DEFINICIN DE AGENCIAS:

Es un agente vendedor de la casa matriz, de la cual depende totalmente,

tanto en lo financiero como en lo administrativo !os cr"ditos son estudiados
# concedidos por la casa central$ las cuentas a co%rar se llevan en los li%ros
de la casa central$ "sta controla # efect&a los co%ros, factura # despac'a los
pedidos colocados por la agencia
No mantienen inventarios Colocan pedidos, adem(s de efectuar co%ranzas
# remitir el efectivo a la casa matriz
!a agencia solo tiene un surtido de muestras para )ue las vean los clientes,
pero no mantiene e*istencias para 'acer las entregas a los clientes !os
pedidos, pues, se env+an a la casa central # es "sta la )ue los sirve
,antienen un fondo fi-o de operaciones, o ca-a c'ica No mane-an ning&n
otro efectivo
El fondo fi-o para los gastos de la agencia lo provee la casa central la cual lo
repone a medida )ue se agota !a agencia no mane-a ning&n otro efectivo
Agencias y Sucursales:
Son medios para proyectar la organizacin de ventas en territorios
situados a alguna distancia de la ofcina central.
Son lugares de negocios sin personalidad jurdica en los que la empresa
efecta toda, o parte de su actividad, procedimiento tipco de expansin.
Agencia:
.na agencia es una entididad, f+sica o moral, )ue e-erce sus actividades con
independencia econ/mica # administrativa de la casa matriz
Su funcin: consiste en distri%uir los productos de un tercero, al cual se conoce como
casa matriz
Diferencia entre agencia y agente:
!a diferencia %(sica entre agencias # agentes es )ue a)uellas cuentan con un local f+sico
con instalaciones para distri%uir los %ienes o servicios a donde normalmente el cliente
acude a comprar los productos, mientras )ue los agentes son personas f+sicas )ue visitan
a los potenciales clientes # no cuentan necesariamente con un local
Caractersticas de una agencia o de un agente:
Normalmente distriuyen productos de diferentes marcas y faricantes.
!oran comisin por las mercancas vendidas.
No mantienen inventarios. !olocan pedidos, adem"s de efectuar
coranzas y remitir el efectivo a la casa matriz.
Ventajas :
#oca inversin en infrastructura.
$a comisin es un costo variale de ventas.
%"pido crecimiento.
&enores costos laorales.
Desventajas:
'levado porcentaje de pago de comisiones.
#(rdida de control.
No existe contacto directo con el cliente.
&ayor cartera incorale.
#oca fdelidad de los agentes.
Contabilidad de la casa matriz.
!a casa matriz de%e matriz de%e llevar un control conta%le de las ventas, costos #, en su
caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, informaci/n
estad+stica de car(cter administrativo as+ como otros datos de relevancia
Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de
agentes, gastos de ventas de agentes # ventas de agentes Cada una de estas cuentas
de%e tener una sudcuenta por cada agente 0ara el control de los inventarios se puede
utilizar el procedimiento anal+nco o el de inventarios perpetuos
Cuando la casa matriz decide enviar mercanc+a al agente, de%e efectuarse un control
especial de la mercanc+a en consignaci/n, #a )ue la propiedad de "sta es conservada por
la casa matriz
Si la mercanc+a )ue se env+a al agente #a 'a sido previamente vendida por "ste, el
importe de los fletes, seguros # dem(s gastos originados por el env+o de%en considerarse
como gastos de ventas
Si la mercanc+a es enviada en consignaci/n, los gastos relacionados con la remisi/n de%e
ser considerados parte del costo de la mercanc+a Es conveniente llevar un control de esos
gastos de%ido a )ue la distancia de la casa matriz al domicilio del agente determina una
ma#or o menor utilidad neta so%re las ventas
Es poco com&n )ue las empresas utilicen sistemas mauales para realizar la conta%ilidad,
la selecci/n de un adecuado programa de c/mputo es primordial para un eficiente
desempe1o de los sistemas de inf/rmaci/n conta%le # administrativo
Sucursales:
El esta%lecimieno de sucursales consiste en crear e*tensiones de la misma compa1+a en
diferentes lugares en los )ue se efect&en operaciones para los clientes
!a casa matriz necesita conocer la informaci/n financiera, los resultados de operaci/n #
los cam%ios en la posici/n de cada una de las sucursales )ue integran su empresa, #a )ue
constitu#en un elemento de -uicio, imprescindi%le cuando e*iste la necesidad de a%rir o
cerrar sucursales, as+ como para evaluar la administraci/n de cada una de ellas
Caractersticas para la apertura de una sucursal:
)urdicamente son una extensin de la casa matriz.
*iscalmente se considera que el contriuyente +a aierto un nuevo local,
por lo que es necesario presentar el correspondiente aviso al %egistro *ederal
de !ontriuyentes.
'fecta su propia facturacin.
#or su naturaleza,tienen un local propio, por lo general tienen inventarios
y, de acuerdo con sus caractersticas, pueden o no llevar una contailidad
propia, que dee ser integrada cada cierto tiempo a la de la cas matriz. 'l local
y las inversiones necesarias para su constitucin son aportados por la casa
matriz.
Aspectos financieros:
Generan costos varia%les en menor proporci/n )ue los agentes, lo caual se de%e a )ue no
pagan comisiones por ventas
!os costos fi-os son m(s elevados por la inversi/n en infraestructura De%ido a )ue el total
de la inversi/n es aportada por la casa matriz, los costos fi-os con )ue opera son m(s
elevados, lo )ue ocasiona un ma#or apalancamiento operativo )ue gener un ma#or
potencial de riesgo a %a-os vol&menes de venta A vol&menes altos el rendimiento se
incrementa r(pidamente
!a estructura financiera )ue presenta la empresa vista como un todo es ma#or # m(s
firme De%ido al monto de la inversi/n re)uerida, la empresa tendr( m(s activos #, seg&n
el financiamiento de los mismos, pondr( presentar ma#or firmeza financiera
Control de puntos de venta El trato con los clientes es directo, es decir, sin intermediarios,
por lo )ue es m(s f(cil detectar necesidades # evaluar el grado de satisfacci/n de los
mismos
De%ido a los menores costos fii-os es posi%le )ue el margen de utilidad so%re las ventas
sea m(s elevado )ue cuando se vende a trav"s de agentes Sin em%argo,el margen de
rendimiento so%e la inversi/n puede no ser tan elevado de%ido a la ma#or inversi/n en
activos fi-os
as sucursales pueden ser:
$ocales
*or"neas
Sucursales ocales:
Son las )ue se u%ican en la misma ciudad )ue la casa matriz El esta%lecimiento de este
tipo de sucursales o%edece a )ue en ocasiones es dif+cil para el cliente acudir a las
instalaciones de la casa matriz de%ido a la le-an+a o dificultadad para llegar a ella 0ara
proporcionar un me-or servicio #, evitar )ue el cliente acuda con los competidores, se
fundan sucursales en diversas partes de la misma ciudad
.na de las venta-as conta%les de esta estrategia es )ue por su cercan+a, es posi%le
centralizar diariamente en la casa matriz la informaci/n generada por cada una de ellas as+
como los cortes de ca-a Simplifica las reposiciones de mercanc+as vendidas, gracias a lo
cual la sucursal no necesita 'acer compras directas a los proveedores ni mane-ar
cuentas de c'e)ues
Desde el punto de vista financiero, esto es sano de%ido a)ue envita saldos mu# elevados
en los %ancos # en inventarios, adem(s, permite un mane-o m(s eficiente de los recursos
financieros de la empresa
Es posi%le )ue la casa matriz desee llevar el control de las operaciones de la sucursal local
como t(ctica para reducir costos administrativos En ocasiones # principalmente motivado
por el tama1o )ue pueden llegar a alcanzar las sucursales locales, la casa matriz puede
decidir descentralizar el control administrativo de las sucursales mediante la delegaci/n de
algunas funciones administrativas en cada una de ellas De esta manera, el
funcionamiento de las sucursales puede ser muc'o m(s (gil # responder a las
oportunidades #a los retos del entorno en el )ue efect&a su actividad
En el caso de la administraci/n de la casa matriz decida controlar e integrar a su sistema
conta%le # administrativo directamente los aspectos de operaci/n # financieros de cada
sucursal, por lo menos de%e controlar los siguientes elementos:
&ercancas en existencia.
,tilidades o p(rdidas generadas.
-tros elementos que considere necesarios.
0ara llevar este control, la casa matriz puede esta%lecer cuentas especiales # registros
au*iliares para el registro de las ventas, costos # gastos originados por el funcionamiento
de cada sucursal
En la ma#or+a de los casos, la e*istencia de mercanc+as de%e ser evaluada al costo m(s
los gastos incurridos para el traslado de las mismas sucursal, #a )ue desde el punto de
vista, la sucursal e)uivale a un almac"n e2 la casa matriz
Sucursales !or"neas:
!as sucursales for(neas se utilizan cuando se desea a%arcar mercados u%icados fuera de
la localidad en la )ue se encuentra la casa matriz A)u+ las sucursals funcionan de manera
similar a las locales, aun)ue la distancia )ue la separa de la oficina principal les permite #
a veces 'ace indispensa%le una ma#or independencia
Este tipo de sucursales re)uiere de un fondo de efectivo para su operaci/, realizan un
control propio de us cartera # en ocasiones 'acen sus propias compras en los casos )ue
resulta m(s pr(ctico 'acerlo directamente a los proveedores en lugar de solicitar remesas
de la casa matriz
De%ido a la distancia, resulta m(s dif+cil la centralizaci/n diaria de la informaci/n conta%le,
una soluci/n es comunicarse a trav"s de una red de computadoras enlazadas por m/dem,
otra, utilizar el env+o peri/dico de la informaci/n a trav"s de un servicio de mensa-er+a
Cuando las operaciones de la sucursal son demasiado voluminosas,este env+o diario de
informaci/n no resulta pr(ctico Es este caso lo m(s conveniente es )ue la sucursal posea
su propia conta%ilidad, # env+e cada cierto tiempo su informaci/n conta%le a la casa matriz
El c(talogo de cuentas )ue utilice la sucursal para el registro de sus operaciones de%e ser
el mismo )ue el de la casa matriz #a )ue, las %alanzas de movimientos de%en sumarse
cada cierto tiempo # la uniformidad de las cuentas )ue se mane-an simplifica este
procedimiento
0ara el control de las operaciones en este tipo de sucursales se mane-an las cuentas
siguientes:
#n la casa matriz:
Sucursal cuenta de inversin.
Se utiliza par aregistrar el importe de los %ienes )ue se envian a la sucursal para su
constituci/n, as+ como los gastos incurridos para iniciar sus operaciones El saldo de la
sucursal le sirve a la casa matriz como un control de la inversi/n realizada en las
sucursales # como un parametro para medir le rendimiento de cada una de ellas en
funci/n de la inversi/n realizada
Sucural cuenta corriente.
Despu"s de la creaci/n de la sucursal, es normal )ue ocurran transaciones )ue
representen cuentas corrientes entre la casa matriz # la sucursal !a caracter+stica de
estas transacciones es )ue no representan inversiones en la sucursal #a )ue no tienen la
finalidad de permanecer en la misma
#n la sucursal:
Matriz cuenta de inversin.
3epresenta la contracuenta de la )ue utiliza la casa matriz para conta%ilizar las inversiones
)ue efect&a en las sucursales Es el e)uivalente al capital con )ue opera "sta, por los )ue
su naturalesza es acreedores
Matriz cuenta corriente.
Es la contracuenta de la )ue utiliza la casa matriz para las cuentas corrientes con la
sucursal Su naturaleza puede ser deudora o acredora, pero siempre de igual saldo #
diferente signo )ue la casa matriz
Diferencias entre Agencia y Sucursal:
Agencias
/ienen un surtido de muestras para que las vean losclientes, pero no
mantien existencias para +acer las entregas a los clientes. $os pedidos se
envan a la casa central y (sta la que los sirve.
$os cr(ditos son concedidos por la casa matriz, las cuentas por corar se
lleven en los liros de la casa matriz, (sta efecta los coros.
'l fondo fjo para los gastos de la agencia lo provee la casa matriz, la cual lo
repone a medida que se agota. $a agencia no maneja ningn otro efectivo.
Sucursales:
&antiene existencias de mercancas, la mayor parte de las cuales son
otenidas en la casa central, pero parte de las cuales puede +aer comprado en
otras entidades. $as entregas se +acen de las existencias de la sucursal.
$os cr(ditos son concedidos por la sucursal0 las cuentas a corar se llevan a
en los liros de la sucursal0 (sta efecta los coros.
$os coros efectuados por la sucursal son depositados en un anco local
para que los acredite a la misma0 el gerente de la sucursal extiende los c+eques
para pagar los gastos.
.na agencia e-erce las mismas funciones, pero m(s o menos, )ue un via-ante, en tanto la
sucursal desempe1a la ma#or parte de sus funciones de una empresa independiente,
su-eta solamente a la inspecci/n # el control de la casa matriz
Si %ien e*isten agencias # sucursales, e*isten otros esta%lecimientos )ue tienen algunas
de las caracter+sticas de am%as Agencias )ue e-ercen algunas de las funciones de las
sucursales , # sucursales su-etas a algunas restricciones )ue se aplican a las sucursales
Si una agencia desempe1a alguna de las funciones de una sucursal o si una sucursal se
'alla su-eta a alguna de las restricciones )ue generalmente se aplican a las agencias, se
modifican neceariamente sus sistemas de conta%ilidad para adatarse a la situaci/n
Cuentas de las agencias:
.na agencia no necesita llevar un sistema de conta%ilidad por partida do%le !o &nico )ue
necesita es un li%ro de ca-a en el cual anota el dinero reci%ido de la cas matriz para su
fondo fi-o, # los pagos 'ec'os con el mismo para sus gastos El registo de pagos suele
llevarse por duplicado Cuando el fondo fi-o disminu#e # se desea un c'e)ue para
reponerlo, se env+a a la casa central una copia de la 'o-a de pagos, -untamente con los
-ustificantes como evidencia de la +ndole a correcci/n de los desem%olsos efectuados, # la
copia )uda en poder de la agencia
!os asientos a realizar por la casa matriz depender(n de si la gerencia desea determinar la
utilidades netas
Cuentas de las sucursales:
Esta es m(s complicada )ue la de las agencias !leva un -uego completo de li%ros en el
cual anota las mercanc+as reci%idas de la casa matriz # las ad)uiridas de otras entidades,
las ventas, las cuentas a co%ra, las cuentas a pagar # los gastos El ma#or contiene una
cuenta denominada Casa Central, a la cu(l se acredita todo a)uello )ue se reci%e de la
casa matriz # de%ita de lo )ue se env+a a la misma
Cuando las mercanc+as se facturan a la sucursal al precio de venta, los procedimientos de
conta%ilizaci/n son los mismos, sin em%argo en vez de re%a-ar el inventario de la sucursal
el precio de costo mediante un porcenta-e )ue se %asa en un tipo uniforme de recargo,
de%en aplicarse diferentes recargos departamentales para ese c(lculo, o 'acer un c(lculo
individual para cada partida del inventario de la sucursal
El activo fi-o de las sucursales se lleva por lo regular en los li%ros de la casa central
Algunos de los gastos aplica%les a las operaicones de la sucursal pueden aparecer en los
li%ros de la casa central en lugar de aparecer en los de a)u"lla Despu"s de conta%ilizar
las utilidades tal como las e*pone la sucursal, la casa matris de%e 'acer los asientos en
sus li%ros cargando a .tilidad o 0"rdida Neta de la sucursal # acreditanto Gastos por
Derpresiaci/n