Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)

23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)

www.documentalistas.org

EXCOL'07 Exposición y Conferencias Internacional de Archivos"

Bogotá - Colombia. del 23 al 27 de Mayo de 2007.
PONENCIA: La Transparencia de la Información en las Entidades Públicas.
PONENTE: María Luisa Marconi L. Ecuador

“LA TRANSPARENCIA DE LA
INFORMACION EN LAS ENTIDADES PUBLICAS”
Este es un tema de actualidad a nivel mundial y para referirme a la
Transparencia y Acceso a la Información Pública, es necesario tomar en cuenta
la base legal que permitió el desarrollo del derecho a la información, se inició
hace más de 50 años, cuando fue considerado dentro de la categoría un
derecho humano-esencial para ejercer la libertad de expresión y de opinión.

Fue en la Declaración Universal de Derechos Humanos de 1948, que se

establece en el artículo 19 “Todo individuo tiene derecho a la libertad de
opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de
sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de
difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión.”.
Según esta declaración se establece el vínculo entre libertad de expresión y
libertad de información.

En la Convención Americana sobre Derechos Humanos así como

en la Reunión del Pacto Internacional de Derechos Civiles y
Políticos en los Artículos 13, Inciso 1 y Artículo 19, Inciso 2,
respectivamente se establece que:

“Toda persona tiene derecho a la libertad de pensamiento y de expresión. Este

derecho comprende la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e
ideas de toda índole, sin consideración de fronteras, ya sea oralmente, por
escrito o en forma impresa o artística, o por cualquier otro procedimiento de su
elección.”

La Comisión Interamericana de Derechos Humanos (CIDH) ha reconocido

que “el derecho de acceder libremente a la información existente en los
archivos y documentos en poder del Estado es una de las garantías
fundamentales de la democracia constitucional por cuanto asegura a la vez
la participación de la ciudadanía en la discusión y decisión de los asuntos
comunes, y la transparencia de las actuaciones estatales”. El acceso a la
información en poder del Estado es un derecho fundamental de los
individuos y los Estados están obligados a garantizar el ejercicio de este
derecho.

Este principio sólo admite limitaciones excepcionales que deben estar

establecidas previamente por la ley para el caso que exista un peligro real e
inminente que amenace la seguridad nacional en sociedades democráticas.

1
 Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)
23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)
www.documentalistas.org

ANÁLISIS GENERAL DE LA PROBLEMÁTICA DE LA

TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACIÓN EN
DIFERENTES PAÍSES E INSTITUCIONES.

En virtud de estos tratados internacionales con rango constitucional que hacen

referencia a la transparencia de las instituciones y el acceso a la información,
es necesario recomendar a los representantes de los Estados que “tienen la
obligación de respetar y hacer respetar el acceso a la información pública a
todas las personas y de promover la adopción de disposiciones legislativas o
de otro carácter que fueren necesarias para asegurar su reconocimiento y
aplicación efectiva”. Asimismo alentarles a que elaboren y/o adopten, de ser el
caso, los respectivos marcos jurídicos y normativos, para brindar a los
ciudadanos el amplio acceso a la información pública” con la seguridad que sus
legislaciones nacionales se apliquen de igual manera para todos, respetando la
libertad de expresión y el acceso a la información de todos los ciudadanos

Es necesario que los Gobiernos de turno, se encarguen de fortalecer el

derecho de acceso a la información pública en el ámbito del Poder Ejecutivo
Nacional. Este es un avance muy importante para el reconocimiento del
derecho a la información y un primer paso en la lucha contra la cultura del
secreto y la internalización de prácticas institucionales poco transparentes y
participativas.

A nivel nacional e internacional, especialmente los medios de comunicación

vienen reclamando en forma creciente la necesidad de asegurar el acceso a
la información en poder del Estado como componente y también como
concreción del derecho a la información, concepto que ha ido ampliando el
sentido de “libertad de expresión”, al respecto considero que no solo se
debe ejercer ese derecho de información frente a los Estados, sino también
frente a otros particulares, como son los dueños de los medios de
comunicación, en razón del poder que tienen al acceder a medios de
divulgación de informaciones, es sumamente importante que la ciudadanía
se asegure de la veracidad que utilizan estos medios para transmitir
información recibida.

En este sentido se expresa la Corte Interamericana cuando afirma que es

inadmisible que “sobre la base de derecho a difundir informaciones e ideas,
se constituyeran monopolios públicos o privados sobre los medios de
comunicación para intentar moldear la opinión pública desde un solo punto
de vista”.

La libertad de expresión comprende dos dimensiones relacionadas, el

derecho de divulgar informaciones y el derecho personal y colectivo de
buscarlas y recibirlas: así como comprende el derecho de cada uno a tratar
de comunicar a los otros sus propios puntos de vista implica también el
derecho de todos a conocer opiniones y noticias” de diversas fuentes.

Para el Relator de Libertad de Expresión el derecho a buscar (y recibir)

información incluye “la obligación positiva, por parte del Estado, de

2
 Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)
23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)
www.documentalistas.org

proporcionar la información que está siendo buscada libremente” Y por

tanto considera que se trata también de un derecho humano protegido por
el derecho internacional, y no solo un “instrumento práctico” de otros
derechos.

Igualmente algunos tratadistas cuestionan la restricción del significado de

“información en manos del Estado que debe ser pública” y afirman que
debería incluirse el derecho a acceder a toda la información que sea
relevante y que deba ser pública por su impacto en la sociedad, por ejemplo
la generada por las corporaciones nacionales y transnacionales.

Existe un consenso generalizado de que no puede haber vigencia del

Estado de derecho sin derecho a la información; “y éste a su vez no puede
realizarse si no se garantiza el acceso a la información”. La libertad de
expresión y el derecho a la información son los fundamentos de exigir que el
Estado no discrimine en el acceso a esa información.

El acceso a la información en poder del Estado, incluidas las de privacidad y

confidencialidad, es condición indispensable para la participación ciudadana
promover el respeto efectivo de los derechos humanos.
Los ciudadanos de América Latina gozan hoy en día de mayores derechos de
acceso a las informaciones y los documentos de las instituciones y autoridades
estatales. Para ello, una serie de países han promulgado nuevas leyes de
información en los últimos años, y se dice que tanto los medios como los
ciudadanos vienen haciendo un uso intensivo de estas nuevas posibilidades en
los diversos lugares.

Como es el caso del ECUADOR, para lo cual me referiré a los

antecedentes que originaron la promulgación de la LEY ORGÁNICA DE
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DE LA
REPÚBLICA DEL ECUADOR, conocida como (LA LOTAIP)

El conocimiento de denuncias de corrupción en el Estado, la falta de un

instrumento legal que le permita acceder a las fuentes de información, como
mecanismo para ejercer la participación democrática respecto del manejo de la
cosa pública y la rendición de cuentas, los documentos vitales con riesgos de
destrucción o pérdidas, estos y otros más casos impulsaron a la sociedad civil
a ocuparse de la necesidad de información y buscar mecanismos que le
permitan el acceso.

Fue la Asociación Ecuatoriana de Periódicos AEDEP, que presentó un proyecto

de Ley de Acceso a la Información y con el apoyo de varios Diputados
presentaron al Congreso Nacional.

Las diferentes organizaciones de la sociedad civil, concurrieron a debatir los

proyectos con el objetivo de que el País cuente con una Ley que contribuya a
romper los secretismos de Estado y fortalecer la democracia muy venida a
menos en los últimos años, igualmente cabe destacar que la participación de la

3
 Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)
23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)
www.documentalistas.org

sociedad civil, evitó que se alteren disposiciones que en muchos casos eran
claves para el acceso a determinadas informaciones.

Luego de los debates se redactó un documento final que fue presentado al

Congreso en pleno.

Finalmente el Congreso aprobó la Ley y luego del Veto del Presidente de la

República del Ecuador fue publicada en el Registro Oficial Suplemento 357 el
18 de noviembre de 2004, y dentro del plazo establecido en la Ley se dictó su
Reglamento, siendo publicado en el Registro Oficial No. 507 de 19 de enero de
2005.

La LOTAIP, tomo en cuenta los siguientes Principios Generales:

Principio de Publicidad de la Información Pública

El Acceso a la Información Pública es un derecho de las personas que
garantiza el Estado, por lo que toda la información que emane o que éste en
poder de las instituciones, organismo y entidades, personas de derecho público
o privado que, para el tema materia de la información tengan participación del
Estado o sean concesionarios de éste, las organizaciones de trabajadores y
servidores de las Instituciones del Estado, Instituciones de Educación Superior
que perciban rentas del Estado, las denominadas ONG, están sometidas al
principio de publicidad; por lo tanto toda información que posean es pública
salvo las excepciones establecidas en esta Ley.

Objeto de la Ley
Esta Ley garantiza y norma el ejercicio del derecho fundamental de las
personas a la información conforme a las garantías consagradas en la
Constitución Política de la República, pacto internacional de derechos civiles y
políticos, Convención interamericana sobre derechos humanos y demás
instrumentos internacionales vigentes, de los cuales nuestro país es signatario.

Entre los objetivos principales de esta Ley se puede citar:

Cumplir lo dispuesto en la Constitución Política de la República referente a la

publicidad, transparencia y rendición de cuentas al que están sometidas todas
las instituciones del Estado privadas y particulares.

Cumplir las Convenciones Internacionales que sobre esta materia ha suscrito

legalmente nuestro país.

Permitir la fiscalización de la administración pública y de los recursos públicos,

efectivizándose un verdadero control social.

Garantizar la protección de la información personal en poder del sector público

y privado.

4
 Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)
23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)
www.documentalistas.org

La Democratización de la sociedad ecuatoriana y la plena vigencia del Estado

de Derecho, a través de un genuino y legítimo acceso a la información pública.

Facilitar la efectiva participación ciudadana en la toma de decisiones de interés

general y su fiscalización.

Ámbito de aplicación de la Ley

Esta Ley es aplicable a todos los organismos que conforman el sector público y
que están reconocidos en la Constitución Política de la República, Los entes
señalados en el Principio de Publicidad, las personas jurídicas, el derecho de
acceso a la información de los diputados de la República y de las ONG, al
respecto es necesario profundizar sobre las ONG, por ser organismos que
cada día van tomando impulso en los diferentes ámbitos, primero ¿Qué es una
ONG? Es una organización no gubernamental, constituida por cualquier grupo
no lucrativo de ciudadanos voluntarios, que está organizada a nivel local,
nacional o internacional. Con tareas orientadas y dirigidas por personas con un
interés común, las ONG realizan una variedad de servicios y funciones
humanitarias, llevan los problemas de los ciudadanos a los Gobiernos,
supervisan las políticas y alientan la participación de la comunidad. Proveen de
análisis y experiencia, sirven como mecanismos de advertencia temprana y
ayudan en la supervisión e implementación de acuerdos internacionales.
Algunas están organizadas sobre temas específicos, tales como los derechos
humanos, el medio ambiente, la salud y actividades en el campo del desarrollo
económico y social.

Estas organizaciones, producen y manejan valiosa información ya que en su

gestión encontramos mucha relación con las oficinas de Gobiernos y las
agencias Internacionales como las Naciones Unidas y el Departamento de
Información Pública. (DIP).

Es importante conocer que el Departamento de Información Pública DIP y las

ONG difunden información acerca de la ONU entre sus miembros, aumentando
así el conocimiento que sus bases tienen sobre la Organización y el apoyo que
éstas brindan a la misma. Esta difusión incluye:

• Difundir las actividades de la ONU alrededor del mundo sobre temas

tales como la paz y la seguridad, el desarrollo económico y social, los
derechos humanos, los asuntos humanitarios y el derecho internacional;
• Promocionar las observancias de la ONU y los años internacionales
establecidos por la Asamblea General para enfocar la atención mundial
en temas importantes que enfrenta la humanidad.

Principios de aplicación de la Ley:

En el desarrollo de acceso a la información pública se observarán los
siguientes principios

5
 Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)
23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)
www.documentalistas.org

La información pública pertenece a los ciudadanos y ciudadanas. El Estado y

las instituciones contempladas en esta Ley son depositarias de archivos
públicos y administradores y están obligados a garantizar el acceso a la
información, este acceso será gratuito.

El ejercicio de la función pública está sometido al principio de apertura y

publicidad de sus actuaciones.

Las autoridades y jueces deberán aplicar las normas de esta Ley que
favorezcan al ejercicio del derecho garantizado en la Ley; y,

Garantizar el manejo de la transparencia de la información pública para que se

posibilite la participación ciudadana en la toma de decisiones de interés general
y la rendición de cuentas.

Otro aspecto importante que ha sido tomado en cuenta en esta

Ley es la Difusión
en la que se establece la creación de portales de información o páginas Web
así como de los medios necesarios para la información del público, debiendo
cada institución difundir la Estructura Orgánica Funcional, considero que este
primer dato beneficiará al ciudadano para que acuda con seguridad a esas
dependencias a solicitar información vinculada a su función, igualmente la base
legal que le rige, quien y cómo está conformado su Directorio, el distributivo del
personal y distributivo de remuneraciones, los servicios que ofrece, las formas
de acceder a ellos, el texto de todos los contratos que firma la institución tanto
internos como externos, información total del presupuesto y su ejecución,
resultados de la auditorias de control, planes y programas, detalle de créditos
externos con su fuente, mecanismos de rendición de cuentas a la ciudadanía,
por parte de la Función Judicial el Tribunal Constitucional y los Tribunales de lo
Contencioso Administrativo deberán publicar los textos íntegros de las
sentencias ejecutoriadas según su jurisdicción, los organismos de control del
Estado publicarán las resoluciones ejecutoriadas así como sus informes, el
Banco Central publicará los indicadores e información relevante y de fácil
comprensión para la población en general, los organismos seccionales,
publicarán las actas de las resoluciones que adoptaren así como los planes de
desarrollo local.

Promoción del Derecho de Acceso a la Información

Todas las entidades establecidas en la Ley según sus posibilidades
presupuestarias, están obligadas a implementar programas de difusión y
capacitación, a los servidores públicos como a las organizaciones de la
sociedad civil con el objeto de garantizar una mayor y mejor participación
ciudadana en la vida del Estado, igualmente las universidades y demás
entidades del sistema educativo, los centros de educación fiscal, municipal y en
general todos los del sistema de educación básica, integrarán contenidos de
promoción de los derechos ciudadanos a la información y comunicación,
particularmente de los accesos a la información pública, Habeas Data (recursos

6
 Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)
23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)
www.documentalistas.org

constitucionales que protege el derecho a la información personal , a la

intimidad, honor, honra y buena reputación de las personas y amparo (Recurso
que tiene un ciudadano para acceder a la información, mediante un escrito
administrativo dirigido a la autoridad de la entidad donde se negó el acceso a la
información, si la autoridad es la que niega se recurre al Tribunal de los
Contencioso Administrativo, Tribunal Constitucional o Defensoría del Pueblo )
Responsabilidad sobre la Entrega de la Información Pública
Se establece responsabilidades al titular o representante legal de la entidad
quien garantizará la publicidad de la información que esta contenga así como la
libertad de acceso con plazos establecidos.

Custodia de la Información
Igualmente se establecen responsabilidades a todos los custodios de la
información y son solidariamente responsables con la autoridad de la
Dependencia a la que pertenece la información o documentación, por las
consecuencias civiles, administrativas o penales a que pudiera haber lugar, por
sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida o
desmembración de documentación o información pública.

Vigilancia y Promoción de la Ley

Se designa a la Defensoría del Pueblo la promoción, vigilancia y garantías

establecidas en esta Ley y será quien dictaminará los correctivos necesarios de
aplicación obligatoria a la información que se difunda en las entidades, esta
última parte se le faculta dentro de la falta de claridad en la información y será
quien dictamine las sanciones para ser ejecutadas inmediatamente por la
autoridad nominadora de la entidad.

Otro aspecto importante que contempla esta Ley son las obligaciones que se
da al Congreso Nacional para que publique semanalmente en la página Web,
toda la información relacionada a proyectos de ley así como señalar las
Comisiones a las que han sido asignadas.
Igual mandato se señala para el Tribunal Supremo Electoral, especialmente
sobre el informe de gastos electorales así como a los partidos políticos, sobre
el uso detallado de los fondos a ellos designados

Otro capítulo habla De la Información Reservada y Confidencial,

estableciendo los casos en que no procede el derecho a acceder a la
información pública, como documentos reservados se consideran aquellos con
razones de defensa nacional, por lo que el Consejo de Seguridad Nacional, en
los casos de reserva por motivos de seguridad nacional y los titulares de las
instituciones públicas, serán responsables de clasificar y desclasificar la
información de conformidad con esta Ley. La clasificación de reserva no podrá
efectuarse posteriormente a la solicitud de información.

7
 Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)
23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)
www.documentalistas.org

La información reservada será desclasificada cuando se extingan las causas

que motivaron a su clasificación.

Del Proceso Administrativo para acceder a la Información

Pública
En este Artículo se establece que la petición será por escrito ante el titular o
representante legal de la entidad y el plazo que determina la Ley para su
atención, en el caso de que se produzca la denegación de acceso a la
información o la falta de contestación a la solicitud en el plazo señalado, dará
lugar a los recursos administrativos, judiciales y constitucionales pertinentes y a
la imposición a los funcionarios de las sanciones establecidas en esta Ley.

Del Recurso de Acceso a la Información

El derecho de acceso a la información esta garantizado en esta Ley en
instancia judicial por el recurso de acceso a la información, el público podrá
recurrir a la justicia, cuando considere que sus derechos en materia de acceso
a la información han sido vulnerados como por ejemplo, (por la negativa de la
información, por la información incompleta, alterada y hasta falsa que le
hubieren proporcionado, incluso si la derogatoria se sustenta en el carácter
reservado o confidencial de la información solicitada, debiendo cumplir con las
formalidades señaladas en esta Ley sin perjuicio de la acción de amparo
constitucional.

De las Sanciones

Dada la irresponsabilidad con que actúan algunos archivistas o encargados de

administrar la información, esta Ley estableció sanciones por incurrir en actos u
omisiones de denegación ilegitima de acceso a la información pública,
entendiéndose esta como información que ha sido negada total o parcialmente
ya sea por información incompleta, alterada o falsa, las sanciones van desde
multa, suspensión y destitución.

Disposiciones Transitorias
Al final de esta Ley se dicta Disposiciones Transitorias contándose entre las
principales el plazo perentorio de un año desde su publicación para que las
entidades de la administración pública, implementen los portales en internet.

En el Reglamento de esta Ley se establece además que deberá publicarse un

listado de los archivos considerados reservados, concediéndose además el
plazo de seis meses a las entidades de la administración pública y demás
entes señalados en la Ley para que elaboren un listado índice con toda la
información clasificada como reservada y aquella información que no está
sujeta a las excepciones de la Ley deberá desclasificarse en el plazo perentorio
de dos meses.

8
 Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)
23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)
www.documentalistas.org

Toda información clasificada como de acceso restringido, que tenga más de

quince años, deberá ser desclasificada y abierta libremente al público.

Sobre el Reglamento General a esta Ley Orgánica

El Reglamento amplia información del contenido de la Ley, entre los que se
cuenta el capítulo sobre las excepciones del acceso a la información pública,
entre estas excepciones encontramos información comercial o financiera,
Los documentos calificados como reservados por razones de defensa nacional,
Información que afecte a la seguridad personal o familiar,
Información relacionada con la administración de justicia si esta se relaciona
con prevención, investigación o detección de infracciones,
Información sobre el cumplimiento de los deberes del Estado antes y durante
los procesos de toma de decisiones, información entregada a la administración
tributaria.

Disposición General del Reglamento de la Ley

Es importante señalar que esta Disposición manda al Sistema Nacional de

Archivos en un plazo de noventa días, ha expedir un Instructivo para que las
instituciones sometidas a esta Ley Orgánica cumplan con sus obligaciones
relativas a archivos y custodia de información pública.

El Sistema Nacional de Archivos para dar cumplimiento a este mandato, tomo

en consideración los siguientes aspectos:

Que la LOTAIP permite que toda persona tenga derecho, de conformidad con
el principio de difusión y publicidad de los actos de gobierno, a solicitar y a
recibir información completa, veraz, adecuada y oportuna, de cualquier órgano
inmerso en esta Ley, convirtiéndose en una herramienta para conocer y
combatir la corrupción y ayuda al proceso de rendición de cuentas.

Que el Ecuador es un país donde la cultura del secreto y el ocultamiento está

muy arraigada y muestra las enormes limitaciones que tenemos a la hora de
permitir el acceso a la información, esto nos permite visualizar la necesidad de
un cambio de cultura entre los funcionarios públicos, quiere decir desde la
máxima autoridad hasta el empleado de menor rango, debiendo introducirse
cambios en sus políticas relacionadas al Acceso a la Información,
implementación de un Sistema de Administración Documental, la creación de
un Código de ética, imagen Institucional y autoestima con los usuarios.

Otro aspecto se refería al objetivo que persigue el Instructivo y que beneficios

se obtendrá: Fundamentalmente el objetivo esta dirigido a que las entidades
públicas entren en un sistema de administración documental con el
cumplimiento de procedimientos y normativas que faciliten la localización y uso
de la información, igualmente permitirá la conservación documental,

9
 Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)
23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)
www.documentalistas.org

beneficiando al ciudadano que reciba la información completa, en el menor

tiempo posible y al menor costo;

Además se tomo en cuenta que el acceso no está limitado solo a

investigadores sino que se extiende hasta la utilización de cada ciudadano en
su vida diaria.

Fue el momento para analizar que sin archivos organizados no se pueden

atender las solicitudes de acceso a la información, sumándose a esta
desorganización que los soportes en que se guarda la Información muchas
veces no son los adecuados, diversidad de criterios en la Gestión Documental,
expedientes incompletos, carencia de Procesos, desperdicio de Tiempo sin
control y responsabilidad, los documentos vitales en riesgo, al archivo se lo
considera como una bodega donde se guardan los documentos, la falta en
algunos casos de atención por parte de las autoridades a la creación de
Unidades de Archivo, falta de espacio físico, la falta de documentos que
provoca retraso en la gestión pública y en la toma de decisiones; falta de
personal capacitado, falta de políticas claras, cambios constantes del personal
de archivo que consigue la ubicación en otro departamento, confusión,
pérdidas, traspapeleos de la documentación, o ese decir costumbrista “yo
respondo desde que me hice cargo.”

Sin desconocer la importancia de los archivos históricos, que nos dan a

conocer hechos relevantes del pasado, el Instructivo profundizo los temas en
los archivos administrativos, por ser estos el testimonio de cada día de las
actuaciones de un gobierno, si no conservamos la documentación actual no
podríamos hablar de historia.

Todos estos aspectos detallados y muchos que no vienen al caso mencionarlos

contribuyeron a la elaboración del Instructivo, siendo necesario referirse al
control de la información desde su creación hasta su destino final.

Con estos antecedentes el Sistema Nacional de Archivos tituló al documento

como: “Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos
Administrativos” el mismo que fue aprobado por el Consejo Nacional de
Archivos y publicado en el Registro Oficial con No.67 de 25 de julio de 2005.

Cabe destacar que en la Resolución del Consejo Nacional de Archivos se

dispone que se inserten las áreas de archivo central en los organigramas
estructurales y funcionales de cada entidad, y se establece el instructivo de uso
obligatorio en todas las instituciones contempladas en la LOTAIP.

La elaboración del Instructivo tomo temas de mucha importancia, como las

siguientes:

Gestión Documental, En la que se establece un control sistemático de la

entrada de los documentos siendo su punto principal el registro,
constituyéndose como un acto jurídico-administrativo que responsabiliza a la
Institución en el cumplimiento eficiente de un trámite frente al usuario.

10
 Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)
23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)
www.documentalistas.org

Control del Proceso de la Gestión Documental, relacionado al seguimiento y

control del documento en trámite, la toma de decisiones y la coordinación entre
las diferentes unidades administrativas con el archivo central hasta su salida y
retroalimentación de la información.

La Organización de Archivos, que permite la clasificación, ordenación,

ubicación y descripción del archivo para su inmediata consulta.

Guía de Formación de Archivos, se ha visto la necesidad de que la Entidad

disponga de una guía por cada unidad administrativa en la que se detalle paso
a paso los procesos por los que atraviesan los trámites, estableciendo
secuencias del procedimiento, indicando la base legal que sustenta el trámite y
la estructura de cada expediente que forman las series documentales, su
elaboración se basa en un ordenamiento sistemático, esta Guía además
beneficiará al usuario y al investigador.

Conservación de los Documentos, se dispone la obligación de que cada

entidad inmersa en la LOTAIP establezca programas de seguridad para
proteger y conservar los documentos vitales para la institución y en muchos
casos para el país, Estos programas de seguridad tienen que ver con
incendios, seguridad física, inundaciones, peligros de la naturaleza y otros
causados por el hombre.

Sobre este tema y tomando en cuenta que la tecnología avanza a pasos

agigantados, es necesario alertar a los responsables que manejan los
respaldos de información, para que estén atentos a los cambios del mercado
informático.

En el ámbito nacional se desconoce que documentos pueden ser eliminados,

por lo que se ha establecido la obligatoriedad de elaborar una Tabla de Plazos
de Conservación Documental, creándose para el efecto en cada institución
un comité integrado por profesionales entendidos en la materia de que tratan
los documentos, un delegado del jurídico, un delegado de auditoria y el jefe del
archivo central.

Para la elaboración de esta Tabla se establecen parámetros como por ejemplo:

• Considerar la base legal y los valores de tipo histórico, administrativo,

financiero, técnico y jurídico y más documentos beneficiosos para
futuras investigaciones en cualquier materia.
• Los exámenes de auditorias practicados en cada período; y,
• Disposiciones establecidas en la LOTAIP

Conociendo que en muchas entidades públicas existen autoridades o

funcionarios que pretenden eliminar indiscriminadamente los archivos y podría
establecerse en esta Tabla, plazos cortos de conservación, se ha dispuesto la
obligatoriedad que una vez cumplidos los plazos, las instituciones solicitarán
autorización para el traslado o para su eliminación al Consejo Nacional de

11
 Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)
23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)
www.documentalistas.org

Archivos, quien delegará una inspección a la Dirección del SINAR, organismo

que emitirá un informe sobre el destino final de esos documentos.

Otro tema se refiere a las transferencias de archivos en las que se establece

los períodos de transferencia de las unidades administrativas al archivo central
y de este al Archivo intermedio de la Administración Pública, al respecto
considero importante dar a conocer que está presentado un proyecto de Ley
del Sistema Nacional de Archivos en el Congreso Nacional en el que se
propone la creación de los archivos provinciales, propuesta oportuna que va
de la mano a la descentralización que se pretende ejecutar en el país, pienso
que esta propuesta favorecerá a los ciudadanos de cada provincia, lo que
evitará traslados innecesarios a la capital en busca de información , igualmente
contribuirá a la formación y custodia de su propio patrimonio documental.

En este Instructivo se establecen los procedimientos de acceso a la

información en coordinación con lo que dispone la Ley Orgánica de
Transparencia y Acceso a la Información Pública, finalmente se hace relación a
la prohibición del acceso a los archivos reservados y a las prohibiciones y
sanciones generales de acceso.

Al final del Instructivo consta un Glosario de términos archivísticos para que el

lector se familiarice con los términos utilizados.

Es importante mencionar que la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la

Información Pública, en la Disposición Transitoria Sexta encarga al Sistema
Nacional de Archivos la capacitación pertinente a todos los funcionarios de las
entidades de la administración pública y demás entes señalados en la presente
Ley, por tal razón esta Dirección está dictando seminarios a nivel nacional
sobre Administración Documental, para la aplicación del Instructivo publicado,
podría decirles que esta actividad me ha llenado de innumerables
satisfacciones al compartir mis conocimientos con funcionarios del sector
público y privado, muchos de los cuales no han tenido la oportunidad de
prepararse en la rama archivística como lo hemos hecho los aquí presentes, en
algunos casos los Gobiernos como es el caso del Ecuador, a invertido ingentes
sumas para preparar a sus funcionarios seleccionados, esperando resultados
positivos en beneficio de los archivos del país, pero lamentablemente muchos
becarios no cumplieron con las expectativas de las autoridades ni tampoco han
sabido retribuir esos conocimientos con los demás, por ello hago un llamado a
los colegas, para unirnos y transmitir todo lo que conocemos, esto permitirá la
transformación de los archivos y la oportunidad de brindar un mejor servicio al
usuario; tenemos una gran responsabilidad en el manejo de la información
frente al país frente al mundo y frente a las nuevas generaciones.

Por estas circunstancias mi ponencia es hacer un llamado con alcance nacional

e internacional para sensibilizar a los funcionarios públicos, que brinden el
servicio de acceso a la información pública sin distinción alguna del ser
humano y un compromiso de ser honestos en la administración de los archivos,
cuantas veces nos hemos topado con funcionarios públicos “dueños” de la
Información, que en lugar de facilitar, guiar, asesorar al ciudadano que acude a

12
 Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)
23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)
www.documentalistas.org

solicitar este servicio, en muchos casos se niega el acceso y se obstaculiza la

información.
Tenemos el poder de la información en nuestras manos el mismo que impacta
en la vida de las personas, permite la deliberación pública y principalmente el
ejercicio del poder
Esta Ponencia tiene como propósito fundamental prevenir y combatir
eficazmente la corrupción.

FIN

13