A INFLUNCIA DO SISTEMA DE INFORMAO: um estudo em postos
de combustveis no municpio de Cacoal
Ana Beatriz dos Santos et.al 1
RESUMO: Este artigo tem por objetivo identificar os sistemas de informaes utilizados pelos Auto Postos de gasolina So Jos I e II, Soberano I e Doralice, no municpio de Cacoal / RO. Centralizando o foco na utilizao desses dados utilizados na empresa o que torna deste modo, compreender a viso do sistema de informao no mercado de trabalho. Tendo como base pesquisa bibliogrficas de autores sobre o tema correlacionados a ele. A partir de uma pesquisa qualitativa, mais especificamente um questionrio entregue a seus colaborados, que apontou o uso do sistema de informao nos postos de combustveis, mostrou que, a importncia do sistema de informao, o controle contbil e financeiro, gerenciamento de depsito, a segurana, organizao, sada e entrada de dados, a tomada de deciso, o treinamento dos funcionrios na utilizao do sistema, que possibilita a firma a no cometer erros na tomada de uma deciso e torna possvel obter resultados expressivos para o desenvolvimento da empresa.
Palavras-Chave: Sistema, Informao, Segurana, Auto Posto.
ABSTRACT: This article aims to identify the information systems used by " the gas Station Auto Posto Sao Jose I and II, Soberano I and Doralice in the city of Cacoal / RO." Focus on the use of these data used in the company which makes this way, understand the vision of the information system in the labor market. Based on research literature from authors on the subject related to it. From a qualitative research, more specifically a questionnaire delivered to his collaborators, who indicated the use of information systems at gas stations, showed that the importance of information system, the accounting and financial control, warehouse management, the safety, organization, input and output data, decision making, staff training in using the system, which enables the firm to avoid mistakes in making a decision and makes it possible to obtain significant results for the company's development .
Keywords: System, Information, Safety, Gas Station.
INTRODUO
A sociedade atual est vivenciando uma era onde se presencia cada vez mais novas descobertas, o avano da tecnologia cresce rapidamente e de alguma forma toda a sociedade ________________________________________________________________________________________ 1 Danilo dos Santos, Graduando em Administrao, Universidade Federal de Rondnia; Fernando Henrique Geraldino, Graduando em Administrao, Universidade Federal de Rondnia; Murilo Corrente Teixeira, Graduando em Administrao, Universidade Federal de Rondnia; 3
depende dela, seja agora ou no futuro. E afunilando essa ideia para o contexto empresarial pode-se perceber que algo que a empresa depende muito hoje um sistema de informao, onde ali se pode ter o controle dos estoques de mercadorias, a entrada e a sada de tal produto onde seu maior objetivo gerar informaes claras, precisas e rpidas para que desta maneira a gerencia da empresa tenha controle do que acontece em seu meio e possa tomar decises quando for preciso.
S.I. um conjunto de elementos interdependentes (subsistemas), logicamente associados, para que de sua interao sejam geradas informaes necessrias tomada de decises (CAUTELA; POLLONI 1991, p. 23).
Uma vez que determinada empresa adota um sistema de informao, importante que ela tenha o conhecimento de que este seja preciso e que tenha eficcia e eficincia, pois assim, facilita a melhor compreenso dos dados, onde que a eficcia trar os resultados, do que sai e do que entra, e a eficincia mostrar os mtodos utilizados para ter o contato da relao do volume produzido e dos recursos consumidos.
Nem todas as empresas possuem um sistema de informao. Hoje muitas empresas de pequeno porte ainda no adotaram um S.I., talvez, porque no houve necessidade ou por no ter interesse de melhoras ou at mesmo por falta de conhecimento. Deste modo elas deixam de melhorar de certa forma o crescimento da empresa.
Este estudo foi desenvolvido nos postos de gasolina Doralice, So Jos I e II e Soberano I do municpio de Cacoal/RO, onde teve o objetivo de analisar os sistemas de informao adotados e verificar se as informaes dadas pelo sistema condizem com a realidade, observar se h utilizao dos dados apresentados por parte da administrao e averiguar a segurana e a confiabilidade no sistema no que tange fraudes e furtos. Enfim este artigo visa apresentar a importncia do sistema de informao na gesto de uma empresa.
1. REFERNCIAL TERICO
1.1 SISTEMAS DE INFORMAO
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Segundo Oliveira, (2001, p.23):
um conjunto de partes integrantes e interdependentes que, conjuntamente, forma um todo unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada funo. ambiente de um Sistema um conjunto de elementos que no pertencem ao sistema, mas qualquer alterao no sistema pode mudar ou alterar os seus elementos e qualquer alterao nos seus elementos pode mudar e alterar o sistema.
Esses softwares so todos aqueles que geram dados e fornecem informao utilizando ou no recursos tecnolgicos, assim esses so considerados os mais importantssimos sistemas de informao utilizado nas empresas de hoje. Os sistemas de informao, independente de seu nvel ou classificao, objetivam auxiliar os processos de tomada de decises na organizao. (REZENDE, 2008, p.14).
Estes independentes de seu ano de lanamento, ou se algum possui um processamento mais rpido do que outro, e se so fabricados uns com uma tecnologia de ponta e outros mais vulnerveis, possuem um jogo de informaes muito importantes que desta maneira transmite ao seu operador as informaes to quo pedidas e assim geram respostas a tais indagaes a serem solucionadas. Pois assim, conforme Stair; Reynolds (1999, p.7) informao uma coleo de fatos organizados de modo que adquirem um valor adicional alm do valor dos prprios fatos.
Segundo OBrien (2009, p.195) Sistema de informao um conjunto organizado, de pessoas, hardware, software, redes de comunicaes e recursos de dados, que coleta, transforma e dissemina informaes em uma organizao. As pessoas tem recorridos aos sistemas de informao para se comunicarem, utilizando, desde a alvorada, da civilizao, uma diversidade de dispositivos, fsicos, (hardware), instrues e procedimentos de processamento de informao (software), canais de comunicaes, (redes) e dados armazenados (recursos de dados).
Pois conforme descreve Laundon; Laundon, (2004) diz que, muitas organizaes de hoje veem os sistemas de informaes como cruciais, para a sua operao no dia-a-dia e para sua sobrevivncia em longo prazo. Independentemente do tamanho, cada vez mais as organizaes necessitam dos sistemas de informao para reagir aos problemas e oportunidades do ambiente de negcios globais de hoje. 5
As pessoas usam informaes vindas de sistemas baseado em computadores nos seus trabalhos. Elas so solicitadas a introduzir dados no sistema, colocando-os diretamente ou colocando os dados em meio que o computador possa ler.
Segundo Gordon (2006, p. 41) Tal como o dinheiro, pessoas, matrias-primas, equipamentos ou tempo, a informao para facilitar, a coordenao o controle, a anlise, a visualizao e o processo decisrio. Portanto um sistema de informao um conjunto de componentes inter-relacionados, desenvolvido para coletar processos armazenados e distribuir informao proporcionando um bom controle e uma anlise propcia dos dados para que dessa maneira a gesto tenha uma boa viso dos resultados finais.
Rezende; Abreu (2001, p.33) afirma que podem ser elaborados com base no relato das necessidades do cliente e/ou usurio, em que uma equipe de projeto pode especificar efetivamente um sistema de informao, suas funes, desempenho, interfaces, restries etc. conforme as fases e subfases de uma metodologia de desenvolvimento de sistemas ou de software.
Os requisitos do sistema ou de um software so condies ou capacitao que devem ser contempladas pelo software, geralmente necessitadas pelo cliente e/ou usurio para resolver um problema ou alcanar um objetivo. So fundamentais para elaborar um sistema que atenda e satisfaa plenamente aos anseios do cliente e da equipe desenvolvedora do projeto.
Segundo Laundon; Laundon, (2004, p.4):
Hoje, todos admitem que conhecer sistemas de informao essencial para os administradores, porque a maioria das organizaes precisa deles para sobreviver e prosperar. Esses sistemas podem auxiliar as empresas a estender seu alcance a locais distantes, oferecer novos produtos e servios, reorganizar fluxos de tarefas e trabalho e, talvez, transformar radicalmente o modo como conduzem os negcios.
Conforme Rezende; Abreu (2001), as empresas atualmente tem pra si o foco de atingir cada vez mais o mercado e a sociedade como um todo. E para sua qualificao elas adotam um S.I., um software que tem a funo de comandar e organizar as entradas e sadas de tais produtos que correspondem a elas. Estes tm vrias funes e atuam em diversos processos decisrios. Em geral muitos atuam como: ferramentas que exercem o funcionamento das empresas e de sua intrincada abrangncia e complexidade, instrumentos 6
que possibilitam uma avaliao analtica e sinttica das empresas e valores agregados e complementares a modernidade, perenidade, lucratividade e competitividade empresarial.
Gordon (2006) afirma que, os sistemas de gesto de depsito suportam as atividades dentro do depsito e nas docas de remessa e recebimento. Algumas das caractersticas dos sistemas de gesto de depsito so informaes, planejamento, recebimento, armazenamento, remessa, e coleta, estes so importantes pois do a gerencia a real noo da quantidade de combustvel estocada, as vendas efetuadas, o quanto e quais produtos devem ser pedidos junto ao fornecedor, e assim programam o recebimento deste pelo estabelecimento.
Segundo Rezende; Abreu (2001, p. 32) o sistema passou a escrever significativa influncia na administrao, sob a ptica da cincia, favorecendo a abordagem sistmica, que representa a organizao em sua totalidade com seus recursos e seu meio ambiente interno e externo.
Com o surgimento da internet vrias organizaes tiveram que aderir a esse sistema, pois com a competitividade aumentando, contudo elas abdicaram a nova tecnologia trazendo melhorias na conduo de seus negcios e na tomada de decises gerenciais.
Laundon; Laudon (2004, p.12) entende que:
Desse modo as empresas se influenciaram intensamente, trazendo assim as informaes necessrias para o todo de forma eficaz. Com isso essa interao complicada, pois requer uma juno de enormes fatores como: A estrutura da organizao, os procedimentos padro de operaes, as polticas, a cultura, o ambiente que a cerca e as decises da administrao.
Com novas tecnologias as empresas tiveram mais oportunidades de adquirir para si vantagens que o sistema traz, assim trazendo bons resultados para que aja um gerenciamento cada vez melhor, levando a empresa para ter um bom reconhecimento tanto no mercado quanto na sociedade.
Conforme Laundon; Laundon( 2004, p.12):
No entanto, existem quatro grandes alteraes mundiais no ambiente impossvel. A primeira delas a emergncia e o fortalecimento da economia global. A segunda a transformao de economias e sociedades industriais em economias de servio, baseadas no conhecimento e na informao. A terceira a transformao do empreendimento empresarial, a quarta a emergncia da empresa digital.
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Consequentemente a globalizao e a tecnologia de informao vm fazendo com que clientes pensam comprar mercadorias no mercado mundial, com isso eles obtm informaes confiveis sobre o preo e a qualidade do produto, portanto vrias economias industriais esto se modificando e se tornando as chamadas economias de servio, pois esto baseadas em informaes e conhecimentos, enquanto as subdesenvolvidas ainda esto desenvolvendo o processo de produo.
1.2 IMPORTNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAES GERENCIAIS PARA AS EMPRESAS
Definir importncias algo muito complicado e abstrato, pois depende das necessidades e prioridades de cada um, ou seja, de cada empresa, com os sistemas de informao ocorre da mesma forma, investir em algo que muitas vezes parece caro, ou de uma complexidade sem tamanho no soa como algo de interesse, que com esta justificativa, hoje ainda se tem empresas com modelos arcaicos de gesto.
Segundo Oliveira (2001, p.50) Geralmente, tem-se dificuldade e avaliam de forma quantitativa, qual o efetivo benefcio de um sistema de informaes gerenciais, ou seja, a melhoria no processo decisrio.
Esses se tornam a cada dia mais importantes para que a empresa tenha um bom funcionamento, e respectivo gerenciamento dos fatos obtidos pelo sistema seja atravs da forma quantitativa, mesmo que esta seja de difcil entendimento dos resultados finais, como tambm de forma qualitativa onde esta trar respostas mais concretas para que a gesto da empresa saiba corretamente lidar com as questes a serem trabalhadas.
Oliveira (2001), menciona que os sistemas de informaes obtidos pela maioria das empresas possuem algumas condies e assim geram as mesmas grandes benefcios, entre eles esto: a reduo dos custos das operaes, melhoria no acesso as informaes propiciando relatrios mais precisos e rpidos com menos esforos, melhoria na produtividade, nos servios realizados e oferecidos, na tomada de decises por meio do fornecimento de informaes mais rpidas e precisas e reduo do grau de centralizao de decises na empresa.
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Segundo Laundon; Laundon (2004, p.7):
Um sistema de informao pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informaes destinadas a apoiar a tomada de decises, a coordenao e o controle de uma organizao.
Este sistema pode auxiliar, nas informaes locais e pessoais que so relacionadas com a organizao ou com o ambiente que a cerca.
De acordo com Stair; Reynolds (1999, p.12):
Um sistema de informao (SI) um conjunto de elementos ou componentes inter- relacionados que coletam (entradas), manipulam (processamento) e disseminam (sada) os dados e a informao e fornecem um mecanismo de feedback para atender a um objetivo.
O sistema de informaes possui trs atividades para a produo de informaes que uma organizao necessita, so elas entrada, processamento e sada. A entrada tem a funo de coleta de dados brutos de dentro ou fora de seu ambiente, o processamento faz com que esses dados se tornem mais significativo, e a sada transporta essas informaes processadas para as pessoas que as utilizaro.
O sistema de informao uma soluo organizacional e administrativa baseada na tecnologia de informao para enfrentar um desafio proposto pelo ambiente. (LAUNDON; LAUNDON, 2004, p.9).
Para que um administrador possa entender essa definio, ele deve conhecer as dimenses mais amplas da organizao, da administrao e a tecnologia de informao dos sistemas.
Porque segundo Schwatz, (1970, p.4):
um sistema de pessoas, equipamentos, procedimentos, documentos e comunicaes que coleta, valida, executa operaes, transforma, armazena, recupera e apresenta dados para uso no planejamento, oramento, contabilidade, controle e em outros processos gerenciais para vrios propsitos administrativos. Os sistemas de processamento de informaes tornam-se sistemas de informaes gerenciais quando sua finalidade transcende uma orientao para o processamento de transao, em favor de uma orientao, para a tomada de decises gerenciais.
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de grande valia para as empresas terem a real noo de como se estrutura e todos os procedimentos que cercam as informaes do sistema, a exemplo do controle, que pea fundamental na gesto.
Laundon; Laundon (2004, p. 467) afirmam que:
Os controles consistem, portanto, em todos os mtodos, polticos e procedimentos organizacionais que garantem a segurana dos ativos da organizao, a preciso e a confiabilidade de seus registros contbeis e a adeso operacional aos padres administrativos.
1.3 AVALIAO, MANUTENO E DOCUMENTAO DE SISTEMAS DE INFORMAO
Desde a criao de um S.I, tem que se avaliar vrios pontos para que este seja preciso e significante, visando uma boa imagem para a empresa, onde ela tenha uma boa qualidade e seja produtiva. Tambm importante que esses programas sejam feitos manutenes com freqncia, assim utilizando novos mtodos para melhorar os dados gerados pelo software.
Segundo Rezende (1999, p.243 apud Rezende; Abreu, 2001):
O desenvolvimento de Sistemas de Informao por meio de metodologia requer definio de pontos de reviso em que so avaliadas as condies de qualidade do projeto. A manuteno dos sistemas existentes tambm requer o uso de metodologia, principalmente quando a manuteno for significativa.
A empresa depende da manuteno de cada computador para que no ocorram erros nos sistemas onde isso possibilitar a qualidade da firma para que assim ela se destaque entre os concorrentes. Pois um sistema atualizado mostrar com clareza as atividades utilizadas pela empresa e ter um desenvolvimento melhor.
Segundo Rezende; Abreu (2001, p.243) Essa atividade constante em sistemas e software, tem basicamente trs fontes: implementaes ou melhorias, legislao e correes de erros.
Traar objetivos claros no aperfeioamento dos recursos humanos imprescindvel a empresa, pois pessoas so falhas, e a melhor maneira de evitar erros treinar, capacitando assim os que esto diretamente envolvidas, diariamente em contato com o sistema. 10
Segundo O Brien (2004, p.228):
[...] os sistemas de informao de recursos humanos so projetados para apoiar o planejamento para atender as necessidades de pessoal da empresa, o desenvolvimento de funcionrios at o seu potencial pleno e o controle de todas as polticas e programas de pessoal.
A firma deve investir em pessoas qualificadas para que o sistemas de informaes sejam utilizados em sua totalidade, e assim possibilite a empresa ter um desempenho superior a seus concorrentes .
Segundo Rezende; Abreu (2001, p.244) Quando no existir equipe prpria para essa atividade, o tempo dedicado para este fim, deve ser considerado no planejamento e na elaborao dos cronogramas ou plano de trabalho.
Na utilizao do sistema, a empresa tem que avaliar se esse modelo de software serve ou no para ela, para que no prejudique o seu crescimento futuro. Pois se assim criar um sistema em que se a deque as necessidades dos colaboradores e que seja testado primariamente pela equipe, esta deliberar se este cumpre seu papel.
Segundo Rezende; Abreu (2001, p.244):
As manutenes significativas elaboradas em sistemas e/ ou software devem seguir esta mesma metodologia, pois o planejamento, a execuo das atividades das fases e a determinao de responsabilidades com os clientes e/ ou usurios e com a alta administrao da empresa so fundamentais, principalmente antes de sua execuo.
Para no ocorrer erros no sistema deve-se periodicamente fazer manutenes para correo dos mesmos apontados pelos gestores e pelo prprio programa, utilizar novos mtodos e corrigi-los com o aprimoramento do sistema, que isso se faz muitas vezes atravs da atualizao do prprio pois assim tende a melhorar o funcionamento do software trazendo a ele melhores funes, agilidade e talvez at substituir funes da verso anterior para que este se torne mais proveitoso . Utilizando estas medidas organizao diminuir os riscos de ocorrer erros no sistema da empresa.
1.4 OBJETIVO, FOCO E BENEFCIOS DOS SISTEMAS DE INFORMAO
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Definir o objetivo que o sistema de informao ter na empresa, importante pois, caber aos gestores, analisar futuramente se o que ele se props a fazer est sendo efetivamente cumprido, e a partir da tomar decises.
Segundo Rezende (2008, p. 14):
Os sistemas de informao, independentemente de seu nvel ou classificao, objetivam auxiliar os processos de tomada de decises na organizao. Se os sistemas de informao no se propuserem a atender a esse objetivo, sua existncia no ser significativa para a organizao.
importante observar que os sistemas de informaes devem servir como instrumento que possibilite ao gestor visualizar os pontos cruciais e toda a dinmica da empresa e a observncia de um programa adequado ao negcio ser preponderante para o crescimento deste.
Assim, conforme Rezende (2008, p.14):
O foco dos sistemas de informao est direcionado principalmente ao negcio empresarial nas organizaes privadas e s atividades principais nas organizaes pblicas. O caso contrrio seria se os esforos dos sistemas de informao estivessem direcionados aos negcios secundrios ou de atividades de apoio.
Estes sistemas tem o objetivo de trazer grandes vantagens para as empresas e assim saem de alguma forma beneficiadas. Porm conforme Rezende (2008), esses benefcios se destacam como: a diminuio da carga de trabalho das pessoas, aperfeioar a eficincia e a eficcia, a efetividade, a qualidade e produtividade da organizao, aumentar a segurana das aes e a diminuio dos erros fazendo com que assim a empresa se torne mais produtiva e ganhe mais prestgio no mercado.
1.5 SISTEMAS DE INFORMAO COMO DIFERENCIAIS
Segundo Rezende (2008, p.14):
Os sistemas de informao podem constituir-se em ferramentas de soluo de problemas na organizao. Inmeros fatores so importantes para a soluo de problemas e a conscientizao desses fatores aumentar a capacidade do gestor de analisar apropriadamente o problema e tomar efetivas decises.
O sistema de informao s servir para o gestor se este mostrar-se como um diferencial em questes relevantes para empresa, tal como de cunho organizacional, 12
estrutural, e que sejam teis para administrao do negcio. Pois se este apresentar informaes de forma sistematizada poder causar dados ou at resultados diferentes nas empresas e nos gestores que tem como alvo alcanar e se destacar cada vez mais no concorrido mercado.
Este software um ponto diferencial no mercado de trabalho assim trazendo para os operadores um feedback, criando novas atividades, oportunidades e assim se destacando nos diferentes nveis de atuao.
1.6 POR QUE OS SISTEMAS DE INFORMAO SO IMPORTANTES
A utilizao dos sistemas de informaes em sua totalidade de recursos, significa usar todas as ferramentas que este oferece, tendo assim o estudo e um treinamento do funcionamento deste para tal atuao, para que o mesmo gere informaes precisas para um bom controle dos dados mantidos nele.
Segundo OBrien, (2004, p. 3):
Por que estudar os sistemas de informao e a tecnologia da informao? Sistemas e tecnologias de informao tornaram-se componentes vitais quando se pretende alcanar o sucesso de empresas e organizaes e, por essa razo, constituem um campo de estudo essencial em administrao e gerenciamento de empresas.
O sistema de informao se tornou to importante no mercado de trabalho, que sem o conhecimento na rea de um software as pessoas acabam sendo esquecidas e assim muitas vezes perdem uma oportunidade de trabalho por no acompanhar o crescimento tecnolgico. Porque atualmente as empresas precisam de pessoas capacitadas para operar o sistema.
Laundon; Laundon ( 2004, p.11), descreve:
As organizaes atuais tem nos sistemas de informao uma parte essencial de si, tanto que para algumas empresas sem o sistema de informao no existiria negcios. Os elementos chaves de uma organizao so seu pessoal, sua estrutura, seus procedimentos operacionais, sua poltica e sua altura.
Sendo assim, um sistema de informaes no supri sozinho as necessidades da empresa, pois ela tambm requer uma organizao que a oferea uma boa estrutura, gerando mtodos e simplificando mais e mais o trabalho do sistema. Para que haja uma organizao 13
necessrio uma hierarquia que seja composta pelo pessoal administrativo, profissional, tcnico e operacional.
Desta forma Laudon; Laudon (2004, p.39) asseguram que, as empresas precisam de diferentes tipos de sistemas de informao para a tomada de decises e as atividades de trabalho nos vrios nveis e funes organizacionais.
Como existem diferentes interesses em uma organizao preferencial que haja sistemas distintos, pois nenhum sistema sozinho pode fornecer a uma empresa toda a informao que ela precisa.
Existem quatro tipos fundamentais de sistemas de informao, os de nvel operacional, de conhecimento, gerencial, e estratgico. Onde o de nvel operacional, sua funo dar suporte aos gerentes operacionais. O do nvel de conhecimento tem funo de auxiliar os trabalhadores do conhecimento e de dados da organizao, assim integrando certas tecnologias ao negcio e ajud-lo no controle do fluxo documentos. A funo do gerencial motivar, controlar a tomada de decises e os procedimentos. O estratgico tem a funo de ajudar a gerencia Snior, ou seja, o indivduo que acumula a maior quantidade de anos de experincia em um mesmo cargo, a enfrentar questes estratgicas e tendncias de longo prazo, tendo a capacidade de descobrir quais sero os nveis de emprego, nos prximos anos, onde cada empresa se encaixa, e quais os produtos futuros a serem utilizados e produzidos (LAUNDON; LAUNDON, 2004).
Laundon; Laundon (2004, p. 41) menciona que, em cada nvel organizacional existe um sistema de informaes especfico. Deste modo tem-se o entendimento que os sistemas so to importantes para uma empresa porque se um falhar ocasionar um colapso em uma organizao, por isso nem tente imaginar se ocorresse uma paralisao no sistema de processamento de transaes empresa.
A fundamentao terica, at ento estudada ser de suma importncia para as concluses, compreenso e uma correta utilizao dos resultados obtidos.
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2. METODOLOGIA
Quanto forma de estudo, foi realizado uma pesquisa descritiva com abordagem qualitativa, utilizado como campo de pesquisa os Auto Posto So Jos I e II, auto Posto Soberano I e auto Posto Doralice, os sujeitos da pesquisa foram 13 funcionrios das reas administrativas, dos postos pesquisados, pois so eles os que possuem o maior contato com o sistema de informaes, e de forma geral devem cumprir as mesmas tarefas em uma organizao, tal como parte financeira, controle de estoque, cadastramento de clientes, etc.
Tcnicas so os procedimentos mais focalizados que operacionalizam os mtodos, mediante emprego de instrumentos apropriados (SEVERINO, 2002 apud DESLANDES 2010, p.46).
E em uma pesquisa qualitativa estar definindo uma cartografia de escolhas para abordar a realidade, isso porque o projeto cientfico trabalha com um objeto construdo, e no com o objeto percebido, nem com o objeto real. (BRUYNE; HERMAN; SCHOUTHEETE, 1977 apud DESLANDES, 2010).
Como tcnica para a coleta dos dados, foram utilizados 13 questionrios com perguntas abertas, definido como melhor forma de interpretao, pois este mtodo mais esclarecedor, podendo assim obter maior detalhe a respeito do estudo, utilizando desta forma a abordagem qualitativa, pois os resultados obtidos por uma pesquisa quantitativa no abrangeriam as indagaes por completo, nem conseguiriam captar a essncia do trabalhar com sistemas de informaes, ou o quo complexo isto , julgam os pesquisadores.
Depois de uma breve explanao sobre o que se baseava a pesquisa, quais objetivos, o total anonimato, e que seria de suma importncia e muito valioso para as empresas, as gerncias autorizaram a abordagem a seus empregados, foi entregue o questionrio com dez perguntas a cada funcionrio da area administrativa. Solicitado tambm, que respondessem com a maior clareza e sinceridade possvel, explicitassem suas opinies, pois desta forma conseguir-se-ia uma amostragem mais verdica, do caso. Tendo-se assim os requisitos tcnicos necessrios.
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Dados o prazo de quatro dias para responderem as questes, e os funcionrios retornaram com os 13 questionrios respondidos. Uns tendo pensamentos, opinies mais elaboradas, outros um pouco mais sintticos, respostas mais vagas, no tendo os pesquisadores a presuno de questionar seus motivos para tal, ou que cabe a eles tal funo, sendo apenas mera constatao.
ANLISE DOS DADOS
O sistema de informao tem sua importncia consolidada sem questionamentos, ou seja, no h dvidas que o uso deste vital para o desenvolvimento, o controle e a administrao como um todo. Prova disso so os resultados apresentados onde em que todos os Postos pesquisados foram unnimes positivamente quanto ao uso do sistema de informao.
Foi citado pelos funcionrios que tem como objetivo o controle contbil e financeiro como as principais funes, eminentes e cruciais, exercidas, tendo de cadastro de clientes, controle do ponto de funcionrios e o gerenciamento de depsito como parte assistida pelo sistema tambm.
A importncia de atualizaes foi destaque, em todas as empresas pois houve ao menos uma atualizao nos programas no ltimo ano, entretanto no foi dito que as sugestes das pessoas que trabalham no campo administrativo foram levadas em conta ou sequer foram ouvidas antes deste updates como correo de falhas encontradas ou simplificaes de processos.
Outro ponto levantado pelos funcionrios do setor administrativo dos postos foi o controle do depsito a partir do sistema, que citam como muito importante, pois com ele se tem a noo do combustvel vendido e o em estoque, mdia de consumo por dia, e em quais nveis. Segundo Gordon (2006, p. 233), os sistemas de gesto de depsito suportam as atividade dentro do depsito e nas docas de remessa e recebimento. Ou seja, o gerenciamento de depsito a partir do sistema exerce relevncia na tomada de deciso gerencial.
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Assim como o depsito, o controle de caixa foi citado como um dos pioneiros, portanto um dos primeiros a serem implantados, evidentemente para um melhor desenvolvimento da gesto, e evitar fraudes financeiras. A prestao de conta ficava armazenada no sistema, sendo o funcionrio do turno designado a explanar sobre este. No aspecto segurana os gerentes enfatizaram que os sistemas de informao cobem ou tentam ao mximo, exercer este papel, mas que os patres tem plena cincia de que no so completamente seguros, j que com o tempo os funcionrios, habituam-se com o funcionamento e os vcios do sistema, como este funciona, sendo ento necessria atualizaes para evitar este tipo de coisa, assim como corrigir erros. Mas uma boa seleo de recursos humanos minimiza esta possibilidade.
O treinamento uma parte central dos sistemas de informao, pois a partir deste processo que se molda o trabalho a ser feito, como deve ser executado, e para se explorar ao mximo os recursos do sistema de informaes. Segundo O Brien (2004, p. 395), o treinamento pode envolver apenas atividades, como entrada de dados ou pode todos os aspectos do uso adequado do novo sistema. E segundo a pesquisa, uma das maiores reclamaes, a falta de um treinamento adequado, conforme os relatos das pessoas que trabalham na rea administrativa, um curso mais intensivo, profundo do que foi dado por parte das empresas, isto auxiliaria em uma melhor gesto, mas vale resaltar que a regio onde se encontram os postos, tem-se um lapso muito grande de profissionais, ligados as areas de treinamento de pessoal em sistema de informao. O que exime em parte a culpa dos empresrios por estas deficincias.
Os colaboradores tambm apontaram que as informaes que o sistema lhes do so muitas, porm no so claras como deveriam. Segundo Ein-Dor; Segev (1983, p.14), um sistema voltado para a coleta, armazenagem, recuperao e processamento de informaes que usada ou desejada por um ou mais executivos no desempenho de suas atividades. Ou seja, no se consegue ter clareza nos relatrios, o que causa uma dificuldade no momento da tomadas de deciso, ocasionada por isto ou por falta de treinamento dos funcionrios.
E com o questionrio observou-se no que tange os processos decisrios, que este objetivo no atingido pelo sistema completamente, pois nem todas as informaes so teis, ou claras, mas compe um arsenal de informaes para anlise, que compe a mesa de decises. 17
CONSIDERAES FINAIS
Segundo o presente artigo, foram alcanados resultados a partir de uma pesquisa qualitativa que denotam o quo importante o sistema de informao para os autos postos So Jos I e II, Doralice e Soberano I. Foi constatado que as informaes contidas no sistema os auxilia na parte financeira, controle de estoque, cadastramento de clientes, recursos humanos, entre outros.
Sendo assim, importante destacar que, de acordo com as respostas obtidas conclui- se que as informaes geradas pelo S.I. nem sempre trazem seus resultados com clareza, complexos e de pouco aproveitamento. Sendo que isso pode afetar a compreenso dos gestores e comprometer decises estratgicas.
Conforme a anlise averiguou-se que o sistema obtm vrias informaes, mas sem a transparncia adequada que os gestores necessitam para tomar decises importantes para o crescimento do grupo, no entanto isso pode ser ocasionado por falta de treinamento dos empregados.
Com isso, analisou-se que as empresas pesquisadas no investem de forma significativa em treinamentos para os funcionrios, e nem eles investem em si prprios, fazendo com que fiquem desqualificados tornando o mercado escasso de bons profissionais.
Entretanto, para a administrao dos postos foi dito que controlar o depsito a partir de um programa de suma importncia, pois facilita na verificao das alienaes de combustveis ou em estoque, desse modo empresa adquiri controle cada vez mais qualificado. Todavia obter um programa de controle de caixa melhora o desenvolvimento, evita fraudes, e este faz com que fique armazenado no software, e faz com que o funcionrio preste conta atravs do ocorrido em seu turno.
No quesito segurana apurou-se que no so inteiramente seguros, pois os colaboradores habituam-se ao sistema e aos seus erros, logo suas falhas podem ser exploradas, sendo que a escolha de uma equipe adequada preponderante para que este tipo de problema no ocorra. Sendo assim a atualizao do sistema vital para o negcio.
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Segundo Stair; Reynolds (1999, p. 7), um sistema um conjunto de elementos ou componentes que interagem para cumprir metas.
Portanto as empresas pesquisadas tem cincia da importncia e da utilidade do sistema de informao, mesmo que nem sempre os use corretamente, e com a devida cincia, mas vale resaltar que estes cumprem seu papel para o aprimoramento e evoluo da gesto.
REFERNCIAS
1. CAUTELA, Alciney L.; POLLONI, Enrico Giulio F. Sistemas de informao na administrao de empresas. 4. ed. So Paulo: Atlas, 1991.
2. DESLANDES, Suely Ferreira. Projeto de Pesquisa como Exerccio Cientifico e Artesanato Intelectual. So Paulo: Atlas. 2010.
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