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TABLAS DINMICAS

EXCEL 2010

Manual de Referencia para usuarios

Salomn Ccance
CCANCE WEBSITE

TABLA DINMICAS EXCEL 2010

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TABLAS DINMICAS
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin,
representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica
porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos,
visualizando o no los datos origen, etc...
Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero
con ms interactividad.
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn con el nmero de referencia y el mes
de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en
cada mes.
Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men
haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se
encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
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En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una
hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a
participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:


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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica.
Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie
del panel.

En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a , el campo MES a
y finalmente el campo IMPORTE a la seccin .

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias,
en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
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Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona
arrastrndolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi
esfuerzos.
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero
con ms informacin:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la seccin Valores el rtulo
aparecer en una las secciones de rtulos, si te aparece en Rtulos de columna despliega la lista
asociada a l y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila.

Aplicar filtros a una tabla dinmica
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Otra caracterstica til de las tablas dinmicas
es permitir filtrar los resultados y as visualizar
unicamente los que nos interesen en un momento
determinado. Esto se emplea sobre todo cuando
el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rtulos
en la tabla estn acompaados, en su parte
derecha, de una flecha indicando una lista
desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del
rtulo Rtulos de columna nos aparece una lista
como vemos en la imagen con los distintos meses
disponibles en la tabla con una casilla de
verificacin en cada uno de ellos para indicar si los
queremos ver o no, ms una opcin para marcar
todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y
Febrero, los otros meses desaparecern de la
tabla, pero no se pierden, en cualquier momento
podemos visualizarlos volviendo a desplegar la
lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en
Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo
como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas, por ejemplo
podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.

Obtener promedios en una tabla
dinmica

Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos
modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el
botn derecho del ratn, nos aparece un men emergente con diferentes opciones, debemos escoger la
opcin Configuracin de campo de valor... y nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la
imagen.


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En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta,
Promedio, etc.
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn de la pestaa
Opciones.

Grficos con tablas dinmicas

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la
pestaa Opciones.

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn
los datos que tenemos.
Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el grfico que
ms nos convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vi en el tema de grficos.


Crear o eliminar un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico
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Junio
Mayo
Abril
Marzo
Febrero
Enero
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Para analizar datos numricos en profundidad y para responder preguntas no esperadas sobre los datos, use un
informe de tabla dinmica o de grfico dinmico.
Crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico
Para crear un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico, debe conectarse a un origen de datos y especificar la
ubicacin del informe.
1. Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de insercin dentro de una tabla de
Microsoft Office Excel.
Asegrese de que el rango de celdas tiene encabezados de columna.
2. Seleccione el tipo de informe que se generar mediante uno de los siguientes procedimientos:
Para crear un informe de tabla dinmica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla
dinmica y, a continuacin, en Tabla dinmica.

Excel mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica.
Para crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico, en la ficha Insertar, en el grupo
Tablas, haga clic en Tabla dinmica y, a continuacin, en Grfico dinmico.
Excel mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica con el grfico dinmico.
3. Seleccione un origen de datos mediante uno de los siguientes procedimientos:
Seleccione la tabla que desea analizar
1. Haga clic en Seleccione una tabla o rango.
2. Escriba el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla, como =GananciasTrimestrales, en
el cuadro Tabla o rango.
Si seleccion una celda en un rango de celdas o si el punto de insercin estaba en una tabla antes
de que se iniciara el asistente, Excel muestra el rango de celdas o la referencia del nombre de
tabla en el cuadro Tabla o rango.
Opcionalmente, para seleccionar un rango de celdas o una tabla, haga clic en Contraer cuadro de
dilogo para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo, seleccione el rango en la hoja de
clculo y, a continuacin, presione Expandir dilogo .
SUGERENCIA Considere la posibilidad de usar una referencia de nombre de tabla en lugar de un
rango de celdas, ya que las filas agregadas a una tabla se incluyen automticamente en el informe
de tabla dinmica cuando actualiza los datos.
NOTA Si el rango se encuentra en otra hoja de clculo en el mismo libro o en otro, escriba el
nombre del libro y de la hoja de clculo con la siguiente sintaxis:
([nombrelibro]nombrehoja!rango).
Utilizar datos externos
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3. Haga clic en Utilice una fuente de datos externa.
4. Haga clic en Elegir conexin.
Excel muestra el cuadro de dilogo Conexiones existentes.
5. En la lista desplegable Mostrar de la parte superior del cuadro de dilogo, seleccione la categora
de conexiones para la cual desea elegir una conexin o seleccione Todas las conexiones
existentes (que es el valor predeterminado).
6. Seleccione una conexin del cuadro de lista Seleccionar una conexin y haga clic en Abrir.
NOTA Si elige una conexin de la categora Conexiones en este libro, volver a usar o a compartir
una conexin existente. Si elige una conexin de las categoras Archivos de conexin en la red o
Archivos de conexin en este equipo, Excel copia el archivo de conexin en el libro como una
nueva conexin de libro y luego usa ese archivo como la nueva conexin para el informe de tabla
dinmica.
Especifique una ubicacin mediante alguno de los siguientes procedimientos:
Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva que empiece por la celda
A1, haga clic en Nueva hoja de clculo.
Para colocar el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo existente, seleccione Hoja de
clculo existente y, a continuacin, especifique la primera celda del rango de celdas donde desea
situar el informe de tabla dinmica.
O bien, haga clic en Contraer cuadro de dilogo para ocultar temporalmente el cuadro de
dilogo, seleccione la primera celda de la hoja de clculo y, a continuacin, presione Expandir
dilogo .
Haga clic en Aceptar.
Excel agrega un informe vaco de tabla dinmica en la ubicacin especificada y muestra la Lista de
campos de tabla dinmica para que pueda agregar campos, crear un diseo o personalizar el informe de
tabla dinmica.
Si crea un informe de grfico dinmico, Excel crea un informe de tabla dinmica asociado (informe de
tabla dinmica asociado: informe de tabla dinmica que proporciona los datos de origen a un informe de
grfico dinmico. Se crea automticamente cuando se crea un nuevo informe de grfico dinmico.
Cuando se cambia el diseo de alguno de los informes, el otro cambia tambin.) directamente bajo el
informe de grfico dinmico. El informe de grfico dinmico y el informe de tabla dinmica que lo
acompaa siempre deben estar en el mismo libro.
Crear un informe de grfico dinmico a partir de un informe de tabla dinmica
existente
1. Haga clic en el informe de tabla dinmica de inters.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Grficos, haga clic en un tipo de grfico.

Puede utilizar cualquier tipo de grfico excepto los grficos xy (dispersin), de burbujas o de cotizaciones.
Para obtener ms informacin, vea los temas de la descripcin general de la creacin de grficos, de los tipos de
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grficos disponibles y sobre cmo crear un grfico.
Convertir un informe de grfico dinmico en un grfico esttico
1. Busque el informe de tabla dinmica asociado (informe de tabla dinmica asociado: informe de tabla
dinmica que proporciona los datos de origen a un informe de grfico dinmico. Se crea
automticamente cuando se crea un nuevo informe de grfico dinmico. Cuando se cambia el diseo de
alguno de los informes, el otro cambia tambin.) que tenga el mismo nombre que el informe de grfico
dinmico haciendo lo siguiente:
1. Haga clic en el informe de grfico dinmico.
2. Para determinar cul es el nombre del informe de tabla dinmica asociado, en la ficha Diseo, en
el grupo Datos, haga clic en Seleccionar datos para mostrar el cuadro de dilogo Modificar origen
de datos, anote el nombre de la tabla dinmica asociada, que es el texto que sigue al signo de
exclamacin (!) en el cuadro de texto Rango de datos del grfico y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
3. Para encontrar el informe de tabla dinmica asociado, haga clic en el informe de tabla dinmica
del libro, vaya a la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinmica, haga clic en Opciones hasta que
encuentre el mismo nombre en el cuadro de texto Nombre.
2. Haga clic en Aceptar.
3. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuacin, en Toda la tabla
dinmica.
4. Presione SUPR.
Crear un grfico esttico con los datos de un informe de tabla dinmica
Este procedimiento crea un grfico estndar, no interactivo, en lugar de un informe de grfico dinmico (informe de
grfico dinmico: grfico que proporciona anlisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinmica. Puede
cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseo del grfico arrastrando
campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos.).
1. Seleccione los datos del informe de tabla dinmica que desee usar en el grfico. Para incluir botones de
campo (botn de campo: botn que identifica un campo en un informe de tabla dinmica o de grfico
dinmico. Puede arrastrar los botones de campo para cambiar el diseo del informe, o hacer clic en las
flechas que aparecen junto a los botones para cambiar el nivel de detalle que se muestra en el informe.)
y datos en la primera fila y columna del informe, comience a arrastrar desde la esquina inferior derecha
de los datos que seleccione.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar .
3. Haga clic en una celda en blanco fuera del informe de tabla dinmica.
4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada al lado de Pegar y, a
continuacin, haga clic en Pegado especial.
5. Haga clic en Valores y, a continuacin, en Aceptar.
6. En la ficha Insertar, en el grupo Grficos, haga clic en un tipo de grfico.
Para obtener ms informacin sobre grficos, vea Descripcin general de la creacin de grficos, Tipos de
grficos disponibles y Crear un grfico.
Eliminar un informe de tabla dinmica o grfico dinmico
Eliminar un informe de tabla dinmica
1. Haga clic en el informe de tabla dinmica.
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2. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuacin, en Toda la tabla
dinmica.
3. Presione SUPR.
NOTA Al eliminar el informe de tabla dinmica asociado (informe de tabla dinmica asociado: informe de tabla
dinmica que proporciona los datos de origen a un informe de grfico dinmico. Se crea automticamente cuando
se crea un nuevo informe de grfico dinmico. Cuando se cambia el diseo de alguno de los informes, el otro
cambia tambin.) de un informe de grfico dinmico, se crea un grfico esttico que no ser posible modificar.
Eliminar un informe de grfico dinmico
1. Seleccione el informe de grfico dinmico.
2. Presione SUPR.
NOTA El informe de tabla dinmica asociado al eliminar el informe de grfico dinmico no se elimina
automticamente.
Crear y cambiar el diseo de los campos en un informe de tabla
dinmica o grfico dinmico
Despus de crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico, utilice la lista de campos de tabla dinmica para
agregar campos. Si desea cambiar un informe de tabla dinmica o grfico dinmico, utilice la lista de campos para
ordenar y quitar campos. De manera predeterminada, la lista de campos de tabla dinmica contiene dos secciones:
una seccin de campos en la parte superior para agregar o quitar campos, y una seccin de diseo en la parte
inferior para volver a organizar campos y ajustar su posicin. Puede acoplar la lista de campos de tabla dinmica en
algn lado de la ventana y cambiarle el tamao horizontalmente. Tambin puede desacoplarla, en cuyo caso podr
cambiarle el tamao tanto vertical como horizontalmente.

NOTAS
Si no aparece la lista de campos de tabla dinmica, asegrese de hacer clic en el informe de tabla
dinmica o grfico dinmico. Si an as no aparece, en un informe de tabla dinmica, en la ficha
Opciones, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Lista de campos, y en un informe de grfico
dinmico, en la ficha Analizar, en el grupo Datos, haga clic en Lista de campos.
Si no aparecen los campos que desea utilizar en la lista de campos, actualice el informe de tabla dinmica
o grfico dinmico para que se muestren los nuevos campos, campos calculados, medidas, medidas
calculadas o dimensiones que haya agregado desde la ltima operacin.
Obtener informacin sobre la lista de campos de tabla dinmica
Es importante comprender el modo en que funciona la lista de campos de tabla dinmica y el modo en que puede
organizar diferentes tipos de campos para obtener los resultados deseados al disear un informe de tabla dinmica
o grfico dinmico.
Cmo funciona la lista de campos de tabla dinmica
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Un origen de datos externo contiene datos estructurados organizados como uno o varios campos (denominados
tambin columnas) que se muestran en la lista de campos.
Mueva un campo al rea de filtro de informe en la lista de campos, lo que a su vez mover el campo al rea de
filtro de informe en el informe de tabla dinmica.
Mueva un campo al rea de etiqueta de columna en la lista de campos, lo que a su vez mover el campo al rea
de etiqueta de columna en el informe de tabla dinmica.
Mueva un campo al rea de etiqueta de fila en la lista de campos, lo que a su vez mover el campo al rea de
fila de columna en el informe de tabla dinmica.
Mueva un campo al rea de valores en la lista de campos, lo que a su vez mover el campo al rea de valores en
el informe de tabla dinmica.
Directrices para mover campos a las cuatro reas del informe
A continuacin, se incluyen directrices para mover los campos Valor, Nombre y Dimensin de la seccin de campos
a las cuatro reas de la seccin de diseo.
Campos de valor
Si slo activa una casilla de verificacin para los campos numricos, el rea predeterminada se mueve a
las etiquetas de columna.
Campos de fila y columna
Si un campo ya est en un rea de etiquetas de fila, etiquetas de columna o filtros de informe y se vuelve
a agregar a alguna de estas reas, se cambia su posicin cuando se mueve a la misma rea, pero se
cambia su orientacin cuando se mueve a un rea diferente.
Medidas
En un origen de datos de procesamiento analtico en lnea (OLAP), suele haber muchos campos (o
medidas) organizados en una jerarqua de dimensiones, jerarquas y niveles diferentes. Haga clic en los
botones de expansin y contraccin hasta que encuentre los campos que desea.
Slo puede mover jerarquas, atributos y conjuntos con nombre a las reas de etiquetas de fila, etiquetas
de columna y filtros de informe.
Slo puede mover medidas, medidas calculadas e indicadores clave de rendimiento (KPI) al rea de
valores.
Agregar campos
Para agregar campos al informe, siga uno o varios de estos procedimientos:
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Active la casilla de verificacin situada junto a cada nombre de campo en la seccin de campos. El
campo se coloca en el rea predeterminada de la seccin de diseo, pero puede organizar los
campos si lo desea.
De forma predeterminada, los campos no numricos se agregan al rea de etiquetas de fila, los
campos numricos se agregan al rea de valores y las jerarquas OLAP de fecha y hora se agregan
al rea de etiquetas de columna.
Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) y seleccione el comando correspondiente,
Agregar a filtro de informe, Agregar a etiqueta de columna, Agregar a etiqueta de fila y Agregar a
valores, para colocar el campo en un rea especfica de la seccin de diseo.
SUGERENCIA Tambin puede hacer clic y mantener presionado el botn del mouse en un nombre de
campo y despus arrastrar el campo entre la seccin de campos y un rea de la seccin de diseo. Para
agregar un campo varias veces, repita la operacin.
Organizar los campos
Puede cambiar el orden o la posicin de los campos existentes utilizando alguna de las cuatro reas situadas en la
parte inferior de la seccin de diseo:
Informe de
tabla
dinmica Descripcin Grfico dinmico Descripcin
Valores Se utilizan para mostrar datos
numricos de resumen.
Valores Se utilizan para mostrar
datos numricos de
resumen.
Etiquetas de
fila
Se utilizan para mostrar campos como
filas en el lado del informe. Una fila en
una posicin inferior se anida con otra
fila que est justo encima de ella.
Campo de eje
(categoras)
Se utiliza para mostrar los
campos como un eje en el
grfico.
Etiquetas de
columna
Se utilizan para mostrar campos como
columnas en la parte superior del
informe. Una columna en una posicin
inferior se anida con otra columna que
est justo encima de ella.
Etiquetas de
campos de
leyenda (series)
Se utilizan para mostrar
los campos en la leyenda
del grfico.
Filtro de
informe
Se utiliza para filtrar todo el informe en
funcin del elemento seleccionado en
el filtro de informe.
Filtro de
informe
Se utiliza para filtrar todo
el informe en funcin del
elemento seleccionado en
el filtro de informe.
Para organizar los campos, haga clic en el nombre de campo en una de las reas y, a continuacin,
seleccione uno de los comandos siguientes:
Subir Sube el campo una posicin en el rea.
Bajar Baja el campo una posicin en el rea.
Mover al principio Mueve el campo al principio del rea.
Mover al final Mueve el campo al final del rea.
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Mover al filtro de informe Mueve el campo al rea de filtro de informe.
Mover a rtulos de fila Mueve el campo al rea de etiquetas de fila.
Mover a rtulos de
columna
Mueve el campo al rea de etiquetas de columna.
Mover a valores Mueve el campo al rea de valores.
Configuracin de campo de
valor, Configuracin de
campo
Muestra los cuadros de dilogo Configuracin de campo o Configuracin de
campo de valor. Para obtener ms informacin sobre cada opcin, haga clic
en el botn de Ayuda situado en la parte superior del cuadro de dilogo.
SUGERENCIA Tambin puede hacer clic y mantener presionado el botn del mouse en un nombre de
campo y despus arrastrar el campo entre las secciones de campo y de diseo, y entre las diferentes
reas.
Quitar campos
Para quitar un campo, haga clic en el nombre del campo en una de las reas de diseo y luego haga clic
en Quitar campo, o desactive la casilla de verificacin situada junto a cada nombre de campo en la
seccin de campos.
SUGERENCIA Tambin puede hacer clic y mantener presionado el botn del mouse en un nombre de
campo en la seccin de diseo y despus arrastrar el campo fuera de la lista de campos de tabla
dinmica.
NOTA Al desactivar una casilla de verificacin en la seccin de campos se quitan todas las apariciones del
campo del informe.
Cambiar la vista de lista de campos de tabla dinmica
La lista de campos de tabla dinmica tiene cinco vistas diferentes que estn diseadas y optimizadas para diferentes
tipos de tareas de tabla dinmica.
Para cambiar la vista, haga clic en el botn Ver en la parte superior de la lista de campos de tabla
dinmica y seleccione una de las opciones siguientes:
Campos y zonas de colocacin
apilados
sta es la vista predeterminada y est diseada para un nmero
pequeo de campos.
Campos y zonas de colocacin
en paralelo
Esta vista est diseada para agregar y quitar campos cuando hay ms
de cuatro campos en cada rea.
Slo campos Esta vista est diseada para agregar y quitar muchos campos.
Slo zonas de colocacin (2 por
2)
Esta vista est diseada para reorganizar muchos campos.
Slo zonas de colocacin (1 por
4)
Esta vista est diseada para reorganizar muchos campos.
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SUGERENCIA En las vistas Campos y zonas de colocacin apilados y Campos y zonas de colocacin en paralelo,
puede ajustar el ancho y el alto de cada seccin pasando por encima del divisor de seccin hasta que el puntero
cambie a una flecha de dos puntas vertical o una flecha de dos puntas horizontal , arrastrando la flecha de
dos puntas hacia arriba, hacia abajo, hacia la derecha o hacia la izquierda hasta donde lo desee y, a continuacin,
haciendo clic en la flecha de dos puntas o presionando ENTRAR.
Filtrar los datos antes de agregarlos al informe
Si el informe de tabla dinmica est conectado a un origen de datos externo que contiene muchos datos, puede
filtrar uno o varios campos antes de agregarlos al informe y, de esta forma, reducir el tiempo empleado en
actualizar el informe.
Desplace el puntero sobre el nombre del campo en la seccin de campos y, a continuacin, haga clic en la
fecha desplegable de filtro situada junto al nombre de campo.
Aparecer el men Filtro. Para obtener ms informacin, vea Filtrar los datos de un informe de tabla
dinmica o de grfico dinmico.
Cambiar entre actualizacin automtica o manual del diseo de informe
De forma predeterminada, cada vez que realiza un cambio en la Lista de campos de tabla dinmica, el diseo del
informe se actualiza automticamente. Para mejorar rendimiento cuando est teniendo acceso a una cantidad
grande de datos externos, puede cambiar a actualizacin manual. Al cambiar a actualizacin manual, no podr
utilizar el informe hasta que cambie de nuevo a la actualizacin automtica. Sin embargo, podr agregar, quitar y
mover rpidamente campos de la seccin de campos a la seccin de diseo y, a continuacin, cambiar de nuevo a la
actualizacin automtica para ver los resultados.
PRECAUCIN Si establece el diseo del informe en actualizacin manual, si cierra la lista de campos de tabla
dinmica, cambia a la vista Slo campos o sale de Microsoft Office Excel, se perdern todos los cambios de diseo
que haya efectuado en el informe de tabla dinmica sin confirmacin.
Para habilitar o deshabilitar la actualizacin manual del informe de tabla dinmica, active o desactive la
casilla de verificacin Aplazar actualizacin del diseo situada en la parte inferior de la lista de campos
de tabla dinmica.
Cuando termine de modificar el diseo del informe en la lista de campos, haga clic en Actualizar para ver
el diseo en el informe de tabla dinmica.
NOTA Un informe de tabla dinmica se iniciar con la actualizacin automtica cada vez que abra el libro.
Agrupar elementos en un informe de tabla dinmica
En las reas de etiquetas de filas y columnas de un informe de tabla dinmica, puede agrupar los elementos de un
campo de forma personalizada con el fin de aislar el subconjunto de los datos que necesita para trabajar y que no
puede agrupar de otro modo, por ejemplo, con las opciones de ordenacin y filtrado.
Ms informacin sobre agrupar elementos
Para aislar un subconjunto de elementos para un anlisis ms detallado de sus datos, puede agrupar elementos
numricos, fechas, horas e incluso una seleccin de elementos especficos. A continuacin se incluyen algunos
ejemplos tpicos de elementos agrupados:
Ejemplo de agrupacin por elementos de fecha
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Antes de agrupar, los pedidos de cada vendedor se enumeran por fecha.
Despus de agrupar, los pedidos se agrupan y resumen por mes para facilitar su anlisis y visualizacin.

Ejemplo de agrupacin por elementos numricos

Antes de agrupar, los pedidos de cada vendedor se enumeran por nmero de pedido.
Despus de agrupar, los pedidos se agrupan y resumen en grupos de 100 pedidos para facilitar su anlisis y
visualizacin.


Ejemplo de agrupacin por elementos seleccionados
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Antes de agrupar, se enumeran los vendedores de cada pas.
Despus de agrupar, los vendedores se agrupan por los dos mejores y el peor en cada pas para facilitar su
anlisis y visualizacin.

Cuando agrupa elementos por seleccin, crea un nuevo campo basado en el campo cuyos elementos est
agrupando. Por ejemplo, cuando agrupa el campo Vendedor por nombres especficos, crea un nuevo campo
Vendedor1 que se agrega a la lista de campos de la tabla dinmica. Puede trabajar con este nuevo campo de
muchas formas; por ejemplo, puede moverlo a diferentes reas del informe de la tabla dinmica, reorganizarlo con
otros campos en un rea, cambiar el nombre del campo usando el cuadro de dilogo Configuracin de campo y
filtrar el campo en que est basado usando el nuevo nombre y valores del grupo.
NOTAS
No se pueden agrupar los elementos de datos de origen (datos de origen: lista o tabla que se utiliza para
crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico. Los datos de origen pueden tomarse de una lista
o rango de Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinmica.) de
procesamiento analtico en lnea (OLAP) que no admiten la instruccin CREATE SESSION CUBE.
No se puede agregar un elemento calculado a un campo agrupado. Primero debe desagrupar los
elementos, agregar el elemento calculado y, a continuacin, volver a agrupar los elementos.
No se puede usar el comando Convertir en frmulas (en la ficha Opciones, en el grupo Herramientas,
haga clic en Herramientas OLAP) cuando tiene uno o ms elementos agrupados. Antes de usar este
comando, debe quitar los elementos agrupados.
Agrupar elementos numricos
1. Seleccione el campo numrico en el informe de tabla de dinmica que desea agrupar.
2. En la ficha Opciones, en el grupo Grupo, haga clic en Agrupar campos.
3. En el cuadro Comenzar en, escriba el primer elemento que desee agrupar.
4. En el cuadro Terminar en, escriba el ltimo elemento que desee agrupar.
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5. En el cuadro Por, escriba un nmero que represente el intervalo incluido en cada grupo.
Agrupar fechas u horas
1. Seleccione el campo de fecha u hora en el informe de tabla dinmica que desea agrupar.
2. En la ficha Opciones, en el grupo Grupo, haga clic en Agrupar campos.
3. Escriba la primera hora o fecha que desee agrupar en el cuadro Comenzar en y la ltima en el cuadro
Terminar en.
4. En el cuadro Por, haga clic en uno o ms perodos de tiempo para los grupos.
Para agrupar los elementos por semanas, haga clic en Das en el cuadro Por, asegrese de que Das es el
nico perodo seleccionado y, despus, haga clic en 7 en el cuadro Nmero de das. A continuacin,
puede hacer clic en otros perodos por los que desee agrupar, como Mes.
Agrupar elementos seleccionados
1. Seleccione dos o ms elementos del informe de tabla dinmica que desee agrupar; para ello, haga clic en
los elementos y arrstrelos o mantenga presionada la tecla CTRL o MAYS mientras hace clic en los
elementos.
2. En la ficha Opciones, en el grupo Grupo, haga clic en Agrupar seleccin.
SUGERENCIA Puede resultarle ms sencillo crear otro grupo para todos los dems elementos del campo o quitar el
campo en el que se basa el grupo para poder crear un informe ms compacto.
NOTA Para los campos organizados en niveles, slo pueden agruparse los elementos que tengan el mismo
elemento en el siguiente nivel. Por ejemplo, si el campo tiene los niveles Pas y Ciudad, no podr agrupar ciudades
de pases diferentes.
Cambiar un nombre de grupo predeterminado
Cuando agrupa elementos, Excel 2010 proporciona un nombre de grupo predeterminado como Grupo1 para los
elementos seleccionados, o Abr para fechas correspondientes al mes de abril. Para cambiar el nombre del grupo
por otro ms significativo, proceda como se indica a continuacin:
1. Seleccione el nombre del grupo.
2. Presione F2.
3. Escriba un nuevo nombre de grupo.
Desagrupar elementos
1. Seleccione el grupo de elementos que desea desagrupar.
2. En la ficha Opciones, en el grupo Grupo, haga clic en Desagrupar.
En un campo numrico o de fecha u hora, se desagrupan todos los grupos del campo. En una seleccin
de grupos, slo se desagrupan los elementos seleccionados y el campo de grupos no se quita de la lista
de campos de la tabla dinmica hasta que se hayan quitado todos los grupos del campo.
Mostrar u ocultar elementos o niveles en un informe de tabla
dinmica
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Para mejorar todava ms el diseo de un informe de tabla dinmica, puede mostrar u ocultar elementos o niveles
en la etiqueta de una fila o columna.
Mostrar u ocultar elementos
Puede ocultar elementos concretos en la etiqueta de una fila o columna para ayudar a eliminar informacin
innecesaria del informe de tabla dinmica. Al ocultar un elemento de la etiqueta de una fila o columna se quita el
elemento del informe, pero sigue apareciendo en la lista desplegable de la etiqueta.
1. Seleccione uno o varios de los elementos que desee mostrar u ocultar.
2. Haga clic con el botn secundario del mouse en la seleccin, seleccione Filtrar y haga clic en Ocultar los
elementos seleccionados o en Conservar slo los elementos seleccionados.
3. Si los elementos estn ocultos y desea mostrarlos, haga clic con el botn secundario del mouse en un
elemento relacionado, seleccione Filtrar y haga clic en Borrar filtro.
Mostrar u ocultar niveles
Tambin puede ocultar los niveles que no desee ver en un informe. Por ejemplo, puede que desee ocultar un nivel
de regin o provincia porque el que est analizando no tenga estos datos, o hacer que el informe sea ms legible.
Puede ocultar niveles entre los niveles mayor y menor de una jerarqua de Procesamiento analtico en lnea
(OLAP) (OLAP: tecnologa de base de datos que se ha optimizado para la elaboracin de consultas e informes, en
lugar de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerrquicamente y se almacenan en cubos en lugar de
tablas.). Cualquier nivel de una jerarqua se puede ocultar en cualquier momento a menos que sea el nico nivel
disponible (una jerarqua de un nivel) o el nico que no est oculto.
NOTA Este procedimiento slo es vlido para los informes de tabla dinmica que estn conectados a un origen de
datos OLAP.
1. Seleccione un campo de una jerarqua de dimensiones para el que desee mostrar u ocultar un nivel.
2. Haga clic con el botn secundario del mouse en un campo de una jerarqua de dimensiones en el informe
de tabla dinmica, seleccione Mostrar u ocultar campos y haga clic en Mostrar todos los campos,
Ocultar todos los campos o en un nivel concreto de la jerarqua.

Expandir, contraer o mostrar los detalles de un informe de tabla
dinmica o de grfico dinmico
En un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico puede expandir o contraer hasta cualquier nivel de detalle
de los datos, e incluso todos los niveles en una sola operacin. Tambin puede expandir o contraer hasta un nivel
de detalle posterior al siguiente nivel. Por ejemplo, empezando en el nivel de pas o regin, puede expandir hasta el
nivel de ciudad, que expande el nivel de estado o provincia y el nivel de ciudad. Esto puede suponer un gran ahorro
de tiempo cuando se trabaja con muchos niveles de detalle. Adems, puede expandir o contraer todos los
miembros de los campos de un origen de datos OLAP.
Tambin puede ver los detalles que se utilizan para agregar el valor a un campo de valor, o ver los detalles de una
categora en un informe de grfico dinmico.
Mostrar u ocultar los botones para expandir o contraer en un informe de tabla
dinmica
Aunque los botones para expandir y contraer estn activados de forma predeterminada, puede haberlos
desactivado al imprimir un informe. Para expandir y contraer los niveles de detalle de un informe, debe activar
estos botones.
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Para mostrar u ocultar estos botones, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Opciones, haga clic en
Botones +/-.
Expandir o contraer niveles de detalle en un informe de tabla dinmica
1. En el elemento del rtulo de columna de un informe de tabla dinmica, o serie de un informe de grfico
dinmico, siga uno de los procedimientos siguientes:
Haga clic en el botn para expandir o contraer.
SUGERENCIA Tambin puede hacer doble clic en el elemento.
Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el elemento, seleccione Expandir/Contraer
y, a continuacin, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ver los detalles del elemento actual, haga clic en Expandir.
Para ocultar los detalles del elemento actual, haga clic en Contraer.
Para ver los detalles de todos los elementos de un campo, haga clic en Expandir todo el
campo.
Para ocultar los detalles de todos los elementos de un campo, haga clic en Contraer todo el
campo.
Para ver un nivel de detalle posterior al siguiente nivel, haga clic en Expandir hasta
"<nombre del campo>".
Para ocultar un nivel de detalle posterior al siguiente nivel, haga clic en Ocultar hasta
"<nombre del campo>".
Expandir o contraer niveles de detalle en un informe de tabla dinmica
1. Haga clic con el botn secundario del mouse en el rtulo de categora o en la serie de datos (por ejemplo,
el sector de un grfico circular o el anillo de un grfico de anillos) cuyos niveles de detalle desee mostrar
u ocultar.
2. En el men contextual, haga clic en el nivel que desea expandir o contraer y, a continuacin, haga clic en
Mostrar detalle nombre de la categora u Ocultar detalle nombre de la categora.
Mostrar u ocultar los detalles de un campo de valor en un informe de tabla dinmica
1. Haga clic con el botn secundario del mouse en una celda del rea de valores y, a continuacin,
seleccione Mostrar detalles.
SUGERENCIA Tambin puede hacer doble clic en el campo.
Si se le pide, haga doble clic en el campo que contiene los detalles que desea mostrar.
2. Los datos de detalle en los que se basa el campo de valor se insertan en una nueva hoja de clculo.
3. Para ocultar los datos de detalle, elimine la nueva hoja de clculo.

NOTAS
Para habilitar o deshabilitar el acceso a estos detalles en un origen de datos OLAP, active o desactive la
casilla de verificacin Habilitar informacin detallada en el cuadro de dilogo Opciones de la tabla
dinmica.
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Esta configuracin no est disponible para un origen de datos OLAP.

Utilizar un filtro de informe en un informe de tabla dinmica o grfico
dinmico
Utilice un filtro de informe para poder mostrar un subconjunto de datos en un informe de tabla dinmica o grfico
dinmico. Un filtro de informe le ayuda a administrar la presentacin de grandes cantidades de datos y a centrarse
en un subconjunto de datos en el informe, como por ejemplo una lnea de productos, un perodo de tiempo o una
regin geogrfica.
Mostrar un conjunto de valores diferente en un informe basado en un elemento de
filtro de informe
1. Haga clic en la flecha de la celda que contiene el elemento que se muestra en el filtro de informe
mostrado en el informe de tabla dinmica o de grfico dinmico.
2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Seleccionar un solo elemento Haga clic en el elemento que desee. En unos campos organizados en
niveles, haga clic en junto a un nivel para mostrar los elementos de nivel inferior, o haga clic en para
mostrar los elementos de nivel superior hasta que el elemento deseado aparezca en la lista.
Seleccionar varios elementos Haga clic en la casilla de verificacin Seleccionar varios elementos y, a
continuacin, haga clic en los elementos que desee.
Mostrar el resumen de todos los elementos Haga clic en (Todos).
NOTA Si su fuente de datos OLAP es la versin 2005 de Microsoft SQL Server Analysis Services, puede seleccionar
slo un miembro calculado si se trata de un nico elemento, no puede seleccionar varios elementos cuando uno o
ms de esos elementos son miembros calculados.
Mostrar cada conjunto de valores en un informe basado en un elemento de filtro de
informe de una hoja de clculo independiente.
Puede mostrar cada pgina del filtro de informe, en la que est el conjunto de valores que coinciden con el
elemento del filtro de informe seleccionado, en una hoja de clculo independiente.
1. Haga clic en el informe de tabla dinmica.
2. En la ficha Opciones , en el grupo Tabla dinmica, haga clic en la flecha situada junto a Opciones y, a
continuacin, haga clic en Mostrar pginas del filtro de informe.
3. En el cuadro de dilogo Mostrar pginas de filtro de informe, seleccione un campo de filtro de informe
y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Organizar varios filtros de informe
Si tiene varios filtros de informe, puede organizarlos en el informe de tabla dinmica o grfico dinmico siguiendo
este procedimiento:
1. Haga clic en el informe de tabla dinmica o en el informe de tabla dinmica asociado de un grfico
dinmico.
2. en la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinmica, haga clic en Opciones.
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3. En el cuadro de dilogo Opciones de tabla dinmica, haga clic en la ficha Diseo y formato.
4. En Diseo, en el cuadro de lista Mostrar campos en rea de filtro de informe, siga uno de los
procedimientos siguientes:
Seleccione Hacia abajo, luego horizontalmente para mostrar primero los campos del rea de filtro
de informe desde arriba hacia abajo, segn se agregan a l los campos, antes de continuar con
otra columna.
Seleccione Horizontalmente, luego hacia abajo para mostrar primero los campos en el rea de
filtro de informe de izquierda a derecha, segn se agregan a l los campos, antes de continuar con
otra fila.
5. En el cuadro Campos de filtro de informe por columna o Campos de filtro de informe por fila, escriba o
seleccione el nmero de campos que se mostrarn antes de continuar con otra columna o fila basndose
en la configuracin de Mostrar campos en rea de filtro de informe.

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