PADRN DE SISTEMA

VERSION: 1
CDIGO: P-ACPRO7-004
Procedimiento de A!m"cene de S#minitro $
De%"c&o de M"teri"!e
'EC(A: 1)*10*07
P+GINA +REA*DEPARTAMENTO RA,ON DE -A ACT.A-I,ACION
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Directoria
Logstica/Jefat.Coorpor.Almacen.
Creacin de Procedimiento
1/ O01ETIVO
Establecer procedimientos comunes en todos los almacenes de suministros para el despacho
de materiales como materias primas, embalaes, suministros di!ersos, acti!os fios, traslados
entre plantas, etc., garanti"ando la integridad fsica de los materiales, # la operati!idad #
sinergia entre las unidades fabriles de la Corporacin.
2/ A-CANCE
Este procedimiento aplica a todos los almacenes a ni!el corporati!o.
3/ DE'INICION 4 A0REVIAT.RAS
$P% $ateria Prima.
$E% $aterial de Empa&ue.
'/C% 'rden de Compra.
(/)% (ua de )emisin.
*+$% *uministro.
,*% ,ota de *alida.
CC% Control de Calidad.
Cuarentena% *tatus de un material el cual est- pendiente de re!isin por parte del -rea de
Control de Calidad antes de pasar al disponible o recha"o.
Pac.ing List% Documento donde detalla el peso #/o cantidad de cada en!ase a recepcionar.
4/ CONDICIONES GENERA-ES
/ Para mo!ili"ar los pa&uetes deben suetarse con ambas manos, por la base de 0stos,
carg-ndolos hacia adelante. *i se usa carretilla hidr-ulica colocar los bultos sobre paletas.
/ Para estas operaciones es permanente el uso de ropa de trabao oficiales # e&uipos de
proteccin personal asignados por el -rea de *eguridad 1ndustrial # $edio Ambiente 2EPP
3*4.
/ 5ueda claramente definido &ue los materiales a despachar ser-n a&uellos &ue se hallen con
eti&ueta de aprobacin, as mismo ingresado al sistema con status de aprobado, para el
caso de materia prima.
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Creacin de Procedimiento
/ El despacho de las materias primas al -rea de Pastas # Esmalte debe ser reali"ado por
personal de Almac0n capacitado e idneo para agili"ar la secuencia pre!ia al proceso de
produccin.
/ *e considerar- &ue para el caso de $aterias Primas 2esmaltes importados4 &ue contengan
fritas dentro de sus componentes, pueden !ariar de peso al momento de despacho para su
consumo6 debido a &ue por el porcentae de humedad este peso puede ser menor al peso
indicado en la recepcin de dicha materia prima.
/ La solicitud de materiales de los usuarios internos deben ser atendidas en forma completa
para todos los tems solicitados 2de contar con los stoc.s re&ueridos4 # con su respecti!a
,ota de *alida con los materiales a despachar.
/ Para el caso de la materia prima, la solicitud de tems # cantidades ser- recepcionada en el
almac0n con 78 horas de anticipacin6 por lo cual todos los das a primera hora del da 2a
partir de las 9am4 se reali"ar- el despacho de los materiales para posteriormente preparar
los materiales solicitados para el da siguiente.
/ La salida de materiales de planta por di!ersos moti!os, como de!oluciones, mantenimientos,
reparaciones, etc. se reali"ar-n mediante la generacin de una gua de remisin por parte
de los almacenes de suministros, slo cuando el transporte en donde se realicen dichos
traslados, est0 bao la responsabilidad directa de los almacenes de suministros. Para los
casos en donde los traslados de dichos materiales se realicen en unidades &ue est0n bao la
responsabilidad directa de los pro!eedores o por transportistas terceri"ados por ellos,
deber-n !enir a reali"ar el recoo con gua de remisin del pro!eedor con gua de remisin
de pro!eedor m-s gua de transportista, cuando el transporte est0 terceri"ado por el
pro!eedor. :ao este conte;to, es responsabilidad de los usuarios la coordinacin con los
pro!eedores. Para estos casos el -rea de !igilancia se encargar- de !erificar la salida
correcta de estos materiales.
/ Las !alidaciones de los di!ersos *er!icios Contratados a pro!eedores determinados deber-n
ser aprobados directamente por el mismo usuario &ue gener dicha solicitud6 es decir &ue
las firmas # sellos en las guas de remisin de los pro!eedores deber-n contar con la
aprobacin del efe del -rea solicitante de la persona &ue se crea con!eniente para este
fin. Para el caso especfico de los *er!icios de <abricacin 2materiales por compra de
mantenimiento en Celima = # 7 los almacenes de suministros recepcionar-n estas
fabricaciones para su almacenae # despacho posterior.
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/ Los materiales despachados por el almac0n de suministros # &ue no ha#an sido utili"ados
por el usuario6 slo podr-n ser de!ueltos al almac0n sino e;ceden las 78 horas de haber
sido retirados del almac0n6 as mismo, slo ser-n aceptados si se encuentran en las mismas
condiciones fsicas en la &ue fueron despachados. *i la de!olucin ocurriera el da >= de
cada mes, el almac0n proceder- con el registro en el sistema de esta de!olucin colocando
en el sistema la fecha del ?ltimo da del mes anterior para no afectar los cierres contables.
/ @odos los e&uipos electrnicos #a sean computadoras, impresoras, tele!isores, balan"as,
e&uipos de laboratorio, etc. &ue se encuentren en el almac0n dentro de caas debidamente
selladas6 0stas ser-n abiertas por el au;iliar del almac0n al momento de cada despacho en
presencia del usuario solicitante a fin de &ue pueda !erificar &ue 0stos se encuentren en
buen estado de conser!acin, en la cantidad correcta # con los accesorios completos a fin
de poder registrar estas salidas de forma consolidada # completa6 por lo cual, la firma por
parte del usuario de la ,ota de *alida respecti!a, indicar- la aceptacin por parte de ellos
de los e&uipos suministrados en los t0rminos anteriormente mencionados, no e;istiendo
opcin a posteriores reclamos por estos moti!os. ,o se despachar-n estos e&uipos en
ning?n caso mientras no se realice este proceso de !erificacin pre!ia.
Para el caso de defectos detectados en el funcionamiento de los e&uipos retirados de los
almacenes, 0stos deber-n ser informados por el usuario directamente al -rea de compras
con el obeti!o de poder canali"ar estos reclamos al pro!eedor. El tratamiento posterior del
reclamo, ser- reali"ado por el pro!eedor en el punto en donde &uedar- instalado el e&uipo.
)/ DOC.MENTOS RE-ACIONADOS
)/1/ Not" de S"!id"/
La ,ota de *alida es un documento para solicitar materiales al almac0n de suministros.
En dicho documento deber- indicarse la siguiente informacin%
Por e! ##"rio:
/ ,ombre # firma 2con tinta a"?l #/o negra4 del solicitante.
/ Cdigo del material.
/ Descripcin del material.
/ Cantidad solicitada/Cantidad Aprobada.
/ Centro de Costo.
/ ,ombre 2#/o sello4 # firma 2con tinta a"?l #/o negra4 del aprobador.
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Por "!m"c5n:
/ Cantidad Atendida.
/ ,ombre # firma 2con tinta a"?l #/o negra4 del personal de almac0n &ue reali"a el
despacho.
Cabe indicar &ue la ,ota de *alida se llena manualmente # el registro en el sistema debe
reali"arse por el au;iliar del almac0n el mismo da de su recepcin. La e;cepcin lo
constitu#en las materias primas, cu#o registro de salida del material no se reali"a por
parte de almac0n sino por el -rea de produccin.
6/ REGISTROS RE-ACIONADOS
,A
7/ ANE7OS
,A
8/ DESPAC(O DE MATERIA-ES
8/1/ DESCRIPCIN DE- PROCESO
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Acti9id"d Re%on":!e Decri%ci;n
01 +suario
*olicitante
Asumir- la responsabilidad de !erificar &ue la emisin
de la ,ota de *alida est0 correcta # completa antes de
ser entregada al almac0n. La nota de salida para tener
!alide" debe tener la firma del responsable o personal
autori"ado.
02 Au;iliar de
Almac0n
)ecepcionar- la ,ota de *alida entregada por el
usuario, dicha nota de salida debe de contar con el
nombre, apellido # firma autori"ada del efe o
super!isor del -rea solicitante, a su !e" debe de indicar
el -rea # lugar de uso donde !a a ser utili"ado dicho
suministro.
03 Au;iliar de
Almac0n
+bica los tems en el sistema de la ,ota de *alida,
confirmando la e;istencia de la totalidad de los tems
solicitados. De no contar con las cantidades
solicitadas, informar- en el momento al usuario
solicitante.
04 Au;iliar de
Almac0n
+bica los materiales solicitados en la ,ota de *alida
dentro de los almacenes fsicos # procede a preparar la
entrega al usuario.
0) Au;iliar de
Almac0n
Para el caso de e&uipos de cmputo #/u otros e&uipos
&ue se encuentren en caas selladas6 el au;iliar de
almac0n proceder- a abrir las caas en presencia del
usuario solicitante a fin de !erificar las e;istencias
dentro de la caa. La firma posterior de la ,ota de
*alida, indicar- dicha !alidacin del usuario. El
despacho de estas caas, slo se reali"ar- luego de
esta !erificacin, caso contrario no se proceder- al
despacho de estos materiales.
Para el caso de $aterias Primas,
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</ TRAS-ADO ENTRE A-MACENES
9.1. DESCRIPCIN DEL PROCESO
Acti9id"d Re%on":!e Decri%ci;n
01 +suario
*olicitante
Deber- en!iar un correo electrnico al Almac0n de
*uministros correspondiente con >= da de anticipacin
# hasta la 7pm. como m-;imo para la programacin del
traslado.
En dicho correo se deber- indicar los siguientes
detalles%
A Cdigo del material 2si el cdigo estu!iera habilitado
en la base de datos del 'fisis4.
A Descripcin del material o materiales a trasladar.
A +nidad de medida.
A Cantidad a trasladar.
A Destinatario final 2,ombre de la persona a &uien !a
dirigido el traslado4.
02 +suario
*olicitante
Deber- apersonarse al almac0n de suministros con el
material a trasladar el mismo da de solicitado dicho
traslado # con la impresin del correo electrnico, el
cual ser- recepcionado por el almac0n hasta las 7.B>
pm como m-;imo, luego de pasada dicha hora no se
recibir- el material # se considerar- su en!o para el da
subsiguiente. La copia del correo electrnico deber- ser
firmada por el usuario solicitante a manera de cargo
para el almac0n, en donde adem-s el almac0n colocar-
el sello de recibido indicando la fecha # la hora de
recepcionado el material. *i el usuario re&uiere un
cargo, el almac0n proceder- a entregarle una copia del
correo firmado # sellado.
03 +suario
*olicitante
La solicitud de traslado al almac0n, deber- !enir
siempre por parte de los *uper!isores, Jefes de *eccin
o personal de sus -reas &ue ellos consideren # cu#a
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relacin las deber-n remitir pre!iamente al almac0n
correspondiente.
Adem-s, deber- considerarse en el correo, siempre en
copia al Jefe de Almac0n )esidente.
04 +suario
*olicitante
El material deber- ser entregado al almac0n
debidamente embalado # listo para ser trasladado por
parte del usuario solicitante. En este punto se debe
contemplar &ue considerando &ue la unidad &ue se
utili"a para los traslados es un camin de carga el cual
no resulta ser el mas apropiado para los traslados de
e&uipos electrnicos como tele!isores, computadoras,
Cpu3s, impresoras, monitores de computador,
electrodom0sticos, sanitarios 2Corporacin4, etc.6 se
solicita al usuario &ue el embalae sea el correcto #
adecuado para estos materiales a fin de garanti"ar &ue
lleguen a su destino en ptimas condiciones.

0) Au;iliar de
Almac0n
)ecepciona el material a trasladar # lo coloca en la
"ona de despacho seg?n su programacin, as mismo,
coloca el correo de solicitud de traslado en la bandea
de pendientes para proceder con el despacho al
siguiente da.
06 Au;iliar de
Almac0n
+na !e" recibido el correo # el material, el traslado se
programar- para el siguiente da ?til, considerando el
horario de trabao del camin, el cual es de lunes a
s-bado.
*lo con el cumplimiento de estos 8 primeros puntos
el almac0n proceder- con el traslado respecti!o
07 Au;iliar de
@ransporte
Procede con el traslado del material al almac0n
respecti!o.
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Creacin de Procedimiento
08 Au;iliar de
Almac0n
En caso de emergencias, el usuario solicitante deber-
coordinar directamente con el Jefe de Almac0n
respecti!o para la solicitud del traslado, en!iando el
correo electrnico respecti!o seg?n lo indicado en los
punto B, 8 # C, el cual se reali"ar- siempre # cuando
el material sea entregado al almac0n antes de la =pm
para el caso de Celima 7 # Corcesa = # antes de las
7pm para el caso de Celima = # Corcesa 76 tambi0n
se considerar- para la atencin de la emergencia, los
espacios disponibles en la unidad de transporte # la
necesidad o urgencia del material programado
pre!iamente. *i la emergencia ocurriera posterior al
horario mencionado, el almac0n no podr- reali"ar
dicho traslado # el usuario deber- buscar alguna otra
alternati!a para el en!o de forma particular.
0< Jefe de Almac0n
)esidente
Delar por el cumplimiento de este procedimiento.
10/ E-A0ORADO POR
1ngE Dctor Pereda <lore"
11/ 'EC(A
=C/=>/>9
12/ REVISADO POR
13/ APRO0ADO POR