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INFORME FINAL DE AUDITORIA DE LA EMPRESA
COMERCIAL EL SUR S.R.L.

ALFREDO BERNER YRUPAILLA MONTES
Gerente General

Nos dirigimos a UD. Con el fin de presentarle el Informe Final de Auditoria del rea de
Inventario realizada entre los das 21 de octubre al 06 de noviembre, en base de la
informacin recopilada y debidamente analizada se presenta dicho informe.
SNTESIS
El informe ha sido elaborado con la finalidad de dar a conocer las deficiencias que estn
ocurriendo en ella, al no tener un control interno de sus existencias y de esa manera
brindar alternativas de solucin para el mejoramiento de las actividades de esta
organizacin.
Antecedentes:
Comercial El Sur S.R.L, durante su evolucin, ha aplicado los principios bsicos y
elementales del proceso administrativo, tales como, la planificacin, Organizacin,
direccin y control, en las distintas reas que constituyen; sin embargo, su aplicacin no
ha sido lo suficientemente profunda como para permitirles trabajar en un ambiente de
operaciones adecuadamente controladas, en especial, en el rea del inventario de
mercadera. Es decir que la empresa no ha desarrollado una estructura de control
interno bien definida para que se garantice el adecuado uso y manejo del inventario de
mercaderas, as como de las reas relacionadas con este. Tales como: compras y
ventas.
Alcance:
La auditora se realiz a todas las fases que constituyen una operacin con el inventario
de la empresa debido a la falta de un control interno, la cual se realizara en un mes.



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Justificacin:
Se debe realizar la auditoria, porque se observa que la empresa no tiene bien definido
un sistema de control interno que permita establecer con claridad, una separacin
adecuada de las funciones de autorizacin, supervisin, custodia, registro y control en
los procesos de adquisicin, recepcin, almacenaje y despachos de mercadera, una
adecuada separacin de funciones, impide que los empleados o grupo de ellos tenga el
control sobre todas las fases que constituyen una operacin con el inventario.

Objetivos:
Evaluar el proceso de compra de materia prima
Examinar el registro de despacho
Evaluar el control de inventario.
Analizar el stock de mercadera

Funcionarios responsables
GERENTE GENERAL: ALFREDO BERNER YRUPAILLA MONTES
CONTADOR: SALOMON JOSE ZAPANA ANDRADE
ADMINISTRADOR: LUIS EDUARDO GUERRERO RAMIREZ
JEFE DE ALMACN: GUILLERMO CESAR ROJAS SARMIENTO

Comisin encargada
AUDITOR 1: ARCE MORALES MAGALI
AUDITOR 2: CAMPOS VALLADOLID, YOVANY
AUDITOR 3: CASTRO ROJAS, JHON
AUDITOR 4: GUARDAMINO CLEMENTE, ERIKA
AUDITOR 5: HURTADO SALDAA, YOVANY



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Naturaleza de la empresa
COMERCIAL EL SUR S.R.LTDA.. empresa nacional constituida legalmente, e inscrita
en los registros pblicos de Lima, con RUC 20124188840 segn ficha SUNAT,
Fue inscrita el 30 de abril de 1993.
Inicia sus actividades el da 01 de enero 1991.
Gerente General: Alfredo Berner Yrupailla Montes.
PRODUCTOS QUE OFRECEN:

melamina o melamine
nordex
trupan
triplay
tapacantos
artculos de carpintera en general










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OBSERVACIONES
HALLAZGO # 1
Condicin:
El personal no cuenta con un procedimiento de normas para llevar a cabo las
compras, recepcin, facturacin, almacenaje y despacho de mercadera.
Criterio:
Segn la Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General, dice que la
administracin de inventarios debe contener una informacin que refleje fielmente
las operaciones de la empresa, ya sean de compraventa o de produccin. As se
podrn fijar y alcanzar unos objetivos realistas y optimizados, por lo que su
rendimiento ser mayor.
Causa:
La empresa carece de normas que formalicen y regulen los procedimientos de:
compras, recepcin, facturacin, almacenaje y despacho de mercadera.
Efecto:
Esta situacin ha trado como consecuencia que los empleados apliquen
procedimientos de acuerdo a su criterio omitindose pasos o puntos y que no exista
un control adecuado, lo que implica un riesgo en el inventario de mercadera.





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HALLAZGO # 2

Condicin:
La empresa no cuenta con una unidad encargada de evaluar permanente e
independientemente las actividades, tanto administrativas, operativas y contables.
Criterio:
Las empresas tienen que tener una persona encargada para evaluar constantemente
las diversas actividades que se desarrollan.
Causa:
La empresa no verifica que sus actividades se estn realizando de manera eficiente y
de acuerdo a la poltica de la organizacin.
Efecto:
La gerencia muchas veces no pone en todas aquellas medidas que permitan fortalecer
los controles a las distintas actividades que se realizan en la empresa y en especial en
el manejo y uso del inventario de mercadera, por no tener el apoyo suficiente.







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HALLAZGO # 3

Condicin:
La empresa adolece de un importante mecanismo de evaluacin y control de la
existencia de los productos.
Criterio:
La empresa debe establecer un conjunto de elementos de anlisis que justifican la
necesidad de enfocar los sistemas de control en funcin de la Estrategia y la
Estructura de la organizacin, y de otorgarle al sistema de informacin, elementos de
anlisis cuantitativo y cualitativo.
Causa:
La empresa no tiene definida una poltica referida a la toma fsica y los
procedimientos a ser aplicados en cuanto al control fsico del inventario de
mercadera.
Efecto:
La empresa no puede tener una seguridad razonable sobre la existencia real de su
inventario de mercadera, por lo que se veran afectadas las estimaciones y resultados
finales de su gestin administrativa y financiera.





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HALLAZGO # 4

Condicin:
Se observa que el registro del auxiliar se efecta en fecha posterior a la operacin de
venta.
Criterio:
El auxiliar tiene la obligacin de carcter tributario de numeracin doble en el cual se
registran en forma detallada, ordenada y cronolgica, cada una de las ventas que
realiza la empresa en el desarrollo habitual de sus operaciones.
Causa:
No existe integracin entre el sistema de facturacin y el auxiliar de cuenta por
cobrar.
Efecto:
Trae como consecuencia atrasos en la gestin de cobranza. Incluso se puede
incrementar la posibilidad que por descuido o de manera intencional no se realicen
tales registros.





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HALLAZGO # 5

Condicin:
El sistema de informacin tal cual como est diseado, no maneja en detalle las
operaciones que ocurren con el inventario; es decir, solo actualiza la cantidad de
existencia pero no deja un registro o pista de cada transaccin.
Criterio:
El sistema de informacin brinda la posibilidad de obtener grandes ventajas,
incrementar la capacidad de organizacin de la empresa, y volver de esta manera los
procesos a una verdadera competitividad.
Causa:
Ausencia de un kardex electrnico.
Efecto:
Este hecho no permite hacer un seguimiento individualizado al movimiento en caso
de que se desee saber, por ejemplo, las causas de un faltante o sobrante; o
simplemente analizar el comportamiento de un producto a efecto de determinar la
cantidad a comprar en un momento dado.




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HALLAZGO # 6
Condicin:
Se observa que el personal est desmotivado al momento de realizar su trabajo y
siente que no es tomado en cuenta o no es recompensado de acuerdo con la
responsabilidad y esfuerzo que realiza para desempear sus actividades.
Criterio:
El empleado motivado, se siente a gusto trabajando, aumenta su rendimiento;
adems no se limita a realizar slo las labores correspondientes a su cargo, sino
tambin promueve otras en busca del mejoramiento de la empresa, es decir, participa
ms en la bsqueda de los objetivos y puede aportar ideas nuevas.
Causa:
La empresa no posee una poltica clara de induccin, entrenamiento y evaluacin.
Efecto:
Por otra parte esta situacin puede afectar negativamente la eficiencia en las
operaciones y por ende, el cumplimiento de los objetivos organizacionales.





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CONCLUSIONES
Mediante la aplicacin de una serie de procedimientos de levantamiento y anlisis de
datos se obtuvo una gran cantidad de informacin acerca de las actividades tareas y
responsabilidades que se llevan a cabo relacionadas con el inventario de mercadera. Del
anlisis y diagnstico se determin a pesar de la existencia de controles bsicos y el
deseo de la gerencia en trabajar en un ambiente controlado, la presencia de debilidades
relacionadas con:
a) La segregacin y asignacin de funciones y responsabilidades
b) Aplicacin de los procedimientos administrativos y en especial para la toma fsica
del inventario
c) Normas que regulen dichas funciones y procedimientos
d) Informalizacin de los mismos
e) Fallas operativas y de diseo en los sistemas de informacin automatizados
f) Polticas de evaluacin entrenamiento y promocin del personal.

Debilidades referidas a las reas y funciones de compras, ventas recepcin almacenaje,
despacho, toma fsica del inventario y los sistemas de informacin automatizadas.
Esta situacin somete a la empresa a una serie de riesgos tales como:
Facilitar al personal para que realice las tareas de acuerdo con sus propias
interpretaciones o convivencias particulares por lo que puede ocasionar
atrasos en la ejecucin de las operaciones relacionadas con el inventario de
mercadera y por lo tanto desestimular la eficiencia en las mismas.



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Incrementar la posibilidad de la presencia de errores o irregularidades con el
manejo del inventario de mercadera tales como:
1. Registros inadecuados de los datos que se generan en las operaciones
relacionadas con el inventario.
2. Diferencias en el inventario de mercaderas no justificadas
3. Recepcin de productos de mala calidad o con precios no convenientes
para la empresa.
Daos a los equipos de computacin y perdida de informacin vital para el
funcionamiento de la organizacin
Dependencia de la empresa del personal de informtica o de aquella que
maneja los sistemas de informacin automatizada.
Alta desmotivacin del personal que puede generar sentimientos negativos
hacia la empresa
Lo expuesto, lleva a concluir que las funciones y los procedimientos involucrados en la
administracin y manejo del inventario de mercadera deben estar altamente
formalizados. Esta formalizacin, debe contemplar las actividades y responsabilidades
asignadas para cumplir dichas funciones, las normas que las regulan, los procedimientos
donde se identifiquen quien y donde se hacen las actividades, as como deben realizarse
las mismas.








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RECOMENDACIONES
Culminada la investigacin es necesario presentar una serie de recomendaciones que
una vez aplicadas permitirn mejorar los elementos que conforman la estructura de
control interno de la empresa y en especial lo referido al rea del inventario de
mercadera.
Crear una rea especializada en el rea de control interna que se encargue de
evaluar y hacer seguimiento a las distintas actividades administrativas
contables con el propsito de detectar cualquier tipo de desviacin en los
procedimientos polticas y normas puesta en marcha por la organizacin de
esta forma sugerir los correctivos y alternativas de solucin igualmente esta
unidad servir de apoyo a la gerencia en la implantacin del sistema de control
y en el cumplimiento de sus obligaciones en este campo. La funcin de
auditoria interna ser siempre de apoyo o asesora por lo que es conveniente
que su lnea de dependencia o adscripcin sea lo ms alta posible en la
estructura de la organizacin.
Implantar el modelo de control interno propuesto para el rea de inventario e
instruir adecuadamente al personal sobre su contenido.
Formalizar el modelo mediante instructivo, manual de funciones, de normas y
procedimientos.
Realizar revisiones peridicas a la estructura de control interno de la
organizacin en especial del inventario de mercadera, con el propsito de
detectar a tiempo cualquier tipo de desviacin en su cumplimiento y hacer las
modificaciones que sean necesarias para su fortalecimiento. esta actividad
debe ser liderada por la unidad de auditoria interna, contando siempre con el
apoyo de la gerencia.
Someter los sistemas de informacin automatizada a un proceso de evaluacin,
actualizacin y evaluacin para que de esta forma satisfaga las necesidades de
procesamiento de datos y requerimiento de informacin de la informacin.



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