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C O N T E N I D O
Pginas 1. Introduccin 3 2. Objetivo de la Gua Tcnica 4 3. El Manual de Procedimientos 5 3. 1. Definicin 5 3. 2. Objetivo 5 3. 3. Base Normativa que sustenta su elaboracin 5 3. 4. Utilidad del Manual 6 3.5. Lineamientos Generales para la elaboracin de Manuales de Procedimientos 7 3. 6. Responsables de elaborar el Manual de Procedimientos (Alcance) 8 3. 7. Revisin y Actualizacin 8 4. Metodologa para el anlisis y diseo de procedimientos 9 4. 1. Elementos Bsicos 9 4. 2. Identificacin de los Procedimientos 10 5. Criterios bsicos para elaborar procedimientos 11 6. Elementos que integran el Manual de Procedimientos 13 6. 1. De Identificacin 13 6. 2. De Contenido 15 7. Glosario 29 8. Anexos 31 9. Historial de Cambios 35
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1. INTRODUCCIN
El Manual de Procedimientos es una herramienta administrativa til y valiosa para facilitar la operacin a travs de la coordinacin y la interconexin de las actividades, as como para favorecer la sistematizacin del control interno, ya que permite obtener informacin detallada, ordenada e integral de las diversas operaciones que se realizan en las diferentes reas de una Organizacin. La Contralora General del Estado a travs de la Direccin General de Gestin Administrativa, en uso de sus atribuciones con fundamento en el artculo 34 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Guerrero, y en el artculo 19, fraccin XXIV del Reglamento Interior, artculo 46, fraccin VIII de la Ley de Entidades Paraestatales y con el propsito de dar cumplimiento a uno de sus objetivos, ha formulado la Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos. La presente Gua Tcnica, integra los diferentes elementos, criterios y mtodos, e incluye la informacin bsica que el personal responsable de la elaboracin del manual de procedimientos necesita. La Gua est estructurada en dos apartados, donde la primera parte se refiere a los aspectos generales para la elaboracin de manuales de procedimientos, como: la metodologa para el anlisis y diseo de procedimientos, criterios bsicos para elaborar procedimientos, entre otros; y el segundo a los aspectos especficos del Manual; su estructura, contenido, formato, etc., la cual se encuentra integrada de manera lgica y secuencial.
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2. OBJETIVO DE LA GUA TCNICA
Proporcionar a las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Estatal, los elementos tcnicos necesarios, bajo criterios uniformes y elementos que permitan al personal la identificacin, definicin y diseo de los procedimientos de las Unidades Administrativas, que contribuyan a la formulacin integral del Manual de Procedimientos.
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3. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
3. 1 Definicin. El Manual de Procedimientos es un instrumento que establece de manera formal y ordenada, los mecanismos esenciales para el desempeo organizacional de las Unidades Administrativas. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a tareas, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
3. 2 Objetivo. Conocer de manera integral la operatividad de cada Unidad Administrativa de la Dependencia o Entidad.
3. 3 Base Normativa que sustenta su elaboracin. La Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Guerrero, en su artculo 34 establece que la Contralora General del Estado, es el rgano encargado de establecer y operar el Sistema Estatal de Control Gubernamental; as como, realizar estudios y recomendaciones administrativas, vigilando su cumplimiento y observancia para una mejor funcionalidad estructural y operativa de la Administracin Pblica Estatal; asimismo, en la fraccin VIII del artculo antes mencionado, faculta a la Contralora a coadyuvar en la elaboracin e implantacin de manuales de procedimientos para que impulsen de manera constante la sistematizacin y simplificacin administrativa. Mientras que en el artculo 46, fraccin VIII de la Ley Nmero 690 de Entidades Paraestatales seala que la Contralora
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deber fijar las normas, polticas, criterios y lineamientos que permitan la revisin permanente de los sistemas, mtodos y procedimientos de trabajo utilizados, para adecuar la organizacin y funcionamiento interno a los programas de Gobierno.
3. 4 Utilidad del Manual - Precisa la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo. - Presenta una visin integral de la operacin de una unidad responsable. - Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema a fin de eficientar su operacin. - Facilita la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos. - Facilita la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del control interno y su vigilancia. - Constituye una fuente formal y permanente de informacin y orientacin acerca de la manera de ejecutar un trabajo determinado. - Sirve como mecanismo de induccin y orientacin para el personal de nuevo ingreso. - Permite al responsable de ejecutar los procedimientos, conocer los procesos que se realizan en su mbito de competencia, lo que facilita, en un momento dado, la toma de decisiones. - Propicia un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
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3. 5 Lineamientos generales para la elaboracin de Manuales de Procedimientos. - El manual deber elaborarse de acuerdo a los lineamientos y formatos contenidos en el presente documento, estableciendo los mecanismos necesarios que propicien la mejora de los procesos de la Dependencia o Entidad, a travs de la eficiencia de los procedimientos de operacin. - Mantener la interrelacin e identificacin de los procedimientos con la estructura orgnica vigente y autorizada por la Contralora General del Estado y la Secretara de Finanzas y Administracin, as como lo establecido en el Manual de Organizacin. - En la elaboracin del respectivo manual, debe existir plena congruencia entre stos y las funciones asignadas a las Unidades Administrativas de que se trate. - El manual deber contener las polticas, normas y actividades a realizar por la Unidad Administrativa para contribuir al cumplimiento de sus objetivos establecidos y de las polticas y prioridades de la Dependencia o Entidad. - Los procedimientos deben dar una proyeccin general de forma sistemtica y dinmica de las actividades y secuencia en que se desarrollan; lo anterior deber reflejar de forma lgica las actividades que integran al proceso. - Debern describirse los canales de comunicacin, los mecanismos y medios utilizados (oficios, memorandum, formatos e instructivos), para el trmite de los asuntos respectivos. - El manual de procedimientos ser analizado y dictaminado para verificar la congruencia entre la estructura, funciones y actividades pertinentes para el desarrollo administrativo de la unidad; la elaboracin de dicho manual, estar apoyada con la asesora proporcionada por la
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Direccin General de Gestin Administrativa, a travs del Departamento de Simplificacin Administrativa. - La Dependencia o Entidad deber enviar el soporte magntico y dos ejemplares impresos que sern validados por la Contralora General del Estado. - A partir de la autorizacin del manual de procedimientos, ser responsabilidad de la Unidad Administrativa la difusin, implantacin y actualizacin permanente de dicho instrumento.
3. 6 Responsables de elaborar el Manual de Procedimientos (Alcance). Estn obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de procedimientos todas las Dependencias, Organismos y Entidades adscritas al Gobierno del Estado de Guerrero.
3. 7 Revisin y Actualizacin. Cualquier cambio en las actividades sustantivas o bien en su estructura orgnica, implica la necesidad de actualizar el manual de procedimientos. En ese sentido, los titulares de las Dependencias, Organismos y Entidades, debern informar oportunamente a los responsables de elaborar el manual, sobre todo cambio en torno a las actividades o responsables, con el objeto de que se realicen las adecuaciones correspondientes; haciendo del conocimiento a la Contralora General del Estado.
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4. METODOLOGA PARA EL ANLISIS Y DISEO DE PROCEDIMIENTOS
Partiendo del principio de que los procedimientos constituyen la expresin operativa del desarrollo funcional de la Organizacin, es necesario primeramente identificar los elementos bsicos y la informacin necesaria para definir los procedimientos que se requieran disear.
4. 1 Elementos bsicos. Definen la naturaleza del proceso y procedimientos de la Dependencia. Entre stos destacan por su importancia: el diagnstico de la unidad, la estructura orgnica y el manual de organizacin. Diagnstico. El diagnstico permite determinar en forma objetivo la dinmica y caractersticas actuales del proceso de ejecucin de las funciones; a travs de ste, podrn detectarse los aspectos relevantes y las deficiencias o desviaciones en el desarrollo de las acciones, sus causas y tendencias, as como su incidencia en el mbito del control interno de la Organizacin. El diagnstico debe reflejar la situacin que prevalece en el desarrollo administrativo de cada rea en particular y de la estructura en su conjunto; los resultados de ste, contribuirn a la formulacin de alternativas de solucin y a la determinacin de los ajustes necesarios, para el adecuado diseo o rediseo de los procedimientos de operacin. Los resultados diagnsticos constituyen la expresin cuantitativa y cualitativa de las diversas funciones asignadas a los rganos. Estos productos definen su marco de referencia y permiten
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visualizar los medios concretos a travs de los cuales la Unidad Administrativa busca alcanzar sus objetivos. Estructura orgnica. Es la disposicin sistemtica de los rganos que integran una unidad, conforme a criterios de jerarqua y especializacin, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerrquicos y sus relaciones de dependencia. El anlisis de la estructura orgnica autorizada permitir conocer las reas que integran la Dependencia y los tramos de control de su sistema organizacional. Manual de Organizacin. Documento que contiene informacin detallada referente a los antecedentes, marco jurdico administrativo, atribuciones, organizacin, niveles jerrquicos, estructura orgnica, organograma estructural, organograma funcional, objetivo institucional, anlisis de puestos y directorio. La revisin del manual de organizacin autorizado permitir identificar las funciones y objetivos de la Dependencia con base en el Reglamento Interior. 4. 2 Identificacin de los procedimientos. Es necesario establecer un mtodo que permita la identificacin coherente de los procedimientos de la Dependencia, con respecto a su estructura y funciones. Por lo anterior y con la finalidad de contribuir a la simplificacin de elaboracin de procedimientos, se han diseado formatos que sirven como instrumentos para la definicin de las variables, componentes y mecanismos para el desarrollo funcional de la estructura. Ver Anexo 2.
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5. CRITERIOS BSICOS PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS
De la determinacin de los procedimientos - Los procedimientos de cada rgano administrativo, debern derivarse de las funciones descritas en el manual de organizacin. - Un procedimiento debe tener como mnimo cuatro actividades, para ser considerado en el manual. - Los procedimientos deben dar una proyeccin general de forma sistemtica y dinmica de las actividades a desarrollar, ya que debern reflejar de forma lgica cmo, de una actividad a otra, se realiza el proceso. - No considerar en las reas operativas aquellos procedimientos de aplicacin general, tales como trmites de viticos, alta de personal, requisicin de compra, elaboracin del anteproyecto de prepuesto, etc. - No debern incluirse dos procedimientos diferentes en uno. - El nombre del procedimiento debe dar una idea clara de su contenido.
De la descripcin de las actividades - La descripcin del procedimiento debe redactarse en un lenguaje comn, claro y sencillo. - Cada actividad del procedimiento debe enumerarse en forma consecutiva. Ej. 1, 2, 2.1, 3.
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- La redaccin de la descripcin de cada actividad debe iniciar generalmente con un verbo en tiempo presente, en tercera persona de singular. Ej. Elabora, recibe, emite, etc., seguido de oraciones claras, concisas y congruentes.
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6. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Los elementos que integran el Manual de Procedimientos, se clasifican en elementos de identificacin y de contenido. 6. 1 De Identificacin. La identificacin o portada se refiere a la cartula del Manual la cul da a conocer los datos ms elementales como: a) Nombre y logotipo de la Dependencia, Organismo o Entidad. b) Lugar y fecha de elaboracin. c) Clave del Documento: en primer trmino, las siglas de la Dependencia, Organismo o Entidad, con las del Manual de Procedimientos. Ej. CGE/ MP Las dems hojas debern llevar un recuadro superior e inferior, los cules contendrn lo siguiente:
Ej. Recuadro superior, primera parte.
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Nombre del Procedimiento Cdigo del Procedimiento, conformado por: Siglas de la Dependencia + Siglas de la Direccin General + Siglas de la Unidad Administrativa responsable del Procedimiento + P (procedimiento), y nmero consecutivo. Entre las siglas debe colocarse un guin. Ej. CGE- DGGA- DAA- P01. Ej. Recuadro superior, segunda parte. Ej. Recuadro inferior.
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6. 2 De Contenido. En este apartado se presentan, de manera sinttica, los captulos que constituyen el Manual; el cual estar conformado por tres partes, como a continuacin se seala: - Portada - ndice - Introduccin - Objetivo del Manual - Marco Jurdico Administrativo - Organograma - Simbologa - Control de Procedimientos - Directorio - Historial de Cambios General - Descripciones de Procedimientos y Diagramas de Flujo - Nombre del Procedimiento - Propsito General - Objetivos Especficos - Responsable - Frecuencia - Polticas y Lineamientos - Documentos de Referencia - Descripcin de Actividades - Diagrama de Flujo - Glosario - Documentos de Referencia - Historial de Cambios Primera Parte: incluir estos puntos en un slo archivo. Segunda Parte: puntos que se debern incluir por procedimiento; el cual se integrar en un archivo cada procedimiento.
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Descripcin de los componentes del Manual de Procedimientos
- ndice En esta parte se sealan los captulos o apartados que constituyen la estructura del documento.
- Introduccin Deber contener una explicacin propia, cual es su propsito y a quienes se dirige, as como su mbito de aplicacin. Por lo general, la introduccin no deber exceder de dos cuartillas y su redaccin deber ser clara y sencilla. Es conveniente que se resalte la importancia del Manual, a travs de un mensaje de la autoridad de mayor rango de la Dependencia o Entidad.
- Objetivo del Manual Se deber establecer el propsito que se desee alcanzar, es decir, que se pretende lograr con la integracin y aplicacin del manual de procedimientos. Para la redaccin del objetivo general se recomienda: - Definir el objetivo general de tal forma que resulte prctico y racionalmente factible. - Iniciar la descripcin del objetivo general con un verbo; ejemplo: proporcionar, contribuir, etc.
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- Especificar con claridad el fin ltimo o misin que pretende la Dependencia. - Cuidar que en la redaccin del objetivo general se haga referente al estado futuro deseado, sin expresarlo como una accin, ya que esta suele asociarse al medio y no al fin.
- Marco Jurdico Administrativo En este apartado se relacionan los principales ordenamientos jurdicos vigentes que regulan la operacin y funcionamiento de la Dependencia o Entidad comprendidas en ella. Formalmente, debern presentarse en forma enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales. Se debern ordenar y jerarquizar en forma descendente, segn se muestra a continuacin: - Constitucin Poltica de la Repblica Mexicana - Constitucin Poltica del Estado - Leyes - Cdigos - Decretos, Acuerdos - Convenios - Reglamentos
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- Acuerdos - Actas Constitutivas - Circulares - Otros
Se deber anotar en forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurdicos y administrativos, indicando fecha de publicacin y nmero del Boletn Oficial, en forma cronolgica en cuanto a su aparicin. Cualquier ordenamiento que presente modificaciones posteriores, segn su ltima fecha de reforma.
- Organograma Es la representacin grfica de la estructura orgnica y refleja en forma esquemtica, la posicin de las reas que la conforman, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad y sus respectivas relaciones. El organograma que se deber incluir en el Manual de Procedimientos, ser el oficial vigente; apegado a lo que establece la Gua Tcnica para la elaboracin de Organogramas.
- Simbologa En esta seccin se deben sealar los smbolos a utilizar en los diagramas de flujo, colocando en una tabla el smbolo, el nombre tcnico del smbolo y su significado.
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Algunos de los smbolos ms utilizados se muestran a continuacin:
Smbolo Nombre Significado
Inicio / Trmino
Indica el inicio o trmino del flujo del proceso.
Actividad
Representa la ejecucin de una actividad u operacin.
Decisin / Opcin
Indica un punto dentro del flujo en el que son posibles dos o ms caminos a seguir y en el que se ramifica el camino que se puede seguir.
Documento
Representa cualquier tipo de documento generado por el proceso y es donde se almacena informacin relativa del mismo.
Copia del documento
Representa cualquier tipo de documento generado en copia.
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Smbolo Nombre Significado
Documento Mltiple
Representa cualquier tipo de documentos con copias.
Conector de pgina Representa una conexin o enlace con otra hoja en la que se contina el diagrama de flujo, anotando una letra dentro del mismo.
Sistema informtico
Indica el uso de un sistema informtico en el procedimiento.
Lnea de flujo / Direccin del flujo Representa el camino que sigue el proceso: conecta los smbolos y ordena la secuencia en que deben realizarse las diferentes actividades.
Disco magntico
Indica el uso de un disco magntico en el procedimiento.
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Smbolo Nombre Significado
Conector de actividades
Se utiliza para indicar continuidad del diagrama y une o relaciona actividades dentro de la misma pgina anotando dentro un nmero arbigo.
- Control de Procedimientos Permite listar el total de procedimientos con que cuenta una Dependencia, Organismos o Entidad, con la finalidad de visualizar el concentrado de procedimientos de una manera sencilla y gil.
Ejemplo.
Nombre de la Direccin General Nombre del Procedimiento Cdigo del Procedimiento No. Pginas
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Procedimiento para la elaboracin de Auditorias Administrativas.
CGE- DGGA- DAA- P01
1- 25 Procedimiento para la Solventacin de observaciones derivadas de auditoras.
CGE- DGGA- DEyMI- P01
1 - 6
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- Directorio Documento en donde constan los nombres y cargos de los titulares de las reas comprendidas en el Organograma. El Directorio se deber integrar desde el Titular hasta Jefes de Departamento. Es conveniente que la secuencia de presentacin respete el orden del Organograma (de arriba hacia abajo, y de izquierda hacia derecha).
- Historial de Cambios General La herramienta Historial de Cambios General, precisa los cambios, modificaciones o supresiones a la informacin contenido en el Manual de Procedimientos, con la finalidad de mantener el documento actualizado y los cambios registrados.
Revisin No. Pgina Afectada Fecha de Aprobacin Descripcin del Cambio Motivo(s) 01 10 Da/mes/ao Actualizacin Cambio de Organizacin
02
1 - 120
Da/mes/ao Actualizacin de firmas de autorizacin Cambio en la organizacin y de responsables
Ej. Historial de Cambios
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- Descripcin de los Procedimientos
Definicin: Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realiza en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Los procedimientos constituyen la parte medular del manual, toda vez que son la razn de dicho documento. Se recomienda separar cada procedimiento e incorporarle los siguientes apartados: - Nombre del procedimiento: debe dar una idea clara de su contenido. - Propsito General: finalidad del procedimiento. - Objetivos Especficos - Responsable: Unidad Administrativa encargada del procedimiento. - Frecuencia: periodicidad de la ejecucin del procedimiento. - Polticas y Lineamientos: bases que regulan o sustentan su origen. - Documentos de Referencia: mencionar el nombre de los formatos oficiales que se utilizan durante el procedimiento y sealar el cdigo del formato, en caso de contar con ste. - Descripcin de Actividades: describir las actividades de manera cronolgica, clara y sencilla.
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- Diagramas de Flujo: representan en forma grfica la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento y/ o el recorrido de las formas y los materiales. Con el fin de tener una visin de conjunto de un procedimiento, se utilizan los diagramas de flujo de forma que se muestran las unidades orgnicas o puestos que intervienen en el procedimiento, las operaciones que realizan, la secuencia de las mismas y el equipo utilizado en cada caso. A continuacin se muestran ejemplos de cmo deber presentarse la informacin de los procedimientos.
Ej. Estructura de los datos generales del Procedimiento
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Ej. Estructura del vaciado de las actividades
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Ej. Estructura del diagrama de flujo
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Objetivos de los diagramas: - Visualizar la forma en que se interrelacionan las diferentes reas y los distintos elementos de las mismas. - Mostrar grfica y simplificadamente los procesos y los principales procedimientos del rea que se estudia. - Indicar la secuencia de las operaciones conjuntamente con las reas que intervienen en su ejecucin. - Conocer los documentos que se generan y fluyen en el rea correspondiente, para identificar el origen y el destino de cada uno de ellos en el diagrama.
Reglas a seguir: - No mezclar en un mismo lado del smbolo, varias lneas de entrada y salida. - No debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos. - El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas de salida. - Los smbolos deben mantener uniformidad en su tamao, salvo el caso de que quiera resaltar alguna situacin especial. - La redaccin del contenido del smbolo en operacin debe ser mediante frases breves y sencillas. - Cuando se presenten varias copias de documentos, el original se presenta con letra y las copias mediante dgitos 1, 2, 3, etc., anotados en el extremo derecho del smbolo.
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- Glosario En este apartado se incluyen los trminos tcnico administrativos utilizados en el Manual de Procedimientos, con la finalidad de facilitar su comprensin.
- Documentos de Referencia (formas originales) Existen algunos procedimientos que para llevar a cabo sus actividades necesitan el llenado de algn formato, si es el caso agregarlo en este apartado.
- Historial de Cambios La herramienta Historial de Cambios, precisa los cambios, modificaciones o supresiones a la informacin contenido en cada procedimiento del Manual de Procedimientos, lo cual sirve para identificar las mejoras autorizadas a la operacin.
Revisin No. Pgina Afectada Fecha de Aprobacin Descripcin del Cambio Motivo(s)
01
8
Da/mes/ao
Actualizacin Se eliminaron pasos del procedimiento.
02
1- 8
Da/mes/ao Actualizacin de firmas de autorizacin Cambio en la organizacin y de responsables
Ej. Historial de Cambios
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7. GLOSARIO
ACTIVIDAD.- Conjunto de acciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, como parte de una funcin asignada. ATRIBUCIN.- Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurdico o administrativo. CONGRUENCIA.- Interdependencia armnica; conexin y afinidad de las acciones individuales dentro de un marco general, un mbito organizacional, un plan o programa que les da un sentido unitario y una integracin de conjunto, ausencia de contradiccin en las acciones de las partes con relacin a un todo preestablecido, al cual se integran para la consecucin de fines u objetivos que le son propios. DIAGRAMAS DE FLUJO.- Son diagramas que emplean smbolos grficos para representar los pasos o etapas de un proceso. Tambin permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interaccin. ESTRUCTURA ORGNICA.- Unidades administrativas que integran una Dependencia y/o Entidad, donde se establecen niveles jerrquico - funcionales de conformidad con las atribuciones que a la misma le asigna la Ley Orgnica de la Administracin Pblica, as como el Reglamento Interior correspondiente. De esta forma se identifica el sistema formal de la Organizacin, a travs de la divisin de funciones y la jerarquizacin de sus mandos, en la que se establece la interrelacin y coordinacin de los mismos. FUNCIN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de una Institucin de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurdico administrativas.
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MANUAL.- Documento que contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una Organizacin. OBJETIVO.- En trminos de programacin, es la expresin cualitativa de los propsitos para los cules ha sido creado un programa; en este sentido, el objetivo debe responder a la pregunta para qu? se formula y ejecuta dicho programa. Tambin puede definirse como el propsito que se pretende cumplir, y que especfica con claridad el qu y el para qu se proyecta y se debe realizar una determinada accin. Establecer objetivo significa predeterminar qu se quiere lograr. La determinacin del objetivo u objetivos generales de una Institucin se hace con apego a las atribuciones de cada Dependencia o Entidad y se vincula con las necesidades sociales que se propone satisfacer. ORGANOGRAMA.- Representacin grfica de la estructura orgnica que debe reflejar en forma esquemtica, la posicin de las unidades administrativas que la componen los tramos de control, nivel jerrquico, canales formales de comunicacin y coordinacin, as como lneas de mando. PROCEDIMIENTO.- Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen en una unidad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin. UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Cada uno de los rganos que integran una Institucin, con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre s. Se conforman a travs de una estructura orgnica especfica y propia. Es aquella, a la que se le confieren atribuciones especficas en el instrumento jurdico correspondiente. VALIDAR.- Dar validez; calidad de vlido.
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8. Anexos
Formato para documentar Procesos
Nombre del proceso/ procedimiento:
Responsable del proceso: Propsito General:
Cdigo del Procedimiento:
Objetivos Especficos:
Ejecutado por (actores que interviene):
Frecuencia de Ejecucin: (Constante, frecuente, espordicamente, etc.)
Polticas y Lineamientos: Mencionar las polticas, lineamientos o reglamentos que intervienen en dicho procedimiento
Documentos de Referencia: Enlistar los formatos que se ocupan para llevar a cabo el procedimiento.
ANEXO 1 Formulario de Documentacin de Procedimientos
ANEXO 1 Descripcin del Proceso Se describe el proceso en su orden cronolgico segn sus eventos.
Actividad Descripcin Responsable
REA/ UNIDAD ADMINISTRATIVA: HOJA____ DE____
No. Funciones rganos que intervienen Productos Esperado Procedimiento 1
2
3
4
5
6
Elabor: ______________________ Revis: ______________________ Fecha: _____________________ ANEXO 2 Departamento de Simplificacin Administrativa Cuadro analtico funcional para la identificacin de los Procedimientos
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9. HISTORIAL DE CAMBIOS
Revisin No. Pgina Afectada Fecha de Aprobacin Descripcin del cambio Motivo (s)