UNIVERSIDAD AUTNOMA DE

QUERTARO
FAC. DE PSICOLOGA

MATERIA: TALLER DE FORMACIN DE
INSTRUCTORES
EQUIPO NUM. 7
TEMA:
ORGANIZACIN DE EVENTOS


INTEGRANTES:
Raymundo Abraham Lpez Lpez
Amairani Morales Lpez
Julieta Hurtado Trejo





ndice:
Pg.


1. Objetivo.3

2. Introduccin................4


3. Organizacin de eventos...5
3.1 Claves principales para organizar un evento con xito....................5
3.2 Tipos de eventos.6

4. Recomendaciones para la planificacin, organizacin y celebracin
de un evento ..9

5. Actividad11
6. Cronograma..14
7. Conclusiones15
8. Referencias bibliogrficas16









1. Objetivo:
El siguiente trabajo pretende mostrar a los alumnos del Taller de formacin de
instructores una manera dinmica e interactiva de cmo se hace una organizacin
de eventos, as como los principales pasos para realizar algn evento propia de
alguna empresa de tal manera que les sea simblica la informacin con las
dinmicas a realizar y puedan hacer uso de ella de una forma til relacionndola
con el quehacer del Psiclogo del Trabajo dentro del rea laboral.
















2. Introduccin:
En las organizaciones siempre existen ciertos eventos de vital importancia
mismos que en muchas ocasiones se llevan a cabo por el departamento de
recursos humanos, en su mayora estos eventos son dedicados al personal
que labora en estas organizaciones, muchas veces como incentivo,
capacitacin o de celebracin de alguna fecha importante dentro de la empresa
es necesario considerar un anfitrin con caractersticas especficas para lograr
de dichos eventos todo un xito


An hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente
porque as est especificado en su plan de marketing y dejan demasiados
aspectos al azar. Los eventos son herramientas de Relaciones Pblicas con
mltiples ventajas pero, al mismo tiempo, quedamos completamente expuestos
ya que todo en un acto comunica. Exigen un gran cuidado de todos los
detalles. (Costas Ana, Microsoft 2014)

De acuerdo a la planeacin de eventos empresariales, no slo estamos
organizando la presentacin de la empresa a los empleados, si no que
hacemos que estos sean los ms importantes dentro del evento, convivir y
hacer que se sienta orgulloso de la empresa donde labora, el objetivo sera
convivir entre el personal de ms alto rango hasta el ms bajo solidificando la
unin interna de la organizacin.





3.- TEMA:
Organizacin de eventos
En las empresas tanto pblicas como privadas, adems de la capacitacin
se realizan otras actividades como reuniones de trabajo, asambleas,
exposiciones, cursos, conferencias, etc. Dichas actividades requieren una
serie de apoyos para su adecuada realizacin.
El objetivo de estos apoyos es evitar contratiempos, llevando a un buen
trmino el programa y logrando, al mismo tiempo, que este resulte efectivo.
Sin importar en donde se trabaje, la planeacin y la organizacin son
indispensables para ofrecer servicios de alta calidad, contando para ello
con instalaciones, medios y el ambiente propicio para la realizacin
adecuada de las actividades.
Si las Relaciones Pblicas podran definirse como el arte de hacer un buen
trabajo y saber comunicarlo, en un evento absolutamente todo comunica.
Los elementos clave a cuidar son una buena razn para organizar un
evento, un anfitrin y unos invitados, por definicin, un espacio adecuado
donde llevarlo a cabo y un concepto meditado que lo envuelva.
3.1 Claves principales para organizar un evento con xito
1. Tener una razn de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento
conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrs.
Quienes hayamos asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la
satisfaccin de haber sido convocados para presenciar y formar parte de un
acontecimiento de inters y memorable o hemos sufrido el vernos obligados a
perder nuestro tiempo y habernos desplazado para no ver nuestras expectativas
cumplidas. Debe ser realmente necesario que nuestro pblico se desplace para
asistir al lugar convocado, sino el acontecimiento al que queremos dotar de
repercusin quedar incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de
posibilidades que nos ofrece un evento.

2. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido ser la
tarjeta de presentacin de nuestra empresa u organizacin. Nuestro concepto es
el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en
definitiva, queremos transmitir de nuestra compaa. Queremos presentarnos
como una empresa formal o informal? Accesible o sofisticada? Tradicional y
rstica o vanguardista e innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro
evento transmite los valores que queremos asociar a nuestra marca.


3. Una mentalidad de anfitrin de primera clase. En realidad, todo en un evento
depende del anfitrin. ste es quien tiene la sartn por el mango, quien hace y
deshace, quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los
recursos. Un evento empresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento
organizado en nuestra vida privada (invitar a unos amigos a cenar, por ejemplo).
Se ha escrito largo y tendido sobre protocolo, buenas maneras y, en general,
todo gira alrededor de la empata. La pregunta es: si estuvisemos en la piel de
nuestro pblico qu veramos o cmo nos gustara ser tratados?, es decir, qu
experiencia nos gustara llevarnos de este evento? Debemos orientar nuestro
trabajo y recursos a cubrir las necesidades y expectativas de nuestros clientes
compatibilizndolo con los objetivos de la compaa.


4. Invitados s pero, personas ante todo. Se supone que elegimos
cuidadosamente a nuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro
pblico ms valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habr
tenido sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se
marche satisfecho, hasta puede que hayamos actuado en contra de nuestros
intereses.
Como el anfitrin es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de los
invitados. Son clientes actuales o en potencia, s pero, ante todo son personas.
Con esto, detalles que pueden parecer a priori insignificantes como elegir la hora
adecuada, la temperatura en el local, disponer bebida y comida suficiente, no
alargar la duracin innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona
para que puedan elegir estar sentados o de pie, se convierten en fundamentales
ya que conseguirn que los invitados se queden o provocar que se marchen.

3.2 Tipos de eventos
Desayunos de trabajo:
Habitualmente se realiza este tipo de eventos para presentar un producto o
servicio, mostrar objetivos mensuales / anuales, conversar sobre un determinado
tema o presentar un nuevo proyecto.
Los desayunos de trabajo pueden ser in company u out door.

La duracin aproximada vara de 2 a 4 horas.
Jornadas de capacitacin / seminarios.



Convenciones:
Es una reunin peridica con un pblico de la misma profesin, para tratar asuntos
de intereses comunes, lograr acuerdos y tomar decisiones.
Se realizan en salones de hoteles
Su duracin puede llegar a ser de un da o ms.
Congresos:
Reunin peridica que nuclea los miembros de una asociacin, organizacin o
entidad para debatir cuestiones previamente asignadas.
Prev tres sesiones preliminares:
1. la Etapa Inaugural, informa sobre la finalidad y los temas a tratar
2. La Etapa Media, se consideran los trabajos preliminares y las condiciones
3. La Etapa final, se informan los resultados alcanzados
Se inicia con un acto de apertura, luego con reuniones plenarias paralelas y
finaliza con una ceremonia de clausura. Un congreso involucra una excelente
organizacin y planificacin de cada etapa para que el evento resulte exitoso.
Algunas opciones de realizacin de un congreso:
- Salones, Hoteles, Estancias, Auditorios, Salas, etc.

Simposios:
Reunin de especialistas en un plano de igualdad para tratar materias de su
particular inters, cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto
o trabajo. Cada expositor dispone de unos 20 minutos aproximadamente, al cabo
del tiempo, el pblico tiene una visin integrada del tema que los ocupa.
Workshops:
Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesin, en
un mbito dialogado y de intercambio informativo entre colegas.
Jornadas recreativas:
Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales
expertos, por lo general una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos
de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a travs de talleres:
- Ventas
- Atencin al cliente
- Negociacin
- Coaching
- Liderazgo

Fiesta de fin de ao:
Las compaas renen a sus empleados para despedir el ao de trabajo. Se
puede realizar de da (por ejemplo en un da de campo) o de noche (en un Saln,
Hotel, Restaurante, Disco o en la empresa).
Se pueden tener amplias opciones que pueden incluir actividades en equipo,
sorteos, torneos, shows, baile, etc.
Das de campo:
La combinacin perfecta de deportes, piscina, paisaje, cabalgatas, actividades
recreativas y comida.
Con Opciones de: Futbol, juegos de mesa, juegos inflables tanto para nios como
para adultos, shows, torneos deportivos, actividades de integracin para equipos
de trabajo.
Cocktails:
Se puede realizar un Cocktail como parte de otro evento ms grande como un
congreso, o bien realizarse para celebrar algo en especial.
Almuerzos / cenas ejecutivas:
Habitualmente se realizan en das hbiles para tratar temas laborales. Los lugares
elegidos pueden ser Restaurantes exclusivos, Hoteles o Salas privadas.
Presentaciones:
Tiene la misma metodologa que las reuniones pero estas cuentan con
equipamiento tcnico: laptop, proyector, pantalla, sonido, etc.
Inauguraciones de planta, oficina o local:
Es la presentacin en sociedad de un nuevo lugar de la empresa. Se invita a
clientes, proveedores, empleados, accionistas, autoridades, funcionarios, medios
de prensa. Dependiendo de cul sea la inauguracin habr un recorrido de las
nuevas instalaciones.
Se puede ofrecer un lunch, cocktail o vino de honor.
Lanzamiento de marca, producto o servicio:
Se da a conocer una nueva marca, un nuevo producto o servicio, o bien el
reposicionamiento de los mismos. Est dirigido tanto al personal de la empresa
como a potenciales clientes. En estos tipos de eventos es necesaria la creatividad
sin descuidar que la marca, producto o servicio, sea el centro de atencin.
Reuniones:
Es una forma de trabajo que privilegian las empresas para llevar adelante su
gestin. Las mismas se realizan en las salas de las empresas o salones de
hoteles y muchas veces estas reuniones se hacen en otras ciudades. Pueden
durar algunas horas, o todo el da.
Se recomienda: pausas para coffee breaks y/o almuerzos.
Family day:
Un da de entretenimiento y reconocimiento a los empleados y a las familias de los
mismos. Se compone de un da completo de juegos, deportes, comidas, espacios
abiertos o cerrados. El objetivo es integrar a los empleados de distintas reas,
incluidas sus familias.
4. Recomendaciones para la planificacin, organizacin y
celebracin de un evento:
1. Innova, s creativo, piensa de forma diferente.

2. Asegrate de que los participantes socialicen y participen en el networking
(la creacin de redes).

3. Considera la posibilidad de organizar sesiones dinmicas como la
integracin de la mecnica de juegos, a fin de pasarlo realmente bien,
puede aportarle fuerza, impacto y enfoque en una reunin o un evento
(gramificacin).

4. Conoce a tu pblico y adapta el mensaje y los contenidos del evento a l.
Las personas que asisten a tu evento son tus clientes, as que debes
esforzarte por conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que
satisfaga sus expectativas. Adems, siempre debes incluir un turno de
preguntas despus de cada presentacin o sesin.

5. En cuanto haya una decisin en firme para celebrar el evento, asegrate de
que se lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el
menor tiempo posible (incluyendo versiones para PC, mviles y tabletas) y
que se actualice a menudo; Internet es la herramienta de marketing ms
poderosa que tienes a tu disposicin.
6. Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento
antes de su celebracin y para prolongar su vida despus, dependiendo de
cada evento.
Presupuesto de egreso (inversin)
Presupuesto, colaboracin con mas
los objetivos del presupuesto son:
1. Previsin
2. Planeacin
3. Organizacin
4. Coordinacin
5. Control
El coordinador
El coordinador debe preparar el curso:

Solicitar aulas y equipo de apoyo didctico
Prestar ayuda al instructor o responsable
Preparar y concentrar el material didctico
Elaborar y entregar invitaciones y folletos
Solicitar servicios de cafetera y gastos menores
Informar a los instructores sobre las caractersticas del programa y de
los participantes.
El coordinador debe tener conocimiento de:
Tcnicas didcticas
Elaboracin de materiales didcticos
Liderazgo
Buena presentacin
Facilidad de negociacin
Administracin del tiempo y puntualidad
Facilidad de palabra
Manejo de grupos
Creatividad
Iniciativa
Imparcialidad
Tolerancia
Empata
Uso de msica
El instructor debe hacer una seleccin adecuada del tipo de msica que
pondr durante el curso o evento, tomando en cuenta el tema, para que sea
agradable para los participantes y proporcione la atencin adecuada de los
mismos.
Durante el break usar ritmos alegres para dar energa al grupo.
En los eventos en los que se permita poner msica se sugiere que el
coordinador mantenga variaciones entre las melodas y cuide que estas
sean populares para no provocar cansancio o aburrimiento entre los
asistentes
Por supuesto, no se debe utilizar msica que transmita mensajes negativos.


5. Actividad:
1. Organizar un evento?
Formar 4 equipos
Organizarse en equipo para planear la organizacin de un evento (de los
anteriormente mencionados) de manera ficticia, para posteriormente explicar que
es lo que ese equipo hara en dado caso, para organizar ese tipo de evento.

Material:
Tarjetas de recursos para el evento.
Dinero ficticio (presupuesto para cada equipo)

Lugar: exterior , tres estaciones.
Indicaciones:
Cada equipo seleccionar una tarjeta al azar (dicha tarjeta contiene un tipo de
evento).
En cada estacin se comprar el material o herramientas necesarias para la
organizacin de su evento, el equipo tendr que escoger 2 tarjetas por cada
estacin, cada tarjeta tendr un costo el cual ser derivado del presupuesto que
tiene cada equipo. Para poder conseguir un elemento extra que les ayude para
tener xito en su evento tendrn que contestar correctamente una pregunta que se
les har en la estacin tres.
Las tarjetas:
2 tarjetas por estacin.
Estacin 1: Lugares
Jardn
Hotel
Saln de eventos

Compaa

Estacin 2: elementos o herramientas (Audio va de regalo, pero, es necesario
que el equipo mencione que tipo de audio utilizara para ese evento)
1. Carpa Da de la familia
2. Inflable Da de la familia
3. Material de Video
4. Coffee Break
5. Banquete
6. Can
7. Pantalla
8. Cocktail Inauguraciones de planta,
oficina o local
9. Material para juegos
10. Lunch
11. Shows (elemento extra)
12. Premios Da de la familia
13. Medallas o trofeos Congreso, da de la familia
14. Animador Congreso, da de la familia
15. Juegos de casino Fiesta de fin de ao
16. Souvenirs
6.-CRONOGRAMA

Martes 25 de febrero 2014

Actividad

Horario


Horario

Horario

Horario

Horario

Horario

Horario

7:00


7:30

8:00

8:30

9:00

9:30

10:00

Recepcin


X

X


Actividad rompe
hielos Quien viaja
a la selva?


X


Exposicin


X

X

X


Actividad
organizar un
evento?


X

X


Conclusin y cierre
con el grupo


X


Retroalimentacin
con el profesor


X







6.-Conclusiones
La organizacin de un evento no es tarea fcil ya que se necesita de una visin
previa del evento a desarrollar, para as poder lograr una mejor planeacin y
considerar un presupuesto exacto para la realizacin del evento, de la logstica
depender gran parte del xito del congreso, fiesta de fin de ao, talleres o el
evento a realizar, sin este elemento el resultado podra ser fatal ya que no se
tiene en concreto lo necesario para la produccin de este.
Cuando se lleva a cabo un evento es muy importante la calidad humana, el trato
cordial del anfitrin hacia los invitados, tener presente siempre que son personas y
que son dignas de un trato corts y amable, para que as se pueden desenvolver
con comodidad y facilidad durante el evento y de esta manera un mejor ambiente
entre los invitados.
Es importante mencionar que durante la elaboracin de sta presentacin
Organizacin de eventos tuvimos que poner en prctica nuestros conocimientos
previos del taller de formacin de instructores desde la presentacin personal de
cada uno los expositores, elaboracin de material y coffee break , aplicamos una
previsin y planeacin de lo antes expuesto, cada una de las exposiciones
anteriores nos dieron algunas bases para llevar a cabo nuestra presentacin .








7.-Referencias bibliogrficas.

Las cinco claves para organizar un evento con xito. Microsoft 2014,
recuperado de http://www.microsoft.com/business/es-
es/content/paginas/article.aspx?cbcid=78

http://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejos-
eventos/c%C3%B3mo-planificar-y-organizar-un-evento


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