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Introduccin a la Gestin del tiempo Profesor Jos Luis Montes

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PROGRAMA
1. Introduccin
1.1 El Tiempo
1.2 Caractersticas del tiempo
1.3 La importancia del tiempo
2. Signos de la mala gestin del tiempo
2.1 Signos de la mala gestin del tiempo
2.2 Las funciones del directivo y los sntomas de mala gestin
del tiempo
3. Objetivos en la gestin del tiempo
3.1 Equilibrio entre vida laboral y personal
3.2 Reparto del tiempo en la vida laboral
4. Principios para una buena gestin del tiempo
5. Unos buenos consejos para una gestin eficaz del tiempo
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1. Introduccin
1.1 El Tiempo
Definen los diccionarios al tiempo como la duracin de las cosas
sujetas a cambio o de los seres que tienen existencia finita, o, como
el devenir como sucesin continuada de momentos. Para Aristteles
era la dimensin dentro de la cual cambiaban las cosas.
Estamos acostumbrados a considerar el mundo como tridimensional,
sin embargo, el tiempo es tambin la cuarta dimensin que, en la
teora de la relatividad de Einstein, forma parte del continuo espacio-
temporal y donde el espacio y el tiempo dejan de estar separados.
1.2 Caractersticas del tiempo
El tiempo es universal. En principio es el mismo para todo el mundo,
aunque la teora de la relatividad nos ensea que no es absoluto sino
relativo al propio sistema de referencia.
Existen, sin embargo, algunas personas que parecen disponer de ms
tiempo que los dems. No obstante, todo el mundo dispone de la
misma cantidad. Cmo es ello posible?
El tiempo es invariable y libre. Transcurre a un ritmo constante y no
se puede cambiar. Alguien o algo lo puso en marcha y ya no se puede
parar.
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El tiempo es irrecuperable. Una vez que ha pasado ya nunca vuelve,
de igual forma que el pasado nunca vuelve. Bueno, al menos eso es
lo que pensamos aunque nuevamente la teora de la relatividad nos
genera serias dudas, dado que en determinados supuestos sera
posible ese viaje por el tiempo que tantas veces hemos contemplado
en el cine.
El tiempo es finalmente algo inseparable de la vida. Tiempo y vida se
convierten en compaeros de camino y resultan ntimamente ligados
en nuestra andadura por el mundo.
1.3 La importancia del tiempo
El tiempo es por tanto el recurso ms valioso que se posee en la vida;
cada da, cada momento que pasa se ha ido para siempre y cada vez
que pasa un momento, quedan menos momentos por pasar en la
vida, por lo tanto, hay que tratar de sacarle el mximo partido.
No sacar partido al tiempo es no sacar partido a la vida, por ello,
aquello que uno hace con su tiempo es lo que configura su vida.
Que duda cabe, de que existen en la vida cosas que nos parecen muy
importantes, mucho ms que el tiempo; como dice la cancin, la
salud, el dinero, el amor, y tambin, la informacin, el poder, y otras
muchas ms. Sin embargo, si no utilizamos inteligentemente nuestro
tiempo, no seremos capaces de sacar buen provecho de ninguna de
ellas.
El da tiene 24 horas, lo que es lo mismo que decir 1.440 minutos o
86.400 segundos. Parece mucho, pero si hacemos cuentas no lo es
tanto. Por qu? Pues simplemente porque el tiempo se nos pasa
volando. Es por ello que es fundamental en nuestra vida el ser
conscientes de la importancia tan grande que el tiempo tiene y tratar
por lo tanto de aprovecharlo al mximo.
Cuando uno decide que hacer con su tiempo, toma el control de su
vida en sus manos. Cuando no lo hace as, son los dems los que
controlan la controlan.
Las personas que parecen disponer de ms tiempo, simplemente se
han propuesto, y saben, utilizarlo mejor. Saben por tanto sacarle ms
partido a la vida y no dejan que los dems se la controlen.
Deca Benjamin Franklin Usted ama la vida? Entonces no
desperdicie su tiempo, porque... de eso est hecha la vida.
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2. Signos de la mala gestin del tiempo
2.1 Signos de la mala gestin del tiempo
Las personas que utilizan mal su tiempo se caracterizan por un
nmero variado de cosas pero sobretodo, por siete signos concretos,
que son los siguientes:
1. La creencia de que nicamente ellas mismas pueden hacer su
trabajo.
No hay ninguna duda de que algunas de las tareas que realiza una
persona solo pueden ser desarrolladas por ella misma, y ello es
debido a diversas razones: conocimientos especficos, habilidades
especiales, etc., pero a medio plazo, salvo alguna rara excepcin,
cualquier persona es capaz de desarrollar cualquier tarea, siempre
que haya recibido la formacin suficiente y disponga del necesario
apoyo.
Muchas veces pensamos que somos los nicos en poder hacer las
cosas, pero ello, en ocasiones, es debido a exceso de vanidad. Si
facilitamos los medios necesarios, tambin nuestros colaboradores o
nuestros compaeros pueden hacer mucho de nuestro trabajo.
Ninguna persona en una organizacin puede o debe ser
imprescindible. Es sntoma de una mala supervisin el hecho de crear
personas imprescindibles en posiciones de trabajo.
Muchas veces el reforzar nuestra posicin como personas
imprescindibles lo que denota es nuestra propia inseguridad en el
puesto de trabajo. Tememos que si los dems tienen acceso a los
mismos conocimientos, formacin o informacin, pueden acabar
robndonos nuestro puesto de trabajo. Es precisamente lo contrario.
Nuestro crecimiento y xito como supervisor y como organizacin,
viene precisamente del hecho de rodearnos de personas altamente
cualificadas y capaces. Las organizaciones que fracasan son aquellas
donde el supervisor asume la mayor parte de las responsabilidades
importantes, no siendo capaz muchas veces, por falta de tiempo, de
acometerlas eficazmente.
Es sin ninguna duda un sntoma de mala gestin del tiempo.
2. Las crisis diarias (los fuegos) consumen nuestro tiempo y nuestro
trabajo prioritario tiene que esperar o quedar pendiente.
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Es el tpico pan para hoy hambre para maana. Trabajamos al salto
de la mata y somos incapaces de delinear la ms mnima
planificacin. No deja de ser en muchos casos una forma cmoda de
trabajar. Es como decir que sean las circunstancias las que me
dicten lo que hago a cada momento. Pero as nunca se cumplen los
objetivos.
Es otro sntoma de mala gestin del tiempo.
3. Asumir que uno puede hacerlo todo. No decir nunca no.
No negarse a las pretensiones de los dems cuando no tenemos ni el
tiempo ni la capacidad para acometer ms tareas. Ello es debido a
falta de asertividad (reafirmacin). No nos atrevemos a decir que no
lo que en muchas ocasiones compromete nuestra propia capacidad de
trabajo.
Nuevamente nos encontramos con otro sntoma de posible mala
gestin del tiempo
4. Sentirse siempre desbordado sin esperanzas de que llegue alguna
vez el momento de tenerlo todo acabado.
Ello puede venir motivado por cualquiera de las tres razones
anteriores, pero el resultado final es en muchos casos la generacin
de angustia, ansiedad y estrs.
Nuevamente mala gestin de tiempo en el horizonte.
5. Salir a la hora de la oficina es un sueo. Trabajar ms de 10 horas
es la norma, no la excepcin.
S. Es el enfoque tpico de trabajo la cultura latina y mediterrnea.
Muchas veces obedece a circunstancias excepcionales donde es
necesario sacar trabajo que no ha sido posible de prever
previamente. Pero en las ms, ello est basado en grandes dosis de
hipocresa. Salir tarde para muchas veces, simplemente, aparentar
ante jefes, compaeros o incluso familiares, el hecho de que soy un
duro trabajador y de esa forma hacer mritos ante los dems.
S, cierto, muchas horas en el trabajo pero cuntas de esas horas
son productivas? Por qu no llego antes por la maana? Por qu no
como en una hora en lugar de en las dos que utilizo habitualmente?
Por qu no quiero llegar antes a casa? No ser que all me esperan
ciertas tareas nada agradables de acometer? No es ms cmodo
seguir en la oficina mandando correos personales, navegando por
internet o tomando caf con los compaeros?
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Otra vez es posible que estemos gestionando mal nuestro tiempo.
6. Sentirse culpable por salir del trabajo a la hora.
Qu hay de malo en acabar a tiempo mi trabajo y marcharme a la
hora simplemente porque no acostumbro a perder el tiempo en la
oficina? A pesar de no haber nada malo, nuevamente, en muchos
casos, es el complejo que genera nuestra cultura que parece premiar
a los que estn largas horas en la oficina, a pesar de que ello no
siempre venga acompaado de buenos resultados y de eficacia.
Psima gestin de nuestro tiempo.
7. Marcharse de la oficina fsicamente, pero continuar con tu mente
all.
Es muy habitual llevarse a casa los problemas de trabajo. Ello puede
obedecer a muy diversas razones que desde el exceso de trabajo
hasta la falta de apoyo por parte de jefes y supervisores.
En cualquier caso ello puede apuntar una vez ms el hecho de que no
estamos gestionando bien nuestro tiempo.
No hay ninguna duda de que los desordenes del estrs estn ligados
de una u otra manera a una mala gestin del tiempo. De igual modo,
el hacer buen uso del tiempo, el gestionar adecuadamente el tiempo,
es una prctica sana.
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2.2 Las funciones del directivo y los sntomas de mala gestin
del tiempo
En las cuatro funciones bsicas del directivo, es decir, planificar,
organizar, dirigir y controlar, podemos denotar sntomas de mala
gestin del tiempo cuando en ellas identificamos los aspectos
siguientes:
Planificar
Ausencia de objetivos, prioridades, plan diario
Prioridades cambiantes
Tareas sin terminar
Gestin de crisis y apaga fuegos
Ausencia de fechas lmite en tareas
Tratar de hacer demasiado a la vez; tiempos de ejecucin no
realistas
Organizar
Mala organizacin del espacio en el despacho
Desorden en la mesa
Falta de coordinacin y trabajo en equipo
Esfuerzos duplicados
Confusin entre responsabilidad y autoridad
Falta de agenda
Dirigir
Involucrarse en detalles rutinarios
Delegacin no efectiva
Falta de comunicacin eficaz; falta de escucha
Reuniones inefectivas
Falta de decisin; demora en la toma de decisiones
Decisiones en comits
Controlar
Demasiado o demasiado poco
Incapacidad para decir no
Incapacidad para gestionar interrupciones
Pasar de alto el bajo rendimiento
Falta de informacin
Falta de indicadores e informes de progreso
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Los buenos directivos y especialmente los que se organizan bien y
gestionan bien su tiempo, muestran los aspectos contrarios a los
mencionados, y slo de esta forma consiguen ser gerentes eficaces.
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3. Objetivos en la gestin del tiempo
3.1 Equilibrio entre vida laboral y personal
Una vez que conocemos lo que es el tiempo y cules son los signos
de mala gestin del tiempo, llega el momento de plantearnos cules
deben ser nuestros objetivos en la gestin del tiempo.
Tendramos que preguntarnos el tiempo que necesitaramos para
hacer todo lo que deseamos hacer en esta vida. Aunque nos gustara
disponer de todo el tiempo del mundo, es una realidad el hecho de
que ello nunca va a ser posible. Aunque necesitemos ms tiempo,
nunca vamos a conseguirlo.
Lo nico que podemos hacer es tratar de aprovechar nuestro tiempo,
el tiempo que realmente tenemos, y el nico del cual podemos
disponer. Para ello tenemos que adoptar una disciplina, lo mismo que
para conseguir otras muchas cosas en esta vida, que nos permita ese
ptimo aprovechamiento de nuestro tiempo.
La mayora de las personas son por naturaleza indisciplinadas y es
esa indisciplina la que les hace perder oportunidades en esta vida.
Esta indisciplina viene en muchos casos motivada por una actitud de
dejarse arrastrar por las circunstancias, de no plantar cara a los
acontecimientos. Es mucho ms cmodo el ser reactivo que el
adoptar una actitud preactiva, que adelantarnos a los
acontecimientos. Es ms incmodo y requiere ms esfuerzo el dirigir
y liderar en lugar de ser liderados y dirigidos.
Una adecuada disciplina nos va a permitir aprovechar plenamente
nuestro tiempo y as poder enfrentarnos a una serie de circunstancias
que nos impiden una buena gestin de nuestro tiempo y que iremos
viendo progresivamente.
Lo primero que debemos hacer es plantearnos el alcanzar un
adecuado equilibrio entre la vida personal y la vida familiar. No todo
en esta vida es trabajar. El trabajo es muy importante, pero la
mayora de las veces no deja de ser un medio de alcanzar otras
metas en la vida, en el plano familiar, en el plano personal.
Debemos pues cuestionarnos como nos gustara repartir nuestro
tiempo atendiendo al esquema siguiente:
Qu porcentaje de mi tiempo le quiero dedicar al trabajo?
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Qu porcentaje de mi tiempo le quiero dedicar a la familia, a los
amigos?
Qu porcentaje de mi tiempo le quiero dedicar a mi mismo?
En el fondo lo que deseamos en esta vida es tener xito. El xito es
logro progresivo de unos objetivos a travs del esfuerzo. Es por ello
que debemos ser capaces de plantearnos nuestros objetivos en la
vida en trminos de:
Qu es para m el xito personal? Cules deberan ser mis objetivos
al respecto?
Qu es para m el xito profesional? Cules deberan ser mis
objetivos al respecto?
3.2 Reparto del tiempo en la vida laboral
Nuestra jornada laboral se caracteriza da a da por una serie de
cosas que tenemos que hacer: revisar el correo as como el correo
electrnico y contestarlo, contestar el telfono, asistir a reuniones,
atender visitas y. realizar nuestro trabajo.
Y cunto tiempo nos queda disponible para hacer realmente nuestro
trabajo, el trabajo que se supone que debemos hacer y por el cual
nos han contratado, el trabajo que realmente aporta valor a nuestra
empresa, el trabajo que mejora la eficacia de nuestra empresa?
trabajo
familia
uno mismo
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El siguiente grfico muestra cmo puede ser el reparto real del
tiempo de trabajo de una persona entre correo (y correo electrnico),
telfono, reuniones y trabajo propiamente dicho (que tambin puede
requerir, y ah est incluido, el uso del correo, del telfono, de las
reuniones, etc.).
Cmo es ese reparto del tiempo en nuestro caso?
Muy posiblemente tambin a nosotros nos puede suceder que
dediquemos la mayor parte de nuestra jornada laboral a realizar una
serie de cosas que nos distraen de lo que es fundamental, el realizar
nuestro propio trabajo. Tal vez en el mejor de los casos le
dediquemos un tercio de nuestra jornada laboral a ese trabajo. Nos
es mucho tiempo, y ello indica que no estamos gestionando
adecuadamente nuestro tiempo. Ello indica que estamos malgastando
nuestro tiempo. Ello indica que no somos eficaces.
Y cunto tiempo deberamos dedicar idealmente a realizar ese
trabajo? Cunto tiempo le deberamos dedicar a todas esas
actividades, que siendo a veces necesarias, aportan menos valor y
nos distraen de nuestros objetivos?
El grfico a continuacin muestra cmo debera ser el reparto ideal
del tiempo de trabajo de una persona entre correo (y correo
electrnico), telfono, reuniones y trabajo propiamente dicho.
correo
telefno
reuniones
trabajo
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Cmo nos gustara que fuese ese reparto del tiempo en nuestro
caso?
Muy probablemente encontraremos diferencias entre lo que nos
gustara fuese el reparto ideal del tiempo en nuestra jornada laboral y
entre lo que realmente ste es. Habr personas, normalmente las
menos, que encontrarn pequeas diferencias. Habr personas,
normalmente las ms, que encontraran diferencias importantes.
La existencia de diferencias lo que indica es una mala utilizacin del
tiempo de trabajo. Una baja eficacia laboral. Y deberamos hacer algo
al respecto. En los prximos captulos vamos a ir viendo qu es lo
que podemos hacer al respecto para afrontar esa situacin.
correo
telefno
reuniones
trabajo
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4. Principios para una buena gestin del tiempo
Existen una serie de principios que nos ayudan a gestionar bien
nuestro tiempo y que son los siguientes:
1. Establecer objetivos a corto, medio y largo plazo.
2. Asignar correctamente prioridades (separar las tareas urgentes
de las importantes).
3. Analizar como utilizamos el tiempo (comprender lo que nos
hace perder el tiempo) y aprender a tomar el control de nuestro
tiempo mediante una adecuada organizacin.
4. Programar nuestro tiempo (planificar cada jornada y
comprometernos a cumplir la agenda).
5. Identificar y neutralizar a los ladrones del tiempo.
6. Programar nuestro ciclo de energa.
Vamos a analizar cada uno de estos principios de manera individual.
Empecemos con el primero Establecer objetivos a corto, medio y
largo plazo.
A diario hacemos cientos de elecciones, por ejemplo, nos levantamos
o esperamos un poco ms en la cama, etc. Al final del da nuestras
elecciones, algunas buenas, otras malas, van a configurar
ineludiblemente nuestro tiempo.
Si no queremos que nuestras elecciones sean slo actos al azar,
tenemos que fijarnos unos objetivos. Esos objetivos una vez definidos
van a permitir el que tengamos control de nuestro tiempo.
Como ya dijimos anteriormente, y ahora volvemos a repetir, cuando
uno decide que hacer con su tiempo, toma el control de su vida en
sus manos. Cuando no lo hace as, son los dems los que controlan la
controlan.
El segundo principio es Asignar correctamente prioridades.
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Una vez que tenemos definidos nuestros objetivos hay que decidir las
prioridades que les damos. Todo el mundo entiende que primero se
debera hacer lo ms importante o tal vez lo ms urgente?
Bueno, muchas veces confundimos lo importante con lo urgente y es
necesario diferenciarlos bien, de lo contrario nunca se conseguirn
los objetivos importantes a largo plazo. No hay necesariamente que
sacrificar la importancia a largo plazo por la urgencia a corto plazo.
Los asuntos segn su importancia y urgencia se pueden clasificar de
acuerdo con el siguiente grfico:
Cuadrantes de prioridades en la gestin del tiempo
I m p o r t a n t e
U r g e n t e
Podemos distinguir cuatro cuadrantes, el de asuntos urgentes e
importantes, el de asuntos urgentes pero no importantes, el de
asuntos importantes pero no urgentes, y por ltimo el de asuntos ni
urgentes ni importantes.
Con qu cuadrante debemos prioritariamente proceder? No existe
duda alguna de que lo primero que hay que acometer son los asuntos
urgentes e importantes, y despus?
Todo va a depender de lo que entendamos por urgente. Para una
persona una cosa puede ser urgente y para otra tal vez no. La
urgencia es en muchas ocasiones algo subjetivo y esa subjetividad se
traslada como algo de vida o muerte, cuando en realidad en muchas
ocasiones no lo es. Muchas cosas urgentes acaban finalmente no
sindolo y si todo es urgente, al final puede que lo sea pero acaban
recibiendo el tratamiento de ordinario.
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El siguiente grfico muestra cmo podran ser las prioridades:
Cuadrantes de prioridades en la gestin del tiempo
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Urgente No Urgente
Importante
No importante
Posiblemente en segundo lugar deberamos acometer los asuntos
urgentes (si realmente pensamos objetivamente que son urgentes)
pero no importantes. A continuacin vendran en tercer lugar los
asuntos importantes pero no urgentes y por ltimo los ni urgentes ni
importantes.
Si procedemos de esta manera, es decir asignando a los asuntos un
cuadrante en funcin de su urgencia y su importancia, seremos
capaces de establecer prioridades que sin ninguna dudad nos
ayudarn a una ms eficaz gestin de nuestro tiempo.
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5. Buenos consejos para una gestin eficaz del tiempo
Veamos una serie de consejos que pueden ser muy tiles para
garantizar una eficaz gestin del tiempo.
Tener claro qu es lo que se quiere hacer. Si se quiere hacerlo
todo, se puede tener la sensacin de que no se puede hacer
nada.
Planificar el trabajo y establecer prioridades.
Dividir los grandes trabajos en tareas manejables. No se puede
hacerlo todo a la vez.
Evitar las interrupciones.
Ser selectivo con personas y reuniones.
Evitar el desorden y la desorganizacin de papeles en la mesa.
Evitar la perfeccin innecesaria. Simplificar y ser pragmtico.
No dejar las cosas para maana.
Agrupar tareas segn las capacidades requeridas. Ser
consciente del propio ciclo de energa.
Utilizar eficazmente la tecnologa
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Prometer menos y cumplir ms.
Aprender a decir no a tiempo.
Comenzar temprano la jornada si es posible.
Ser puntual.
Aprender a delegar.
Hacer seguimiento de los progresos propios.
Mantener los ojos abiertos para encontrar atajos. No hay por
qu hacer las cosas como siempre.
Ponerse hora para irse a casa.
Programar las actividades de ocio.
No olvidarse de descansar
y recordar siempre el dicho de .
Nunca encontrars tiempo para nada.
Si necesitas tiempo..... tienes que crertelo.