REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDO ALVARADO

DIPLOMADO EN AUDITORIA








PLANEACIN DE AUDITORIA





Integrantes:
Cuicas, J umerlis C.I:16.839.468
Snchez, Melissa. C.I: 18.059.324
Gonzalez, Ana. C.I: 7.397.616
Profesor: Gerardo Mrquez Rondn

Barquisimeto, Agosto 2012

CLINICA ART, C.A
PLANEACIN DE LA AUDITORIA
AUDITORA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

El propsito de la planeacin de la auditora es obtener un entendimiento del negocio, los
procesos del negocio y los riesgos que sea suficiente para desarrollar la auditora y proveer
instrucciones con el fin de guiar al equipo de servicio de auditora de Snchez & Gonzlez
Auditores Asociados en el examen de los estados financieros combinados de la CLINICA
ART, C.A por el ao que termina el 31 de Diciembre de 2011.
La planificacin de la auditoria es necesaria para:
Identificar las reas con riesgo potencial y cuentas que representan problemas
significativos.
Coordinar el trabajo con el personal de la compaa.
Identificar reas crticas de auditoria, de existir alguna.
Preparar el presupuesto de tiempo acorde al trabajo.
Tener un control sobre las diferentes etapas del trabajo.
Definir las fechas de entrega de informes.
En el inicio de la auditoria, normalmente tratamos de involucrarnos en las operaciones
donde se desenvuelve la compaa. Consecuentemente nuestro informe final es entregado
una vez finalizado nuestro examen, atendiendo a las necesidades y requerimientos de la
Gerencia de la Compaa. La informacin reflejada en este plan de auditoria fue obtenida de
las conversaciones e indagaciones con el cliente as como del conocimiento de la Compaa
de auditoras de aos anteriores, ya que es una auditoria recurrente, tambin la informacin
fue tomada del archivo permanente del cliente.

FASES DE LA PLANEACIN
Fase Numero 1: Identificacin del Cliente.
CLINICA ART,C.A es una institucin mdica privada que tiene como principal objetivo
ofrecer servicios hospitalarios integrales de excelente calidad, a toda persona y empresa
aseguradora que necesite de atencin mdica; enfocada en una gestin eficiente en todos los
servicios que brindamos, mantenindose actualizados en los adelantos tecnolgicos,
procedimientos y equipos mdicos para garantizar la satisfaccin sus pacientes, con una
excelente atencin mediante un recurso humano altamente calificado.
Su sede est ubicada en la Av. Moyetones, parcela 18, Zona Industrial III, Barquisimeto-
Estado Lara.
Personal clave del cliente
DIRECTOR PRESIDENTE Dr. Valentino Giorgio
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Dr. J ess Verde
DIRECTORA MDICO Dra. Corina J acinto
DIRECTORA CONTABLE Lcda. Carla Lugo
ENCARGADA DEL ALMACEN Lcda. Andreina Valera

Principales Clientes y Competidores:
Los principales clientes son los pacientes y los seguros afiliados a la clnica como son:
Seguro Caracas, Seguro Catatumbo, Seguro Mercantil, Seguro Caron, Pacifico Seguro
ubicados principalmente tanto en la zona centro occidental.
Sus principales competidores estn ubicados en la zona centro occidental del pas y son
clnicas privadas.
Notas sobre la industria y su ambiente econmico:
La Compaa se rige principalmente por Principios de Contabilidad de Aceptacin
General emitida por la Federacin de Contadores Pblicos de Venezuela, y est obligada a
cumplir con las leyes y regulaciones del entorno econmico venezolano tales como Ley del
Impuesto sobre la Renta, Ley del Seguro Social Obligatorio, Poltica Habitacional. Ley del
Trabajo, Contrato Colectivo, Normas de Seguridad Industrial, Cdigo de Comercio, etc.

Fase 2: Riesgos de Auditora.
Con base al conocimiento del negocio del cliente, as como a la experiencia en el mismo y
a la informacin obtenida durante el desarrollo de este documento de estrategia y
memorndum de planificacin, a continuacin se definen los riesgos de auditora (riesgo
inherente, riesgo de control y riegos de que ocurran errores e irregularidades significativas)
para cada rubro de los estados financieros, los mismos servirn de base para la elaboracin de
los programas y las pruebas de los controles, dichas definiciones de estos riesgos podrn ser
modificadas dependiendo de los resultados obtenidos en la evaluacin y prueba de los
controles.
Riesgo Inherente:
El riesgo inherente es el riesgo de que puedan ocurrir errores e irregularidades
significativos, ya sean intencionales o inadvertidos, ignorando la efectividad del control
interno para prevenir, o detectar y corregir, tales errores e irregularidades. El riesgo inherente
resulta de los factores, las presiones y las fuerzas externas que afectan a una entidad as como
de algunos factores internos.

Evaluacin del Riesgo:
El riesgo inherente del inventario de la CLINICA ART, C.A lo hemos considerado como
Moderado del 45% al establecer el documento de estrategia - planeacin de la auditora,
debido a lo siguiente:
- Los productos en existencia estn identificados con etiquetas y vienen identificados
en sus paquetes o bolsas, por lo tanto son lo suficientemente distintos en apariencia fsica
para facilitar la identificacin del producto.
- La naturaleza de los productos en existencia es tal que la cantidad de productos esta
distribuida en varios centro de la compaa, lo que hace fcil de inspeccionar visualmente,
pesar, medir, o contar, o estar sujetos a una estimacin significativa.
- Existe gran variedad respecto a los tipos de producto en el inventario.
- Los productos en existencia son susceptibles a la prdida o hurto.
- La cantidad de productos en existencia es alta.
- El nivel de rotacin de los productos es Alto.
- Existen almacenes en varias localidades.
- La valoracin de las existencias es un proceso sencillo.

Riesgo de Control:
El riesgo de control es el riesgo de que el control interno pueda no prevenir, o detectar y
corregir, errores e irregularidades significativos. El control interno es a su vez un proceso
llevado a cabo por la J unta Directiva de la Gerencia de CLINICA ART, C.A



Evaluacin del Riesgo:
En nuestra evaluacin del rubro inventario el riesgo de control, lo consideramos como
Bajo de un 10% debido a que el proceso de control interno de la Compaa aparenta ser
efectivo para prevenir, o detectar y corregir, los errores e irregularidades significativos,
debido a lo siguiente:
- Se realiza inventario fsico al cierre del ejercicio.
- El inventario fsico est organizado y planificado adecuadamente.
- Existe un proceso de conciliacin entre el inventario en el sistema y el inventario
fsico al cierre.
- Existe atribucin de responsabilidad sobre las cantidades de las distintas clases de
existencias, asignando la custodia de las mismas a determinados empleados de los centros
donde se encuentran los medicamentos e insumos.
- Existe un proceso de emisin y aprobacin de rdenes para darle salida a los
medicamentos e insumos.
- Existe un proceso de comprobacin por los encargados de los centros o
departamentos de las cantidades de remedios o insumos que son recibidas con los
comprobantes de entrada (informes de recepcin, etc.)
- Existe un proceso que garantice que los comprobantes de entrada/informes de
recepcin son registrados contablemente
- Existe un proceso de autorizacin de la despacho de material desde el almacn hasta
los centro o departamentos de la Clnica.
- Existe un proceso que garantice el registro contable de los despachos.
- Existe un proceso de requerimiento peridico de informacin al personal de los
centros o departamentos sobre productos vencidos, que no tengan tanto movimiento, etc.
- Existe un proceso de aprobacin de encargado responsable para la salida o desechar
de los productos vencidos.
- Existe un sistema de costes controlado por el sistema financiero-contable
- Se utiliza un mtodo adecuado de valoracin para cada clase de stocks, y aprobado
por persona responsable
- Existe un sistema de supervisin de la valoracin del inventario
- Existe un procedimiento para evaluar los valores de mercado y su comparacin con la
valoracin otorgada al inventario.
En conclusin la evaluacin del riesgo de control interno de la compaa es catalogado
como bajo se traduce a su vez en que planeamos adoptar un enfoque basado en sistema que
son operaciones que se realizan en forma rutinaria, y para el cual la Gerencia de las
Compaas tiene controles especficos.

Riego de Deteccin:
El riesgo de que ocurran errores e irregularidades significativos es la combinacin del
riesgo inherente y del riesgo de control. Los estados financieros se preparan por medio de un
proceso de contabilidad. Existen muchas oportunidades para que ocurran errores e
irregularidades en este proceso. Un error o irregularidad significativa puede definirse como:
Una omisin, error, o irregularidad que, al agregarse a otros errores e irregularidades, pueda
resultar en un error o irregularidad significativo en los estados financieros.

Evaluacin del Riesgo:
En nuestra evaluacin del riesgo de que ocurran errores e irregularidades significativos en
el rubro de inventarios lo consideramos como Alto representado en un 75%, debido a que
presumimos que el control interno de las Compaas es efectivo, y que como el riesgo
inherente es Moderado, la Gerencia requiere menos certeza del proceso de control interno.
Existe una relacin directa entre el riesgo de que ocurran errores e irregularidades
significativos en las aseveraciones de los estados financieros y la evidencia de auditora que
requerimos de los procedimientos sustantivos, en este caso se requiere mayor evidencia de
auditora de procedimientos analticos que de los procedimientos sustantivos.

Transacciones
ms significativas
Tipo de
transaccin
Objetivo
de auditora
Enfoque de
auditora

Riesgo
RI. RC RD
Inventarios Rutinaria Todos Sustantivo M B A

El riesgo inherente (RI) se clasific Moderado principalmente, debido al control que
mantiene la alta Gerencia de la Compaa.
En cuanto al riesgo de control (RC) se evalu como Bajo para el rubro de inventario, esta
es una transaccin rutinaria a las cuales se les realizar el levantamiento y pruebas de control
interno y se le otorg confianza de acuerdo a las caractersticas de la cuenta y los controles
gerenciales. Se le aplicar un enfoque sustantivo.
El riesgo de que ocurran errores e irregularidades sustantivos (RD) es Alto, se obtuvo de
la combinacin de riesgo inherente y riesgo de control.

Medicin del Riesgo:
RA: R.I*R.C*R.D
RA: 45%*10%*75%: 3,375%
Los auditores enfrentan un riesgo de 3,375% de que los errores materiales hayan ocurrido
evadiendo los controles del cliente y de los procedimientos de los auditores.

Fase 3: Importancia Relativa
Todos los ajustes propuestos deben ser de importancia relativa, la importancia relativa en
nuestro examen de los estados financieros la establecemos de acuerdo a los resultados
obtenidos para todas las reas y pruebas, de acuerdo al criterio del socio que firmar el
informe.
Tambin tomaremos en cuenta el reciente boletn contable No. 99 sobre la
Materialidad, en el cual se discute los asuntos relacionados con la evaluacin de la
importancia relativa en los estados financieros y los errores intencionales en los mismos, por
montos no significativos, de parte de la gerencia. El mencionado boletn entr en vigencia
despus del 15 de diciembre de 1999.
Materialidad:
El Nivel de Materialidad es la precisin de auditora planeada con respecto a los estados
financieros en su conjunto, es decir, es el mximo error de materialidad que estamos
dispuestos a aceptar en la auditoria. El Nivel de Materialidad es un asunto de juicio
profesional del equipo de servicio de la Firma, y no es igual a travs de toda la auditoria.

Evaluacin del Riesgo:
El Nivel de Materialidad de los estados financieros la establecemos de acuerdo a los
resultados obtenidos para todas las reas y pruebas, y de acuerdo al juicio del Socio
Encargado del Trabajo. En el caso de los estados financieros de la CLINICA ART, C.A,
esperamos obtener resultados satisfactorios en todas las reas, y a su vez de que los estados
financieros definitivos carezcan de errores e irregularidades significativos, as como
considerar que en nuestro juicio profesional es posible que exista un cierto nivel de error bajo
no detectado en los estados financieros.

Materialidad:

Materialidad global:
Utilidad Antes del Impuesto: 432.020Bsf *5%= 21.601 Bsf.
MG: 21.601 Bsf
Materialidad Individual:
Inventario: 14.996.*2%= 299,92 Materialidad

Muestreo de Auditoria:
La muestra del Inventario va a ser tomada en base a un muestreo aleatorio simple.
La poblacin se va a tomar del listado en existencia de medicamentos y materiales
descartables, los tems totales son 63468 Unidades y el costo unitario total de los productos
es de 669.169,18 Bsf.

Segn el juicio del auditor la muestra se va a calcula de la siguiente manera:
Total Costos Unitarios / Total Unidades= Muestra
669.169,18 / 63468=10,54

Se van a seleccionar 11 tems, 5 que tengan un costo unitario elevado y 6 tems que tengan
mayor numero de cantidad a juicio del auditor.


Fase 4: Enfoque de control interno:
En la auditora a realizar a los estados financieros combinados de CLINICA ART, C.A al
31 de Diciembre de 2011 no se identifican objetivos crticos, ya que consideramos que
podremos satisfacernos de todos los objetivos de auditora. Sin embargo, sern de especial
atencin los inventarios.

Fase 5: Enfoque de Auditoria:
Basados en la experiencia obtenida en el conocimiento de la industria y en la evaluacin
de riesgo de la Compaa, consideramos en un principio un enfoque de auditora basado en
sistemas para el inventario, ya que es una transaccin rutinaria, efectuaremos una revisin de
los controles internos en esta rea en las que daremos ese enfoque y haremos unas pruebas
para verificar que los controles establecidos por la gerencia operan en la prctica.
Durante la planeacin de la auditora, debemos exponer los riesgos del negocio y
documentar los controles establecidos por la gerencia para contrarrestarlos.
Debemos referenciar los controles con los programas de auditora que establecen nuestras
pruebas de control durante el proceso de auditora, as como la relacin con la informacin
financiera.
Nuestra impresin inicial del control circundante es que respalda un enfoque de auditora
basado en sistema, es decir de confianza. Adoptaremos un enfoque de confianza para todas
las reas, por la experiencia obtenida en el ao anterior y debido principalmente a que la
Gerencia de la Compaa posee un control sobre sus operaciones rutinarias.

Fase 6: Personal de Auditoria y Especialistas Requeridos
Esta fase se realiza en la oficina, donde el socio a cargo se encarga de asignar el Director
encargado y los dems miembros de staff, luego se dan las instrucciones del cliente, la fecha
en que se comenzara la auditoria y si es la fase preliminar o final.
Miembros del equipo de auditora:
Cargo Nombre
Melissa Snchez Socio a cargo
Ana Gonzlez Director Encargado
Lilibeth Villasmil Senior Supervisor
J umerlis Cuica Staff
Fase 7: Procedimientos de auditora a aplicar sobre el rea de Inventarios:
Al realizar una auditora sobre el rea de los inventarios es necesario:
- Documentar los controles internos para el rea de inventarios y efectuar las pruebas
de controles para respaldar nuestra evaluacin preliminar sobre esta rea (verificar los
controles de custodia, la existencia de registros de inventario perpetuo, como se
inician las transacciones y como se procesan, controles para la recepcin y despacho
de productos, polticas para determinar inventarios obsoletos y daados).
- Hacer evaluaciones preliminares del riesgo de control y el riesgo de errores e
irregularidades de cada objetivo de auditora una vez obtenido un entendimiento del
control interno.
- Se discutir con la gerencia los procedimientos de toma de inventarios, las fechas y
los instructivos.
- Se presenciaran los procedimientos de conteo y se tomar una muestra la cual se
comparar con los conteos efectuados por el cliente. Previamente se efectuar un
corte de documentos para garantizar la integridad de las existencias.
- Se realizara la valoracin de los inventarios.

Fase 8: Programas de Auditoria:
Debemos utilizar programas a la medida, los cuales deben ser preparados de acuerdo a las
situaciones propias de la Compaa, en cuanto a la evaluacin de los controles generales,
transacciones rutinarias, no rutinarias y estimaciones contables. Para cada una de las reas de
importancia debe existir un programa.

PROGRAMA DE AUDITORIA

Cliente: CLINICA ART C.A
Ao Terminado: 31/12/2011
I
IIn
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ss:
::
1. El inventario en localidades propias y en poder de terceros se registra, existe y es
propiedad de la entidad. (Integridad, Existencia y Propiedad). [Rutinario]
2. El inventario esta debidamente compilado y valuado de conformidad con mtodos
aceptables [v.gr, PEPS, UEPS] aplicados consistentemente. [Exactitud] {Rutinario}.
3. El corte de documentos es apropiado. (Integridad y Existencia) {No Rutinario}.
4. La valuacin de los inventarios es apropiada (v.gr., se registra una provisin cuando
los montos exceden los valores netos realizables). [Valuacin, presentacin y revelacin]
{Estimaciones Contables}.

N
NNr
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oo.
.. P
PPr
rro
ooc
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een
nnt
tto
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OOb
bbj
jj.
.. H
HHe
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cch
hho
oo R
RRe
eef
ff.
..



1











2








REQUISITOS MINIMOS:
Obtener y documentar el entendimiento del control interno del
ciclo de inventarios para planear la naturaleza oportunidad y
alcance de los procedimientos a realizar.

Nuestro entendimiento del proceso de evaluacin del riesgo
del control circundante al nivel de la entidad se documenta en el
Documento de Controles Generales.

Obtener y documentar un entendimiento de cmo las clases
significativas de transacciones en el ciclo de inventarios se inician,
se procesan y se informan en los estados financieros.

Considerar las actividades de supervisin y control segn
estas aplican a los objetivos de auditora del ciclo de inventario,
compras y costo de venta.

Hacer evaluaciones preliminares del riesgo de control y el
riesgo de errores e irregularidades de cada objetivo de auditora
una vez obtenido un entendimiento del control interno






1,2,


3,4




















3

























PRUEBAS DE DETALLE:

Inspeccionar la toma fsica de los inventarios al 31-12-2011.
Tomar una muestra selectiva y comparar los resultados
definitivos del cliente.
Evaluar si los procedimientos del cliente para efectuar el
inventario fsico son adecuados con respecto a las instrucciones, la
supervisin, segregacin de mercanca, identificacin de artculos
de lento movimiento y otros

Investigar si existen materiales o productos incluidos en el
inventario que sean propiedad de terceros.

Estar alerta para identificar inventarios daados, obsoletos
y/o discontinuados.

Investigar las razones de las diferencias significativas entre
el inventario registrado y el inventario fsico.

Obtener durante la toma fsica de inventario un listado o
copia de los ltimos documentos de entrada de almacn,
transferencias y movimientos de mercanca, etc. para las pruebas
de corte de documento.

Probar selectivamente extensiones matemticas de los
listados de inventarios, as como la sumarizacin de los totales.

Mediante pruebas detalladas de costos y precios, reconstruir
los costos unitarios de los inventarios de materia prima, partes y
otros si es necesario y compararlo con los costos del cliente.
1,2,


3,4


1- 2


1
2
2

4

3














4,1,

4



5




6




7





8





NOTA: debe tenerse cuidado de no duplicar los
procedimientos desempeados en relacin con los ciclos de Ventas
y Cobros y de Cuentas por Pagar, Compras y Pagos.

Comprobar lo adecuado de la valuacin del inventario mediante
lo siguiente:
Realizar el clculo de acuerdo a los ltimos costos
promedios y presentar los inventarios de acuerdo a los resultados.

Verificar lo razonable de la provisin considerando los
puntos mencionados en el procedimiento anterior y cualquier otra
variable que se identifique en el transcurso de la auditora que
afecte la valuacin de los inventarios.

Someter a prueba el corte de documentos segn se considere
necesario.

Conclusin:
Respecto a las aseveraciones y los correspondientes objetivos
de auditora, los procedimientos aplicados fueron de conformidad
con los requisitos profesionales y de la firma sujetos a cualquier
diferencia de auditora documentada en los papeles de trabajo, los
montos registrados son substancialmente correctos y los principios
contables son apropiados; y la informacin en los papeles de
trabajo es suficiente para lograr una conclusin acerca de la
revelacin debida.




2,



3,5





FASE 9: Toma Fsica del Inventario
El cliente es el suministra todos los requisitos de cmo se va a realizar la toma fsica, las
normas que se deben cumplir, responsables de la planeacin, quienes supervisaran,
instrucciones para el conteo, asignacin y distribucin del personal, a la hora que se debe
comenzar el conteo fsico, etc.
Va a depender del cliente la parte de la planeacin de la toma fsica, luego el cliente debe
suministrarle toda esta informacin la firma de auditores, este se encargara de verificar si se
estn cumpliendo estos procedimientos.
A continuacin se detalla la Planeacin de la toma fsica realizada por la CLNICA
ART, C.A.
MEMORANDUM
PARA : Ver Lista de Distribucin.
DE : Director Administrativo.
ASUNTO : Procedimiento de Inventario de medicina y material descartables
FECHA : 31 de Diciembre 2011.

Se anexa procedimientos a seguir para la toma del Inventario fsico de materiales y
suministros a realizarse los das 04 y 05 de Diciembre de 2011.

Sin otro particular a que hacer referencia.

Atentamente,


Lcda. Andreina Valero Dr. J ess Verde
Encargada del Almacn Director Administrativo
Distribucin:
Auditora
Contabilidad
Analistas Almacn de Materiales

INVENTARIO FISICO DE MEDICINA Y MATERIAL DESCARTABLES
FECHA 02,03 y 04 DE DICIEMBRE DE 2011.

Motivado a la importancia que representa para la empresa la toma de inventario fsico y
por complejo que resulta la labor de verificacin de cantidades, condiciones y valores de los
medicamentos e insumos, es necesario realizar los mayores esfuerzos para obtener los
mejores resultados en el conteo.
La responsabilidad de planificar y practicar la toma del inventario es del
Departamento de Administracin.

EXISTENCIA Y UBICACIN FISICA:
Los medicamentos e insumos, a inventariarse estn bajo la responsabilidad de
la encargada del almacn y de los encargados de los distintos centros o departamentos de la
clnica donde se encuentra una parte de la existencia del inventario.

OBJETIVOS:
Efectuar un conteo completo y exacto de la medicina y el material descartables
existentes bajo inventario a la fecha del conteo.

NORMAS GENERALES:
Las tarjetas del inventario deben ser cubiertas en su totalidad durante el proceso de
inventario de la respectiva zona, en bolgrafo con letra legible. No se permitirn enmiendas ni
tachaduras en dichas tarjetas. Al presentarse una de estas situaciones, la tarjeta sujeta a
modificaciones deber ser firmada por los coordinadores o por uno de los auditores del
inventario.
Sern inventariadas todas las medicinas y materiales descartables que se encuentren
ubicados tanto en el almacn como en las diferentes reas o centros de la Clnica, estas deben
estar con su tarjeta de inventario asignada previamente.
En cada rea los conteos sern efectuados por una pareja, no se debe realizar
simultneamente el primer y segundo conteo.

En ningn caso deber participar en el segundo conteo de una seccin, la misma
pareja o algunos de los miembros de sta que hubiera participado en el primer conteo de
dicha seccin.
Los grupos de conteo estn compuestos por dos personas, cada uno y aunque ambos
sean responsables de los conteo efectuados, se designar el miembro principal para firmar la
tarjeta de conteo correspondiente.
En la medida en que se vaya realizando el inventario, las parejas debern entregar las
tarjetas al Director de Contabilidad. Las diferencias resultantes tendrn que ser aclaradas al
momento de presentarse las mismas, mediante un tercer conteo, en caso de no existir
diferencias o que se haya efectuado el tercer conteo, se proceder inmediatamente al posteo
de las mismas en el sistema.

CORTE DE DOCUMENTOS Y CONTROL DE MOVIMIENTOS:

Antes del inventario, se proceder a realizar el corte de los documentos que origina
movimientos; por tal razn se solicitar al almacn copias de las ltimas cuatro (04) salidas
de productos, tambin se solicitarn los ltimos cuatros (04) documentos de entradas y se
verificar el correlativo.
Es importante resaltar, que a los defectos de no alterar el plan de inventario, las
recepciones y salida de material sern transcritas en su totalidad antes del da 04-01-2012.
Las tarjetas se imprimirn el 02/01/12 y se colocaran el da 03-01-12.
A partir del da 02-01-12 se despacharan los materiales fsicamente con vales
manuales y no se transcribir en el sistema hasta no terminar la toma fsica de inventario,
para no causar distorsin al momento de hacer los ajustes pertinentes al inventario.

DIRECCION DEL INVENTARIO:
El responsable del inventario fsico ser el encargado del almacn asistidos por el
Director del Departamento de Administracin, quienes tendrn a su cargo todo lo
concerniente a la colocacin y control de las tarjetas, composicin de estas, control de
personal, de asignacin de las reas de los grupos y corte de documentos.

SUPERVISION:
El proceso de toma de inventario fsico ser supervisado por miembros del personal
de la firma Auditores Externos Snchez & Gonzlez Auditores Asociados y del Director de
Contabilidad, los cuales efectuarn pruebas y velaran as mismo por el cumplimiento de las
instrucciones establecidas.

PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS.

INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL CONTEO:

El horario de trabajo ser de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 1:00 p.m. a 6:00 p.m., con un
receso de 15 min. tanto en la maana como en la tarde.

Mientras dure el inventario el personal asignado al mismo, estar bajo la orden del
encargado del almacn, a quien debern avisar para ausentarse del sitio de trabajo asignado.

Discrepancia, COMUNQUELA A LOS COORDINADORES DEL INVENTARIO Y
NO CUENTE EL MATERIAL.

Desprenda solo el taln "C" para el primer conteo, o slo el taln "B" si se trata del
segundo conteo.

Efecte los desgloses antes mencionados, UNO A LA VEZ Y SOLAMENTE AL
MOMENTO DE INICIAR EL CONTEO DEL MATERIAL. No recopile varios talones de
tarjetas para luego efectuar el conteo.

Efecte el conteo estrictamente en funcin de la unidad de medida indicada en la tarjeta.
Consulte ante cualquier duda o problema que se le presente respecto a la forma de cmo debe
efectuar el conteo.

Mantenga las tarjetas recopiladas siempre atadas con una banda de goma, para evitar
que alguna se extrave o caiga al piso y se ensucie.

Escriba exactamente en los sitios especificados, con bolgrafo en forma legible, en caso
de que requiera efectuar una correccin, no borre, tchelo con una lnea simple, vuelva a
escribir a un lado, cuidando de no hacerlo sobre ninguna cifra u otro registro e informe; para
aprobar la correccin dirjase a alguna de las siguientes personas: Encargado del almacn,
Auditores externos o al Director de Contabilidad.

Anote los conteos parciales, cuentas, conversiones y observaciones al respaldo de la
tarjeta.

En caso de afrontar cualquier tipo de duda o problema consulte con los coordinadores
primero, antes de actuar. Cumpla las instrucciones y realice el conteo con eficacia y certeza,
para evitar demoras y repeticiones innecesarias.

La asignacin de las reas de conteo, el control y la comparacin de las tarjetas estar
a cargo del Director de Contabilidad.

Cuando existan discrepancias entre la cantidad del primer y segundo conteo, se
efectuar un tercer conteo que deber ser presenciado y evaluado por lo menos por una de
las siguientes personas: Auditor Externo, Encargado del almacn y Director de Contabilidad,
la cual ser el definitivo y en base e este se corregirn las tarjetas.

Ninguna de las tarjetas del inventario podrn ser destruidas una vez que sea emitida y
numerada por procesamiento de datos. Si por cualquier razn o circunstancia alguna tarjeta
no es ubicada y empleada durante el inventario por no tener aplicacin, deber ser entregadas
a Contabilidad.

Al terminar cada etapa de conteo de un rea, deber ser cuidadosamente revisada para
asegurarse de que no quede ningn producto sin inventariar, y todas las tarjetas estn
entregadas al Director de Contabilidad.

Los coordinadores del inventario deben verificar por muestras que las tarjetas son
llenadas adecuadamente y tomar las medidas necesarias para que las fallas detectadas sean
corregidas.

La pareja de contadores estar constituida a nivel de responsabilidad y funciones
individuales de trabajo en un miembro principal y otro auxiliar.
El principal ser responsable por las verificaciones previas al conteo, por la secuencia y
ejecucin fsica de conteo y por la comprobacin de las cantidades asentadas en las tarjetas.
El auxiliar tendr a su cargo el manejo y llenado de las tarjetas. Segn las indicaciones del
Encargado del almacn y Director de Contabilidad, efectuando paralelamente, y por su
cuenta todas las verificaciones de las tarjetas y las que se le sea posible realizar al conteo, sin
llegar a manipular el material, notificando al compaero cualquier discrepancia, para que sea
verificada.

Cada grupo de conteo deber considerar las condiciones anormales de los artculos
inventariados y har la anotacin correspondiente al dorso de las tarjetas si se pueden
precisar daos visuales o vencidas.

ASIGNACIN Y DISTRIBUCIN DEL PERSONAL:(anexo 1)
PLANIFICACIN PARA LA TOMA:

El encargado del almacn junto con los encargados de los distintos centros o
departamentos de la Clnica debern coordinar las siguientes actividades previas a la toma de
inventario.

Colocacin de las tarjetas pre-numeradas por el personal del almacn, frente a
las existentes en lugar visible, para el conteo y reconteo.
Debe verificar que los tres (3) cuerpos de cada tarjeta, tengan impreso el
cdigo y descripcin del material a inventariar.
Cuando estn colocadas las tarjetas, el encargado del almacn y de los
encargados de los distintos centros o departamentos de la Clnica, deben recorrer las
diferentes reas, para verificar que tems estn sin tarjetas de los seleccionados para la toma
de inventario y que la descripcin de la misma corresponda a la mercanca que se va
inventariar, si s detectan productos sin tarjetas deben coordinar la emisin de stas.
Procesar oportunamente toda la documentacin que origina entradas y salidas
de productos, para el corte de documento.

SISTEMA DE CONTEO:

Se utilizar el sistema de doble conteo, por tal motivo la tarjeta de conteo constar de
tres cuerpos desprendibles, identificado como A, B y C. La parte inferior "C" se desprender
al realizar el primer conteo, la parte intermedia "B" se separa una vez efectuado el segundo
conteo y la parte superior "A", deber quedar en el producto correspondiente al finalizar el
inventario.
ANEXO 1

Coordinadores:
DIRECTOR ADMINISTRATIVO: Dr. J ess Verde
ENCARGADA DEL ALMACEN: Lcda. Andreina Valera

Control de Tarjetas:
DIRECTOR CONTABLE: Lcda. Carla Lugo
AUDITORES EXTERNOS

Transcripcin de Tarjetas:
Analista: Mariely Vasquez


Centros o Departamentos donde se Realizara la Toma Fsica del Inventario:

1- Almacen.
Luisa Perez (enfermera)
Ana Gonzlez (Auditora)

2- rea de pabelln
Luis Pea (enfermero)
J umerlis Cuica (Auditora)

3- rea de la uci neonatal
Adriana Freitez (enfermera)
Lilibeth Villasmil (Auditora)

4- rea de la uci adulto
Elva Prez (enfermera)
Ana Gonzlez (Auditora)

5- Emergencia general
Maria Rodriguez (enfermera)
J umerlis Cuica (Auditora)

6- Hospitalizacin I
Antonio Barrios (enfermero)
Lilibeth Villasmil (Auditora)

7- Hospitalizacin II
Beatriz Silva (enfermera)
J umerlis Cuica (Auditora)


8- Unidad de Gasto
J uan Prieto (enfermero)
Lilibeth Villasmil (Auditora)

9- Deposito de materiales
Ral Ancinez (enfermero)
Ana Gonzlez (Auditora)

10- Farmacia
Franci Garca (enfermera)
Ana Gonzlez (Auditora)

Corte de documentos:
Analista: Rosanna Chavez

















- Luego de preseciar la toma fisica del inventario, el auditor en la oficina de trabajo
realiza el memorndum sobre las debilidades que observ. Ejemplo:

CLINICA ART, C. A.
Memorndum sobre observaciones de la Toma del Inventario Fsico
Auditora al 31 de diciembre de 2011

El presente memorndum tiene como objetivo documentar los procedimientos aplicados
por el CLINICA ART,C.A. para la toma fsica de los inventarios de medicina y material
descartables, as como los procedimientos seguidos por el personal de Snchez & Gonzlez
Auditores Asociados para la observacin de la toma fsica del inventario y verificar la
integridad, existencia y exactitud de los mismos al 31 de Diciembre de 2011.

Procedimientos Aplicados por CLINICA ART, C. A.
La Compaa debido a que no mantena un listado de existencias actualizas planific
realizar la toma fsica de medicina e insumos descartables para el 04 y 05 de Enero de 2012.

Procedimientos Aplicados por Snchez & Gonzlez Auditores Asociados
El da 04 de Enero de 2012 a las 8:00 am se presentaron los auditores Ana Gonzlez,
Lilibeth Villasmil y J umerlis Cuica a las instalaciones del la CLNICA ART, C.A. ubicada
en la Av. Moyetones, parcela 18, Zona Industrial III, Barquisimeto- Estado Lara.; con la
finalidad de observar y presenciar la toma fsica del inventario de medicina y material
descartable.
El personal a cargo del conteo fue divido por parejas, entre los cuales se encontraron
personal de enfermera, farmacia y personal de contabilidad. Para la realizacin del
inventario se observ que la Compaa envo circular a cada unos de los participantes, en los
cuales reiter la obligatoriedad de su presencia.
Se pudo conocer que el inventario se encontraba distribuido en cada una de las siguientes
reas:
Emergencia Adulto
Emergencia peditrica
Pabelln
UCI adulto
UCI neonatal
Farmacia
Hospitalizacin 1
Hospitalizacin 2
Almacen
Unidad de Gastos
De acuerdo a la comunicacin y personas involucradas, se observ que algunas de estas
no fueron participe de la toma fsica de inventarios.
La encargada de farmacia distribuy a cada uno de los grupos e hizo entrega del listado de
tems por cada rea, se observ que a cada pareja le correspondi dos (2) reas.
Se solicit a la encargada de farmacia (almacn) listado de medicina y material
descartable valorado, para seleccionar los tems a inventariar.
El listado contena descripcin, unidad de medida, existencias tericas y costo total
Se seleccion una muestra basada en una prueba estadstica de seleccin simple,
correspondiente a quince (11) tems de medicina y material descartable.
Se procedi a realizar la toma fsica de inventario para lo cual se planific que cada
auditor se encargara de dos reas. Adems se verific los procedimientos planificados y
realizados por la Compaa en el conteo.
La toma fsica de inventarios culmin a las 6.00 pm, a la fecha no se obtuvo el listado
definitivo, puesto que la Compaa deba transcribir los datos.
Debilidades encontradas:
La Compaa no suministro al personal encargado del inventario el manual o
instructivo para la toma fsica del inventario.
Se observ ausencia de planificacin por parte del personal de la Compaa para
llevar a cabo el conteo.
La Compaa no cuenta con un mapa o croquis que permita la fcil ubicacin de los
insumos y reactivos y posterior conteo.
Se observ que la Compaa comenz la toma fsica de inventarios antes de la hora
pautada, por lo cual cuando se hizo acto de presencia, las personas a cargo del conteo se
encontraban en cada una de las reas asignadas. A medida que cada uno de los participantes
llegaban a la farmacia se reubicaba al sitio designado.
La Compaa suministr a los participantes el listado con las existencias tericas, lo
que ocasion que estos no realizarn el conteo de forma efectiva, sino que plasmaran en el
campo de existencias la misma cantidad.
La Compaa a la fecha no contaba con un listado definitivo de existencias valoradas
(solicitado previamente va correo electrnico), al realizar la solicitud la encargada de
farmacia manifest no tener dominio del sistema Valery para generar el reporte, lo cual
ocasion demora para obtener el mismo.
Se observ en el rea de Emergencia Adulto y Peditrica la existencia de estantera
sin puertas en la cual se guardan los medicamentos, los mismos estn identificados, es un
rea reducida y comn a la emergencia adultos, el bao est ubicado en un extremo de sta
rea por lo que quien lo deba utilizar pasa por el rea de medicamentos aumentando el riesgo
de control.
Se observ que en algunos casos los medicamentos o material descartables
relacionados en el listado no coincidan con el nombre estampado en la etiqueta del producto.
Se pudo conocer que esto obedece a que un mismo medicamento puede ser denominado por
otra casa comercial de forma diferente. Para la cual no se observ identificacin,
ocasionando dificultades para el conteo.
Se observaron medicinas y materiales descartables vencidos. A continuacin se
detalla:
Descripcin Cantidad
Fecha de
Vencimiento.
Observacin
Micro Equipo de
Informacin 71 06-2009
Tubo Endotraqueal con
Baln 3 06-2011
Tubo Endotraqueal 1 04-2007
Tubo Endotraqueal 1 02-2009
INCA (Infant Nasal 4 02-2011
Descripcin Cantidad
Fecha de
Vencimiento.
Observacin
Cannulae Assembly for
CPAP)
Extensin Tube 1 12-2010
Ethicon 70cm 2 11-2009
J eringa Descartable 60
ml/cc 2 09-2009
FEESING tube 40cm 8 08-2011
Duvadilan 10 mg/2 ml 4 04-2011
Duvadilan 10 mg/2 ml 1 02-2011
Atropin 0,5 mg/ml 3 02-2011
Atropin 0,5 mg/ml 1 07-2011

No existe segregacin de funciones en el rea de farmacia, ya que de acuerdo a
indagaciones con la encargada, ellos mismos son los encargados de hacer la solicitud de
compra, pedir presupuesto y seleccionar aquel que presente la mejor oferta, realizar la
compra, recibir el producto en farmacia, ingresarlas al sistema de inventario, surtir los stock
de cada rea (UCI adulto y neonatal, pabelln, hospitalizacin I y II, emergencia peditrica y
de adulto).
Durante la toma fsica no se cont con la participacin del personal de contabilidad,
para que se encargara de verificar los procedimientos del inventario.
No se utilizaron tarjetas de conteo para dejar evidencia de los conteos realizados en
las reas inventariadas, se utilizaron estikers de color azul para dejar evidencia del conteo
realizado.
Al cotejar la muestra del auditor con las existencias segn el personal de la Compaa
se encontraron diferencias, por lo que se realiz un segundo conteo para verificar cual era la
existencia real. En ste sentido se observ que las cantidades determinadas por la Compaa
no correspondan a las unidades fsicas, lo que ocasion demora en la terminacin del
inventario.
Existan grupos de conteo que desconocan las descripciones con que los tems a
inventariar se describan en el listado de inventario
En el rea de farmacia se observ desorganizacin en los medicamentos, debido a que
no se cuenta con la capacidad fsica adecuada, por lo que las medicinas y materiales
descartables deben ser reubicados en un sitio distinto al que se encuentran asignado. Caso
especifico los enemas de adulto que en el estante debidamente identificado se encontraban
una cantidad y en otro lugar las cajas con el mismo producto. Del mismo modo las
soluciones fisiolgicas no se encuentran identificadas, adems se observ una (1) unidad en
otro lugar.
Se observ que durante el conteo un enfermero y uno de los encargados del rea de
farmacia, retiraron medicamentos sin ninguna orden de consumo y sin tomar en cuenta que
se estaba realizando el conteo de los mismos.
Se observ que el personal no utiliz implementos de seguridad para manipular
aquellos medicamentos txicos o de fcil contaminacin.
Por las observaciones realizadas se propone SAC # 01.

Conclusiones:
Basndose en los procedimientos empleados por CLINICA ART, C.A. para la
determinacin de sus existencias de inventario al 31 de Diciembre de 2011 y los empleados
por Snchez & Gonzlez Asociados durante la observacin de la toma fsica, concluimos
que los procedimientos utilizados no son adecuados y suficientes, para determinar
razonablemente las existencias a la fecha indicada.









-Por ltimo, se redactan las sugerencias al cliente sobre las debilidades observadas. Ejemplo:




S.A.C. Nro.


01

SUGERENCIA AL CLIENTE

ndice
Cruzado
I-A
Cliente: CLINICA ART, C.A

Fecha de
Auditora:
31-11-2011 Sugerencia Hecha
Por:
A. Gonzlez Fecha: 06-01-2012

S
U
B
T
I
T
U
L
O

Toma Fsica de Inventarios





















Debilidad Observacin

Durante la toma fsica de inventarios realizada el 04 y 05 de Enero de 2012 en la Clnica ART,
C.A, se encontraron las siguientes debilidades:
La Compaa no suministro al personal encargado del inventario el manual o
instructivo para la toma fsica del inventario.
Se observ ausencia de planificacin por parte del personal de la Compaa para llevar a
cabo el conteo.
La Compaa no cuenta con un mapa o croquis que permita la fcil ubicacin de los
insumos y reactivos y posterior conteo.
Se observ que la Compaa comenz la toma fsica de inventarios antes de la hora
pautada, por lo cual cuando se hizo acto de presencia, las personas a cargo del conteo se
encontraban en cada una de las reas asignadas. A medida que cada uno de los
participantes llegaban a la farmacia se reubicaba al sitio designado.
La Compaa suministr a los participantes el listado con las existencias tericas, lo que
ocasion que estos no realizarn el conteo de forma efectiva, sino que plasmaran en el
campo de existencias la misma cantidad.
La Compaa a la fecha no contaba con un listado definitivo de existencias valoradas
(solicitado previamente va correo electrnico), al realizar la solicitud la encargada de
farmacia manifest no tener dominio del sistema Valery para generar el reporte, lo cual










D
E
S
C
R
I
P
C
I
O
N
ocasion demora para obtener el mismo.
Se observ en el rea de Emergencia Adulto y Peditrica la existencia de estantera sin
puertas en la cual se guardan los medicamentos, los mismos estn identificados, es un
rea reducida y comn a la emergencia adultos, el bao est ubicado en un extremo de
sta rea por lo que quien lo deba utilizar pasa por el rea de medicamentos aumentando
el riesgo de control.
Se observ que en algunos casos los medicamentos o material descartables relacionados
en el listado no coincidan con el nombre estampado en la etiqueta del producto. Se
pudo conocer que esto obedece a que un mismo medicamento puede ser denominado
por otra casa comercial de forma diferente. Para la cual no se observ identificacin,
ocasionando dificultades para el conteo.

Se observaron medicinas y materiales descartables vencidos. A continuacin se detalla:
Descripcin Cantidad
Fecha de
Vencimiento.
Observacin
Micro Equipo de
Informacin 71 06-2009
Tubo Endotraqueal con
Baln 3 06-2011
Tubo Endotraqueal 1 04-2007
Tubo Endotraqueal 1 02-2009
INCA (Infant Nasal
Cannulae Assembly for
CPAP) 4 02-2011
Extensin Tube 1 12-2010
Ethicon 70cm 2 11-2009
J eringa Descartable 60
ml/cc 2 09-2009
FEESING tube 40cm 8 08-2011
Duvadilan 10 mg/2 ml 4 04-2011
Duvadilan 10 mg/2 ml 1 02-2011
Atropin 0,5 mg/ml 3 02-2011
Atropin 0,5 mg/ml 1 07-2011
No existe segregacin de funciones en el rea de farmacia, ya que de acuerdo a
indagaciones con la encargada, ellos mismos son los encargados de hacer la solicitud de
compra, pedir presupuesto y seleccionar aquel que presente la mejor oferta, realizar la
compra, recibir el producto en farmacia, ingresarlas al sistema de inventario, surtir los
stock de cada rea (UCI adulto y neonatal, pabelln, hospitalizacin I y II, emergencia
peditrica y de adulto).
Durante la toma fsica no se cont con la participacin del personal de contabilidad,
para que se encargara de verificar los procedimientos del inventario.
No se utilizaron tarjetas de conteo para dejar evidencia de los conteos realizados en las
reas inventariadas, se utilizaron estikers de color azul para dejar evidencia del conteo
realizado.
Al cotejar la muestra del auditor con las existencias segn el personal de la Compaa se
encontraron diferencias, por lo que se realiz un segundo conteo para verificar cual era
la existencia real. En ste sentido se observ que las cantidades determinadas por la
Compaa no correspondan a las unidades fsicas, lo que ocasion demora en la
terminacin del inventario.
Existan grupos de conteo que desconocan las descripciones con que los tems a
inventariar se describan en el listado de inventario
En el rea de farmacia se observ desorganizacin en los medicamentos, debido a que
no se cuenta con la capacidad fsica adecuada, por lo que las medicinas y materiales
descartables deben ser reubicados en un sitio distinto al que se encuentran asignado.
Caso especifico los enemas de adulto que en el estante debidamente identificado se
encontraban una cantidad y en otro lugar las cajas con el mismo producto. Del mismo
modo las soluciones fisiolgicas no se encuentran identificadas, adems se observ una
(1) unidad en otro lugar.
Se observ que durante el conteo un enfermero y uno de los encargados del rea de
farmacia, retiraron medicamentos sin ninguna orden de consumo y sin tomar en cuenta
que se estaba realizando el conteo de los mismos.
Se observ que el personal no utiliz implementos de seguridad para manipular aquellos
medicamentos txicos o de fcil contaminacin.

Efecto Riesgo Implicaciones:

Tal como se mencion anteriormente, la Clnica ART,C.A no cuenta con un control de
entradas y salidas de existencias, por lo cual una vez culminados los conteos y realizada
su transcripcin para obtener el listado de existencias definitivas de inventarios a la
fecha de cierre, no se puede determinar con certeza si existen sobrantes o faltantes de
inventario, ya que no se cuenta con una existencia terica con que comparar.
Adicionalmente, observamos que al realizarse la transcripcin de los conteos realizados,
en algunos casos el listado de inventarios no presentaba las existencias reales, lo cual se
pudo evidenciar al cotejar los conteos de auditora con los transcritos y en algunos casos
no se correspondan.
Lo anteriormente sealado, constituye una debilidad de control interno que percute en
las cifras contables y en la razonabilidad que presentan los inventarios de medicina y
material descartable en un perodo determinado.
Con respecto a la valoracin de estos inventarios, se nos inform que esta es realizada al
ltimo costo; y en la aplicacin de nuestros procedimientos para validar esta
metodologa, determinamos que se desconoce si la facturacin utilizada para valorar
realmente corresponde a la ltima compra realizada, e igualmente, en caso de que el
artculo presente un costo mayor al costo reflejado en la factura con la cual se compara,
el tem se deja valorado a este mayor costo.
Al respecto, le informamos que los Principios de Contabilidad de Aceptacin General,
establecen que la valoracin de los inventarios debe ser realizada al costo, valor de
mercado el menor, por lo cual la metodologa utilizada difiere de los principios
contables.
Por otra parte, es importante mencionar que el Artculo 177 del Reglamento de la ley de
Impuesto Sobre la renta, establece que los contribuyentes, responsables y terceros estn
obligados a llevar y mantener en el domicilio fiscal o establecimiento a travs de medios
manuales o magnticos cuando la Administracin Tributaria lo autorice, la informacin
relativa al registro detallado de entradas y salidas de mercancas de los inventarios,
mensuales, por unidades y valores as como, los retiros y autoconsumo de bienes y
servicios.
As mismo, Pargrafo Cuarto del Artculo 119 del Reglamente en referencia, establece
que para efectos fiscales el contribuyente deber valorar sus inventarios histricos en la
contabilidad general, antes del ajuste por inflacin, por el llamado mtodo de los
promedios, sin perjuicio de lo establecido en el Pargrafo Segundo del artculo 182 de la
Ley.








S
U
G
E
R
E
N
C
I
A


Con respecto a las debilidades indicadas, sugerimos la entrega del instructivo de la toma fsica
de inventarios a todo el personal que va a participar en la toma fsica, ya que en l se describen
los procedimientos a utilizar, sera de gran ayuda si se realizara su distribucin antes de ser
ejecutadas.
Igualmente, una vez realizada las planificaciones de inventarios, los almacenes deben ser
debidamente ordenados y los productos vencidos, de lenta rotacin, reutilizables, y/o
donaciones recibidas, deben ser identificados, e igualmente, las instalaciones de inventario
deben ser utilizadas solamente para este fin, evitando que el personal mantenga objetos
personales en estas ubicaciones.
Por otra parte, una vez realizados los conteos, debe realizarse la transcripcin de la data, en la
cual debe participar el personal de contabilidad de manera de cerciorarse que la transcripcin
est siendo realizada correctamente, que incluye todos los tems contados, que no se incluye
material reutilizable y que todos los artculos e encuentren valorados de acuerdo con principios
e contabilidad de aceptacin general.
Es importante que el Clnica ART,C.A realice el control de las existencias de inventarios por
medio de un sistema electrnico que le facilite el control de las entradas y salidas, as como su
valoracin, lo cual ayudar a disminuir el trabajo administrativo realizado al cierre del ejercicio
y se ejercer un mayor y mejor control sobre las existencias, ya que se podr conocer a un
momento requerido, el stock existente.

D
I
S
C
U
S
I
O
N

Con: Dr. J ess Verde / Lcda. Carla Lugo




Fecha:10/01/2011