1.

2 El supervisor y sus reas de resultados administrativos

Como administrador, el supervisor debe incorporar a su
quehacer una gran cantidad de tareas diversas e
interdependientes entre s. Aunque muchas de esas cuestan
clasificarlas y ubicarlas en un solo campo de aplicacin,
suelen identificarse cinco grandes reas en las que deben
lograrse resultados efectivos da a da:
EL PRODUCTO/SERVICIO
En lo que respecta al producto/servicio, las tareas
administrativas de todo supervisor deben tocar aspectos
fundamentales como:
- rendimiento - esttica o presentacin - calidad y
confiabilidad - cantidad - precios de vena o factores de costos -
fechas de entrega
LAS INSTALACIONES FISICAS, MAQUINAS Y EQUIPOS
Para fabricar el producto o suministrar un servicio adecuado
se requiere de un espacio fsico, construcciones y equipos
adecuados. Estas instalaciones, que representan la mayor
parte de los activos fijos de la empresa, deben satisfacer las
necesidade3s del producto o servicio, del mercado, del
empleado y de la empresa, y debe continuar hacindolo
todo el tiempo en que se tenga previsto satisfacer las
necesidades del cliente.
Por lo tanto, este aspecto demanda que el supervisor se
haga cargo de cuestiones tales como:
- diseo y distribucin del espacio fsico - rendimiento y
confiabilidad del equipo - consistencia del rendimiento -
seguridad de las instalaciones y de las operaciones
LOS PROCESOS
Al decidir sobre su proceso de trabajo, todo supervisor debe
tomar en cuenta factores tales como:



- enfoque al cliente - informacin - mtodos utilizados y
habilidades - capacidad disponible - costos previstos
- distribucin del trabajo en el espacio - seguridad -
mejoramiento - necesidades de mantenimiento
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EL PERSONAL
- salarios y planes de incentivos - seguridad e higiene - seleccin
y reclutamiento
1.3 El proceso administrativo
- condiciones laborales - motivacin - capacitacin
LOS PROGRAMAS
Los calendarios de entrega generan programas que deben
administrarse para una gestin eficaz de las actividades
relacionadas con:
- Compras - Ordenes de fabricacin/servicio - Mantenimiento -
Pagos - Almacenamiento - Transporte
La produccin de principio a fin, depende del personal, al
igual que los productos del ser humano, toda persona es un
ser variable: en intelecto, en capacidad y en expectativas. El
mando debe tomar parte en actividades de gestin de
personal tales como:
En general, el proceso administrativo aplicado al trabajo del
supervisor consiste de:
PLANEAR
El supervisor debe conocer los objetivos del trabajo, metas y
detalles previos a la labor a realizar, en trminos de
produccin, calidad, recursos, etc.
ORGANIZAR
Crear y preparar los medios adecuados para realizar el
trabajo, formar equipos de trabajo, asignar las tareas, etc.
DIRIGIR
Motivar e impartir instrucciones, hacer correcciones, dar
confianza y aliento al personal y otras actividades
necesarias al logro de los resultados perseguidos.
COORDINAR
Orientar los distintos esfuerzos de manera que tiendan
todos hacia un mismo fin.
CONTROLAR
Medir, inspeccionar y observar los resultados (tanto finales
como parciales) para determinar si la realizacin del trabajo
se ajusta a lo planificado. Esta fase nos permite introducir
acciones correctivas para mejorar los procesos, productos y
personas.
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El proceso administrativo


Planear Organizar Coordinar Dirigir Controlar
Mejoras


Para ilustrar en secuencia las etapas del proceso
administrativo, supngase a un supervisor de limpieza
administrando las actividades de un equipo de personas que
tiene la encomienda de mantener la limpieza de las reas de
trabajo en una empresa cualquiera (sea manufacturera o de
servicios):
Ejemplo: el proceso administrativo en un supervisor de limpieza

Funcin
Actividad


Planear
- Definir alcances del trabajo: rea de limpieza (puede
ser planos, fotos, etc.)
- Establecer objetivos: puede ser X metros cuadrados
por hora o jornada.
- Establecer metas de desempeo: puede ser metros por
persona o equipo
- Definir calidad del trabajo: definir parmetros de
aceptacin del trabajo
- Elaborar listas de utensilios y detergentes requeridos
- Determinar cantidad y perfil de empleados necesarios
para las labores
- Elaborar instructivos de trabajo y procedimientos necesarios



Organizar
- Asignar group leaders, o encargados de equipos, asignar reas y
distribuir el personal
- Distribuir los materiales y utensilios entre el personal e impartir
las instrucciones necesarias


Dirigir
- Hacer jornadas de seguimiento, motivar, efectuar pequeas
correcciones, impartir instrucciones especficas para reas
incmodas, encauzar el trabajo que no est quedando bien, etc.


Coordinar
- - -
Re asignar personal que ha terminado su labor hacia donde se
necesiten Reunir encargados de rea para trabajos conjuntos
Mover detergentes y utensilios que sobran en un rea a otras donde
faltan


Controlar
- Hacer jornadas de seguimiento, motivar, efectuar
pequeas correcciones, impartir instrucciones especficas
para reas incmodas, encauzar el trabaos que no est
quedando bien, etc.
- Inspeccionar las reas y comparar con los parmetros
de calidad establecidos.
- Evaluar los resultados de las labores por persona o
por equipo.
- Decidir acciones correctivas para el proceso,
instalaciones y personas luego de la evaluacin de los
resultados para evitar la recurrencia de errores cometidos en
desarrollo de las actividades.

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1.4 Gestin administrativa y mejoramiento continuo
El trabajo diario del supervisor o mando en su rea de
trabajo puede dar la sensacin de estar en un crculo vicioso
sin principio ni fin. Las cinco etapas del proceso
administrativo se suceden una a otra concatenadamente,
cada una afectando el funcionamiento de las dems en una
inter relacin permanente y natural.
Como ha podido apreciarse, la planeacin es la fase inicial
del proceso administrativo y no existen dudas sobre la
importancia de esta etapa, ya que sin planes, las funciones
de organizar, coordinar dirigir o controlar se haran de
manera improvisada y esto imposibilitara garantizar el xito
de las actividades.
Cuando en la etapa del control se descubre que hay una
desviacin importante respecto a lo planeado,
probablemente se tendr que repetir otra vez todo el
proceso de administracin, esta vez, mejorado con las
acciones correctivas correspondientes, lo que hace que el
proceso administrativo se compare con una espiral y no con
un crculo vicioso rutinario.
1.5 El mando y la planeacin de su trabajo 1.5.1 Qu es la
planeacin?


Una buena planeacin garantiza:
- Que las cosas sucedan tal como se desean. - Un marco de
referencia adecuado para tomar decisiones prcticas. - Evitar la
improvisacin y la confusin
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Planear es una de las etapas mas importantes de la gestin
administrativa del mando ya que esta determina que todas
las actividades se realicen sobre una base programada y
prevista, evitando improvisaciones que muchas veces
conducen al supervisor a un callejn sin salida.
Planear es la funcin administrativa que consiste en
determinar hoy lo que debe hacerse en el futuro. Significa
pensar antes de actuar. Es mirar hacia delante y trazar de
antemano el camino que se va a seguir. Significa pensar
qu trabajo se deber hacer y cmo hacerlo.
Planear es un proceso formal por medio del cual se fijan objetivos
concretos y se establecen procedimientos detallados para
alcanzarlos.
1.5.2 Las funciones de la etapa de planear
Entre las funciones que corresponden a esta etapa se
pueden distinguir:
- Diseo del producto/servicio segn los
requerimientos de ventas. De esta etapa surgen las listas de
especificaciones donde se detallan las caractersticas del
producto o servicio. Aunque por lo general el mando no
participa en la fase de diseo debe poseer un amplio
conocimiento sobre el manejo de las especificaciones y
tolerancias del producto/servicio para dirigir el trabajo
enfocado en los requisitos del cliente.
- Establecimiento de la informacin tcnica necesaria
para la fabricacin. Esta actividad, donde se confeccionarn
procedimientos, instructivos de trabajo, hojas de ruta,
diagramas de flujo de procesos, disposicin de los puestos de
trabajo (lay out) y otras informaciones sirve de base para la
organizacin del rea de trabajo y para la capacitacin del
personal. Esta informacin es la base para una organizacin
eficaz de los procesos de realizacin del producto que se
fabrica o el servicio que se suministra.
- Disear los formatos e impresos necesarios para una
adecuada informacin, programacin y control del trabajo.
- Determinar el momento en que se inicia y termina
cada etapa del trabajo.
- Proveer las necesidades de materiales, maquinaria,
herramientas, mano de obra, etc., para ejecutar los trabajos.
- Definir programas de mantenimiento de las
instalaciones, de la maquinaria y equipo que haga posible
reducir las paradas del proceso por daos de los mismos.
1.5.3 Caractersticas de la informacin generada en la planeacin
La informacin proveniente de las funciones de la
planeacin ha de constituir verdaderas herramientas para la
accin y, referencia adecuada para la precisin y exactitud
de las actividades de los empleados en sus respectivos
puestos de trabajo.
Por esta razn, esta informacin debe poseer las siguientes
caractersticas:
EXPLICITA
La falta de claridad en la informacin puede dar lugar a un
trabajo inadecuado debido a la falta de comprensin de
conocimientos o de propsitos.
COMPRENSIBLE
Los usuarios de la informacin pueden no te er las mismas
habilidadetcnicas de quin la formul, por lo cual aunque
est expresada en forma bastante explcita debe tambin
presentarse en un formato que evite cualquier barrera a su
comprensin.
ACEPTABLE
Toda informacin de referencia debera ser aceptada por
todos los que estn relacionados en su ejecucin; en efecto,
es aconsejable siempre que se pueda dar participacin en el
proceso de planear a todos aquellos que sern los
responsables de su ejecucin.
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ABIERTA AL CAMBIO
Pueden surgir circunstancias que requieran cambios, toda
informacin o plan que se haga en una forma
innecesariamente rgida, sera de valor limitado en tiempos
de cambios.
COMPATIBLE CON LAS RESTRICCIONES INTERNAS Y
EXTERNAS
Toda informacin debe tomar en cuenta las limitaciones
internas (personal, materiales, equipo, dinero) y las del
medio en la que opera la compaa.
VERIFICABLE
Para poder inspeccionar la ejecucin de un procedimiento o
instructivo de trabajo este debe estar plasmado de tal forma
que se pueda verificar.
UNA HERRAMIENTA PARA LA ACCION
Toda informacin resultante de un proceso de planeacin
que no constituya un estmulo real para entrar en accin
tendr un valor limitado.
1.5.4 El mando y la necesidad de planear su trabajo
El mando planea a menudo en el trabajo debido a
situaciones relacionadas con:
- Su trabajo diario o semanal - Incorporacin de nuevo personal y
equipo - Ausencias del personal - Trabajos de emergencia o
urgentes - Nuevos trabajos
La necesidad de planear del mando se deriva de la gran
variedad de cambios que debe manejar como parte habitual
del trabajo en su rea.
CAMBIOS EN EL PERSONAL
Los componentes de la fuerza de trabajo del supervisor
pueden sufrir cambios por una serie de factores entre los
que se citan:

- Vacaciones - Jubilaciones - Rotacin
- Ausentismo - Enfermedad - Renuncia, etc.,
La mayora de estos factores pueden preverse y tomarse en
cuenta en la etapa de la planeacin.
CAMBIOS EN EL EQUIPO, Y PRODUCTOS NUEVOS O
MODIFICADOS
Cuando se introduce nuevo equipo se requieren en
ocasiones modificaciones en:
- El equipo anterior - Los materiales, y - El personal
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La modificacin de los productos puede tener efectos
secundarios no siempre previstos por el personal que los
proyecta o por los ingenieros, y esos resultados pueden
tener efectos sobre la planeacin realizada por el supervisor
a nivel del taller.
CAMBIOS EN EL VOLUMEN DE TRABAJO
Las variaciones en el volumen de trabajo plantean
problemas al supervisor en relacin con sus planes de
distribucin de tareas.
Cuando el volumen de trabajo es grande es necesario que
el supervisor establezca prioridades en cuanto a:
- Qu trabajos deben hacerse inmediatamente
- Qu trabajos pueden esperar
La prioridad en el trabajo es un elemento que el supervisor
debe tener muy en cuenta para el mantenimiento de un
buen ritmo de produccin y encaje en el mercado. Hay
trabajos que pueden hacerse sin que se introduzcan nuevos
procesos productivos, que su importancia sea tal, que de l
dependa la eficiencia productiva de los dems. Entre estos
tenemos:
- Trabajos de mantenimiento - De limpieza y ordenamiento -
Redistribucin del equipo - Limpieza de expediente, etc.
En una buena planeacin, estos trabajos se hacen en
perodos no productivos.
POLITICAS Y NORMAS DE LA ORGANIZACIN
Los cambios en las polticas y normas de la organizacin
que afectan al supervisor y al grupo de trabajo son otra
fuente de dificultades en materia de planeacin. Ejemplo:
- Eliminacin de las horas extraordinarias y su pago
correspondiente - Introduccin de nuevas normas de trabajo.
1.5.5 El proceso de planeacin
El proceso de plantacin se compone de tres etapas lgicas:
1- Fijacin de objetivos 2- Determinacin de procedimientos,
instrucciones y estndares 3- Asignacin de responsabilidades
1.5.5.1 Fijacindeobjetivos
La primera etapa en el proceso de plantacin es la fijacin
de objetivos. Constituye el paso fundamental para el inicio
del proceso de plantacin pues en esta etapa se establece
hacia donde se requiere llegar.

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Un objetivo es el enunciado de una meta hacia la cual se
encaminan las diferentes actividades para garantizar su logro.
Los objetivos deben ser especficos, coherentes y
alcanzables.
Son especficos, cuanto nos dicen que hay que hacer y
como podrn medirse; son coherentes, cuanto estn de
acuerdo con las polticas y objetivos generales de la
organizacin; y son alcanzables, cuando son realistas,
posibles de alcanzar y al mismo tiempo estimulan a las
personas a su logro.
1.5.5.2 Determinacindeprocedimientos,instruccionesyestndares
El proceso de determinar los procedimientos equivale a
decidir como ser cumplido el objetivo del plan.
Esencialmente es un proceso de cuatro etapas:
1. DEFINICION DE ACTIVIDADES
Para definir las actividades, el supervisor debe identificar
cada uno de los componentes o pasos necesarios para
alcanzar el objetivo y colocarlos en una progresin lgica.
2. ESTABLECIMIENTO DE TIEMPOS
Una vez que las actividades se han definido y colocado en
secuencia apropiada, es necesario establecer los tiempos
para estas actividades, es decir, hacer un cronograma de
ellas para facilitar su control y desarrollo, as como la
orientacin a los empleados involucrados.
3. REVISION DE LOS RECURSOS
Despus de definir las actividades y establecer los tiempos,
es necesario revisar los recursos necesarios. Esto significa
que hay que determinar si se dispone o no de equipo,
material, dinero y personal calificado necesarios para
realizar estas actividades.
4. DETERMINACION DE LUGARES
La cuarta etapa de la fijacin del procedimiento consiste en
determinar el lugar, es decir, donde deben realizarse esas
actividades, tomando en cuenta espacio, luz y ambientacin,
circulacin de aire y movilidad del operario y equipos de
trabajo.
1.5.5.3 Asignacinderesponsabilidades
Esta es la tercera y ltima del proceso de planeacin, y en
ella se asignan responsabilidades eligiendo a los empleados
mas calificados para cada tarea.