One Upstream Marine Standard | One risk management process | Zero incidents
08 April 2013. Bilingual Version 0.2
Guidelines for Minimizing the Number of OVIQ Inspection Observations
OVIQ is annual base and each inspection will be different depending on the type of marine vessel being inspected. When Chevron or any other Oil Company initiates an OVIQ inspection the questions will be generated by the OVID system are based on the type and size of vessel being inspected.
All the questions are essentially safety based, OVIQ is a safety inspection specifically designed to look at safety of vessel operations. In todays world, safety of Operations is our most important requirement, we can conduct Operations and achieve 100% success but if we injure one person then we failed to deliver.
These guidelines are look at to the basic requirements for vessels to undertake an OVIQ inspection and suggestions for vessel Owner/ Operator may like to do before an inspection commence to reduce the amount of non conformance observations. OVIQ is much about vessel-shore based Safety Management System (SMS) onboard and implementation. Below are some suggestions of what you may like to consider before doing the OVID inspection:
1. OVID Self Assessment Perform its Self Assessment. OVIQ Master Template (example) could be utilized as reference. This template is available in OCIMF OVID website.
2. ISMS Internal Audit o Perform an internal ISMS Audit on vessel. Find the gaps of non conformance and start to correct them before the OVID inspection. Ensure that all Internal ISMS Audit items are addressed and ISMS is implemented. o Review your last external ISMS audit and clear all previous non conformances. If a vessel does not have ISMS implemented on board because it is under the ISM Code Application then ensure that a Safety Management System is in place on board and implemented to cover all safety risks.
Pedoman Untuk Meminimalkan Jumlah Pengamatan Inspeksi OVIQ
OVIQ dilakukan setiap tahun dan setiap pemeriksaan akan berbeda tergantung pada jenis kapal yang diperiksa. Ketika Chevron atau lainnya memulai inspeksi OVIQ, pertanyaan akan dihasilkan oleh sistem OVID didasarkan pada jenis dan ukuran kapal yang diperiksa.
Semua pertanyaan pada dasarnya mengenai keselamatan, OVIQ adalah inspeksi keselamatan khusus dirancang untuk melihat keselamatan pengoperasian kapal. Dalam dunia sekarang ini, keamanan Operasi adalah kebutuhan kita yang paling penting, kita bisa melakukan Operasi dan mencapai keberhasilan 100% tetapi jika kita melukai satu orang maka kita gagal untuk mendapatkan keberhasilan.
Pedoman ini untuk melihat persyaratan dasar bagi kapal-kapal untuk melakukan pemeriksaan OVIQ dan saran untuk Pemilik/ Operator kapal yang mungkin ingin dilakukan sebelum pemeriksaan dimulai untuk mengurangi jumlah pengamatan tidak kesesuaian. OVIQ adalah tentang kapal-Sistem Manajemen Keselamatan di darat & di kapal dan implementasinya. Berikut adalah beberapa saran tentang apa yang Pemilik/ Operator kapal mungkin ingin mempertimbangkan sebelum melakukan pemeriksaan OVID:
1. Pemeriksaan sendiri untuk OVID Lakukan pemeriksaan sendiri untuk OVID. OVIQ Template (contoh) dapat dimanfaatkan sebagai referensi. Template ini tersedia di website OVID OCIMF.
2. Internal Audit ISMS o Lakukan Audit Internal ISMS di kapal. Cari ketidaksesuaian dan mulai memperbaiki mereka sebelum pemeriksaan OVID. Pastikan bahwa semua item Internal Audit ISMS ditangani dan ISMS dilakukan. o Meninjau Eksternal Audit ISMS terakhir dan memperbaiki semua ketidaksesuaian sebelumnya. Jika kapal tidak memiliki ISMS ter- implementasi karena di bawah persyaratan aplikasi Kode ISM kemudian pastikan bahwa ada Sistem Manajemen Keselamatan di kapal dan dilaksanakan untuk mencakup semua resiko keselamatan.
One Upstream Marine Standard | One risk management process | Zero incidents 08 April 2013. Bilingual Version 0.2
3. Equipments check o Make sure that all equipments on board are fully operational and working as per design approved by Flag State and Classification. o If a piece of equipment is not operational then ensure that in line with your ISMS system the defect has been reported to shore Management by vessel staff. Shore vessel Management should have replied and a mitigation plan for repair needs to be in place e.g. when the spare parts ordered? When will the spare parts arrive onboard vessel? When will the support team join to affect a permanent repair or has it been included in the dry dock repair list?
4. PPE o Ensure adequate valid in good order of PPE is available on board and worn by all staff as its required to get the job safe executed. Seeing personnel out on deck with no work suit, gloves, hard hat, safety shoes, or eye protection is a real bad start for any Inspector when he first boards vessel. Flip flops, shorts and smoking will give a picture to an Inspector that the crews have a very low level of safety awareness and Management possible doesnt care.
o Is the shore gangway properly rigged can the Inspector get on board safely? When the Inspector first boards ensure they sign the Security Register, get a Visitors Pass and receive a Safety Briefing -- we are creating a safety culture that the Inspector can see and feel.
5. Flag State and Class certification Ensure that all Flag State and Class certification is carried on board the vessel. While the original certificates must be held by the Port Authority once a vessel is based in a Port, vessel must keep a photocopy of the certificates or take the Inspector to view the originals as part of the inspection.
3. Pemeriksaan peralatan o Pastikan bahwa semua peralatan di kapal beroperasi penuh dan bekerja sesuai desain yang disetujui oleh Negara Bendera dan Klasifikasi. o Jika sebuah peralatan tidak dapat dioperasikan kemudian pastikan bahwa sejalan dengan sistem ISMS, kondisi kerusakan telah dilaporkan ke manajemen darat/ kantor. Manajemen darat harus menjawab dan melakukan rencana mitigasi untuk perbaikan, misalnya kapan suku cadang diminta? Kapan suku cadang akan tiba di kapal? Kapan tim dukungan dari darat ke kapal untuk melakukan perbaikan permanen ataukah telah dimasukkan dalam daftar perbaikan dok?
4. APD o Pastikan APD yang memadai, sah, dalam kondisi baik tersedia di kapal dan dipakai oleh semua staf sesuai keperluan untuk mengeksekusi pekerjaan dengan aman. Melihat personel keluar di dek tanpa baju kerja, sarung tangan, topi pengaman, sepatu pengaman, atau pelindung mata adalah awal yang buruk dan nyata untuk setiap Inspektur ketika ia pertama kali naik ke kapal. Sandal jepit, celana pendek dan merokok akan memberikan gambaran kepada Inspektur bahwa kru memiliki tingkat yang sangat rendah akan kesadaran keselamatan dan Manajemen kemungkinan tidak peduli. o Apakah shore gangway terpasang aman - apakah Inspektur bisa naik kapal dengan aman? Ketika Inspektur pertama naik kapal, pastikan mereka menandatangani buku tamu, mendapatkan kartu pengunjung dan menerima briefing keselamatan - kita menciptakan budaya keselamatan yang Inspektur dapat melihat dan merasakan.
5. Bendera Negara dan sertifikasi Klas Pastikan bahwa semua Negara Bendera dan sertifikasi Klas ada di kapal. Apabila sertifikat asli harus dipegang oleh Otoritas Pelabuhan saat kapal di wilayah pelabuhan, kapal harus menyimpan fotokopi sertifikat atau member petunjuk Inspektur untuk melihat yang asli sebagai bagian dari pemeriksaan.
One Upstream Marine Standard | One risk management process | Zero incidents 08 April 2013. Bilingual Version 0.2
6. Machinery guards. Please ensure that these are all in place.
7. Navigation o Navigation procedures must be available on board and followed. o Make sure that there is a valid statement posted on the Bridge about safety entry into the 500m zone of any offshore installation. o In your procedures ensure that there is a statement about minimum under keel clearance for any offshore support vessel.
8. BBS or its similar system o All crews must be using BBS or its similar system in line with company Policy. Vessel chartered by Chevron expected to has in place a BBS or similar system. This is minimum Chevron OE HES expectation. o A proactive vessel Manager will ensure that this system is actually being used by those on board. This creates a positive safety impact for the Inspector and generates a better picture of the company managements approach to safety.
9. Company SWA Policy onboard. Every person on the vessel must be authorized and responsible to use SWA at any time for any un-safe condition or un-safe action without any negative repercussion. If work has been stopped using SWA then keep a record on board to show the Inspector.
10. Company PTW and LOTO system o Ensure the PTW and LOTO system in use on the vessel. Vessel Shore Management will ensure the PTW and LOTO are being used. Answers to an Inspector advising our system is carried on board does not say the system is in use. o Hot work permits, electrical permits, confined space entry permits, etc. as required must be used.
6. Pelindung mesin. Pastikan bahwa Pelindung Mesin terpasang.
7. Navigasi o Prosedur navigasi harus tersedia di kapal dan diikuti. o Pastikan bahwa ada pernyataan yang valid diposting di Anjungan tentang masuk ke zona aman 500m dari instalasi lepas pantai. o Dalam prosedur, pastikan bahwa ada pernyataan tentang berapa minimum jarak dibawah lunas untuk keselamatan setiap kapal pendukung lepas pantai.
8. BBS atau sistem yang mirip o Semua kru harus menggunakan BBS atau sistem serupa sejalan dengan Kebijakan perusahaan. Kapal yang disewa oleh Chevron diharapkan memiliki sistem BBS atau sistem serupa. Ini adalah harapan minimum Chevron OE HES. o Manajer kapal proaktif memastikan bahwa sistem ini digunakan oleh orang-orang di kapal. Hal ini untuk menciptakan dampak keselamatan positif bagi Inspektur dan menghasilkan gambaran yang lebih baik dari manajemen perusahaan untuk keselamatan.
9. Kebijakan SWA Perusahaan Dikapal. Setiap orang di kapal berwenang dan bertanggung jawab untuk menggunakan SWA setiap saat untuk setiap kondisi tidak aman atau tindakan tidak aman tanpa feedback negatif. Jika pekerjaan telah berhenti menggunakan SWA kemudian simpan catatan di kapal untuk ditunjukkan ke Inspektur.
10. Sistem PTW dan LOTO Perusahaan o Pastikan sistem PTW dan LOTO digunakan di kapal. Manajemen darat akan memastikan PTW dan LOTO digunakan. Jawaban ke Inspektur menasihati sistem tersedia di kapal tidak mengatakan sistem sedang digunakan. o Izin kerja panas, izin listrik, izin masuk ruang terbatas, dll yang diperlukan harus digunakan.
One Upstream Marine Standard | One risk management process | Zero incidents 08 April 2013. Bilingual Version 0.2
11. Official Log books Log books for Deck, Engine Room, Waste Management, Oil Record Book, GMDSS, Master and Chief Engineer night order book etc., must be completed. Ensure all Officers have signed vessel log books and maintained full and complete records of all activities. Do not falsify records. This is easy for the Inspector to check and gives a good impression of a well run vessel with on board Leaders who take responsibility for their actions.
12. DP Vessels o Ensure DP system is in class. o Complete DP foot prints regular. o Complete DP check lists and keep historical records on board. o Conduct annual DP FMEA Verification with 3rd party Inspector and clear all non conformances. All Officers should read and sign that they have read the FME(C)A (including Engineers). o Complete DP Maintenance records and document every failure. Make sure equipment failures have been reported to shore management. o Close all A and B level items from DP Audits.
13. Confined Space Entry Vessel having a procedure and equipment necessary for a safe entry to take place. Ensure that the procedure is implemented and followed. All spaces must be marked with their identity and content.
14. Company Drug and Alcohol Policy Ensure Drug and Alcohol policy is implemented and that all personnel are tested in line with companys policy.
15. Minimum Safe Manning certificate If required by the Flag State requirement and endorsement, ensure Minimum Safe Manning certificate is available and manning levels meet or exceed the minimum requirements.
11. Log Book resmi Log book untuk Deck, Engine Room, Pengelolaan Limbah, Buku Catatan Minyak, GMDSS, Buku perintah malam Kapten dan Kepala Kamar Mesin dll, harus dikerjakan. Pastikan semua Perwira telah menandatangani Log Book kapal dan mencatat penuh & lengkap semua kegiatan. Jangan memalsukan catatan. Ini mudah bagi Inspektur untuk memeriksa dan memberikan kesan yang baik dari sebuah kapal yang dikelola oleh para pemimpin yang bertanggung jawab atas tindakan mereka.
12. Kapal DP o Pastikan sistem DP sesuai Klas. o Lengkapi foot print DP secara teratur. o Lengkapi checklists DP dan simpan di kapal. o Melakukan verifikasi tahunan DP FMEA dengan Inspektur pihak ke-3 dan melakukan perbaikan atas semua ketidaksesuaian. Semua Perwira harus membaca dan menandatangani bahwa mereka telah membaca FME (C)A (termasuk Engineers). o Melengkapi catatan pemeliharaan DP dan mendokumentasikan setiap kegagalan peralatan. Pastikan kegagalan peralatan telah dilaporkan ke Manajemen darat. o Tutup semua item tingkat A dan B dari Audit DP.
13. Confined Space Entry Kapal memiliki prosedur dan peralatan yang diperlukan untuk masuk yang aman. Pastikan bahwa prosedur dilaksanakan dan diikuti. Semua ruangan harus ditandai jelas dengan identitas dan isi.
14. Kebijakan Obat dan Alkohol Perusahaan Pastikan kebijakan Obat dan Alkohol diimplementasikan dan bahwa semua personel diuji sesuai dengan kebijakan perusahaan.
15. Sertifikat Minimum Safe Manning Jika dipersyaratkan oleh Negara Bendera dan persetujuan, pastikan sertifikat Minimum Safe Manning tersedia dan tingkat berjaga memenuhi atau melebihi persyaratan minimal.
One Upstream Marine Standard | One risk management process | Zero incidents 08 April 2013. Bilingual Version 0.2
16. Security Plan Ensure Security Plan is available on board and it is being implemented. Approved Flag State SSP for any vessel require for ISPS Code compliance.
17. Management of Change Ensure MOC process is part of the Safety Management System and it is implemented.
18. Safety Drills on ships Implement a regular schedule for drills and ensure vessels crews complete these drills, such as for Emergency Drills, Lifeboat Drills, Environmental loss of containment drills, Security drills, Fire drills, Man over boards drills, Emergency steering.
19. LSA and FiFi equipment Ensure it is well maintained & working, defects are reported and documented to shore management for mitigation.
20. Stability Calculations Complete stability calculations on a regular basis and keep records.
21. Mooring equipment Are those in good condition?
22. Lifting appliances o Do you have certificates required on board for all loose lifting equipment? o Is your register of chains up to date?
23. Chemical storage Store chemicals safely in a chemical locker with complete MSDS.
24. General house-keeping o Shore Based Managers must have regular schedule to visit and walk round the vessel and inspect for cleanliness and record these walk round in the log books. o Clean up any minor spills and leaks. Keep the bilges dry. o Make sure that safety equipment is available for use with work shop machinery. o Dont store spare parts and equipment so it obstructs emergency escape routes.
16. Rencana Keamanan Pastikan Rencana Keamanan tersedia di kapal dan dilaksanakan. SSP yang disetujui Negara Bendera untuk kapal diperlukan untuk memenuhi kepatuhan akan ISPS Code.
17. Manajemen Perubahan Pastikan proses MOC merupakan bagian dari Sistem Manajemen Keselamatan dan diimplementasikan.
18. Drills Keselamatan di kapal Menerapkan jadwal rutin untuk latihan dan memastikan kru kapal menyelesaikan latihan, seperti untuk Latihan Darurat, Latihan Lifeboat, Environmental loss of containment drills, Latihan Keamanan, Latihan Pemadaman Api, Latihan Penyelamatan Orang Jatuh ke Laut, Latihan Kemudi Darurat.
19. LSA dan peralatan FiFi Pastikan terpelihara dengan baik & bekerja, kerusakan dilaporkan dan didokumentasikan ke Manajemen darat untuk perbaikan.
20. Perhitungan Stabilitas Lengkapi perhitungan stabilitas secara teratur dan simpan sebagai catatan.
21. Peralatan Mooring Apakah peralatan dalam kondisi baik?
22. Peralatan Angkat o Apakah sertifikat yang diperlukan tersedia di kapal untuk semua peralatan angkat? o Apakah sertifikat up to date?
23. Penyimpanan bahan kimia Simpan bahan kimia dengan aman di tempat penyimpanan dengan MSDS lengkap.
24. General house-keeping o Manajer di darat harus memiliki jadwal rutin untuk mengunjungi, menginspeksi dan memeriksa kebersihan kapal dan tertulis dalam log book. o Bersihkan tumpahan dan kebocoran kecil. Pastikan bilges kering. o Pastikan bahwa peralatan keselamatan tersedia untuk digunakan di workshop mesin. o Jangan menyimpan suku cadang dan peralatan sehingga menghalangi rute darurat melarikan diri.
One Upstream Marine Standard | One risk management process | Zero incidents 08 April 2013. Bilingual Version 0.2
Abbreviations used OCIMF: Oil Companies International Marine Forum OVID: Offshore Vessel Inspection Database OVIQ: Offshore Vessel Inspection Questionnaire ISMS: International Safety Management System PPE: Personal Protective Equipment BBS: Behavior Base Safety SWA: Stop Work of Authority OE: Operations Excellency PTW: Permit to Work LOTO: Log Out/ Tag Out DP: Dynamic Positioning SSP: Ship Security Plan MOC: Management of Change LSA: Life Saving Appliances FiFi: Fire Fighting MSDS: Material Safety Data Sheet
A clean and tidy ship is usually a safe ship
There is no substitute for Management Commitment and Leadership
A positive safety culture is created by strong Management Leadership that demonstrates true concern for each individuals safety. It is much more than simply a piece of paper
Singkatan yang digunakan: OCIMF: Oil Companies International Marine Forum OVID: Offshore Vessel Inspection Database OVIQ: Offshore Vessel Inspection Questionnaire ISMS: International Safety Management System APD: Alat Pelindung Diri BBS: Behavior Base Safety SWA: Stop Work of Authority OE: Operations Excellency PTW: Permit to Work LOTO: Log Out/ Tag Out DP: Dynamic Positioning SSP: Ship Security Plan MOC: Management of Change LSA: Life Saving Appliances FiFi: Fire Fighting MSDS: Material Safety Data Sheet
Sebuah kapal bersih dan rapi biasanya adalah kapal yang aman
Tidak ada pengganti untuk Komitmen Manajemen dan Kepemimpinan
Sebuah budaya keselamatan positif yang dibuat oleh Manajemen Kepemimpinan yang kuat akan menunjukkan kepedulian yang benar untuk keselamatan masing-masing individu. Hal ini jauh lebih dari sekedar selembar kertas