COMO ESCREVER PROCEDIMENTOS

Uma das tarefas mais comuns executadas pelos profissionais do SESMT escrever procedimentos. Isso na
verdade quase uma atribuio visto que a legislao determina que cabe ao empregador informar os riscos e emitir
ordens de servio sobre segurana e sade no trabalho e este nas empresas onde existem profissionais de
segurana e sade do trabalho vale-se do mesmo para a elaborao dos procedimentos.
Quem atua diretamente na rea de preveno de acidentes sabe da importncia dos procedimentos. Na
verdade a maior parte da cultura prevencionista brasileira veio destes documentos escritos ao longo dos anos nos
mais diversos locais de trabalho e que pouco a pouco vieram ganhando espao e alguns deles at mesmo servindo
como base para as normas oficiais e tcnicas.
Tempos depois com a chegada da onda da qualidade o escrever procedimentos tornou-se uma febre que
muitas vezes tendenciou ao exagero. Equivocadamente muitas empresas entenderam que escrevendo estariam
atendendo as normas ou pelo menos os auditores. Recentemente um dos rgos responsveis por uma destas
normas alterou substancialmente o sentido da norma e dentre os objetivos para esta mudana certamente o
coibir o excesso de papel e valorizar a prtica foi levado em conta.
Atualmente, com o despertar para os Sistemas de Gesto de Segurana e Sade temos visto ocorrer a
mesma coisa em muitas empresas. Isso sem falarmos na fobia pela obteno de evidncias documentais que ao
longo da ltima dcada fez com que pilhas e mais pilhas de documentos (procedimentos, instrues, autorizaes,
etc) fossem sendo desenvolvidos e emitidos pelos SESMT. Entendo, que se por um lado isso contribuiu de alguma
forma para formao de conhecimento em nossa rea, ao mesmo tempo, tornou-a tambm um tanto quanto
burocrtica demais e assim um pouco mais distante da sua real finalidade. Como em tudo na vida buscar a dose
certa parece ser recomendvel.
Com este artigo tencionamos fornecer linhas bsicas que permitam ao colega de preveno desenvolver
procedimentos de uma forma mais padronizada. Para isso primeiro precisamos entender o que um procedimento
de segurana, ou seja PROCEDIMENTO DE SEGURANA UMA SRIE DE AES QUE DEVEM SER SEGUIDAS PARA
REALIZAR UMA ATIVIDADE DE TAL FORMA QUE ESTA NO CAUSE DANOS AO SEU EXECUTOR OU A TERCEIROS.
Um ponto essencial a ser observado com relao aos procedimentos saber se de fato h necessidade de
que ele seja escrito. Parece obvio, mas no . Em muitos lugares de trabalho comum observarmos aquelas
rechonchudas pastas que servem no mais do que objetos de decorao. Precisamos levar em conta algumas coisas
da cultura brasileira, a primeira delas e que grande parte de nosso povo no tem o hbito de ler. Assim, o melhor
procedimento do mundo torna-se o mais inoperante tambm. Tenho visto por ai verdadeiros tratados, bem escritos,
bem ilustrados e trabalhados, mas que jamais foram capazes de chamar a ateno dos seus reais usurios. Portanto,
preciso definir com clareza quais operaes ou aes carecem realmente de procedimentos. Escrever por escrever
ou para atender qualquer exigncia perda de tempo e de recursos. Um bom mtodo para discutir a real
necessidade discutir o assunto com um grupo, do qual obrigatoriamente devem fazer parte as pessoas as quais se
destinam o procedimento a ser feito.Neste debate devem ser avaliados diversos pontos, entre eles a complexidade
da atividade a ser executada, as implicaes e conseqncias de uma desvio em alguma das fases, etc.
Escrever procedimentos deve sempre ser trabalho de equipe. Por mais trabalhoso que seja o
desenvolvimento conjunto implica numa espcie de compromisso por parte dos envolvidos o que j um bom ponto
de partida para a futura implantao. Obviamente desta equipe deve fazer parte o especialista em segurana e sade
no trabalho no para posar como autoridade mas para garantir que o texto esteja de acordo com as normas
oficiais e tcnicas. Sempre deve ser priorizada a iniciativa dos demais participantes, pois estes detm a informao
prtica e tambm sero os que seguiro o que for definido. Grande parte do insucesso das normas diz respeito a
forma vertical com que so elaboradas e implantadas ou melhor impostas.
Da equipe devem fazer parte representantes das reas envolvidas na situao a ser normalizada. comum
notar que muitas equipes contam apenas com homens de produo deixando de lado por exemplo os integrantes da
manuteno. Isso muitas vezes acaba inclusive implicando na gerao de mais de um procedimento para o mesmo
assunto o que torna a situao ainda mais complexa e de difcil atendimento. Um bom procedimento deve
contemplar todas as fases. Uma dica para a checagem quanto a isso usar as cinco variveis do processo (mo de
obra, mquinas, meio ambiente, mtodo e materiais). Olhando-se assim, por exemplo podemos comear pelas
necessidades da mo de obra envolvida (exames especficos, treinamentos, pausas, etc). Logo em seguida podemos
focar a questo das mquinas e equipamentos (manutenes, preventivas, EPC, limpeza, etc). Passando ao meio
ambiente podemos definir as questes de controles ambientais aplicveis. Indo ao mtodo podemos definir itens
importantes para a segurana e ergonomia. Quando chegarmos aos materiais podemos definir inspees prvias,
aprovaes para o caso de produtos qumicos, etc.
Um ponto importante tambm a ser observado e a questo de possveis pontos inter reas ou
departamentos. No incomum que situaes de risco ou perigo sejam gerados em operaes feitas em reas
anteriores do processo e que isso no esteja contemplado no estudo para elaborao ou mesmo no prprio
procedimento. Quando este for o caso essencial envolver no desenvolvimento do procedimento pessoas de outras
reas. Sempre a difuso e debate sobre os riscos ser muito favorvel, mesmo que por fim opte-se por no emitir
um procedimento.
Um procedimento que surja da real necessidade e que esteja escrito em linguagem acessvel e a partir do
debate com o envolvidos sem sombra de dvida um forte elemento prevencionista alm de ser um documento
pleno caso seja preciso demonstrar gerenciamento de segurana para dado assunto. Quando h conscincia quanto a
real utilidade dos procedimentos estes melhoram em muito a comunicao e minimizam a ocorrncia de enganos e
falhas.
PROCEDIMENTOS NA PRTICA:
Vamos seguir agora passo a passo um roteiro para o desenvolvimento de um procedimento.:
1) Formao de um Grupo de Trabalho

Como j foi dito acima dever ser composto conforme o assunto a ser tratado. Essencialmente devem fazer
parte os representantes do SESMT, da manuteno, da produo e todas as demais reas que tenham envolvimento
com o problema e principalmente com a soluo.
Ao formar a equipe para agilizar os trabalhos devem ser definidas algumas regras. A primeira delas diz
respeito a durao das reunies, que sugerimos jamais passe de 60 minutos.
Deve-se tambm definir um lder para orientar os trabalhos e se possvel escolher alguma metodologia ou
ferramenta para pelo menos no inicio garantir um formato lgico ao debate.
2) Discutir a inteno
um bom comeo ou seja fazer ou no um procedimento ? Este procedimento contribuir para
melhoria? Ser possvel cumpri-lo ? enfim, conforme a realidade de cada empresa ou assunto.

03) Definir o alcance

Trata-se de uma parte bastante interessante. Cabe aqui a sensatez de notar os limites do grupo e sua ao, se este
foi designado pela direo, etc.
Neste ponto essencial que representantes de todas as reas a serem alcanadas participem do debate.
muito ruim a cultura de elaborar procedimentos para que os outros cumpram sem que ao menos sejam consultados.
Se o procedimento tiver alcance corporativo preciso discuti-lo com responsveis por outras
fbricas/Unidades/Plantas.
04) Definir o objetivo
Agora que j temos uma equipe de trabalho, a certeza da necessidade do procedimento e o alcance do
mesmo, vamos definir o foco do procedimento. Veja que este ponto de suma importncia pois a partir da clareza
deste que teremos ou no um procedimento acessvel e interessante. Deve-se evitar a difuso de assuntos e temas,
buscando a especificidade que no entanto, contemple todas as fases do processo ou ao.
Daqui sairemos com a definio Procedimento para......
05) Descrio do procedimento
a alma do trabalho. Na minha forma de trabalhar recomendo que seja trazido para a reunio uma bem
elaborada anlise de riscos do processo, operao ou ao que ser objeto do procedimento. Neste momento no
deve ser apresentado ao grupo as medidas de segurana propostas pois este ir discuti-las na seqncia. O
profissional de segurana e sade deve no entanto manter junto a si as necessidades mnimas e no futuro debate
intervir sutilmente quando notar que algo ficou de fora. Com ela em mos transcrever todas as fases num quadro e
discutir exaustivamente com o grupo tanto a seqncia como cada uma das fases. Recomendo que esta fase do
trabalho seja feita em mais de uma reunio ou em quantos forem necessrias conforme a dimenso do estudo.
Nesta fase a participao do Lder do grupo fundamental e ser decisiva para obteno de um nmero
maior de informaes fornecidas pelos participantes.
Concluda a parte de definio das fases e hora de discutir as medidas de segurana. Por experincia prpria
posso dizer que este momento geralmente surpreendente para ns que somos da rea, pois as medidas propostas
geralmente alcanam o mais alto nvel e muitas vezes excedem nossas expectativas. Alm disso o debate favorece o
desenvolvimento da cultura e questionamento da preveno e como j foi dito anteriormente traduz-se em
compromisso futuro.
Neste ponto importante zelar pela simplicidade da linguagem. H toda uma tendncia de escrever difcil
para ficar bonito procedimento no poesia!
06) Definir Responsabilidades
J definimos acima o que deve ser feito, aqui iremos definir por quem ser feito. Cuidado especial ao
atribuirmos responsabilidades a funes ou reas ausentes ou mesmo responsabilidades a funes/reas que no
tenham funcionalmente como assumi-las.
07) Citar referncias
O procedimento ganhar fora ou possibilitar consultas a fontes mais detalhadas quando citarmos as
referncias utilizadas para sua elaborao.
08) Glossrio
Quando for impossvel evitar termos tcnicos ou que no seja usuais pelos empregados essencial
colocarmos um glossrio contendo as palavras e termos que possam ser motivo de duvida.
09) Distribuidor
preciso dizer quem ir receber o procedimento, geralmente feito pelas funes (Gerentes, Supervisores,
Operadores, etc desta rea, ou de todas as reas ou todas as fbricas, enfim, cada realidade uma realidade
diferente)
10) Anexos
Se h necessidade de planilhas, quadros, desenhos anexos, os mesmos devem ser citados no prprio
procedimento em campo especifico.
11) Data de emisso/Responsvel pela emisso/Data reviso
Todo procedimento deve ser datado e quando atualizado constar a data de reviso. Deve tambm ter o
nome do(s) responsvel(is) pela elaborao/reviso.
OUTRAS RECOMENDAES
Escrito o procedimento preciso agora pensar em duas coisas. Primeiramente na forma de distribuio.
Difcil definir aqui uma forma nica que se aplique a empresas que tenham 50 empregados e outra com 20 mil. Uma
coisa certa: deve ser feita contra assinatura. Hoje em dia, com o uso de meios de informtica comum vermos
empresas onde a divulgao de procedimentos feito via intranet. Acho interessante a modernidade, mas bem sei
que nem todos acessam a intranet e que em muitas empresas nem mesmo a disponibilidade de terminais para todas
as pessoas. Vale aqui citar que o desconhecimento de um procedimento de segurana muitas vezes e em certos
casos pode significar perdas de vidas humanas. Portanto, no confie tanto na modernidade ainda engatinhando em
muitas empresas. Um outro bom motivo para ter uma lista de assinaturas poder depois enviar as atualizaes
caso sejam necessrias e ter certeza atravs que todos iro recebe-la.
Tambm no podemos deixar de pensar na implantao: isso mesmo: alguns procedimentos carecem de
aes especificas para implantao, que vo desde simples reunies at em alguns casos mais complexos e bem
sucedidos apresentaes teatrais. Fica claro que transferir informao para algum carece de cuidados que devem
ser bem analisados e talvez nestes residam os bons resultados.
Bem, de forma geral era isso que tinha a dizer. Espero que tenha contribudo para o desenvolvimento de
bons procedimentos que com certeza iro contribuir para o desenvolvimento da preveno de acidentes.
Cosmo Palasio de Moraes Jr.
Tcnico de Segurana do Trabalho.
Divulgao e reproduo autorizadas desde que mencionado o autor e a fonte