Aprendizaje de Fmp12

FileMaker
Pro 12
Tutorial

2007 - 2012 FileMaker, Inc. Reservados todos los derechos.
FileMaker, Inc.
5201 Patrick Henry Drive
Santa Clara, California 95054
FileMaker y Bento son marcas comerciales de FileMaker, Inc. registradas en los EE. UU. y en otros pases. El logotipo de
la carpeta de archivos y el logotipo de Bento son marcas comerciales de FileMaker, Inc. Las dems marcas comerciales
pertenecen a sus respectivos propietarios.
La documentacin de FileMaker est protegida por derechos de autor. Se prohbe la realizacin de copias no autorizadas
o la distribucin de esta documentacin sin el consentimiento por escrito de FileMaker. Esta documentacin slo puede
utilizarse con una copia del software de FileMaker que tenga una licencia vlida.
Las personas, compaas, direcciones de correo electrnico y direcciones URL mencionadas en los ejemplos son
puramente ficticias, y cualquier parecido con personas, compaas, direcciones de correo electrnico y direcciones URL
reales es mera coincidencia. Los crditos aparecen en los documentos de agradecimientos que acompaan a este
software. La mencin de productos y direcciones URL de terceros es meramente informativa y no representa ningn tipo
de garanta ni recomendacin. FileMaker, Inc. no asume ninguna responsabilidad respecto al rendimiento de estos
productos.
Para obtener ms informacin, visite nuestro sitio Web en http://www.filemaker.com/es/.
Edicin: 01

Contenido
Leccin 1Nociones bsicas de
FileMaker Pro 7
Cmo utilizar este tutorial 7
Dnde encontrar los archivos del ejemplo 8
Conceptos de bases de datos 8
Qu es una base de datos? 8
Por qu usar una base de datos? 8
Cmo se organiza una base de datos? 8
Cmo se muestran los datos de los campos? 9
Nociones bsicas de FileMaker Pro 9
Acerca de los modos de FileMaker Pro 9
Para obtener ms informacin 10
Leccin 2
Visualizacin de la informacin 11
Cmo abrir una base de datos y desplazarse por los registros 11
Cmo visualizar la informacin de distintas formas 12
Cmo ver una presentacin diferente 13
Cmo visualizar las presentaciones como formularios, listas y tablas 15
Explorar la barra de herramientas de estado y la barra de presentacin 16
Averige la funcin de cada botn en la barra de herramientas de estado 16
Personalizar la barra de herramientas de estado 16
Cmo guardar una copia del archivo de ejemplo 17
Leccin 3
Bsqueda y ordenacin de registros 18
Utilizar la bsqueda rpida para buscar en una base de datos 18
Bsqueda de registros segn criterios de un campo nico 19
Bsqueda de registros segn criterios de diferentes campos 20
Bsqueda de registros que coincidan con distintos criterios en el mismo campo 20
Bsqueda de registros que coincidan con un rango de criterios en el mismo campo 21
Reduccin de la bsqueda 22
Guardar una solicitud de bsqueda para utilizar ms adelante 23
Buscar los registros con una bsqueda guardada 23
Ordenacin del conjunto encontrado 23
Aadir un nuevo registro en la Vista lista 25
Leccin 4
Creacin de una base de datos e introduccin de registros 26
Crear una base de datos sencilla 26
Acerca de los campos 26
Cmo crear una base de datos 26
4

Entrada de datos en la base de datos 28
Creacin del primer registro 28
Creacin de otro registro 28
Copiar datos mediante arrastrar y dejar 28
Modificacin de los datos de un registro 29
Introducir datos en la Vista Formulario 29
Eliminar un registro 29
Insertar un archivo en un campo contenedor 29
Leccin 5
Personalizacin del aspecto 31
Acerca de presentaciones y tablas 31
Acerca de la personalizacin de presentaciones 31
Examinar las herramientas de presentacin y el Inspector 31
Cambio de tamao, desplazamiento y adicin de campos 33
Seleccin y cambio de tamao de campos 33
Desplazamiento de un campo 33
Adicin de un campo 34
Adicin de un panel de pestaas 35
Visualizacin de un nmero como moneda 36
Cambio del tamao y color del texto 37
Adicin de un grfico a la presentacin 38
Leccin 6
Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo 39
Creacin de una lista en columnas 39
Creacin de etiquetas de correo 40
Acerca de las presentaciones de etiquetas 40
Creacin de una presentacin de etiquetas 40
Creacin de una carta modelo 42
Acerca de las presentaciones de cartas modelo 42
Creacin de una presentacin de una pgina en blanco 42
Personalizacin de la carta con el nombre de la empresa 45
Adicin de la despedida 45
Leccin 7
Simplificacin de la entrada de datos 46
Entrada de datos utilizando listas de valores 46
Definicin de una lista de valores 46
Asignacin de una lista de valores a un campo y visualizacin como botones circulares 47
Generacin de valores con un campo de clculo 48
Creacin de un campo de clculo 48
Prueba del clculo 50
Introduccin automtica de un nmero secuencial 50
Creacin de un campo para nmeros de serie 50
5

Leccin 8
Automatizacin de tareas con botones y guiones 52
Realizacin de una tarea utilizando un botn 52
Creacin del botn 52
Realizacin de una serie de tareas utilizando un guin 53
Guiones 53
Creacin de un guin para obtener una vista previa de Presentacin de etiquetas 53
Asignacin de un guin a un botn 54
Cambio de nombre del botn 55
Prueba del botn 55
Leccin 9
Creacin y ejecucin de informes 56
Acerca de los informes de sumario 56
Crear un informe dinmico en la Vista Tabla 56
Analizar los datos en la Vista Tabla 56
Ocultar datos no necesarios en el informe 57
Agrupe y organice los datos y defina un campo de sumario. 57
Etiquetar datos agrupados y eliminar valores de datos duplicados 58
Use un asistente para crear un informe con datos agrupados y totales 59
Acerca de las presentaciones para informes de subsumario 59
Crear un informe subsumario con totales 60
Guardado y envo de un informe como archivo PDF 66
Leccin 10
Generacin de datos 68
Crear un grfico circular 68
Leccin 11
Cmo hacer bases de datos relacionales 70
Visualizacin de un registro relacionado en un archivo 70
Definicin de una relacin con otra tabla 70
Visualizacin de los datos de un registro relacionado 71
Visualizacin de una lista de registros relacionados 72
Creacin de un portal para visualizar los registros coincidentes 72
Adicin de campos y formato al portal 73
6

Leccin 12
Compartir e intercambiar datos 75
Acerca de compartir datos 75
Habilitar la posibilidad de compartir FileMaker a travs de la red 75
Abrir un archivo remoto 77
Desactivar el uso compartido de la red FileMaker 78
Acerca del intercambio de datos 78
Guardado y envo de datos 79
Formatos de archivo de importacin/exportacin admitidos 79
Acerca de la importacin de datos 79
Importacin de datos al archivo de ejemplo 79
Leccin 13
Proteccin de los datos en FileMaker Pro 82
Creacin de una cuenta y una contrasea 82
Acerca de las cuentas 82
Creacin de un conjunto de privilegios 84
Acerca de los conjuntos de privilegios 84
Creacin de un conjunto de privilegios personalizado 85
Leccin 14
Copias de seguridad de bases de datos 87
Cmo realizar una copia de seguridad de las bases de datos 87
Cundo realizar la copia de seguridad 88
Leccin 1 Nociones bsicas de
FileMaker Pro
Bienvenido al tutorial FileMaker
Pro. Este tutorial muestra cmo puede gestionar la informacin

en FileMaker Pro.
Aprender a utilizar el software de FileMaker Pro para realizar las acciones siguientes:
1 ubicar y ordenar informacin
1 crear e introducir registros en una base de datos sencilla
1 crear etiquetas de correo
1 crear clculos, botones y guiones
1 crear y ejecutar informes
1 mostrar datos de forma grfica en un grfico
1 crear relaciones entre tablas de bases de datos de FileMaker Pro
1 aprender a compartir archivos con otros usuarios de su red o a travs de Internet
1 proteger la informacin de su base de datos asignando conjuntos de privilegios y cuentas
de usuario y realizando copias de seguridad de sus bases de datos
Este tutorial se realiza en cinco horas aproximadamente y puede realizarse en una sola sesin
o en varias.
Cmo utilizar este tutorial
Estas lecciones se basan en la base de datos de clientes de una empresa ficticia denominada
Pastelera favorita. Los clientes pueden abonar una tasa anual para obtener un descuento en
todos los pedidos. Pastelera favorita utiliza FileMaker Pro para realizar un seguimiento de los
nombres y las direcciones de los clientes y el estado de inscripcin al programa de descuento,
adems de para generar etiquetas y cartas modelos a fin de ponerse en contacto con los clientes.
Debe completar las lecciones siguiendo el orden que aqu se presenta ya que es necesario
comprender los conceptos de las primeras lecciones para entender las siguientes. El archivo de
ejemplo en el que trabaja ir progresando conforme avance a travs de las diversas lecciones.
Se asume que est familiarizado con el sistema operativo del ordenador. Es esencial que para
completar este aprendizaje sepa realizar determinadas actividades en su sistema operativo,
como abrir archivos o localizar carpetas.
Debido a que el uso de FileMaker Pro es la manera ms efectiva de conocer la aplicacin, cada
leccin ofrece una actividad prctica diseada para guiarle por los mens, las pantallas y los
conceptos paso a paso.
Leccin 1 | Nociones bsicas de FileMaker Pro 8
El archivo incluido en este aprendizaje est diseado para mostrar las funciones de FileMaker Pro
y, por ello, es posible que no pueda utilizarse como plantilla para realizar ms tareas.
FileMaker Pro incluye tambin soluciones iniciales. Para crear una base de datos mediante la
solucin inicial de FileMaker Pro, seleccione el men Archivo > Nueva desde solucin inicial.
Nota Algunos procedimientos hacen referencia a un men abreviado. Para mostrar un men
abreviado (o contextual), haga clic con el botn derecho del ratn (o pulse la tecla Control y haga
clic) en un objeto o rea y aparecer una lista de comandos. Puede utilizar el Panel de control
(Windows) o las Preferencias del sistema (Mac OS) para configurar el ratn, el panel tctil o el
dispositivo de entrada. Por ejemplo, puede configurar un botn secundario en el ratn o una
funcin de pulsacin secundaria en un panel tctil.
Dnde encontrar los archivos del ejemplo
El archivo de ejemplo contiene datos de la Pastelera favorita y le ofrece la oportunidad de
practicar la creacin de los elementos de la base de datos que se describen en cada leccin.
Si necesita empezar de nuevo, sustituya el archivo de ejemplo existente por una nueva copia.
Si se instal el archivo de ejemplo, ste se encuentra en:
FileMaker Pro12/Extras espaol/Aprendizaje
o
FileMaker Pro 12 Advanced/Extras espaol/Aprendizaje
Tambin puede descargar el archivo de ejemplo desde el sitio web de FileMaker:
www.filemaker.com/es/support/index.html.
Conceptos de bases de datos
Qu es una base de datos?
Una base de datos es un mtodo de organizacin y anlisis de la informacin. Probablemente ha
utilizado varias bases de datos recientemente sin darse cuenta de ello. Una libreta de fechas, una
lista de piezas e incluso su libreta de direcciones son bases de datos.
Por qu usar una base de datos?
El almacenamiento de informacin en un archivo de base de datos tiene muchas ventajas. Una
base de datos no slo contiene informacin, sino que ayuda a organizar y analizar la informacin
de maneras diferentes. Por ejemplo, las bases de datos permiten agrupar informacin para
informes, ordenarla para etiquetas de correo, recontar el inventario o buscar una factura concreta.
Las bases de datos informatizadas ofrecen muchas ventajas sobre sus homlogas basadas en
papel: velocidad, fiabilidad, precisin y la posibilidad de automatizar muchas tareas repetitivas.
Cmo se organiza una base de datos?
Un archivo de base de datos se organiza en una o varias tablas. Las tablas almacenan registros.
Cada registro es un conjunto de campos.
Imagine que su libreta de direcciones es un archivo de base de datos de FileMaker Pro. Cada
una de las direcciones contenida en la libreta es un registro de una tabla Libreta de direcciones.
Cada registro tiene informacin como nombre, direccin, poblacin, etc. Cada uno de estos
datos nombre, direccin y poblacin se almacena en un campo independiente.
Cmo se muestran los datos de los campos?
FileMaker Pro muestra los campos en presentaciones. Cada presentacin se basa en una nica
tabla y muestra los registros de dicha tabla.
Imagine que su base de datos consta de una tabla Tareas y una tabla Libreta de direcciones.
Una presentacin basada en la tabla Libreta de direcciones mostrar los campos y registros de
la tabla Libreta de direcciones. Una presentacin basada en la tabla Tareas mostrar los campos
y registros de la tabla Tareas.
Nociones bsicas de FileMaker Pro
FileMaker Pro es una aplicacin compatible con mltiples plataformas. Archivos creados en un Mac
se pueden abrir con FileMaker Pro en un ordenador que ejecute Windows, y viceversa. Tambin
puede utilizar FileMaker Go para mostrar los archivos de FileMaker Pro en un iPad o iPhone, o utilice
un navegador Web para mostrar los archivos publicados en la Web.
A diferencia de la mayora de los procesamientos de textos o los programas de hojas de clculo,
FileMaker Pro guarda el trabajo inmediatamente. Por ello, es importante que tenga cuidado al
llevar a cabo acciones como, por ejemplo, al realizar cambios en los archivos, sobre todo, al
eliminar registros. Una vez eliminados los registros, estos desaparecen de la base de datos.
Tal y como se indica en leccin 14, debera hacer copias de seguridad de los archivos de forma
regular. Las copias de seguridad pueden ahorrarle muchas horas de trabajo innecesario y
preocupaciones en el supuesto de que los archivos se pierdan o daen, o los registros se eliminen
involuntariamente.
Acerca de los modos de FileMaker Pro
Cuando trabaja en FileMaker Pro, lo hace en uno de los cuatro modos.
1 Utilice el modo Visualizar para introducir datos y ver registros.
1 Utilice el modo Buscar para ubicar un registro o un grupo de registros.
1 Utilice el modo Presentacin para especificar la apariencia de la informacin en la pantalla y
cundo imprimirla.
1 Utilice el modo Vista previa para ver el aspecto de las pginas antes de imprimirlas.
Una vez que ha abierto una base de datos, puede cambiar de un modo a otro por medio del men
Vista, los botones de la barra de herramientas de estado y la barra de presentacin o el men
emergente de modo, situado en la parte inferior de la ventana de la aplicacin.
Para obtener ms informacin
Para obtener ms informacin sobre los conceptos bsicos de FileMaker Pro, consulte los
captulos 1 y 2 de la Gua del usuario de FileMaker Pro.
Tambin puede encontrar informacin completa y pormenorizada sobre procedimientos y
conceptos en la Ayuda de FileMaker Pro. Para tener acceso a la Ayuda de FileMaker Pro,
seleccione el men Ayuda > Ayuda de FileMaker Pro.
Para acceder al Centro de recursos de FileMaker en Internet, seleccione el men Ayuda del >
Centro de recursos.
Utilice el men emergente de
modo para cambiar de modo
Utilice los botones de la
barra de herramientas de
estado y de la barra de
presentacin para cambiar
de modo
Leccin 2
Visualizacin de la informacin
Los datos se visualizan, introducen o cambian en el modo Visualizar. Este es el modo ms sencillo
de interactuar con la base de datos.
En esta leccin:
1 abrir una base de datos que ya contiene datos
1 se desplazar entre registros
1 visualizar la informacin de diversas formas cambiando presentaciones
1 ver las diferencias entre las Vistas formulario, lista y tabla
1 explorar la barra de herramientas de estado
1 guardar una copia de la base de datos
Cmo abrir una base de datos y desplazarse por los registros
Para abrir la base de datos de ejemplo:
1. Abra la carpeta Aprendizaje en el disco duro. Para obtener informacin acerca de la ubicacin
de la carpeta del tutorial, consulte en el Dnde encontrar los archivos del ejemplo en la
pgina 8.
2. Abra el archivo Ejemplo.fmp12.
1 La base de datos est en modo Visualizar. FileMaker Pro toma por defecto el modo
Visualizar cuando se abre una base de datos.
1 La barra de herramientas de estado muestra la existencia de 29 registros en la base
de datos de ejemplo. Se muestra el primero de ellos.
Leccin 2 | Visualizacin de la informacin 12
3. Haga clic en la pgina derecha del icono del libro cada vez que desee avanzar un registro y
haga clic en la pgina izquierda cada vez que desee retroceder un registro.
4. Arrastre la barra de desplazamiento hacia la derecha y sultela para desplazarse hacia delante
varios registros. Arrastre la barra de desplazamiento hacia la izquierda y sultela para
retroceder varios registros.
Adems, puede hacer clic en el nmero de registro actual, escribir el nmero de registro que
desee y a continuacin, pulsar Intro (Windows) o Retorno (Mac OS) para ir a un registro
concreto en la base de datos.
Consejo El men Registros tambin proporciona comandos para desplazarse entre los
registros. Seleccione el men Registros > Ir al registro y elija entre Siguiente, Anterior o Ir a.
Cmo visualizar la informacin de distintas formas
Aunque introduzca una sola vez la informacin en FileMaker Pro, puede utilizar esa informacin
de distintas formas. Las presentaciones permiten visualizar algunos o todos los campos.
Como no es necesario ver todos los campos en cada presentacin, stas son una herramienta
eficaz para imprimir o para trabajar simplemente con la informacin que necesite para llevar a
cabo una tarea concreta.
Registro que se muestra actualmente Nmero total de registros
Icono de libro
Barra de desplazamiento
El men emergente de modo
muestra el modo actual
Cmo ver una presentacin diferente
Para ver algunas de las presentaciones posibles, utilice el archivo que acaba de abrir.
1. Haga clic en el men emergente de presentaciones, situado en la barra de presentacin.
Aparece una lista que muestra las presentaciones disponibles en este archivo.
La marca de verificacin situada junto a la presentacin Entrada de datos indica la
presentacin actual. En la presentacin Entrada de datos se muestra la mayora de los campos
de la tabla Clientes.
Steve Williams
789 Ninth Avenue
Nueva York, NY 10001
Juanita Alvarez 555-1234
Michelle Cannon 555-1234
Andre Common 555-1234
Marie Durand 555-1234
Jean Durand 555-1234
William Johnson 555-1234
John Lee 555-1234
Patrick Murphy 555-1234
Le Nguyen 555-1234
Kentaro Ogawa 555-1234
Mary Smith 555-1234
John Smith 555-1234
Sophie Tang 555-1234
Steve Williams 555-1234
Betty Wilson 555-1234
Listn telefnico
Estimado Steve,
Gracias por realizar un pedido en la Pastelera
favorita. Valoramos su confianza y nos
complace tener la oportunidad de atenderle.
Si tiene alguna duda acerca de su pedido, no
dude en ponerse en contacto con nosotros.
Deseamos que el servicio sea de su agrado.
Atentamente,
John Lee
Se pueden organizar los mismos datos de forma diferente con varias presentaciones
Men emergente de
presentaciones
Campos
2. Elija la presentacin Lista de tipos de clientes en el men emergente Presentacin.
Esta presentacin muestra cada registro como una fila en una lista distribuida en columnas.
Observe que la presentacin Lista de tipos de clientes contiene slo cuatro de los campos que
estaban presentes en la presentacin Entrada de datos. Dado que esta presentacin contiene
un menor nmero de campos, algunos de los datos no se muestran. No obstante, no se ha
eliminado ningn dato de la base de datos.
3. Vaya al men desplegable de presentaciones y vuelva a la presentacin Entrada datos. No se
ha perdido ningn dato.
La presentacin Lista de tipos de clientes muestra slo cuatro de los campos presentes en la presentacin Entrada de datos
Cmo visualizar las presentaciones como formularios, listas y tablas
Puede visualizar las presentaciones de tres formas diferentes: como un formulario, como una lista
y como una tabla.
1 Ver como formulario muestra la presentacin actual con un registro cada vez.
1 Ver como lista muestra la presentacin actual como una lista, con un registro debajo de otro.
1 Ver como tabla muestra muchos registros a la vez en una cuadrcula.
Por lo general, las presentaciones pueden cambiarse entre la Vista Formulario, Tabla y Lista
mientras la base de datos se encuentra en el modo Visualizar.
Cambie entre la Vista Formulario, Tabla y Lista en la misma presentacin para ver las diferencias entre
ellas.
1. En el archivo de ejemplo, cambie a la presentacin Lista de tipos de clientes. Puede ver
muchos registros en forma de lista.
2. Haga clic en Vista Formulario en la barra de presentacin.
Ahora puede ver un nico registro, que se muestra en la misma presentacin. Slo ha
cambiado la opcin de visualizacin.
3. Haga clic en Vista Tabla en la barra de presentacin.
La funcin Vista como tabla le permite visualizar muchos registros a la vez en forma de
cuadrcula.
Vista Formulario
Vista Tabla
Vista Lista
La presentacin Lista de tipos de clientes, vista como un formulario, despus como una tabla y, finalmente, como una lista
4. Haga clic en Vista Lista en la barra de presentacin para regresar a la Vista lista.
Desplcese hacia abajo para ver ms registros en la Vista Lista.
Explorar la barra de herramientas de estado y la barra de presentacin
La barra de herramientas de estado situada en la parte superior de la ventana de FileMaker Pro
le permite acceder rpidamente a los comandos de men que utiliza habitualmente en
FileMaker Pro. Los botones predeterminados de la barra de herramientas varan en funcin
del modo en el que se encuentre. Puede aadir y eliminar botones para personalizar la barra
de herramientas de estado en cualquier modo. La barra de presentacin situada bajo la barra
de herramientas de estado le permite cambiar de presentaciones y vistas rpidamente.
Otros controles de la barra de presentacin varan segn el modo en que se encuentre.
Averige la funcin de cada botn en la barra de herramientas de estado
1 Mueva el cursor sobre los botones de la barra de herramientas de estado.
Aparecer informacin sobre la herramienta de cada botn, en la que se describe su uso.
Personalizar la barra de herramientas de estado
Puede utilizar la barra de herramientas de estado tal cual o aadir y eliminar botones.
Para aadir un botn a la barra de herramientas de estado:
1. Haga clic en el men Vista > Personalizar barra de herramientas de estado.
2. Realice una de las opciones siguientes:
1 Windows: En el cuadro de dilogo, seleccione la pestaa Comandos.
1 Mac OS: contine con el paso 3.
3. Arrastre Imprimir desde la Lista de comandos (Windows) o desde el cuadro de dilogo
(Mac OS) hasta la barra de herramientas de estado.
Para eliminar un botn desde la barra de herramientas de estado:
1 Arrastre el botn Ordenar desde la barra de herramientas de estado hasta el cuadro de
dilogo.
Barra de herramientas
de estado
Barra de
presentacin
Barra de herramientas de estado y barra de presentacin en modo Visualizar
Para restablecer la barra de herramientas y que muestre solamente los botones
predeterminados:
1 Windows: En la pestaa Barras de herramientas, seleccione Barra de herramientas
de estado, haga clic en Restablecer y, a continuacin, en Aceptar.
1 Mac OS: Arrastre el juego de botones predeterminado que aparece en la parte inferior
del cuadro de dilogo hasta la barra de herramientas de estado.
Se elimina el botn Imprimir y se restablece el botn Ordenar.
2. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar (Windows) o Hecho (Mac OS) en el cuadro
de dilogo.
Cmo guardar una copia del archivo de ejemplo
En las prximas lecciones, utilizar una copia del archivo de ejemplo.
Para guardar una copia del archivo de ejemplo:
1. Seleccione el men Archivo > Guardar una copia como.
2. Seleccione la carpeta del Tutorial para que la copia se guarde en ella.
Ejemplo Copia.fmp12 aparecer automticamente como nombre de archivo.
3. Haga clic en Guardar.
4. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo de ejemplo original; para ello, seleccione
el men Archivo > Cerrar.
Ha abierto una base de datos, ha visualizado los registros, ha cambiado entre presentaciones y
ha conocido las diferencias entre las vistas de formulario, lista y tabla, y ha explorado la barra de
herramientas de estado y la barra de presentacin. Asimismo, ha creado una copia de una base
de datos que contiene los datos. Si desea obtener ms informacin sobre la visualizacin de
informacin en FileMaker Pro, consulte el captulo 2 de la Gua del usuario de FileMaker Pro.
Leccin 3
Bsqueda y ordenacin de registros
Una base de datos es un conjunto de registros. A veces trabajar con todos los registros de la
base de datos (por ejemplo, al enviar por correo un catlogo anual a cada cliente). Sin embargo,
a menudo trabajar con un subconjunto de la base de datos: personas de una determinada
ciudad, por ejemplo, o registros encuadrados en un margen concreto de fechas.
En FileMaker Pro, este proceso de bsqueda de registros que coincidan con un criterio concreto
se llama buscar registros. Una vez que haya encontrado los registros con los que desee trabajar,
podr cambiar el orden. Puede ordenar los registros en orden ascendente o descendente.
En esta leccin:
1 utilizar el modo Visualizar para encontrar registros que contengan:
1 datos coincidentes en cualquier campo con la opcin de bsqueda rpida
1 datos coincidentes en un campo nico
1 utilizar la opcin Bsqueda para:
1 encontrar registros que tengan datos coincidentes en mltiples campos concretos
1 buscar registros que coincidan con un rango de datos
1 reducir las bsquedas omitiendo registros
1 realizar una peticin de bsqueda, la modificar y utilizar la nueva bsqueda para
localizar diferentes registros
1 ordenar los registros en orden ascendente (de la a a la z) y aadir un nuevo registro
al tipo de ordenacin
Nota Antes de comenzar esta leccin, compruebe que dispone del archivo Ejemplo Copia.fmp12.
Para obtener informacin sobre cmo acceder a la carpeta Aprendizaje y realizar una copia del
archivo Ejemplo.fmp12, consulte la leccin 2.
Utilizar la bsqueda rpida para buscar en una base de datos
La bsqueda rpida le proporciona un modo fcil de buscar en todos los campos en la
presentacin actual.
Busque todos los registros de los clientes con el nombre John que residan en el Reino Unido.
1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12 ubicado en la carpeta Aprendizaje.
La base de datos se encuentra en modo Visualizar y la presentacin activa es Entrada de datos.
Puede usar la bsqueda rpida para buscar texto comn en diferentes campos de una base
de datos.
2. Escriba John Reino Unido en el cuadro de texto de bsqueda situado en la esquina superior
derecha de la barra de herramientas de estado.
Si no ve el cuadro de bsqueda, ample la ventana de FileMaker Pro.
Escriba el texto que desea que encontrar aqu
Leccin 3 | Bsqueda y ordenacin de registros 19
3. Pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).
El resultado de la bsqueda rpida es el conjunto encontrado. El grfico circular de la barra de
herramientas de estado muestra el conjunto encontrado como una parte de todos los registros
de la base de datos.
4. Haga clic en el icono del libro o en la barra de desplazamiento para visualizar los dos registros
del conjunto encontrado.
Su bsqueda rpida devolvi resultados para John Lee (campo Nombre) de Johns Circle
(campo Domicilio 1) ubicado en el Reino Unido (campo Pas) y William Johnson (campo
Apellidos) ubicado en el Reino Unido (campo Pas), pero no John Smith, cuyo registro no
contiene el texto "Reino Unido" en ningn campo. Este tipo de bsqueda se denomina
habitualmente como una bsqueda AND, ya que los registros deben contener tanto John
como Reino Unido.
Bsqueda de registros segn criterios de un campo nico
Puede utilizar un men abreviado para encontrar datos coincidentes en un campo concreto.
Ahora debe encontrar todos los clientes ubicados en la ciudad de Nueva York.
1. Haga clic en Mostrar todos en la barra de herramientas de estado para restaurar todos los
registros del conjunto encontrado.
Una vez ms, el grfico circular confirma que el conjunto encontrado contiene 29 registros.
Nota No es necesario hacer clic en Mostrar todos antes de realizar una bsqueda, ya que
FileMaker Pro busca de forma predeterminada los registros en toda la base de datos.
2. Arrastre la barra de desplazamiento hacia la izquierda para mostrar el primer registro de la base
de datos (Mary Smith ubicada en EE. UU.).
3. Haga clic con el botn derecho (Windows) o pulse la tecla Control mientras hace clic (Mac OS)
en el campo Ciudad.
4. En el men abreviado, elija Buscar registros coincidentes.
Nmero total de registros en la base de datos
Nmero de registros en el conjunto encontrado
Grfico circular
Seleccione Buscar
registros coincidentes
La peticin devuelve registros de cuatro clientes que viven en Nueva York. El grfico circula
muestra que el conjunto encontrado ha cambiado a cuatro registros.
5. Haga clic en el icono del libro o en la barra de desplazamiento para visualizar cada uno de los
cuatro registros del conjunto encontrado.
Bsqueda de registros segn criterios de diferentes campos
Puede buscar registros que coincidan con distintos criterios, por ejemplo, clientes que sean de
Estados Unidos y tambin clientes nuevos.
De nuevo debe crear una bsqueda AND. Para realizar una bsqueda AND en el modo
Bsqueda, escriba cada criterio de bsqueda directamente en el campo apropiado.
Para buscar todos los clientes que vivan en Estados Unidos y sean clientes nuevos:
1. Haga clic en Buscar en la barra de herramientas de estado.
FileMaker Pro cambia al modo Buscar. En el modo Buscar, cree una peticin de bsqueda
utilizando los campos marcados con un . Escriba los criterios que desea utilizar para la
bsqueda en los campos incluidos en dicha peticin.
2. Escriba EE.UU. en el campo Pas.
3. Escriba Nuevo en el campo Tipo de cliente.
4. Haga clic en Ejecutar bsqueda en la barra de herramientas de estado.
La peticin de bsqueda devuelve un conjunto encontrado de dos registros en relacin con los
dos nuevos clientes que residen en Estados Unidos.
Bsqueda de registros que coincidan con distintos criterios en el mismo
campo
A veces es necesario buscar registros que coincidan con ms de un criterio en un nico campo.
Por ejemplo, es posible que deba buscar todos los clientes de Nueva York o Londres. Este tipo
de bsqueda se suele llamar bsqueda OR, ya que el conjunto encontrado constar de registros
que coincidan con cualquiera de los criterios de bsqueda.
Para llevar a cabo una bsqueda OR en FileMaker Pro, ser necesario que utilice distintas
peticiones de bsqueda.
1 Escriba el primer criterio de bsqueda en el campo apropiado de la primera peticin de bsqueda.
1 Cree una segunda peticin de bsqueda e introduzca el segundo criterio en el mismo campo.
Cuando haga clic en el botn Ejecutar bsqueda, FileMaker Pro recupera todos los registros que
coincidan con cualquiera de los criterios introducidos.
Para buscar todos los clientes que viven en Nueva York o Londres:
1. Haga clic en Buscar en la barra de herramientas de estado.
2. Escriba Nueva York en el campo Ciudad.
Nmero de registros en este conjunto encontrado
3. Haga clic en Nueva peticin en la barra de herramientas de estado.
Fjese que la barra de herramientas de estado muestra que existen actualmente dos peticiones.
4. Escriba Londres en el campo Ciudad de esta segunda peticin.
5. Haga clic en Ejecutar bsqueda en la barra de herramientas de estado.
La peticin de bsqueda devuelve un conjunto encontrado de seis registros para los seis
clientes que residen en Nueva York o Londres.
Bsqueda de registros que coincidan con un rango de criterios en el
mismo campo
A veces desear buscar registros que coincidan con un rango de criterios dentro de un nico
campo. Por ejemplo, es posible que desee buscar todos los registros que estn dentro del periodo
de un mes, o localizar todas las facturas de ventas numeradas entre la nmero 500 y la 1000.
Para llevar a cabo este tipo de bsqueda en FileMaker Pro, se utiliza un smbolo de rango especial en
la peticin de bsqueda para especificar los lmites inferior y superior del criterio de bsqueda.
Para buscar los clientes que abonaron su tasa anual entre el 1 de enero de 2011 y el 30 de junio
de 2011:
1. Haga clic en Buscar.
2. Escriba 1/1/2011 en el campo Fecha de pago.
Nota FileMaker Pro utiliza el formato de fecha especificado en la configuracin del sistema,
por lo que el formato de fecha que ve e introduce puede ser diferente del formato que se
muestra en este tutorial.
3. En la barra de presentacin, haga clic en Operadores y seleccione rango de la lista.
Consejo Como opcin, puede escribir cualquier operador del men directamente en el campo
de bsqueda.
La peticin de bsqueda deber mostrar 1/1/2011... en el campo Fecha de pago.
Nmero de
Seleccione el rango
4. Inmediatamente despus de los puntos suspensivos (...), escriba 30/6/2011.
5. Haga clic en Ejecutar bsqueda.
La bsqueda devuelve seis registros, los de los seis clientes que abonaron las tasas dentro
de los seis primeros meses del ao 2011.
Reduccin de la bsqueda
A veces, es posible que necesite buscar registros que coincidan con ciertos criterios mientras
que al mismo tiempo se excluyan otros como, por ejemplo, buscar todos los registros que se
aadieron en un ao concreto, excepto aquellos que se aadieron en un mes determinado,
o buscar todos los clientes que residan en Estados Unidos, excepto los que vivan en la ciudad
de Nueva York. Puede llevar a cabo estos tipos de bsqueda utilizando una combinacin de
peticiones de bsqueda mltiples y omitiendo ciertos registros.
Como FileMaker Pro procesa las peticiones de bsqueda mltiples en el orden en que se crean,
de esta forma es posible crear bsquedas muy especficas. La omisin de los registros en una
bsqueda no los elimina de la base de datos.
Para buscar los registros de clientes que abonaron las tasas en el ao 2011, excepto los que
lo hicieron en marzo:
1. Haga clic en Buscar.
2. Escriba 2011 en el campo Fecha de pago.
3. Haga clic en Nueva peticin. Fjese que la barra de herramientas de estado muestra que sta
es la segunda peticin en la bsqueda que se est realizando en esta base de datos.
4. Haga clic en Omitir en la barra de presentacin para que FileMaker Pro no incluya registros
en el conjunto encontrado que se ajusten a los criterios de esta segunda peticin de bsqueda.
5. Escriba1/3/2011en el campo Fecha de pago.
6. Haga clic en Operadores y seleccione rango de la lista.
7. Tras los puntos suspensivos, escriba 21/3/2011 en el campo Fecha de pago a fin de no incluir
los clientes que pagaron en algn momento durante el mes de marzo.
8. Haga clic en Ejecutar bsqueda.
La bsqueda devuelve 11 registros para 11 clientes que abonaron las tasas en el ao 2011,
excepto los que lo hicieron en el mes de marzo.
Haga clic en Omitir
Guardar una solicitud de bsqueda para utilizar ms adelante
Si crea una peticin de bsqueda compleja que pretende utilizar en ms de una ocasin, puede
guardarla como bsqueda guardada. De esa manera, podr ejecutar la peticin de bsqueda de
manera rpida y sencilla en modo Visualizar o Buscar.
Para guardar la ltima peticin de bsqueda:
1 Windows: Haga clic en la flecha abajo situada a la derecha del botn Buscar y seleccione
Guardar bsqueda actual.
1 Mac OS: Mantenga pulsado el botn Buscar y seleccione Guardar bsqueda actual.
La ltima peticin de bsqueda que ejecut aparece en Especificar opciones para la bsqueda
guardada.
2. En Nombre, escriba Cuotas pagadas 2011, excepto marzo y haga clic en Guardar.
Buscar los registros con una bsqueda guardada
Para ejecutar la peticin de bsqueda guardada:
1. En el modo Visualizar, haga clic en Mostrar todos en la barra de herramientas de estado.
El grfico circular de la barra de herramientas de estado muestra una vez ms el nmero total
de registros del archivo de ejemplo.
1 Windows: Haga clic en la flecha abajo situada a la derecha del botn Buscar y,
en Bsquedas guardadas, seleccione Cuotas pagadas 2011, excepto marzo.
1 Mac OS: Mantenga pulsado el botn Buscar y, en Bsquedas guardadas, seleccione
Cuotas pagadas 2011, excepto marzo.
De nuevo, slo aparecen 11 registros que renen los criterios que especific en la bsqueda
guardada.
Ordenacin del conjunto encontrado
Una vez que haya encontrado un conjunto de registros con los que trabajar, podr ordenar dichos
registros. Por ejemplo, podr mostrar los registros en orden alfabtico u ordenarlos desde el ms
reciente hasta el ms antiguo.
La solicitud de bsqueda
aparece como el nombre
predeterminado de la
bsqueda guardada
Para ordenar los registros en orden alfabtico por los apellidos de los clientes:
1. En la barra de presentacin, haga clic en el men emergente Presentacin y elija Lista de
tipos de clientes.
Aparece la presentacin Lista de tipos de clientes Esta presentacin har ms sencillo ver los
resultados de la ordenacin. La barra de color negro situada a la izquierda del registro para
Mary Smith indica que es el registro actual del conjunto encontrado.
2. Haga clic en Ordenar en la barra de herramientas de estado.
Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar registros.
3. Si aparece cualquier campo en la columna Tipo de ordenacin a la derecha del cuadro
de dilogo, haga clic en Borrar todo.
4. En la lista de campos disponibles situada a la izquierda, seleccione Apellidos y haga clic
en Mover.
El smbolo de la direccin de ordenacin situado a la derecha del campo Apellidos aumenta de
tamao de izquierda a derecha. Esto indica que cuando la base de datos se ordene por este
campo, los datos estarn en orden ascendente (de la a a la z).
5. Haga clic en Ordenar.
Los nombres de la presentacin Lista de tipos de clientes estn ordenados alfabticamente por
sus apellidos. El registro actual sigue siendo Mary Smith. Este registro se ha desplazado a su
ubicacin ordenada en la lista.
Seleccione Lista de tipos de
clientes
Registro actual
Los botones de direccin de
ordenacin se activan al
seleccionar un campo
El smbolo indica la
direccin de
ordenacin
Aadir un nuevo registro en la Vista lista
Tras haber ordenado un conjunto encontrado, FileMaker Pro mostrar los nuevos registros que
aada en la ubicacin adecuada dentro de la lista ordenada al consignar (guardar) cada registro
en la base de datos.
Para aadir un registro y ver cmo se ordena automticamente:
1. Haga clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado.
Ver un registro en blanco en la presentacin Lista de tipos de clientes.
Nota Dependiendo del tamao de la ventana de FileMaker Pro, deber desplazarse hacia
abajo para ver el registro en blanco.
2. En Nombre, escriba Connel; en Apellidos, escriba Jordan; en Empresa, escriba DEF Ltd.;
en Tipo de cliente, escriba Nuevo.
3. Haga clic fuera del campo Tipo de cliente para guardar el nuevo registro en la base de datos.
El nuevo registro aparece ordenado alfabticamente en la lista por apellido.
4. Elija el men Registros > Desordenar.
Los registros se restablecen en el orden en que estaban antes de que ordenara el conjunto
encontrado y el registro aadido aparece al final de la lista. ste es el orden en el que los registros
se guardan en la base de datos.
Consejo Si no desea que los registros cambien de ubicacin al aadirlos o modificarlos, anule
la seleccin de Mantener registros en orden en el cuadro de dilogo Ordenar registros.
5. Seleccione el registro para Connel Jordan en el caso de que an no lo haya seleccionado.
6. Haga clic en Eliminar registro en la barra de herramientas de estado y, a continuacin, haga
clic en Eliminar para borrar este registro del archivo de ejemplo.
7. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
Ha buscado registros basndose en diversos criterios, ha reducido las bsquedas al omitir
registros especficos y ha aprendido a guardar peticiones de bsqueda. Adems, ha ordenado
el resultado del conjunto encontrado final y ha aadido un nuevo registro en la lista ordenada.
Si desea obtener ms informacin acerca de la bsqueda y ordenacin de registros en
FileMaker Pro, consulte el captulo 2 de la Gua del usuario de FileMaker Pro.
Leccin 4
Creacin de una base de datos e introduccin
de registros
En las lecciones anteriores, ya hemos visto cmo utilizar una base de datos simple con datos
existentes. Ahora crearemos archivos y aadiremos registros.
En esta leccin:
1 crear una base de datos sencilla
1 definir los campos para que contengan diferentes tipos de datos
1 crear registros
1 introducir datos
1 modificar datos
1 eliminar registros
1 introducir datos en un campo contenedor
Crear una base de datos sencilla
Acerca de los campos
Se crea un campo para cada categora de informacin que se necesita, como Nombre o Ciudad.
Para buscar, ordenar, calcular y mostrar los datos correctamente, el tipo de campo debera
coincidir con la clase de datos que contiene (texto, nmero, fecha, etc.). En lecciones posteriores
aprender otros tipos de campos.
Cmo crear una base de datos
1. En FileMaker Pro, realice una de las opciones siguientes:
1 Si ve la pantalla de Inicio rpido de FileMaker, haga clic en Crear una nueva base de datos.
1 Si no ve dicha pantalla, seleccione el men Archivo > Nueva base de datos.
2. Vaya a la carpeta Archivos del Aprendizaje y seleccinela como ubicacin para este archivo.
3. Escriba el nombre de archivo MiArchivo.fmp12 y haga clic en Guardar.
El archivo se abre en el modo Visualizar en la Vista Tabla. Ahora podr crear campos.
4. Haga clic en Crear campo.
5. Escriba el nombre.
Haga clic aqu para
crear un campo.
Leccin 4 | Creacin de una base de datos e introduccin de registros 27
6. Haga clic en el smbolo + situado a la derecha del campo Nombre.
7. Escriba los Apellidos.
8. Haga clic en el smbolo + y escriba Tesa abonoda.
9. Haga clic en el smbolo + y escriba Fecha de pago.
10. Haga clic en el smbolo + y seleccione Contenedor.
Ha creado cinco campos en la base de datos.
Los campos creados en la Vista Tabla son del tipo de campo de texto de forma
predeterminada. Ahora debe cambiar el tipo de campo de algunos campos que ha creado.
11. Desplace el puntero sobre la cabecera de columna Tasa abonada hasta la flecha hacia
abajo aparezca. Haga clic en la flecha hacia abajo y, a continuacin, seleccione Campo >
Tipo de campo > Numrico.
12. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Fecha de pago y haga clic en la flecha
hacia abajo. Seleccione Campo > Tipo de campo > Fecha. Haga clic en Aceptar para
aceptar el formato de fecha predeterminada en FileMaker Pro.
13. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Contenedor y haga clic en la flecha hacia
abajo. Seleccione Campo > Tipo de campo > Contenedor.
Haga clic aqu para crear otro campo.
Las etiquetas de campo aparecen como cabeceras de columnas en la Vista Tabla
Seleccione
Numrico como
tipo de campo
Utilice la flecha hacia abajo para mostrar el men abreviado
Entrada de datos en la base de datos
Ahora puede introducir datos en MiArchivo.fmp12.
Creacin del primer registro
1. Haga clic bajo la cabeza de la columna Nombre.
Aparece una nueva fila en la tabla. Se trata de un registro nuevo y vaco en la base de datos.
2. Escriba Jane.
3. Pulse la tecla del tabulador para desplazarse hasta el campo Apellidos.
Nota FileMaker Pro guarda automticamente los cambios a medida que trabaja.
4. Escriba Doe en el campo Apellidos.
5. Pulse la tecla Tab y escriba 25 en Tasa abonada.
En la siguiente leccin aprender cmo dar formato a los campos numricos para visualizar
la moneda.
6. Pulse la tecla Tab y escriba 11/11/2011 en Fecha de pago.
Deje el campo Contenedor vaco.
Creacin de otro registro
1. Haga clic en la fila bajo Jane en el campo Nombre para crear un nuevo registro.
Consejo Tambin puede hacer clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado
para crear un nuevo registro.
2. Al igual que hizo para el registro de Jane Doe, introduzca los datos de Antoine Dubois, que
pag 75 dlares el 2/2/2011.
La base de datos contiene ahora dos registros.
Copiar datos mediante arrastrar y dejar
1. Haga clic en la siguiente fila y escriba un nombre y los apellidos de su seleccin.
2. Seleccione 75 en el campo Tasa abonada del registro 2.
Esta elemento resaltado indica el
registro actual en la Vista Tabla.
Introduzca los datos aqu
3. Arrastre el texto seleccionado al campo Tasa abonada del registro 3 y suelte el ratn.
Nota Si no puede arrastrar el texto, es posible que no est habilitada la funcin de arrastrar y
soltar para FileMaker Pro. Para activar dicha funcin, seleccione el men Edicin >
Preferencias (Windows) o el men FileMaker Pro > Preferencias (Mac OS). En General,
seleccione Permitir arrastrar y soltar seleccin de texto, haga clic en Aceptar y repita los
pasos 2 y 3.
4. Seleccione 2/2/2011 en el registro 2 y, a continuacin, arrastre y deje este elemento en el
campo Fecha de pago del registro 3.
Modificacin de los datos de un registro
Supongamos que Jane Doe pag 75 euros y no 25. Puede corregir esta entrada con toda facilidad.
1. En el registro de Jane Doe, haga clic a la derecha del nmero 2, pulse Retroceso (Windows) o
Suprimir (Mac OS) y, a continuacin, escriba 7.
2. Haga clic fuera del campo para consignar este cambio en la base de datos.
Introducir datos en la Vista Formulario
Puede introducir datos en las vistas Formulario y Lista.
1. Haga clic en Vista Formulario .
2. En el ltimo registro que ha creado, seleccione los datos en el campo Apellidos y escriba un
nombre diferente.
3. Haga clic fuera del campo para guardar el cambio.
Eliminar un registro
1. Haga clic en Vista Tabla .
2. Seleccione el ltimo registro que ha creado. Para ello, haga clic en cualquier campo del registro.
3. Haga clic en Eliminar registro en la barra de herramientas de estado.
4. Haga clic en Eliminar en el cuadro de dilogo de confirmacin.
La barra de herramientas de estado indica que slo quedan dos registros en la base de datos.
Insertar un archivo en un campo contenedor
Un campo contenedor puede almacenar fotografas, pelculas, sonidos grabados y documentos
como, por ejemplo, archivos de Microsoft Word, Excel y PDF.
1. Seleccione el campo contenedor en el primer registro.
2. Seleccione el men Insertar > Archivo.
3. Seleccione el archivo logo.png ubicado en la carpeta Aprendizaje.
4. Haga clic en Abrir (Windows) o en Insertar (Mac OS).
Al insertar un archivo, FileMaker Pro muestra el icono y el nombre del archivo en el campo
contenedor, pero no el contenido real del archivo.
Ha creado una base de datos sencilla y ha definido sus campos; a continuacin ha aadido,
modificado y eliminado registros y ha copiado datos entre diferentes registros. Si desea obtener ms
informacin, consulte los captulos 2 y 3 de la Gua del usuario de FileMaker Pro. Aprender ms
aspectos relativos a la introduccin de datos en campos de diferentes tipos y empleando diversos
mtodos en leccin 7. Si desea obtener ms informacin, consulte los captulos 2 y 5 de la Gua del
usuario de FileMaker Pro.
El campo contenedor muestra el
nombre y el icono del archivo PNG
Leccin 5
Personalizacin del aspecto
Puede mejorar el aspecto de los datos aadiendo grficos y otros efectos.
En esta leccin:
1 aprender cmo las presentaciones determinan lo que ve
1 aadir, cambiar el tamao y desplazar campos
1 aadir un panel de pestaas
1 mostrar valores en un campo numrico como moneda
1 cambiar el tamao, el color y el estilo del texto
1 aadir grficos
1 ver dnde buscar otras formas de personalizar una presentacin
Acerca de presentaciones y tablas
Cada presentacin se basa en una nica tabla y muestra los registros de dicha tabla. Si el archivo
slo contiene una tabla, todas las presentaciones del archivo se basarn en dicha tabla. Si el
archivo contiene ms de una tabla, debe elegir qu tabla utilizar la presentacin en el momento
de crearla, aunque ms adelante la podr cambiar en caso necesario.
Es importante qu tabla elige como base para la presentacin, pues determina qu campos y
registros estn disponibles para su uso en dicha presentacin. Los campos y registros no
almacenados en la tabla actual se seguirn pudiendo utilizar, pero se deber acceder a ellos a
travs de relaciones. Obtendr ms informacin sobre las relaciones en leccin 11, Cmo hacer
bases de datos relacionales.
Acerca de la personalizacin de presentaciones
Disee las presentaciones en el modo Presentacin. Puede incluir cualquier combinacin de
campos, texto y grficos en las presentaciones. La apariencia de los objetos y el texto de una
presentacin viene determinada por el tema de la misma. Puede especificar un tema al crear una
presentacin y modificarlo posteriormente si lo desea. Tambin puede cambiar la forma en que
se muestran los elementos de una presentacin (por ejemplo, los objetos y el texto) y el modo en
que se presentan los datos en los campos numricos o de fecha. Por ejemplo, puede hacer que
un campo numrico incluya una notacin en forma de moneda o puede establecer que un campo
de fecha incluya el da de la semana junto con el mes, da y ao.
Examinar las herramientas de presentacin y el Inspector
1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12 en la carpeta Aprendizaje.
Consejo Como ya abri Ejemplo Copia.fmp12 en la leccin 3, puede seleccionar el men
Archivo > Abrir reciente y, a continuacin, seleccionarlo en la lista de archivos recientes para
volver a abrirlo en lecciones posteriores.
Leccin 5 | Personalizacin del aspecto 32
2. Elija Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin si
no est seleccionado.
3. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin y seleccione un campo.
La barra de herramientas de estado muestra las herramientas que utiliza para disear las
presentaciones. Si no ve las herramientas de presentacin, ample la ventana de FileMaker Pro.
4. Desplace el cursor sobre la barra de herramientas de estado y la barra de presentacin para
familiarizarse con las diferentes herramientas de presentacin.
5. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin para abrirlo.
Utilice el Inspector para gran parte de las tareas de formato en el modo Presentacin. El
Inspector es una herramienta que le ayuda a visualizar y editar la configuracin de los objetos.
Los cambios realizados en el modo Presentacin afectan slo al aspecto de los datos. Los
datos en s permanecen tal como se introdujeron en el archivo.
Herramientas de presentacin
Mostrar u ocultar el Inspector y
la barra de formato
Nmero de presentaciones de este archivo
Haga clic en una pestaa
para ver otros parmetros
Utilice la pestaa Apariencia
para copiar y pegar estilos de
objetos y texto, as como para
aplicar formato a los objetos,
las lneas y el texto
Cambio de tamao, desplazamiento y adicin de campos
Seleccin y cambio de tamao de campos
1. Haga clic en el campo Nombre de la presentacin para seleccionarlo.
2. Arrastre hacia la izquierda el selector ubicado a la derecha del campo para dejar este con un
tamao reducido, pero suficiente para que muestre el nombre ms largo que espere encontrar
en el archivo.
Aparecen guas dinmicas azules en la presentacin. Al desplazar, cambiar de tamao o
alinear objetos de una presentacin, las guas dinmicas le ayudan a crear y modificar de
forma ms precisa los objetos.
Cada campo contiene una insignia , que indica que el campo est habilitado para realizar
bsquedas rpidas. El color de la insignia indica el rendimiento estimado al realizar una
bsqueda por este campo. Puede ocultar las insignias de bsqueda rpida. Para ello,
seleccione el men Visualizar > Mostrar > Bsqueda rpida.
3. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, haga clic en Abandonar presentacin
para ver los resultados en el modo Visualizar.
4. En el modo Visualizar, haga clic en el libro que aparece en la barra de herramientas de estado
para recorrer los registros.
Si el campo no muestra por completo los nombres, vuelva al modo Presentacin y ample el campo.
5. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin y repita los pasos 1 a 4 para el
campo Apellidos.
Desplazamiento de un campo
1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en
el campo Apellidos y arrstrelo a la derecha del campo Nombre.
Puede utilizar las guas dinmicas para alinear el texto en el campo Nombre.

Consejos
1 Si mueve accidentalmente un campo o panel de pestaas errneo, seleccione el men
Edicin > Deshacer mover para deshacer el cambio.
1 Tambin puede utilizar las reglas y la retcula, la pestaa Posicin del Inspector y las teclas
de direccin del teclado para alinear objetos.
2. Arrastre la etiqueta del campo Apellidos por encima del campo Apellidos.
3. Arrastre la etiqueta del campo Nombre por encima del campo Nombre.
Haga clic y arrastre el selector
para cambiar el tamao
Haga clic para seleccionar el campo
4. Alinee las etiquetas de los campos Nombre y Apellidos entre s y en relacin con sus
respectivos campos.
5. Mientras pulsa Mays, seleccione las etiquetas y los campos. A continuacin, utilice las flechas
de direccin para desplazar los objetos a una ubicacin ms prxima al campo Domicilio 1.
Una vez finalizada, la presentacin debera parecerse a la que se muestra a continuacin.
Consejo Si se equivoca al disear las presentaciones, puede hacer clic en Restablecer en la
barra de presentacin para deshacer los cambios que no hayan sido guardados y, despus,
comenzar de nuevo.
en la barra de presentacin para ver los resultados en el modo Visualizar.
Adicin de un campo
Si se ha definido un campo en una tabla, puede mostrarlo en cualquier presentacin basada en
dicha tabla. En la base de datos de ejemplo, hay algunos campos definidos que no se muestran
en esta presentacin. Ahora aadir uno de estos campos.
Nota Tambin puede colocar campos relacionados de otras tablas en las presentaciones, como
se explica en la leccin 11.
1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin.
2. Haga clic en la herramienta Campo en la barra de herramientas de estado y arrastre el
nuevo campo al campo Fecha de pago.

3. En el cuadro de dilogo Especificar campo, seleccione Cliente desde. Asegrese de que la
opcin Crear etiqueta est seleccionada y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
El campo Cliente desde aparece en la presentacin.
4. Ajuste el tamao del nuevo campo arrastrando el selector derecho, de forma que tenga el mismo
tamao que el campo Fecha de pago.
5. Seleccione la etiqueta de campo y ajuste su tamao para que se muestre por completo si es
necesario.
Nota Es posible que deba ajustar la alineacin del texto de la etiqueta.
Herramienta Campo
6. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Abandonar presentacin para
comprobar la etiqueta y el campo nuevos en el modo Visualizar.
7. Haga clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado.
Ver que se ha introducido la fecha de hoy en el campo Cliente desde del nuevo registro. Se
introducir la fecha actual en el campo Cliente desde en cada uno de los nuevos registros que
se creen.
8. Haga clic en Eliminar registro y, a continuacin, en Eliminar para borrar el registro vaco del
archivo.
Adicin de un panel de pestaas
2. Seleccione la pestaa Informacin del contacto para seleccionar el panel de pestaas.
3. Seleccione el men Formato > Configuracin del grupo de pestaas.
4. En el cuadro de dilogo Configuracin del grupo de pestaas, en Nombre de la etiqueta,
escriba Estado del pago.
5. Haga clic en Crear y, a continuacin, en Aceptar.
Ver la nueva pestaa a la derecha de la pestaa Informacin del contacto.
6. Haga clic fuera del control de la pestaa para anular su seleccin.
Los identificadores aparecen alrededor de todo el panel
7. Mientras pulsa Mays, seleccione los campos Empresa, Tipo de cliente, Tasa abonada,
Fecha de pago y Cliente desde , y sus etiquetas.
8. Elija el men Edicin > Cortar.
9. Seleccione el panel de la pestaa Estado del pago.
10. Seleccione el men Edicin> Pegar.
11. Una vez seleccionados los campos y las etiquetas, arrstrelos para colocarlos cerca de la
parte superior del panel de pestaas.
12. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Abandonar presentacin en la
barra de herramientas de estado para ver los resultados en el modo Visualizar.
Visualizacin de un nmero como moneda
Puede visualizar un nmero como moneda, incluso aunque slo se escriba en el campo el
nmero. El formato afecta slo a la forma en que se muestran los datos. No cambia los datos.
2. En el panel de la pestaa Estado del pago, seleccione el campo Tasa abonada. (Seleccione
el campo, no su etiqueta).
3. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin si an no est abierta esta herramienta.
4. Haga clic en Datos.
5. Cerca de la parte inferior del Inspector, bajo Formato de datos, haga clic en Numrico y
en Formato, seleccione Moneda.
6. Haga clic en Guardar presentacin y despus en Salir de Presentacin. A continuacin,
haga clic en la pestaa Estado del pago para ver los datos con formato del campo Tasa
abonada.
Cambio del tamao y color del texto
1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin y seleccione la herramienta
Seleccin en la barra de herramientas de estado.
2. Haga clic en el encabezado Plan de descuento de la Pastelera favorita para
seleccionar el bloque de texto.

3. En el Inspector, haga clic en Aspecto.
4. En Texto, especifique 25 para el tamao de fuente, haga clic en el botn de estilo cursiva y
seleccione el color blanco.
5. Si es necesario, con el bloque de texto de encabezado seleccionado, arrastre el selector
izquierdo del bloque de texto a la izquierda para mostrar el texto completo del encabezado con
la nueva fuente grande.
6. Si es necesario, arrastre el selector derecho del bloque de texto del encabezado a la izquierda
para que este no sobrepase los lmites del encabezado.
Haga clic en Datos
Seleccione cursiva
Escriba 25 en Tamao
Seleccione blanco
Adicin de un grfico a la presentacin
A continuacin, aadir un logotipo junto al nombre de la pastelera.
1. Haga clic a la izquierda del texto del encabezado.
En esta ubicacin insertar el logotipo de la pastelera.
2. Elija el men Insertar > Imagen.
3. Abra la carpeta Aprendizaje.
4. Asegrese de que se muestren todos los tipos de archivo. Seleccione logo.png.
5. Haga clic en Abrir (Windows) o en Insertar (Mac OS).
6. Arrastre el logotipo mediante las guas dinmicas para alinearlo en relacin con el texto del
encabezado.
7. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Abandonar presentacin para ver
la presentacin terminada.
Ha aprendido cmo mejorar el aspecto de los datos mediante paneles de pestaas, grficos, texto
personalizado, formato de campos y colocacin creativa de objetos en la presentacin.
Aprender a aadir un grfico a una presentacin en leccin 10.
Existen otras muchas formas de personalizar el aspecto de los campos y presentaciones.
Por ejemplo, tras crear una presentacin, puede:
1 utilizar lneas o cuadros para destacar o separar la informacin
1 aadir barras de desplazamiento a campos individuales
Para obtener ms informacin acerca de cmo disear y crear presentaciones, consulte la Ayuda
de FileMaker Pro.
Leccin 6
Creacin de listas, etiquetas postales y cartas
modelo
Puede crear con facilidad presentaciones para visualizar e imprimir la informacin de diferentes
formas.
En esta leccin, crear:
1 una lista de los registros
1 etiquetas de correo
1 una carta modelo
Creacin de una lista en columnas
Una lista en columnas muestra muchos registros de manera simultnea. Cada fila es un registro.
Cada columna contiene una categora de datos, como por ejemplo Apellidos o Telfono.
1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12.
3. Haga clic en Nueva presentacin/informe en la barra de herramientas de estado.
4. En Nombre de presentacin, escriba Lista de clientes.
5. Seleccione Vista Lista para el nuevo tipo de presentacin y haga clic en Siguiente.
6. Haga doble clic en cada uno de los siguientes campos:
1 Apellidos
1 Nombre
1 Empresa
1 Tipo de cliente
Estos campos pasan a la lista de campos de la presentacin.
El orden en que se seleccionan los campos establece el orden en el que aparecen en la lista
en columnas.
Leccin 6 | Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo 40
7. Haga clic en Siguiente.
8. Haga clic en Siguiente para dejar los registros en el orden original.
9. En la lista de temas de presentacin, debajo de FileMaker Millennium, elija Marrn claro
(si an no est seleccionada esta opcin) y haga clic en Siguiente.
10. Haga clic en Siguiente en cada uno de los paneles restantes para aceptar los valores
predeterminados.
11. Haga clic en Finalizar.
Los datos de todos los registros de los campos Apellidos, Nombre, Empresa y Tipo de
cliente aparecen en la presentacin Lista de clientes. La presentacin terminada se mostrar
en la Vista lista del modo Visualizar. Observe que la presentacin que acaba de crear aparece
en el men emergente Presentacin.
Nota Si el texto de la cabecera de columna aparece truncado, haga clic en Editar
presentacin en la barra de presentacin, seleccione la etiqueta de la cabecera de columna
y arrastre los selectores del cuadro de texto hasta que aparezca el texto completo. Guarde la
presentacin y vuelva al modo Visualizar..
Creacin de etiquetas de correo
Acerca de las presentaciones de etiquetas
Las presentaciones de etiquetas utilizan campos de fusin. Los campos de fusin se agrandan
o se reducen para ajustar los datos al campo, y no ocupan espacio si el campo est vaco.
El propsito de los campos de fusin es nicamente de visualizacin e impresin. En ellos
no se pueden introducir datos.
Creacin de una presentacin de etiquetas
En esta seccin se utilizar el asistente Nueva presentacin/informe para:
1 crear una presentacin de etiquetas
1 seleccionar campos que se incluirn en las etiquetas
Creacin de la presentacin de etiquetas
2. Haga clic en Nueva presentacin/informe.
3. En Nombre de presentacin, escriba Etiquetas.
4. En Seleccionar un tipo de presentacin, desplcese hacia abajo y seleccione Etiquetas.
6. Elija Avery 5160 en la lista Usar medidas de las etiquetas en el caso de que an no se haya
seleccionado.
Seleccin de los campos que aparecern en las etiquetas
1. En la lista, haga doble clic en Nombre.
<<Nombre>> se desplaza al rea Contenido de etiqueta. Los corchetes en ngulo en torno al
campo del nombre indican que se trata de un campo de fusin y los datos (en este caso, el nombre
almacenado en el registro) aparecern en etiquetas en lugar del texto del marcador de posicin
Nombre. El punto de insercin del cuadro de texto Contenido de etiqueta parpadea.

2. Despus de <<Nombre>>, introduzca un espacio.
3. En la lista, haga doble clic en Apellidos.
4. Despus de <<Apellidos>>, pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).
De esta forma, el punto de insercin pasa a la lnea siguiente.
5. Haga doble clic en Direccin 1 en la lista y, a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno.
6. Haga doble clic en Direccin 2 en la lista y, a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno.
7. En la lista, haga doble clic en Ciudad.
8. Escriba una coma, luego un espacio.
9. En la lista, haga doble clic en Pas.
El contenido de la etiqueta debe ser similar a ste:
11. Seleccione Ver en modo Vista previa y, a continuacin, haga clic en Finalizar.
Ver una pgina de etiquetas tal como se imprimir en el modo Vista previa.
Fjese que no todos los registros tienen el mismo nmero de lneas de texto. Los registros
con direcciones de cuatro lneas muestran todas las lneas. En los registros que slo necesitan
3 lneas, la lnea extra se omite de modo que no existan lneas en blanco en las etiquetas.
12. Cuando haya examinado la presentacin de etiquetas, haga clic en Abandonar Vista previa
en la barra de presentacin para volver al modo Presentacin.
Creacin de una carta modelo
Acerca de las presentaciones de cartas modelo
En FileMaker Pro, una carta modelo es simplemente una presentacin que contiene texto.
Para esta carta, incluir campos de fusin de manera que aparezca la informacin adecuada
de la empresa para la direccin y el saludo, as como para el nombre de la empresa en el cuerpo
de la carta. Se incluye un grfico que representa el logotipo de la pastelera.
Creacin de una presentacin de una pgina en blanco
Debera seguir en el modo Presentacin.
2. En Nombre de presentacin, escriba Carta de bienvenida.
3. Seleccione Presentacin en blanco para el nuevo tipo de presentacin.
Dado que esta carta no incluir cabecera ni pie de pgina, brrelos ahora.
5. En la presentacin, haga clic en la etiqueta de parte Cabecera y, a continuacin, pulse
Retroceso (Windows) o Suprimir (Mac OS).
Consejo Las etiquetas de parte de la presentacin aparecen en vertical de forma
predeterminada. Si no puede leer las etiquetas de parte verticales, puede colocar el puntero
de flecha sobre las etiquetas para mostrar la informacin sobre herramientas.
Tambin puede hacer clic en el control de la etiqueta de parte en el rea inferior izquierda
de la ventana de FileMaker para alternar entre las etiquetas de parte verticales y horizontales.
6. Haga clic en la etiqueta de parte Pie y, a continuacin, pulse Retroceso o Suprimir.
7. Compruebe que la unidad de medida de las reglas se haya establecido en centmetros.
Haga clic en la esquina superior izquierda hasta que en esta se muestre cm para centmetros
(en lugar de pulg para pulgadas o pt para puntos).
8. Coloque el puntero sobre el cuadro de parte Cuerpo y arrastre el cuadro hacia abajo
aproximadamente 27 centmetros utilizando la regla vertical como gua.
Al soltar el botn del ratn, podr ver los lmites de la pgina. Si no los ve, arrastre el cuadro
Cuerpo algo ms hacia abajo.
9. Arrastre ahora el cuadro de parte Cuerpo hasta justo encima del lmite de la pgina.
La lnea del lmite de pgina desaparecer. Al arrastrar el cuadro de parte de cuerpo por
encima de los lmites de la pgina se restringe la carta modelo a una nica pgina.
10. Si es necesario, utilice la barra de desplazamiento situada en la parte inferior de la pantalla
para desplazarse hacia la derecha hasta que vea una lnea de puntos gruesa en el lado
derecho. Este es el lmite derecho de la pgina. La carta se encuentra entre estos lmites.
11. Si es necesario, desplcese totalmente hacia la izquierda.
12. Si es necesario, desplcese hasta la parte superior de la presentacin.
Creacin del bloque de texto
Crear un bloque de texto con un margen de 5 centmetros por cada lado.
1. Seleccione la herramienta Texto en la barra de herramientas de estado.
2. Mediante el uso de las reglas horizontal y vertical como gua, arrastre un rectngulo que
comience aproximadamente a 5 centmetros desde la parte inferior izquierda de la
presentacin y termine aproximadamente a 5 centmetros de la parte inferior derecha, segn
indican las lneas de los lmites de pgina.
Al soltar el botn del ratn, la regla horizontal muestra la anchura del bloque de texto. El punto
de insercin parpadea en la parte superior izquierda del cuadro de texto. Debe escribir la carta
modelo en el bloque de texto.
Adicin de la direccin
1. Seleccione el men Insertar > Campo de fusin.
2. Seleccione Nombre en la lista y haga clic en Aceptar.
3. Introduzca un espacio.
4. Seleccione el men Insertar > Campo de fusin.
5. Seleccione Apellidos en la lista y haga clic en Aceptar.
Lmites de la pgina
6. Pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).
7. Aada los campos de fusin correspondientes al domicilio, la ciudad y el pas con los espacios,
las nuevas lneas y los signos de puntuacin adecuados.
Escritura de la carta
1. Pulse Intro o Retorno dos veces para introducir dos retornos de carro al final de la direccin.
2. Inicie la lnea del saludo: escriba Estimado/a y un espacio.
3. Introduzca los campos de fusin para el nombre y los apellidos, separados por un espacio.
En sus propias cartas puede utilizar ms campos (por ejemplo, un campo para el tratamiento)
para conseguir un saludo ms profesional.
4. Escriba una coma e introduzca dos retornos de carro.
5. Escriba la carta:
La Pastelera favorita le da la bienvenida a usted y su empresa a nuestra
organizacin.
Estamos deseando hacer negocios con usted y esperamos que usted est
satisfecho con nuestros productos y servicios!
Si escribe una palabra de forma incorrecta, ver una lnea de color rojo debajo de dicha
palabra. Para desactivar el revisor ortogrfico en tiempo real en este archivo, seleccione el
men Archivo > Opciones de archivo. En el cuadro de dilogo Opciones de archivo, haga
clic en la pestaa Ortografa. Anule la seleccin de Indicar palabras dudosas con un
subrayado especial.
Si es probable que uno o ms campos contengan palabras (como nombres, por ejemplo) que un
corrector ortogrfico marcara como incorrectas, puede desactivar el corrector ortogrfico para
esos campos concretos. Si desea obtener informacin acerca de cmo desactivar la verificacin
ortogrfica de unos determinados campos de un archivo, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
Desactive esta casilla
de verificacin para
eliminar el subrayado
de las palabras con
errores ortogrficos.
Personalizacin de la carta con el nombre de la empresa
1. Haga clic tras la palabra empresa del primer prrafo.
2. Escriba una coma y un espacio.
3. Introduzca un campo de fusin para el nombre de la empresa del cliente.
4. Escriba otra coma.
Adicin de la despedida
1. Haga clic al final del texto e introduzca dos retornos de carro.
2. Escriba Un cordial saludo, e introduzca cuatro retornos de carro.
3. Escriba John Jones.
4. Introduzca un retorno de carro y, a continuacin, escriba Presidente.
5. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin en la barra de
presentacin para ver la carta personalizada, lista para ser impresa, para cada uno de los
registros de la base de datos.
Nota Es posible que el registro que aparece en la ventana sea distinto del que se muestra
aqu debido a las pruebas que haya podido realizar en el archivo de ejemplo.
6. Examine algunos registros para ver los campos de fusin actualizados.
Consulte Adicin de un grfico a la presentacin en la pgina 38 para obtener informacin
acerca de cmo aadir un logotipo a la cabecera de la carta.
En esta leccin ha creado presentaciones de listas, etiquetas y cartas modelo. Puede utilizar
FileMaker Pro para crear tantas presentaciones como desee con el fin de organizar la informacin
del modo que vea oportuno. Puede obtener ms informacin sobre la creacin de presentaciones
en leccin 9 y en el captulo 3 de la Gua del usuario de FileMaker Pro. Si desea obtener
informacin acerca de cmo desactivar la verificacin ortogrfica de unos determinados campos
de un archivo, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
Leccin 7
Simplificacin de la entrada de datos
Es posible simplificar la forma de introducir los datos en FileMaker Pro y mejorar la exactitud
mediante listas de valores, campos de clculo y entrada automtica de datos.
En esta leccin:
1 ver cmo las listas de valores pueden simplificar la entrada de datos
1 escribir y probar frmulas de clculo
1 utilizar opciones de introduccin automtica en un campo para la entrada de datos
Entrada de datos utilizando listas de valores
Las Listas de valores permiten elegir los valores que desee a partir de una lista de
desplazamiento, un men emergente, casillas de verificacin o botones circulares. Estas listas
pueden contener valores predefinidos, o pueden construirse de forma dinmica en base a los
valores de un determinado campo. Son un mtodo eficaz para introducir valores utilizados con
frecuencia en la base de datos.
Definicin de una lista de valores
En este ejercicio, crear una lista de valores denominada Tipos de clientes. En un paso posterior,
utilizar esta lista de valores Tipos de clientes para asignar valores al campo Tipo de cliente.
2. Elija Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin si no
est seleccionado.
3. Elija el men Archivo > Definir > Listas de valores.
4. Haga clic en Nuevo.
5. Asigne un nombre a la nueva lista de valores. Para ello, escriba Tipos de cliente.
6. Haga clic en el cuadro de texto Usar valores personalizados y escriba Nuevo y Habitual,
escribiendo cada valor en la lnea adecuada.
Lista de valores con valores predefinidos, mostrados como botones circulares
Leccin 7 | Simplificacin de la entrada de datos 47
7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Editar lista de valores.
8. Haga clic en Aceptar para finalizar.
Asignacin de una lista de valores a un campo y visualizacin como botones
circulares
2. Seleccione la pestaa Estado del pago.
3. Seleccione el campo Tipo de cliente.
4. Haga clic en Inspector para abrir el Inspector, si an no est abierto.
5. Seleccione Datos. En Campo, seleccione Juego de botones circulares en Estilo de control.
6. En Valores de, elija la lista de valores Tipos de clientes.
Esta es la lista de valores que ha definido en la seccin anterior.
Los botones circulares y los valores de la lista de valores Tipos de clientes aparecen en el campo
Tipo de cliente.
Seleccione Juego de
botones circulares
Seleccione la lista de
valores Tipos de clientes
Haga clic en Datos
7. Haga clic en Guardar presentacin y despus en Salir de Presentacin. A continuacin,
haga clic en la pestaa Estado del pago para ver los botones circulares en el modo Visualizar.
Generacin de valores con un campo de clculo
Cuando desee que FileMaker Pro realice un clculo, por ejemplo, para determinar el importe de
impuestos debidos o la cuota apropiada, se utiliza un campo de clculo. Los campos de clculo
son uno de los tipos de campo de FileMaker Pro. FileMaker Pro puede realizar clculos sencillos
y complejos.
La frmula del clculo utiliza valores del registro actual o registros relacionados. La frmula puede
utilizar valores de todos los tipos de campo. Puede utilizar clculos que devuelvan valores de texto
(por ejemplo, combinando los contenidos de los campos de nombre y apellidos en un campo para el
nombre completo), fechas, horas, marcas de fecha y hora y contenidos de los campos contenedor.
Creacin de un campo de clculo
Los clientes de la Pastelera favorita pueden pagar una tasa anual y recibir un descuento del 15%
en todas sus compras. Los nuevos clientes abonan una tasa de 200, mientras los antiguos
miembros pagan 100. El siguiente clculo devuelve la tasa anual en funcin del tipo de cliente.
Existen varias formas diferentes de formular un clculo, cada una de las cuales puede aportar
el resultado correcto. El siguiente mtodo emplea una secuencia If para comparar los datos
introducidos en el campo Tipo de cliente en relacin con uno de los tipos de clientes. El clculo
devuelve uno de los dos resultados.
2. Elija la pestaa Estado del pago si an no se ha seleccionado.
3. Seleccione el men Archivo > Gestionar > Base de datos.
4. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Campos si no est
seleccionada.
5. En Nombre de campo, escriba Cuota anual.
6. En Tipo, seleccione Clculo para hacer que este campo sea un campo de clculo.
Campo Tipo de cliente con
formato de botn circular
Seleccione Clculo en Tipo
Escriba Cuota anual
en Nombre de
campo
7. Haga clic en Crear.
Aparece el cuadro de dilogo Especificar clculo.
8. Revise la lista de funciones a la derecha del cuadro de dilogo Especificar clculo hasta que
localice If (prueba ; resultadoUno ; resultadoDos ). Haga doble clic en esta funcin, de
modo que aparezca en el siguiente cuadro de texto.
Esta funcin tiene tres partes: una prueba, un resultado si la prueba se evala como verdadera
(resultado uno), y un resultado si es falsa (resultado dos). Sustituir los marcadores de
posicin prueba, resultado uno y resultado dos por los componentes reales del clculo.
9. Seleccione el texto del marcador de posicin prueba y escriba lo siguiente exactamente como
aparece aqu:
Tipo de cliente = Habitual
10. Seleccione el texto del marcador de posicin resultado uno y escriba 100.
11. Seleccione el texto del marcador de posicin resultado dos y escriba 200.
12. Asegrese de que el resultado del clculo se configura como Numrico.
Lista de campos
Verifique el tipo de datos que
devolver el clculo
Lista de funciones
Sustituya estos
marcadores de
posicin
para generar su
clculo
Seleccione
Numrico
El clculo
completo
13. Haga clic en Aceptar.
Si recibe un mensaje de error, asegrese de que todos los espacios y puntuacin son idnticos
a la frmula mostrada anteriormente.
14. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Gestionar base de datos.
El campo Cuota anual aparece en la parte inferior de la presentacin, bajo el panel de la
pestaa Estado del pago. Dependiendo del tamao de la pantalla, es posible que necesite
desplazarse por ella para verlo.
15. Seleccione el campo Cuota anual y haga clic en su etiqueta mientras pulsa Mays.
Arrstrelas al campo Cliente desde y alinelas con los campos que aparecen arriba.
La frmula de clculo ya est completada. Cuando se introducen los datos en el campo Tipo de
cliente, FileMaker Pro los compara con la palabra que estamos probando, Habitual. La prueba se
evala como True (verdadera) si coincide la palabra y el clculo devuelve el primer resultado (100). Si
no coincide, la prueba se evala como False (falsa) y se devuelve el segundo resultado (200).
Prueba del clculo
Para comprobar si el clculo funciona:
1. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin para cambiar al modo
Visualizar.
2. Haga clic en la pestaa Estado del pago.
3. Cambie el valor del campo Tipo de cliente de Nuevo a Habitual.
Observe que el resultado del campo Cuota anual cambia cuando se modifica el tipo de cliente.
Introduccin automtica de un nmero secuencial
FileMaker Pro permite introducir automticamente ciertos tipos de datos; por ejemplo, nmeros
incrementales, al crear un nuevo registro.
Creacin de un campo para nmeros de serie
3. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Campos si no est
seleccionada.
4. Escriba Nmero de cliente como nombre del campo.
5. Seleccione Numrico como tipo de campo.
6. Haga clic en Crear.
7. Haga clic en Opciones.
8. Seleccione Nmero secuencial en la pestaa Autointroducir. Para este ejercicio, no es
necesario que cambie la opcin Generar ni las cantidades de siguiente valor o incrementado en.
9. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro
de dilogo.
El nuevo campo aparece en la parte inferior de la presentacin. Es posible que tenga que
desplazarse de nuevo hacia abajo para verlo.
10. Arrastre el campo y su etiqueta a la pestaa Estado del pago, y alinelos con los dems
campos y etiquetas.
11. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin para cambiar al modo
Visualizar.
12. Seleccione la pestaa Estado del pago.
13. Pruebe la opcin de entrada del nuevo campo haciendo clic en Nuevo registro en la barra
de herramientas de estado varias veces. Cada vez que se crea un registro nuevo, el valor del
campo Nmero de cliente aumenta en uno.
14. Elimine todos los registros creados en la base de datos.
Ha aprendido cmo simplificar la entrada de datos al definir y dar formato a listas de valores,
campos de clculo y nmeros secuenciales de introduccin automtica. Para obtener ms
informacin acerca de campos de clculo y de las opciones de introduccin-automtica, as como
la definicin y el formato de listas de valores, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
Seleccione
Nmero
secuencial
Leccin 8
Automatizacin de tareas con botones y
guiones
FileMaker Pro le permite automatizar muchas tareas de la base de datos con botones y guiones.
Estas potentes funciones pueden ahorrar bastante tiempo desarrollando una serie de acciones
con un simple clic.
En esta leccin:
1 realizar y utilizar un botn para llevar a cabo una tarea
1 crear y ejecutar un guin sencillo para realizar una tarea de varios pasos
1 utilizar un botn para ejecutar un guin
Realizacin de una tarea utilizando un botn
Un botn es un objeto de una presentacin en el que puede hacer clic para ejecutar muchos
comandos de FileMaker Pro. Por ejemplo, puede crear un botn para cambiar de una
presentacin a otra en la base de datos.
Creacin del botn
2. Elija Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin si no
est seleccionado.
4. Elija la herramienta Botn .
5. Dibuje el botn en la parte superior de la presentacin.
6. En el cuadro de dilogo Configuracin del botn, seleccione el comando Ir a la presentacin
en la lista de navegacin.
7. En el rea Opciones, en Especificar, haga clic en Presentacin.
Coloque el botn aqu
Leccin 8 | Automatizacin de tareas con botones y guiones 53
8. En el cuadro de dilogo Especificar presentacin, seleccione Lista de tipos de clientes y haga
clic en Aceptar.
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.
El punto de insercin aparece en el centro del botn.
10. Escriba Ir a la Lista de tipos de clientes en el botn para identificarlo.
11. Haga clic fuera del botn.
Es posible que deba seleccionar el botn y ajustar su tamao para mostrar el texto, desplazar
objetos en la cabecera o arrastrar el margen derecho de la presentacin hacia la derecha para
ensancharla a fin de que todos los elementos se ajusten a los lmites de la pgina.
12. Para ver si su botn funciona, haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Salir
de Presentacin para cambiar al modo Visualizar y poder hacer clic en el botn.
El botn muestra la presentacin Lista de tipos de clientes.
Consejo Puede seleccionar el men Vista > Mostrar botones en el modo Presentacin para
mostrar una insignia de botn en los objetos de botones en este modo.
Realizacin de una serie de tareas utilizando un guin
Tal como acaba de ver, puede utilizar un botn para ejecutar un comando sencillo. Para conseguir
que FileMaker Pro ejecute una secuencia de comandos, utilice un guin.
Guiones
Un guin permite elaborar una serie de instrucciones para que las ejecute FileMaker Pro. Al igual que
los botones, los guiones permiten automatizar la mayora de los comandos de men de FileMaker Pro,
as como activar algunos comandos que no se encuentran en los mens de FileMaker Pro. Los
guiones sencillos permiten ejecutar tareas sencillas, mientras que los complejos pueden combinar
elementos (como respuestas y control del usuario) con tcnicas de programacin (como estructuras
en rbol y bucles) para crear conjuntos de instrucciones dinmicos y de gran capacidad.
Creacin de un guin para obtener una vista previa de Presentacin de
etiquetas
1. Seleccione el men Guiones,> Gestionar guiones.
2. Haga clic en Nuevo. para crear un nuevo guin.
El nombre de la presentacin
especificada aparece en el
cuadro de dilogo
Configuracin del botn
3. En el cuadro de texto Nombre del guin, escriba Presentacin Vista previa de
Etiquetas.
4. En la lista ubicada a la izquierda, desplcese hacia la parte inferior y, debajo de Navegacin,
seleccione el paso de guin Ir a la presentacin y, a continuacin, haga clic en el botn
Mover. (Tambin puede seleccionar y mover los pasos de guin haciendo doble clic en ellos.)
5. En el rea Opciones de paso de guin, haga clic en Especificar, seleccione Presentacin y
despus la presentacin Etiquetas. A continuacin, haga clic en Aceptar.
6. Seleccione el paso de guin Modo Vista previa en la lista de la izquierda y desplcelo al guin.
7. Cierre el cuadro de dilogo Editar guin, haga clic en Guardar y, a continuacin, cierre el
cuadro de dilogo Gestionar guiones.
8. Para ejecutar el guin que acaba de crear: Elija el men Guiones > Vista previa presentacin
de etiquetas. FileMaker Pro muestra la presentacin Etiquetas y cambia al modo Vista previa.
Asignacin de un guin a un botn
Aunque los botones normalmente son ms cmodos para los usuarios, los guiones son una funcin
mucho ms potente que le permiten combinar muchos comandos de men en una sola accin
ejecutable. El uso de un botn para ejecutar un guin le ofrece lo mejor de ambas funciones.
Para asignar el guin que acaba de crear al botn que cre anteriormente:
1. Seleccione Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin.
2. Haga clic en Abandonar Vista previa y en Editar presentacin en la barra de presentacin.
3. Haga clic en el botn Ir a la Lista de tipos de clientes creada anteriormente en esta leccin
y seleccione el men Formato > Configuracin del botn.
4. En el cuadro de dilogo Configuracin del botn, elija el paso de guin Ejecutar guin junto a
la parte superior de la lista en la parte izquierda.
El guin
terminado
5. En el rea Opciones, en Guin actual, haga clic en Especificar. Seleccione Vista previa
de presentacin de etiquetas en la lista de guiones disponibles y haga clic en Aceptar.
6. Deje el resto de los parmetros predeterminados del botn tal cual y haga clic en Aceptar.
Cambio de nombre del botn
1. Seleccione la herramienta Texto en la barra de herramientas de estado.
2. Haga clic en el botn una vez. Aparece el punto de insercin de texto en el botn.
3. Seleccione el tipo de botn y escriba Presentacin Vista previa de Etiquetas para
cambiar el nombre de este botn.
Es posible que deba seleccionar el botn y ajustar su tamao para mostrar el texto, desplazar
objetos en la cabecera o arrastrar el margen derecho de la presentacin hacia la derecha para
ensancharla a fin de que todos los elementos se ajusten a los lmites de la pgina.
Prueba del botn
1. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Salir de Presentacin para cambiar
al modo Visualizar y, a continuacin, pruebe el botn haciendo clic en l.
Al hacer clic sobre este botn se ejecuta el guin, que muestra la presentacin Etiquetas y
cambia al modo Vista previa.
En esta leccin, ha creado botones y guiones y ha utilizado estas dos funciones juntas.
Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
Seleccione
Ejecutar
guin
Leccin 9
Creacin y ejecucin de informes
El proceso de recuperacin y organizacin de los datos de una base de datos se llama creacin
de informes. Los informes le ayudan a organizar y ver datos en grupos.
En esta leccin:
1 crear un informe dinmico en la Vista Tabla
1 crear un informe con datos agrupados y totales mediante el asistente Nueva
presentacin/informe
1 guardar un informe como un archivo PDF y enviarlo como un archivo adjunto de correo
electrnico
Acerca de los informes de sumario
Los Informes sumario presentan simplemente los totales de los datos, no fraccionan la
informacin en grupos menores. Los informes de subsumario, tambin llamados informes con
datos agrupados, clasifican la informacin por un campo o campos concretos y agrupan la
informacin jerrquicamente. A continuacin, se puede calcular el subtotal o la media o contar la
informacin del subsumario.
Un campo de sumario es un tipo de campo que puede especificar al definir los campos en la Vista
Tabla, el Asistente de nuevas presentaciones/informes o en el cuadro de dilogo Gestionar base
de datos. Los campos sumario permiten clculos en todos los registros del conjunto encontrado.
En general, cuando deba calcular el total de datos de diversos registros, debe utilizar un campo
de sumario.
Crear un informe dinmico en la Vista Tabla
Los informes dinmicos en la Vista Tabla resultan una forma rpida de formatear y mostrar datos
de sumario. En esta actividad crear un informe rpido que muestre:
1 las tasas anuales abonadas por cada cliente.
1 los subtotales de las tasas abonadas por cada empresa.
1 un total general de las tasas cobradas de las tres empresas.
Analizar los datos en la Vista Tabla
2. Elija Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin si an
no est seleccionada esta opcin.
3. En el modo Visualizar, haga clic en la vista Tabla en la barra de presentacin.
Los campos de la presentacin Entrada de datos aparecen como cabeceras de columnas en
la Vista Tabla.
Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes 57
Ocultar datos no necesarios en el informe
De forma predeterminada, la Vista Tabla muestra todos los campos en la presentacin actual.
Puede ocultar los campos que no desea mostrar en este informe. Al ocultar campos en la Vista
Tabla, no se eliminan los datos o definiciones de campo de la presentacin o de la base de datos.
1. Coloque el puntero sobre cualquier cabecera de columna hasta que la flecha hacia abajo
aparezca. Haga clic en la flecha hacia abajo y, a continuacin, seleccione Vista Tabla >
Modificar en el men abreviado.
2. En el cuadro de dilogo Modificar Vista Tabla, cancele la seleccin de las casillas de
verificacin de todos los campos, salvo Empresa, Nombre, Apellidos y Tasa abonada.
Las columnas se ocultan en la Vista Tabla al cancelar la seleccin de las casillas de
verificacin.
Agrupe y organice los datos y defina un campo de sumario.
1. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Empresa y haga clic en la flecha hacia
abajo. Seleccione Aadir grupo final segn empresa en el men abreviado.
Observe que los registros se ordenan de nuevo y se agrupan por empresa. Al aadir un grupo
inicial o final en la Vista Tabla, FileMaker Pro ordena automticamente los registros en orden
alfabtico (a-z) por el campo de agrupacin. Los campos agrupados por se denominan campos
de interrupcin. En este caso, el campo Empresa es el campo de interrupcin.
2. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Tasa abonada y haga clic en la flecha hacia
abajo. Seleccione Subtotales finales y, a continuacin, Total (Cuota anual de ingresos) en
el men abreviado.
Las cantidades subtotales aparecen en la columna Tasa abonada en cada grupo de empresas.
Nota Si no puede ver las cantidades subtotales en la columna Tasa abonada, arrastre la
cabecera de la columna Tasa abonada para ampliar la columna.
3. Coloque de nuevo el puntero sobre la cabecera de columna Empresa y haga clic en la flecha
hacia abajo. Seleccione Aadir Sumario general continuo en el men abreviado.
Nota Es posible que deba desplazarse hacia abajo para ver el sumario general continuo.
Cancele la seleccin de
las casillas de verificacin
de los campos que desee
ocultar en la Vista Tabla.
Etiquetar datos agrupados y eliminar valores de datos duplicados
1. Haga clic con el botn derecho o pulse Control mientras hace clic en la fila de sumario final (no
en la de sumario general continuo). Seleccione Aadir campo de Grupo (Empresa) en el
men abreviado para mostrar el nombre de empresa de cada grupo.
2. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Empresa y haga clic en la flecha hacia
abajo. Seleccione Campo > Ocultar campo para ocultar los datos de empresa repetidos en la
columna Empresa.
La etiqueta creada en el campo Empresa permanece en la Vista Tabla para identificar el
campo Grupo.
El informe completado muestra:
1 la tasa abonada por cada cliente.
1 los subtotales de los ingresos procedentes de las tasas por empresa.
1 un total general de los ingresos por tasas de todas las empresas.
Haga clic con el
botn derecho o
pulse Control
mientras hace clic
en la fila de sumario
Seleccionar Aadir campo
de Grupo (Empresa)
Para que este informe se muestre correctamente en la Vista Tabla, los datos deben
organizarse por Empresa.
3. Coloque el puntero sobre cualquier cabecera de columna y haga clic en la flecha hacia abajo.
Seleccione Vista Tabla > Restablecer y, a continuacin, haga clic en S para borrar la configuracin
de informe dinmico y mostrar todos los campos de la presentacin Entrada de datos.
Use un asistente para crear un informe con datos agrupados y totales
Con el asistente de nuevas presentaciones/informes podr crear un informe en otra presentacin.
Al crear informes en el asistente, dispone de la opcin de crear un guin que volver a ejecutar
el informe para actualizar los datos que muestra.
Acerca de las presentaciones para informes de subsumario
Una presentacin con un informe con datos agrupados requiere diversos elementos para
funcionar adecuadamente.
Las presentaciones diseadas para los informes de subsumario incluyen:
1 una parte de subsumario en la presentacin del informe para cada nivel de detalle que desee
desglosar.
1 uno o varios campos por los que agrupar los registros (campos de interrupcin).
1 registros ordenados mediante estos campos de interrupcin, en el orden en el que las partes
del subsumario aparecen en la presentacin del informe.
1 una parte de la presentacin de sumario general.
1 campo(s) sumario para mostrar los totales, promedios o recuentos.
Los subtotales se basan
en los grupos de empresa
Total general
En este ejercicio, crear un informe que incluya subtotales para cada categora y un total general
para todo el informe. Crear un informe subsumario que:
1 agrupe los clientes por tipo.
1 calcule el subtotal de las tasas cobradas para cada tipo de cliente.
1 proporcione un total general de estas tasas.
El asistente Nueva presentacin/informe crea estas estructuras y realiza esta configuracin
automticamente.
Crear un informe subsumario con totales
Para crear el Informe de tasas anuales:
1. Haga clic en Vista Formulario en la barra de presentacin, haga clic en Editar
presentacin en dicha barra.
3. En Nombre de presentacin, escriba Informe de tasas anuales.
4. Seleccione Informe para el nuevo tipo de presentacin.
5. Elija Incluir subtotales e Incluir total general si an no estn seleccionadas estas opciones.
Observe los cambios de la vista previa del informe en el asistente; obtendr una idea del
aspecto del informe con la configuracin actual.
Seleccin de los campos utilizados en este informe
1. Seleccione el primer campo que se va a utilizar en este informe, Tipo de cliente, y desplcelo
a la lista Campos mostrados en presentacin/informe.
2. Seleccione y mueva el campo Apellidos.
3. Seleccione y mueva el campo Nombre.
4. Seleccione y mueva el campo Tasa abonada.
6. Ahora desea organizar los registros segn el Tipo de cliente, de modo que desplace este campo
a la lista Categoras de informes.
Seleccione
Incluir subtotales e
Incluir totales generales
La vista previa del informe
se actualiza al seleccionar
un tipo de presentacin
7. Anule la seleccin de la casilla de verificacin Tipo de cliente.
La opcin Tipo de cliente aparecer slo una vez en cada grupo, tal y como se muestra en la
imagen de la vista previa del informe en el asistente.
9. Mueva el campo Apellidos a la lista Tipo de ordenacin.
De esta forma se ordenan los registros de cada grupo de tipos de clientes alfabticamente
segn los apellidos de los clientes. Observe que el campo de interrupcin Tipo de cliente
aparece automticamente en la parte superior de la lista Tipo de ordenacin. FileMaker Pro
agrupar los registros por esta categora antes de ordenar datos.
Especificacin de subtotales y totales generales
En el Informe de tasas anuales, desea ver los subtotales de las tasas abonadas por cada tipo de
cliente, Nuevo y Habitual, y un total general de las tasas de estos dos grupos al final del informe.
Para hacer esto, deber especificar campos de sumario de subtotal y total general en el asistente
Nueva presentacin/informe.
El campo de sumario que utilizar es Cuota anual de ingresos, que ya se ha definido
anteriormente en el archivo de ejemplo. El campo Cuota anual de ingresos calcula el total de las
tasas introducidas en el campo Tasa abonada.
1. En Campo sumario, haga clic en Especificar y seleccione Cuota anual de ingresos en la
lista de campos disponibles; a continuacin, haga clic en Aceptar.
Anule la seleccin de
Tipo de cliente para
ocultar los valores
repetidos en el informe
2. En Categora a resumir por, utilice el valor predeterminado Tipo de cliente.
3. En Situacin del subtotal, utilice el valor predeterminado Debajo del grupo de registros.
4. Haga clic en Aadir subtotal. Esta accin le indica a FileMaker Pro que cree un subtotal de
las tasas abonadas bajo cada categora de cliente.
6. En Campo sumario, haga clic en Especificar y seleccione Cuota anual de ingresos en la
lista de campos disponibles; a continuacin, haga clic en Aceptar.
Esta accin indica a FileMaker Pro que utilice el campo Cuota anual de ingresos en el total
general.
7. Haga clic en Aadir total general. Esta accin indica a FileMaker Pro que cree un total general
de las tasas anuales.
Seleccin de un tema y creacin de la cabecera y el pie
1. En Classic ajustado, seleccione Clido.
Obtendr una vista previa del tema en el asistente. El tema determina el estilo, el color y el
tamao del texto del informe completado y se aplica nicamente a la presentacin actual, no
a todas las presentaciones de la base de datos.
3. En el rea Cabecera, en Superior centro, seleccione Texto personalizado grande.
4. Escriba Informe de tasas anuales para la cabecera del informe y haga clic en Aceptar.
5. En el rea Pie de pgina, en Inferior centro, seleccione Nmero de pgina para incluir el
nmero de pgina en la parte inferior de cada pgina del informe.
Creacin de un guin para ejecutar de nuevo este informe
1. Haga clic en Crear un guin.
2. Deje el Nombre del guin tal y como aparece, y haga clic en Siguiente.
3. Haga clic en Ver en modo Visualizar si an no est seleccionada esta opcin.
Ver el informe completo en la Vista Lista. Se calcula el subtotal de las tasas cobradas para
cada tipo de cliente y, en la parte inferior del informe, aparece un total general de todas las
tasas.
Nota En funcin de los experimentos realizados en las lecciones anteriores, es posible que
su informe final no tenga el mismo aspecto que el que se muestra a continuacin.
Subtotales
Total general
Este informe agrupa los
datos por el campo Tipo
de cliente, denominado
tambin campo de
interrupcin
El nmero de pgina
real sustituir al
carcter de marcador
de posicin en el
modo Vista previa y
tambin cuando se
imprima el informe
Eliminar un registro para ver los valores de sumario actualizados
Cuando trabaja en Vista lista o Vista tabla en el modo Visualizar, FileMaker Pro actualiza
automticamente los valores de sumario cuando se aaden o cambian los valores de datos.
Para eliminar un registro y ver la actualizacin de valores de sumario dinmicamente:
1. Seleccione el registro para Gerard LeFranc.
2. Haga clic en Eliminar registro y en Eliminar.
En el subtotal para los nuevos clientes y el total general se muestran los valores actualizados.
Guardado y envo de un informe como archivo PDF
Despus de ejecutar un informe, puede guardarlo como un archivo PDF y enviarlo como un
archivo adjunto de correo electrnico.
1. Seleccione el men Archivo > Guardar/Enviar registros como > PDF.
2. Seleccione la carpeta del Tutorial para que el archivo se guarde en ella.
3. En el cuadro de dilogo Guardar registros como PDF, en Nombre de archivo (Windows) o
Guardar como (Mac OS), escriba Informe de tasas anuales.
4. Para Guardar, seleccione Registros visualizados.
5. Seleccione Crear correo electrnico con un archivo adjunto.
FileMaker Pro crea el archivo PDF y lo transfiere al programa de correo electrnico. El archivo
PDF aparece como un archivo adjunto en el mensaje de correo electrnico que puede procesar
y enviar. Puede hacer doble clic sobre el archivo adjunto en la ventana de correo electrnico
para ver el informe como archivo PDF.
Nota Si utiliza un cliente de correo electrnico basado en Web, en el paso 5, no seleccione la
opcin Crear correo electrnico con un archivo adjunto. Cree un mensaje en su cliente de
correo electrnico, adjunte de forma manual el archivo PDF del informe y, a continuacin,
enve el mensaje.
7. Cuando acabe la leccin, elimine el mensaje de correo electrnico y, a continuacin, cierre el
archivo de ejemplo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
Seleccione el registro
para Gerard LeFranc
En esta leccin, ha creado informes con datos y totales agrupados en la Vista Tabla por medio del
asistente Nueva presentacin/informe. Adems, ha guardado un informe como un archivo PDF
para enviarlo como un archivo adjunto de correo electrnico. Para obtener ms informacin sobre
la creacin de informes, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
Leccin 10
Generacin de datos
FileMaker Pro le ayuda a comparar y contrastar los datos de forma visual mediante grficos
de columnas, barras, positivo/negativo, lneas, reas, puntos o circulares.
Puede:
1 crear un grfico rpido en el modo Visualizar y, a continuacin, imprimirlo o insertarlo en una
nueva presentacin.
1 utilizar la herramienta Grfico en el modo Presentacin para aadir un grfico a una
presentacin nueva o existente.
En esta leccin crear un grfico rpido que compare los ingresos por tasas de los clientes
corporativos de la Pastelera favorita.
Crear un grfico circular
Los grficos circulares son ideales para mostrar el porcentaje de un todo.
2. Elija Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin si
no est seleccionada esta opcin.
3. Haga clic en Vista Tabla en la barra de presentacin.
4. Coloque el puntero sobre la columna Empresa , haga clic en la flecha hacia abajo y, a
continuacin, seleccione Ordenar en orden ascendente.
5. Coloque el puntero sobre la columna Tasa abonada , haga clic en la flecha hacia abajo y,
a continuacin, seleccione Grfico > Grfico de tasa abonada por empresa.
Obtendr una vista previa del grfico en el cuadro de dilogo Configuracin de grfico.
En la vista previa del grfico, se muestran de forma predeterminada grficos de columnas.
Puede cambiar el tipo de grfico y especificar otra configuracin en el Inspector de grficos
ubicado a la derecha.
FileMaker Pro especifica la
configuracin del grfico rpido
Leccin 10 | Generacin de datos 69
6. En el rea Ttulo del Inspector de grficos, escriba Ingresos por empresa.
7. En Tipo, seleccione Circular.
La vista previa del grfico se actualiza para mostrar el ttulo y el tipo de grfico nuevos.
8. En Opciones, seleccione Mostrar valores en el grfico y Porcentajes.
9. Haga clic en Guardar como presentacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
El grfico completado se mostrar en el modo Visualizar.
Notas
1 Puede seleccionar una presentacin que contenga un grfico rpido en el men emergente
Presentacin para mostrarlo posteriormente.
1 Para modificar un grfico, cambie al modo Presentacin y haga doble clic en este.
Ha creado un grfico circular que muestra los datos resumidos del conjunto encontrado actual.
Para obtener ms informacin sobre la creacin de grficos, consulte el captulo 3 de la Gua del
usuario de FileMaker Pro y la Ayuda de FileMaker Pro.
Leccin 11
Cmo hacer bases de datos relacionales
Las bases de datos relacionales permiten visualizar fcilmente los datos relacionados y agilizar
la entrada de datos. Puede introducir los datos una vez y luego visualizar y utilizar estos datos en
tablas o archivos relacionados.
En esta leccin:
1 ver cmo funcionan las bases de datos relacionales
1 definir una relacin
1 mostrar los datos de un registro relacionado
1 mostrar una lista de registros relacionados
El archivo de ejemplo de esta leccin utiliza dos tablas:
1 La tabla Clientes que contiene los registros de los clientes individuales de la Pastelera favorita.
1 La tabla Empresas que contiene los registros de las empresas en las que trabajan estos
clientes. Cada empresa tiene un gran nmero de empleados (clientes de la Pastelera favorita).
Visualizacin de un registro relacionado en un archivo
Definicin de una relacin con otra tabla
El archivo contiene las tablas, pero no la estructura relacional. Ahora crear estas estructuras.
3. Haga clic en la ficha Relaciones.
Ver el grfico de relaciones. El grfico de relaciones muestra todas las tablas del archivo
actual.
Puede utilizar las tablas del grfico de relaciones para organizar la vista de los datos. Cada
aparicin de una tabla en el grfico de relaciones representa una vista diferente de los datos.
Cuando crea una relacin entre dos tablas, hace que los datos guardados en cualquiera de las
tablas estn accesibles a la otra tabla, de acuerdo con los campos coincidentes y los criterios
que establezca para la relacin.
4. En la tabla Clientes, haga clic en el campo Empresa y arrastre una lnea al campo Empresa de
la tabla Empresas.
El campo Empresa es el campo coincidente.
Leccin 11 | Cmo hacer bases de datos relacionales 71
5. Suelte el botn del ratn. Ver la relacin que acaba de crear.
La relacin se basa en los datos coincidentes del campo Empresa de ambas tablas. Los
registros estn relacionados si los datos del campo Empresa de una tabla coinciden con los
datos del campo Empresa de la otra tabla.
6. Haga clic en Aceptar para guardar esta relacin.
Visualizacin de los datos de un registro relacionado
Una vez definida la relacin, puede modificar una presentacin para que muestre los datos
utilizando dicha relacin. Aqu, se mostrar la direccin de la empresa.
1. Seleccione Informacin de cuenta corporativaen el men emergente Presentacin de la
barra de presentacin.
3. Mediante la herramienta Campo en la barra de herramientas de estado, arrastre un campo
a la presentacin.
Puede ver el cuadro de dilogo Especificar campo que muestra la lista de los campos de esta
tabla.
4. Haga clic en la Tabla actual (Clientes) y seleccione la tabla Empresas en la lista.
Ahora puede ver una lista de los campos en la tabla relacionada Empresas. Los dos puntos (::)
antes de cada nombre de campo indican que son campos relacionados, no campos definidos
en la tabla Clientes en la que trabaja actualmente. Estos campos relacionados mostrarn los
datos de la tabla relacionada.
5. Seleccione ::Direccin de empresa.
6. Seleccione Crear etiqueta (si no est seleccionada) y haga clic en Aceptar.
7. Repita los pasos 3-6 para ::Ciudad y ::Pas.
8. Mueva los campos si fuera necesario y cambie el tamao de los campos para que muestren todos
los datos que contienen. Cuando termine, los campos deberan tener el siguiente aspecto:
en la barra de presentacin para volver al modo Visualizar.
10. Haga clic en el icono de libro de la barra de herramientas de estado para recorrer los registros
hasta que vea el cambio de nombre de empresa.
Aunque la presentacin Informacin de cuenta corporativa se basa en la tabla Clientes, puede
ver los datos de direcciones almacenados en la tabla Empresas gracias a la relacin que
configur anteriormente en esta leccin.
Visualizacin de una lista de registros relacionados
Las relaciones son bidireccionales. La relacin creada entre las tablas Clientes y Empresas
muestra los datos (direcciones de empresas) de la tabla Empresas. A continuacin, utilizar la
misma relacin para mostrar datos (nombres de clientes) de la tabla Clientes.
Creacin de un portal para visualizar los registros coincidentes
Puede aadir un portal en una presentacin para mostrar datos de campos relacionados.
1. Elija la presentacin Empresas en el men emergente Presentacin.
Para poder mostrar los datos de los registros relacionados, es necesario que est definida una
relacin. A continuacin, utilizar la relacin que cre en la tabla Clientes en esta misma
leccin, aunque es preciso modificar primero dicha relacin para permitir la creacin de
registros en una tabla relacionada.
2. Elija el men Archivo > Gestionar > Base de datos y haga clic en la pestaa Relaciones, si
no est seleccionada.
3. En el grfico de relaciones, haga doble clic en el operador relacional para mostrar el cuadro
de dilogo Editar relacin.
4. En la parte inferior del cuadro de dilogo ubicado debajo de Clientes, seleccione Permitir la
creacin de registros en esta tabla a travs de esta relacin. Esta accin le permitir aadir
un nombre a la lista Clientes.
5. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro
de dilogo Gestionar base de datos.
6. Utilice el icono de libro o la barra de desplazamiento de la barra de herramientas de estado
para pasar al registro de la primera empresa (Corporacin ABC), si es necesario.
8. Seleccione la herramienta Portal en la barra de herramientas de estado y cree un cuadro
que contenga la lista de nombres.
9. En el cuadro de dilogo Configurar portal, elija la tabla Clientes en Mostrar registros
relacionados desde.
10. Seleccione Mostrar barra de desplazamiento vertical.
11. En Nmero de filas escriba 4.
Adicin de campos y formato al portal
1. En el cuadro de dilogo Aadir campos al portal, seleccione el campo ::Nombre y muvalo a
la lista Campos incluidos.
2. Seleccione y mueva el campo ::Apellidos.
4. Utilice la herramienta Texto en la barra de herramientas de estado para crear etiquetas
para los campos Nombre y Apellidos en el portal.
Cuando termine, el portal debera tener el siguiente aspecto:
Seleccione
esta casilla de
verificacin
5. Haga clic en Guardar presentacin y en Salir de Presentacin para ver la lista de clientes
de cada empresa.
Nota En funcin de los experimentos realizados en las lecciones anteriores, es posible que
su portal no tenga el mismo aspecto que el que muestra la imagen.
6. Pruebe la nueva estructura: escriba el nombre de un nuevo cliente en Corporacin ABC.
7. Seleccione Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin
para ver el nuevo registro.
Al aadir el nuevo cliente, la relacin cre automticamente un registro para este en la tabla
Clientes. Haga clic en la pestaa Estado del pago del nuevo registro. Corporacin ABC se
introduce automticamente en el campo coincidente debido a que se aadi el nombre al portal
del registro de Corporacin ABC.
Ha visto cmo utilizar y crear relaciones sencillas. Este aprendizaje abarca simplemente los
aspectos bsicos. Existen muchos puntos importantes que deben tenerse en cuenta al crear un
sistema de bases de datos relacionales. Asegrese de leer el captulo 4 de la Gua del usuario
de FileMaker Pro y la informacin relacional de la Ayuda de FileMaker Pro antes de utilizar las
relaciones en sus propios archivos.
El portal muestra una
lista de clientes de la
tabla relacionada
Haga clic aqu para
introducir un nuevo
cliente para esta
empresa
Leccin 12
Compartir e intercambiar datos
Puede compartir datos en una red utilizando FileMaker Pro, FileMaker Server o a travs
de Internet utilizando Instant Web Publishing. Tambin puede compartir datos importndolos
a archivos de FileMaker Pro desde otras aplicaciones o exportndolos desde archivos de
FileMaker Pro a otras aplicaciones.
En esta leccin aprender:
1 a habilitar la posibilidad de compartir archivos de FileMaker Pro a travs de una red
1 a importar datos a un archivo de FileMaker Pro
Acerca de compartir datos
Puede utilizar Compartir FileMaker en red para compartir bases de datos de FileMaker Pro
en la red para que hasta nueve usuarios de FileMaker Pro o FileMaker Go accedan y utilicen
simultneamente el mismo archivo de base de datos. Si necesita compartir archivos con ms de
9 usuarios al mismo tiempo en la red, puede utilizar FileMaker Server para compartir archivos,
que permite que un mayor nmero de usuarios compartan archivos y ofrece un mayor rendimiento
y mejor seguridad.
Puede utilizar Instant Web Publishing para publicar presentaciones de FileMaker Pro como pginas
Web a fin de que los usuarios que dispongan de un navegador Web conectados a su Intranet
(o Internet) accedan a las bases de datos de FileMaker Pro.
Puede intercambiar informacin entre FileMaker Pro y otras aplicaciones mediante la importacin
y exportacin de datos. Por ejemplo, puede importar datos que se encuentran en otra base de
datos o en un programa de hoja de clculo o exportar datos de direcciones para crear cartas
modelo personalizadas con un procesador de textos. Cuando importe o exporte datos, stos
se copian en el archivo de destino, que no est compartido por las aplicaciones.
Habilitar la posibilidad de compartir FileMaker a travs de la red
Si su equipo est conectado a una red, usted y otros usuarios de FileMaker Pro pueden utilizar
simultneamente el mismo archivo de base de datos.
Importante Su acuerdo de licencia de FileMaker Pro exige el pago de una licencia para cada
equipo en el que se instale la aplicacin FileMaker Pro. No es posible compartir o utilizar de forma
simultnea la licencia de software en diferentes equipos.
La primera persona que abre un archivo compartido se convierte en anfitrin. Todos los usuarios
que se conecten al archivo alojado y lo abran se convierten en clientes.
Leccin 12 | Compartir e intercambiar datos 76
Una vez abierto un archivo compartido, el anfitrin y los clientes tienen acceso a la misma informacin
y todos los cambios que se realicen en el archivo aparecern en la ventana de cada usuario.
Las modificaciones de datos, guiones o presentaciones realizadas por cualquier usuario se
guardan en el archivo compartido. El archivo compartido se guarda en el disco en el que reside
el archivo.
Los tipos de ordenacin, las peticiones de bsqueda, las rdenes de exportacin e importacin
de campos y las configuraciones de impresin son especficos de cada usuario.
Para habilitar la posibilidad de compartir FileMaker a travs de la red:
Nota Para activar o cambiar el estado de la funcin de compartir de un archivo en sus propios
archivos, debe abrirlo con una cuenta que tenga privilegios de acceso Gestionar privilegios
ampliados. Las cuentas, contraseas y conjuntos de privilegios se abordan en leccin 13.
2. Seleccione el men Archivo > Compartir > Red FileMaker.
3. En el cuadro de dilogo Configuracin de la red FileMaker, en Comparticin en red, haga clic
en Activar.
Ver la direccin TCP/IP del sistema bajo los controles de Comparticin de red.
El anfitrin abre el archivo
Los clientes abren las conexiones con el archivo compartido
4. En Acceso de red a archivo, seleccione Todos los usuarios.
Nota Windows: Puede que reciba una advertencia de seguridad del sistema operativo
cuando habilite la comparticin de red en FileMaker Pro.
Ejemplo Copia est ahora alojado en su equipo. Debe mantener abierto este archivo para que
est disponible para los usuarios de su red.
Abrir un archivo remoto
Un archivo se considera remoto cuando est almacenado en un ordenador (conectado a la red)
distinto del que usted est utilizando. Una vez que un anfitrin abre un archivo compartido en
FileMaker Pro, hasta nueve usuarios pueden abrir el archivo remoto como clientes.
Para abrir un archivo remoto:
1. Seleccione el men Archivo > Abrir remoto.
2. En Vista, seleccione Anfitriones locales para ver la lista de los anfitriones.
Nota En caso de que su equipo no est conectado a una red, o de que no haya archivos de
FileMaker Pro alojados actualmente, el cuadro de dilogo Abrir archivo remoto no mostrar
ningn archivo.
Seleccione Activo
para habilitar el uso
compartido de la red
Seleccione el nivel de acceso de red para Ejemplo
Copia.fmp12
Ejemplo Copia.fmp12 est
seleccionado en la lista
3. Seleccione el anfitrin y, a continuacin, el archivo que desee abrir.
4. Haga clic en Abrir.
En funcin de cmo est configurada la comparticin de archivos en su equipo, es posible que
deba introducir un nombre de cuenta, una contrasea y un nombre de dominio (slo Windows)
para abrir el archivo remoto.
5. Cierre todos los archivos remotos abiertos.
Desactivar el uso compartido de la red FileMaker
Para desactivar el uso compartido de la red FileMaker para Ejemplo Copia:
1. En Ejemplo Copia.fmp12, seleccione el men Archivo > Compartir > Red FileMaker.
2. En el cuadro de dilogo Configuracin de la red FileMaker, seleccione Ejemplo Copia.fmp12 en
la lista de Archivos abiertos actualmente.
3. En Acceso de red a archivo, haga clic en Sin usuarios.
4. Para desactivar el uso compartido de todos los archivos, en Comparticin de red, haga clic
en Inactivo.
Ejemplo Copia ya no est alojado en su equipo.
Acerca del intercambio de datos
puede intercambiar informacin entre FileMaker Pro y otras aplicaciones mediante la importacin
y exportacin de datos. Puede:
1 importar datos a un archivo de FileMaker Pro existente, en una nueva tabla o en una tabla
existente
1 compartir e importar datos de fuentes de datos ODBC
1 convertir datos de otras aplicaciones en nuevos archivos de FileMaker Pro
1 exportar datos para utilizarlos en otras aplicaciones
Seleccionar para ver
una lista de anfitriones
Seleccione el archivo
que desee abrir
Seleccione el equipo
que aloja el archivo
que desee abrir
O bien, escriba la ruta
de red del archivo
que desee abrir
Para reducir la lista,
escriba unas letras
del archivo que est
buscando
Guardado y envo de datos
Puede guardar datos de FileMaker Pro como archivo de Microsoft Excel o como archivo de PDF,
lo que le permite dar sus datos a usuarios que no dispongan de FileMaker Pro. FileMaker Pro le
permite enviar por correo electrnico el archivo de Excel o el archivo PDF cuando lo guarda.
Tambin puede crear guiones para guardar o enviar registros como archivos Excel o PDF.
FileMaker Pro puede enviar mensajes de correo electrnico a uno o ms destinatarios. Puede
introducir manualmente destinatarios, el asunto del mensaje, etc., o puede utilizar valores de campos
o clculos. Tambin puede crear guiones para enviar un correo electrnico o enviar un enlace a
snapshot a su base de datos, que captura un conjunto encontrado y se lo muestra a otro usuario.
Formatos de archivo de importacin/exportacin admitidos
La mayora de las aplicaciones almacenan los datos en sus propios formatos de archivo, pero
muchas de ellas permiten tambin intercambiar informacin utilizando formatos intermediarios.
Por ejemplo, FileMaker Pro puede importar o exportar archivos en formato de Microsoft Excel, texto
separado por tabuladores (tab), valores separados por comas y XML, as como muchos otros.
Si desea intercambiar datos con otro programa, compruebe la documentacin incluida con
ese programa para determinar el formato de archivo intermediario comn que admitan tanto
FileMaker Pro como el otro programa.
Nota La mayora de los formatos de archivo no importan ni exportan ajustes de formato como,
por ejemplo, las fuentes, el tamao, el estilo o el color.
Acerca de la importacin de datos
Existen diferentes formas de importar datos a un archivo existente. Puede:
1 agregar nuevos registros a una tabla existente
1 crear una nueva tabla de datos importados
1 actualizar registros existentes en una tabla existente
1 actualizar registros coincidentes en una tabla existente
Importante Ciertas opciones de importacin que actualizan los registros existentes y los
registros coincidentes sobrescriben los datos existentes durante el proceso de importacin y, una
vez importados, no se puede deshacer esta accin. Para proteger sus datos, elija siempre el
men Archivo > Guardar una copia como para realizar una copia de seguridad del archivo
antes de llevar a cabo una importacin que actualice los registros.
El archivo desde el que importa los registros se denomina origen. El archivo al que importa los
registros se denomina destino.
Importacin de datos al archivo de ejemplo
1. En Ejemplo Copia.fmp12, seleccione Entrada de datos en el men emergente Presentacin
si an no est seleccionada esta opcin.
2. Elija el men Archivo > Importar registros > Archivo.
3. En Archivos de tipo (Windows) o Mostrar (Mac OS), seleccione Todos los archivos
(Windows) o Todos los disponibles (Mac OS) y, a continuacin, elija MiArchivo.fmp12 en la
carpeta Aprendizaje.
MiArchivo.fmp7 es el archivo creado en la leccin leccin 4 y el archivo origen para este
ejercicio de importacin de datos.
4. Haga clic en Abrir.
Aparece el cuadro de dilogo de asignacin de campos de importacin.
5. En Destino, seleccione Tabla actual (Clientes).
6. En Importar accin, seleccione Aadir nuevos registros.
7. Asegrese de que el campo Nombre situado en los Campos origen est en la misma fila que
el campo Nombre de los Campos destino.
Puede mover los campos destino hacia arriba o hacia abajo en la lista, con la ayuda de
la barra de desplazamiento. Pase el cursor sobre la doble flecha para activar la barra
de desplazamiento.
8. Repita el paso 7 para los Apellidos.
9. Asegrese de que aparece una entre los campos Nombre y Apellidos.
Si no ve ninguna entre los campos coincidentes, haga clic en el (Windows) o (Mac OS)
para cambiar el valor.
Los campos restantes deben tener un (Windows) o (Mac OS) entre ellos. Los datos
incluidos en los campos correspondientes no se importarn al archivo de destino.
10. Haga clic en Importar.
11. En el cuadro de dilogo Opciones de importacin, haga clic en Importar.
Campos del archivo de
origen
Campos del archivo de
destino
Las flechas sealan los campos de la derecha
en los que se importarn los datos
Accin de
importacin
Archivo de origen desde
el que se realizar la
importacin
Archivo de destino al que
importar datos
12. Revise la informacin del cuadro de dilogo Resumen de importacin y haga clic en Aceptar.
Los registros de MiArchivo.fmp12 que contienen los datos del nombre y los apellidos se han aadido
al archivo Ejemplo Copia.fmp7. El conjunto hallado actual contiene los nuevos registros importados.
Compruebe los nuevos registros para verificar los datos que se han importado. Haga clic en Mostrar
todos en la barra de herramientas de estado para ver todos los registros del archivo.
13. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo de ejemplo seleccionando el men Archivo >
Cerrar.
Ha aprendido a habilitar la comparticin de archivos utilizando FileMaker Pro y cmo importar
datos a un archivo de FileMaker Pro. Para obtener ms informacin acerca del uso compartido y
la importacin de datos en FileMaker Pro, consulte el captulo 5 de la Gua del usuario de
FileMaker Pro y la Ayuda de FileMaker Pro. Consulte la Gua para la publicacin en la Web al
instante con FileMaker para obtener informacin sobre cmo publicar bases de datos en la Web.
Leccin 13
Proteccin de los datos en FileMaker Pro
Aunque su sistema operativo incluye funciones de proteccin de archivos, debera utilizar las
cuentas y los privilegios de FileMaker Pro para salvaguardar sus datos. FileMaker Pro permite
imponer restricciones acerca de los usuarios que pueden acceder a un archivo cuando proteja
sus archivos definiendo cuentas y contraseas. El nombre de cuenta y la contrasea que los
usuarios utilizan determina el conjunto de privilegios utilizado. El conjunto de privilegios limita las
acciones que los usuarios pueden realizar en un archivo.
1 a proteger sus datos utilizando cuentas, contraseas y grupos de privilegios
1 a crear cuentas, contraseas y conjuntos de privilegios
Creacin de una cuenta y una contrasea
Acerca de las cuentas
Las Cuentas autentican a los usuarios que intentan abrir archivos protegidos. Cada cuenta
especifica un nombre de cuenta y, normalmente, una contrasea. Las cuentas se pueden
configurar para usuarios individuales o se pueden crear cuentas que se compartirn entre grupos
de individuos como, por ejemplo, una cuenta de "Marketing". Las cuentas compartidas resultan
tiles cuando desee mantener un menor nmero de cuentas y no tenga intencin de realizar un
seguimiento del acceso individual a un archivo de base de datos. No obstante, es ms seguro
crear un mayor nmero de cuentas que tener varios usuarios compartiendo una sola. Las
contraseas distinguen entre maysculas y minsculas, pero los nombres de cuenta no lo hacen.
Cuando cree una base de datos, se crearn dos cuentas predefinidas (Admin e Invitado) y
dispondr de tres conjuntos de privilegios predeterminados (Acceso total, Slo entrada de datos
y Acceso de slo lectura).
La cuenta Admin no recibe una contrasea y se asigna al conjunto de privilegios Acceso total, que
permite el acceso a todos los elementos de un archivo. La cuenta Invitado permite a los usuarios
abrir un archivo sin especificar un nombre de cuenta; esta cuenta tampoco tiene contrasea y se le
asignan privilegios de slo lectura.
Las contraseas y los privilegios de acceso de las cuentas predefinidas se pueden modificar.
Cuentas
predefinidas
Cuentas
personalizadas
Leccin 13 | Proteccin de los datos en FileMaker Pro 83
Para crear una cuenta y una contrasea:
2. Seleccione el men Archivo > Gestionar > Seguridad.
3. En la pestaa Cuentas, haga clic en Nueva.
4. En La cuenta se verifica a travs de, seleccione FileMaker.
5. En Nombre de cuenta, escriba Le Nguyen.
6. En Contrasea, escriba lnguyen.
Nota Por motivos de seguridad, el texto de la contrasea nunca se muestra en FileMaker Pro.
Anote siempre las contraseas que introduzca cuando configure las cuentas y facilteselas a los
usuarios adecuados. Guarde las contraseas en un lugar seguro por si las olvida y para impedir
que alguien las robe.
7. Seleccione El usuario debe cambiar la contrasea al iniciar la prxima sesin.
En la mayora de los casos, una cuenta compartida por varios usuarios no debera forzar el cambio
de contrasea al iniciar sesin. En su lugar, debera especificar una contrasea y proporcionrsela
a los usuarios que la necesiten. Adems, el conjunto de privilegios para una cuenta compartida
no debera permitir los cambios de contrasea, ya que un usuario podra cambiar la contrasea y
bloquear el acceso a todos los dems usuarios que comparten la cuenta.
8. En Estado de la cuenta, seleccione Activo.
9. En Conjunto de privilegios, seleccione [Acceso de slo lectura].
10. En Descripcin, escriba Agente de atencin al cliente.
Ver la nueva cuenta junto a las cuentas predeterminadas Invitado y Admin.
Se mostrar una alerta que le informar de que la cuenta Admin del archivo de ejemplo no se
encuentra protegida mediante contrasea. Debe aceptar esta configuracin para que
FileMaker Pro le permita continuar.
13. Haga clic en Permitir para cerrar la alerta.
Se mostrar el cuadro de dilogo Confirmar inicio de sesin con acceso completo.
Especifique la
configuracin
de la cuenta
14. Escriba Admin, en Cuenta con acceso completo, deje en blanco la Contrasea y haga
clic en Aceptar.
Nota Por motivos de seguridad, proteja siempre mediante contrasea la cuenta Admin de los
archivos que cree.
Creacin de un conjunto de privilegios
Acerca de los conjuntos de privilegios
Los conjuntos de privilegios especifican el nivel de acceso a los archivos de bases de datos.
Adems, FileMaker Pro permite ampliar los conjuntos de privilegios, que determinan las opciones
de comparticin de archivos.
Conjuntos de privilegios predefinidos
Cada archivo de base de datos nuevo contiene tres conjuntos de privilegios predefinidos:
1 El Acceso total permite el acceso y la modificacin de todo lo que haya en el archivo
1 El privilegio Slo entrada de datos permite exclusivamente ver e introducir datos
1 El Acceso de slo lectura permite ver datos, pero no realizar modificaciones
En toda base de datos debe haber al menos una cuenta con un conjunto de privilegios de Acceso
total. Por motivos de seguridad, dicha cuenta deber protegerse mediante una contrasea. El
usuario no puede modificar ni eliminar conjuntos de privilegios predefinidos, excepto para activar
o desactivar sus conjuntos de privilegios ampliados. No obstante, s puede duplicar los conjuntos
de privilegios predefinidos y modificar la copia resultante para utilizarla de otro modo.
Conjuntos de privilegios personalizados
Mientras los conjuntos de privilegios predefinidos de FileMaker Pro ofrecen tipos comunes de
acceso a los datos, la creacin de conjuntos de privilegios exclusivos permite limitar el acceso a
determinados aspectos de una base de datos como, por ejemplo, las presentaciones a las que
se puede acceder, los mens disponibles y si se permite imprimir o no.
Conjuntos de privilegios ampliados
Los conjuntos de privilegios ampliados determinan las opciones de comparticin de datos
permitidas por un conjunto de privilegios como, por ejemplo, si un conjunto de privilegios permite a
los usuarios que abran un archivo compartido o que vean una base de datos en un navegador Web.
Conjuntos de
privilegios
predefinidos
Creacin de un conjunto de privilegios personalizado
Suponga que su empresa depende del personal eventual en determinados momentos del ao.
Dicho personal necesita tener acceso a sus datos, pero usted desea evitar que los trabajadores
eventuales impriman o exporten informacin de su base de datos. Para ello, puede crear un
conjunto de privilegios especfico para los trabajadores eventuales, de forma que dichos
empleados no puedan imprimir ni exportar datos.
1. Seleccione el men Archivo > Gestionar > Seguridad.
2. Haga clic en la pestaa Conjuntos de privilegios.
3. Seleccione el conjunto de privilegios [Slo entrada de datos] y, a continuacin, haga clic
en Duplicar.
Se selecciona Slo entrada de datos Copiar.
4. Haga clic en Editar.
5. En Nombre del conjunto de privilegios, escriba Personal eventual.
6. En Descripcin, escriba No imprimir ni exportar datos.
7. Quite Permitir impresin y Permitir exportacin.
Aparece Personal eventual en la lista de conjuntos de privilegios. Este conjunto de privilegios
puede ser utilizado por una cuenta o ms.
10. Haga clic en Permitir para cerrar la alerta.
Se mostrar el cuadro de dilogo Confirmar inicio de sesin con acceso completo.
11. Escriba Admin en Cuenta con acceso completo, deje en blanco la Contrasea y haga clic
en Aceptar.
12. Cuando haya acabado con esta leccin, cierre o salga de FileMaker Pro para cerrar todos los
archivos abiertos.
Quite Permitir impresin y
Permitir exportacin
Aparece la configuracin
de los privilegios ampliados
Ha aprendido a crear cuentas y contraseas, y a asignarles conjuntos de privilegios. Asimismo,
ha aprendido a crear conjuntos de privilegios personalizados y a utilizarlos con fines
empresariales especficos. Para obtener ms informacin acerca de la forma en que las cuentas,
las contraseas y los conjuntos de privilegios pueden proteger sus bases de datos, consulte el
captulo 6 de la Gua del usuario de FileMaker Pro y la Ayuda de FileMaker Pro.
Leccin 14
Copias de seguridad de bases de datos
Fallos de alimentacin, problemas con el disco y otros problemas inesperados con los
ordenadores pueden surgir en cualquier momento. Para ayudar a evitar la prdida de datos
realice, de forma regular, copias de seguridad de todos los documentos importantes del
ordenador, incluidas las bases de datos.
1 cmo y cundo realizar una copia de seguridad de la base de datos
1 dnde aprender acerca de otros sistemas de proteccin
Cmo realizar una copia de seguridad de las bases de datos
Existen diversas formas de realizar una copia de seguridad de un archivo. A continuacin,
proponemos un mtodo posible.
1. Determine el tamao de la base de datos:
Windows: En el explorador, haga clic con el botn derecho del ratn en el icono del archivo y
seleccione Propiedades y, a continuacin, General.
Mac OS: En el buscador, haga clic en el icono del archivo y, a continuacin, elija el men
Archivo > Informacin.
2. Identifique un disco o volumen que disponga de espacio suficiente para una copia de la base
de datos.
3. Abra la base de datos de la que desea realizar una copia de seguridad.
4. En FileMaker Pro, elija el men Archivo > Guardar una copia como.

Importante La prxima vez, realice la copia de seguridad en un disco o volumen diferente.
No realice nunca la copia de seguridad sobre la nica o ms reciente copia del archivo.
Deber disponer de varias copias de seguridad diferentes al mismo tiempo.
Acepte el nombre de archivo
predeterminado para la copia o cmbielo
Seleccione el disco y carpeta en la
que desea guardar la copia
Seleccione copia del archivo
actual
Leccin 14 | Copias de seguridad de bases de datos 88
Cundo realizar la copia de seguridad
Deber hacer la copia de seguridad:
1 con la frecuencia necesaria para garantizar que puede restaurar todos los datos en caso
de emergencia
1 antes de realizar un cambio importante o irreversible, como eliminar registros, eliminar un
campo o sustituir datos mediante las funciones Importar o Reemplazar
Recuerde siempre que se tarda mucho menos tiempo en hacer una copia de seguridad que
en volver a crear un archivo daado o perdido.
Esta leccin le ha indicado una forma de proteger una base de datos. Para ver otros mtodos que
permitan evitar o solucionar problemas con los archivos o recuperar archivos daados, consulte
la Ayuda de FileMaker Pro.

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Pro. Este tutorial muestra cmo puede gestionar la informacin

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