ASISTENTE

ADMINISTRATIVO CONTABLE:
GUIA 04:
DOCUMENTOS Y FORMATOS
Profesor Vctor Campos
Presidente de la Cooperativa CIEASEDEN 467 R.
Rector de la !niversidad Internacional Ne"ro Primero
CONTENIDO
AAC# $!IA %4& '(R)A*(S# +
DOCUMENTOS MERCANTILES
CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES:
+. Doc,mentos )ercantiles o Corrientes o Com,nes
-. Doc,mentos Ne"ocia.les o Doc,mentos de Cr/dito
EXPLICACIN DE ALGUNOS DOCUMENTOS MERCANTILES CORRIENTES:
1. Requii!i"#
$. S%&i!i'u( (e C%'i)*!i"#
+. C%'i)*!i"#
4. O,(e# (e !%-.,*
/. F*!'u,* (e Ve#'*
E0EMPLOS: A1 COMPRADOR2 B1 VENDEDOR
FORMATOS:
1. C3E4UE
$. DEPOSITO
+. RECIBO
4. ORDEN DE COMPRA
/. NOTA DE DEBITO
5. NOTA DE CREDITO
6. COTI7ACION O RE4UISION DE COMPRAS
8. FACTURA
E0ERCICIOS
AAC# $!IA %4& '(R)A*(S# -
DOCUMENTOS MERCANTILES
A medida que aumentan las actividades mercantiles de una empresa u
organizacin, de esa misma manera se incrementan sus transacciones de carcter
mercantil. Esa variedad de convenios, tratos, acuerdos entre comerciantes o entre
personas que realizan actos de comercio, dan lugar a la utilizacin de una gran
variedad de documentos mercantiles. En la empresa, cualquier paso que se da se
hace constar en un documento.
De estos tratos o transacciones que se hacen a diario en un negocio, es
necesario que se deje constancia por escrito, ya que as queda una evidencia
clara, precisa, de la operacin realizada, estableciendo los derechos y
obligaciones que genera la operacin, es decir, queda establecido el
entendimiento a que llegarn ambas partes.
os documentos mercantiles adquieren !orma en el momento en que se
realizan las operaciones. "u importancia desde el punto de vista de la contabilidad
es que, para registrar cualquier operacin en el ibro Diario, debe estar amparado
dicho asiento por alg#n documento que justi!ique la veracidad de la operacin.
CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES:
COMUNES Y NEGOCIABLES
9 $equisicin.
- "olicitud de %otizacin.
- %otizacin.
- &rden de %ompra.
- 'actura de %ompra.
- 'actura de (enta.
- )ota de Despacho.
- )ota de D*bito %omercial.
- )ota de %r*dito %omercial.
- %omprobantes de %ontrol +nterno.
- ,arjetas de ,rabajadores.
- )mina
- ,arjetas de +nventario, etc.
- etra de %ambio.
- El -agar*.
- a %arta de %r*dito.
- %erti!icado de Depsito.
- El %heque.
AAC# $!IA %4& '(R)A*(S# 0
+.1 Doc,mentos )ercantiles
Corrientes o Com,nes
-.1 Doc,mentos Ne"ocia.les
o Doc,mentos de Cr/dito
EXPLICACIN DE ALGUNOS DOCUMENTOS MERCANTILES CORRIENTES:
Requii!i"#: %on este documento se inicia el proceso para la compra. Es una
solicitud elaborada por la persona o el departamento que requiere determinado
artculo. En *l queda claramente especi!icado lo que se pide, el n#mero de
unidades, etc. Este documento debe ir !irmado por un !uncionario autorizado. el
mismo generalmente se elabora por triplicado en la siguiente !orma/
0. &riginal para el Departamento de %ompras.
1. Duplicado para el Departamento de %ontabilidad.
2. ,riplicado para el Departamento solicitante.
S%&i!i'u( (e C%'i)*!i"#: Es un documento importante para el adecuado control
interno y la supervisin del Departamento de %ompras, ya que constituye una
evidencia de que el pedido se realiz con el proveedor que o!reca los mejores
precios y condiciones. El Departamento de %ompras emite varias solicitudes de
cotizaciones que remite a diversos proveedores, en las cuales quedan indicadas
todas las caractersticas del artculo y las condiciones en que lo desea la empresa.
C%'i)*!i"#: Es el documento que nos enva el proveedor, como consecuencia de
la solicitud de cotizacin. en *l nos e3plica todas las condiciones en que nos
puede vender el artculo solicitado, es decir, precio del artculo, condiciones de
pago, etc. a cotizacin no signi!ica ninguna obligacin con el proveedor. ya que la
empresa est en la libertad de escoger entre todas las cotizaciones, aquella que
presente las condiciones ms !avorables y bene!iciosas para los intereses de la
empresa.
O,(e# (e !%-.,*/ Es el documento que emite la empresa compradora,
autorizando al proveedor a enviar la mercanca. En *l quedan claramente
establecidos los requisitos !undamentales de la transaccin y lo convenido por
ambas partes. Este documento se elabora en original y varias copias.
0. &riginal va al -roveedor.
1. 4na copia para el Departamento de %ompras.
2. 4na copia para %ontabilidad.
5. 4na copia para el Almac*n, etc.
F*!'u,* (e Ve#'*/ Es el documento emitido por el proveedor, donde queda
claramente indicado lo siguiente/
0. )ombre del vendedor6Direccin
1. )ombre del comprador6Direccin.
2. Descripcin de la mercanca, cantidad y precio.
5. %ondiciones de pago 7cr*dito6contado8.
9. Descuentos concedidos o a conceder.
:. %mo se remitir la mercanca.
;. %antidad total a pagar, etc.
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E0EMPLOS: A1 COMPRADOR2 B1 VENDEDOR
:B; <e#(e -e,!*#!=* * !,>(i'% * :A; .%, B. $00.0002%%.
E# e& Li?,% (e C%-.,* :A; e,@: E# e& &i?,% (e Ve#'* (e :B; e,@:
%ompras 1<<.<<<,oo %uentas por %obrar 1<<.<<<,oo
%uentas por -agar 1<<.<<<,oo (entas 1<<.<<<,oo
:A; .%'e,i%,-e#'e (e!i(e (e<%&<e, B. +0.0002%% e# -e,!*#!=* (e &%
!%-.,*(% * :B; A .*,* e&&% e-i'e A e#<=* u#* #%'* (e (>?i'% B&e (e?i'* e# u
!ue#'*C * :B; Du#'% !%# &* -e,!*#!=*. LueE% e 'ie#e# que F*!e, &% *ie#'%
,e.e!'i<%.
E# e& Li?,% (e C%-.,* :A; e,@: E# e& &i?,% (e Ve#'* (e :B; e,*:
%uentas por pagar 2<.<<<,oo Devolucin en ventas 2<.<<<,oo
Devolucin en compras 2<.<<<,oo %uentas por cobrar 2<.<<<,oo
:B; !u*#(% ,e!i?e &* N%'* (e D>?i'% (e :A;2 .ue(e ,eEi',*, u %.e,*!i"#
(i,e!'*-e#'e2 !%-% &% Fe-% <i'% e# e& eDe-.&% *#'e,i%,2 % .ue(e e-i'i, u#*
#%'* (e !,>(i'% Bi#(i!* que e *!,e(i'* e# !ue#'*C A !%# >'* ,eEi',* u
%.e,*!i"#G e* #%'* (e !,>(i'% &* e#<=* * :A;2 quie# A* ,eEi'," u %.e,*!i"#
!%# u #%'* (e (>?i'%. E# (eHi#i'i<*2 &% que e (>?i'% .*,* u#%2 e !,>(i'%
.*,* e& %',% A <i!e<e,*.
0. Este documento debe ir acompa=ado por la &rden de %ompra. Adems se
elabora un original que va al comprador y varias copias que se distribuyen
entre el comprador y el vendedor, de acuerdo con las necesidades
requeridas.
1. a empresa compradora, con este documento original registra la operacin
de compra en el libro Diario o en el Diario Au3iliar de %ompras a %r*dito. a
empresa vendedora, con una de las copias que le queda, contabiliza la
operacin de venta en el Diario >eneral o en el Diario Au3iliar de (entas a
%r*dito.
2. os modelos de 'actura varan de una empresa a otra, pero en todo caso,
generalmente se conservan los datos enunciados anteriormente
5. )otas de d*bito y de cr*dito comercial/ "on documentos emitidos por el
comprador o por el vendedor con la !inalidad de ajustar determinada
operacin y, como consecuencia, ajustar cuentas en la contabilidad.
9. "i el comprador recibe la mercanca y est en condiciones in!eriores a la
e3igida, o en la !actura el precio estipulado !ue superior a lo realmente
convenido, o la empresa compradora decide devolver la mercanca o parte
de *sta, cualquiera de estas situaciones trae como consecuencia que debe
ser modi!icado el monto de la deuda que tiene con el vendedor. En estas
circunstancias el comprador emite una )ota de D*bito al vendedor para
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ajustar la cantidad adeudada. %uando el proveedor recibe la )ota de
D*bito, procede tambi*n a ajustar en sus libros la operacin.
E0ERCICIOS:
0. ?uan pez tiene una cuenta corriente en el @anco de (enezuela 7%ta.
)ro.<0216<09<60A69909A<21A;8, el 126<161<<; necesita depositar @s.
0.<<<.<<<,oo, de la siguiente manera/ @s. 99<.<<<,oo en cheque del @anco
Bercantil 7de su cuenta, del 106<16<;8 y @s. 59<.<<<,oo en e!ectivo. lene
cuidadosamente el cheque, endselo y luego llene la planilla de depsito.
1. El 0A de Enero de 1<<; Bara -*rez compr una Enciclopedia a isbeida
Bartnez, por un monto total de @s. 29<.<<<,oo. la vendedora le hizo !irmar
siete 7;8 letras de cambio a @s. 9<.<<<,oo cCu y con un vencimiento de 2<
das cada letra. lene la primera letra.
2. El 0:6<16<;, la empresa Baoli, %.A., emite orden de compra al proveedor
$unov, %.A., $.+.'./ ?62<1D;A9061, ).+.,./ <0<21:95;D, con pago anticipado
del 9<E de la !actura, va de entrega parcial de/
- <2 Escritorios "ecretariales en !rmica, color palo rosa med. 0,1< 3
<,;9 con un juego de gavetas, a @s. 1<<.<<<,oo cCu.
- <2 "illas "ecretariales, lnea cromada color marrn giratoria, a @s.
9<.<<<,oo cCu. Ambos precios incluyen el +.(.A. lene la !orma
respectiva.
5. El 1A6<26<; la Empresa &livetti, %.A. le cotiz a la empresa A@%, %.A., 1
Equipos de %omputacin +@B Bodelo ,hinF %entre a razn de @s.
2.<<<.<<<,oo cCu 7monto bruto8. lene el !ormato respectivo.
9. El <06<26<; la Empresa Baoli, %.A., emiti una )ota de D*bito nG. <0<D, de
la !actura nG. <1A<, de !echa 106<16<; a la "ra. $osa de ?eric por 708
tele!onera a razn de @s. 59.<<<,oo 7precio total8.lene la correspondiente
!orma.
:. El <16<26<; la Empresa ?H, %.A. ubicada en @arcelona, requiere comprar a
B), %.A., lo siguiente/
- 2 cajas de papel de $eproduccin a @s. 5<.<<<,oo cCu 7monto bruto8.
- 0 caja de !ormas impresas para terceros a @s. 9<.<<<,oo cCu 7monto
bruto8.
lene la $equisicin de %ompras ane3a, de acuerdo a los datos
suministrados. %ondiciones de -ago/ 9<E Anticipado, despachado por el
"r. ?os* >onzlez, con!irmado va !a3.
;. El 1D6<26<; la empresa Baoli, %.A. emiti una nota de cr*dito nG. <<:A, a
(E$E%A, ".$.., $.+.'./ ?62<15A5;96D, ).+.,./ <0<19A;D0D, por concepto
de 5 tarjetas de papel hilo, a razn de @s. 2.<<<,oo cCu, de la !actura nG.
<1D<, de !echa 1<6<26<;. Es importante se=alar que el precio ya incluye el
+.(.A. lene el !ormato respectivo.
A. El <:6<26<; la empresa $odel, ".$.., vende a Baoli, %.A., $.+.'./
?62<1:9A0D6:, ).+.,./ <0<:0D1A;1, por medio del "r. 'abin %astro, a
cr*dito/
- 2 escritorios ejecutivos a @s. 0D<.<<<,oo cCu 7monto bruto8.
- 5 sillas ejecutivas a @s. 59.<<<,oo 7monto bruto8.
AAC# $!IA %4& '(R)A*(S# 6
"eg#n !actura nG. <0:A. lene la !orma, sabiendo que dichos artculos son
gravables.
AAC# $!IA %4& '(R)A*(S# 7
AAC# $!IA %4& '(R)A*(S# 3
AAC# $!IA %4& '(R)A*(S# 4
AAC# $!IA %4& '(R)A*(S# +%
AAC# $!IA %4& '(R)A*(S# ++
AAC# $!IA %4& '(R)A*(S# +-
AAC# $!IA %4& '(R)A*(S# +0
AAC# $!IA %4& '(R)A*(S# +4