MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE MARACAIBO PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN EN INFORMATICA
MARACAIBO ESTADO ZULIA
Maracaibo, junio de 2014 Autores:
ENGELBER ANGULO
Eudo Barboza
GERARDO INCIARTE
JOEL MNDEZ
Introduccin En proyectos administrativos desarrollados por Administradores en pequeas y medianas empresas, con la utilizacin de micro computacin, el profesional se encuentra con una gran dificultad en la utilizacin de metodologas para la automatizacin de procedimientos administrativos. Especialmente debido: a las exigencias y al esfuerzo adicional que requiere la elaboracin de modelos, a la gran cantidad de documentacin necesaria y a la falta de dominio de mtodos. Se busca presentar una metodologa, basada en tcnicas estructuradas simplificadas, para el desarrollo de proyectos informticos de pequeo y mediano porte, y que tengan como objetivo la automatizacin de tareas administrativas utilizando bases de datos relacionales, como es el Access en nuestro caso. Adicionalmente esta metodologa se encuentra apoyada en el uso de herramientas de Ingeniera de Software Asistida por el Computador (Computer Aided Software Engineering -CASE-). Con referencia a las tcnicas simplificadas, cabe aclarar que el trmino simplicidad de ninguna manera debe asociarse al de sencillo, tosco o burdo; una tcnica simplificada significa que cuando un proyecto informtico se cumple satisfactoriamente y para ello se han empleado en l: menor cantidad de personal, menor cantidad de recursos tcnicos y adems se ha realizado en un tiempo menor, resulta pues un perfeccionamiento evidente del acto informtico. Puede decirse entonces que en informtica aplicada a administracin, simplificacin y perfeccionamiento son la misma cosa, con la inteligencia necesaria para cumplimentar el requisito fundamental de todo proyecto que es la solucin de un problema, o al menos el mejoramiento de una situacin dada. En otras palabras, llegar al final por el camino ms corto y sencillo significa, indudablemente, un progreso; y cuando ante cualquier procedimiento se deja en el nimo del observador la impresin de que el mismo ha sido fcil, es sin duda alguna, porque se ha efectuado con: pulcritud, sencillez, tiempos bien reglados y con prescindencia de procedimientos redundantes y recursos intiles; vale decir, se ha efectuado con una buena tcnica.
Administrador de proyectos: Un administrador de proyecto es responsable de supervisar y coordinar las actividades de trabajo en un proyecto determinado. Los administradores de proyectos son ms comnmente empleados en funciones de tecnologa de informacin, puestos de construccin inmobiliaria y en la contabilidad empresarial. Algunas empresas requieren un administrador de proyecto para tener la certificacin de gestin de proyectos, que se pueden obtener de institutos que ofrecen programas de posgrado acreditados, incluyendo la Academia Americana de Direccin de Proyectos. En noviembre de 2009, el salario promedio para un administrador de proyecto era US$48787, segn el sitio web My Salary. Funcin de soporte: Un administrador de proyecto ocupa una funcin de apoyo vital para el director del proyecto, que tiene plena autoridad para administrar un proyecto determinado. Un administrador de proyecto organiza reservas el lugar de reuniones importantes y presenta informes a los ejecutivos o los interesados en el progreso de un proyecto. Tambin redacta las actas de las reuniones importantes y las distribuye al personal que trabaja en el proyecto y los principales interesados. Asegura que las lneas de comunicacin se mantengan abiertas para todo el personal para asegurar que los objetivos clave del proyecto se cumplan. Los administradores de proyectos cumplen un papel importante en el desarrollo comercial, la identificacin de problemas de los proyectos y la formulacin de recomendaciones para cambios en las prcticas de trabajo, tal como se indica en la descripcin de la posicin en la pgina web de la American Cancer Society. Funcin de reportar: Un administrador de proyecto asegura que la documentacin tcnica se mantenga al da durante la duracin de un proyecto. Tambin hace informes financieros regulares para las partes interesadas y los ejecutivos de la compaa en los gastos del proyecto. Adems hace recomendaciones para cambiar las prcticas de trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto. En una funcin de TI, por ejemplo, un gerente de proyecto elabora informes semanales sobre las pruebas y el desarrollo de nuevo software. En una funcin de construccin, un administrador de proyectos informa el progreso de la construccin, los accidentes en el lugar y los niveles de suministro de materiales de construccin esenciales.
Manejo de personal: Un administrador de proyecto debe poseer excelentes habilidades de organizacin y experiencia previa de gestin de personal y delegacin de tareas. Debe asegurarse que los recursos de personal sean asignados eficientemente para que el personal calificado est disponible para las reas de negocio necesarias para garantizar que los objetivos del proyecto se logren a tiempo. Un administrador de proyecto acta como enlace con todos los niveles de una empresa para gestionar los recursos de personal, por lo que deben poseer excelentes habilidades a nivel escrito y verbal.
Qu es la gestin de proyectos? La gestin de proyectos es el proceso por el cual se planifica, dirige y controla el desarrollo de un sistema aceptable con un costo mnimo y dentro de un perodo de tiempo especfico. Causas de proyectos fallidos por la gestin de proyectos. Dentro de las principales causas por las que puede fallar un proyecto, se encuentra el hecho de que los analistas no respetan o no conocen bien las herramientas y las tcnicas del anlisis y diseo de sistemas, adems de esto puede haber una mala gestin y direccin del proyecto. Adems existen una serie de factores que pueden hacer que el sistema sea mal evaluado, entre estas estn: Necesidades no satisfechas o no identificadas Cambio no controlado del mbito del proyecto Exceso de costo Retrasos en la entrega
Aunque estos factores pueden influir de manera muy trascendente en la falla de un proyecto, generalmente estn acompaados de otro tipo de falencias. Pero Cules de estos errores de gestin de proyectos ocasionan que no se cumplan los requisitos, que se sobrepase los tiempos de entrega o se aumenten repetidas veces los costos. La respuesta a esta pregunta puede ser hallada en dos fuentes principalmente, deficiencias en las herramientas y las tcnicas de anlisis del diseo de sistemas o la mala gestin de los proyectos. En el caso de las necesidades no satisfechas o no identificadas, el error puede aparecer debido a que se omiten datos durante el desarrollo del proyecto, es por esto que es muy importante no saltar ninguna etapa del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Otra causa de insatisfaccin de necesidades es la mala definicin de las expectativas de un proyecto en sus orgenes, ya que si no estn bien definidos los requerimientos mximos y mnimos que el proyecto debe satisfacer desde el comienzo, los desarrolladores vern afectados su trabajo por el sndrome de las necesidades que crecen el cual les dejara hacer cambios en el proyecto en cualquier momento sin detenerse a pensar si esos cambios sern buenos para el proyecto como un todo, por supuesto todos estas modificaciones acarrearan alteraciones en los costos y en los tiempos de entrega El costo que un proyecto involucra puede aumentar durante el desarrollo de este debido a que para comenzar un proyecto generalmente se exige una estudio de viabilidad en el cual no se incluyen datos completamente precisos de la cantidad de recursos que cada tarea consumir, y es en base a este estudio que se hacen estimaciones de los recursos totales que el proyecto va a necesitar. Adems el costo puede aumentar por el uso de criterios de estimacin poco eficientes por parte de los analistas. Otro factor que puede aumentar los cotos es el aumento en los tiempos de entrega que generalmente se debe a que los directores del proyecto no son buenos gestionando los tiempos de entrega de cada una de las diferentes tareas que el proyecto involucra, es as que cuando tienen un retraso no son capaces de alterar los plazos de entrega finales creyendo que podrn recuperar el tiempo perdido, en general esta es una muy mala poltica de trabajo porque no siempre es posible acelerar otras tareas para ahorrar tiempo en la entrega final. Para evitar todas estas fallas, se debe tener al mando del proyecto un buen director que conozca muy bien las herramientas de diseo y anlisis de sistemas adems de una buena formacin en las funciones bsicas de direccin. Funciones bsicas del director de proyectos El director de proyectos no es simplemente un analista experimentado que se haga cargo del proyecto, sino ms bien debe aplicar un conjunto de tcnicas y conocimientos diferentes de los que aplica un analista; estas tcnicas y conocimientos que debe aplicar son las siguientes: Funciones bsicas del director de proyectos Un director de proyectos debe aplicar un conjunto de tcnicas y conocimientos diferentes de los que aplica un analista. Las funciones bsicas de un director o un jefe de proyectos han sido analizadas y diseccionadas por tericos de la gestin durante muchos aos. Entre estas funciones, se incluyen la planificacin, la seleccin de personal, la organizacin, la definicin de calendarios, la direccin y el control. Planificacin de las tareas de proyecto y seleccin del equipo de proyectos Un buen director siempre tiene un plan. El director evala las necesidades de recursos y formula un plan para llegar al sistema objeto. Ello se basa en el conocimiento que tiene el director de los requisitos del sistema objeto en cada momento del desarrollo. Un plan bsico para el desarrollo de un sistema de informacin es el suministrado por el ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Muchas empresas tienen su propio ciclo de vida estndar, y algunas de ellas tienen tambin normas sobre mtodos y herramientas que han de usarse. As ha de planificarse cada una de las tareas requeridas para completar el proyecto: Cunto tiempo se requerir? Cuntas personas sern necesarias? Cunto costara la tarea? Qu tareas deben terminarse antes de empezar otras? Pueden solaparse algunas de ellas? Los directores de los proyectos son, frecuentemente, los encargados de seleccionar a los analistas y los programadores de un equipo de proyecto. El director de proyectos debera tener muy en cuenta los conocimientos tcnicos y de empresa que pueden ser necesarios para terminar un proyecto con xito. La clave de esta misin es saber elegir adecuadamente a las personas que habran de desarrollar las tareas requeridas e identificada como parte de la planificacin de proyecto. Organizacin y definicin de calendarios para el proyecto Dados el plan y el equipo de proyecto, el director de proyecto de proyecto es el responsable de la organizacin y la definicin del calendario del mismo. Los miembros del equipo de proyecto debern conocer su cometido y sus responsabilidades concretas, as como su relacin de dependencia con el respecto al director de proyecto. El calendario de proyecto debera desarrollarse con un conocimiento preciso de los requisitos de tiempo, las asignaciones de personal y las dependencias de unas tareas con otras. Muchos proyectos tienen un lmite a la fecha de entrega solicitada. El director del proyecto debe determinar si puede elaborarse un calendario factible basado en dicha fecha. Si ni fuera as, debera retrasarse el limite o reajustarse el, mbito del proyecto. Direccin y control del proyecto Una vez iniciado el proyecto, el director del proyecto se convierte en su mximo responsable. Como tal, dirige las actividades del equipo y hace evaluaciones del avance del proyecto. Por consiguiente, todo director de proyectos debe demostrar ante su equipo cualidades de direccin, como son saber motivar, recompensar, asesorar, coordinar, delegar funciones y reconocer el trabajo de los miembros de su equipo. Adems, el director debe informar frecuentemente del avance del proyecto ante sus superiores. Tal vez, la funcin ms difcil e importante del director sea controlar el proyecto. Pocos planes hay que puedan llevarse a la prctica sin problemas y retrasos. La labor del director de proyectos es hacer un seguimiento de las tareas, los plazos, los costes y las expectativas, con el fin de controlar todos los estos elementos. Si el mbito del proyecto tiende a crecer, el director del mismo debe tomar una decisin: habra que reducir el mbito del proyecto para respetar el presupuesto y los plazos, o revisar dicho presupuesto y dichos plazos? El director del proyecto debera ser capaz de presentar alternativas, y sus implicaciones, a los plazos y presupuestos para saber responder a las expectativas. Herramientas y tcnicas de gestin de proyectos Grficos PERT: PERT, que significa Proyect o Program- Evaluation and Rewiev Technique (tcnica de evaluacin y revisin de proyectos o programas-), fue desarrollado a finales de la dcada de 1950 1959 para planear y controlar los grandes proyectos de desarrollo armamentstico del ejercito estadounidense. Fue desarrollado para evidenciar la interdependencia de las tareas de los proyectos cuando se realiza la planificacin de los mismos. En esencia, PERT es una tcnica de modelos grficos interrelacionados. Definiciones y smbolos de PERT En los grficos PERT, los proyectos pueden organizarse en acontecimientos y tareas. "Un acontecimiento (tambin llamado hito) es un punto en el tiempo que representa el inicio o la finalizacin de una tarea o un conjunto de tareas" Parar ilustrar los acontecimientos en los grficos PERT se ha utilizado una gran variedad de smbolos: crculos, cuadrados y similares. En los grficos PERT, estos acontecimientos reciben a menudo el nombre de nodos. Cada nodo est dividido en tres secciones. La parte izquierda del nodo incluye el nmero de identificacin del acontecimiento. Este nmero por lo general hace referencia a una leyenda que define explcitamente el acontecimiento. Las partes derecha superior y derecha inferior del nodo se usan para anotar los tiempos mximo y mnimo de finalizacin del acontecimiento. En vez de ser fechas, estos tiempos se cuentan a partir de TIEMPO = 0, donde 0 corresponde a la fecha en la que se inicia el proyecto. Todos los grficos PERT tienen un nodo de inicio y un nodo de fin que seala el fin del proyecto. En un grfico PERT, las tareas (llamadas tambin actividades) se presentan mediante una flecha entre nodos. "Una tarea es una actividad del proyecto (o un conjunto de actividades)" En la flecha, se incluyen una letra de identificacin de la tarea y la duracin esperada de la misma. La direccin de la flecha indica que acontecimiento debe ser completado antes que el otro. La duracin de la tarea resulta en la terminacin del nodo siguiente. Una flecha con trazo discontinuo tiene un significado especial. Es una tarea vaca. "Una tarea vaca representa la dependencia de dos acontecimientos. Sin embargo, como no ha de llevarse a cabo ninguna actividad, no existe duracin entre dichos acontecimientos" Estimacin de los requisitos de tiempo del proyecto y elaboracin de un PERT Antes de dibujar un graficar un grfico PERT, debe hacerse una estimacin del tiempo requerido por cada tarea del proyecto. El grafico PERT puede utilizarse para indicar los tiempos mximos y mnimos para la finalizacin de las tareas. Aunque estos tiempos se expresan a menudo en forma de personas-da, no es recomendable este planteamiento. No existe ninguna pruebe de que exista dependencia lineal entre el tiempo de terminacin de un proyecto y el nmero de personas asignadas al equipo del proyecto. Muchos proyectos de sistemas que se entregaron con retraso aumentaron ms su desviacin en los plazos cuando se aadieron ms personas al equipo de proyecto. Por el hecho de que dos personas hagan un trabajo en cuatro das no puede suponerse que cuatro personas lo hagan en dos das. Por esto es mejor que se exprese este tiempo en das de calendario para un nmero dado de personas asignadas por tarea. Los requisitos de tiempo de los proyectos deben ser calculados por estimacin. Con estimacin se refiere a hacerse como se pueda. Un buen director de proyectos analista de sistemas se basa en sus datos y su experiencia en otros proyectos anteriores. Existen productos CASE, como SPQR/20 que pueden ayudar a los directores de proyectos a realizar mejores estimaciones de tiempo. Otras organizaciones han puesto en prctica normas internas para calcular las estimaciones de tiempo de los proyectos de una forma ms estructurada. Estas normas pueden suponer tener que analizar las tareas en funcin de su dificultad, de los conocimientos y tcnicas necesarios y de otros factores identificables. Alternativamente, podra hacerse una estimacin optimista y despus ajustarse usando factores de peso a diversos criterios, como el tamao del equipo, el nmero de usuarios finales con los que se tiene que trabajar, la disponibilidad de dichos usuarios finales, y as sucesivamente. Cada factor de peso puede tanto aumentar como reducir el valor de la estimacin. Factores que influyen sobre las estimaciones: Tamao del equipo de proyecto Experiencia de los miembros del equipo Nmero de usuarios finales y directivos Actitud de los usuarios finales Compromiso de la direccin Disponibilidad de los usuarios finales y los directivos Proyectos en curso Para calcular los requisitos de tiempo y dibujar un grfico PERT, son necesarios cinco pasos: Hacer una lista de todas las tareas y acontecimientos del proyecto Determinar las dependencias entre las tareas. Para cada tarea, se anotan las tareas que han de completase antes y despus de la terminacin de la tarea en concreto Hacer una estimacin de la duracin de cada tarea. Esta estimacin se realiza de la siguiente manera: Calcular la cantidad mnima de tiempo que llevara realizar la tarea, que recibe el nombre de tiempo ptimo (TO). El clculo del TO supone que no sucedern ni siquiera las interrupciones o retrasos ms probables Calcular la cantidad mxima de tiempo que llevara realizar la tarea, que recibe el nombre de tiempo psimo (TP). El clculo del TP supone que todo lo que pueda ir mal ir mal Calcular el tiempo ms probable (TMP) que ser necesario para realizar la tarea Calcular la duracin esperada (DE) de la siguiente manera: Proyectos informticos: La Informtica o computacin es la ciencia del tratamiento automtico de la informacin mediante un computador (llamado tambin ordenador o computadora). La Informtica es la tecnologa que estudia el tratamiento de la informacin. La informtica es un amplio campo que incluye los fundamentos tericos, el diseo, la programacin y el uso de las computadoras (ordenadores). El proyecto representa el enunciado de una intervencin concreta de la que se espera tener resultados que contribuyan al logro de los efectos especficos que un programa define. Como tal, expresa el nivel operativo del proceso de planificacin, por lo que sus metodologas y tcnicas sern de uso habitual para los profesionales de la Intervencin social. Hasta no hace mucho tiempo el concepto de proyecto y los documentos, planificacin y gestin eran consideradas nicamente en las grandes obras de ingeniera. La informtica, aun los grandes sistemas, era considerada ms como una labor artesana, muy prxima al programador, que como una tcnica con necesidad de una planificacin efectiva. Actualmente el concepto de proyecto se aplica al campo de la informtica. Este cambio no surgi de la noche a la maana, sino que fue debido a la evolucin de los propios sistemas informticos. La informtica constantemente dobla su capacidad y posibilidades, pero tambin las exigencias que debe cumplir, siendo la eficacia y rentabilidad de su sistema informtica un factor muy importante para las empresas modernas. Este notable aumento de la complejidad de la informtica ha sido la que ha hecho necesario su consideracin como proyecto, asocindose las tcnicas y procedimientos de diseo, planificacin y gestin del proyecto tradicional. La definicin de proyecto informtica no vara de la definicin de proyecto dada anteriormente, tan solo varia el campo de aplicacin de las tcnicas asociadas al proyecto. Una de las fases ms complejas del proyecto es la de definir los objetivos. La persona que encarga el proyecto rara vez conoce claramente los objetivos, tan solo tiene una idea general, quiere informatizar algo o gestionar algo. Este es uno de los problemas con que se encuentra la informtica en las primeras fases del proyecto. El no definir los objetivos correctamente es la causa de muchos de los problemas que se presentan durante el cielo de desarrollo del proyecto: El cliente puede no quedar satisfecho con el producto final, ya que es posible que no haya definido correctamente lo que quiere. El cliente puede introducir objetivos o restricciones durante la ejecucin del proyecto que afecten de manera sustancial al mismo. La no concrecin o ambigedad de los objetivos puede provocar que nadie se responsabilice de los fallos, ya que gran parte del proyecto habr sido dejado al criterio del programador, en vez de ser este nicamente el tcnico que permita obtener los objetivos impuestos por el cliente. Los objetivos debe fijarlos pues quien encarga el proyecto, y se ha de conseguir que estos sean claros, definidos, concretos y no ambiguos. Es el conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, de las cuales resulta un producto final (Metas Presupuestarias), que concurre a la expansin de la accin de Gobierno. Representa la creacin, ampliacin y/o modernizacin de la produccin de los bienes y servicios, implicando la variacin sustancial o el cambio de procesos y/o tecnologa utilizada por la Entidad. Luego de su culminacin, generalmente se integra o da origen a una Actividad. Aunque los aspectos puramente materiales y tcnicos de disear son esenciales, es necesario considerar el componente no-tcnico que igualmente influye en la viabilidad del proyecto. En realidad, cuando un problema no presenta aspectos como la legalidad, belleza, economa, etc., o bien factores de carcter poltico, social, tico, el problema no es de ingeniera sino que ms bien se est ante un problema de tipo exclusivamente tcnico. OBJETIVOS DEL PROYECTO Existen tres tipos de familias de objetivos informticos: 1.-De servicio: Este tipo de objetivos son definidos por el cliente, normalmente para alcanzar a largo plazo (3 meses a dos aos) y afectan a la organizacin operativa y gestin del rea usuaria. Pueden ser cualitativos (fiabilidad, calidad, etc.) y cuantitativos (beneficios de gestin, beneficios de funcionamiento, etc.) 2.-De produccin: Son definidos por la informtica, se han de cumplir a corto plazo y afectan al desarrollo y explotacin del proyecto. Normalmente son cuantitativos (coste, plazo, calidad, rendimiento, etc.). En cuanto a los objetivos coste, plazo y calidad, lo ms importante es sealar que no se pueden alanzar los tres simultneamente. Si dos estn especificados, es necesario que el tercero pueda variar. 3.-Estratgicos: Son definidos por el DG, su alcance es a largo plazo (de 3 a 5 aos) y afectan a todas las reas de la empresa. Normalmente son cualitativos (cobertura, integracin, imagen, migracin, etc.) TIPOS DE PROYECTO Atendiendo al criterio de riesgo en la ejecucin y grados de libertad en la implementacin podemos distinguir entre varias clases de proyectos: Proyectos de investigacin bsica La investigacin bsica es la que se realiza con total libertad hasta el punto que a veces no existen objetivos marcados. Su libertad es mxima y el riesgo de no conseguir algn resultado es muy grande.
Proyectos de investigacin aplicada Existen menos grados de libertad y se pueden marcar algunos objetivos a conseguir, no obstante el riesgo sigue siendo alto en este tipo de proyectos. Es en este tipo donde empieza a aplicarse el concepto de proyecto definido anteriormente, ya que cada investigacin ira dirigida a un propsito determinado y se le asignaran unos recursos, aunque estos pueden ser cambiantes con el tiempo. Proyectos de investigacin y desarrollo (I+D) Estos ya son aplicaciones muy especficas que han de dar lugar a la produccin de prototipos y donde se realiza un diseo previo, se proponen unos objetivos y se realiza un estudio de viabilidad. Proyectos correspondientes a la construccin de cualquier elemento El grado de libertad de que se dispone en este tipo de proyectos es todava menor que en los anteriores, ya que conocemos el coste, la cantidad y la naturaleza de los recursos. Vemos que se puede considerar proyecto segn la definicin que hemos considerado a los tres ltimos tipos pero no as al proyecto de investigacin bsica. Por otra parte, es conocida la gran diferencia existente entre los objetivos y finalidades de la empresa pblica y privada, por lo que, los proyectos pueden ser a su vez pblicos o privados. Esta diferenciacin tiene unas caractersticas distintas, aunque no lo suficientemente grande como para hacer un estudio diferenciado de sus metodologas de desarrollo. Las mayores diferencias suelen centrarse en dos aspectos fundamentales: Criterios de valor del promotor Una caracterstica de los proyectos privados es la bsqueda de un beneficio econmico, con una menor preocupacin por los aspectos sociales y ambientales. En cambio los proyectos pblicos pueden no buscar ese beneficio econmico- comercial o sustituirlo por otro de carcter social o ambiental. Nivel de complejidad Normalmente los proyectos pblicos, por tomar en consideracin un mayor nmero de aspectos (sociales, econmicos, ambientales, etc.) entraan un nivel de complejidad mucho mayor. Estos proyectos son financiados con fondos pblicos y por lo tanto pueden estar justificados con bajos ndices de rentabilidad econmica. El sistema de gestin de proyectos Con el objetivo de llevar a buen fin la gestin de proyectos, es necesario que la organizacin cuente con ciertos elementos claves. El conjunto de esos elementos constituye un sistema de gestin de proyectos en el que cada elemento individual es lo que denominaramos un subsistema. Dado que todos los sistemas se componen de entradas, salidas y un proceso que transforme las entradas en salidas, lo mismo puede decirse de cada uno de los componentes de un sistema de gestin de proyectos. El sistema de gestin de proyectos consta de siete componentes o subsistemas, que son los siguientes: Sistema de planificacin: De todos los elementos del sistema de gestin de proyectos, el sistema de planificacin es posiblemente el ms importante, puesto que si se elabora un mal plan probablemente ser imposible realizar una correcta ejecucin del proyecto. Hay una cierta tendencia a adoptar un planteamiento compulsivo, a actuar por actuar, con independencia de si lo que se hace es o no es lo adecuado. A menudo la preocupacin por las tareas est tan arraigada que parece existir la creencia de que si alguien no est haciendo algo relacionado con alguna tarea est perdiendo el tiempo. Se considera que la planificacin no produce resultados y es, por tanto, una prdida de tiempo. Esta consideracin es completamente falsa, ya que una mala o inexistente planificacin inevitablemente conducir a una mala realizacin en el proyecto, lo cual repercutir enormemente tanto en la calidad como en el plazo de terminacin del proyecto, ocasionando grandes perjuicios. Una buena planificacin adems de repercutir enormemente en la buena realizacin del proyecto, tambin facilita en gran medida las tareas que se tengan que realizar con posterioridad. Sistema de informacin: El sistema de informacin es el sistema que se encarga de recopilar los datos necesarios para que el director del proyecto sepa si el proyecto lleva la direccin prevista. Sin embargo, esa informacin debe ser puntual, y uno de los problemas que tienen algunas organizaciones es que los datos sobre el proyecto son recogidos, introducidos en un ordenador central, procesados y distribuidos a intervalos tan largos de tiempo que la informacin resulta intil a efectos de control. Sistema de control: El control de un proyecto es una de las responsabilidades de un director de proyectos. El sistema de control debe utilizar los datos sobre la situacin del proyecto para determinar en cualquier etapa de dicho proyecto el cmo est desarrollndose con respecto al plan estipulado al inicio de su realizacin, e iniciar acciones correctoras si se produjera alguna discrepancia significativa que pudiera conllevar el alejamiento de la consecucin de los objetivos del proyecto. Hay que sealar que un sistema nicamente de seguimiento del proyecto no es un sistema de control.
Sistema de tcnicas y metodologas: En todo proyecto se hace uso de ciertas tcnicas y metodologas para realizarlo, siendo una gran ayuda para la realizacin de un gran nmero de tareas (e incluso automatizando muchas de ellas, consiguiendo por lo tanto una reduccin en el tiempo de duracin de algunas tareas as como una mejora en la calidad. Un ejemplo de tecnologas aplicables al mbito del proyecto seran: el diseo asistido por ordenador, programacin en PERT y CPM, y modelos de clculos de costes. Sistema de organizacin: Con el fin de coordinar los esfuerzos de la gente, se establece una organizacin, que debe definir sus lmites en cuanto a su autoridad, obligaciones y responsabilidad de los participantes. En el caso de que los miembros de un proyecto no tengan autoridad, no se sentirn responsables de sus acciones y ser el director del proyecto el que tenga que tomar todas las decisiones. El resultado de esto es que el director de proyecto cargar constantemente con todos los problemas y los miembros del proyecto no tendrn conciencia de la repercusin de sus actos en el desarrollo del proyecto. Sistema cultural: La cultura de una organizacin es el efecto combinado de los valores, creencias, actitudes, tradiciones y comportamientos de los miembros de esa entidad. Cuando un miembro del equipo de proyecto trasgrede las expectativas culturales de miembros poderosos que formen parte tambin de dicho equipo, suelen crear problemas. Si una organizacin ha estado practicando la direccin informal de proyectos, la adopcin de un sistema disciplinado exige un cambio en la cultura de la organizacin. El cambio principal es que los proyectos deben estar adecuadamente planificados, y la respuesta inicial ser con frecuencia que eso conlleva demasiado tiempo e inmoviliza determinados recursos. Es importante sealar que el xito en la direccin de proyectos exige cooperacin entre todos los grupos implicados, y proporciona herramientas para establecer fechas de entrega realistas antes de llegar a compromisos con los clientes. Tambin es relevante sealar que la introduccin de la direccin formal de proyectos despierta a menudo resistencia porque la gente no ve ningn beneficio en ella, sino que slo se ven los costes que va a implicar. Para conseguir que se acepte la disciplina, los miembros de la organizacin deben ver algn beneficio para ellos, en lugar de una penalizacin. Por desgracia, es el tiempo necesario para la planificacin del proyecto lo que se contempla como una penalizacin. Hace falta tiempo y experiencia para comprobar que la planificacin evita muchos problemas y obstculos ms adelante.
Sistema humano: Uno de los aspectos ms difciles y complicados en la direccin de proyectos es la vertiente humana. Es completamente cierto que ninguna de las herramientas de la gestin de proyectos tiene valor si no hay gente dispuesta a utilizarlas. Por esta razn, los directores de proyectos deben tener grandes aptitudes para las relaciones humanas. Entre ellas se incluyen la capacidad para proporcionar liderazgo adecuado a los miembros del equipo; capacidad para negociar los recursos necesarios para el proyecto con los clientes, los miembros del equipo y otros directivos; habilidades para crear un equipo; habilidades de comunicacin, y conocimientos sobre cmo motivar a los miembros del equipo de proyecto cuando es necesario. Un director va a necesitar menos habilidades tcnicas, mayores habilidades conceptuales (capacidad para tener una perspectiva de conjunto) y mejores habilidades en cuanto a relaciones humanas, conforme se va progresando en la organizacin. Direccin de proyectos: La direccin de proyectos se puede definir como la aplicacin de conocimientos, aptitudes, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto, encaminados a satisfacer o colmar las necesidades y expectativas de una organizacin mediante un proyecto. Para satisfacer estas necesidades de los clientes, hay que equilibrar las demandas entre: Alcance, plazos, coste y calidad Distintas necesidades y expectativas de las diferentes entidades involucradas en el proyecto. Necesidades identificadas y expectativas sin identificar. Ya desde las ms tempranas pocas de la historia de la humanidad la direccin de proyectos tuvo una gran importancia y repercusin. Desde la construccin de las pirmides de Egipto y hasta las del pueblo Maya tuvieron que utilizar la direccin de proyectos para su realizacin. Los constructores de esas notables estructuras fueron los primeros directores de proyectos del mundo. No contaban con la ayuda de ordenadores ni con herramientas de programacin como la PERT (Performance Evaluation and Review Technique, tcnica de evaluacin y revisin del rendimiento) o el CPM (Critical Path Method, mtodo del camino crtico), y en ocasiones ni siquiera con papel para dibujar planos. A pesar de ello, dirigieron proyectos de una complejidad excepcional utilizando las herramientas ms sencillas. Aunque la direccin de proyectos tiene una antigedad de al menos 4.500 aos, hasta muy recientemente no ha sido reconocido el papel del director de proyectos como disciplina por derecho propio. Algunas universidades estn comenzando ahora a ofrecer cursos de direccin de proyectos, en algn caso con rango de doctorado. Por otra parte, la llegada del software de programacin para ordenadores personales ha hecho aumentar rpidamente el inters por la direccin de proyectos. En la actualidad hay proyectos de todo tipo, como por ejemplo el desarrollo de nuevos productos, la elaboracin de un plan de marketing, la construccin de un gran edificio de oficinas, etc.... Las posibilidades son casi infinitas, lo que hace de la direccin de proyectos una disciplina casi universal. An en el caso de actividades aparentemente repetitivas (como por ejemplo la construccin de viviendas utilizando una y otra vez los mismos diseos) hay variables que harn nico cada proyecto (en el ejemplo de la construccin de viviendas podra ser el terreno sobre el que se construye, las condiciones meteorolgicas, etc). Es la singularidad de cada proyecto lo que plantea demandas especiales a los directores de proyecto y convierte a la vez a la direccin de proyectos en una disciplina estimulante. Un gran problema que existe en la direccin de proyectos es el no tener claros cules son sus caractersticas. La direccin de proyectos no es simplemente programacin; con la creciente popularidad del software de programacin para ordenadores personales, muchas personas piensan que basta con comprar software y aplicarlo para hacer una buena direccin de proyectos. Luego descubren que realmente no saben cmo aplicar ese software; esto es como empezar la casa por el tejado, puesto que es muy difcil saber qu software comprar si no se tiene una idea muy clara de cmo dirigir proyectos y no se sabe exactamente lo que se va a hacer con dicho software. Por ejemplo, dependiendo de si se van a hacer asignaciones de recursos multiproyecto (en varios proyectos a la vez) se va a necesitar uno de los paquetes ms potentes; por el contrario, para dirigir unos cuantos proyectos menores se puede utilizar uno de los programas menos potentes (y ms baratos). Durante mucho tiempo ha sido costumbre decir que la direccin de proyectos es la planificacin, programacin y control de actividades del proyecto para conseguir objetivos en cuanto a rendimiento, dinero y tiempo en un trabajo con un alcance determinado. Normalmente de esos tres objetivos, slo se pueden cumplir dos ya que el hecho de hacer nfasis en dos de ellos cualesquiera, influirn negativamente en el restante. Por tanto, es importante que el director del proyecto dilucide qu dos de esos tres objetivos (mayor rendimiento, un coste escaso y un tiempo de realizacin bajo) son prioritarios sobre el que resta dependiendo de las caractersticas de cada proyecto en particular.
Organizacin del proyecto informtico El primer concepto a tener en cuenta al desarrollar un proyecto es que este siempre tiene como objetivo un beneficio, pero no necesariamente econmico, si bien los dems beneficios (de servicio, de imagen, etc.) suelen tener a largo plazo repercusiones econmicas. El proyecto informtica debe ser entendido como una decisin estratgica de la empresa, bien como consecuencia de una necesidad de informatizar una tarea o bien para mejorarla, por propia evolucin o por cambios estratgicos. Al abordar un proyecto se deben considerar los recursos necesarios, algunos de ellos son: Fsicos Sistema central Perifricos Comunicaciones Lgicos Estructuras de almacenamiento Monitores de comunicaciones Lenguajes Utilidades Mtodos de desarrollo Control de seguridad y desarrollo Humanos Seleccin Formacin Incentivacin En funcin de la disponibilidad de los distintos recursos se evala la viabilidad del proyecto, es decir, la garanta de acabarlo con xito, as como el beneficio que reporta a la empresa (Viable + Rentable = Proyecto iniciable). Sin embargo la evaluacin de la viabilidad es compleja en un proyecto informtico, ya que a menudo no es posible estimar de forma correcta el coste (tiempo, trabajo, recursos, etc.) que va a conllevar una parte del proyecto. Existen unas metodologas para sistematizar todos estos clculos que se vern en temas siguientes, pero siempre existe un grado de incertidumbre dentro de estas estimaciones. Sobre la rentabilidad inciden directamente el tiempo de desarrollo y el tiempo de explotacin, incluso si el proyecto va dirigido a un cambio en la infraestructura de la empresa, como un nuevo programa gestor de contabilidad o a mejora de las comunicaciones, conlleva un coste para la empresa, aunque al departamento solicitante le salga gratis. Por ello es practica recomendable dentro de grandes empresas facturar los trabajos a cada departamento, dentro de la empresa, para que estn a cargo de su propio presupuesto, con objeto de que se evalen las necesidades con criterio ms restrictivo y racional y solo se soliciten trabajos plenamente justificados. Agentes que intervienen en el proyecto informtico La persona que decide o patrocina el proyecto es generalmente alguien de cierto nivel en la empresa, que lo encarga de forma directa o indirectamente a travs del departamento de informtica a una persona que ser el responsable del mimo hasta su finalizacin e implantacin. Para desarrollar un proyecto hay que formar un equipo, el equipo probablemente contara con especialistas de las siguientes categoras: Analista funcional. Analista orgnico. Analista / programador. Programador. El jefe de proyecto: En la relacin anterior falta la figura encargada de coordinar, dirigir, controlar y responsabilizarse en ltimo trmino de la ejecucin del proyecto. Esta es la figura del jefe o director de proyecto. Esta persona debe tener una autoridad real, una capacidad para tomar decisiones sobre la realizacin del proyecto siempre respetando los objetivos del proyecto. La falta de autoridad o el exceso de independencia de algunas reas informticas son la causa de muchas dificultades en los proyectos. La misin del jefe de proyecto tiene dos vertientes, por un lado la tcnica, ha de concretar objetivos, adecuar el proyecto a las posibilidades de la empresa, gestionar los recursos, cambiar los mtodos, etc., y por otro lado la de gestin de recursos humanos, materiales y de relacin con otros departamentos y con el usuario o receptor del proyecto informtico. En definitiva y como resumen las funciones del jefe de proyecto podran resumiese como tres: Planificar, que es la nica forma de asegurar la finalizacin del proyecto en el plazo adecuado sin dejarlo en manos de la improvisacin. Coordinar, para que todas las acciones de los implicados en el proyecto tanto propios (componentes del equipo de proyecto) como externos (usuarios u otros departamentos o empresas), sean eficaces y no den lugar a conflictos. Controlar, para asegurar que se cumple lo planificado y se obtiene la calidad requerida. El equipo de proyecto: El equipo estar formado por un conjunto de tcnicos en tareas informticas, al mando directo del jefe del proyecto. Eventualmente puede ser necesaria tambin la intervencin de personal ajeno al equipo de proyecto para la realizacin de tareas concretas El usuario, como conocedor de las funciones y necesidades a cubrir por el proyecto, debe tambin ser involucrado en el mismo. Debe contarse tambin desde el principio con la participacin del personal tcnico de otros departamentos, como sistemas, seguridad, control de calidad o explotacin, etc. Es especialmente importante que todos los componentes del equipo tcnico conozcan con la suficiente antelacin la planificacin del proyecto, para que dispongan de tiempo suficiente para cumplir los plazos Vista la funcin del jefe de proyecto, cabe considerar la composicin y funcionalidad del resto del equipo. No vamos a tener en cuenta el numero de componentes, que variara de un proyecto a otro, de hecho la funcionalidad de los componentes tampoco es estricta y puede variar o incluso no ser necesaria la participacin de alguno de ellos. Las funciones propias de los componentes del proyecto son las de anlisis y programacin: Anlisis o Diseo: Funcional o externo Orgnico o interno (tambin, tcnico) Programacin: Lgica del programa (estructura) Codificacin Pruebas (unitarias y de conjunto) Estas funciones dan lugar a los puestos de trabajo: Analista funcional, Analista orgnico y Programador. Exista un puesto eslabn entre el de analista y el programador, es el analista-programador. Este puesto surge debido a la dbil separacin que existe entre los puestos anteriores, especialmente en proyectos pequeos. Por otra parte tambin es interesante que el programador tenga algo de conocimiento de anlisis tcnico, ya que al final esto implica una disminucin de los costes. Por lo general dentro de un proyecto el nmero de programadores puros es mucho mayor que el de analistas, sin embargo esto tiende a cambiar, lo ideal sera que el anlisis y diseo pudiesen ser introducidos directamente en programas que de manera automtica generasen el cdigo, eliminando la tediosa tarea de codificacin y dejndole al tcnico tan solo la tarea de diseo funcional y tcnico. En la actualidad aun es necesaria una gran cantidad de programadores que realicen estas tareas. Funciones del Analista funcional: Es el encargado de la fase anlisis del proyecto, tiene una visin ms general del proyecto que los dems componentes. Sus funciones son: Estudio de la situacin actual Estudio de los objetivos Estudio de viabilidad Estudio del impacto hardware / software (Estos estudios han de realizarlos en colaboracin con el jefe de proyecto) Definicin de los requisitos del proyecto Definicin de circuitos Identificacin de necesidades de informacin e intercambio Identificacin de procesos Elaboracin de la documentacin funcional Diseo del modelo de entidades Diseo del flujo de datos Diseo lgico de ficheros y tablas Diseo de conversaciones (Las funciones de diseo se realizan en colaboracin con el analista orgnico) Funciones del analista orgnico o tcnico: Es el encargado de la parte de diseo del proyecto. Sus funciones son: Diseo tcnico de transacciones y tareas en general. Descomposicin y diseo de cadenas de explotacin Diseo de procedimientos de recuperacin y control Diseo fsico de ficheros y tablas Diseo de prototipos y de pruebas de conjunto Evaluacin y control de pruebas unitarias y de conjunto Puesta en produccin de la aplicacin Elaboracin de documentacin tcnica Elaboracin de cuadernos de carga Funciones del programador: Estructuracin lgica del programa Codificacin Pruebas unitarias Colaboracin en pruebas de conjunto Clasificacin de los sistemas de informacin: Tambin una buena manera de abordar la estructura conceptual para los sistemas de informacin, es desde los trabajos de Gorry y Scott Morton. En el que relacionan el trabajo fundamental de Herbert.A.Simon sobre la decisin estructurada y no estructurada, con el planeamiento estratgico, control gerencial y control operacional de Anthony. Simn divide la toma de decisiones en tres fases: Inteligencia Diseo y Eleccin; en una decisin estructurada, las tres fases son totalmente inteligibles y computables por el decisor humano; por lo cual esa decisin es programable. En una decisin no estructurada no hay pleno entendimiento de una o algunas de esas fases. Henry C. Lucas tambin toma a dichos trabajos, para poder diferenciar los distintos tipos de sistemas a fin de llegar a una implementacin exitosa, de sistemas de informacin computarizados. La siguiente tabla muestra la estructura conceptual de Gorry y Scott Morton.:
Los recursos ms frecuentemente utilizados que caracterizan a un sistema de informacin, son los componentes de la Tecnologa de la Informacin ( TI ) como ser el uso de Hardware, Software y Comunicaciones. En cuanto a estos elementos de la Tecnologa de la Informacin, podemos considerar que ya han llegado a un desarrollo ms que suficiente para la aplicacin en una operacin informtica. Lo que nos lleva a que la gestin de un hecho informtico como un proyecto integral, tanto sea en su entorno de diseo, como en su planificacin y control, definen una nueva etapa; una mayora de edad en el tratamiento informtico. Es as que hoy dada la evolucin en la Tecnologa de la Informacin, los proyectos de aplicacin tpicamente administrativos, desarrollados principalmente en pequeas y medianas empresas, y que desarrollan su planeamiento informtico basado en el uso de las microcomputadoras; puedan ser administrados por un nico profesional Es por todo esto que, los conceptos de Proyecto y de Metodologa de diseo que, hasta hace poco tiempo, eran solamente aplicados a grandes emprendimientos; hoy tambin deben ser aplicados a medianos y pequeos emprendimientos. Considerando entonces, la importancia que la informtica tiene en los planes estratgicos de cualquier empresa moderna; no solamente se debe tener en cuenta la evolucin de los recursos de la tecnologa de la informacin, sino tambin las distintas metodologas para el desarrollo de los sistemas de informacin. As es que, el solo hecho de considerar a un asunto informtico como un proyecto al que se asocian tcnicas y procedimientos de diseo, supone un paso importante.
Inicio de un proyecto informtico: Ya vimos una clasificacin (ver figura 1), que nos permite clarificar el origen de un proyecto informtico, pero cmo podremos determinar la magnitud de un Proyecto informtico? En un entorno informtico estable, la decisin de iniciar un proyecto viene dada por las necesidades de: mantenimiento, modificacin, mejoramiento, reemplazo o capacidad; encuadrndose as, el proyecto informtico, dentro de una categora de complejidad mostrada en la figura 1.2: El Mantenimiento del programa; es una consecuencia de una omisin realizada en la etapa del diseo del sistema e involucra solucionar fallas menores del sistema, que obligar a la realizacin de cambios en el programa; como por ejemplo el descuido de no considerar que puedan ocurrir en el sistema, ciertas condiciones extraordinarias; como sera el caso de un aumento no previsto del 60 %, en la emisin de rdenes de compra. Las fallas tambin pueden provenir de otros factores, como ser en el caso de que existan cambios en las expectativas de los usuarios. La Modificacin del programa; involucra algo ms que un simple cambio en el programa; involucra un cambio estructural de una entidad Por ejemplo, un cambio en el nmero de dgitos del cdigo postal, o en el cdigo de zona telefnica. La diferencia con el Mantenimiento es el grado de importancia El Mejoramiento del sistema; es el agregado de capacidades que no formaron parte del sistema de informacin original; por ejemplo cuando en una divisin se implement un sistema de inventarios, este sistema no inclua un modulo para calcular la futura demanda de bienes y partes. La inclusin de este sofisticado mdulo de clculo es considerado un mejoramiento del sistema. El Reemplazo del sistema; ocurre cuando los sistemas de informacin se tornan fsicamente, tecnolgicamente o competitivamente obsoletos. Como es el caso de la utilizacin del lser, en el reconocimiento ptico de caracteres para la lectura del cdigo de barras, remplazando a la entrada por teclado. La Nueva Capacidad del sistema; son sistemas de informacin para los cuales no es necesario el uso de la automatizacin. Estn dados por la capacidad de poder modernizar la aplicabilidad de nuevos sistemas. Un ejemplo de ello, es la aplicacin de los sistemas expertos.
Categoras de los sistemas de informacin LA ELABORACIN DE UN PROYECTO INFORMTICO Un Proyecto Informtico lo componen un conjunto de tareas independientes cuyo objeto es la realizacin de un software que automatice el sistema de Informacin requerido por el usuario. Un proyecto nace a partir del momento en que se formulan sus necesidades. La persona que se vaya a encargar de su direccin tiene el deber de estudiarlas con los usuarios (clientes) y hacer el estudio de viabilidad en sus dos principales vertientes: *Tcnica * Econmica Se debe llevar a cabo una previsin para realizar la determinada aplicacin de software en una fecha prevista y ponerlo en marcha con recursos limitados tales como materiales, programas y personas que no posean necesariamente ni el mismo lenguaje ni los mismos objetivos laborales. Las razones del fracaso de un proyecto informtico, aparte de las citadas en las archifamosas leyes de Murphy, son: * Ausencia del estudio de viabilidad para ajustarse a unas necesidades claramente explicitadas y comprendidas. * Especificaciones vagas, incompletas o incluso cambiantes. * Falta de utilizacin de herramientas adecuadas para poder validar el comportamiento del sistema en el futuro, donde es necesario disponer de una buena herramienta de simulacin. * Mala estimacin de costes. * Reparto inadecuado de las tareas entre los miembros del equipo. * Ausencia o mal seguimiento que se llevan a cabo en momentos inoportunos o que no se ajustan a la realidad. Ante este sombro panorama no debemos desanimarnos ya que se puede tener la falsa impresin de que el ms mnimo error nos va a llevar al fin prematuro del proyecto. Afortunadamente, esto es solo una impresin (presuponer de antemano lo que va a ocurrir), pero existen tcnicas para llevarlo a buen puerto y es conveniente que al realizarlo por primera vez ste sea supervisado por una persona experta, que debe comprobar que se van cumpliendo todas y cada una de las etapas. A lo largo de mi vida profesional he dirigido un nmero suficiente de proyectos para poder permitirme, humildemente claro, el aconsejar los pasos a seguir, as como las decisiones a tomar si algo sale mal. Todo ello es muy subjetivo porque tambin hay que contar con la preparacin de la persona que lo vaya a desarrollar, as como una serie de cualidades que no voy a acometer en estos momentos, ya que no es el propsito que se persigue con este artculo. Ms bien se trata de proveer de las tcnicas o conocimientos de base indispensables para dirigir un proyecto informtico (este trmino esta utilizado para reducir el campo sobre el tema que se toca).
Conclusiones Durante el transcurso del presente trabajo se ha detectado y comprendido la necesidad del equilibro que se debe dar en un equipo de trabajo orientado al desarrollo de proyectos informticos, esto debido principalmente a la gran cantidad de problemas que se pueden presentar a lo largo de un proyecto, no slo a nivel de desarrollo de la aplicacin propiamente tal, sino, principalmente en los problemas que se desprenden de las interacciones interpersonales como la captura de requisitos, muchas veces existe una gran barrera entre el equipo desarrollador y el cliente, esta barrera es el conocimiento del problema que se desea desarrollar y del vocabulario tcnico utilizado en el rubro. Es en este punto donde nace la necesidad de dominar el problema que se desea abarcar, para que de este modo, se logre una comunicacin eficiente y eficaz que nos permita obtener una buena captura de requisitos.