Competencias de la leccin 4 Conoce el concepto de funcin y sus aplicaciones. Aplicar funciones sencillas e intermedias en la prctica. Tiempo aproximado 60 min. Nmero de prcticas Test: 1 Prctica: 2 Observaciones ndice !eneral de ma"erias LECCIN 4 ........................................................................................................................................ 25 FUNCIONES............................................................................................................................................. 25 SINTAXIS DE UNA FUNCIN....................................................................................................................25 LA FUNCIN AUTOSUMA.......................................................................................................................25 LA FUNCIN PROMEDIO....................................................................................................................26 EL ASISTENTE PARA FUNCIONES...........................................................................................................26 OTRAS FUNCIONES: MAX, MIN...........................................................................................................26 SUGERIR UNA FUNCIN..........................................................................................................................27 FUNCIONES INICIALES........................................................................................................................... 27 EN ESTE EJEMPLO, REALIZAREMOS LA APLICACIN DE FUNCIONES DE CUENTA, REFORZANDO LOS EJEMPLOS ANTERIORES.........................................................................................................................27 ................................................................................................................................................................ 27 FUNCIN................................................................................................................................................. 27 =CONTAR (RANGO: CUENTA EL N!MERO DE CELDAS "UE CONTIENEN #ALORES NUM$RICOS.......27 =CONTARA (RANGO: CUENTA EL N!MERO DE CELDAS NO #AC%AS DE UN RANGO...........................27 =CONTAR. &LANCO (RANGO: CUENTA EL N!MERO DE CELDAS EN &LANCO DENTRO DE UN RANGO ESPECIFICADO........................................................................................................................................27 =CONTAR. SI (RANGO, CRITERIO: CUENTA LAS CELDAS EN EL RANGO "UE COINCIDEN CON LA CONDICIN DADA................................................................................................................................... 2' NOTA: CA&E RESALTAR "UE EN LAS FUNCIONES SE USARA, (COMA O ((PUNTO ) COMA...............2' PARA ELLO EL ASISTENTE DE FUNCIONES NOS MOSTRARA COMO DE&EMOS ESCRI&IRLO...............2' ASISTENTE DE FUNCIONES........................................................................................................2' LA FUNCIN =SUMAR.SI (.................................................................................................................2' FUNCIONES ANIDADAS........................................................................................................................... 2* LA FUNCIN =SI (................................................................................................................................. 2* Leccin 4
En esta leccin veremos una de las posibilidades ms potentes de Excel: las funciones. Veremos algunos ejemplos prcticos para comenar. Funciones !na funcin es una frmula "a escrita " preparada para realiar clculos " simplificar el uso de frmulas extensas. #as funciones tienen un nombre propio " existen multitud de funciones. $mag%nate sumar un rango de 2&& celdas con una frmula del tipo '(1)(2)(*)(+... Existen funciones ,ue realian complejos clculos financieros- estad%sticos- matemticos- etc- " ,ue permiten a.orrar trabajo " tiempo en la escritura de una frmula. Sintaxis de una funcin #as funciones deben mantener unas reglas de sintaxis tal " como se indica en el siguiente ejemplo: =S!" #"$%"&''($'') En el ejemplo- se sumar todo el rango (1:(2&& " aparte el n/mero 1&&. Es decir- ,ue dentro de los par0ntesis ,ue forman el contenido de la funcin- .a" dos ar*umentos a sumar. La funcin "utosuma Es ,ui la funcin ms utiliada en una .oja de clculo. Por ello- Excel proporciona un botn exclusivo para la funcin (utosuma en la barra de .erramientas. Para utiliar una funcin- podemos escribirla manualmente o bien utiliar el (sistente para funciones ,ue veremos posteriormente " ,ue nos ir guiando paso a paso en la construccin de la funcin. . Prctica 1 2. Pulsa el botn "utosuma situado en la barra de herramientas estndar 1bserva ,ue Excel detecta lo ,ue ,ueremos sumar " lo marca con puntos suspensivos intermitentes. (.ora podemos aceptar pulsando +ntro o bien seleccionar con el mouse la ona ,ue ,ueremos sumar. 3. Pulsa +ntro. 1tra forma de .acerlo es la siguiente: 4. Borra el contenido de la celda que contiene la frmula. 5. elecciona toda el rea num!rica" #ltima celda incluida$ 6. Pulsa el botn "utosuma. En este caso marcamos directamente el rango ,ue ,ueremos sumar- por lo ,ue Excel lo suma directamente. 2on el cursor situado en la celda ,ue contiene la frmula- observa la barra de frmulas. #$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E; < Pgina 2= < 4igno igual >ombre de la funcin (rgumentos separados por punto " coma ?a veces solo lleva coma@ " encerrados entre par0ntesis 1. Escribe en una .oja nueva unos cuantos n/meros " despu0s coloca el cursor bajo esa misma lista: Aango indicando el inicio " fin de un grupo de celdas afectadas #a funcin tiene entre par0ntesis la celda inicial del rango a sumar " la celda final separadas por dos puntos. Besde a,u% podemos modificar manualmente el rango. La funcin ,-O!./+O 1tra interesante funcin es la llamada =,-O!./+O #). Cunciona exactamente igual ,ue la suma- " podemos acceder a ella directamente desde el botn sumatoria- o introducirla manualmente cuando .a" ,ue promediar por separado ciertas celdas. 2uando introducimos una funcin mediante el teclado- podemos escribirla por completo o .acer lo siguiente: 1. Dorra el contenido de la /ltima frmula 2. Escribe lo siguiente: =,-O!./+O # *. 4elecciona con el mouse el rango de n/meros. C%jate como la frmula va tomando dic.o rango " se va escribiendo sola. +. 2ierra el par0ntesis escribi0ndolo a mano. =. El resultado obtenido es la media de los datos num0ricos. .l asistente para funciones Existen muc.os tipos de funcionesE matemticas- estad%sticas- de fec.a- cient%ficas- etc- alguna de las cuales contiene una sintaxis bastante ms dif%cil ,ue la autosuma- por ejemplo. Existen funciones ,ue realian complejos clculos " ,ue tan slo nos piden unos datos espec%ficos. 4i no recordamos la sintaxis de una funcin- podemos .acerlo con el "sistente de funciones el cual- nos guiar paso a paso .asta obtener el resultado buscado. %. Borra el contenido de la #ltima frmula & sit#a el cursor en ella. 2. Pulsa el botn ,e*ar funcin de la barra de herramientas estndar *. Pulsa a la i'quierda la opcin .stad0sticas. +. ube la lista desli'able de la (entana derecha hasta encontrar la funcin ,-O!./+O & pulsa un clic) sobre ella. 5. *bser(a la l+nea de estado de la (entana, nos e-plica para qu! sir(e esa funcin. Acepta. 6. Ahora nos pide qu! celdas o ran.o de celdas queremos utili'ar para saber el resultado del promedio de datos. Podemos pulsar clic) en las celdas que nos interesen" escribirlas a mano o bien seleccionar un ran.o de datos de la ho/a. elecciona el ran.o adecuado & acepta. Otras funciones% !"12 !+N %. 0a' una sencilla ho/a de clculo por e/emplo 0o/a2 & escribe los datos como la que si.ue$ 2. it#a el cursor en /4 & escribe la frmula$ =344C4. 1n esta misma celda al salir esa peque2a crucecita" 3piala hacia aba/o" arrastrando. 3. 1scribe al lado de la ho/a las nue(as celdas de te-to con la informacin que aparece de color a'ul" as+ como muestra la ima.en de aba/o$ #$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E; < Pgina 2F < 4. 1scribe las frmulas de las celdas correspondientes$ Celda Frmula Celda Frmula F5 =S!"#/4%/6) F7 =!"1#34%/6) F4 =,-O!./+O#/4%/6) F8 =!+N#34%/6) F9 =CONT"-#/4%/6) 5. elecciona el ran.o de los resultados del Precio total & con(i!rtelo en formato moneda. 2omo .abrs imaginado- .emos obtenido el valor mximo- m%nimo " adems .emos contado el n/mero de elementos num0ricos ,ue aparecen en el rango B+:BG. Su*erir una funcin En ocasiones- podemos conocer el clculo ,ue ,ueremos realiar- pero no si existe alguna funcin ,ue Excel nos pueda aportar para obtener el resultado. En este caso- podemos .acer ,ue sea el propio Excel el ,ue nos su.iera una funcin a utiliar. 2uando ocurra esto- podemos pulsar el botn ,e*ar funcin " seguidamente pulsar el botn de a"uda ,ue aparece en la parte inferior del cuadro de dilogo. (parecer el asistente de Excel Pulsando el botn ":uda con esta caracter0stica podemos escribir una descripcin de lo ,ue ,ueremos .acer " posiblemente Excel nos a"ude. Por ejemplo: %. Pulsa dicho botn & escribe en la casilla que aparece$ /esviacin t0pica. Excel nos muestra una lista de funciones recomendadas para obtener los resultados ,ue buscamos. Funciones +niciales En este ejemplo- realiaremos la aplicacin de Cunciones de cuenta- reforando los ejemplos anteriores. . Prctica 2 Funcin 'contar ?rango@: cuenta el n/mero de celdas ,ue contienen valores num0ricos 'contara ?rango@: cuenta el n/mero de celdas no vac%as de un rango 'contar. Dlanco ?rango@: cuenta el n/mero de celdas en blanco dentro de un rango especificado #$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E; < Pgina 2H < Escribe en una .oja nueva los datos ,ue aparecen abajo " desarrolla: 'contar. 4i ?rango- criterio@: cuenta las celdas en el rango ,ue coinciden con la condicin dada 1scribe las frmulas de las celdas$ Celda Frmula Celda Frmula ;4 =CONT"-"#"5%"$&) ;9 =CONT"-<S+#=5%=$&2>?$'<4>) ;7 =CONT"-"#/5%/$&) ;@ =CONT"-<S+#=5%=$&2>A$'<7>) ;8 =CONT"-<3L"NCO#/5%/$&) ;6 =!"1#=5%=$&) ;$' =!+N#=5%=$&) >ota: cabe resaltar ,ue en las funciones se usara- ?coma@ o E?punto " coma@. Para ello el asistente de funciones nos mostrara como debemos escribirlo "sistente de funciones La funcin =S!"-<S+ #) >os permite .acer una suma de celdas ,ue cumplen con un determinado criterio " de esta manera excluir a,uellas celdas ,ue no nos interesa incluir en la operacin. 4intaxis: 'sumar.si ?rango- criterio- rango suma@ Ejemplo 'sumar.si ?rango de los productos- IcerealesJ- rango de los stocKs@ (plicacin Por ejemplo- podr%amos aplicar la funcin: 2elda Crmula 2elda :0todo abreviado $L 'sumar.si?2F:22*-JcerealesJ-EF:E2*@ $L 'sumar.si?2:2-6L-E:E@ $G 'sumar.si?2F:22*-JBulcesJ-EF:E2*@ (rrastrar la funcin $1& 'sumar.si?2F:22*-J#icorJ-EF:E2*@ (rrastrar la funcin $11 'sumar.si?2F:22*-JDebidasJ-EF:E2*@ (rrastrar la funcin .xplicacin del !Btodo "breviado% En este m0todo abreviado- se est considerando la funcin 4umar. 4i donde el rango de los productos es toda la columna c ?2:2@- el criterio .ace referencia a la celda ?6L@- donde se encuentra la categor%a 2ereales " por #$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E; < Pgina 2L < /ltimo el rango de suma- se considera toda la columna e ?E:E@ #uego de introducir dic.a funcin se arrastrara .acia $11- de esta manera la funcin se copiara actualiando los datos para los dems valores de Bulces- #icor " Debidas Funciones anidadas 4e llaman as% a,uellas funciones ,ue act/an como argumento de otra funcin- es decir- ,ue se encuentran dentro de otra funcin. En el proceso de clculo- Excel realia primero el clculo de la funcin interior " despu0s- el resultado de la funcin exterior teniendo "a en cuenta el resultado ,ue se .a obtenido con la funcin interior. Por ejemplo- la funcin: =-"+C #,OT.NC+" #&'(5)) Primero calcular el resultado de la funcin interior- o sea- de la potencia- cu"o resultado es L.&&& " luego se calcular el resultado de la exterior- teniendo en cuenta "a este resultado. Por ejemplo- la funcin: =-./ON/."- #,-O!./+O #C4%F4) 2') Primero calcular el resultado de la funcin interior- o sea- .allara el promedio- " luego se redondeara el resultado .acia el exterior- teniendo en cuenta de este resultado el redondeo a & decimales. Ejemplo: la funcin Aedondear " promedio- se colocara en la celda 8+- " luego arrastraremos para obtener los dems promedios. Colocar o "nteponer el ' a las notas desaprobatorias% ,rocedimiento% 1. 4eleccionar el rango de 2+:8G 2. 2lic derec.o en cual,uier rea sombreada *. 4eleccionar la opcin formato de celdas +. 2lic en la categor%a personaliada =. 4ombrear donde dice Tipo: general " escribir dos ceros F. #uego presionar el botn aceptar La funcin =S+ #) !na de las funciones ms potentes ,ue se utilian en Excel es la funcin =S+#). Esta funcin tiene la siguiente estructura: =S+ #condicin( verdadero( falso) =S+ #condicin2 verdadero2 falso) Bonde condicin es una condicin ,ue se tiene ,ue cumplir. 4i 0sta se cumple- se ejecutar verdadero- o en caso contrario- se ejecutar falso. Para realiar la pregunta lgica podremos utiliar los siguientes operadores de comparacin: 4$ ?Pregunta lgicaE (ccin en caso verdaderoE (ccin en caso falso@ ' para preguntar si dos valores son iguales- M para saber si un valor es ma"or ,ue otro- N para preguntar por menor- M' con este podremos conocer si es ma"or o igual- N' preguntamos por menor o igual- #$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E; < Pgina 2G < o si deseamos mirar sin son diferente utiliaremos NM Por ejemplo: '4$ ?(*MD12EJ2orrectoJEJ$ncorrectoJ@ 4i la celda (* es ma"or ,ue la celda D12- aparecer la palabra 3orrecto- en caso contrario- aparecer la palabra 4ncorrecto. '4$ ?(1'JDajo m%nimosJEJOuiebraJEJ>ormalJ@ 4i la celda (1 contiene la palabra Ba/o m+nimos- en la celda actual aparecer la palabra 5uiebra- en caso contrario- aparecer la palabra 6ormal. Ejemplo explicativo: Aealiar el ingreso de datos del modelo en una .oja de clculo: Celda Frmula D4 =-./ON/."-#,-O!./+O#/4%F4)2') =4 =S+#D4?$'2>"probado>2>/esaprobado>) (rrastrar dic.as funciones .acia abajo para obtener el resto de los resultados- es decir la funcin si nos servir para evaluar las celdas " aplicar diversas acciones de acuerdo a la necesidad del usuario- si el promedio es ma:or a $' nos indicara en la columna evaluacin aprobado en caso contrario desaprobado< tiliEar Si #F) '4$ ?7 ?(1M1HE21M=&@EJDecadoJE IPago >ormalJ@ (,u% .a de cumplirse las dos condiciones. >tese la utiliacin del operador F- es decir- es inclu"ente por lo ,ue se tiene ,ue cumplir las dos condiciones. tiliEar Si #O) '4i ?1 ?(1'D1E 21'B1@EJDienJE I:alJ@ (,u% .a de cumplirse una de las dos condiciones. >tese la utiliacin del operador O- es decir- ,ue se tiene ,ue cumplir una de las dos condiciones. (plicando Cuncin 4i ?7 #$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E; < Pgina *& < Celda Frmula D8 =-./ON/."-#,-O!./+O#/8%F8)2') +8 =S+#F#D8?$92=8=>al dia>)2>3ecado>2 GNormal>) (rrastrar dic.as funciones .acia abajo para obtener el resto de los resultados- es decir la funcin si ?"@ nos servir para evaluar las celdas donde se encuentran los promedios " donde se encuentra el control de pagos- aplicando el estado del usuario (plicando Cuncin 4i ?1 Celda Frmula D8 =-./ON/."-#,-O!./+O#/9%F9)2') +8 =S+#O#D9?$92=9?77)2 GOtor*ar /escuento>2 G,a*o Normal>) (rrastrar dic.as funciones .acia abajo para obtener el resto de los resultados- es decir la funcin si ?"@ nos servir para evaluar las celdas donde se encuentran los promedios " donde se encuentra el control de pagos- aplicando el estado del usuario #a FUNCION 4 7 8 ANIDADA CON LA FUNCION 9 7 8 y * 78 #a funcin 4$ es una de las ,ue ms se usa para el anidamiento "a ,ue su estructura es mu" adecuada para esto: 1. En el parmetro 1 .a" ,ue poner una frmula lgica- un anidamiento con funciones lgicas o la propia funcin si actuando como funcin lgica. 2. En los parmetros 2 " * se pueden anidar una multitud de funciones- como funciones lgicas- la funcin si ?@ actuando como funcin condicional o lgica etc. (.ora vamos a ver un ejemplo relativamente simple de la situacin del punto 1. !na empresa ,uiere promover a una nueva seccin a los empleados ,ue cumplan con las siguientes condiciones:
1. Pertenecer al turno maPana. 2. 4er de la categor%a 1 o ,ue su sueldo sea menor o igual a H&&& soles. Oue se resuelve utiliando la frmula =S+ #F#O#.&=4(/&A=9''')(F#C&=H!H))(H,-O!.I.H(HNO ,-O!.I.H) #$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E; < Pgina *1 < Para esto cuenta con la siguiente tabla ,ue debe ser completadaE Bonde los turnos son: :- T- >- 2orrespondientes a maPana- tarde " noc.e " las secciones van de 1 a + 2omo se ve- en el 1Q parmetro tenemos una funcin 7 ,ue tiene anidadas en sus parmetros- una funcin 1 " otra funcin 7- lo ,ue aumenta el n/mero de posibilidades ,ue se estn evaluando o condiciones ,ue se tienen ,ue cumplir como: 4er del turno maPana ?se tiene ,ue cumplir siempre@. 4er de la categor%a 1 o ,ue su sueldo sea N'H&&& soles o ambas cosas. Este es un ejemplo relativamente simple- anidando en el parmetro 1 " sin anidar nada en los otros dos- pero la complejidad puede aumentar grandemente. #a FUNCION 4 78 ANIDADA #a funcin 4$ es una de las funciones ,ue ms se usa para el anidamiento "a ,ue su estructura es mu" adecuada para esto- por lo cual nos permite .acer ms de una seleccin de opciones: 1. En el parmetro 1 .a" ,ue poner una frmula lgica- un anidamiento con funciones lgicas o la propia funcin si actuando como funcin lgica. '4i ?D+'JDJ-JDuenoJ- 4i ?D+'JAJ-JAegularJ- J:aloJ@@ 2. (rrastrar el cdigo- 1btener el promedio redondeado " luego .allar el comentario de acuerdo al cuadro de la derec.a- utiliando si anidado '4i ?8FNF-J:u" :aloJ- 4i ?8FN11-J$nsuficienteJ- 4i ?8FN1=-JAegularJ- 4i ?8FN1L-J>otableJ-JExcelenteJ@@@@ #$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E; < Pgina *2 < #$2. 3145#!$4 6!(P(7( 89:E; < Pgina ** <