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El Proceso Administrativo

La administracin, como ciencia, exige en su desarrollo teorico y practico un


estilo de pensamiento sistematizado, con bases solidas en la investigacin y en
la elaboracin de sus teoras, que rompa con sistemas rutinarias e
improvisaciones por parte de quien la practica.
stas son algunas de las caractersticas de la administracin que da como
resultado el uso de la herramienta ms importante que pudo haber adoptado el
administrador en su prctica: el mtodo cientfico, y con ello, la creacin de una
verdadera estructura de trabajo adecuada a su particular forma de ser: el
proceso administrativo.

El proceso administrativo se define como una consecucin de fases o etapas a
travs de las cuales se lleva a cabo la prctica administrativa. Algunos autores
que estudian dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su criterio en tres,
cuatro, cinco o seis etapas, pero slo se refieren al grado de anlisis del
proceso, ya que el contenido es el mismo que manejan todos. Por eso, en la
actualidad, la divisin
cuatripartita, de cuatro fases, es la ms aceptada universalmente: planeacin,
organizacin, direccin y control.

Considerando la importancia de este instrumento, mencionaremos algunas
caractersticas del proceso administrativo:

a) El proceso administrativo est formado por un conjunto de fases o pasos
de manera cclica, es decir, el fin se convierte de nuevo en el principio
de la tarea administrativa.

b) Una de las principales observaciones es que en cualquier modelo que
analicemos del proceso administrativo, las fases que invariablemente
encontraremos son las de planeacin y control.

c) El principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una
estructura de eficiencia.

d) Estimula la innovacin y el progreso

e) Fomenta el desarrollo de una filosofa y cultura gerencial y empresarial.



ESTRATEGIAS


Determinacin del propsito y de los objetivos bsicos a largo plazo de una
empresa, as como la adopcin de los cursos de accin y de la asignacin de
recursos necesarios para su cumplimiento.

Tambin se tienen estrategias de producto, financieras, ventas, investigacin y
desarrollo, expansin, diversificacin, publicitarias, etc.

Ejemplos:





Objetivos organizacionales.
Son unidades sociales que buscan alcanzar objetivos especficos: su razn de
ser es servir esos objetivos. Un objetivo organizacional es una situacin
deseada que la organizacin desea alcanzar.es una imagen que la
organizacin pretende para su futuro. Si el objetivo se alcanza l deja de ser
una imagen orientadora de la organizacin y es incorporada ella como algo real
y actual.
Cuando un objetivo se vuelve realidad, deja de ser un objetivo deseado. En ese
sentido, un objetivo nunca existe; es un estado que se busca y no uno que se
posee.
Las situaciones futuras, a pesar de imgenes, tienen una fuerza sociolgica e
influyen en las opciones y relaciones de las personas. Muchas organizaciones
poseen un rgano formal destinado a establecer los objetivos organizacionales
y sus modificaciones. En otras, los objetivos son establecidos por votos de los
accionistas o de los miembros de la asamblea o aun por las personas que
representa a los accionistas o que pose o dirige la organizacin.
La eficiencia de una organizacin se mide por el alcance de los objetivos
propuestos. La competencia de la organizacin se mide por el volumen de
recursos utilizados para relazar la produccin. La competencia est conectada
a los objetivos de la organizacin, pero no se confunde con ellos. La
competencia crece a medida que los costos (los recursos utilizados) decrecen.
Las organizaciones pueden tener, simultneamente dos o ms objetivos.
Los objetivos organizacionales tienen varias funciones como son:
a) La presentacin de una situacin futura: indica la orientacin que la
organizacin busca seguir. De esa forma establece objetivos como
lneas maestras para la actividad futura de la organizacin.
b) Los objetivos constituyen una fuente de legitimidad que justifica las
actividades de la organizacin y en verdad hasta sus propias
existencias.
c) Los objetivos sirven como estndares, a travs de los cuales los
miembros de una organizacin y los extraos a ellas puedan evaluar el
xito de la organizacin.
d) Los objetivos sirven como unidad de medida, para verificar y comparar
la productividad de la organizacin.
Existen dos modelos de organizacin:
1. Modelos de supervivencia: cuando la organizacin desarrolla objetivos
que le permiten sencillamente existir y mantener su continuidad.
2. Modelo de eficiencia: cuando la organizacin desarrolla objetivos que le
permiten no solamente existir, sino tambin funcionar dentro de los
estndares de creciente excelencia y competitividad


MISIN

Razn de ser de la empresa. Que es definida como la razn de ser de las
organizaciones. Esta misin es un breve enunciado que sintetiza los principales
propsitos estratgicos y los valores esenciales que debern ser conocidos,
comprendidos y compartidos por todas las personas que deseen colaborar en
el desarrollo del negocio.

Ejemplos:













Fuente: www.cemexmexico.com.mx















Fuente: www.pascualboing.com

En Sociedad Cooperativa Trabajadores de
Pascual S.C.L. elaboramos y
comercializamos, bebidas naturales,
saludables y nutritivas en la gama de jugos,
nctares, pulpas de fruta, agua purificada,
refrescos y lcteos, con el compromiso de
deleitar y satisfacer la sed de los
consumidores de todas las edades con la
responsabilidad de lograr un bienestar
social.

CEMEX es una compaa global de soluciones para la
industria de la construccin, que ofrece productos de
alta calidad y servicio confiable a clientes y
comunidades en ms de 50 pases en el mundo. La
compaa mejora el bienestar de sus audiencias
mediante un proceso de mejora continua y esfuerzos
permanentes para promover un futuro sostenible.


Objetivos

La organizacin que no tiene idea de sus alcances y limitaciones, as como de
hasta dnde quiere llegar, tendr serias dificultades para lograr sus metas. Un
objetivo es, entonces, un resultado final, un estado ideal que se pretende
alcanzar. Terry y Franklin nos definen el objetivo como la meta que se
persigue, que prescribe un mbito definido y sugiere la direccin a los
esfuerzos de planeacin. Los objetivos exigen ser claros y precisos para
determinar los escenarios necesarios y los esfuerzos correspondientes al logro
de los mismos. Los objetivos mal planteados e inapropiados, lejos de ayudar a
la direccin, entorpecen la eficiencia y no permiten lograr la misin de las
organizaciones.
Los objetivos son como el hilo que mantiene la unidad entre todos los planes.
De ah la importancia de plantear cabalmente objetivos que motiven, exhorten
al triunfo y definan la misin y propsitos de una organizacin.

Tipos y clasificacin

Al analizar diferentes autores, estudiosos de la prctica administrativa,
encontramos que existe una galera inmensa sobre la clasificacin de los
objetivos. La institucin desarrolla sus objetivos con base en renglones
estratgicos tales como su misin, proyectos y cultura propia. Analicemos
algunos modelos al respecto. El libro Efectividad gerencial (Reddin, 1997) nos
muestra la siguiente clasificacin de los objetivos.

Objetivos normales. Son los que se basan directamente en las reas de
efectividad establecidas para la posicin. Son los ms importantes dentro de la
organizacin.

Objetivos especiales. Se refieren a los estudios de factibilidad que exploran
nuevas reas, la experimentacin de sistemas y procedimientos nuevos;
asimismo, se relacionan con la creatividad y formas nuevas de pensamiento.

Objetivos de desarrollo. Son aquellos que tienen que ver con la formacin del
gerente en sus funciones y pueden referirse a cursos, visitas a plantas,
conferencias o a la lectura de libros y publicaciones.

Hicks y Gullet, en su obra Administracin, desarrollan la siguiente clasificacin
de los objetivos.

Objetivos de actuacin. Son aquellos que se identifican con las tareas de las
personas relacionadas con su puesto. Se subdividen a su vez en categoras de
rutina, resolucin de problemas y de innovacin.

Objetivos personales. Los objetivos de desarrollo personal tienen como
intencin fomentar las habilidades y conocimientos de un individuo.

La siguiente clasificacin es la ms comn, ya que son los objetivos que
caracterizan a una organizacin en cualquier rengln.

Objetivos econmicos. Responden a las perspectivas de los inversionistas en
cuestin de su dinero, a la vez que satisfacen las necesidades de poder
econmico de sus trabajadores.

Objetivos sociales. Internamente crean un ambiente agradable de trabajo,
desarrollan tica y fomento de valores individuales y organizacionales,
satisfacen en todos los valores que debe contener el producto (materia prima,
peso, contenido) a una sociedad cada vez ms vida de creaciones y calidad.
Tambin ayudan a acabar con el desempleo, desarrollan una apropiada
infraestructura de la entidad en que se trabaja, etctera.

Objetivos polticos. Crean imagen, la alimentan y venden ante sus
competidores y la sociedad en general. Promueven enlaces, estrategias que
ayuden al desarrollo de la industria en especfico, intercambio de informacin
entre empresas, unificacin de estndares de calidad y filosofa de trabajo,
etctera.

Objetivos tcnicos. Fomentan la educacin entre los trabajadores a travs de
la constante capacitacin y promueven cada vez ms profesionistas en la lnea
gerencial de la institucin, estimulan la creatividad y el uso de tecnologa de
punta en su lnea de trabajo.

En funcin del rea que abarcan y del tiempo que se establezca pueden ser:
Objetivos estratgicos o generales. Comprenden a toda la empresa y se
establecen a largo plazo.

Objetivos tcticos o departamentales. Se refieren a un rea o
departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales y
se establecen a corto y mediano plazo.
Objetivos operacionales o especficos. Se definen en niveles o
secciones especficas de la empresa, se refieren a actividades ms
detalladas, son a corto plazo, responden en funcin a los objetivos
departamentales y generales.



Medicin, jerarqua e integracin
Los objetivos forman una jerarqua en el concepto de su elaboracin e
implementacin en la prctica administrativa, y este concepto se puede ilustrar
en forma piramidal, desde el objetivo global hasta los objetivos individuales
especficos.
A continuacin, retomando a Koontz y Weihrich, de su libro Administracin, una
perspectiva global, consideraremos la enunciacin de los objetivos
organizacionales, desde su perspectiva de jerarqua.

a) Los objetivos socioeconmicos. Es la cspide, el nivel ms alto que
persigue una organizacin; el propsito socioeconmico genera no slo
bienestar a sus propietarios, sino tambin a los integrantes de la misma.

b) En segunda instancia se encuentra la misin, que es definida como la
razn de ser de las organizaciones. Esta misin es un breve enunciado
que sintetiza los principales propsitos estratgicos y los valores
esenciales que debern ser conocidos, comprendidos y compartidos por
todas las personas que deseen colaborar en el desarrollo del negocio.

c) En tercera instancia tenemos a los objetivos generales de la
organizacin. Son aquellos objetivos integrales que se consideran a
largo plazo o estratgicos, que visualizan a la organizacin como un
todo. Dentro de esta clasificacin tenemos algunos objetivos planteados,
tales como eficiencia organizacional, maximizacin de utilidades,
liderazgo industrial, bienestar del empleado, entre otros.

d) En siguiente plano tenemos los objetivos de divisin, que son creados
en un rea de trabajo definida por cierta especialidad.


e) Los objetivos de departamento. Este tipo de objetivos tiende a
desarrollar metas ms especficas de trabajo y tiene mucho que ver con
el aspecto operativo de la organizacin. Los jefes de departamento y los
supervisores son los encargados de elaborar dichos objetivos, ya que
son, en teora, los ms experimentados en las funciones y actividades
de la organizacin.

f) Por ltimo, se encuentran los objetivos individuales. Son aquellos que
genera el empleado en su puesto de trabajo y tienen que ver con el
desempeo individual, objetivos de desarrollo personal y cumplimiento
con estndares de trabajo.

Quin fija los objetivos?

Los objetivos pueden ser fijados de cuatro modos. En el primero, los objetivos
son fijados por el superior para el subordinado, esto es en forma unilateral y
parece ser el mtodo ms utilizado y tradicional; es como una orden ms
especfica que la usual.
El segundo mtodo implica que el superior fije los objetivos y los discuta con su
subordinado, esto es que los objetivos se consideran por el momento como
tentativas susceptibles a modificaciones y estudios. Sigue existiendo una
autoridad sobre lo estudiado, el subordinado se siente presionado a
compartir las ideas de su jefe y es poco probable que se logre compromiso
del subordinado.

El tercer mtodo implica fijar los objetivos a travs de un binomio superior-
asesores; este mtodo es muy utilizado para el establecimiento de los
objetivos.

Un asesor interno o externo que se entrevista en privado y conjuntamente con
el superior y subordinado e instrumenta su acuerdo sobre un conjunto de
objetivos y medidas. El subordinado siente que la situacin est en dos por
uno, es decir, que existen dos autoridades contra l solo. El subordinado y el
superior sufren los cambios porque es necesario contar con el asesor en todo
el proceso de implementacin de los objetivos, por lo tanto, el mtodo tiende a
ser muy costoso, ya que un asesor externo es un especialista que no regala su
tiempo ni su trabajo.

El cuarto mtodo es el de subordinado-superior. El subordinado formula y
propone un conjunto de objetivos y elabora una serie de reuniones con su
superior para comunicar cules son sus objetivos. Con este mtodo, ambos
contribuyen en forma equilibrada a los objetivos.



IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Los objetivos organizacionales dan a los gerentes y a los dems miembros de
la organizacin importantes parmetros para la accin en reas como:

1. Gua para la toma de decisiones: una parte importante en la
responsabilidad de los gerentes es tomar decisiones que influyen en la
operacin diaria y en la existencia de la organizacin y del personal de la
misma. Una vez que los gerentes formulan los objetivos
organizacionales, saben en qu direccin deben apuntar. Su
responsabilidad se convierte, pues, en tomar las decisiones que lleven a
la empresa hacia el logro de sus objetivos.

2. Gua para la eficiencia de la organizacin: dado que la ineficiencia se
convierte en un costoso desperdicio del esfuerzo humano y de los
recursos, los gerentes luchan por aumentar la eficiencia de la
organizacin cuando sea posible. La eficiencia se define en trminos de
la calidad total del esfuerzo humano y de recursos que una empresa
invierte para alcanzar sus objetivos. Por lo tanto, antes de que pueda
mejorar la eficiencia de una empresa, los gerentes deben lograr una
clara comprensin de los objetivos organizacionales. Slo entonces los
gerentes podrn utilizar los recursos limitados a su disposicin tan
eficientemente como les es posible.

3. Gua para la coherencia de una organizacin: el personal de una
organizacin necesita una orientacin relacionada con su trabajo. Si los
objetivos de la empresa se usan como actividad productiva, la toma de
decisiones de calidad y la planeacin efectiva.

Gua para la evaluacin de desempeo: el desempeo de todo el personal de
una empresa debe ser evaluado para medir la productividad individual y
determinar lo que se puede hacer para aumentar. Los objetivos
organizacionales son los parmetros o criterios que deben utilizar como base
de estas evaluaciones. Los individuos que aportan ms al cumplimiento de los
objetivos organizacionales deben ser considerados como los miembros ms
productivos de ella. Las recomendaciones especficas para aumentar la
productividad deben incluir sugerencias sobre lo que los individuos pueden
hacer para contribuir a que la empresa se dirija hacia el alcance de sus
objetivos.





Estrategia
A menudo las estrategias denotan, por tanto, un programa general de accin y
un conato de empeos y recursos para obtener objetivos amplios. Anthony los
define como el resultado de ... el proceso de decidir sobre objetivos de la
organizacin, sobre los cambios de estos objetivos, sobre los recursos usados
para obtener estos objetivos y polticas que deben gobernar la adquisicin, uso
y organizacin de estos recursos". Y Chandler define una estrategia como "la
determinacin de los propsitos fundamentales a largo plazo y los objetivos de
una empresa, y la adopcin de los cursos de accin y distribucin de los
recursos necesarios para llevar adelante estos propsitos."
El propsito de las estrategias, entonces, es determinar y comunicar a travs
de un sistema de objetivos y polticas mayores, una descripcin de lo que se
desea que sea la empresa. Las estrategias muestran la direccin y el empleo
general de recursos y de esfuerzos. No tratan de delinear exactamente cmo
debe cumplir la empresa sus objetivos, puesto que sta es la tarea de un
nmero enorme de programas de sustentacin mayores y menores. Pero son
una referencia til para guiar el pensamiento y la accin de la empresa. Esta
utilidad en la prctica y su importancia como gua en los planes justifican su
consideracin por separado como un plan para fines analticos. Las estrategias
pueden ser:

Formuladas : La fuente ms lgica de las estrategias es el nivel ms alto de la
administracin, quien las formula con el propsito expreso de guiar las
operaciones de sus subalternos y/o subordinados.
Consultadas : En la prctica, la mayor parte de las estrategias tienen su origen
en consultas que se hacen sobre casos especficos y especiales, que para su
absolucin suben a lo largo de la escala jerrquica.
Implcitas :Sucede a veces que las estrategias se originan en lo que es
prctica usual dentro de una empresa. El personal de una empresa considerar
lo que usualmente ocurre o se acostumbra dentro de ella, como poltica de la
empresa.
Impuestas externamente: En gran medida y en forma consciente, las
estrategias se fijan externamente a la empresa, por el gobierno, los sindicatos y
las asociaciones comerciales.
La planeacin, para que sea sumamente prctica y eficaz, deber tomar en
cuenta y adaptarse a las reacciones de las gentes a quienes afecta. Una
decisin dada, que pudiera resultar ptima, ser quiz poco conveniente y por
lo tanto desechada cuando las acciones de quienes se opongan a ella no sean
tomadas en consideracin. Por lo tanto, es necesario establecer estrategias en
la planeacin.
La expresin "estrategia' se usa aqu en el sentido de un enfoque bien mediato
del plan y de su aplicacin, de tal manera que se tropiece con un mnimo de
dificultades por las reacciones de las personas a quienes afecta. Se podra
decir, en este caso, que la "estrategia" sern los cursos de accin que se
implantan despus de haber tomado en consideracin contingencias
imprevisibles respecto de las cuales se dispone de informacin fragmentada, y
sobre todo la conducta de los dems.


LAS 3 ESTRATEGIAS GENERICAS DE MICHAEL PORTER

Para Michael Porter, existen 3 estrategias genricas para las empresas. Son
tcticas para superar el desempleo de los competidores en un sector industrial.
En algunos sectores industriales se podrn obtener altos rendimientos,
mientras que en otros slo rendimientos aceptables.

1 La Estrategia de Liderazgo de Costos. (1)

La estrategia de liderazgo de costos, requiere de ciertas caracteristicas:

La construccin agresiva de instalaciones capaces de producir grandes
volmenes, en forma eficiente (ver grfica de economas de escala en
plantas de tamao diferente).

Un vigoroso empeo en la reduccin de costos, por efecto de la curva de
la experiencia (ver grfica de la curva de la experiencia).

Rgidos controles de costos y gastos indirectos.

La minimizacin de costos en Investigacin y Desarrollo, servicios,
fuerza de ventas y publicidad.

El diseo de productos que faciliten la produccin (arquitectura de
productos).

Una fuerte inversin inicial en equipos de tecnologa.
La colocacin de precios bajos, para obtener rpidamente una alta
participacin de mercados (inclusive hasta prdidas iniciales) (ver grfica
de politica y estrategia de precio de penetracin).

Una alta participacin de mercados, permite economas de escala que
consiguen bajar ms los costos. Los bajos costos, permiten obtener un
rendimiento mayor al del sector industrial. Una posicin de bajo costo y alta
participacin de merca do, proporciona elevadas utilidades para la reinversin y
el mantenimiento del liderazgo en costos. Slo las empresas con una alta
participacin de mercado, pueden optar por esta estrategia.

La Curva de la Experiencia: El costo unitario de un producto homogneo,
medido en unidades monetarias costantes, disminutyen en un porcentaje fijo y
previsible, cada vez que la produccin acumulada se duplica.







Estrategias Competitivas.
Muchas ideas importantes en la planificacin estratgica han surgido del
trabajo de Michael Porter de la Escuela de Negocios de Harvard. Su marco de
estrategias competitivas identifica tres estrategias genricas que los gerentes
pueden elegir. El xito depende de seleccionar la estrategia correcta, una que
se ajuste a las fuerzas competitivas de la organizacin y de la industria en la
que se encuentra. La contribucin ms importante de Porter ha sido delinear
con cuidado la forma en que la gerencia puede crear y sostener una ventaja
competitiva que d a la compaa una rentabilidad por arriba del promedio.

Requerimientos comunes para seguir con xito las estrategias
competitivas de Michael Porter.