Departamento de Matemtica y Ciencia de la Computacin.

Pgina 1

4 Aspectos que debe Conocer Antes de Crear un Proyecto con
Microsoft PROJECT

1.- Definir la meta del Proyecto
Desde el punto de vista de la Gestin de Proyectos, todo proyecto debe
contar con una Meta Especfica.
Sabremos que el Proyecto ha culminado cuando hemos alcanzado con xito la
meta propuesta inicialmente, y este xito por supuesto est asociado a la
terminacin de las tareas o actividades en el plazo inicialmente
previsto y sin haber incurrido en excesos en cuanto a los costos
estimados.
De esta forma, la definicin de una meta para el proyecto, pese a parecer
sencillo en principio, involucra tener en cuenta los alcances asociados a ella.
En el proyecto de la figura siguiente, tomada de la vista del Diagrama Gantt en
Microsoft Project, se ha definido una meta (Fin del Proyecto) considerando que
puede ser realizada en cuatro fases, conformadas por las Tareas 1 a 4.

En este caso, la meta es simbolizada como un Hito (duracin: 0). El Inicio ha
sido definido como un Hito tambin.
2.- Definir la informacin de las Tareas
Cada tarea tendr un nombre que la identifique claramente y, el proceso de
introduccin de sus nombres y descripciones es muy simple, siendo
posible clasificarlas, si es el caso, por captulos o ttulos que agrupen
tareas asociadas.
Adicionalmente, es necesario que establezcamos, la duracin de las
tareas, as como su secuencia o dependencia, los cuales son los parmetros
bsicos para poder calcular la duracin del proyecto.
En el caso presentado en la figura anterior, todas las tareas estn iniciando al
mismo tiempo, es decir: no existen dependencias entre ellas. La duracin del
proyecto resulta ser de 10 semanas.
Departamento de Matemtica y Ciencia de la Computacin. Pgina 2

Es muy importante definir adecuadamente la informacin relativa a las tareas
cuando, por ejemplo, tenemos que la Tarea 3 podra considerarse, para los
efectos del control de proyecto, en una tarea muy larga, en comparacin con la
duracin de cada una de las otras tareas del proyecto.
Si la dividiramos, por ejemplo, en dos tareas de 5 semanas cada una
tendramos la variante siguiente; en la que existe ahora
una dependencia entre las dos subtareas que conforman a la Tarea 3: Se
debe terminar la tarea 3-1 para que se inicie la tarea 3-2.

La Duracin del Proyecto sigue siendo de 10 semanas, pues slo se ha
modificado la forma en la que se controlar la tarea 3, dada su larga duracin.
Ahora, si suponemos que la Tarea 4 debe iniciarse una semana antes de que se
termine la tarea 3-2, tendramos el siguiente diagrama:

vemos que se cre la dependencia entre las tareas (3 y 4) y, debido a esto, la
duracin del proyecto es calculada ahora en 11 semanas.
Notemos que, inicialmente, la tarea 4 contaba con una Holgura considerable.
Con esta ltima modificacin veremos que dicha Holgura desaparece,
ubicando a la tarea 4 dentro de lo que sera el Camino Crtico del Proyecto de
Ejemplo.
De qu depende la Duracin de una Tarea?
Para los efectos de la programacin en Microsoft Project una tarea podr durar
desde unos minutos hasta varios meses.
Departamento de Matemtica y Ciencia de la Computacin. Pgina 3

La duracin que asignemos a las tareas depender en gran parte del
conocimiento que tengamos del trabajo asociado a stas, pero en todo caso la
duracin es un valor estimado, teniendo en cuenta aspectos como:
Informacin referencial de proyectos similares realizados previamente.
Informacin suministrada por el personal asociado a la ejecucin de la tarea
(rendimientos de ejecucin, por ejemplo).
Es importante resaltar que, en la estimacin de la duracin de una tarea, es
necesario emplear el tiempo suficiente para que dicha estimacin sea lo
suficientemente buena como para minimizar los riesgos de falla de la
programacin.
3.- Definir la informacin relativa a los Recursos
Con la informacin mencionada anteriormente, relativa a las tareas, se tiene la
informacin mnima para construir un Proyecto con Microsoft Project,
informacin que resulta suficiente, inclusive, para actualizar dicho Proyecto en
trminos de avance en el tiempo.
Adicionalmente, para poder obtener informacin de los costos de las
tareas as como del proyecto, ser necesario compilar informacin
asociada a los Recursos que sern asignados a dichas tareas, pues
Microsoft Project calcula los costos de las tareas a partir de la Informacin de
sus Recursos.
De esta forma tendremos que recopilar informacin como la siguiente:
Listado de los Recursos (tanto Humanos como Materiales) y sus costos por
trabajo o uso.
A cules tareas estn estos Recursos asignados (y cunto tiempo dedicarn en
su ejecucin)

4.- Definir la informacin requerida para hacer el seguimiento
(avance) del Proyecto
El seguimiento permitir realizar ajustes sobre la marcha, cuando se detecta
que el tiempo o los costos se estn saliendo de lo previsto (y de lo disponible).
Con Microsoft Project, habiendo definido la frecuencia con la que se actualizar
el Avance del Proyecto y el porcentaje real de avance de cada tarea, podremos
conocer el avance del proyecto respecto a lo planificado inicialmente.
Microsoft Project, representa el avance de las tareas, una vez hayamos
empezado el proceso de Actualizacin del Proyecto, mediante la
introduccin en el programa de la informacin respectiva, destacando una
sombra oscura sobre cada regln de la vista Gantt.