Departamento de Matemticas y Ciencia de la Computacin.

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5 CONCEPTOS ELEMENTALES EN LA GESTIN DE PROYECTOS.

La Gestin de Proyectos , conocida tambin como la Gerencia o Administracin
de Proyectos, es una disciplina que estudia la naturaleza de un proyecto y
ofrece la manera de controlar (planificar) su progreso; para ello procura
organizar y sistematizar las tareas dentro de dicho proyecto de forma tal de
lograr disminuir las posibles variaciones que podrn surgir durante su
desarrollo.
Algunos de los Aspectos Claves de la Gestin de Proyectos involucran la
ubicacin temporal de actividades (o tareas) en el tiempo de duracin del
proyecto, para lo cual se han utilizado herramientas de diversas caractersticas.
Unas son ms bien conceptuales, como el Mtodo de la Ruta Crtica:

mientras que otras tienen como finalidad graficar el progreso de las tareas
dentro de un proyecto, como el Diagrama Gantt (o Carta Gantt):
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Independientemente de la herramienta que utilicemos para la Gestin de
Proyectos existen algunos conceptos bsicos, relacionados directamente con las
Actividades o Tareas del proyecto propiamente dichas, que es necesario
conocer para poder realizar una adecuada Planificacin.
Ruta Crtica y Demora Permisible
Entre las tareas que conforman el proyecto existirn algunas que, de
retrasarse, retrasarn tambin la fecha de culminacin del proyecto. Este tipo
de tareas son las que conforman el Camino Crtico o Ruta Crtica del
Proyecto el cual indicar las tareas que deben ser culminadas en el tiempo
previsto de forma tal de garantizar que el proyecto estar realizndose en el
tiempo previsto.
La Ruta Crtica es quiz uno de los conceptos de mayor importancia en la
Gestin de Proyectos, pues es ste el que permitir identificar a las actividades
que pudieran generar alteraciones en la duracin total del proyecto, como
veremos en el siguiente ejemplo.
Sea un proyecto conformado slo por dos tareas: la Tarea 1 est prevista para
ejecutarse en un lapso de una semana, mientras que la Tarea 2 en dos
semanas. De aqu pueden surgir las siguientes condiciones:
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1. Si ambas tareas pueden realizarse de manera simultnea, es decir si no
son dependientes, la Ruta Crtica lo conformar la tarea de Mayor
Duracin que, en este caso, sera la Tarea 2.





Ntese que en este caso, la Tarea 1 contiene una Holgura de una semana (el
lapso que existe entre su fecha de terminacin y la terminacin de la Tarea 2,
que es la fecha de terminacin del proyecto):


Lo anterior indica que la Tarea 1 podr terminar, en el peor de los casos, una
semana despus de la fecha prevista de terminacin sin entrar en la Ruta
Crtica del Proyecto. Para que sta sea la ruta o Camino Crtico del proyecto su
duracin deber ser mayor a 2 semanas.
2. Si ambas tareas son dependientes, por ejemplo, si la Tarea 1 tiene que
estar terminada para que inicie la Tarea 2, ambas tareas estarn en el
Camino Crtico del Proyecto y la duracin de ste ser de 3 semanas:

Cualquier RETRASO en la duracin
de la Tarea 2, generar retraso en la
culminacin del Proyecto.
Holgura de la Tarea 1
NO hay holgura en las Tareas. Cualquier retraso en alguna de ellas,
generar retraso en la culminacin del Proyecto.
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Las holguras, tambin pueden ser vistas como la Demora Permisible de la
Tarea, la cual es el tiempo que se puede demorar la tarea sin afectar a
ninguna otra que la suceda.
Conociendo la Demora Permisible de la Tarea, podremos saber de cunto
tiempo disponemos para su retraso, Este retraso puede ser til si por alguna
razn se requiere que la duracin de la tarea se prolongue por razones como
falta de recursos o imprevistos, entre otros. En cualquier caso es
importante no utilizar toda la Demora de la Tarea pues esto, ante
cualquier alteracin, podra introducirla en el Camino Crtico del
Proyecto.

Duracin, Hito y Dependencias
La mayora de las tareas en un proyecto tendrn una Duracin definida
para ejecutarse. Esta duracin depender de diversos factores que el
Administrador del Proyecto debe tomar en cuenta, como lo seran los recursos
disponibles, la disponibilidad de materiales, etc.
Una recomendacin bsica en la Gestin de Proyectos, en el caso en que se
tienen tareas de larga duracin dentro de un proyecto, es dividirlas en
subtareas de menor duracin. Por ejemplo: dividir una tarea de 6 meses de
duracin en 6 tareas de un mes de duracin cada una permitir realizar un
seguimiento ms preciso, evitando a la vez la aparicin de algn detalle
inesperado 6 meses despus de iniciada la tarea original.
Algunas tareas, asociadas la mayora de las veces a actividades
puntuales, podrn tener duracin cero (0). Por ejemplo la entrega de un
informe, la adquisicin de equipos y la recepcin de una respuesta, entre otros,
son actividades que podrn tener duracin nula, convirtindose en puntos de
referencia en el Proyecto que indicarn el inicio o fin de determinada actividad.
Este tipo de tareas son conocidas como Hitos.
Inevitablemente el inicio de algunas tareas depender de que se haya
iniciado (o finalizado) la ejecucin de otras dentro del Proyecto. Un caso
bsico (si hablamos de la Gestin de Proyectos de Construccin): no podemos
construir una estructura de una edificacin sin antes haber construido sus
fundaciones.
Es por lo tanto necesario, para lograr la adecuada Gestin de Proyectos, que el
Administrador o Gerente de stos, una vez establezca las tareas que son
requeridas para ejecutar determinado Proyecto, defina de manera precisa la
interrelacin que existir entre ellas, es decir, la Dependencia entre las
tareas del proyecto.