IMPLEMENTACION DEL

SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD BAJO LA NORMA
NTCGP-1000:2004
SEPTIEMBRE DE 2007
CONTENIDO
CONTENIDO
1. 1. Reconocimiento entregado a la Gobernacin de Antioquia
(Certificacin SGC por el cumplimiento de las Normas ISO
9001:2000 y NTCGP 1000:2004 (video de entrega de
certificados)
2. Importancia y Beneficios
3. Cmo lo hicimos? - ( Etapas del Proyecto)
5. Factores Claves de xito
6. Valores
7. Perspectivas del Sistema de Calidad (Hacia donde
vamos?)
IMPORTANCIA Y BENEFICIOS
IMPORTANCIA Y BENEFICIOS
Movilizacin de todos los servidores pblicos en relacin con un
mismo fin, satisfaccin de la Comunidad Antioquea y mejoramiento de
sus procesos.
Articulacin y coordinacin entre los diferentes organismos de la
Administracin Departamental.
Se mejor el trabajo en equipo.
Enfoque del proceso y mejoramiento de los mismos a travs de las
metodologas documentadas y requeridas por la NTCGP 1000:2004.
Normalizacin de los procesos teniendo en cuenta la transversalidad
de los mismos.
Portafolio de Servicios.
CMO LO HICIMOS?
CMO LO HICIMOS?
A travs del convenio interadministrativo
N2005-SG-22-010 celebrado con el Grupo
Regional ISO de la Universidad de Antioquia,
cuyo objeto es el acompaamiento, incluida
capacitacin y asesora, para la
implementacin en la Gobernacin de
Antioquia del Sistema de Gestin de la
Calidad bajo la norma NTCGP-1000:2004,
con las siguientes etapas:
CONVENIO INTERADMINISTRATIVO
CONVENIO INTERADMINISTRATIVO
1.
1.
Diagnstico
Diagnstico
2.
2.
Planificacin
Planificacin
3.
3.
Diseo y Documentacin
Diseo y Documentacin
4.
4.
Implementacin
Implementacin
5.
5.
Verificacin (Auditora Interna,
Verificacin (Auditora Interna,
Preauditora
Preauditora
UdeA
UdeA
, Revisin por
, Revisin por
la Alta Direccin)
la Alta Direccin)
6.
6.
Auditoria de Otorgamiento
Auditoria de Otorgamiento
ETAPAS
ETAPAS
DIAGNSTICO
DIAGNSTICO
1. ANLISIS DOFA ANLISIS DOFA
1.1. Fortalezas Fortalezas
Declaracin manifiesta del Gabinete Departamental de implementar el Sistema
de Gestin de la Calidad.
La existencia de la Ordenanza nmero 17 de noviembre de 2004.
El proyecto de certificacin se encuentra en una de las lneas estratgicas del
Plan de Desarrollo Departamental.
Existencia y reglamentacin del Consejo de Calidad.
Conformacin de los equipos de mejoramiento Continuo por procesos.
Existencia del Programa Ser para el desarrollo integral institucional.
La capacitacin brindada a los servidores pblicos sobre la norma NTCGP
1000:2004.
Existencia de Sistemas de Gestin de Calidad en Direccin Seccional de Salud
de Antioquia y Direccin de Pasaportes.
DIAGNSTICO
DIAGNSTICO
1. 1. ANLISIS DOFA ANLISIS DOFA
1.2. Debilidades 1.2. Debilidades
Falta mayor articulacin de la gestin documental. Falta mayor articulacin de la gestin documental.
Seguimiento y medicin de los procesos no obedece a directrices Seguimiento y medicin de los procesos no obedece a directrices
metrolgicas unificadas y no incluye componentes de eficacia metrolgicas unificadas y no incluye componentes de eficacia
eficiencia y efectividad. eficiencia y efectividad.
No se hace medicin sistemtica de la satisfaccin de los client No se hace medicin sistemtica de la satisfaccin de los clientes, ni es, ni
se ha implementado una metodologa sistemtica para el manejo de se ha implementado una metodologa sistemtica para el manejo de
la quejas y reclamos de los clientes. la quejas y reclamos de los clientes.
No se cuenta con los seis (6) procedimientos exigidos como No se cuenta con los seis (6) procedimientos exigidos como
obligatorios exigidos por la norma. obligatorios exigidos por la norma.
DIAGNSTICO
DIAGNSTICO
1.3. Amenazas 1.3. Amenazas
Los plazos perentorios para la implementacin del modelo estnda Los plazos perentorios para la implementacin del modelo estndar r
de control interno MECI y el Sistema de Gestin de la Calidad qu de control interno MECI y el Sistema de Gestin de la Calidad que e
obligan a presentar resultados sin considerar la necesaria artic obligan a presentar resultados sin considerar la necesaria articulacin ulacin
entre los modelos. entre los modelos.
La movilidad en los cuadros directivos de la Gobernacin de La movilidad en los cuadros directivos de la Gobernacin de
Antioquia. Antioquia.
La posibilidad de movilidad de funcionarios con amplia experienc La posibilidad de movilidad de funcionarios con amplia experiencia en ia en
la ejecucin de los procesos como resultado de aplicacin de los la ejecucin de los procesos como resultado de aplicacin de los
procesos de seleccin. procesos de seleccin.
DIAGNSTICO
DIAGNSTICO
1.4. Oportunidades 1.4. Oportunidades
La promulgacin por parte del DAFP del modelo estndar de contro La promulgacin por parte del DAFP del modelo estndar de control l
interno. interno.
Los decretos reglamentarios de la Ley 909 de 2004, sobre empleo Los decretos reglamentarios de la Ley 909 de 2004, sobre empleo
pblico, los cuales han adoptado un modelo de competencias pblico, los cuales han adoptado un modelo de competencias
compatible con la NTCGP 1000:2004. compatible con la NTCGP 1000:2004.
La suscripcin del convenio La suscripcin del convenio inter inter - - administrativo de asesora y administrativo de asesora y
capacitacin con el Grupo Regional ISO de la Universidad de capacitacin con el Grupo Regional ISO de la Universidad de
Antioquia. Antioquia.
PLANIFICACIN
PLANIFICACIN
1. 1.DEFINICIN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES: DEFINICIN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES:
Expedimos el Decreto Departamental Nmero 0765 del 3 de mayo de
2005, por medio de la cual se crea y reglamenta en el Departamento de
Antioquia el Consejo de Calidad.
Se conformacin equipos de trabajo integrados por Lderes, Gestores y
Servidores Pblicos de todos los organismos en donde aplica cada
proceso.
Asignacin de roles a los funcionarios de la Direccin Tcnica
Administrativa y de Desarrollo Organizacional, tales como:
Coordinadores de Calidad, Coordinadores Documentales,
Coordinadores de Comunicaciones y Coordinadores Mejoramiento
Continuo.
PLANIFICACIN
PLANIFICACIN
2. DEFINICIN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO: 2. DEFINICIN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO:
Se elabor un plan de trabajo detallado (Cronograma de
Actividades) para cada una de las etapas del proyecto de
implementacin del Sistema de Gestin de Calidad.
DISEO Y DOCUMENTACIN
DISEO Y DOCUMENTACIN
Elaboracin y aprobacin de un mapa orgnico por procesos
para la Gobernacin de Antioquia.
Elaboracin y aprobacin de la poltica y objetivos de calidad y su
despliegue.
Elaboracin del Manual de Calidad.
Caracterizacin de procesos.
Documentacin de los seis (6) procedimientos exigidos por la
norma NTCGP 1000:2004.
Documentacin de los ciento diez y ocho (118) procedimientos
asociados a cada uno de los procesos del mapa.
DISEO Y DOCUMENTACIN
DISEO Y DOCUMENTACIN
Formulacin de los indicadores de eficiencia, eficacia y
efectividad
Elaboracin del mapa de riesgos por cada proceso.
Diseo de un aplicativo para garantizar y facilitar la
consulta, control e implementacin del Sistema de Gestin de
la Calidad.
Formulacin de plan de mantenimiento y mejoramiento del
Sistema de Gestin de la Calidad.
Validacin de los lderes, gestores e integrantes de los
equipos de mejoramiento.
IMPLEMENTACIN
IMPLEMENTACIN
Se socializaron todas las caracterizaciones
de los procesos y sus procedimientos
asociados por parte de los lderes y gestores a
los integrantes de los equipos de
mejoramiento continuo y a los dems
servidores pblicos que participan en la
ejecucin de los mismos.
VERIFICACIN
VERIFICACIN
Se planificaron y ejecutaron las auditoras internas para
todos los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad, con
la participacin de todos los auditores internos de calidad
formados.
Se realiz una auditora interna de calidad, por parte del
Grupo Regional ISO de la Universidad de Antioquia a todos los
procesos del Sistema de Gestin de la Calidad.
Se llev a cabo la reunin de Revisin por la Direccin para
todos los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad.
Realizacin de preauditora por parte del ICONTEC.
Auditora de otorgamiento por parte del ICONTEC.
FACTORES CLAVES DE EXITO
FACTORES CLAVES DE EXITO
1. 1. ESTRATEGIA DE COMUNICACIN: ESTRATEGIA DE COMUNICACIN:
1.1 Definicin de un plan de comunicaciones para apoyar la imple 1.1 Definicin de un plan de comunicaciones para apoyar la implementacin del mentacin del
sistema. sistema.
1.1.1 Definicin de una imagen y slogan para identificacin del 1.1.1 Definicin de una imagen y slogan para identificacin del sistema. sistema.
1.1.2 Realizacin de un acto de lanzamiento del proyecto de cali 1.1.2 Realizacin de un acto de lanzamiento del proyecto de calidad. dad.
1.1.3 Definicin de estrategias ldico 1.1.3 Definicin de estrategias ldico- -pedaggicas para la sensibilizacin y pedaggicas para la sensibilizacin y
socializacin del sistema entre todos los servidores. socializacin del sistema entre todos los servidores.
1.1.4 Diseo y elaboracin de un boletn electrnico mensual par 1.1.4 Diseo y elaboracin de un boletn electrnico mensual para difundir el a difundir el
sistema de gestin de calidad. sistema de gestin de calidad.
1.1.5 Diseo y elaboracin de afiches, pendones, carteleras, vol 1.1.5 Diseo y elaboracin de afiches, pendones, carteleras, volantes y otros antes y otros
medios comunicacin. medios comunicacin.
1.1.6 Realizacin de concursos de motivacin entorno al Sistema 1.1.6 Realizacin de concursos de motivacin entorno al Sistema de Gestin de de Gestin de
Calidad ( Calidad (clidometro clidometro). ).
FACTORES CLAVES DE EXITO
FACTORES CLAVES DE EXITO
1.1.7 Diseo y elaboracin de un taller ldico 1.1.7 Diseo y elaboracin de un taller ldico- -pedadgico pedadgico que permita el que permita el
conocimiento y apropiacin de todos los servidores del mapa de conocimiento y apropiacin de todos los servidores del mapa de
procesos, poltica y objetivos de calidad . procesos, poltica y objetivos de calidad .
1.1.8. Realizacin de una actividad para la preparacin de las a 1.1.8. Realizacin de una actividad para la preparacin de las auditoras uditoras
Auditor Amigo. Auditor Amigo.
1.1.9 Programar y realizar una actividad que permita el conocimi 1.1.9 Programar y realizar una actividad que permita el conocimiento de ento de
los elementos bsicos del sistema, as mismo, el conocimiento de los elementos bsicos del sistema, as mismo, el conocimiento de los los
procedimientos y formatos que cada uno debe de aplicar procedimientos y formatos que cada uno debe de aplicar visita visita puesto puesto
a puesto. a puesto.
1.10 Diseo y aplicacin de papel tapiz con la poltica y los ob 1.10 Diseo y aplicacin de papel tapiz con la poltica y los objetivos de jetivos de
calidad. calidad.
FACTORES CLAVES DE EXITO
FACTORES CLAVES DE EXITO
2. CAPACITACIN 2. CAPACITACIN
2.1 Diplomados sobre Gestin de Calidad 2.1 Diplomados sobre Gestin de Calidad
Se capacitaron ciento veinte (120) servidores pblicos so Se capacitaron ciento veinte (120) servidores pblicos sobre la bre la
norma NTCGP 1000:2004 y adicionalmente se formaron como norma NTCGP 1000:2004 y adicionalmente se formaron como
auditores internos con una duracin de 120 horas. auditores internos con una duracin de 120 horas.
2.2 Cursos sobre Gestin de Calidad 2.2 Cursos sobre Gestin de Calidad
Se capacitaron doscientos noventa (290) servidores pblic Se capacitaron doscientos noventa (290) servidores pblicos sobre os sobre
fundamentos de la norma NTCGP 1000:2004; Administracin de fundamentos de la norma NTCGP 1000:2004; Administracin de
Riesgos; Auditoras Internas e Indicadores de Gestin con una Riesgos; Auditoras Internas e Indicadores de Gestin con una
duracin de 90 horas. duracin de 90 horas.
2.3 Cursos cortos acerca de la implementacin del Sistema de Ges 2.3 Cursos cortos acerca de la implementacin del Sistema de Gestin tin
de Calidad en la Gobernacin de Antioquia con una duracin de de Calidad en la Gobernacin de Antioquia con una duracin de
cuatro (4) horas. Estrategia: volvamos a la universidad. cuatro (4) horas. Estrategia: volvamos a la universidad.
PERSPECTIVAS DEL SISTEMA DE GESTIN PERSPECTIVAS DEL SISTEMA DE GESTIN
DE LA CALIDAD DE LA CALIDAD
1. Perfeccionamiento y mejora continua de los procesos del Sistema de
Gestin de Calidad.
2. Capacitacin :
2.1 Capacitacin continua a todos los servidores pblicos sobre la
norma NTCGP 1000:2004.
2.2 Reforzamiento en temas como auditoras internas de calidad,
indicadores de gestin, toma de acciones preventivas y correctivas,
administracin del riesgo, fomento de la cultura del trabajo en equipo,
gestin de procesos.
2.3 Induccin al nuevo Gabinete Departamental del nivel Central y
nuevos Lderes y Gestores.
PERSPECTIVAS DEL SISTEMA DE GESTIN PERSPECTIVAS DEL SISTEMA DE GESTIN
DE LA CALIDAD DE LA CALIDAD
2.4. Programacin y ejecucin de las Auditoras Internas de calidad
para todos los procesos durante el primer semestre del ao 2008.
2.5. Preparacin y realizacin de la Auditora de Seguimiento.
3. Adquisicin de software para la administracin del Sistema de Gestin
de Calidad.