Unidad de Almacén Caracas, Maracay y Morón-Diseño Estructurado

Diseo Estructurado de la Aplicacin
Gcia- Proyecto Implementacin de OpenERP

1

Gcia. Proyecto Implementacin de Open Erp

Asunto: Levantamiento de Informacin en Unidad de Contabilidad
Compaa Annima Venezolana de Industrias Militares (CAVIM)
Sedes: Caracas
Fecha xx-xx-xxxx
Lugar: Caracas - Venezuela
Realizado por: Luis Mendoza Analista Funcional


2
Tabla de contenido
Hoja de Manejo de Versiones ................................................................................................................. 3
INTRODUCCIN ......................................................................................................................................... 4
1. Situacin Actual de Aplicaciones ................................................................................................. 5
2. Nuevos Desarrollos Activos Fijos ................................................................................................ 7
2.1 Alcance .............................................................................................................................................. 7
2.1.1 Activos Fijos ....................................................................................................................... 7
2.1.2 Cuentas por Pagar ............................................................................................................ 9
2.2 Justificacin ..................................................................................................................................... 9
3. Cambios en Pantallas.....................................................................................................................11
4. Posible Migracin ............................................................................................................................15
4.1 Datos a Migrar ...............................................................................................................................16
4.2 Justificacin ...................................................................................................................................16
CONCLUSIONES ......................................................................................................................................17


3
Hoja de Manejo de Versiones
Fecha Descripcin Autor Versin
20/11/2013
Entrega del documento Diseo
Estructurado de la Aplicacin de
Contabilidad CAVIM.

Luis Mendoza. Analista
Funcional de Proyecto.
V.01
25/11/2013 Revisin y Ajuste
Luis Mendoza. Analista
Funcional
V.02


4
INTRODUCCIN
Para cumplir con el proceso de registro de informacin en el mdulo de
Contabilidad, es imprescindible implementar algunos cambios y/o nuevos
desarrollos para el aprovechamiento de las bondades del sistema OpenERP, de
acuerdo a la informacin obtenida como resultado del proceso de levantamiento
de informacin realizado en la COMPAA ANNIMA VENEZOLANA DE
INDUSTRIAS MILITARES (CAVIM) como parte de las actividades del proyecto
Implementacin de OpenERP.


5
1. Situacin Actual de Aplicaciones
Actualmente la Compaa Annima Venezolana de Industrias
Militares (CAVIM) cuenta con tres (3) sedes: Caracas, Maracay y Morn,
en la cuales se realizar la Implementacin de OpenERP. La Empresa
cuenta con diferentes unidades donde se llevan a cabo los distintos
registros contables. Por tal motivo, se realiz una fase de Levantamiento
de Informacin donde se identificaron cada uno de los procesos que
realizan en las diferentes sedes.
Cabe destacar que en esta fase, se entrevistaron un total de
dieciocho (18) personas, las cuales suministraron la informacin
concernientes a los procesos que se llevan a cabo en cada una de las
Unidades, tambin describieron las actividades que se registran en el
Sistema BAAN IV, para registrar los asientos contables. Igualmente se
estableci, que este sistema no cumple con todas las expectativas del
usuario y con todos los procesos que deberan realizar los mismos. Una
vez levantada la informacin de los procesos de que se llevan a cabo en
la Gerencia de Administracin de Caracas y en las sedes de Maracay y
Moron, se visualizaron una serie de situaciones, tales como:
La carga de Activos Fijos se realiza con innumerables pasos tanto
para el registro en Sistema como para la Contabilizacin. Dicho proceso se
realiza manualmente y con poca ayuda por parte del Sistema. Al momento
del anlisis de los registros resulta laborioso, trayendo como consecuencia
atrasado al momento de realizar la contabilizacin y anlisis del proceso,
de registro, actualizacin, desincorporacin, y clculo de depreciaciones.


6
En cuanto al Proceso de Declaracin de Tributos, el mismo se
realiza de manera manual, ya que el sistema existente actualmente no
arroja la informacin completa en cuanto a Libros de Compras y Ventas,
Archivos Txt, entre otras.
Por otra parte, en el proceso de registro de las Cuentas por Pagar, al
ingresar las facturas y elaborar los Comprobantes de Retencin, se lleva a
cabo con mltiples registros, que al no ingresar la informacin completa se
puede incurrir en errores de contabilizacin y registro.


7
2. Nuevos Desarrollos Activos Fijos
2.1 Alcance
2.1.1 Activos Fijos
Entre las principales funciones a desarrollar se encuentra:
- Emisin de Asiento de Depreciacin Mensual.
- Registro de Activos Fijos por ubicacin y correlativo.
- Agregar el botn Desincorporar en el banner superior.
- Cambiar en banner de Status la etapa: En ejecucin por
Registrado.
- Emisin de asiento contable por Ingreso y Desincorporacin de
Activos.
Este nuevo desarrollo de Emisin de Asiento de Depreciacin
Mensual, consiste en agregar una nueva opcin en el Modulo de
Contabilidad, al submen Asientos Contables, este proceso iniciar
cuando el analista decida emitir el comprobante de Depreciacin
Mensual, indicando el periodo a depreciar y haciendo click en el
botn Procesar, el sistema automticamente generara el
comprobante contable bajo el status de Borrador.

En el nuevo desarrollo Registro de Activos Fijos por ubicacin
y correlativo, en el Modulo de Contabilidad, al escoger el submen
Activos, e ingresar los datos del activo, grupo al cual pertenece, la
fecha de adquisicin, en la caja de texto donde se insertara el Cdigo


8
de Activo, el Sistema permitir escoger las ubicaciones, mediante un
men desplegable, en cuanto al grupo de activo que le corresponde al
mismo ser asignado segn la codificacin establecida en la Caja de
Texto Grupo de Activo, En cuanto al rengln del nmero de
correlativo, el mismo estar compuesto por campos de carcter
numrico con capacidad mxima de cinco (05) caracteres (xxxxx).

En cuanto a la integracin del botn Desincorporar en el
Banner Superior, se realiza con la finalidad de dar de baja los activos
donados o vendidos, en este caso el analista debe ingresar en el
mdulo de Contabilidad, submen Activos, el sistema presentara la
pantalla con todos los activos registrados, debe buscar y seleccionar el
activo a desincorporar una vez seleccionado, el Sistema presentara la
ficha del activo, y en el banner superior aparecer el botn
desincorporar, al hacer click en el mismo, se desplegara una pantalla
con los datos del valor de adquisicin y su depreciacin acumulada a
la fecha de donacin o venta del activo, as mismo se visualizara una
caja de texto para indicar el motivo de la desincorporacin. Una vez
ingresados estos datos y hacer click en el botn Registrar, el Sistema
OpenERP, desplegara el asiento contable con el monto de adquisicin
y la Depreciacin acumulada del Activo y de esta manera registrar
contablemente la desactivacin del activo.

En lo concerniente al cambio del nombre del status de En
Ejecucin por Registrado, se realiza con la finalidad de tropicalizar el
modulo a las instancias venezolanas.


9

Entre los nuevos desarrollos a implementar en el Sistema
Open EPR, se encuentra la emisin de comprobantes contables una
vez insertado y/o desincorporado el activo al Sistema, en este sentido
el analista, una vez realizado los debidos procesos podr emitir los
comprobantes contables con los respectivos asientos, asimismo es
importante sealar que estos comprobantes se emitirn bajo el status
de Borrador.

2.1.2 Cuentas por Pagar
Entre los nuevos desarrollos a implementar en el Sistema Open
EPR, se encuentra la emisin del Comprobante Contable, esto es posible

2.2 Justificacin
Este nuevo desarrollo se establece por la necesidad de
facilitar e identificar de manera rpida y prctica, el registro de
nuevos activos, as como tambin la desincorporacin de los mismos
conjuntamente con los respectivos comprobantes de contabilizacin.
Actualmente el sistema OpenERP
Es una herramienta completa, flexible y modular, cuidadosamente
diseada para la automatizacin total de la gestin del recurso
humano de la empresa moderna. Todos sus componentes


10
cubren los requerimientos del usuario para administrar el
personal desde el reclutamiento hasta su retiro. Este permitir
la facilidad de generar los clculos de liquidacin de nminas,
pasivos laborales y todos los conceptos inherentes al
departamento de nmina y a su vez satisfacer las necesidades
del cliente.

pedidos de abastecimiento de cualquier producto a travs de la opcin
Ficha de producto, pero la misma no es visible en todos los
mdulos del sistema. Aunado a esto, al momento de realizar la
Solicitud de Abastecimiento, la misma pasa de manera automtica
de Nuevo a Ejecutar, faltando el estado de Confirmacin. Ma
Finalmente las solicitudes de abastecimiento que genera el
Sistema no son verificadas por el mdulo de almacn, sino que son
enviadas directamente como Presupuesto al mdulo de Compras.
La opcin no permita controlar adecuadamente las solicitudes de
abastecimiento.
Entre las ventajas que presenta el proceso de Solicitud de
Abastecimiento por parte de cada una de las unidades de la
Compaa Annima Venezolana de Industrias Militares (CAVIM), se
encuentran:


11
- Realiza rpida, sencilla y eficazmente la Solicitud de Abastecimiento
de cualquier producto que se requiera o que no tenga existencia en
las diferentes unidades.
- Lleva un control detallado de los productos solicitados, gracias a la
verificacin por parte de la unidad de almacn, antes de ser enviado
a la unidad de compras.
- Disminuye tiempos de respuesta de la Solicitud de Abastecimientos.
3. Cambios en Pantallas
El usuario ingresa al men de Productos y selecciona el producto
que requiere, en la ficha del producto tendr disponible opcion Solicitud de
Abastecimiento

El usuario al hacer click en el botn de Solicitud de Abastecimiento,
y OpenERP mostrar una ficha para completar algunos de los datos que
se requieren para realizar dicha solicitud.


12

Una vez cargada la solicitud por parte del usuario, la misma queda
registrada y deber ser confirmada por un Supervisor para su envo y
verificacin por parte de almacn.


13

Ya confirmada la solicitud por parte de un Coordinador de la unidad
solicitante, la misma pasa al mdulo de Almacn en la pestaa de
Solicitud de Abastecimiento.


14

Si elige la opcin Transferencia Interna, el sistema le direccionar
al men de Transferir Producto del mdulo de Almacn, el Analista
completar los datos para la transferencia del producto solicitado y
guardar la orden hasta que el usuario realice el retiro del material que
solicito.
Al escoger la opcin Solicitud de Compra, se generar de forma
automtica una solicitud al mdulo de Compras y el mdulo de Almacn
queda a la espera de la recepcin del producto solicitado.
Con respecto a los cambios de estado de la solicitud sern de la
siguiente manera:
- Borrador: La solicitud estar en este estado en el momento en que el
usuario cree la solicitud de abastecimiento del producto, lista para
ser aprobada por el Coordinador del rea solicitante.


15
- Confirmada: Este estatus es para la aprobacin por parte del
coordinador de la unidad solicitante. Una vez aprobada la solicitud
cambia a estado Confirmada y pasa a los Analistas de Almacn
para su verificacin.
- En Proceso de Compra: Una vez realizada la verificacin por parte
de almacn del producto que solicitado, y si dicho producto no posee
existencia, el analista tendr que generar una Solicitud de Compra.
Dicha Solicitud deber pasar al estado de En Proceso de Compra.
- En Proceso de Transferencia: una vez verificada la existencia del
producto por parte del Analista, el mismo se encarga de realizar la
transferencia al usuario solicitante.
- Realizado: Dicho estado se activar cuando ya se haya cerrado la
orden de solicitud de abastecimiento creada.
4. Posible Migracin
Debido a la coincidencia de operaciones entre el sistema BAAN y
OpenERP en el mdulo de Almacn, es recomendable migrar la lista de
productos terminados, materia prima, insumos y material de embalaje con
sus respectivas unidades de medida (UdM), as como la lista de materiales
(LdM) para los productos que sean fabricados. De igual manera es
importante la migracin de usuarios, almacenes, ubicaciones de los
almacenes y as como tambin de las unidades de la Compaa Annima
Venezolana de Industrias Militares (CAVIM).


16
4.1 Datos a Migrar
- Listado de Productos.
- Unidades de Medida de c/u de los insumos, productos terminados,
materia prima y material de embalaje.
- Almacenes
- Ubicaciones de los almacenes
- Usuarios del sistema
- Unidades de la Compaa Annima Venezolana de Industrias
Militares (CAVIM)
4.2 Justificacin
Con la informacin suministrada por la Empresa, la
configuracin del sistema OpenERP se realizara en forma clara,
sencilla y precisa, permitiendo de igual manera realizar las
parametrizaciones internas del sistema.


17
CONCLUSIONES
Los cambios de pantalla descritos anteriormente, son indispensables para
satisfacer las necesidades del cliente en cuanto a la modernizacin del proceso,
ya que dichos cambios permiten que la aplicacin sea manejada de manera
sencilla por los usuarios finales tanto de la unidad de almacn como todas las
unidades que se beneficien con el uso del sistema OpenERP, disminuyendo el
uso de aplicaciones de terceros, tales como Microsoft Office Excel o Microsoft
Office Word permitiendo un mejor control sobre el proceso de solicitud de
abastecimiento.

Unidad de Almacén Caracas, Maracay y Morón-Diseño Estructurado

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Unidad de Almacén Caracas, Maracay y Morón-Diseño Estructurado

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Diseo Estructurado de la Aplicacin

Gcia- Proyecto Implementacin de OpenERP

You might also like