Acta de Inicio de Proyecto

1. Nombre del Proyecto

Optimizador de Medios
2. Propsito o justificacin
En el mundo de la publicidad hay una actividad bien identificada llamada Planificacin de Medios cuya
misin consiste en lograr el mejor alcance y frecuencia en la insercin de un producto publicitario en los
distintos medios de comunicacin. Enfocndonos en el tipo de Medio T! e"isten pocas herramientas de
calidad #ue realicen la tarea de optimizacin. $on este proyecto lograr%amos entrar en un nicho de mercado
poco e"plotado pero con mucho poder de inversin &capital'.
(etalles del )usiness $ase en *ne"o +.
3. Objetivos medibles del proyecto y criterios de xito relacionados
,ograr el desarrollo de un producto de soft-are #ue realice tareas de optimizacin de insercin de
spots publicitarios en T! de forma #ue se convierta en un producto atractivo para el mercado
publicitario.
(esarrollar el producto de soft-are en . meses calendario.
El producto de soft-are debe poseer una tecnolog%a de interfaz poderosa &/M,'.
0bicar el producto en el mercado latinoamericano con presencia en 1 pa%ses de 2udam3rica.
(etalles de )usiness $ase en *ne"o +.
4. Nombre y autoridad del sponsor u otras personas ue autori!an el
acta de constitucin del proyecto.
4erente $omercial5 6uan (%az
7ol en el proyecto5 2ponsor
*utoridad
Presupuesto
Es responsable de aprobar el presupuesto aprobado del proyecto
$ontrol de $ambios
Es el responsable de aceptar y8o rechazar los cambios en la l%nea base del
Proyecto.
*utoriza el acta de constitucin del Proyecto5 Oficina de Planeamiento
". #euisitos de alto nivel
+
Requisitos de Gestin del Proyecto
Planificacin del proyecto
(ocumentacin de 2eguimiento y $ontrol del proyecto
(ocumentacin de anlisis y dise9o del producto
(ocumentacin de :* del producto
Manuales de 0suario
(ocumentacin $omercial del producto
;nforme de $ierre y lecciones aprendidas
Requisitos del Producto
,as <uncionalidades de *lto =ivel detectadas al momento son5
Maestros
o 0suarios
o $lientes
o Productos
o Medios &$anales'
o Programas
o Targets
o )oo> de 7ating &7ating " programa8Target'
$onfiguracin
o Parmetros de optimizador
4estin
o Mantenimiento de Pautas
$reacin " Optimizacin
$reacin Manual
Modificacin
)aja
;mpresin
*probacin
o Mantenimiento de Pedidos de Espacio
$. %escripcin del proyecto de alto nivel
Planificacin
;nicio del proyecto
*ceptacin de planificacin de proyecto
*nlisis
;nicio de elicitacin de re#uerimientos
*ceptacin de re#uerimientos detallados
*ceptacin de casos de uso release +
*ceptacin de casos de uso release ?
*r#uitectura
$onfeccionar Prueba de $oncepto
?
*ceptacin de documento de ar#uitectura
(ise9o
Establecer ambiente de (esarrollo y Test
*ceptacin de documento de dise9o
$onstruccin
;nicio del ciclo de construccin
$ierre de pruebas de performance e ;ntegracin release +
*ceptacin de Test de 0suario release +
$ierre de pruebas de performance e ;ntegracin release ?
*ceptacin de Test de 0suario release ?
;mplantacin y Transicin
Establecer ambiente de Produccin
Entrega documentacin Operacional y Manual de 0suario
Entrenamiento de 0suarios <inales y 2oporte Operacional
Puesta en marcha *mbiente Productivo
Obtener <irma de cierre del $liente
&. #esumen del crono'rama de (itos
Plan para la gestin del proyecto aprobado5 +. Enero ?@@A
Pruebas de $oncepto y documento de ar#uitectura aprobados5 +1 <ebrero ?@@A
(ocumentos de dise9o aceptados5 + Marzo ?@@A
*ceptacin de Test de 0suario release ?5 + *bril ?@@A
0suarios <inales capacitados y 2oporte Operacional completado5 + Mayo ?@@A
*cta de cierre firmado5 + 6unio ?@@A
). #esumen de presupuesto
2e aprueba un presupuesto inicial de BC@@ @@@ &Trescientos mil dlares'! considerando las evaluaciones
previas en la fase de ante proyecto.
=o estn considerados los costos por riesgos del proyecto
*. #euisitos de aprobacin del proyecto
El proyecto para su aprobacin deber cumplir lo siguiente
*ctas de aceptacin de los entregables por parte del $omit3 del Proyecto
(e haber ocurrido cambios! debern ser sustentados segDn el procedimiento y formato #ue provee la
oficina de planeamiento
El Project Manager deber adjuntar todos los entregables en un $( al cierre de cada etapa del
proyecto al 4erente $omercial
1+. ,si'nacin del Project -ana'er. #esponsabilidad
C
=ombres5 6os3 Euertas
7ol en el proyecto5 Project Manager
*utoridad
El Project Manager tendr la autoridad y responsabilidad en5
7ecursos Eumanos
Es responsable de la Planificacin de los 7ecursos Eumanos! *d#uirir el E#uipo del
Proyecto! (esarrollar el E#uipo del Proyecto y 4estionar el E#uipo del Proyecto.
Presupuesto
Es responsable de la planificacin! estimacin! presupuesto y control de costes de
forma #ue el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.
$omunicaciones
Es responsable de la Planificacin de las $omunicaciones! (istribucin de la
;nformacin! ;nformar el 7endimiento y 4estionar a los ;nteresados.
Ejecucin y $ontrol
Es responsable de ejecutar y controlar el plan de gestin del proyecto para cumplir
con el trabajo definido en el enunciado del alcance del proyecto! tomando las acciones
preventivas y8o correctivas necesarias.
$ontrol de $ambios
Es el responsable de identificar! documentar y controlar los cambios en la l%nea base
del Proyecto.
11. #ies'os de alto nivel
El plazo del proyecto es reducido! deber hacerse un estricto control de las actividades cr%ticas. 2;
alguna de las tareas cr%ticas se demora entonces ser necesario optimizar tiempos para cumplir con la
fecha de entrega sin afectar al alcance.
E#uipo de trabajo comprometido con otros proyectos
0so de nuevas tecnolog%as y su adaptabilidad en los re#uisitos del proyecto durante las pruebas
F
ANEXO 1 BUSINESS CASE
Introduccin al neocio
El target para este producto son las agencias de publicidad. ,as agencias tienen como misin planificar! realizar y
hacer llegar al consumidor un producto publicitario. ,a agencia posee generalmente las siguientes reas5
$uentas5 2on los ejecutivos &vendedores' #ue obtienen y mantienen de forma directa los clientes de la
agencia.
$reativos5 2on los encargados de crear productos publicitarios &redaccin! comerciales! grafica! etc.'
Produccin5 2on los encargados de producir los productos publicitarios ideados.
Medios5 2e encargan de insertar productos publicitarios en los distintos medios de comunicacin. &El proyecto
esta enfocado a este rea'
*dministracin5 2e encarga de las finanzas de la agencia.
,os clientes de una agencia de publicidad se los denomina anunciantes ya #ue la razn de la contratacin es debido a
#ue desean publicar un producto propio en los medios de comunicacin con el fin de incrementar su consumo
&principio de la publicidad'.
,a agencia ofrece los servicios de consultor%a en mar>eting! creatividad &slogans! logos! comerciales! etc.'! produccin
&bocetos! tripticos! etc.'! planificacin de medios y venta de espacios publicitarios.
!odelo de "o#inio del Neocio
2e presenta el dominio dentro del cual est circunscrito nuestro producto5
El producto se circunscribe espec%ficamente al proceso de Planificacin de Medios! el cual se detalla a continuacin5
1
Plani$icacin de !edios
El proyecto est orientado al proceso de planificacin de medios! actividad #ue desempe9a el Planner.
El Planner realiza la planificacin para insertar productos publicitarios en los distintos medios de comunicacin. Eay
varios tipos de medio de comunicacin5 Prensa! 7evistas! v%a publica! ;nternet! 7adio! $able! T.
=uestro proyecto est acotado a la problemtica del tipo de medio T. Para este medio en particular cuando se
planifica se reciben los siguientes re#uerimientos5
;nversin m"ima5 cuanto se est dispuesto a gastar. ,o proporciona el cliente.
Target5 a #u3 clase de personas se #uiere alcanzar. ,o proporciona el cliente
Tama9o del comercial5 segundos. ,o proporciona la agencia.
7ating " Programa en el Target seleccionado. ,o proporciona ;)OPE.
0na vez #ue el Planner tiene todos los datos! comienza a realizar el presupuesto de medios tambi3n llamado Pauta
publicitaria. (icha pauta es mensual! es decir #ue est acotado a un mes en particular. En resumen la pauta visualiza
como se distribuye un comercial en los distintos d%as del mes y en #u3 programas.

Para #ue un Planner pueda evaluar #ue tan buena es su planificacin en T se mide el *lcance. El *lcance es cuantas
personas distintas llegaron a ver el comercial. $uanto mayor alcance tenga mejor va a ser la planificacin.
O%ti#i&acin del Plan
=o hay una forma directa de calcular el *lcance pero se puede llegar a medir con ? parmetros5 el rating total y el
grado de distribucin #ue tenga el comercial.
El rating es fcil de obtener ya #ue se calcula mediante la sumatoria de los rating " cada programa y cada aviso en ese
programa! es lo #ue se llama T7Ps &Total 7ating Points'. ,a distribucin es ms dif%cil de calcular ya #ue se refiere a
cuan buena es la rotacin! es decir! si publico siempre los lunes no es una buena rotacin! si publico en un solo
programa tampoco. ,a distribucin es para garantizar #ue los T7Ps sean los ms efectivos posible y no tengan
personas repetidas.
O%ortunidad del Neocio
,a oportunidad #ue nace de este proceso radica en obtener la mayor cantidad de millones de clientes posibles para el
anunciante! en funcin del presupuesto #ue este posee.
,a eficiencia de la planificacin se puede medir a trav3s del anlisis de dos variables! la m%nima del $P7 y la m"ima
del 4rado de distribucin y es el planificador el e"perto #ue a trav3s de su e"periencia puede organizar la distribucin
de spots de manera tal de obtener el mayor retorno de inversin para el anunciante y en definitiva generar un
diferencial para la agencia publicitaria.
G
Es de prever el alto inter3s de estas empresas en la ad#uisicin de un producto #ue les pueda resolver a un precio
diferencial respecto de nuestros competidores! esa es nuestra premisa.
En resumen! nuestro enfo#ue es crear una herramienta inteligente de bajo costo capaz de agilizar y dar soporte al
proceso planificacin entendiendo #ue este aspecto es fundamental para las agencias.
Nota'
El %resente docu#ento tiene %ro%sitos acad(#icos) de co#%render las t(cnicas en Gestin de
%royectos* +a sido ela,orado to#ando co#o re$erencias di$erentes $uentes %u,licadas en Internet) as-
co#o de la e.%eriencia %ro$esional de los instructores*
El Esque#a %rinci%al /a sido ela,orado to#ando co#o re$erencia el PMBOK0 1223) est4ndar del
P!I0
.