RUBRO DE LA EMPRESA La FERRETERIA FATIMA E.I.R.L, es una empresa dedicada a la compra y venta de materiales de construccin y herramientas manuales. Actualmente es una microempresa que cuenta con 3 empleados, los cuales trabajan en distintas reas. RESEA HISTORICA La FERRETERIA FATIMA E.I.R.L. Es una empresa familiar fue fundada en noviembre del ao 2000 por el seor CALIXTO CAHUANA RENDON. Actualmente la empresa cuenta con 3 sucursale teniendo asi la necesidad de contar con us sistema. MISION FERRETERIA FATIMA E.I.R.L. Es una empresa dedicada a ofrecer productos de calidad en construccion, acabados, y limpieza; aun bajo de precio. En la actualidad solo ofrece productos al por menor. VISION FERRETERIA FATIMA E.I.R.L. en un futuro quiere implementar nuevas areas, ofrecer productos por mayor, y de esta manera ser reconocidos a nivel departamental y nacional. ORGANIGRAMA FUNCION DE CADA AREA DE LA EMPRESA AREA DE PEDIDOS FERRETERIA FATIMA E.I.R.L, cuenta con distintos proveedores fijos, que ofrecen productos de alta calidad, estos visitan a este establecimiento cada cierto tiempo, y es el dueo el que realiza el pedido y el que supervisa cuando este llega AREA DE VENTAS Esta rea, cuenta con un encargado que es el que realiza las ventas, adems de encargarse de registrar los productos vendidos a travs de las boletas y facturas. En las actualidad, FERRETERIA FATIMA E.I.R.L, solo realiza ventas al por menor pero espera que en un futuro pueda contar con los requisitos necesarios para ofrecer ventas al por mayor
AREA DE ALMACEN
El encargado de esta rea realiza un informe detallado de los productos faltantes para as entregrselo a dueo para que este pueda realizar el pedido correspondiente
CARACTERISTICAS DEL AREA DONDE SE HA DETECTADO EL PROBLEMA
AREA DE VENTAS
Realizan el registro de las ventas manualmente Cuentan con un colaborador en esta rea El empleado atiende al cliente y registra los productos por medio de boletas o en cuadernos. HERRAMIENTA DE TOMA DE DATOS ENTREVISTA La entrevista se le realiz al seor MARLON quien es el administrador de la principal sucursal situada en la avenida SAN ANTONIO DE PADUA. 1. Qu actividades se realizan en la empresa?
Nos dedicamos a la venta de materiales de construccion y nuestros principales productos o los principales productos que vendemos son el cemento y el fierro. Ademas de todo tipo de herramientas para la construccion
2. Qu proceso se dan dentro de la empresa?
Las cosas que hacemos generalmente son la ventas y pedido de materiales que derrepente ya se nos estan acabando tengo que estar viendo en el almacen esos mariales para hacer pedidos
3. Cmo describiras tu trabajo?
Un trabajo bastante pesado ya que la empresa es familiar y hay ocaciones en las que yo mismo hago las ventas, cargo los materiales, saco las ventas en el dia, atender los pedidos, derrepente ya esta escaceando un producto y hacer pedidos recibir las mercaderias y asi una serie de actividades que haveces las tengo que hacer solo.
4. Cul es la funcin o funciones que realizan dentro de su empresa?
Atender a los clientes hacer las ventas, emitir los comprovantes de pago, recibir materiales que pedimos, ver las cantidades de cada producto o el stock como le dije anteriormente los productos que mas vendemos son el cemento y el fierro y temos que estar pendintes al stock de estos materiales
5. Cules son las principales actividades o procesos que se hace en cada rea?
En el area de almacen lo que realizamos es apuntar todos los productos que nos llegan ya sea la cantidad, hora, fecha.. y tambien distribuir estos materiales a las diferentes sucursales y anotamos las entradas y salidas de los materiales 6. Qu documentacin se genera?
Nostros trabajamos en grandes cantidades especialmente con el fierro y el cemento y tenemos nuestras gias de remicion, tambien emitimos las boletas y facturas
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES PARA EL SISTEMA El sistema a desarrollar deber contar con el siguiente requerimiento sustrado de la entrevista que se realiz a la empresa. Registro de todos los productos que ofrece la empresa incluyendo sus diferentes caractersticas. E l sistema podr clasificar los productos segn su categora de esta manera la empresa podr tener mas orden en cuanto a sus productos. Registro de las ventas que se realizan. Debido que es la actividad principal de la empresa es importante contar con esta opcin. Registro de clientes. Registro de los empleados. Reporte de las ventas por da, mes y ao El sistema podr exportar en formato PDF la lista de empleados, las ventas realizadas los productos vendidos, etc. Reporte de los productos vendidos Reporte de la cantidad en soles vendidas Emisin de comprobantes de pago El sistema ser capaz de actualizar los datos de los productos, clientes, etc. El sistema ser capaz de Eliminar los datos de los productos, clientes, etc. Registro de adquisiciones Registro de proveedores Emisin de notas de pedido Informe de Stock a ltima compra para tener ms control sobre el stock de cada producto El sistema contar con un buscador de productos. La bsqueda se podr realizar por nombre del producto, por la marca, por precio, etc. Esta funcin estar habilitada para el los empleados y los clientes que estn registrados. Al ingresar al sistema, como todo programa, se presenta un men con todas las opciones del sistema el cual est compuesta por clientes, proveedores, productos, etc. Las opciones ms importantes del sistema como venta, productos, proveedores y clientes aparecen al ingresar en el sistema en forma de botones para su facilidad de ingreso. Para acceder al sistema los empleados deber logearse, el sistema tambin contara con esta funcin.
PARA LA PAGINA WEB Para el desarrollo de la pgina web de la empresa se entrevist con el cliente dndonos varios requerimientos que tomamos en cuenta: MENU PRINCIPAL:
Se pondr en la parte superior un Logo y Nombre de la empresa. Se pondr en la parte inferior informacin detallada de la empresa como numero de contacto ubicacin. Se pondr en la inferior los diferentes enlaces de las diferentes cuentas de la empresa Se pondr una imagen referido a los productos que ofrece una ferretera Se pondr como fondo de la pgina web un color Blanco Se pondr en la parte superior barras de mens donde el usuario podr seleccionar la opcin que desea.
Inicio Aqu se mostrara la ventana principal en el cual el cliente podr ver una breve informacin de la pgina web. Catalogo Aqu se mostrara todos los productos que ofrece la empresa con sus diferentes caractersticas.
Dentro de catlogo se mostrara los logotipos y categoras de todos los productos que ofrece la empresa. Para cotizar un producto el usuario tendr que registrarse o logearse.
Quienes Somos Aqu se mostrara informacin detallada de la empresa como visin misin. Contacto Aqu ira los datos de contacto Mapa de Ubicacin Aqu se mostrara la ubicacin exacta de la empresa mediante una herramienta interactiva de Google Mapas
Se pondr una opcin donde el usuario podr registrarse y logearse Para lo que es cotizacin esta opcin est dentro del men principal:
El cliente debe registrarse para poder realizar la respectiva cotizacin de los productos que desea. Dentro del registro pedir datos especficos del usuario como: nombre, e- mail, telfono, mensaje o requerimientos. El cliente obtendr la cotizacin (EXPORTAR) que realizo incluyendo los productos, cantidades y los precios de cada producto en un formato PDF. Ya registrado el cliente o usuario el administrador debe confirmar su registro al cliente va telefnica. Ya confirmado el registro el cliente podr realizar su cotizacin e imprimir todos sus productos que desea con sus respectivos precios. La cotizacin se podr enviar mediante correo a la empresa teniendo una opcin para dicho proceso. El usuario tendr las diferentes opciones en su cuenta como recordar contrasea La pgina web adems contar con la posibilidad de definir diferentes usuarios con perfiles de acceso diferentes. Por ejemplo, un perfil para los clientes y otro perfil para los empleados de la empresa.
PUBLICIDAD Se creara una pgina de Facebook para llegar a ms usuarios
Se tendr un enlace de la pgina Web Oficial Para tener una mayor acogida o alcance donde se har diferente promociones como de sorteo de productos.
Se creara una cuenta de YouTube para colgar videos publicitarios de la empresa que productos ofrecemos, etc.
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
Dentro de los requerimientos nos funcionales pudimos identificar los siguientes:
La computadora tiene escasos recursos. La falta de experiencia de algunos empleados en el uso de tecnologas.
7. Qu dificultades y problemas tiene su empresa?
Nuestro principal problema es al momento de llevar la contabilidad derrepente saber cuales son los ingresos obtenidos en el dia o en la semana, nosotros calculamos todo eso con calculadora y papel. En ocaciones confundimos alguna cifra o no anotamos bien una cicfra entonces ah es donde se generan los problemas no cuadran nuestras cuentas. Otro problema que tenemos es al momento de revisar el stock de los materiales hay veces que hacemos una venta 50 bolsas de cemento por ejemplo pero olvidamos anotar en el cuaderno, Y lo dejamos asi, nosotros seguimos pensando que tenemos esas 50 bolsas, pero al momento de revisar en el almacen nos damos cuenta que faltaba porner ese dato muy importante y cosas asi no.
8. Qu acciones tom frente a esos problemas?
Indicar o recordar y hacerles entender a mis hijos que tengan mucho cuidado al momento de manejar cantidades de dinero para no terner problemas al momento de sacar las cuentas. Y tanbien para no tener problemas con el stock.
9. Cuntos trabajadores trabajan en la empresa?
La empresa es familiar la administro yo, mis hijos y algunos amigos dentro de las 3 sucursales somos algo de 8 personas
10. Cules son las principales actividades en las que tiene dificultades?
Como te comentaba hace un momento al momento de sacar las cuentas y ver el almacen
11. le gustaria sistematizar las principales actividades que se realizan en su empresa?
Claro, evitaria tando desorden y ahorraria mas tiempo, me evitaria de estar sacando cuentas y hacer que cuadren (jajajajaja)
12. Sera til un sistema para acudir a solucin de problemas?
Me imagino que si, nunca tube la oportunidad de contar con uno, una herramienta que nos ayude con los problemas que tenemos seria grandioso