempo para las tareas ms importantes. Si eres ms efectivo durante la
maana, haz el esfuerzo de llegar temprano a la oficina. Si encuentras que
el mejor momento para ti es por la tarde, podra ser una buena idea ir a
trabajar ms tarde y retrasar un poco el horario de finalizacin.
18. Toca cada papel solamente una vez. Este es un gran truco de
administracin del tiempo; tocar cada papel una sola vez. Toma una
decisin al respecto la primera vez que lo tomas en tus manos; o lo
archivas, o lo tiras. Si lo logras, inmediatamente notars que el tiempo que
dedicas a buscar cosas entre pilas de papeles disminuye
considerablemente.
19. S flexible. Si encuentras que tu agenda est colmada o totalmente
desbordada, s realista y acepta que muchas veces no puedes terminar
algo en un solo da. No logrars nada torturndote al respecto. En lugar de
eso, dedica algn tiempo a comprender porqu ests tan ocupado y buscar
de qu manera puedes eliminar algunas cosas.
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20. No olvides dedicar tiempo para ti. Asegrate de asignar en tu agenda
algo de tiempo personal en algn momento cada da. Aunque sean unos
pocos minutos es importante no dejar esto de lado. Ya sea que quieras salir
a caminar, ver tu programa de televisin favorito o darte un largo bao
relajante, dedcate algo de tiempo. No consideres que esto es tiempo
perdido. Recuerda que tomar cierto tiempo para recargar tu energa te
permitir ser ms productivo y eficiente en otras tareas que debes
completar.

21. No permitas que la tecnologa sea una molestia en lugar de una
ayuda. Si utilizas una Palm, hand-held u otro dispositivo de esta
naturaleza, aprende a utilizarlo. Muchas veces cambiamos un equipo por
otro ms nuevo y pasamos ms tiempo intentando comprender como
funciona que terminando una tarea concreta que debemos realizar. Lo
mismo sucede con los calendarios electrnicos y otras maravillas
tecnolgicas. Muchas veces, el viejo papel y lpiz son la mejor opcin.
22. Mantn tu bandeja de entrada del correo electrnico
ordenada. Cuando lees un e-mail toma alguna decisin al respecto. Si es
SPAM (correo no deseado), elimnalo. Si lo respondiste y no necesita ser
archivado, elimnalo y si es importante archvalo. Pero no dejes que tus e-
mails se acumulen en tu bandeja de entrada hasta que tienes cientos de
ellos para procesar. Esto te tomar demasiado tiempo y puede ser una
fuente de ansiedad el simple hecho de saber que tienes por delante un
trabajo semejante.
23. Aprende a utilizar los filtros anti-SPAM en tu correo electrnico. En
esta poca la mayora de la gente dedica mucho tiempo a filtrar su e-mail
para determinar qu es SPAM. Los filtros anti-SPAM pueden eliminar varios
minutos por da que podrs dedicar a otras cosas.
24. Mantn ms de una lista de tareas. En lugar de tener una sola, enorme
lista, opta por armar un sistema de listas. De esta manera, tendrs todo
ms y mejor organizado. Adems, claramente si tienes un listado enorme
de tareas por hacer, al leerlo instantneamente te sentirs abrumado. Los
sistemas de listas subdivididas son una gran alternativa. Podrs genera
listas por categoras: lista de cosas para hacer hoy, lista de proyectos
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generales, lista de temas delegados o que esperan respuestas de terceros,
listas detalladas de acciones a realizar por proyecto, etc.
25. Distingue entre pequeos y grandes proyectos. Claramente, los
grandes proyectos requieren muchas pequeas tareas a completar y los
pequeos proyectos tal vez incluyan slo una accin. Mantn un control de
las tareas asociadas a cada proyecto. Al desglosar los grandes proyectos en
tareas ms pequeas y manejables vers ms explcitamente el progreso
que vas logrando.
26. Utiliza el mtodo ABC para priorizar. Puedes utilizar el mtodo en el
cual los proyectos A son importantes porque contribuirn al xito en el
largo plazo. Los proyectos B son importantes pero no urgentes y los
proyectos C son los que sera bueno hacer cuando tengas tiempo.
Siempre comienza con las actividades marcadas con A y desglsalas en
otras acciones ms pequeas para poder terminarlas ms rpidamente.
Luego pasa a las tareas o proyectos B y finalmente si tienes tiempo a
las tareas marcadas con C.
27. Mide las tareas de acuerdo a su urgencia e importancia. No ests
seguro cmo priorizar todas las cosas que tienes que hacer? Mira cada
tarea y determina cuan urgente y cuan importante es. Aunque algo sea
importante, puede no ser urgente. Y, slo porque algo no es importante,
no significa que no sea urgente (o que tenga alguna fecha particular de
vencimiento). El lugar ms lgico para comenzar es por realizar las que son
tanto urgentes como importantes.
28. No permitas que las emociones negativas te impidan completar una
tarea. Si te encuentras con que tus emociones te impiden completar una
tarea, dedica algn tiempo a determinar las causas y busca formas de
aliviar esos sentimientos para que puedas conseguir hacer lo que tienes
que hacer.
29. Escucha audio libros sobre superacin personal. Hay muchos y
diferentes libros que estn actualmente disponibles en formato MP3. Los
audio-libros son ideales para escuchar mientras te trasladas de un lugar a
otro, incluso mientras sales a caminar o haces ejercicio. Busca aquellos que
puedan brindarte consejos y tcnicas de administracin del tiempo.
Aunque puedas no estar 100% del tiempo concentrado en escuchar, irs
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incorporando consejos que escuches ms atentamente en ciertos
momentos.
30. Organzate! Los estudios demuestran que la gente organizada toma
menos tiempo buscando tems importantes y ms tiempo completando
tareas. Cmprate elementos para archivar bien tus documentos y papeles.
Todo tipo de contenedores de organizacin como bandejas, fuelles,
carpetas, tarjeteros, etc. sern de gran utilidad. Puede ser un trabajo
considerable realizar una primera gran organizacin general pero te
sorprenders al ver el tiempo que ahorrars despus.

31. Aprende a identificar cosas que consumen tu tiempo. Algunas cosas a
las que debes prestar atencin pueden ser: fracaso en planear de manera
apropiada, reuniones no previstas ni agendazas, tareas administrativas
bsicas que podras delegar, interrupciones de naturalezas varias (inclusive
llamados telefnicos), etc. Una vez identificadas, podrs trabajar para
evitarlas y mejorar mejor tu tiempo en el futuro.

32. Define una agenda para cada reunin. Al definir los objetivos y temas a
tratar en todas las reuniones, todos los involucrados tendrn bien claro que
temas se discutirn y cual es el objetivo del encuentro. Inclusive en las
reuniones en las que realices lluvias de ideas o sesiones de brainstorming,
es mejor anunciar de antemano el tiempo que dedicarn y que todos estn
de acuerdo con ello. Ciertas limitaciones generan reuniones ms
productivas.

33. Define un cronograma para los proyectos en equipo. Cuando tienes
que supervisar un equipo de trabajo, es crtico que todos sepan cual es su
rol y cuales sus responsabilidades para lograr completar el proyecto. De
esta manera, dedicars ms tiempo a trabajar y menos tiempo a explicar lo
que cada persona tendra que estar haciendo y cuando deben hacerlo. Un
cronograma claro compartido por todo el equipo de trabajo permite que
cada integrante vaya trabajando de manera independiente en sus reas de
responsabilidad y logren completar el proyecto en tiempo y forma.

34. Define tus objetivos y prioridades cada semana. Los objetivos y las
prioridades cambian. Lo que hoy puede ser importante tal vez la semana
prxima no lo sea.
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Por lo tanto, debes estar dispuesto a cambiar el foco de atencin
ocasionalmente. Evaluar cada semana qu cosas son importantes te
permitir ajustar las tareas que realizars y estars siempre enfocado en lo
ms importante.

35. Limpia tu escritorio. En el trabajo o en casa, el consumidor de tiempo
nmero uno es un escritorio en el cual ms del 20% de su superficie se
encuentra cubierta. Despeja tu escritorio y vers inmediatamente como
mejora tu productividad.

36. No postergues. Si ves que debes hacer algo, hazlo ahora en lugar de
pasar mucho tiempo pensando sobre por qu hay que hacerlo o por qu no
lo has hecho an. Seguramente, si eliminas ese tiempo dedicado a pensar
al respecto, a re-programar tiempo para hacerlo, etc. podras tener la tarea
completada y archivada.

37. Aprende a decir no. Si alguien te solicita que tomes alguna otra
actividad que no puedes o no quieres hacer, simplemente utiliza la palabra
no. Encontrars cierta dificultad al principio pero una vez que comiences a
hacerlo vers los beneficios y rpidamente lo incorporars.
38. Limita la cantidad de reuniones a las que asistes. Muchas veces, las
reuniones nos hacen perder demasiado tiempo. Por lo tanto, haz cuanto
est a tu alcance para reducir al mximo la cantidad de reuniones en las
que participas. A veces, podrs delegar la asistencia en alguna otra persona
o simplemente solicitar una minuta de la reunin (en particular si el tema
en cuestin no es de suma importante para tus actividades).

39. Define un objetivo de largo plazo. Un gran objetivo general te ayudar
a desarrollar objetivos ms pequeos de corto plazo que sean ms
fcilmente alcanzables. Tener en mente metas ms pequeas es muy
importante para planificar tu da.
Simplemente, desglosa un gran objetivo en tareas ms pequeas y
manejables.

40. Introduce metas relacionadas con la administracin del tiempo en tu
agenda. Por ejemplo, incluye en tu lista de quehaceres que quieres 15
minutos al final de cada da para organizarte para el da siguiente.
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Al hacer de la administracin una prioridad encontrars que pronto se
convierte ms en un hbito que una tarea.

41. Finaliza cada da preparado para comenzar el siguiente. Al final de cada da
laboral, asegrate de que tu escritorio est ordenado y que al menos, has
comenzado la lista de tareas para el da siguiente. Esto har que tu maana sea
ms tranquila y te permitir comenzar tan pronto como llegues.

42. No pierdas tiempo al telfono. Las llamadas telefnicas son grandes
desperdiciadoras de tiempo para muchas personas. Intenta minimizar este
problema planificando las llamadas que debas hacer con tiempo y realizando
varias llamadas seguidas en lugar de hacerlas distribuidas a travs del da.
Intenta establecer un lmite de tiempo para cada llamada y cmplelo tanto
como te sea posible. A menudo, permitir que la persona a quien llamars sepa
de antemano que ser una llamada breve es lo nico que hace falta.
Simplemente comienza diciendo Solo tengo unos minutos para hablar o
Este es solo un llamado breve para decirte que.

43. Determina los momentos del da en los que eres menos efectivo. Todos
tienen momentos de baja actividad, es simplemente natural. Al reconocer
cules son los tuyos puedes planear tu almuerzo y otros momentos libres
durante esos perodos menos eficientes. A menudo una pausa es todo lo que
necesitas para despejar tu mente, para que puedas retomar una tarea con un
mejor enfoque.

44. Minimiza el estrs quitando del medio las tareas pequeas. El estrs
habitualmente surge de la lista de tareas que an tienes pendientes y no de las
cosas que ya has completado. Minimiza el estrs realizando las tareas ms
pequeas o simples de tu lista. Una vez que tengas un flujo de tareas estars
preparado para enfrentar cuestiones mayores y ms complejas.

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45. Deja de perder el tiempo buscando cosas. Mucha gente desperdicia
innecesariamente el tiempo, cada da, buscando cosas.
Al organizar mejor tu hogar o lugar de trabajo sabrs exactamente dnde estn
las cosas en lugar de tener que buscarlas. Esto liberar ms tiempo para trabajar
en las cosas que deben hacerse. Ciertamente, organizarse lleva un tiempo al
principio pero una vez que te acostumbres a este hbito, tu vida ser ms fcil.

46. Mantn un archivero organizado. Al menos una vez al mes, revisa tus
archiveros para asegurarte que tus archivos estn organizados de la manera ms
eficiente para con tus hbitos y que contienen informacin til y completa.
Elimina viejo papeleo y cosas que ya no tienen utilidad. Esto simplificar y
acelerar el hallar lo que necesites cuando lo necesites en lugar de tener que
descifrar archivos irrelevantes y papeleo intil.

47. Organiza tu papeleo. Si encuentras que tus carpetas de archive estn
explotando de papeles, es hora de implementar una nueva estrategia de archivo.
Intenta utilizar cdigos de colores para que sean fciles de encontrar. O inicia
subcarpetas. Simplemente utiliza un archivero con divisores ms grandes para
contener subcarpetas de modo de mantener todo junto. Mantener tu papeleo
organizado reducir la cantidad de tiempo que gastes buscando cosas
especficas.

48. Pregntate a ti mismo es esta una forma eficiente de usar mi
tiempo? Hacer esto puede recordarte que hay otras prioridades a las que
deberas atender en lugar de lo que ests haciendo actualmente.

49. Establece agendas realistas para completar proyectos. Cuando trabajes con
una agenda, intenta identificar tempranamente donde puede haber problemas.
Agregar algo de tiempo es una buena idea cuando puedes anticipar algn
problema. Si todo sale bien, terminars antes de tiempo. Si hay algn problema,
estars mejor preparado para resolverlo y an as terminar a tiempo.

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50. Se proactivo con tu planeamiento. Tienes tendencia a dejar todo para
ltimo minuto? No eres el nico! Pero recuerda que cuanto antes planees hacer
las cosas, mejor estars.
Si eres proactivo acerca de hacer que las tareas sean prioritarias con un par de
das de antelacin a la fecha en que deben ser completadas, sers ms eficiente
y tendrs menos estrs.
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