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Anlisis de

Sistemas
Jorge Morales S.
ndice
Introduccin.................................................................................................................... 5
1. Que es el anlisis y diseo de sistemas....................................................................7
Lo que NO es el anlisis de sistemas...........................................................................8
El trabao del analista de sistemas...............................................................................!
"once#tos de sistemas Or$ani%acionales....................................................................!
"aracter&sticas im#ortantes de los sistemas..............................................................1'
(istemas de In)ormacin Or$ani%acionales................................................................11
La necesidad de una estrate$ia de In)ormacin.........................................................17
Necesidades del Ne$ocio*....................................................................................... 17
"ambio de e+#ectati,as*........................................................................................ 17
Necesidad de recursos*........................................................................................... 17
-ecnolo$&a de usuario .nal*..................................................................................... 17
"ambios tecnol$icos*............................................................................................ 18
Estrate$ias de in)ormacin..................................................................................... 18
Obeti,os de la estrate$ia.......................................................................................... 1!
"ate$or&as de sistemas de In)ormacin...................................................................../1
(istemas #ara el #rocesamiento de transacciones..................................................../1
(istemas de In)ormacin 0dministrati,a..................................................................../1
(istema #ara el so#orte de decisiones......................................................................./2
3etodolo$&a #ara la #laneacin de (istemas de In)ormacin...................................../8
4uentes de solicitudes de #royecto............................................................................/!
/. 0nlisis y 5eterminacin de requerimientos...........................................................11
0cti,idades de la determinacin de requerimientos..................................................1/
"om#rensin del #roceso........................................................................................... 12
Identi.cacin de datos em#leados e in)ormacin $enerada......................................16
Identi.cacin de controles......................................................................................... 18
7equerimientos de decisin de los usuarios...............................................................2'
7equerimientos de toda la or$ani%acin....................................................................21
1. -E"NI"0( 8070 EN"ON-707 9E"9O(....................................................................2/
Entre,istas................................................................................................................. 2/
"uestionarios............................................................................................................. 22
Obser,acin............................................................................................................... 26
Estudio de 4actibilidad de los 8royectos.....................................................................26
3aneo de #royectos no )actibles...............................................................................28
"once#tos bsicos sobre decisiones..........................................................................2!
:rboles de decisin.................................................................................................... 51
"aracter&sticas de los rboles de decisin..................................................................5/
Identi.cacin de los requerimientos de datos............................................................55
2
-ablas de decisin...................................................................................................... 56
;eri.cacin de tablas de decisin..............................................................................6'
-i#os de entradas en la -abla..................................................................................... 6/
5esarrollo de declaraciones estructuradas................................................................66
2. E(-70-E<I0 5E 5E(077OLLO 8O7 0N0LI(I( E(-7="-=705O...............................7/
>Qu? es el anlisis estructurado@...............................................................................71
(i$ni.cado de AestructuradoB....................................................................................72
"om#onentes del 0nlisis Estructurado.....................................................................72
"aracter&sticas de La Estrate$ia de 4luo 5e 5atos...................................................75
9erramientas de la estrate$ia de Cuo de datos........................................................76
Notacin..................................................................................................................... 77
5esarrollo de 5ia$ramas de 4luo de 5atos...............................................................81
5ibuo de dia$ramas )&sicos de Cuo...........................................................................85
5ibuo del dia$rama de conte+to...............................................................................86
5esarrollo de $r.cas de #rocesos............................................................................88
5esarrollo del #rimer ni,el de un dia$rama )&sico de Cuo de datos...........................!'
E+#ansin de los #rocesos #ara mayor detalle..........................................................!/
5educcin del #anorama l$ico.................................................................................!6
3antenimiento de la consistencia entre #rocesos......................................................!!
E,aluacin del dia$rama de Cuo de datos #ara ,eri.car que es correcto...............1'2
5. E(-70-E<I0 5E 5E(077OLLO 8O7 87O-O-I8O(..................................................1'6
=sos de los #rototi#os de a#licaciones.....................................................................1'6
7a%ones #ara el em#leo de #rototi#os.....................................................................1'7
0#licaciones #ara candidatos a #rototi#o.................................................................1'!
Eta#as del 3?todo de 8rototi#os..............................................................................11/
5esarrollo de un modelo de trabao.........................................................................111
=so de 8rototi#os..................................................................................................... 116
Estrate$ias #ara El 5esarrollo de 8rototi#os............................................................1/'
9erramientas #ara el 5esarrollo de (istemas..........................................................1//
"lasi.cacin de 9erramientas 0utomati%adas.........................................................1/6
9erramientas de ti#o )rontDend.............................................................................1/7
9erramientas de ti#o bacEDend.............................................................................1/7
9erramientas inte$rales....................................................................................... 1/8
6. 5I(EFO 5E (I(-E30(........................................................................................... 11'
Es#eci.cacin de los elementos l$icos del diseo..................................................11'
In$enier&a Gumana................................................................................................... 111
5iseo Er$onom?tico............................................................................................... 111
8ro#orcionar es#eci.caciones detalladas #ara el desarrollo de so)tHare.................112
>Que caracter&sticas son las que se deben disear@................................................115
3
5iseo de la salida................................................................................................... 116
5iseo de arcGi,os................................................................................................... 117
5iseo de interacciones con la base de datos.........................................................117
5iseo de la entrada................................................................................................ 118
5iseo de controles................................................................................................. 118
5iseo de #rocedimientos........................................................................................ 11!
5iseo de es#eci.caciones #ara #ro$ramas............................................................12'
(eleccin de GardHare y so)tHare............................................................................121
5iseo 5e Las (alidas 5el (istema..........................................................................121
5iseo 5e (alida Im#resa........................................................................................ 128
5iseo 5e (alida En 8antalla...................................................................................15'
4
Introduccin
En 1!5'I en el amanecer de la com#utacin en los ne$ociosI el 17J de
la )uer%a de trabao estaba en los em#leos relacionados con la
in)ormacin. 0 .nes de la d?cada de los 8'I este #orcentae Gab&a
crecido Gasta a#ro+imadamente un 7'J.
En la actualidad la industria manu)actureraI solo $enera alrededor del
/8J de los sueldos y salarios del sector #ri,ado. El resto ,iene de las
em#resas de ser,icios y maneo de In)ormacin.
Los trabaadores de la In)ormacinI aquellos que se $anan la ,ida al
crearI utili%arI #rocesar o intercambiar in)ormacinI en lu$ares como
Estados =nidos y Ka#n son llamados trabaadores de cuello blanco
LMGite collar HorEersN #ara distin$uirlos de aquellos que #restan
ser,icios en la industria y en cam#oI que son llamados trabaadores de
cuello a%ul.
El t?rmino trabaador de la in)ormacinI es demasiado abstracto y
normalmente no se em#lea en las or$ani%aciones. El nombre ms comOn
#ara este ti#o de trabaador es usuario, t?rmino que se re.ere a aquellos
que utili%an la in)ormacin y los sistemas de in)ormacin
E+isten mucGos ti#os de usuariosI como #or eem#lo PanquerosI
corredores de bolsaI a$entes de se$urosI In$enierosI administrati,osI
,endedoresI t?cnicosI $erentes. Es muy im#ortante reconocer el alto
$rado de de#endencia que la sociedad tiene de los sistemas de
in)ormacin y de quienes los o#eran. (in sistemas de in)ormacin
e.cacesI mucGas industrias ser&an ino#erables. En la actualidad ser&an
los PancosI la bolsaI las aerol&neas de o#erar sin sistemas de
in)ormacin@. La res#uesta es NO.
-i#o de =suario "aracter&sticas
=suario .nal 5irecto Es aquel que es res#onsable de la
o#eracin de sistema
=suario .nal Indirecto Em#lea la in)ormacin $enerada #or el
sistema #ero no lo o#era
0dministradores -iene la res#onsabilidad de controlar
las acti,idades del sistema
5irecti,os Incor#oran los usos estrat?$icos y
com#etiti,os de los sistemas de
in)ormacin en los #lanes y
5
estrate$ias de la or$ani%acin
Responsabilidad
0umentar la con.abilidad en la in)ormacinI si$ni.ca que aquellos que
disean los sistemas de in)ormacin tendrn una res#onsabilidad cada
,e% mayor. Los (istemas de In)ormacinI deben ser utili%ablesI
con.ables y #or encima de todo ser,ir como medios #ara alcan%ar .nes
sin con,ertirse en un .n #or s& mismos.
La tecnolo$&a se Ga desarrollado con una ra#ide% ,erti$inosaI #ero el
as#ecto ms im#ortante de cualquier sistema es la e+#eriencia Gumana
y el em#leo de ideas y creati,idad #ara a#ro,ecGar los com#utadores
con la .nalidad de que estos lle,en a cabo las tareas necesarias. Este
#roceso es esencialmente la #arte medular del 5esarrollo de (istemas.
(in im#ortar el usoI un sistema de in)ormacin basado en com#utadoresI
debe )uncionar de manera a#ro#iadaI ser )cil de utili%ar y adecuarse a
la or$ani%acin #ara la cual )ue diseado. (i un sistema ayuda a las
#ersonas a trabaar con mayor e.cienciaI ?stas lo usarnI de lo contrario
lo recGa%arn.
La manera en que se Gan desarrollado los sistemas de in)ormacinI no
siem#re Ga sido satis)actoria. 8ara al$unas #ersonasI aquellas que
comOnmente denominados como )anticos de los .errosI su )ascinacin
#or la tecnolo$&a es lo #rinci#alI deando en se$undo #lano a los
usuarios. 8ara mucGos usuariosI la tecnolo$&a Ga sido un obstculoI al$o
que se tiene que so#ortar #ara obtener los resultados deseadosI #or lo
cual no era y aun Goy en d&a no es di)&cil encontrar usuariosI que lo Onico
que #iden de un sistema es*
Que sea amistoso y )cil de usar Que a#oye al trabao actual Que no
im#lique doble trabao
El Desarrollo de Sistemas debe conducir a sistemas de
informacin transparentes, diseados para que los usuarios
trabaen con ellos ! no en ellos. La tecnolo$&a usada debe estar
6
ocultaI #ara que los usuarios se concentren en su trabao y no el
com#utador.
7
". #ue es el an$lisis ! diseo de sistemas
5entro de las or$ani%acionesI el anlisis y diseo de sistemas se re.ere
al #roceso de e+aminar la situacin de una em#resa con el #ro#sito de
meorarla con m?todos y #rocedimientos adecuados.
El 5esarrollo de (istemas #uede considerarseI en $eneralI )ormado #or
dos $randes com#onentes* El anlisis de (istemas y el 5iseo de
(istemas
5iseo de (istemas*
8roceso de #lani.carI reem#la%ar o com#lementar
un sistema or$ani%acional e+istente. 0ntes de lle,ar
a cabo esta #laneacin es necesario com#renderI en
su totalidadI el ,ieo sistema y determinar la meor
)orma en que se #uedenI si es #osibleI utili%ar
recursos tecnol$icos #ara incor#orar e.ciencia.
0nlisis de (istemas*
Es el #roceso de clasi.cacin e inter#retacin de
GecGosI dia$nstico de #roblemas y em#leo de la
in)ormacin #ara recomendar meoras al sistema o
crear un sistema #ara una nue,a necesidad.
El anlisisI es#eci.ca qu es lo que el sistema debe Gacer. El diseo
establece como alcan%ar el obeti,o.
Eem#lo*
8ara tener un meor control del in,entario y acceso a in)ormacin ms
actuali%ada con res#ecto a los ni,eles y abastecimientosI una tienda de
ro#a requiere e)ectuar un anlisis de sistemasI #ara lo cual contrata a un
analista. 0ntes que el analista #ueda disear un sistema #ara ca#turar
datosI actuali%ar arcGi,os y emitir re#ortesI necesita a,eri$uar ms
acerca de como o#era la tienda y su bode$aI con qu? documentacin
cuenta L#edidosI )acturasI des#acGosI etc.N y que in)ormesI si es que los
GayI se #roducen y como se em#lean.
8ara continuar el analista busca in)ormacin relacionada con*
Listas de reabastecimiento
8edidos 8endientes
7e$istros manuales de la bode$a
8
Otros re#ortes
5etermina*
5nde se ori$ina esta in)ormacin
"omo se ori$ina
Qui?n o quienes son los res#onsables de $enerarla
"omo y #ara que se utili%a
El analista debe com#render a )ondo como trabaa el sistema actual y
cual es el Cuo de toda la in)ormacin y #or otra #arte debe conocer los
moti,os que tiene la tienda #ara querer cambiar su modo de o#eracin*
-iene la em#resa #roblemas con el surtido de #edidos@
-iene #roblemas con la mercanc&a@
-iene #roblemas de dinero@
9a detectado robos #or )alta de control@
No se tiene control del in,entario@
(e necesita cambiar el sistema administrati,o en )orma #re,ia@
(olo des#u?s de Gaber reunido toda eta in)ormacinI el analista estar
en condiciones de determinar como y dnde un sistema basado en
recursos tecnol$icos ser ben?.co #ara todos los usuarios del sistema.
Esta acumulacin de in)ormacinI denominada estudio del sistemaI es la
que #recede a todas las dems acti,idades del anlisis.
%o que &' es el an$lisis de sistemas.
Qa se Ga dada una idea de lo que es el anlisis de sistemaI es decir el
estudio de sistemas or$ani%acionales #ara determinar su m?todos
actuales y e,aluar su e)ecti,idad y e.ciencia. 7esulta Otil tambi?n saber
lo que NO es el anlisis de sistemas*
&' es*
El estudio de una empresa para buscar procesos ya
existentes con el propsito de determinar cules deberan
debera ser llevados a cabo por recursos tecnolgicos y
cuales por mtodos manuales. La .nalidad del anlisis est
en com#render los detalles de un situacin y desear si es
deseable o )actible una meora. La seleccin del m?todoI ya
sea utili%ando o no recursos tecnol$icosI es un as#ecto
secundario.
&' es*
9
Determinar lo cambios que deberan efectuarse. La .nalidad
de la in,esti$acin de sistemas es estudiar un #roceso y
e,aluarlo. En al$unas ocasiones no slo no se necesita un
cambio sino que ?ste tam#oco es #osible. Los cambios
deben ser un resultado no un intento.
&' es*
Determinar la mejor forma de resolver un problema de
sistemas de informacin. (in im#ortar cual sea la
or$ani%acinI el analista trabaa en los #roblemas de ?sta.
Es un error Gacer una distincin entre los #roblemas de la
em#resa y los de sistemas ya que estos Oltimos no e+istir&an
sin los #rimeros. "ualquier su$erencia debe #rimero
considerarse a la lu% de si bene.ciar o no a la or$ani%acin.
No se debe ir tras ideas t?cnicamente atracti,as a menos
que estas re#orten un bene.cio directo y tan$ible #ara la
or$ani%acin.
El trabao del analista de sistemas
Las res#onsabilidades de los analistasI as& como su denominacin dentro
de una em#resaI cambian de una or$ani%acin a otra. L Entre #ar?ntesis
a#arecen #osibles denominaciones del #uestoN
nlisis de sistemas. La res#onsabilidad del analista es conducir
estudios de sistemas #ara detectar GecGos rele,antes relacionados con
la acti,idad de la em#resa. La )uncin ms im#ortante en este caso es
reunir in)ormacin y determinar los requerimientos. Los analistas no son
res#onsables del diseo de (istemas. L0nalista de In)ormacinN
nlisis y diseo de !istemas. 0dems de lle,ar a cabo el estudio
com#leto de los sistemasI el analista tiene la res#onsabilidad adicional
de disear el nue,o sistema. Los que se res#onsabili%an tanto del
anlisis como del diseoI trabaan en menos #royectos que los analistas
de in)ormacinI #ero in,ierten ms tiem#o en ellos. L5iseadores de
(istemasI 5iseadores de 0#licacionesN.
nlisis Diseo y "rogramacin de !istemas. El analista conduce la
in,esti$acin de sistemasI desarrolla las es#eci.caciones de diseo y
escribe el so)tHare necesario #ara im#lantar el diseo L0nalista
8ro$ramadorNI
Las denominaciones anterioresI no im#lican que el #a#el de al$unos
analistas es su#erior o in)erior al de otros ya que es el tamao y ori$en
de la or$ani%acin el que dicta la naturale%a del trabao del analista. En
10
em#resas #equeasI los analista tienen ms )unciones que los que se
desem#ean en em#resas $randes.
(onceptos de sistemas 'rgani)acionales.
Que es un sistema@
En el sentido ms am#lio un sistema es un conunto de com#onentes
que interaccionan entre si #ara lo$rar un obeti,o comOn. Nuestra
sociedad est rodeada de sistemas. 8or eem#loI cualquier #ersona
e+#erimenta sensaciones )&sicas $racias a un com#leo sistema ner,ioso.
Las #ersonas se comunican con el len$uaeI que es un sistema muy
desarrollado )ormado #or #alabras y s&mbolos que tiene si$ni.cado #ara
el que Gabla y #ara quienes lo escucGan. Las #ersonas ,i,en en un
sistema econmico en el que se intercambian bienes y ser,icios de ,alor
com#arable.
=na or$ani%acin es un sistema. (us com#onentesI marEetin$I
manu)acturaI ,entasI in,esti$acinI embarquesI contabilidadI #ersonalI
etc.I trabaan untos #ara crear utilidades que bene.cien tanto a los
em#leados como a los dueos de la com#a&a. "ada uno de estos
com#onentesI es a su ,e% un sistema. "ontabilidadI #robablementeI
este )ormado #or cuentas #or #a$arI cuentas #or cobrarI )acturacin y
auditor&a entre otras.
-odo sistema or$ani%acional de#endeI en mayor o menor medidaI de
una entidad abstracta denominada sistema de in)ormacin. Este sistema
es el medio #or el cual los datos Cuyen de una #ersona o de#artamento
Gacia otros y #uede ser cualquier cosaI desde la comunicacin interna
entre los di)erentes com#onentes de la or$ani%acin y l&neas tele)nicas
Gasta sistemas com#utacionales que $eneran in)ormacin #ara ,arios
usuarios.
(aracter*sticas importantes de los sistemas.
8ara alcan%ar su obeti,oI los sistemas interaccionan con su medio
ambienteI el cual est )ormado #or todos los obetos que se encuentran
)uera de las )ronteras de los sistemas. Los sistemas que interactOan con
su medio ambiente Lreciben entradas y #roducen salidasN se denominan
sistemas abiertos. En contraste. aquellos que no interactOan con su
medio ambienteI se conocen como sistemas cerrados. -odos los
sistemas actuales son abiertos. Es as& como los sistemas cerrados
e+isten slo como un conce#toI aunque muy im#ortante como se ,er
ms adelante.
11
El elemento de control est relacionado con la naturale%a de los
sistemasI sean cerrados o abiertos. Los sistemas se encuentran bao
controlI cuando o#eran bao ni,eles de desem#eo tolerables. 8or
eem#lo las #ersonas trabaan meor cuando su tem#eratura es de 17
$rados ". Qui% una des,iacin de 17 a 17I5 $rados no a)ecte en mucGo
su desem#eo. =na mayor des,iacinI sin embar$oI como una .ebre de
1!I5 $rados desencadena un cambio drstico en las )unciones
cor#orales. El sistema dea de )uncionar y #ermanece inacti,o Gasta que
se corria su condicin. (i esta condicin se #rolon$a demasiadoI #uede
ser )atal #ara el sistema.
-odos los sistemas tienen ni,eles ace#tables de desem#eoI llamados
estndares contra los cuales se com#aran los ni,eles de desem#eo
actuales. (iem#re deben anotarse las acti,idades muy #or encima o #or
debao de los estndares #ara #oder e)ectuar los austes necesarios. La
in)ormacin #ro#orcionada al com#arar los resultados con los estndares
unto con el #roceso de re#ortar las di)erenciasI recibe el nombre de
retroalimentacin.

Entrada Salida
*** Componentes del Sistema ***
Medios de Comparacin
Actual Estndar
Frontera del Sistema
Retroalimentacin de los resultados de la comparacin
Los sistemas que #ueden austar sus acti,idades #ara mantener ni,eles
ace#tablesI continOan )uncionando. 0quellos que no lo GacenI tarde o
tem#rano dean de trabaar.
El conce#to de interaccin con el medio ambienteI que es lo que
caracteri%a a los sistemas abiertosI es esencial #ara el control. (i una
em#resaI #or eem#loI #roduce como salida #roductos o ser,icios con un
#recio ele,ado #ero de baa calidadI entonces es #robable que las
#ersonas deen de com#rarlos. En este caso las $r.cas de ,enta son la
retroalimentacin que indica que es necesario e)ectuar austesI tanto en
la calidad como en la )orma que se )abrica.
12
Los sistemas cerrados sostiene su ni,el de o#eracinI siem#re y cuando
#osean in)ormacin de control adecuada y no necesiten nada de su
medio ambiente. 5ado que esta situacin no #uede sostenerse #or
mucGo tiem#oI la realidad es que no e+isten sistemas cerrados. El
conce#toI sin embar$oI es im#ortante #orque ilustra un obeti,o en el
desarrollo de sistemas* #onstruir sistemas que necesiten la menor
intervencin del medio externo para mantener un desempeo
aceptable.
Los com#onentes que )orman un sistema #ueden ser a su ,e% sistemas
ms #equeosR es decir los sistemas #ueden estar )ormados #or ,arios
ni,eles de sistemas o subsistemas.
Sistemas de Informacin 'rgani)acionales.
0ctualmenteI la e.ciencia en la #lanta o#eracionalI Gabilidad en los
de#artamentos de In$enier&aI res#onsabilidad de los canales de
distribucinI aserti,idad y o#ortunidad de 3arEetin$I com#etiti,idad y
sobre todo el ?+ito de una or$ani%acin de#ender incrementalmente de
la im#lantacin de estrate$ias e)ecti,as de in)ormacin.
La di)erenciacin entre im#lantacin tctica y estrat?$ica de la
tecnolo$&a es aOn un resultado )undamental en la automati%acin de las
em#resas.
D -ctica* "onunto de re$las a que se austan en su eecucin las
o#eraciones errquicas.
D Estrat?$ica* Es un #roceso re$ulableI el conunto de las re$las que
ase$uran una decisin #tima en cada momento.
La mayor&a de las a#licaciones de la tecnolo$&a Goy en d&a son mas bien
tcticas que estrat?$icas y las or$ani%aciones que Gan usado #oderosos
com#utadores y tecnolo$&a de comunicacin #ara automati%ar
intensi,amente las tareasI Gan sido lentas en ado#tar como 807-E
IN-E<70L 5E L0 E(-70-E<I0 "O78O70-I;0I las tecnolo$&as de
in)ormacin.
Los sistemas de in)ormacin Gan sido tradicionalmente im#lantados de
acuerdo con la estructura )uncional de la em#resaI la cual
Gistricamente Ga sido errquica*
"ontabilidadI #ensado y diseado #ara "ontabilidad
13
7emuneracionesI #ensado y diseado #ara 7emuneraciones
;entasI #ensado y diseado #ara ;entas
Herramientas de comunicacin (correo electrnico)
e-mail
Papel
Informacin preparada
papel
Herramientas de escritorio
Procesador de texto
Planillas electrnicas
etc.
Sistemas de Informacin
Contabilidad
Ventas
RR.HH.
etc.
Informacin
Manipulada
Informacin
lectrnica
! P R " C I ! # " $
" % M I # I S & R " & I V !
% I R C C I ! #
Este ti#o de or$ani%acinI se ori$ina en los aos que si$uieron a la II
<uerra 3undialI donde las or$ani%aciones errquicasI se$re$aban sus
res#onsabilidades )uncionales.
En los aos !'I sin embar$oI la tendencia a a#lanar las or$ani%aciones
Ga continuadoI con la reno,acin de mucGos de sus ni,eles $erenciales
en los ni,eles medios de la or$ani%acin.
La mayor&a de las com#a&as orientadas al trabao en equi#oI Gan
#robado que ellas #ueden ser ms res#onsables de sus mercadosI
em#leados y de la com#etencia.
14
!R'I#("CI!# &R"%ICI!#"$
%epartamentos Constitu)en Silos
!r*ani+acin orientada al traba,o en
e-uipo.
!b,.. !b,. /
!b,. 0
!b,. 1
!b,. 2
8ara ser ms com#etiti,osI los eecuti,os de las em#resasI necesitan
entender meor la dinmica de las or$ani%aciones. La in)ormacin tctica
es#erada #or los que manean los distintos de#artamentos o di,isiones
es insu.ciente. =n eecuti,o necesita entenderI manear y controlar las
de#endencia que e+isten Ly que continuamente cambianN entre estos
distintos $ru#os )uncionales.
Los sistemas de in)ormacin de esta d?cadaI deben ser modi.cados
#ara so#ortar los cambios en la estructura de administracin de la
or$ani%acin.
15
SIS&M" % 'S&I!#
SIS&M" % 'R#CI"
SIS&M" "%MI#IS&R"&IV!
SIS&M" !PR"CI!#"$
S.I..
S.'. .
S.'. /
S.". .
S.". / S.". 0
S.!p. . S.!p. / S.!p. 0 S.!p.1
La .nalidad de los sistemas de in)ormacin I como la de cualquier otro
sistema dentro de la or$ani%acinI es #rocesar entradasI mantener
arcGi,os de datos relacionados con la or$ani%acin y #roducir salidas.
Los sistemas de in)ormacin estn )ormados #or subsistemas que
incluyen GardHareI so)tHareI medios de almacenamiento de datos #ara
arcGi,os y bases de datos.
5ado que los sistemas de in)ormacinI dan so#orte a los dems
sistemas de la or$ani%acinI los analistas tienen #rimero que estudiar el
sistema or$ani%acional como un todo #ara reci?n entonces detallar sus
sistemas de in)ormacin. <eneralmente se em#lean los or$ani$ramas
#ara describir la )orma en que estn relacionados los di)erente
com#onentes de la or$ani%acin.
El or$ani$ramaI describe muy bien las relaciones )ormales entre los
di)erentes com#onentes #ero no dice nada res#ecto a la )orma en que
o#era el sistema or$ani%acional. 0l$unos eem#los im#ortantes son*
#anales informales$
16
Qu? interacciones e+isten entre las #ersonas y las reasI
que no a#arecen en el or$ani$rama o no estn descritos
en los #rocedimientos de o#eracin@
%nterdependencias$
5e qu? reas y com#onentes de la or$ani%acin de#ende
un elemento en #articular@

"ersonas y funciones claves$
"ules son las #ersonas y elementos ms im#ortantes en
el sistema #ara que este ten$a ?+ito@
Enlaces crticos de comunicacin$
"mo es el Cuo de in)ormacin e instrucciones entre los
distintos com#onentes de la or$ani%acin@ "mo se
comunican las reas entre si@
9oy en d&aI debido al crecimiento casi e+#onencial de la tecnolo$&a de
in)ormacin y como esta Ga #enetrado incluso en los Go$aresI el t?rmino
(istemas de In)ormacin 0dministrati,o est quedando obsoleto #ues no
cubre todas las reasI ti#os y )ormas de in)ormacin que estn siendo
requeridas o requirentes. En su lu$ar Gan a#arecido* 0dministracin de
(istemas de In)ormacinI 0nlisis y 5iseo de (istemas de In)ormacinI
(istemas de In)ormacin #ara Eecuti,os LEI(N etc.
Inde#endientemente del nombre que se le de debe obedecer a un #lan
de in)ormacin estrat?$icaI el cual debe cubrir todas las necesidades de
in)ormacin de la em#resa.
En el mercado com#etiti,oI la tecnolo$&a y los sistemas que la utili%an
son un elemento di)erenciador y marcan el lidera%$o en el mercado. (i
tomamos como eem#lo a la Panca y nos #re$untamos qu? es lo que
di)erencia a un Panco de otro@I la res#uesta es relati,amente sencilla
Los #roductos@ NOI bsicamente todos o)recen los mismos #roductos
Las ,entaasI como meores tasas@ NOI es muy #oco lo que di.eren unos
de otros.
Lo que realmente los di)erencia es el ser,icio y #or ser,icio entendemos
el trato de la #ersona que tenemos en )renteI la in)ormacin que se nos
#ro#orcionaI como se nos #ro#orciona y que oal ten$amos que
concurrir al Panco la menor cantidad de ,eces.
17
Esto se lo$ra a#licando la tecnolo$&a al ne$ocio y no al re,?sI es decir es
el ne$ocio el que de.ne la tecnolo$&a necesaria y no es la tecnolo$&a la
que condiciona al ne$ocioI aunque e+isten ocasiones en las cuales la
tecnolo$&a #osibilita nue,os ne$ocios.
La in)ormacinI se deri,a del anlisis de los datos bsicosI dentro del
conte+to #articular del ne$ocioI #or eem#loI re#ortes de ,entasI
#recedentes GistricosI anlisis de #roducti,idadI etc y debe tambi?n
e+istir tambi?n in)ormacin contra la cual e)ectuar las com#aracionesI
es decirI in)ormacin e+terna como #or eem#lo encuestasI anlisis de
mercadoI tendencias .nancierasI tendencias del mercadoI etc.
8ara ser una em#resa e+itosaI se debe conocer y entender la
in)ormacin requerida #ara conducir el ne$ocio y ase$urar que los datos
bsicos necesarios #ara obtener dicGa in)ormacinI estn dis#oniblesI
son con.ables y o#ortunos.
La si$uiente .$ura muestra la erarqu&a de los datos dentro de un
modelo cor#orati,o y como deben ir com#oni?ndose los datos y las
Gabilidades necesarias a medida que se ,a subiendo de ni,el errquico.

Datos Bsicos
Informacin
Conocimiento
Enten
dimiento
Transaccional
Tctico
Estratico
Material
Bsico
Conte!to
"eneral
Tiempo#
Conoc$
Espec%fico
E!periencia#
Aplicacin
Los 5atos PsicosI son el #rimer ni,el de la erarqu&aI son usados #ara
las o#eraciones diarias.
La In)ormacinI es el se$undo ni,el de la erarqu&aI y resulta de la
com#osicin de ,arios datos bsicosI su ni,el de #ermanencia o utilidad
de#ende del conte+to.
18
El conocimientoI es el tercer ni,el de la erarqu&aI y resulta de la
com#aracin con in)ormacin e+terna o estndares de.nidos. 8or
eem#lo de la com#aracin del total de colocaciones del #er&odo
com#arado con el total de colocaciones de la institucin.
La in)ormacin y el conocimiento son usados #ara la #lani.cacin
tctica.
El EntendimientoI inter#retacin o com#rensinI es el cuarto ni,el de la
erarqu&aI se obtiene cuando el ni,el de conocimiento se encuentra
absolutamente com#letoI de tal )orma que se #ueden #redecir
tendencias )uturas bao distintos escenarios.
El entendimiento y en conocimiento son usados #ara la #lani.cacin
estrat?$ica y #ara de.nir las #ol&ticas de la com#a&a.
%a necesidad de una estrategia de Informacin.
0 continuacinI se indica #orqu? es necesaria una estrate$ia de
in)ormacin
&ecesidades del &egocio+
Los ne$ocios son bsicamente administrados en base a
in)ormacinI #or lo tanto el desarrollo de sistemas debe
necesariamente alinearse a las necesidades del ne$ocio. No
deben desarrollarse sistemas sin considerar su relacin con los
sistemas e+istentesI #otenciales y la Pase de 5atos "or#orati,a.
5eben a#ortar a todos los ni,eles de la erarqu&a de datos.
(ambio de e,pectati-as+
La tecnolo$&a de In)ormacin es ,ista como una Gerramienta que
#roduce un di)erenciacin com#etiti,a en un mercado ms
demandante y de r#ido mo,imiento. Las $erencias de
in)ormtica deben aGora #ro,eer de sistemas inno,adores y
Ce+ibles que reOnan las necesidades del ne$ocio y de los
clientes. =na $erencia de in)ormtica e+itosaI es aquella que es
ca#a% de administrar los cambios a la misma ,elocidad conque
estos se #roducen.
&ecesidad de recursos+
Los #ro)esionales con las Gabilidades necesarias #ara en)rentar
los nue,os desa)&osI usar nue,as GerramientasI entender y
asimilar como en)rentar aGora los desarrollos de sistemasR son
19
escasos. 0 esto se sumaI una demanda sin #recedente #or
nue,os sistemas que son leos ms costosos y com#leos que
aquellos creados anteriormente.
.ecnolog*a de usuario /nal+
3ucGos usuarios .nales son Goy #rcticamente autosu.cientes
en el uso de la tecnolo$&a #ara #rocesar in)ormacin y cada d&a
a#arecen nue,os #roductos y Gerramientas que a#untan a
aumentar esta autosu.ciencia.
No es inadecuado el #romo,er eta autosu.cienciaI siem#re y
cuando sea 0P(OL=-03EN-E "ON-7OL050I de lo contrarioI se
#roducirn #roblemas de inte$ridad de in)ormacinI du#licacinI
la in)ormacin no ser un acti,o de la em#resa sino que de cada
rea o #ersonaI e+istirn #roblemas al com#artir la in)ormacinI
etc. lo cual #uede con,ertirse en al$o inmaneable y dramtico.
(ambios tecnolgicos+
La tecnolo$&a esta cambiando ,erti$inosamente y en )orma casi
e+#onencial en los Oltimos aosI la tasa de obsolescencia no es
mayor a los / aos y en al$unos casos menor. 0l$unos eem#los
de los Oltimos aos son*
7edes mundiales
Inte$racin de datos ,o% e ima$en en las comunicaciones
8roli)eracin de 8" en todos los mbitos
"recimiento acelerado de las redes
0umento en las ca#acidades de #roceso
0cceso barato a la tecnolo$&a
0cercamiento de los mercados
Etc.
8ara ser e)ecti,a una estrate$ia de in)ormacin debe ser #arte inte$ral
de la estrate$ia cor#orati,a.
Estrategias de informacin
=na estrate$ia de in)ormacinI tiene tres com#onentes
Obeti,os de la estrate$ia
8rocesos #rimarios
20
8rocesos de a#oyo
H
a
r
d
w
a
r
e
Redes y
Comunicacines
P
e
r
s
o
n
a
l
Entrenamiento
Estruct
!r"ani#ac
$e" y
Control
Objetivos de la Estrategia
Procesos Primarios
Procesos
de Apoyo
'beti-os de la estrategia
(on los obeti,os que se tra%an #ara #oder a#oyar a los obeti,os
estrat?$icos de la com#a&a
0rocesos 0rimarios
5e.ne los #roductos y ser,icios que sern abordados #ara lo$rar los
obeti,os de la estrate$ia.
Esta #arte es la que t&#icamente se asocia con el 5esarrollo de (istemas.
0unque esto es ciertoI no se debe con)undir slo con el 5esarrollo de
(istemasI #ues lo que se de.ne son #roductos y ser,iciosI es decirI
9ardHareI so)tHareI a#licacionesI ni,eles de u#DtimeI ca#acidades de
almacenamientoI necesidades de tiem#os de res#uestaI etc.
8ara cada #roducto ySo ser,icioI se debe e)ectuar la corres#ondiente
#lani.cacin y anlisis de costo bene.cio. En una #rimera eta#aI la
#lani.cacin y el anlisis costo bene.cio #uede Gacerse slo en )orma
21
$ruesa y estimadaI #ero cuando se ,aya a abordarI se debe e)ectuar en
)orma detallada.
22
0rocesos de 1po!o
Los #rocesos de a#oyoI de.nen el medio ambiente con el cual es
necesario contar #ara a#oyar los #rocesos #rimarios. Las #rinci#ales
reas son*
9ardHare
7edes y "omunicaciones
8ersonal
Entrenamiento
Estructura Or$ani%acional
(e$uridad y "ontrol
9ardHare
La estrate$ia de In)ormacin L3isinNI debe #royectar el
9ardHare que ser necesario #ara eecutar los sistemas
desarrollados y entre$ar a los usuarios los #roductos y ser,icios
de.nidos #ara los #rocesos #rimarios. 5ebe incluirse una
estimacin de costos.
7edes y comunicaciones
El #lan debe incluir un #rediseo de la con.$uracin de la redI
incluyendo los dis#ositi,os de comunicaciones necesarios. En
este #lanI la con.$uracin debe e)ectuarse en t?rminos l$icos y
no )&sicosI indicando las caracter&sticas que deben tener las
distintas com#onentes de la red y no de.nir antici#adamente el
dis#ositi,o )&sico que se cree necesario.
8ersonal
(i se requerir #ersonal es#eciali%ado y #arte de esteI ser
necesario contratarloI entonces el #lan debe incluir el #roceso de
contratacinI contem#lando el nOmero y ti#o de #ersonasI las
Gabilidades que deben tener y la )ecGa en la cual se debe contar
con ellas.
Entrenamiento
Los =suarios de los nue,os #roductos y ser,iciosI requerirn de
entrenamiento. 5ebe es#eci.carse un #lan detallado con el o los
ti#os de entrenamiento requerido y los costos asociados.
23
Estructura Or$ani%acional
La <erencia de In)ormtica #osiblemente requerir de cambios
or$ani%acionales #ara en)rentar el desarrolloI entre$a y
mantencin de los nue,os #roductos y ser,icios.
8or eem#lo si la em#resa estaba basada en #rocesos centrales y
uso terminalesI y #asa a una nue,a estructura con redes y
microcom#utadoresI debern necesariamente establecerse
nue,as estructuras or$ani%acionales como #or eem#loI
0dministracin de 5atosI 0dministracin de 7edes LIn$enier&a de
7edesNI 3esa de ayudaI etc.
(e$uridad y "ontrol
La estrate$ia de in)ormacin debe incluir los esquemas de
se$uridad y control que se a#licarn a los nue,os sistemasI bases
de datosI in)ormacin com#artidaI )ormas y Gorarios de cone+inI
etc.
(ategor*as de sistemas de Informacin.
El analista de sistemas desarrolla di)erentes ti#os de sistemas de
in)ormacin #ara satis)acer las di,ersas necesidades de una em#resa.
Sistemas para el procesamiento de transacciones
El sistemaI basado en com#utadoresI ms im#ortante dentro de una
em#resa es el que est relacionado con el #rocesamiento de las
transacciones. Los !istemas de procesamiento de transacciones L-8(NI
tienen como .nalidad meorar las acti,idades rutinarias de las em#resas
y de las que de#ende toda la or$ani%acin. =na transaccin es cualquier
suceso o acti,idad que a)ecta a toda la or$ani%acin. Las transacciones
ms comunes incluyen* )acturacinI entre$a de mercanc&aI #a$o a
em#leadosI de#sito de cGequesI etc. Los ti#os de transaccionesI
cambian en cada una de las di)erentes or$ani%aciones. (in embar$oI la
mayor #arte de las com#a&as #rocesan dicGas transacciones como una
mayor #arte de sus acti,idades cotidianas. Las em#resas con mayor
?+ito lle,an a cabo este trabao en una )orma ordenada y e.ciente.
El #rocesamiento de transaccionesI que es el conunto de
#rocedimientos #ara el maneo de ?stasI incluye entre otrasI las
si$uientes acti,idades*
"lculos
24
"lasi.cacin
Ordenamiento
0lmacenamiento y recu#eracin
<eneracin y resOmenes
-odas estas acti,idades )orman #arte del ni,el o#eracional de cualquier
or$ani%acinI tal como se #uede a#reciar en la si$uiente .$ura.
Estructura
de las
Decisiones
&ecesidades de
Informacin
recurrente
Sistemas de
Informacin
Administrati'a
Sistemas para
el soporte de
Decisiones
()ERACI(&ES
Control (peracional
Control Administrati'o
)laneacin
Estratica
Sistema de
)rocesamiento de
Transacciones
Relacin entre Sistemas de Informacin ) los ni3eles de una !r*ani+acin
Ma*or
Menor
Ma*or
Menor
Los #rocedimientos el #roceso de transacciones se denominan
procedimientos de operacin estndar.
Las rutinas asociadas con transacciones bancarias caracteri%an el
em#leo de #rocedimientos de o#eracin estndar #ara el maneo de
de#sitos y retirosI #a$os de cGeques y otros #rocesos. En estos casos y
en otros similaresI los #rocedimientos )orman #arte del so)tHare.
(i consideramos los caeros automticosI cuando el cliente e)ectOa un
retiroI el so)tHare utili%ado #ara o#erar el sistema se encar$a de
ase$urar que se si$a el #rocedimiento adecuado.
25
0cti,idad del "liente 0cti,idad del (istema
8ro#orcionar el nOmero de cuenta ;eri.car la ,alide% del nOmero de
cuenta
8ro#orcionar la cla,e ;eri.car que la cla,e corres#onda
al nOmero de cuenta
8ro#orcionar el monto del retiro ;eri.car que el monto se encuentre
dentro de los l&mites establecidos
#or el Panco
;eri.car que el monto se encuentre
dentro del saldo de la cuenta.
7e$istrar la transaccin en los
arcGi,os
Entre$ar el dinero
Emitir el com#robante
corres#ondiente a la transaccin
7etirar el dinero del rece#tculo 8re#ararse #ara la si$uiente
transaccin
El $ran ,olumen de transacciones asociadas al ni,el o#erati,o de una
or$ani%acin unto con la ca#acidad de los administradores #ara
desarrollar #rocedimientos es#ec&.cos #ara manearlasI conduce con
bastante )recuencia a la im#lantacin de ayuda asistida #or recursos
tecnol$icos. 3ucGas em#resas buscan este ti#o de ayuda #ues
necesitan desarrollar )ormas ms e.cientes y e.caces #ara #rocesar los
datos de una transaccin.
Los #rocedimientos )orman #arte de los #ro$ramas que controlan la
entrada de datosI el #rocesamiento de los detalles y la #resentacin de
los datos y la in)ormacin.
Los analistas disean tanto los sistemas como los #rocesos #ara el
maneo de acti,idades como las mencionadas en el eem#lo.
Sistemas de Informacin 1dministrati-a.
Los sistemas de transacciones estn orientados Gacia o#eraciones. En
contrasteI los sistemas de in)ormacin administrati,aI ayudan a los
directi,os a tomar decisiones y resol,er #roblemas. Los directi,osI
26
recurren a los datos almacenados como consecuencia del #rocesamiento
de transaccionesI #ero tambi?n em#lean otra in)ormacin
"uando los #rocesos de decisin estn claramente de.nidos y son
estructuradosI entonces se #uede identi.car la in)ormacin necesaria
#ara )ormular las decisiones. (e #ueden desarrollar sistemas de
in)ormacin #ara queI en )orma #eridicaI #re#aren re#ortes #ara el
so#orte de decisiones. "ada ,e% que se necesita la in)ormacinI ?sta se
#re#ara y #resenta en una )orma y )ormato diseados con anterioridad.
"on )recuenciaI los es#ecialistas en sistemas de in)ormacin describen
las decisiones a#oyadas #or estos sistemas como decisiones
estructuradas.
El as#ecto estructurado se re.ere al GecGo de que los administradores
cono%can de antemano los )actores que se deben tener en cuenta #ara
la toma de decisionesI as& como las ,ariables con inCuencia ms
si$ni.cati,a sobre el resultado de una decisin Lbuena o malaN.
Los sistemas de in)ormacin administrati,a utili%an los datos bsicos de
los sistemas transaccionales.
8or eem#loI los bancos usan la in)ormacin transaccional de de#sitos y
retirosI en )orma $lobal y #or sucursalI con el obeto de mantener al
tanto a los administradores del com#ortamiento de cada sucursal en
#r?stamos otor$ados y de#sitos recibidosI el ni,el de reser,as de
e)ecti,o y los intereses #a$adosI entre otros indicadores.
Sistema para el soporte de decisiones
No todas las decisiones son de naturale%a recurrente o estructurada.
0l$unas se #resentan solo una ,e% o escasamente. &os sistemas para el
soporte de decisionesI tambi?n son denominados no estructurados o
decisiones semiestructuradas'
=na decisin se considera no estructurada si no e+isten #rocedimientos
claros #ara tomarlas y tam#oco es #osible identi.carI con antici#acinI
todos los )actores que se deben considerar en la decisin.
=n )actor cla,e en el uso de estos sistemas es determinar la in)ormacin
necesaria. En situaciones estructuradasI es #osible identi.car esta
in)ormacin con antici#acinI #ero en un ambiente no estructurado
resulta di)&cil Gacerlo. "on)orme se requiere la in)ormacinI #uede ocurrir
que el $erente o eecuti,oI se de cuenta que necesita ms in)ormacinI
es decirI tener in)ormacin #uede conducir a otros requerimientos.
27
28
(ategor*a de los Sistemas de
Informacin
(aracter*sticas
(istema #ara el #roceso de
transacciones
(ustituye los #rocedimientos
normales #or otros basados en
tecnolo$&as. -rata con #rocesos de
rutina bien estructurados. Incluye
a#licaciones #ara la mantencin de
re$istros.
(istema de in)ormacin
0dministrati,a
8ro#orciona la in)ormacin que ser
em#leada en los #rocesos de
decisin administrati,osI trata con
el so#orte de situaciones de
decisin bien estructuradas. Es
#osible antici#ar los requerimientos
de in)ormacin ms comunes.
(istema #ara el so#orte de
decisiones
8ro#orciona a los directi,os que
deben tomar decisiones sobre
situaciones #articulares. 0#oyan la
)orma de decisiones en
circunstancias que no estn bien
estructuradas.
(mo ! porqu2 se inician los Sistemas.
Las a#licaciones de sistemas de in)ormacin tiene su ori$en en casi
todas las reas de una em#resa y estn relacionadas con todos los
#roblemas de la or$ani%acin.
Ra)ones para proponer Sistemas de Informacin.
Las solicitudes o #ro#osiciones de sistemas de in)ormacin estn
moti,adas #or uno de los si$uientes tres obeti,os $enerales*
7esol,er un #roblema*
0cti,idadesI #rocesos o )unciones que en la actualidadI o
qui%s en el )uturoI no satis)acen los estndares de
desem#eo o las e+#ectati,as y #ara los que es necesario
em#render una accin que resuel,a las di.cultades.
29
Eem#lo* 5isminuir el nOmero e+cesi,o de errores en los datos
de entradaI eliminando la introduccin normal de los detalles
de la ,enta.
7educir los tiem#os de es#era en las caas del su#ermercadoI
e,itar el error en la di$itacin de #recios y eliminar el marcado
de #recios.
30
0#ro,ecGar una o#ortunidad
=n cambio #ara am#liar o meorar el rendimiento econmico
de la em#resa y su com#etiti,idad.
Eem#lo* "a#tura de una $ran base de clientesI o)reciendo un
nue,o #ro$rama con mayor nOmero de ,uelos directos y
descuentos en el #recio del #asae y estad&a.
5ar res#uesta a 5irecti,os
8ro#orcionar in)ormacin en res#uesta a instrucciones
solicitadas o mandatos ori$inados #or una autoridad le$islati,a
o administrati,a.
Eem#lo* Noti.car anualmente a quien corres#ondaI utili%ando
#ara ello los )ormatos adecuadosI los intereses obtenidos #or
aGorrosI de#sitos a #la%o y cualquier otro instrumento que los
$enere.
8ara alcan%ar estos obeti,osI las em#resas em#renden #royectos #or
una o ms de las si$uientes ra%onesI las cinco A"B
"a#acidad
"ontrol
"omunicacin
"osto
"om#etiti,idad
Ra)ones E,plicacin
(apacidad
3ayor ,elocidad de #rocesamiento =so de la ca#acidad inGerente de la
tecnolo$&a #ara e)ectuar clculosI
ordenarI recu#erar datos o
in)ormacin y e)ectuar
re#etidamente la misma tarea con
mayor ,elocidad que los seres
Gumanos.
Incremento en el ,olumen 8ro#orcionar la ca#acidad #ara
#rocesar una cantidad mayor de
acti,idadesI tal ,e% #ara
a#ro,ecGar nue,as o#ortunidades
de ti#o comercial. 0 menudoI
resultado del crecimiento de la
31
em#resa que e+cede las
ca#acidades y #rocedimientos que
)ueron cla,e #ara alcan%ar los
lo$ros obtenidos.
7ecu#eracin ms r#ida de la
in)ormacin
Locali%acin y recu#eracin de
in)ormacin del sitio donde se
encuentra almacenada. Lle,ar a
cabo bOsquedas com#leas.
(ontrol
3ayor e+actitud y meora en la
consistencia
Lle,ar a cabo los #asos de
cm#utoI incluidos los aritm?ticosI
de manera correcta y siem#re en la
misma )orma.
(al,a$uardar datos im#ortantes y
sensibles en una )orma que sea
accesible slo al #ersonal
autori%ado.
(omunicacin
3eora en la comunicacin 0celerar el Cuo de in)ormacin y
mensaes entre localidades remotas
as& como dentro de o.cinas. (e
incluye la transmisin de
documentos dentro de las o.cinas.
Inte$racin de reas de la em#resa "oordinar las acti,idades de la
em#resa que se lle,an a cabo en
di)erentes reas de una
or$ani%acin a tra,?s de la ca#tura
y distribucin de in)ormacin.
(ostos
3onitoreo de los costos (e$uimiento de los costos de mano
de obraI bienes e instalaciones
#ara determinar su e,olucin en
relacin con lo es#erado.
7educcin de costos =so de la ca#acidad de cm#uto
#ara #rocesar datos con un costo
menor del que es #osible con otros
m?todos al mismo tiem#o que se
mantienen la e+actitud y los ni,eles
de desem#eo.
3entaa competiti-a
0traer clientes 3odi.car los ser,icios
#ro#orcionados y la relacin con los
clientes de )orma tal que ellos no
o#ten #or cambiar de #ro,eedor.
5ear )uera a la com#etencia 5isminuir las #osibilidades de que
los com#etidores ten$an acceso al
32
mismo mercado como
consecuencia de la )orma en que la
or$ani%acin utili%a sus sistemas de
in)ormacin.
3eores acuerdos con los
#ro,eedores
"ambios en #reciosI ser,iciosI
condiciones de entre$a o relaciones
entre los #ro,eedores y la
or$ani%acin #ara bene.cio de
?sta.
5esarrollo de nue,os #roductos Introduccin de nue,os #roductos
con caracter&sticas que utili%an o
son inCuenciadas #or la tecnolo$&a
de la in)ormacin.
Metodolog*a para la planeacin de Sistemas de Informacin
Los m?todos )ormales de #laneacin se desarrollaron #ara brindar a#oyo
a los $erentes y eecuti,os en el #roceso de desarrollo de sistemas de
in)ormacin que ayuden a alcan%ar las metas de la or$ani%acin.
La .nalidad de estos m?todos es describir directrices a ni,el
or$ani%acional #ara los sistemas de in)ormacin de la em#resa. Lo
anterior incluye la identi.cacin de elementos cla,es de los que
de#enden tanto las a#licaciones como su desarrollo. 0simismoI tambi?n
se incluye la descri#cin de las relaciones entre estos elementos yI
#osiblementeI la documentacin de las necesidades actuales de
in)ormacin o el bosqueo de #lanes )uturos de la em#resa.
Las tres metodolo$&as ms utili%adas #ara la #laneacin de sistemas de
in)ormacin son el m?todo de planeacin de sistemas empresariales de
IP3R el m?todo de planeacin estratgica de arquitectura de
computadoras de NolanI Norton T "o.I y el m?todo de factores crticos
del xito.
Entre los m?todos ms utili%ados #ara desarrollar un marco de re)erencia
estable #ara dar so#orte a los #rocesos o#eracionales Lsustanti,osI
#rimordialesNI se encuentra la #lani.cacin de sistemas em#resariales
LP(8N. 5esarrollado ori$inalmente #or IP3 #ara su #ro#io uso )ue
#osteriormente o)recido como una metodolo$&a $eneral de #laneacinI
con manuales y cursos de entrenamiento.
Pao el en)oque de P(8 los datos son ,istos como un recurso cor#orati,o
muy ,alioso. 5e esta )ormaI el obeti,o de P(8 es identi.car los datos
esenciales #ara la o#eracin de una em#resa dentro del conte+to
econmicoI socialI ur&dicoI etc. E+istente.
33
5es#u?s de identi.car los #rocesos #rimordiales que dan ,ida o
mantienen con ,ida a la or$ani%acinI se de.nen clases de datos #ara
re#resentar entidades de inter?sI como clientesI #ro,eedoresI #edidosI
des#acGosI etc. "on esto tambi?n se lo$ra ase$urar la inte$ridad y
e,itar la du#licidad de datos.
La e,aluacin de las descri#ciones de #rocesos unto con la in)ormacin
obtenida a tra,?s de entre,istasI $enera los si$uientes resultados*
=n marco de re)erencia que de.na los sistemas y
subsistemas #ara el maneo de la in)ormacin dentro
de la or$ani%acin.
7ecomendaciones #ara el maneo y control de datos
8rioridades #ara el desarrollo de )uturas a#licaciones
de sistemas de in)ormacin.
El m?todo de #lani.cacin estrat?$ica de arquitectura de com#utadores
e)ectOa la unin entre la ca#acidad actual de la or$ani%acin con sus
necesidades )uturas. Este m?todo recalca la necesidad de desarrollar
una )uerte in)raestructura t?cnica #ara que sir,a como #lata)orma #ara
el desarrollo de a#licaciones.
El m?todo de los )actores cr&ticos del ?+itoI busca identi.car las reas
que son cla,e #ara la su#er,i,encia de la or$ani%acin y ase$urar su
incor#oracin a los sistemas de in)ormacin.
Las metas cor#orati,as de la or$ani%acin deben reCearse desde la
#re#aracin y e,aluacin de las solicitudes de #royecto #ara sus
sistemas de in)ormacin. 8or otro ladoI los #lanes #ara sistemas de
in)ormacin deben tener en cuenta los sistemas ya e+istentes as& como
sus requerimientos )uturos. En consecuencia la #laneacin de sistemas
de in)ormacin requiere de una visinI un #unto de ,ista sobre el
im#acto que los sistemas tendrn sobre el ?+ito de las metas
cor#orati,as de la or$ani%acin a lar$o #la%oI tanto estrat?$ica como
o#eracionalmente.
La ,isin no es un #lan ya que no est bien de.nidaR ms bien describe
una direccin #ara la or$ani%acin y desarrolla un conce#to sobre el
im#acto que tiene los sistemas de in)ormacin. En otras #alabrasI la
,isin describe Gacia dnde desea ir la com#a&a #ero no los medios
#ara alcan%ar tal .n. Los medios #ara alcan%ar los obeti,os de la
com#a&a se desarrollan cuando ?sta )ormula su estrate$ia comercial.
34
-ener la ,isin es esencial #ero ?sta debe ser comunicada si se desea la
moti,acin y el com#romiso del #ersonal #ara construir y mantener un
#lan ,iable de sistemas de in)ormacin.
4uentes de solicitudes de pro!ecto.
E+isten cuatro )uentes #rimarias de solicitudes de #royectos. Los
solicitantes dentro de la or$ani%acin son los Ke)es de 5e#artamento o
<erentesI los altos eecuti,os y los analistas. 8or otra #arteI es #robable
que entidades e+ternas L#or eem#lo relacionadas al <obiernoN a la
or$ani%acin tambi?n soliciten #royectos de sistemas de in)ormacin. 5e
acuerdo con el ori$en de la solicitud y el moti,o #ara Gacerla se estar
)rente a a#licaciones totalmente nue,as o cambios a las ya e+istentes.
5erentes o Jefes de Departamento.
4recuentemente las #ersonas relacionadas con las acti,idades cotidianas
de la em#resaI buscan ayuda #ara mecani%arI meorarI reducir tiem#oI
reducir costosI reducir erroresI etc. de las tareas rutinarias a su car$o. Es
#robable que en este ti#o de solicitudesI los $erentes solicitantes no
consideren la interaccin con otras reasI aunque el #otencial de esto
#ueda ser muy alto. Lo im#ortante de todo esto es que las solicitudes
#resentadas buscan ayuda es#ec&.ca #ara sus o#eraciones que qui%
ten$a im#licaciones ms #ro)undas que #ueden a)ectar a otras reas.
1ltos eecuti-os.
Es usual que los altos eecuti,os como #residentesI directoresI
,ice#residentesI etc.I ten$an in)ormacin sobre toda la or$ani%acinI
que no est a dis#onibilidad de los $erentes. Esta in)ormacin tiene
inCuencia sobre las solicitudes de #royectos que se )ormulan. 8or
eem#loI un alto eecuti,o sabe que se construir una #lanta de
#roduccinI o se abrir una nue,a o.cina o local en otra ciudad dentro
de al$On tiem#oI entonces es #robable que decida abordar un #royecto
de sistemas #ara desarrollar un sistema centrali%ado de #lani.cacin y
controlI o de distribucin o de consolidacinI etc. Este #royecto abarca
,arias reas dentro de la or$ani%acin.
En $eneral las solicitudes #resentadas #or los altos eecuti,os tienen un
mbito mayor que las #re#aradas #or los $erentes #or lo cual tienden a
inCuir ms sobre toda la or$ani%acin que aquellas de los $erentes.
Los #royectos multide#artamentales o multirea o que cru%an a la
or$ani%acin son di)&ciles de manear y controlar en cambio los #royectos
ms es#ec&.cos que a)ectan a un rea en #articular tienen mayores
35
#robabilidades de ?+ito sobre todo si los usuarios toman un #a#el acti,o
en el #royecto.
1nalistas de sistemas.
Los analistas de sistemas buscan reas donde deben desarrollarse
#royectos y e)ectOan la solicitud o animan a un $erente #ara que ?ste la
)ormule o #ermita que se )ormule en su nombre.
No debe ol,idarse que los analistas de sistemas y en $eneral los
inte$rantes de las $erencias de in)ormticaI son a su ,e% usuariosI #or
lo cual tambi?n #ueden solicitar #royectos #ro#ios de dicGa reaI como
#or eem#loI (istemas de administracin de se$uridadI sistemas de
monitoreoI sistemas de control de #royectoI etc.
Entidades e,ternas.
Los acontecimientos e+ternos a la or$ani%acin tambi?n conducen a
solicitudes de #royectosI #or eem#loI 9acienda requiere que las
or$ani%aciones manten$anI de acuerdo a sus es#eci.cacionesI re$istros
de sueldo e im#uestos de cada em#leado y que le sean #ro#orcionados
a estos como certi.cados #ara la elaboracin de la declaracin de
im#uestos anual.
Los #royectos que se ori$inan #or esta ,&a son tan im#ortanteI y a ,eces
msI que los de la #ro#ia or$ani%acinI lle$ndose incluso a sus#ender
un #royecto #ro#io #ara destinar los recursos a un #royecto ori$inado
#or al$una entidad e+terna.
6. 1n$lisis ! Determinacin de requerimientos
El obeti,o del anlisis de sistemas es com#render situacionesI no
resol,er #roblemasI #or tantoI los buenos analistas Gacen Ginca#i? en la
in,esti$acin y el custionamiento #ara conocer cmo o#era el sistema e
identi.car los requerimientos que tienen los usuarios #ara modi.carlo o
#ro#oner uno nue,o. (lo des#u?s de com#render en su totalidad el
sistemaI los analistas estn en #osicin de anali%arlo y $enerar
recomendaciones #ara el diseo del sistema.
La )orma en que se lle,a a cabo la in,esti$acin de sistemas es la que
determina si se reOne la in)ormacin a#ro#iada. 0 su ,e%I tener la
in)ormacin correcta inCuye en la calidad de la a#licacin. El buen
diseo de sistemasI inde#endiente del m?todo utili%adoI comien%a con la
documentacin del sistema actual y el dia$nstico a#ro#iado de los
requerimientos del sistema.
36
#ue es la determinacin de requerimientos7
La determinacin de requerimientosI es el estudio de un sistema #ara
conocer cmo trabaa y dnde es necesario e)ectuar meoras. Los
estudios de sistemas dan como resultado una e,aluacin de la )orma
como trabaanI los m?todos em#leados y si es necesario o #osible
reali%ar austes.
=n requerimiento es una caracter&stica que debe incluirse en un nue,o
sistema. Esta #uede ser la inclusin de determinada )orma #ara ca#turar
o #rocesar datosI #roducir in)ormacinI controlar una acti,idad de la
em#resa o entre$ar so#orte a la $erencia.
"omo los analistas no trabaan como $erentes o em#leados en las reas
de usuariosI no tienen los mismos conocimientosI GecGos y detalles que
los que all& trabaan. 8or consi$uienteI el #rimer #aso del analista es
com#render la situacin. "iertos ti#os de requerimientos son tan
)undamentales que son comunes en casi todas las situaciones. 5ar
res#uesta a un $ru#o es#ec&.co de #re$untasI ser de $ran ayuda #ara
com#render los requerimientos bsicos. -ambi?n e+iste otra clase de
requerimientos que de#enden si el sistema est orientado a
transaccionesI toma de decisiones o se e+tiende #or ,arias reas.
37
1cti-idades de la determinacin de requerimientos.
La determinacin de requerimientosI se #uede ,er a tra,?s de tres
$randes acti,idades* 0ntici#acinI in,esti$acin y es#eci.cacin de
requerimientos.
1nticipacin de requerimientos.
La e+#eriencia de los analistas les #ermite antici#ar ciertos #roblemas o
caracter&sticas y requerimientos #ara un nue,o sistema. 8or tantoI es
#robable que las caracter&sticas que in,esti$an del sistema actualI las
#re$untas que )ormulen o los m?todos que utili%an est?n basados sobre
esta )amiliaridad.
La e+#eriencia de estudios #re,ios #uede conducir a la in,esti$acin de
reas que no considerar&a un analista no,ato. -ener las bases
necesariasI #ara saber qu? #re$untar o qu? as#ectos in,esti$ar #uede
ser de bene.cio sustancial #ara la or$ani%acin.
8or otra #arteI si se introducen ses$os o ataos al conducir la
in,esti$acinI entonces es muy #robable que la antici#acin de
requerimientos se con,ierta en un #roblema. 8or tantoI siem#re deben
darse lineamientos #ara estructurar una in,esti$acin alrededor de
cuestiones bsicas con la .nalidad de e,itar consecuencias indeseables
de la antici#acin de requerimientos.
In-estigacin de requerimientos
Esta acti,idad es la ms im#ortante del anlisis de sistemas. Los
analistas estudian el sistema actual con la ayuda de ,arias Gerramientas
y GabilidadesI y documentan sus caracter&sticasI #ara ms adelanteI
em#render el anlisis.
La investigacin de requerimientos de#ende de las t?cnicas #ara
encontrar datosI e incluyen m?todos #ara documentar y describir las
caracter&sticas del sistema. Esto ser detallado ms adelante.
Especi/caciones de requerimientos.
Los datos obtenidos durante la reco#ilacin de GecGos se anali%an #ara
determinar las especi(caciones de requerimientosI es decir la
descri#cin de la caracter&sticas del nue,o sistema. Esta acti,idad tiene
tres #artes relacionadas entre si*
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39
0nlisis de datos basados en GecGos reales.
(e e+aminan los datos reco#ilados durante el estudioI
incluidos en la documentacin de Cuo de datos y anlisis
de decisionesI #ara e+aminar el $rado de desem#eo del
sistema y si cum#le con las demandas de la or$ani%acin.
Identi.cacin de requerimientos esenciales.
"aracter&sticas que deben incluirse en el nue,o sistema y
que ,an desde detalles de o#eracin Gasta criterios de
desem#eo.
(eleccin de estrate$ias #ara satis)acer los requerimientos.
3?todos que sern utili%ados #ara alcan%ar los
requerimientos establecidos y seleccionados. Estos )orman la
base #ara el diseo de sistemasI los cuales deben cum#lir
con las es#eci.caciones de requerimientos.
Las tres acti,idades son im#ortantes y deben reali%arse en )orma
correcta. La es#eci.cacin de requerimientos im#lica una $ran
res#onsabilidad #ara los analista de sistemasI ya que la calidad del
trabao reali%ado en esta eta#a se ,er reCeada ms adelante en las
caracter&sticas del nue,o sistema.
0cti,idad 5escri#cin
0ntici#acin de
requerimientos
8re,er las caracter&sticas del sistemas con
base en la e+#eriencia #re,ia. Esto #uede
lle,ar al analista a in,esti$ar reas y
as#ectos que de otra )orma no ser&an
tomados en cuenta. -ambi?n #uede
introducir un ses$o.
In,esti$acin de
requerimientos
Estudio y documentacin el sistema actual
utili%ando #ara ello t?cnicas #ara Gallar
GecGosI anlisis de Cuo de datos y anlisis
de decisin.
Es#eci.cacin de
requerimientos
0nlisis de los datos que describen el
sistema #ara determinar qu? tan bueno es
su desem#eoI qu? requerimientos se
deben satis)acer y las estrate$ias #ara
alcan%arlos.
40
41
Requerimientos b$sicos
Los analistas estructuran su in,esti$acin al buscar res#uesta a las
si$uientes cuatro #re$untas*
"ul es el #roceso bsico de la em#resa@
Qu? datos utili%a o #roduce este #roceso@
"ules son los l&mites im#uestos #or el tiem#o y la car$a de
trabao@
Qu? controles de desem#eo utili%a@
(omprensin del proceso
(iem#re se debe comen%ar con lo bsico. Los analistas Gacen #re$untas
queI cuando reciben res#uestaI #ro#orcionan antecedentes sobre
detalles )undamentales relacionados con el sistema y que sir,en #ara
describirlo. Las si$uientes #re$untas son de utilidad #ara adquirir la
com#rensin necesaria*
"ul es al .nalidad de esta acti,idad dentro de la em#resa@
Qu? #asos se si$uen #ara lle,arla a cabo@
5nde se reali%an estos #asos@
Qui?nes los reali%an@
"unto tiem#o tardan en e)ectuarlos@
"on cunta )recuencia lo Gacen@
Qui?nes em#lean la in)ormacin resultante@
Eem#lo*
(u#on$a que un analista em#rende la in,esti$acin de un
sistema #ara reabastecer in,entariosI al$o de lo que conoce
muy #oco. 8or dnde debe comen%ar@
0 continuacin se encuentran bre,es res#uesta a #re$untas bsicas
relacionadas con el sistema de reabastecimiento del in,entario. Esta es
la clase de res#uesta que el analista debe buscar #ara cualquier sistema
que estudie.
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"ul es la .nalidad del sistema de reabastecimiento de in,entario@
0se$urar la e+istencia de cantidades adecuadas de
materiales y art&culos en el almac?n sin que ?stas se
,uel,an e+cesi,asI y #or tantoI costosas.
Qu? #asos se si$uen #ara reabastecer el in,entario@
"om#robar en )orma manual las e+istencias. 5eterminar
las necesidades )uturas y los tiem#os #timos #ara
solicitar los #edidos. 5eterminar las cantidades de
art&culos y materiales de los #edidos.
5nde y como se reali%a esta acti,idad@
El de#artamento de com#ras utili%a la in)ormacin
#ro#orcionada #or el #ersonal de #roduccinI ,entas e
in,entarios as& como sus #ro#ios re$istrosI #ara Gacer los
#edidos y )ormular #redicciones con antici#acin@
Quienes reali%an esta acti,idad@
Los $erentes de com#ra se encar$an de a#robar todos los
#edidos. Los $erentes de in,entarios reOnen todas las
instrucciones #ara la com#ra y escriben las solicitudes de
#edido.
"unto tiem#o toma esta acti,idad@
8ara #edidos sim#les y de rutina el #roceso #uede tomar
unos cuantos minutos o qui% ,arias Goras #ara #edidos
de art&culos nue,osI de alto costo o bao circunstancias
es#eciales.
"on cunta )recuencia se reali%a esta acti,idad@
En )orma continuaI siem#re se #iden di,ersos art&culos.
Quienes utili%an la in)ormacin resultante@
La in)ormacin $enerada #or este #roceso se em#lea #ara
administrar in,entariosI ser,icios de calendari%acin y
#roduccinI Gacer el se$uimiento de las com#ras y #a$os
a #ro,eedores as& como #ara satis)acer los requerimientos
43
ines#erados de com#ras e in)ormacin relacionada con el
reabastecimiento de in,entario.
Las res#uestas bre,es a estas #re$untas #ro#orcionan un conocimiento
am#lio de todo lo relacionado con el reabastecimiento del in,entario y
muestra que el obeti,o de este #roceso es mucGo ms am#lio que la
com#ra de art&culos #ara el almac?n. 8ero los analistas no se detienen
aqu&. -oda,&a no e+iste su.ciente in)ormacin #ara com#render en su
totalidad el sistema de reabastecimiento de in,entarios. 3s bien lo que
se tiene son los antecedentes que #ermiten a los analistas )ormular
#re$untas ms detalladas.
Identi/cacin de datos empleados e informacin generada.
El si$uiente #aso es detectar qu? datos se utili%an #ara lle,ar a cabo
cada acti,idad. 8or eem#loI #ara reabastecer el in,entarioI el
com#rador requiere datos que describan #ara cada art&culo la cantidad
e+istenteI la demanda es#eradaI el nombre del #ro,eedor y el costo.
8ara saber cuando Gacer el #edidoI el com#rador debe considerar el
tiem#o de entre$a de la mercanc&a Lcon cuanto tiem#o de antici#acin
es necesario e)ectuar el #edido #ara que el art&culo se encuentre en
e+istencia cuando sea necesarioN.

44
Reistros del Almacn
)ronsticos de 'entas
Reistros de 'entas
Detalles de
los
art%culos
Detalles de los
pronsticos
+entas a
Clientes
Informacin
de los
)ro'eedores
Cantidad en e!istencia
E!pectati'as
de 'entas
+entas reales
&om,res de pro'eedores
Tiempo de entrea
Descuentos por 'olumen
Reabastecimiento
del

in3entario
8or otra #arteI mucGas transacciones comerciales #roducen in)ormacin
Otil #ara los $erentes cuando ?stos e,alOan el desem#eo de
em#leadosI ne$ocios y sistemas. Esta in)ormacin tambi?n #uede ser de
utilidadI en otro conte+to. 8or eem#loI es #osible determinar que los
datos relacionados con el abasto del in,entario y almacenae tambi?n
#ro#orcionan in)ormacin con res#ecto a las demandas del almac?nI
#rcticas de com#raI ,entas y Cuo monetario.
4recuencia ! -olumen del proceso.
La )recuencia con la que se #resentan las acti,idades dentro de una
em#resa es cambiante. 8or eem#loI al$unas como el #a$o de im#uesto
suceden #ocas ,eces al aoI mientras que el #a$o de remuneraciones
#uede lle$ar a ser diario y en el caso de los caeros de un bancoI se
suceden en cuestin de minutos o se$undos. 8or lo tanto los analistas
deben in,esti$ar con cunta )recuencia se re#ite una acti,idad. "onocer
esta in)ormacin #uede lle,ar al analista a considerar ms #re$untas
im#ortantes #ara determinar la ra%n de esta )recuencia y su e)ecto
sobre las acti,idades de la em#resa.
45
3ucGas ,eces la )orma ms )cil de obtener esta in)ormacin es
identi.car el obeti,o de la acti,idad* (ual es la causa de la
acti-idad@
En ocasiones los analistas se re.eren a la causa directa como la )uncin
de iniciacinI es decir la que inicia la acti,idad. Las acti,idades #ueden
iniciadas #or los clientes L a tra,?s de #edidosI llamadas tele)nicasI etc.
NI #or sucesos L#or eem#loI la terminacin de una solicitud #ara abrir
una nue,a cuenta corrienteN y #or el #aso del tiem#o Lal .nali%ar el d&aI
la semanaI el mesI al cum#lirse determinado #er&odo o al alcan%arse
determinada GoraN.
El no com#render bien que es lo que inicia la acti,idadI se corre el ries$o
de no com#render la ra%n de una acti,idad y asi$narle una #rioridad
que no est acorde con la realidad.
0l$unas acti,idadesI toman solo unos cuantos se$undos en reali%arse en
cambio otras se lle,an una mayor cantidad de tiem#o #ara su
.nali%acin.
El tiem#oI como Onico )actorI #ara lle,ar a cabo una acti,idad no
determina la im#ortancia de ?staI #ero tiene e)ecto sobre la )orma en
que se e,alOan ,arios de los #asos necesarios #ara reali%arla. 8or
eem#loI consideremos una caa de bancoI la cual slo recibe
transacciones de de#sito en instrumentos que $eneran inter?s. (i el
caero tu,iese que consultar #ara cada transaccin la tasa de inter?s y
aunque lo Giciese tele)nicamenteI ser&a ino#erante.
El ,olumen de &tems que com#onen la acti,idadI #uede estar
directamente relacionado con el tiem#o necesario #ara com#letar la
acti,idad. 0unque la )recuencia de una acti,idad sea baaI el ,olumen de
esta #uede im#licar que se requiera de una $ran cantidad de tiem#o y
recursos #ara resol,erla. La cantidad de eta#as que tiene una acti,idad
#uede $enerar #roblemas es#eciales #ara su estudioI aun cuando la
acti,idad ocurra con #oca )recuencia.
46
Identi/cacin de controles
En situaciones donde se eerce buen control ya sea #or #arte de la
$erencia o #or el se$uimiento del #rocesoI no es di)&cil determinar si una
acti,idad se Ga reali%ado en )orma adecuada. No obstanteI es necesario
e+aminar los m?todos de control durante la eta#a de anlisis. )existen
estndares espec(cos de desempeo* )quin se encarga de comparar
el desempeo contra los estndares* )cmo se detectan los errores*
)cmo se corrigen los errores* )se cometen demasiados errores* La
)alta o debilidad de los controles es un descubrimiento im#ortante en
cualquier in,esti$acin de sistemas.
Requerimientos de las transacciones de los usuarios.
E+isten ,arias di)erencias entre los sistemas #ara el #rocesamiento de
transacciones y los de toma de decisiones.
0cti,idades en el #rocesamiento de
transacciones
0cti,idades de la toma de
decisiones*
Pien estructuradas Estructuradas #or los indi,iduos
(i$uen rutinas bien de.nidas "arecen de rutinas
Ocurren con )recuencia (e #resentan en )orma irre$ular
(on muy #redecibles (on im#redecibles
8resentan necesidades de datos
muy estructurados
Necesidades de datos
determinadas #or los indi,iduos
-ratan con e,entos reales En)ocan el #asadoI #resente y el
)uturo
"a#turan y #rocesan datos =tili%an los datos e+istentes y otros
nue,os
9acen Ginca#i? en los detalles 7equieren de una #ers#ecti,a
am#lia que utili%a resOmenes de
todos los detalles.
Los sistemas a ni,el de transaccionesI ca#turanI #rocesan y almacenan
datos #or al$una ra%n. 8or eem#lo en un sistema de #edidosI los
#edidos de los clientes se #rocesan de manera talI que sea #osible
en,iar los art&culos indicados.
47
5atos de las rdenes
de ,enta
8rocedimientos 5atos #ara el en,&o
4ecGa del #edido ;eri.car cr?dito 5ireccin
Nombre del cliente 0#robar el #edido Lista de em#aque
0rt&culos solicitados 7eunir los art&culos "ar$o #or el en,&o
5escri#cin 5escontarlos del
in,entario
"antidad 8re#arar la )actura
0utori%acin 9acer el car$o al
cliente en los re$istros
de cuentas #or cobrar.
Instrucciones de en,&o En,iar la )actura
arcGi,ar el #edido.
8ara entender los requerimientos de las transaccionesI es necesario
conocer todo lo relacionado con el #roceso de ?stasI #ara elloI es
necesario tener la res#uesta a las si$uientes interro$antes*
>Qu? es lo que )orma #arte de la transaccin que est siendo
#rocesada@
>Qu? es lo que inicia la transaccin@
>Qui?n inicia los #edidos@ >"on qu? #ro#sito@
>"on qu? )recuencia ocurren los #edidos@
>E+isten di)erentes condiciones que #ueden a)ectar la )orma en que se
#rocesan los #edidos@
>Qu? detalles son necesarios #ara #rocesar la transaccin@
>Qu? in)ormacin se $enera@ >Qu? datos se $uardan@
El analista debe dar res#uesta a las si$uientes #re$untas #ara
desarrollar un #er.l com#leto del sistema bao in,esti$acin*
;olumen >"ul es el ,olumen de acti,idades que se #resentan@
>"on qu? )recuencia ocurren las acti,idades@
>Ocurren las acti,idades de acuerdo con un ciclo@
"ontrol >Qu? reas necesitan un control es#ec&.co@
>"ules son los m?todos de control utili%ados@
>Qu? criterios se em#lean #ara medir y e,aluar el
desem#eo@
>Qu? m?todos se em#lean #ara detectar la$unas en los
controles@
>(e toman #recauciones es#ec&.cas de se$uridad #ara
#roteccin contra una acti,idad im#ro#ia@
48
>E+isten m?todos #ara e,adir el sistema@ >8or qu? se
#resentan@
Requerimientos de decisin de los usuarios
0 di)erencia de las acti,idades de transaccinI las relacionadas con
decisiones no si$uen un #rocedimiento es#ec&.co. Las rutinas no
son claras y es #osible que los controles sean ,a$os. Las
decisiones se toman al inte$rar la in)ormacin en )orma tal que los
$erentes #uedan saber que acciones em#render. Es #robable que
los sistemas de decisin ten$an que ,er con el #asadoI el #resente
o el )uturo. 0l$unos brindan so#orte #ara decisiones recurrentes
Lcomo el #recio de la mercader&aNI mientras que otros son Onicos y
no recurrentes. Estos sistemas #ueden utili%ar datos que se
ori$inan dentro de la em#resaI como los $enerados #or el
#rocesamiento de transacciones o )uera de ellaI #or eem#loI
asociaciones o )uentes comerciales Lcomo consorcios dedicados a
la in,esti$acin del mercado que ,ende in)ormacin a las
or$ani%acionesN. En al$unos casosI se #rocesan los datos de las
transacciones #ara $enerar nue,a in)ormacin #ara la toma de
decisiones. 8or eem#loI el resumen de las transacciones de ,entas
indica a los $erentes qu? #roductos se ,enden y cules no.
"uando se in,esti$an sistemas #ara el so#orte de decisiones a #arte de
)ormular las mismas #re$untas sobre )recuencia y ,olumen mencionadas
anteriormenteI cabe #re$untarse tambi?n*
>Qu? in)ormacin se utili%a #ara tomar la decisin@
>"ul es la )uente de esta in)ormacin@ >Qu? sistemas de transacciones
#roducen los datos utili%ados en el #roceso de decisin@ >Qu? otros
datos son necesarios y no es #osible obtener del #rocesamiento de
transacciones@ >Qu? datos se ori$inan en )uentes e+ternas a la
or$ani%acin@
>"mo se deben #rocesar los datos #ara #roducir la in)ormacin
necesaria@
>"mo se debe #resentar la in)ormacin@
Estas interro$antes tambi?n sealan la relacin entre los sistemas de
transacciones y los de decisiones. (e #uede #erder in)ormacin muy
,aliosa si los sistemas de transacciones no ca#turan y $uardan los datos
necesarios #ara las decisiones. Los sistemas de in,entario ca#turan
in)ormacin relacionada con los continuos #edidosI rece#cionesI ,entas
y en,&o de art&culos. Los datos que estos sistemas almacenan son
#rocesados nue,amente #ara $enerar in)ormacin de manera #eridica
49
#ara anali%ar ,entasI determinar #ol&ticas de #recios o decidir #lanes de
mercadotecnia #ara l&neas de #roductos.
-odo esto si$ni.ca que*
1N los analistas que in,esti$an sistemas #ara el so#orte
de decisiones deben considerar los sistemas de
#rocesamiento de transacciones y
/N que los sistemas e.caces #ara el so#orte de toma de
decisiones requieren #rimero de #rocedimientos
adecuados #ara el #rocesamiento de transacciones.
Requerimientos de toda la organi)acin
En las em#resasI los de#artamentos de#enden unos de otros #ara
brindar ser,iciosI )abricar #roductos y satis)acer a los clientes. 8or
consi$uienteI el trabao GecGo en un de#artamento a)ecta al de los
otros. "uando los analistas estudian sistemas #ara un de#artamento
tambi?n deben e,aluar las im#licaciones #ara los dems de#artamentos
con los que interactOa el sistema bao in,esti$acin. 0l$unas ,eces los
sistemas abarcan el trabao de ,arios de#artamentos. Es res#onsabilidad
del analista identi.car las de#endencias entre de#artamentos y
determinar cmo los a)ecta un #royecto de sistemas.
El eem#lo de la rece#cin de #edidos ilustra la im#ortancia de
considerar las rami.caciones de un ti#o de acti,idad #ara el resto de la
or$ani%acin. "uando el $ru#o de ,entas toma un #edidoI la accin da
ori$en a una serie de acti,idades que a)ectan las dems reas. =n
#edido #uede GacerI e,entualmenteI que inter,en$an los
de#artamentos de cr?ditoI #roduccinI control de in,entarioI com#ras Lsi
es necesario ordenar materiales #ara cum#lir el #edido del clienteNI
en,&os y contabilidad L#ara )acturacin y anotacin del monto de ,enta
en los re$istros de ,entaN. Es #robable que los analistas que tienen
inter?s en el #roceso de rece#cin de #edidos no trabaen al mismo
tiem#o sobre el sistema de )acturacin. (in embar$oI deben tener
conocimiento de cualquier requerimiento en cualquier otra #arte de la
or$ani%acin que de#enda del #roceso de rece#cin de #edidos. 8ro
eem#lo* si el #roceso de rece#cin de #edidos no ca#tura la direccin
de los clientes #ara el cobro o el lu$ar donde se deben en,iar los
#roductosI entonces >cmo en,iar los art&culos o las )acturas #or correo
a su lu$ar de destino@. Es im#ortante estar al tanto de otros
requerimientos de la or$ani%acin.
(uando la regla es la e,cepcin.
50
La determinacin de requerimientos es el #roceso #or el cual los
analistas obtienen conocimiento relacionado con la or$ani%acin y lo
a#lican #ara seleccionar la tecnolo$&a correcta #ara una a#licacin en
#articular. En mucGos casos el obeti,o ms im#ortante de este #roceso
es a#render cmo se manean las e+ce#ciones D que siem#re e+isten D
dentro de la or$ani%acin. Las e+ce#ciones desa)&an los #rocedimientos
estndares de o#eracin. La Gabilidad #ara el maneo de e+ce#ciones
distin$ue con )recuencia al analista sobresaliente de los dems.
En mucGas ocasionesI cuando trabaan con usuariosI los analistas
escucGan cmo se deber&an manear las e+ce#ciones. "laro est que una
a#licacin se debe disear #ara dar cabida a los e,entos rutinarios. 8ero
los analistas deben abordar lo que est )uera de la rutina ya que estos
sucesos son una #rueba de )ue$o #ara el sistema. 5eben ase$urarse de
Gacer #re$untas a los usuarios que saquen a la lu% los casos
e+ce#cionales* >El #rocedimiento que em#lea el usuario siem#re
trabaa@ >"on cunta )recuencia es necesario Gacer una e+ce#cin al
#rocedimiento@ >Nunca )alla el #rocedimiento@. En ocasiones las
res#uestas a estas #re$untas #ueden ser sor#rendentesI Ula regla es la
e,cepcinV.
8. .E(&I(1S 01R1 E&('&.R1R 9E(9'S.
Los analistas utili%an m?todos es#ec&.cosI denominados tcnicas para
encontrar hechosI con el obeto de reunir datos relacionados con los
requerimientos. Entre ?stos se incluye la entre,istaI el cuestionarioI la
re,isin de re$istros Len el sitio donde se encuentran ?stosN y la
obser,acin. En $eneralI los analistas em#lean ms de una de estas
t?cnicas #ara estar se$uros de lle,ar a cabo una in,esti$acin am#lia y
e+acta.
Entre-istas
8ara reunir in)ormacin #ro,eniente de #ersonas o $ru#osI ue$an un
#a#el muy im#ortante las entre,istas. 8or lo $eneral los entre,istados
son usuarios de los sistemas e+istentes o usuarios en #otencia del
sistema #ro#uesto. En al$unos casos los entre,istados sean estos
$erentes o em#leadosI #ro#orcionan datos #ara el sistema #ro#uesto o
que sern a)ectados #or el. "omo una entre,ista requiere tiem#oI es
necesario utili%ar otros m?todos #ara la in,esti$acin.
Las entre,istas dan a los analistas o#ortunidades #ara reunir
in)ormacin de las #ersonas que Gan seleccionado debido a sus
conocimientos del sistema que est en estudio. 8or lo $eneralI este
m?todo es la meor )uente de in)ormacin cualitati,a Lo#inionesI
#ol&ticasI descri#ciones subeti,as de acti,idades y #roblemasN. Otros
51
m?todos #ara recolectar GecGos son ms Otiles #ara reco$er datos
cuantitati,os LnOmeros )recuencias y cantidadesN.
Este m?todo #uede ser de es#ecial utilidad #ara reunir in)ormacin de
#ersonas que no se comunican #or escrito en )orma adecuada o que no
dis#onen de tiem#o #ara llenar los cuestionarios. Las entre,istas
#ermiten a los analistas descubrir reas mal com#rendidasI e+#ectati,as
#oco realistas e incluso indicadores de resistencia Gacia el sistema
#ro#uesto.
52
Las entre,istas se #ueden cali.car como estructuradas o no
estructuradas.
Entre,ista Estructurada Entre,ista no estructurada
;entaas 0se$ura t?rminos
uni)ormes en las #re$untas
#ara todos los
entre,istados
4cil de administrar y
e,aluar
El entre,istador tiene mayor
Ce+ibilidad #ara cambiar los
t?rminos de las #re$untas
#ara que acomode meor el
entre,istado.
E,aluacin ms obeti,a de
#re$untas y res#uestas #or
#arte de los que #artici#an
en la entre,ista
El entre,istador #uede
aGondar en reas que
a#arecen de manera
es#ontnea durante la
entre,ista.
(e necesita un
entrenamiento limitado #or
#arte del entre,istador
(e obtienen resultados con
entre,istas cortas
La entre,ista #uede
#ro#orcionar in)ormacin
relacionada con reas que
en un #rinci#io no )ueron
tomadas en cuenta.
5es,entaas El costo de la #re#aracin
es alto
=so ine.ciente del tiem#o
#or #arte de los
#artici#antes.
Es #osible que los
entre,istados no ace#ten
un alto ni,el en la
estructura y #lanteamiento
mecnico de las #re$untas
El entre,istador #uede
introducir sus #ro#ios
ses$os en las #re$untas o al
noti.car los resultados
El alto ni,el de la
estructura qui% no sea el
ms adecuado #ara todas
las situaciones.
(e #uede obtener
in)ormacin aena al
#roblema
El alto ni,el de la
estructura disminuye tanto
la es#ontaneidad como la
Gabilidad del entre,istador
#ara se$uir los
comentarios durante la
entre,ista.
El anlisis e inter#retacin
de los resultados #uede
lle,arse bastante tiem#o.
(e necesita ms tiem#o
#ara reunir GecGos
esenciales
Las entre,istas no estructuradas utili%an un )ormato #re$untaDres#uesta
y son a#ro#iadas cuando el analista desea adquirir in)ormacin $eneral
acerca de un sistema. Este )ormato anima a los entre,istados a
com#artir sus sentimientosI ideas y creencias. 8or otra #arteI las
entre,istas estructuradas utili%an #re$untas estndar en un )ormato de
53
res#uesta abierta o cerrada. El #rimero #ermite que el entre,istado d?
res#uesta a as #re$untas con sus #ro#ias #alabrasI el se$undo utili%a un
conunto antici#ado de res#uestas. "ada en)oque tiene sus ,entaas y
des,entaas.
4O730 5E 87E<=N-0 "ON 7E(8=E(-0 0PIE7-0
Eem#lo* Obtener in)ormacin relacionada con )actores cr&ticos del
diseo #ara los em#leados.
A0l$unos em#leados su$ieren que la manera ms adecuada #ara
meorar el #rocesamiento de los #edidos es instalando un sistema
com#utacional que manee todos los clculos que en este momento los
miembros del $ru#o lle,an a cabo con calculadorasI esto les #ermitir&a
in,ertir ms tiem#o en otros #asos del #rocesamiento. >Pao qu?
circunstancias recomendar&a usted el desarrollo de tal sistema@B
4O730 5E 87E<=N-0 "ON 7E(8=E(-0 "E77050
Eem#lo* Obtener una idea de los #untos )uertes y d?biles del sistema.
A(u e+#eriencia le Ga #ermitido obtener una buena idea de la )orma que
la or$ani%acin manea los #edidos de ,entas. "onsidere #or un
momento la )orma en la que se recibenI #rocesan y des#acGan. En
relacin con todo elloI me $ustar&a que diera res#uesta a las si$uientes
#re$untas es#ec&.cas*
>Qu? #asos )uncionan bien@ >"ules son@
>Qu? #artes del #rocesamiento de #edidos dis$ustan ms a los
em#leados@
>5nde se #resentan la mayor #arte de los #roblemas@
>5nde se #resentan la menor #arte de los #roblemas@
>Qu? se #uede Gacer #ara aumentar la ,elocidad@
>Qu? #ermitir reducir los errores aOn ms@
>"mo se ori$inan los retrasos@ >"mo manean esta situacin@
El ?+ito de una entre,ista de#ende del entre,istador y de su Gabilidad y
#re#aracin #ara la misma. Los analistas necesitan ser sensibles a las
di.cultades que al$unos entre,istados crean durante la entre,ista y
saber cmo tratar con #roblemas #otenciales. Es im#ortante considerar
no slo la in)ormacin obtenida durante la entre,ista sino tambi?n su
si$ni.canciaI #or eso que es im#ortante contar con la adecuada
,eri.cacin de los datos #or medio de otros m?todos #ara reco#ilarlos.
54
(uestionarios
El uso de cuestionarios #ermite a los analistas reunir in)ormacin
#ro,enienteI relacionada con ,arios as#ectos de un sistema de un $ru#o
$rande de #ersonas. El em#leo de )ormatos estandari%ados #ara las
#re$untas #uede #ro#orcionar datos ms con.ables que otras t?cnicasR
#or otra #arteI su am#lia distribucin ase$ura el anonimato de los
encuestadosI situacin que #uede conducir a res#uestas ms Gonestas.
(in embar$o este m?todo no #ermite al analista obser,ar las
e+#resiones o reacciones de los encuestados. 0simismoI la res#uesta
#uede ser limitada ya que es #osible que no ten$a mucGa im#ortancia
#ara los encuestados llenar el cuestionario.
"on )recuencia los analistas utili%an cuestionarios abiertos #ara
descubrir sentimientosI o#iniones y e+#eriencias $enerales o #ara
e+#lorar el #roceso o #roblema. Los cuestionarios cerrados controlan el
marco de re)erencia al #resentar a los encuestados res#uestas
es#ec&.cas #ara esco$er. Este )ormato es a#ro#iado #ara obtener
in)ormacin basada en GecGos reales.
El alto costo asociado con el desarrollo y distribucin de cuestionarios
demanda del analista la consideracin cuidadosa del obeti,o de ?stos
as& como de la estructura que ser ms Otil #ara el estudio y ms )cil
de entender #ara los encuestados. 0simismoI es necesario reali%ar
#ruebas con los cuestionarios yI si es necesarioI modi.carlos antes de su
im#resin y distribucin. 0l i$ual que con las entre,istasI se debe
seleccionar a los encuestados. El analista debe ase$urar que el
conocimiento y e+#eriencia de ?stos los cali.quen #ara dar res#uesta a
las #re$untas.
Re-isin de los registros.
;arios ti#os de re$istros y re#ortes #ueden #ro#orcionar al analista
in)ormacin ,aliosa con res#ecto a las or$ani%aciones y a sus
o#eraciones. 0l re,isar los re$istrosI el analista e+amina la in)ormacin
asentada en ellosI relacionada con el sistema y sus usuarios. La re,isin
de los re$istros se #uede e)ectuar al comien%o del estudioI como
introduccinI o tambi?n des#u?s y sir,e de base #ara com#arar las
o#eraciones actualesI #or lo tantoI los re$istros #ueden indicar que est
sucediendo.
Los re$istros incluyen manuales de #ol&ticasI re$lamentos y
#rocedimientos estndares de o#eracin utili%ados #or la mayor #arte de
las or$ani%aciones como $u&as #ara los $erentes y em#leados. Estos
re$istros no indican la )orma en la que se desarrollan las acti,idades en
la realidadI donde se encuentra todo el #oder de la toma de decisionesI
55
o cmo se reali%an todas las tareas. (in embar$oI #ueden ser de $ran
ayuda #ara el analista en su a)n de com#render el sistema al
)amiliari%arlo con aquellas o#eraciones que necesitan a#oyo y con las
relaciones )ormales dentro de la or$ani%acin.
56
'bser-acin
La obser,acin #ermite al analista $anar in)ormacin que no se #uede
obtener #or otras t?cnicas. 8or medio de la obser,acin el analista
obtiene in)ormacin de #rimera mano sobre la )orma en que se e)ectOan
las acti,idades. Este m?todo es ms Otil cuando el analista necesita
obser,arI #or un ladoI la )orma en que se manean los documentos y se
lle,an a cabo los #rocesos yI #or otroI si se si$uen todos los #asos
es#eci.cados. Los obser,adores e+#erimentados saben qu? buscar y
cmo e,aluar la si$ni.cancia de lo que obser,an.
La obser,acin muestra al analista
Lo que deber&a suceder .... Lo que en realidad ocurre ...
8rocedimientos estndares de
o#eracin.
7etraso en el trabao
In)ormacin que se recuerda de
memoria Len )orma incorrectaN.
"ontroles y com#robacin de
e+actitud y $rado de
determinacin
8asos omitidos
3s )otoco#ias de las necesarias
5ocumentos llenados en )orma
a#ro#iada
-rabao terminado con e.ciencia
y a tiem#o
Necesidad de nue,os controles
4alta de in)ormacin en los arcGi,os
cuando se tiene necesidad de Gacer
llamadas tele)nicas.
Los documentos no se llenan en la
)orma requerida
Los em#leados desconocen los
#rocedimientos #rescritos.
Estudio de 4actibilidad de los 0ro!ectos
Las in,esti$aciones #reliminares e+aminan la )actibilidad del #royectoI la
#osibilidad de que el sistema sea de utilidad #ara la or$ani%acin. (e
estudian tres #ruebas de )actibilidadI todas ellas im#ortantes*
o#eracionalI t?cnica y .nanciera.
4actibilidad 'peracional
Los #royectos #ro#uestos Onicamente tienen bene.cios cuando lo$ran
in$resar al $ru#o de sistemas de in)ormacin que satis)acen los
requerimientos de la or$ani%acin. En #alabras ms sencillasI esta
#rueba de )actibilidad )ormula la si$uiente #re$unta* >trabaar el
sistema cuando est? terminado@ >e+isten barreras im#ortantes #ara la
57
im#lantacin@ 0 continuacin se #ro#orcionan ,arias #re$untas que son
de $ran ayuda #ara #robar la )actibilidad o#eracional de un #royecto.
>E+iste a#oyo su.ciente #ara el #royecto #or #arte de la administracin@
>y #or #arte de los usuarios@ si el sistema en uso es bien ,isto y es
utili%ado #or mucGas #ersonas que no ,en nin$una ra%n #ara e)ectuar
cambiosI entonces es #robable encontrar resistencia al cambio.
>Los m?todos que actualmente se em#lean en la em#resa son
ace#tados #or los usuarios@ (i no es as&I entonces los usuarios darn la
bien,enida a cualquier cambio que #ermita tener un sistema ms Otil y
o#eracional.
>Los usuarios Gan #artici#ado en la #laneacin y desarrollo del #royecto@
La #artici#acin tem#rana disminuyeI en $eneralI los ries$os de recGa%o
Gacia el sistema y el cambioR asimismo aumenta las #osibilidades de
?+ito de los #royectos.
>El sistema #ro#uesto causar #eruicios@ U8roducir resultados #obres
en al$On as#ecto o rea@ >(e #erder el control en al$una rea@ >(e
#erder la )acilidad de acceso a la in)ormacin@ >La #roducti,idad de los
em#leados ser menor des#u?s que antes de la im#lantacin@ >Los
clientes ser ,ern a)ectados en )orma #oco )a,orable@ >El sistema
reducir la #roducti,idad de otras reas@
0s#ectos que al inicio #arecen tener #oca im#ortancia #ueden
con,ertirse en $randes #roblemas des#u?s de la im#lantacin. 8or tantoI
siem#re deben considerarse de manera cuidadosa todos los as#ectos
o#eracionales.
4actibilidad .2cnica
Entre los as#ectos t?cnicos que es comOn que a#are%can durante la
eta#a de )actibilidad de la in,esti$acinI se incluyen los si$uientes*
1.D >E+iste o se #uede adquirir la tecnolo$&a necesaria #ara reali%ar lo
que se #ide@
/.D >El equi#o #ro#uesto tiene la ca#acidad t?cnica #ara so#ortar todos
los datos requeridos #ara usar el nue,o sistema@
1.D >El sistema #ro#uesto o)recer res#uestas adecuadas a las
#eticiones sin im#ortar el nOmero y ubicacin de los usuarios@
2.D (i se desarrolla el sistema >#uede crecer con )acilidad@
5.D >E+isten $arant&as t?cnicas de e+actitudI con.abilidadI )acilidad de
acceso y se$uridad de los datos@
8or eem#loI si la #ro#uesta incluye una im#resora que im#rima con una
ra#ide% de 15''' l&neas #or minutoI entonces una bre,e in,esti$acin
58
mostrar que esta es#eci.cacin es t?cnicamente )actible. LLa decisin
de incluir la im#resora en la con.$uracin es de &ndole econmicaN. 8or
otro ladoI si un usuario solicita un sistema cuya entrada sea la ,o% #ara
escribirI leer y e)ectuar cambios en los datos ya almacenadosI entonces
es muy #robable que la #ro#uesta no sea t?cnicamente )actible.
4actibilidad /nanciera ! econmica
=n sistema que #uede ser desarrollado desde el #unto de ,ista t?cnico y
queI ademsI ser utili%ado si se lle$a a instalarI debe ser una buena
in,ersin #ara la or$ani%acin. Los bene.cios .nancieros deben i$ualar o
e+ceder a los costos. Las cuestiones econmicas y .nancieras
)ormuladas #or los analistas durante la in,esti$acin #reliminarI tienen
el #ro#sito de estimar lo si$uiente*
1.D El costo de lle,ar a cabo la in,esti$acin com#leta de sistemas.
/.D El costo de GardHare y so)tHare #ara la a#licacin que se est
considerando.
1. Pene.cios en la )orma de reduccin de costos o de menos errores
costosos.
2.D El costo si nada sucede Les decir si el #royecto no se lle,a a caboN.
8ara ser considerada como )actibleI la #ro#uesta debe #asar todas las
#ruebas. 5e lo contrarioI el #royecto no es )actible. 8or eem#loI un
sistema de re$istro de #ersonal que sea )actible desde el #unto ,ista
.nanciero y o#eracionalmente atracti,oI no es )actible si la tecnolo$&a
necesaria #ara su desarrollo aOn no e+iste. =n sistema m?dico que se
#uede desarrollar con costos ra%onables #ero que las en)ermeras
e,itarn #or cualquier medioI no #uede ser u%$ado como
o#eracionalmente )actible.
Maneo de pro!ectos no factibles.
No todos los #royectos que se someten a una e,aluacin y re,isin son
ace#tados. Las solicitudes que no #asan las #ruebas de )actibilidad ya
no reciben nin$una atencinI a menos que se trabae sobre ellas y sean
#resentadas otra ,e% ante el comit? de seleccin como nue,as
#ro#uestas. En al$unos casosI slo #arte del #royecto no es de
im#ortancia #rcticaI #or lo que el comit? de seleccin qui% decida
combinar las #artes im#ortantes del #royecto con otra #ro#uesta
)actible.
En otras ocasionesI las in,esti$aciones #reliminares #roducen su.ciente
in)ormacin #ara su$erir meoras en la administracin y su#er,isin y no
es #recisamente el desarrollo de sistemas de in)ormacin quien #ro#one
la solucin a los #roblemas mencionados.
59
9erramientas para documentar procedimientos ! decisiones
(e$uir #rocedimientos y tomar decisiones son as#ectos im#ortantes de
cualquier em#resa. 5e GecGoI la administracin misma esI
esencialmenteI toma de decisiones. al$unasI como ace#tar o no o)ertasI
a)ectan a todas las or$ani%aciones. OtrasI como decidir cundo ,ol,er a
#edir materiales #ara el almac?nI de#enden de #ocas #ersonas y si$uen
#rocedimientos #aso #or #aso. (in embar$oI las decisiones y
#rocedimientos son de im#ortancia #ara el analista cuando ?ste conduce
una in,esti$acin de sistemas dentro de la em#resa. LEl desarrollo de un
sistema #ara reabastecer el in,entarioI #or eem#loI sin e+aminar la
decisin sobre qu? cantidad de un determinado art&culo incluir en el
#edidoI #uede conducir a un desastreN.
Esta seccin e+amina ,arias Gerramientas #ara el estudio de
#rocedimientos de o#eracin y de los #asos a se$uir #ara la toma de
decisiones unto con los medios #ara documentar estos as#ectos en el
estudio. =na Gerramienta es cualquier dis#ositi,oI obeto u o#eracin
utili%ada #ara eecutar una tarea es#ec&.ca. El analista de sistemas
de#ende de las Gerramientas #ara reali%ar su trabao de la misma
manera que otras #ersonas de sus acti,idades cotidianas. 8or eem#loI
el mecnico utili%a lla,es y destornilladores #ara re#arar autom,ilesR
los car#interos em#lean martillos y serrucGos en su trabao. Es
im#ortante conocer qu? Gerramientas e+istenI #ero ms aOn saber
utili%arlas adecuadamente. L8or eem#loI el martillo no se utili%a #ara
.ar tornillosI aunque al$unas #ersonas intenten GacerloN.
Las Gerramientas ayudan al analista a inte$rar los datos reco#ilados #or
los di,ersos m?todos estudiados en la seccin anterior. 8eroI como
sucede con todas las GerramientasI las que em#lea el analista #ara
documentar #rocedimientos y decisiones se deben utili%ar
adecuadamente.
La #rimera seccin #resenta las caracter&sticas que son comunes a todos
los #rocedimientos y decisiones. 9ecGo estoI se #resentan tres
Gerramientas #ara documentar #rocedimientos* rboles de decisinI
tabla de decisin y es#aol estructurado.
(onceptos b$sicos sobre decisiones
"uando se anali%an #rocedimientos y decisionesI el #rimer #aso es
identi.car condiciones y accionesI conce#tos comunes a todas las
acti,idades.
60
(ondiciones ! -ariables de decisin
"uando se obser,a un sistema y se #re$unta >cules son las
#osibilidades@ o >qu? #uede suceder@I en realidad se est #re$untando
#or las condicionesI que son los #osibles estados de una entidad
L#ersonaI lu$arI obeto o e,entoN. Es indudable que la mayor&a de las
#ersonas describen autom,ilesI muebles e incluso a otras #ersonas de
acuerdo con sus condiciones buenas y malas. APuenoB y AmaloB son dos
condiciones que se #ueden a#licar a cada una de las entidades
anteriores. Las condiciones cambian y es #or esto que el analista se
re.ere a ellas como ,ariables de decisin. En una em#resaI el maneo de
una )actura est basado en una condicin que constituye una ,ariable
de decisin. 0l$unas or$ani%aciones insisten en que todas las )acturas
lle,en una .rma Lqui% del contralor o del encar$ado de e)ectuar las
com#rasNI como requisito #ara autori%ar un #a$o. En tales casos e+isten
dos alternati,as #ara la rece#cin de )acturas #or #arte de la
or$ani%acin* con .rma o sin ella. La misma )actura tambi?n #uede ser
descrita #or otras condiciones* autori%ada o no autori%ada. con el monto
correcto o incorrecto.
0l documentar la decisin sobre cmo #rocesar )acturas Lo cualquier
otro #rocedimientoNI el in,esti$ador debe identi.car tanto las
condiciones #ermisibles como las rele,antes que se #ueden #resentar en
determinada situacin. (lo se debe incluir en el estudio aquellas
condiciones que son rele,antes. El GecGo de que la )actura est? o no
)ormada es una ,ariable rele,ante. (in embar$oI el tamao de la Goa de
#a#el sobre la que est im#resa #robablemente no lo sea.
1cciones
"uando se conocen todas las #osibles condicionesI el si$uiente #aso del
analista es determinar qu? Gacer cuando se #resentan al$unas de ?stas.
Las acciones son las o#cionesI que com#renden #asosI acti,idades o
#rocedimientosI que #ueden ele$ir una #ersona cuando se en)renta ante
un conunto de condiciones. En al$unos casos las acciones #ueden ser
bastante sencillasI mientras que en otros muy e+tensas.
"ondiciones 0cciones
Estados #osibles
de los e,entos
"onduce a la
seleccin de
0lternati,asI #asosI acti,idades o
#rocedimientos que deben
em#renderse cuando se toma una
decisin.
El eem#lo del #rocesamiento de #edidos estudiado anteriormente
demanda acciones es#ec&.cas que de#endenI entre otras cosasI de que
la )actura est? o no .rmada Llas condicionesN. (i est .rmada entonces
61
de ,eri.car que la )actura sea correcta. (i no est .rmadaI entonces se
,eri.car si la mercanc&a )ue ace#tada. En este eem#lo las acciones
rele,antes son iniciar el #rocedimiento #ara com#robar el #edido y
comen%ar el #roceso de ace#tacin de la mercader&a.
"ON5I"ION 0""ION
8edido con .rma "omen%ar el #roceso de ,eri.cacin del #edido
8edido sin .rma "omen%ar el #roceso de ace#tacin de la
mercanc&a.
0simismoI las acciones #ueden estar relacionadas con condiciones
cuantitati,as. 8or eem#loI a menudo las em#resas o)recen descuentos
di)erentes en la ,enta de mercanc&a de acuerdo con el ,olumen del
#edido. =na com#a&a #uede basar el monto de los descuentos sobre
tres ,alores di)erentes #ara la condicin ;OL=3EN 5EL 8E5I5O* ms de
1'''' dlaresI entre 5''' y 1'''' dlares y menos de 5''' dlares.
Las acciones son* 1J de descuentoI /J de descuento y nin$On
descuento
62
"ON5I"ION 0""ION
;olumen de
8edido
3s de W 1'.''' E)ectuar descuento del 1J sobre el
monto de la )actura
W 5''' a W
1'.'''
E)ectuar un descuento del /J sobre
el monto de la )actura
3enos de W 5''' 8a$ar el monto total de la )actura.
4i$. 1.8
En mucGos #rocedimientos el analista debe considerar combinaciones
de condiciones y acciones. "omo ayuda #ara com#render y ada#tar esta
combinacionesI em#lean rboles de decisinI tablas de decisin y el
es#aol estructurados.
:rboles de decisin
Las #ersonas tienen di)erentes )orma de decir lo mismo. 8or eem#lo las
condiciones de descuento que se mencionaron anteriormenteI tambi?n
se #ueden )ormular de las si$uientes maneras*
1.D 3ayor que 1'''' dlaresI mayor o i$ual que 5''' #ero menor o
i$ual que 1'''' dlares y menos de 5''' dlares.
/.D No menos de 1'''' dlaresI no ms de 1'''' dlares #ero #or lo
menos de 5''' dlares y no ms de 5''' dlares.
-ener di)erentes )ormas e decir la misma cosa #uede crear di.cultades
de comunicacin durante los estudios de sistemas L#ueden e+istir
malentendidos sobre los comentarios entre el analista y el $erente u
ol,idar discutir todos los detallesN. 8or consi$uienteI el analista busca
e,itar las malas inter#retaciones. 0simismoI el analista necesita
or$ani%ar la in)ormacin reco#ilada con res#ecto a la toma de
decisiones.
Los rboles de decisin son uno de los tres m?todos que se em#lean
#ara describir decisiones y que e,ita di.cultades en la comunicacin.
63
(aracter*sticas de los $rboles de decisin
El rbol de decisin es un dia$rama que re#resenta en )orma secuencial
condiciones y accionesR muestra qu? condiciones se consideran en
#rimer lu$arI cules en se$undo y as& sucesi,amente. Este m?todo
tambi?n #ermite mostrar la relacin que e+iste entre cada condicin y el
$ru#o de acciones #ermisibles asociado con ella. Los dia$ramas de este
ti#o se #arecen a las ramas de un rbolI de aqu& su nombre.
4i$. 1.! La secuencia de decisiones en un rbol de decisin es de
i%quierda Gacia derecGa
Ra%#
Condici&n
Condici&n
Condici&n
Condici&n
Condici&n
Condici&n
'cci&n
'cci&n
'cci&n
'cci&n
'cci&n
'cci&n
'cci&n
'cci&n
La ra&% del rbolI que a#arece en la #arte i%quierda de la .$uraI es el
#unto donde comien%a la secuencia de decisin. La rama a se$uir
de#ende de las condiciones e+istentes y de la decisin que se debe
tomar. 0l a,an%ar de i%quierda a derecGa #or una rama en #articularI se
obtiene una serie de toma de decisiones. 5es#u?s de cada #unto de
decisinI se encuentra el si$uiente conunto de decisiones a considerar.
5e esta )ormaI los nodos del rbol re#resentan condiciones y sealan la
necesidad de tomar una determinacin relacionada con la e+istencia de
al$una de ?stasI antes de seleccionar la si$uiente trayectoria. La #arte
que se encuentra a la derecGa del rbol indica las acciones que se deben
64
reali%arI las que a su ,e% de#enden de la secuencia de condiciones que
las #receden.
65
;so de $rboles de decisin.
El desarrollo de rboles de decisin bene.cia al analista en dos )ormas.
8rimero que todo I la necesidad de describir condiciones y acciones
lle,an a los analistas a identi.car de manera )ormal las decisiones que
actualmente deben tomarse. de esta )ormaI es di)&cil #ara ellos #asar
#or alto cualquier eta#a del #roceso de decisinI sin im#ortar que ?ste
de#enda de ,ariables cuantitati,as o cualitati,as.
Es #osibleI #or eem#loI sealar qu? accin de descuento em#render de
acuerdo con la cantidad de dlares $astados #or los clientes. "uando
una or$ani%acin abre cuentas con #ro,eedores y distribuidoresI
)ormali%a un acuerdo #ara e)ectuar descuentos del total de la )actura. En
este acuerdo se es#eci.can dos condiciones* #rimeraI que el monto de
la )actura se debe #a$ar dentro de los die% d&as si$uientes a la )ecGa de
su rece#cin yI se$undoI el #orcentae de descuento ,a de acuerdo con
el monto de la )actura. (e entiende que bao al$unas condiciones la
or$ani%acin #uede tomar la accin de deducir el 1JI en otras el /J y
#ara todas las dems no Gay descuento.
Los rboles de decisin tambi?n obli$an a los analistas a considerar la
secuencia de las decisiones. "onsid?rese la secuencia de decisiones de
este eem#lo*
4i$. 1.1' :rbol de decisin #ara la autori%acin de descuento.
(entro del
)la#o
de die# d%as
*as de + 10000
+ 5000 a + 10000
*enos de + 5000
*,s de die# d%as
3- de descuento
so.re el monto total
de la /actura
2- de descuento
so.re el monto total
de la /actura
Pa"o del monto
total de la /actura
Pa"o del monto
total de la /actura
5el dia$rama se #uede obser,ar con ra#ide% que la sola e+istencia de
una condicin D el monto total de la )actura D no es im#ortanteI a menos
66
que se cum#la otra condicin y la )actura sea #a$ada dentro del tiem#o
establecido #or el #ro,eedorI es decirI die% d&as. Las dems condiciones
son rele,antes Onicamente si esta condicin es ,erdadera. 8or
consi$uienteI el rbol de decisin identi.ca #rimero la condicin de
tiem#o y des#u?s muestra dos ,alores Ldentro del #la%o de die% d&as y
mayor que die% d&asN. 0 continuacin a#arece la condicin de descuento
#ero slo #ara la rama del rbol etiquetada Dentro del pla+o de die+
das. La otra ramaI mayor de die+ dasI no tiene condiciones rele,antes y
slo muestra la accin resultante Lque es incondicionalN. Este rbol
indica la accin pagar el monto total de la facturaI se a#lica bao
di)erentes condiciones. 0simismoI muestra en )orma im#l&cita que no
e+iste ra%n al$una #ara #a$ar )acturas dentro del #la%o es#eci.cado
cuyo monto sea menor de 5''' dlares ya que no o)rece nin$On
descuento #or esta cantidad.
4i$. 1.11 :rbol de decisin #ara el eem#lo del #rocesamiento de
)acturas
0actura con
/irma
0actura sin
/irma
Pedido )re)arado
)ara com)ra
1,lida
Pedido no )re)arado
)ara com)ra
1,lida
$e reci.i& la
mercanc%a
$e reci.i& la
mercanc%a
*onto de la
/actura correcto
*onto de la
/actura incorrecto
'utori#aci&n de
com)ra dis)oni.le
2o e3iste autori#aci&n
de com)ra
Pedido )re)arado )ara
com)ra 1,lida
Pedido no )re)arado
)ara com)ra 1,lida
*onto de la /actura
correcto
*onto de la /actura
incorrecto
*onto de la /actura
correcto
*onto de la /actura
incorrecto
Pa"o
autori#ado
Pa"o
autori#ado
Pa"o
autori#ado
Rec4a#ar
Rec4a#ar
Rec4a#ar
Rec4a#ar
Rec4a#ar
Rec4a#ar
El rbol de decisiones de la 4i$. 1.11 muestra condiciones no
cuantitati,as #ara el #rocesamiento de cuentas #or #a$ar* )actura
.rmadaI com#ra autori%ada y #recio correcto. 5e acuerdo con el
conunto de condiciones que se #resentenI se em#rende una de dos
67
acciones* #a$o autori%ado o recGa%o de la )actura. Ntese que cada
alternati,a est claramente sealada en el rbol de decisin. al$unas
,ecesI en situaciones ms com#letarI no es e,idente qu? accin
es#ec&.ca es la ms adecuada bao ,arias situacionesI sin em#render un
anlisis de ti#o )ormal.
Los analistas encuentran que en el #rocesamiento de cuentas #or #a$ar
es necesario determinar si el #edido de com#ra est dis#onibleI es
,lido y si la )actura se #rocesa en )orma adecuada antes de su
corres#ondiente #a$o. 0 su ,e%I deben a#render las condiciones
necesarias #ara el #rocesamiento a#ro#iado de la )actura. El desarrollo y
e+amen com#leto del rbol de decisin tambi?n muestra de manera
clara que e+isten slo dos caminos #ara autori%ar el #a$o de una
)acturaI #ero mucGas condiciones bao las que se #uede recGa%ar la
)actura.
En este eem#lo la secuencia de decisiones se obser,a con )acilidad. La
condicin de com#ra ,lida no tiene nin$una im#ortancia a menos que
la )actura est? .rmada. La .rma es im#ortante ya que es requisito
indis#ensable #ara continuar con el #rocesamiento de la )actura. En este
casoI los analistas #ueden considerar como condicin la autori%acin de
la )actura.
Identi/cacin de los requerimientos de datos
Qa se Ga sealado el em#leo de rboles de decisin #ara subrayar de
manera )ormal la naturale%a de mucGas decisiones en la em#resaR
asimismoI se Ga demostrado que los rboles de decisin son e.caces
cuando es necesario describir #roblemas con ms de una dimensin o
condicin. (in embar$oI tambi?n son Otiles #ara identi.car los
requerimientos de datos cr&ticos que rodean el #roceso de decisinR es
decirI los rboles indican los conuntos de datos que la $erencia requiere
#ara )ormular decisiones o tomar acciones. Los datos e+#l&citos en el
eem#lo de las cuentas #or #a$ar L4i$. 1.1'N son los si$uientes* datos del
#a$oI monto de la )actura y #orcentae de descuento. E+isten otros
datos im#ortantes que son im#l&citos Les decir no se a#arecen en el
rbol de decisinNI como los detalles de la )actura LnOmero de la )acturaI
nombre y direccin del #ro,eedorNI nue,o monto #or #a$ar y austes al
descuento a#licado. El analista debe identi.car y elaborar una lista de
todos los datos utili%ados en el #roceso de decisinI aunque el rbol de
decisin no muestre todos los datos.
(i los rboles de decisin se construyen des#u?s de com#letar el anlisis
de Cuo de datos Lque es el se$uimiento del Cuo de datos #or todos los
#rocesos de la em#resaNI entonces es #osible que los datos cr&ticos se
68
encuentren ya de.nidos en el diccionario de datos Lel cual describe los
datos utili%ados #or el sistema y dnde se em#leanN. (i Onicamente se
usaran rboles de decisin Lsituacin que se #resenta rara ,e%NI
entonces el analista de tener la certe%a de identi.car con #recisin cada
dato necesario #ara tomar la decisin. El )ormato del diccionario de
datosI es Otil #ara obtener la lista y descri#cin de los datos con)orme
son identi.cados y com#rendidos.
Los requerimientos de datos estudiados Gasta este momento #ara los
rboles de decisin tambi?n son a#licables a los dems m?todos del
anlisis de decisiones que se #resentan ms adelante. Los analistas
necesitan describir y de.nir todos los datos utili%ados en la toma de
decisiones #ara que sea #osible disear el sistema de )orma tal que los
$enere a#ro#iadamente.
(omo e-itar los problemas que se generan al utili)ar $rboles de
decisin.
Los rboles de decisin no siem#re son las meores Gerramientas #ara el
anlisis de decisiones. El rbol de decisin de un sistema com#leo con
mucGas secuencias de #asos y combinaciones de condiciones #uede
tener un tamao considerable. El $ran nOmero de ramas que #ertenecen
a ,arias trayectorias constituye ms de un #roblema que una ayuda
#ara el anlisis. En estos casos los analistas corren el ries$o de no
determinar que #ol&ticas o estrate$ias de la em#resa son la $u&a #ara la
toma de decisiones es#ec&.cas. "uando a#arecen estos #roblemas
entonces es momento de considerar las tablas de decisin.
.ablas de decisin.
3s que un rbolI la tabla de decisin es una matri% de ren$lones y
columnas que indican condiciones y acciones. Las re$las de decisinI
incluidas en una tabla de decisinI establecen el #rocedimiento a se$uir
cuando e+isten ciertas condiciones. Este m?todo se em#lea desde
mediados de la d?cada de los cincuentaI cuando )ue desarrollado #or
<eneral Electric #ara el anlisis de )unciones de la em#resa como
control de in,entariosI anlisis de ,entasI anlisis de cr?ditos y control
de trans#orte y rutas.
(aracter*sticas de las tablas de decisin
La tabla de decisin est inte$rada #or cuatro secciones* identi.cacin
de condicionesI entradas de condicionesI identi.caciones de acciones y
entrada de acciones L4i$. 1.1/N La identi.cacin de condiciones seala
aquellas que son rele,antes. Las entradas de condiciones indican qu?
69
,alorI si es que lo GayI se debe asociar #ara una determinada condicin.
La identi.cacin de acciones en lista el conunto de todos los #asos que
se deben se$uir cuando se #resenta cierta condicin. Las entradas de
acciones muestran las acciones es#ec&.cas del conunto que se deben
em#render cuando ciertas condiciones o combinaciones de ?stas son
,erdaderas. En ocasiones se aaden notas en la #arte in)erior de la tabla
#ara indicar cundo utili%ar la tabla o #ara di)erenciarla de otras tablas.
4i$. 1.1/ 4orma $eneral de las tablas de decisin
"ON5I"IXN 7E<L0( 5E 5E"I(ION
Identi.cacin de condiciones entradas de acciones
Identi.cacin de acciones Entradas de condiciones
Las columnas del lado derecGo de la tabla enla%an condiciones y
accionesI )orman re$las de decisin que establecen las condiciones que
deben satis)acerse #ara em#render un determinado conunto de
acciones. Ntese que se omite el orden de la secuencia Len que las
condiciones son e+aminadasN cosa que no sucede con los rboles de
decisin. La re$la de decisin incor#ora todas las condiciones que deben
ser ciertas y no slo una a la ,e%.
4i$. 1.11* -abla de decisin muestra #ara el #a$o de los ser,icios de
salud.
"ON5I"IONE( 7E<L0( 5E 5E"I(ION
1 / 1 2
"1 El #aciente tiene se$uro m?dico
bsico
(I NO (I NO
"/ El #aciente tiene se$uro social NO (I (I NO
01 8a$ar la consulta Y
0/ E+ento de #a$o Y Y
01 8a$ar todos los ser,icios Y
La tabla de decisin de la .$ura 1.11I describe las acciones em#rendidas
#ara los #a$os #or #arte de los #acientes de una cl&nica. La acciones
tomadas de#enden de que el #aciente ten$a se$uro y si es as&I ,er de
qu? ti#o es dicGo se$uro. (e tienen identi.cados dos ti#os de se$uros* el
se$uro bsico de salud Lcondicin 1N y el se$uro social Lcondicin /N. La
e+istencia o no de la #rimera condicin Lque el #aciente ten$a se$uro
bsico de saludN se re#resenta #or medio de las letras ( y N Lsi o noN en
la #arte corres#ondiente en la tabla a las entradas de condiciones.
"uatro re$las relacionan las combinaciones de las condiciones 1 y / con
tres di)erentes acciones* el #aciente debe #a$ar el costo de la consulta
70
sin nin$On otro recar$oR el #aciente no #a$a nin$uno de los car$osR el
#aciente #a$a el costo de todo el tratamiento Lconsulta y otros car$osN.
0l obser,ar esta tabla es claro que cuando "1 y "/ son (I y NO
res#ecti,amenteI la re$la establece que se debe tomar la accin 01R el
#aciente #a$a Onicamente el costo de la consulta. "uando los ,alores de
las condiciones "1 y "/ se in,ierten L"1 es No y "/ es (iNI la re$la /
indica que debe em#renderse la accin 0/R el #aciente no necesita
#a$ar nin$uno de los car$os. 5e acuerdo con la re$la 1I se utili%a de
nue,o la accin 0/ #orque tanto "1 como "/ tienen ,alores (i. 0l
com#arar las re$las / y 1I se #uede concluir que "1 no tiene rele,ancia
#ara la accin 0/R siem#re y cuando el #aciente ten$a se$uro socialI sin
im#ortar qu? otros ti#os de se$uros #oseaI no es necesario que realice
#a$o al$uno. 8ara .nali%arI la re$la 2 esti#ula queI si tanto "1 como "/
son No Llo que si$ni.ca que el #aciente no tiene se$uroNI los miembros
del #ersonal debe se$uir 01* el #aciente debe #a$ar todos los car$os de
la atencin m?dica que recibe en la cl&nica.
71
4i$. 1.12 -abla de decisin #ara el eem#lo del descuento en el #a$o.
"ON5I"IONE( 7E<L0( 5E 5E"I(ION
1 / 1 2 5 6
-iem#o
5entro
del
#la%o
de die%
d&as
5entro
del
#la%o
de die%
d&as
5entro
del
#la%o
de die%
d&as
4uera
del
#la%o
de die%
d&as
4uera
del
#la%o
de die%
d&as
4uera
del
#la%o
de die%
d&as
;olumen de ,entas 3s de
W1''''
W 5'''
a W
1''''
3enos
de
W5'''
3s de
W1''''
W5'''
a
W1''''
3enos
de
W1''''
5escuento del 1J Y
5escuento del /J Y
8a$ar el monto total
de la )actura
Y Y Y Y
El caso de descuento en el #a$oI descrito en la .$ura 1.1'I se muestra
en )orma de tabla de decisin en la 4i$. 1.12. La re$las 1 y / reCean en
)orma a#ro#iada el GecGo de que los descuentos se e)ectOan slo
cuando los #a$os se reali%an dentro de los #r+imos die% d&as y son altos
Lms de 1'''' dlaresN o medianos Ldesde 5''' Gasta 1'''' dlaresN.
En todos los dems casos no se Gacen descuentos. Las re$las 1I 2I 5 y 6
sir,en de $u&a #ara reali%ar la seleccin de la accin corres#ondiente.
LLa tabla tiene doce condiciones* dos ,ariables de decisin multi#licadas
#or seis ,alores #ara cada ,ariableN.
4I<. 1.15 -abla de decisin que em#lea el )ormato (iSNo #ara el eem#lo
del descuento en el #a$o.
"ON5I"IONE( 7E<L0( 5E 5E"I(ION
5entro del #la%o de die% d&as ( ( ( N N N
3s de W 1'''' ( N N ( N N
W 5''' a W 1'''' N ( N N ( N
3enos de W 5''' N N ( N N (
0#licar un descuento de 1J Y
0#licar un descuento de /J Y
8a$ar el monto total de la )actura Y Y Y Y
La tabla de decisin de la 4i$. 1.15 tiene )ormato (SN. ( y N se em#lean
en la seccin de entradas de condicionesI #or el ,alor de cada condicin
a#arece en la seccin de identi.cacin de condiciones. (i el analista
utili%a este )ormato o al$unos de los que se estudiarn en )orma bre,eI
72
es cuestin de #re)erencia #ersonal. El )ormato no cambia la utilidad de
las tablas de decisin.
"omo construir tablas de decisin
8ara desarrollar tablas de decisinI los analistas deben em#render los
si$uientes #asos*
1.D 5eterminar los )actores considerados como ms rele,antes en la
toma de decisiones. Esto #ermite identi.car las condiciones en la
decisin. "ada condicin seleccionada debe tener las caracter&sticas
de ocurrir o no ocurrirR en este caso no es #osible la ocurrencia
#arcial.
/.D 5eterminar los #asos o acti,idades ms )actibles bao condiciones
que cambian Lno slo las condiciones actualesN. Esto #ermite
identi.car las acciones.
1.D Estudiar las di)erentes #osibilidades de combinaciones de
condiciones. 8ara cualquier nOmero N de condicionesI e+isten /
N
combinaciones a considerar. 8or eem#loI #ara tres condiciones es
necesario e+aminar ocGo #osibles combinacionesR /
1
Z 8. 8ara
cuatroI se tienen /
2
Z 16 combinaciones #osibles que #ueden
incluirse en la tabla.
2.D Llenar la tabla con las re$las de decisin. E+isten dos )ormas de
Gacerlo*
La #rimera y ms lar$aI es llenar los ren$lones de condicin con
,alores si o no #ara cada combinacin #osible de condiciones. Esto
esI llenar la #rimera mitad del ren$ln con (i y la se$unda con No. El
si$uiente ren$ln se llena alternando ( y N cada /5J del ren$lnR es
decir /5J (iI /5J NoI /5J (i y /5J No. (e re#ite de nue,o este
#roceso* se llena cada ren$ln )altante en )orma alternada con ( y NI
di,idiendo cada ,e% #or #otencias sucesi,as de /. LEn otras #alabrasI
/
/
Z 2 #ara el se$undo ren$lnI /
1
Z 8 #ara el tercer ren$lnI Gasta
/
N
#ara el Oltimo ren$ln NI donde N es el nOmero de condicionesN
El otro m?todo #ara llenar la tabla considera una condicin a la ,e% y
#or cada condicin adicionalI la aade en la tabla #ero sin considerar
las combinaciones de condiciones y acciones du#licadasI tal como a
continuacin se e+#lica y se muestra en la 4i$. 1.16.
"ON5I"IONE( 7E<L0( 5E 5E"I(ION
1 / 1 2 5 6 7 8
(u.ciente e)ecti,o ( ( N N ( N ( N
73
"r?dito bueno ( ( ( ( N N N N
5esea AGacerse a un
ladoB
( N ( N ( N ( (
(eleccionar el art&culo a
com#rar
Y Y Y Y Y
No seleccionar nin$On
art&culo
Y Y Y
7E5=N50N"I0
"ON-705I""ION
aN Establecer la #rimera condicin de todas las acciones
#ermisibles.
bN 0adir la se$unda condicin du#licando la #rimera mitad de la
matri% y llenando los di)erentes ,alores ( y N de las dos mitades
de la matri% aumentada con las nue,as condiciones.
cN 8ara cada condicin adicionalI re#etir el #aso b.
5.D 3arcar las entradas corres#ondientes a las acciones con una Y #ara
indicar que ?stas se em#rendenR dear las celdas ,ac&as o marcadas
con un $uin #ara sealar que en ese ren$ln no se em#rende
nin$una accin. La 4i$. 1.15 muestra el resultado obtenido al utili%ar
este en)oque #ara desarrollar la tabla de decisin #ara uno de los
eem#los ya #resentados.
6.D E+aminar la tabla #ara detectar re$las redundantes o
contradicciones entre ?stas Lcaso que se anali%a un #oco ms
adelante.
Estos sencillos lineamientos no slo aGorran tiem#o al construir una
tabla de decisin a #artir de in)ormacin reco#ilada durante la
in,esti$acin sino que tambi?n es de ayuda #ara sealar dnde )alta
in)ormacinI dnde no im#ortan las condiciones en un #rocesoI o dnde
e+isten relaciones o resultados im#ortantes que otros no detectaron o
consideraron. En otras #alabras el em#leo de las tablas de decisin
#roduce un anlisis ms com#leto y e+acto.
3eri/cacin de tablas de decisin
5es#u?s de construir una tablaI los analistas ,eri.can que sea correcta y
com#leta con la .nalidad de ase$urar que la tabla incluye todas las
condiciones unto con las re$las de decisin que las relacionan con las
74
acciones. 0simismoI los analistas tambi?n deben e+aminar la tabla #ara
encontrar redundancia y contradicciones.
Eliminacin de la redundancia. Las tablas de decisin #ueden
,ol,erse muy $randes y di)&ciles de manear si se #ermite que cre%can
sin nin$On control. 7emo,er las entradas redundantes #uede ser de
ayuda #ara manear el tamao de la tabla. La redundancia se #resenta
cuando las si$uientes condiciones son ,erdaderas al mismo tiem#o 1N
dos re$las de decisin son id?nticas sal,o #ara una condicin del
ren$ln y /N las acciones #ara las dos re$las son id?nticas.
La 4i$. 1.16 contiene re$las de decisin redundantes* las re$las de
decisin 1 y /. 8ara ambas re$las se su$iereI #or medio de la Y en la
seccin de entradas de accionesI tomar la accin A(eleccionar un
art&culo #ara su com#raB corres#ondiente a las columnas 1 y /. =n
e+amen ms detenido de los ren$lones de condiciones re,ela que las
re$las de decisin son id?nticas #ara las condiciones 1 y / #ero o#uestas
#ara la condicin 1. Esto indica que las acciones no de#enden del ,alor
de la condicin 1 ya que sin im#ortar cul sea este ,alorI las acciones
son las mismas. 5ado que lo anterior siem#re es ,erdaderoI las re$las
de decisin son redundantes y #ueden combinarse en una sola re$la. La
condicin sobre el ren$ln donde ellas di.eren se #uede reem#la%ar #or
un es#acio en blanco o un $uin #ara indicar que esa condicin no es
im#ortante. La 4i$. 1.17 muestra los resultados obtenidos al remo,er
esta redundancia de la tabla ori$inal.
4i$. 1.17 -abla de decisiones donde se Gan eliminado las discre#ancias.
"ON5I"IONE( 7E<L0( 5E 5E"I(ION
1 / 1 2 5
(u.ciente e)ecti,o ( D ( N N
"r?dito bueno ( ( N N N
5esea AGacerse a un ladoB D N ( ( N
(eleccionar el art&culo a com#rar Y Y Y Y
No seleccionar nin$On art&culo Y
Supresin de contradicciones. Las re$las de decisin son
contradictorias entre s& cuando dos o ms re$las tiene el mismo conunto
de condiciones #ero sus acciones son di)erentes. L7ecuerde que si son
las mismasI entonces las re$las de decisin son redundantesN.
Las contradicciones indican que la in)ormacin que tiene el analista es
correcta o bien que e+iste un error en la construccin de la tabla. (in
embar$oI mucGas ,eces la contradiccin es resultado de las
discre#ancias en la in)ormacin que recibe el analista de di)erentes
#ersonas con res#ecto a la )orma en que ?stas toman decisiones. (e
75
#uede tomar la decisin es#ec&.ca utili%ando di)erentes re$las.
Encontrar tales discre#ancias #uede ser de $ran utilidad #ara el analista
que trabaa con la .nalidad de meorar una situacin de decisin.
En la 4i$. 1.16 e+iste una contradiccin entre las re$las de decisin 5 y
7. Las dos tienen los mismos ,alores #ara las condiciones 1I / y 1 L(I N y
(N #ero la re$la 5 a.rma que se de se$uir la estrate$ia 01 mientras que
la re$la 7 seala 0/. 8ara eliminar la contradiccin se debe ,eri.car la
accin a#ro#iada y #roceder a eliminar la inconsistencia. La 4i$. 1.17
muestra las correcciones GecGas #ara su#rimir la contradiccin.
76
.ipos de entradas en la .abla
4orma de entrada limitada. La estructura bsica de la tabla utili%ada en
los eem#los anterioresI consistentes en (I N y entrada en blancoI es una
)orma de entrada limitada. Este es uno de los )ormatos ms comunes.
E+isten otros dos que tambi?n se em#lean de manera am#lia.
4orma de entrada e+tendida. Esta )orma reem#la%a las ( y N con
acciones que le indican al lector cmo decidir. En este )ormatoI los
identi.cadores de condicin y accin no estn com#letos y es la ra%n
#or la que las entradas contienen ms detalles que una ( y N.
La 4i$ 1.18 ilustra el m?todo de entrada e+tendida #ara el eem#lo de los
descuentos. La tabla con entradas e+tendidas #ara el eem#lo de los
descuentos. La tabla con entradas limitadas lista tres condiciones en la
seccin de identi.cacin de acciones. La Y en esta seccin indica la
accin correcta. (in embar$oI la )orma de entrada e+tendida tiene slo
una identi.cacin de accin* 0""ION. 8ara cada re$laI se coloca una
)rase bre,e en la seccin de identi.cacin de acciones* 5E("ON-07 1JI
5E("ON-07 /JI 80<07 EL 3ON-O -O-0L 5E L0 40"-=70.
4i$. 1.18 -abla de decisin con )ormato de entrada e+tendida.
"ON5I"IONE( 7E<L0( 5E 5E"I(ION
1 / 1 2 5 6
-iem#o 5entro
del
#la%o
de die%
d&as
5entro
del
#la%o
de die%
d&as
5entro
del
#la%o
de die%
d&as
4uera
del
#la%o
de die%
d&as
4uera
del
#la%o
de die%
d&as
4uera
del
#la%o
de die%
d&as
;olumen de ,entas 3as de
W1''''
W 5'''
a
W1''''
3enos
de W
5'''
3s de
W1''''
W 5'''
a
W1''''
3enos
de
W1''''
0ccin 5cto.
1J
5cto.
/J
8a$ar el monto total de la 4actura
3ucGas #ersonas )a,orecen este )ormato sobre el m?todo de entradas
limitadas #orque es ms e+#l&cito #ara sealar las acciones.
Forma de entrada mixta. En ocasiones los analistas #re.eren
combinar en la misma tabla las caracter&sticas de los dos m?todos
anteriores. En $eneralI se debe utili%ar slo una )orma en cada seccin
de la tablaI #ero entre las secciones de condiciones y acciones se #uede
77
utili%ar cualquier )orma. El eem#lo de entrada mi+ta de la .$ura 1.12
combina el )ormato de entrada limitada #ara las acciones con el mi+to
#ara las entradas de condiciones.
4orma EL(E. Esta es otra ,ariante en las tablas de decisin que tiene
como .nalidad omitir la re#eticin #or medio de re$las EL(E. 8ara
construir una tabla de decisin en la )orma EL(EI se es#eci.can las
re$lasI unto con las entradas de condicionesI que cubren todo el
conunto de acciones con e+ce#cin de una que s con,ierte en la re$la a
se$uir cuando nin$una de las dems condiciones e+#l&citas es
,erdadera. Esta re$la se encuentra en la columna .nal del mar$en
derecGo que es la columna EL(E. (i nin$una de las otras condiciones es
,lidaI entonces se si$ue la re$la de decisin EL(E. Esta re$la elimina la
necesidad de re#etir condiciones que conducen a las mismas acciones.
La tabla de decisin de la .$ura 1.1! #ara el descuento en el #a$oI
utili%a una )orma EL(E. "omo se #uede obser,arI la re$la de decisin
EL(E reem#la%a cuatro re$las de decisin que in,ocan la misma accin.
4i$. 1.1! 4orma EL(E #ara seleccionar la accin a#ro#iada.
"ON5I"IONE( 7E<L0( 5E 5E"I(ION
1 /
-iem#o 5entro del #la%o
de 1' d&as
5entro del #la%o
de 1' d&as
E
;olumen de ,entas 3as de W 1'''' W 5''' 0 W
1''''
L
(
E
5escuento del 1J Y
5escuento de /J Y
8a$ar el monto total de la
)actura
Y
.ablas m<ltiples.
La )orma EL(E es una alternati,a #ara controlar el tamao de las tablas
de decisin. Otra manera de alcan%ar este mismo obeti,o es enla%ando
,arias tablas de decisin. 5e acuerdo con las acciones seleccionadas en
la #rimera tablaI otros se e+#lican en una o ms tablas adicionalesR cada
tabla #ro#orciona mayores detalles relacionados con las acciones a
em#render. 8or otra #arteI las tablas mOlti#les #ermiten al analista
establecer las acciones re#etiti,as que deben reali%arse des#u?s de
tomar las decisiones y que continOan Gasta que se alcan%a determinada
condicin.
78
8ara utili%ar este m?todo los analistas construyenI #or se#aradoI tablas
de decisin que satis)acen todos los requerimientos normales y que
estn relacionadas con una decisin es#ec&.ca. Las tablas se enla%an en
)orma errquica* =na tabla de ni,elDalto contiene las condiciones
#rinci#ales queI cuando son seleccionadasI determinan las tablas y
acciones adicionales donde se encuentran otros detalles. =na
declaracin de trans)erenciaI como <O -O o 8E74O73I en la seccin de
acciones de la tabla de control L ni,el su#eriorN diri$e el recorrido Gacia
las tablas de ni,eles in)eriores. E+isten dos ti#os de trans)erencias*
directa y tem#oral.
-ras)erencia directa. La trans)erencia directa se em#lea una sola ,e%I Ila
tabla que es seleccionada de esta manera no ,uel,e a re)erirse a la
tabla ori$inal. La #ro#osicin A<O -O Lnombre de la tablaNBI indica cual
es la si$uiente tabla que se ,a a e+aminar. La .$ura 1./' es el bosqueo
de una tabla con trans)erencia directa. La #ro#osicin A<O -O -abla /B le
indica al lector que e+amine otra tabla de decisinI en este caso la que
est marcada como -abla /. (e e+aminan las condicionesI decisiones y
acciones es#eci.cadas en esta tabla y se selecciona la a#ro#iada #ara
com#letar el trabao.
Transferencia temporal. En contraste con lo anteriorI la -abla 1 de la
4i$ura 1./' se enla%a con la -abla / #or medio de la #ro#osicin
A8E74O73 -abla /B. 0l .nal de la -abla / la #ro#osicin 7E-=7N re$resa
de nue,o el control a la #ro#osicin que si$ue al <O -O en la -abla 1.
4i$. 1./' Enlace de ,arias tablas #or medio de la )orma <O -O
79
5! 6! 6a.la 2
7
6a.la 1
6a.la 2
80
4i$. 1./1 Enlace de ,arias tablas #or medio de la )orma 8E74O73
6a.la 1
6a.la 2
7
7
PER0!R* 6a.la 2
RE68R2 7
ES01='% ES.R;(.;R1D'
El es#aol estructurado es otro m?todo #ara e,itar los #roblemas de
ambi$[edad del len$uae al establecer condiciones y accionesI tanto en
#rocedimientos como en decisiones. Este m?todo no Gace uso de
rboles o tablasR en su lu$ar utili%a declaraciones #ara describir el
#roceso. El m?todo no muestra las re$las de decisinR las declara.
0un con esta caracter&sticaI las es#eci.caciones en es#aol estructurado
requieren que el analista #rimero identi.que las condiciones que se
#resentan en un #roceso y las decisiones que se deben tomar cuando
esto sucedeI unto con las acciones corres#ondientes. (in embar$oI este
m?todo tambi?n le #ermite Gacer una lista de todos los #asos en el
orden en que se lle,an a caboI como lo muestran los eem#los de esta
seccin. 8ara ello no se utili%an s&mbolos y )ormatos es#ecialesI
caracter&sticas de los rboles y tablas de decisin que #ara al$unos
resultan incmodos. 0demsI es #osible describir con ra#ide% los
#rocedimientos en su totalidad ya que #ara ellos se em#lean
declaraciones muy similares al es#aol.
La terminolo$&a utili%ada en la descri#cin estructurada de una
a#licacin consisteI en $ran medidaI en nombres de datos #ara los
elementos que estn de.nidos en el diccionario de datos desarrollado
#ara el #royecto.
81
82
Desarrollo de declaraciones estructuradas.
El es#aol estructurado em#lea tres ti#os bsicos de declaraciones #ara
describir un #roceso* estructuras de secuenciaI estructuras de decisin y
estructuras de iteracin. Estas estructuras son adecuadas #ara el
anlisis de decisin y #ueden trasladarse al desarrollo de so)tHare y
#ro$ramacin.
Estructuras de secuencia. =na estructura de secuencia es un solo
#aso o accin incluido en un #roceso. Este no de#ende de la e+istencia
de nin$una condicin yI cuando se encuentraI siem#re se lle,a a cabo.
En $eneralI se em#lean ,arias instrucciones en secuencia #ara describir
un #roceso.
8or eem#loI es #robable que la com#ra de un libro si$a un
#rocedimiento similar al si$uiente*
1.D Esco$er el libro deseado
/.D Lle,ar el libro al mostrador de salida
1.D 8a$ar el libro
2.D Obtener el recibo
5.D 0bandonar la librer&a
Este eem#lo sencillo muestra la secuencia de cinco #asos. Nin$uno
contiene al$una decisin o condiciones que determinen la reali%acin del
si$uiente #aso. 8or otra #arteI los #asos se e)ectOan en el orden
mostrado. 8or eem#loI tiene #oco sentido #a$ar #or un libro antes de
seleccionarlo. 8or consi$uienteI el #rocedimiento seala el orden
correcto de las acciones.
La 4i$. 1./1 muestra la secuencia de #asos #ara el eem#lo del
#rocesamiento de cuentas #or #a$ar. -al como a#arecen en la .$uraI
siem#re se lle,a a cabo esta secuencia de cinco #asosI uno des#u?s de
otro sin nin$una decisin sobre el orden o relacionada con las
e+ce#ciones.
4i$. 1./1 (ecuencia de declaraciones en es#aol estructurado.
87O"E(03IEN-O 5E "=EN-0( 8O7 80<07
0ce#tar la )actura #ara su #rocesamiento
8re#arar el taln de #a$o utili%ando #ara ello la )actura
7e,isar el estado de cuentas ,encidas utili%ando el taln de #a$o
Elaborar el cGeque #ara el ,endedor #or un monto i$ual al saldo de
83
cuenta y austar el saldo de ,eri.cacin #ara una cantidad i$ual al
monto del cGeque
En,iar el cGeque al ,endedor
Estructuras de decisin. El es#aol estructurado es otro camino #ara
mostrar el anlisis de decisin. 8or tantoI a menudo se incluyen las
secuencias de acciones dentro de estructuras de decisin que sir,en
#ara identi.car condiciones. Es as& como las estructuras de decisin
a#arecen cuando se #ueden em#render dos o ms accionesI lo que
de#ende del ,alor de una condicin es#ec&.ca. 8ara estoI #rimero se
e,alOa la condicin y des#u?s se toma la decisin de em#render las
acciones o el $ru#o de acciones asociado con esta condicin. =na ,e%
determinada la condicin las acciones son incondicionalesI como se
mencion anteriormente.
8ara ilustrar las estructuras de decisinI consid?rese de nue,o el
eem#lo anterior. 0l ir a la librer&a es #osible que ?sta no ten$a en
e+istencia el libro que se desea com#rar. En este caso se tienen dos
condiciones* encontrar el libro y no encontrar el libro. Estas condicionesI
unto con las acciones corres#ondientesI #ueden indicarse de si$uiente
manera*
(I se encuentra el libro deseado EN-ON"E(
Lle,ar el libro al mostrador de salida
8a$ar el libro
0se$urarse de obtener el recibo de com#ra
0bandonar la librer&a
5E O-7O 3O5O
No lle,ar libros al mostrador de salida
0bandonar la librer&a
La estructura de decisinI que em#lea las )rases (ISEN-ON"E(S5E O-7O
3O5OI seala con bastante claridad las alternati,as del #roceso de
decisin. En este caso se indican dos condiciones y dos acciones. Ntese
la )orma en que cada secuencia est contenida dentro de cada
condicin. La #arte (I contiene cuatro declaraciones se#aradas en
secuenciaI mientras que la #arte 5E O-7O 3O5O contiene slo dosI
situacin que es bastante comOn. "on el es#aol estructurado se
#ueden incluir estructuras dentro de otras estructuras. 8or otra #arteI
escribir detalles en un )ormato que conten$a san$r&as es de $ran ayuda
#ara a$ru#ar condiciones y acciones. La claridad adicional que se
obtiene con esta con,encin tiene mayor utilidad cuando se consideran
situaciones de decisin am#lias o com#licadas.
84
La 4i$. 1./2 contiene la descri#cin en es#aol estructurado de la )orma
en que se a#rueban las )acturas #ara el eem#lo del sistema de cuentas
#or #a$ar. Ntese que #rimero se considera la condicin ms
im#ortanteI que la )actura est? .rmada. 5e acuerdo con las condiciones
que se #resenteI la )actura #uede ser #a$ada o recGa%ada.
85
4i$. 1./2 Estructura (IDEN-ON"E(DO-7O #ara una es#eci.cacin en
es#aol estructurado.
87O"E(03IEN-O 5E "=EN-0( 8O7 80<07
(i la )actura est .rmada
Otro
(i la mercanc&a no )ue ace#tada
7ecGa%ar )actura
4in de si
(i se #re#ar una orden de com#ra ,lida
Otro
(i no se recibi autori%acin
7ecGa%ar la )actura
4in de si
(i la )actura tiene el monto correcto
Otro
7ecGa%ar la )actura
4in de si
Entonces
0notar la )actura en el libro
8re#arar el taln de #a$o
4in de si
4in de eecuta
Las estructuras de decisin no estn limitadas a #ares de combinaciones
condicinDaccin. 8ueden e+istir mucGas condiciones. La 4i$. 1./5 es un
dia$rama que muestra la anidacin de ,arios ni,eles de condiciones y
acciones #ara cada #unto de decisin. En la 4i$. 1./6 se em#lea la )rase
I4S-9ENSEL(E en lu$ar de I4S-9ENSO-9E7MI(E. "ualquiera de las dos es
ace#table aunque los es#ecialista en com#utadoras #re.eren la #rimera.
86
4I<. 1./5 0nidacin de estructuras de decisin en es#eci.caciones en
es#aol estructurado.
$9
$9
$9
$9
$9
092 (E $9
092 (E $9
092 (E $9
092 (E $9
092 (E $9
C
!
2
(
9
C
9
!
2

1
C
!
2
(
9
C
9
!
2

2
C
!
2
(
9
C
9
!
2

3
E
6
C
Estructura de iteracin. En las acti,idades rutinarias de o#eracinI es
comOn encontrar que al$unas de ellas se re#iten mientras e+isten
ciertas condiciones o Gasta que ?stas se #resenten. Las instrucciones de
iteracin #ermiten al analista describir estos casos.
87
La bOsqueda de un libro en la librer&a #uede reali%arse re#itiendo los
si$uientes #asos*
EKE"=-07 3IEN-70( se e+aminan ms libros*
Leer el t&tulo del libro
(I el t&tulo suena interesante
EN-ON"E( tomar el libro y Goearlo
Puscar el #recio
(I la decisin es lle,ar el libro
"olocarlo en la #ila de LIP7O( 8070 LLE;07
O-7O re$resar el libro restante
4IN 5E (I
O-7O continuar
4IN 5E EKE"=-07
(I se encuentran los libros deseados EN-ON"E(
Lle,ar los libros al mostrados de salida
8a$ar los libros
0se$urarse de obtener el recibo
0bandonar la librer&a
O-7O
No lle,ar libros al mostrador de salida
0bandonar la librer&a
4IN 5E (I
En este eem#lo se obser,a que se describen ceroI una o ms
iteraciones #ara describir la bOsqueda de los libros de inter?s. Los #asos
adicionales anidados dentro del la%o de iteracinI dan instrucciones
sobre qu? Gacer cuando el t&tulo #arece interesante o cuando se Galla el
libro deseado. La re#eticin de este #roceso continOa siem#re y cuando
e+ista la condicin de Ae+aminar ms librosB. 5es#u?s el #rocedimiento
indica los #asos a se$uir en caso de que se encuentren libros de inter?s.
88
4i$. 1./6 Estructura EKE"=-0 90(-0 en una es#eci.cacin en es#aol
estructurado.
87O"E(03IEN-O 5E "=EN-0( 8O7 80<07
Eecuta Gasta que todas las )acturas Gayan sido #rocesadas
(I la )actura est .rmada
Otros
(i la mercanc&a no )ue ace#tada
7ecGa%ar la )actura
4in de si
(i se #re#ar una orden de com#ra ,lida
O-7O
(i no se recibi autori%acin
7ecGa%ar la )actura
4in de si
(i la )actura tiene monto correcto
Otro
7ecGa%ar la )actura
4in de si
Entonces
0notar la )actura en el libro
8re#arar el taln de #a$o
4in de si
4in de eecuta
La estructura de iteracin de la 4i$. 1./6 muestra la )orma en que se
#rocesan las )acturas. 5ado que se reciben mucGas )acturas #ara #a$arI
el #roceso se re#ite de ceroI una o ms ,ecesI lo que de#ende del
nOmero de )acturas recibidas. Ntese que la estructura utili%a la )orma
de re#eticin EKE"=-07 90(-0. En otras #alabrasI el #roceso se re#ite
90(-0 com#letar el #rocesamiento de todas las )acturas.
>ene/cios del espaol estructurado
"omo se #uede obser,arI el es#aol estructuradoI #uede ser de utilidad
#ara describir con claridad condiciones y acciones. "uando se e+amina
el ambiente de una em#resaI los analistas #ueden utili%ar el es#aol
estructurado #ara declarar las re$las de decisin que se a#lican a ese
medio. (i los analistas no #ueden declarar qu? accin em#render
cuando se toma una decisinI entonces necesitan adquirir mayor
in)ormacin #ara describir la situacin. 8or otro ladoI des#u?s de
describir las acti,idades en )orma estructuradaI los analistas #ueden
#edir a otras #ersonas que #recisen la descri#cin y determinar con
89
ra#ide% los errores u omisiones cometidos al establecer los #rocesos de
decisin.
90
?. ES.R1.E5I1 DE DES1RR'%%' 0'R 1&1%ISIS
ES.R;(.;R1D'
"uando los analistas comien%an a trabaar sobre un #royecto de
sistemas de in)ormacinI a menudo tienen que #ro)undi%ar en un rea
de la or$ani%acin con la que tienen #oca )amiliaridad. 0 #esar de estoI
deben desarrollar un sistema que ayude a los $erentes y #ersonal D los
)uturos usuarios D de esta rea. "ualquier nue,o sistema o conunto de
recomendaciones #ara cambios en el sistema e+istenteI ya sea ?ste
manual o automati%adoI debe conducir Gacia la meora. 8ara alcan%ar
este resultadoI se es#era que los analistas de sistemas Ga$an lo
si$uiente*
0#rendan los detalles y #rocedimientos del sistema en uso.
Obten$an una idea de las demandas )uturas de la or$ani%acin como
resultado del crecimientoI del aumento de la com#etencia en el
mercadoI de los cambios en las necesidades de los consumidoresI de
la e,olucin de las estructuras .nancierasI de la introduccin de la
nue,a tecnolo$&a y cambios en las #ol&ticas del $obierno entre otros.
5ocumentar detalles del sistema actual #ara su re,isin y discusin
#or otros.
E,aluar la e.ciencia y e)ecti,idad del sistema actual y sus
#rocedimientosI tomando en cuenta el im#acto sobre las demandas
antici#adas #ara el )uturo.
7ecomendar todas las re,isiones y am#liaciones del sistema actualI
sealando su usti.cacin. (i es a#ro#iadoI qui% la #ro#uesta de un
nue,o sistema com#leto.
5ocumentar las caracter&sticas del nue,o sistema con un ni,el de
detalle que #ermita com#render a otros sus com#onentes Ly su
interrelacinN y de una manera que #ermita manear el desarrollo del
nue,o sistema.
4omentar la #artici#acin de $erentes y em#leados en todo el
#rocesoI tanto #ara a#ro,ecGar su e+#eriencia y conocimiento del
sistema actualI como #ara conocer sus ideasI sentimientos y
o#iniones relacionadas con los requerimientos de un nue,o sistema o
de cambios #ara el actual.
91
>8arece esta lista demasiado e+i$ente@ >Qui% abrumadora@. 0unque no
siem#re se e+#resa de manera concisaI estas tareas re#resentan la
e+#ectati,as que mucGas or$ani%aciones tienen sobre el trabao de los
analistas de sistemas. 8or lo $eneral tambi?n se aade otro requisito* las
tareas deben com#letarse con ra#ide% Ly dentro de #la%os establecidosN
con un m&nimo de interru#ciones #ara los $erentes y em#leados.
8ara tener ?+itoI los buenos analistas de sistemas estructuran el #roceso
que si$uen #ara el desarrollo de un nue,o sistema. 0unque cada lu$ar
donde trabaa un analista es di)erenteI las tareas que lle,an a cabo son
similares y e+iste un conunto comOn de #re$untas #or contestar cuando
las em#renden.
@#u2 es el an$lisis estructurado7
"onsid?rense las si$uientes #re$untas*
>5eben dos analistas desarrollar una lista id?ntica de requerimientos
cuando estudias en )orma inde#endiente la misma situacin@
8ara una situacin dada >E+iste siem#re un solo diseo correcto #ara
el sistema@
>Las a#licaciones que el analista obser,a tienen una naturale%a bien
estructurada o estn ms de.nidas@
Obtener las res#uestas a estas #re$untas es un reto. "uando una
#ersona ,isita un m?dico se #iensa que el dia$nstico #ara una
condicin o en)ermedad en #articular es correcto o equi,ocado. Esta
tendencia tambi?n se obser,a en otras reasI incluyendo los sistemas
de in)ormacin.
El GecGo es que dos analistas que e+aminan una situacin en )orma
inde#endienteI con lineamientos o Gerramientas y t?cnicas
#reestablecidosI reco#ilan in)ormacin di)erente #ara describir el
sistema. Esta in)ormacin a su ,e% conduce a la determinacin de
di)erentes requerimientos. 5e acuerdo con lo a#ro#iado de los
requerimientos es#eci.cadosI el sistema #uede o no satis)acer las
necesidades de los usuarios.
8or su #ro#ia naturale%aI qui% los escenarios de los sistemas de
in)ormacin sean mal estructurados. No si$uen leyesI como en la
ciencia. 5e#enden de los seres Gumanos #ara )uncionar o no )uncionar
yI unto con otras acti,idadesI se ,en inCuenciados #or las #ol&ticas de la
or$ani%acinI restricciones sobre costos y $ananciasI #ol&ticaI naturale%a
Gumana y otras consideraciones. Es contra este )ondo que los analistas
de sistemas deben determinar los requerimientos de los sistemas de
in)ormacin.
92
El anlisis estructurado es un m?todo #ara el anlisis de sistemas
manuales o automati%adosI que conduce al desarrollo de
es#eci.caciones #ara sistemas nue,os o #ara e)ectuar modi.caciones a
los ya e+istentes. "uando los analistas de sistemas abordan una
situacin #oco )amiliarI siem#re e+iste una #re$unta sobre dnde
comen%ar el anlisis. =na situacin dinmica siem#re #uede ser ,ista
como abrumadora debido a que mucGas de las acti,idades se lle,an a
cabo constantemente. El anlisis estructurado #ermite al analista
conocer un sistema o #roceso Lacti,idadN en una l$ica y maneable al
mismo tiem#o que #ro#orciona la base #ara ase$urar que no se omite
nin$On detalle #ertinente.
93
Signi/cado de AestructuradoB
>Qu? es lo que se desea estructurar@ >Qu? si$ni.ca AestructuraB@ El
obeti,o que #ersi$ue el anlisis estructurado es or$ani%ar las tareas
asociadas con la determinacin de requerimientos #ara obtener la
com#rensin com#leta y e+acta de una situacin dada. 0 #artir de aqu&
se determinan los requerimientos que sern la base de un sistema
nue,o o modi.cado.
En el anlisis estructuradoI la #alabra estructura si$ni.ca que*
1. El m?todo intenta estructurar el #roceso de determinacin de los
requerimientos comen%ando con la documentacin del sistema
e+istenteR
/. El #roceso est or$ani%ado de tal )orma que intenta incluir todos los
detalles rele,antes que describen al sistema en usoR
1. Es )cil ,eri.car cundo se Gan omitido detalles rele,antesR
2. La identi.cacin de los requerimientos ser similar entre ,arios
analistas e incluir las meores soluciones y estrate$ias #ara las
o#ortunidades de desarrollo de sistemasR y
5. Los documentos de trabao $enerados #ara documentar los sistemas
e+istentes y #ro#uestos son dis#ositi,os de comunicacin e.cientes.
(omponentes del 1n$lisis Estructurado
El anlisis estructurado Gace uso de los si$uientes com#onentes*
1.D !mbolos gr(cos
Iconos u con,enciones #ara identi.car y describir los com#onentes
de un sistema unto con las relaciones entre estos com#onentes.
/.D Diccionario de datos
5escri#ciones de todos los datos utili%ados en el sistema. 8uede ser
manual o automati%ado Ly estas incluido en el diccionario de un
#royecto ms $rande que qui% conten$a las descri#ciones de los
#rocesos que inte$ran el sistemaN.
1', Descripciones de procesos y procedimientos
94
5eclaraciones )ormales que em#lean t?cnicas y len$uaes que
#ermiten a los analistas describir acti,idades im#ortantes que
)orman #arte del sistema.
2.D -eglas
Estndares #ara describir y documentar el sistema en )orma correcta
y com#leta.
El m?todo de anlisis estructurado se Ga con,ertido en sinnimo del
anlisis de Cuo de datosI que es una GerramientaR qui% esto se deba a
que la Gerramienta es esencial #ara documentar el sistema e+istente y
determinar los requerimientos de in)ormacin #or medio del m?todo
estructurado.
@#ue es el an$lisis de Cuo de datos7
Los analistas desean conocer las res#uestas a cuatro #re$untas
es#ec&.cas
>qu? #rocesos inte$ran el sistema@I
>qu? datos em#lea cada #roceso@.
>qu? datos son almacenados@ Q
>qu? datos in$resan y abandonan el sistema@
5e lo anteriorI es claro que se da $ran im#ortancia al anlisis de los
datos.
Los datos son la $u&a de las acti,idades de la em#resa. Ellos #ueden
iniciar e,entos L#or eem#loI los datos sobre nue,os #edidosN y ser
#rocesados #ara dar in)ormacin Otil al #ersonal que desea saber qu?
tan bien se Gan maneado los e,entos Lal medir que desea saber del
trabaoI rentabilidadI etc.N El anlisis de sistemas conoce el #a#el central
que tienen los datos de la em#resa en las or$ani%aciones. (e$uir el Cuo
de datos #or todos los #rocesos de la em#resaI que es la .nalidad del
anlisis de Cuo de datosI les dice mucGo a los analistas sobre cmo se
alcan%an los obeti,os de la or$ani%acin. En el transcurso del maneo de
transacciones y terminacin de tareas los datos entranI son #rocesadosI
almacenadosI recu#eradosI anali%adosI utili%adosI cambiados y
#resentados como salidas. El anlisis de .ujo de datos estudia el em#leo
de los datos en cada acti,idad. 5ocumenta los Galla%$os con dia$ramas
de Cuo de datos que muestran en )orma $r.ca la relacin entre
#rocesos y datos y en los diccionarios de datos que describen de manera
)ormal los datos del sistema y los sitios donde son utili%ados.
(aracter*sticas de %a Estrategia de 4luo De Datos
95
El anlisis de Cuo de datos e+amina el em#leo de los datos #ara lle,ar a
cabo #rocesos es#ec&.cos de la em#resa dentro del mbito de una
in,esti$acin de sistemas. El anlisis se #uede #ensar de tal manera que
se estudien acti,idades del sistema desde el #unto de ,ista de los datos*
dnde se ori$inanI cmo se cambianI Gacia dnde ,an incluyendo las
#aradas a lo lar$o del camino que si$uen desde su ori$en Gasta su
destino.
Los com#onentes de la estrate$ia de Cuo de datos abarcan tanto la
determinacin de los requerimientos como el diseo de sistemas. =na
notacin bien establecida )acilita la documentacin del sistema actual y
su anlisis #or todos los #artici#antes en el #roceso de determinacin de
requerimientos.
9erramientas de la estrategia de Cuo de datos
La estrate$ia de Cuo de datos muestra el em#leo de ?stos en )orma
$r.ca. Las Gerramientas utili%adas al se$uir esta estrate$ia muestran
todas las caracter&sticas esenciales del sistema y al )orma en que se
austan entre s&.
8uede ser di)&cil com#render en su totalidad un #roceso de la em#resa si
se em#lea #ara ello slo una descri#cin ,erbalR las Gerramientas #ara el
Cuo de datos ayudan a ilustrar los com#onentes esenciales de un
sistema unto con sus interacciones.
El anlisis de Cuo de datos utili%a las si$uientes Gerramientas*
1.D 5ia$rama de Cuo de datos
=na Gerramienta $r.ca se em#lea #ara describir y anali%ar el
mo,imiento de datos a tra,?s de un sistemaI ya sea que ?ste )uera
manual o automati%adoI incluyendo #rocesosI lu$ares #ara
almacenar datos y retrasos en el sistema. Los dia$ramas de Cuo de
datos son la Gerramienta ms im#ortante y la base sobre la cual se
desarrollan otros com#onentes. La trans)ormacin de datos de
entrada en salida #or medio de #rocesos se #uede describir en )orma
l$ica e inde#endiente de los com#onentes )&sicos L#or eem#loI
com#utadorasI $abinetes de arcGi,osI unidades de discos y
#rocesadores de te+toN asociados con el sistema. Estos dia$ramas
reciben el nombre de diagramas lgicos de datos. En contrasteI los
diagramas fsicos de .ujo de datos muestran la im#lantacin y
mo,imiento real de datos entre las #ersonasI de#artamentos y
estaciones de trabao.
96
/.D 5iccionario de datos
El diccionario contiene las caracter&sticas l$icas de los sitios donde
se almacenan los datos del sistemaI incluyendo nombreI descri#cinI
aliasI contenidos y or$ani%acin. -ambi?n identi.ca los #rocesos
donde se em#lean los datos y los sitios donde se necesita acceso
inmediato a la in)ormacin. (ir,en como #unto de #artida #ara
identi.car los requerimientos de las bases de datos durante el diseo
del sistema.
1.D 5ia$rama de estructura de datos
Este dia$rama es una descri#cin de la relacin entre entidades
L#ersonasI lu$aresI e,entos y obetosN de un sistema y el conunto de
in)ormacin relacionado con la entidad. No considera el
almacenamiento )&sico de los datos.
2.D <r.ca de estructura
9erramienta de diseo que muestra con s&mbolos la relacin entre
los mdulos de #rocesamiento y el so)tHare de a com#utadora.
5escriben la erarqu&a de los mdulos com#onentes y los datos que
sern transmitidos entre ellos. Incluye el anlisis de las
trans)ormaciones entradaDsalida y el anlisis de transacciones.
La .$ura 2.1 muestra la relacin entre cada uno de los elementos del
anlisis estructurado.
97
(9'5R'*' (E 0:8;! (E ('6!$
(9'5R'*' (E E$6R8C68R' (E ('6!$
08E26E P!<!
PR!CE$!$
PR!CE$!$
':*'CE2
(E ('6!$
0:8;! (E
('6!$
0:8;! (E
('6!$
0:8;! (E
('6!$
0:8;! (E
('6!$
0:8;! (E
('6!$
(escri) del /lu=o de datos
(escr)ci&n de )rocesos
(esacri) de almacen de datos
Estructura de datos
(9CC9!2'R9!
(E ('6!$
Entidad
:la1e
(escri)ci&n
de
(atos
(escri)ci&n
de
(atos
(escri)ci&n
de
(atos
Entidad
Entidad
Entidad
Entidad
*!(8:!
*!(8:!
PR5R'*'
PR92C9P':
*!(8:!
*!(8:!
*!(8:!
*!(8:!
*!(8:!
')untador
')untador
')untador
(9$E>! (E
$9$6E*'$
:!59C!$
(E6ER*92'C9!2 (E
RE?8ER9*9E26!$
&otacin
Los m?todos #ara el anlisis de Cuo de datos )ueron desarrollados y
#romo,idos al mismo tiem#o #or dos or$ani%aciones. Qourdon Inc.I una
com#a&a de consultor&a y desarrollo #ro)esionalI #romo,i con bastante
,i$or el m?todo con #ublicidad y libros L5e3arcoI Meinber$I 8a$eDKonesN
3c5onnellD5u$lasI con el trabao y escritos de <ane y (arsonI tambi?n
inCuyeron en la #o#ularidad del anlisis de Cuo de datos.
Los dia$ramas l$icos de Cuo de datos se #ueden dibuar con slo
cuatro notaciones sencillasI es decirI con s&mbolos es#eciales o iconos y
anotaciones que los asocian con un sistema es#ec&.co. El uso de iconos
es#eciales #ara cada elemento de#ende de qu? en)oque se utiliceI el de
Qourdon o el de <ane y (arson*
1.D 4luo de datos. 3o,imiento de datos en determinada direccin
desde un ori$en Gacia un destino en )orma de documentosI cartasI
llamadas tele)nicas o ,irtualmente #or cualquier otro medio. El Cuo de
datos es un A#aqueteB de datos.
98
@ourdon
5ane y $arson
/.D 8rocesos. 8ersonasI #rocedimientos o dis#ositi,os que utili%an o
#roducen Ltrans)ormanN datos. No se identi.ca el com#onente )&sico.
@ourdon
5ane y $arson
1.D 4uente o destino de los datos. 4uentes o destinos e+ternos de
datos que #ueden ser #ersonasI #ro$ramasI or$ani%aciones o otras
entidades que interactOan con el sistema #ero se encuentran )uera de
su )rontera. Los t?rminos )uente y #o%o son intercambiables con ori$en y
destino.
@ourdon
5ane y $arson
99
2.D 0lmacenamiento de datos. Es el lu$ar donde se $uardan los datos
o al que Gacen re)erencia los #rocesos en el sistema. El almacenamiento
de datos #uede re#resentar dis#ositi,os tanto com#utari%ados como no
com#utari%ados.
@ourdon
5ane y $arson
"ada com#onente en un dia$rama de Cuo de datos tiene una etiqueta
con un nombre descri#ti,o. Los nombres de los #rocesos tambi?n
reciben un nOmero que es utili%ado con .nes de identi.cacin. El
nOmero asi$nado a determinado #rocesoI no tiene que ,er con la
secuencia de #rocesos. (ir,e estrictamente #ara identi.cacin y tiene un
,alor adicional cuando se estudian los com#onentes que inte$ran un
#roceso es#ec&.co. La .$ura 2./a muestra la notacin Qourdon en un
dia$rama sencillo de Cuo de datos que contiene cinco CuosI dos
#rocesosI un almac?n de datosI una )uente y un destino. La .$ura 2./b
muestra los mismos elementos #ero con la notacin de <ane y (arson.
Lle$ado el momentoI cada etiqueta ser reem#la%ada con otra que sea
ms a#ro#iada #ara la situacin bao estudio.
4i$D 2./a* 5ia$rama de Cuo de datos que utili%a la notacin de Qourdon
100
08E26E (E$692!
PR!CE$! 1
PR!CE$! 2 ':*'CE2 (E ('6!$
0lu=o 1
de datos
0lu=o 4
de datos
0lu=o 2
de datos
4i$. 2./b dia$rama de Cuo de datos que utili%a la notacin de <ane y
(arson
08E26E (E$692!
':*'CE2 (E ('6!$
0lu=o 1
de datos
0lu=o 4
de datos
0lu=o 2
de datos
PR!CE$! 2
PR!CE$! 1
3entaas del an$lisis de Cuo de datos
101
Los usuarios y otras #ersonas de la em#resa que )orman #arte del
#roceso bao estudio com#renden con )acilidad anotaciones sencillas.
8or consi$uienteI los analistas #ueden trabaar con los usuarios y lo$rar
que #artici#en en el estudio de los dia$ramas de Cuo de datos. Los
usuarios #ueden Gacer su$erencias #ara modi.car los dia$ramas con la
.nalidad de describir la acti,idad con mayor e+actitud. 0simismo
#ueden e+aminar las $r.cas y reconocer con ra#ide% #roblemasR esto
#ermite e)ectuar las correcciones necesarias antes de que comiencen
otras tareas relacionadas con el diseo. (i los #roblemas no son
detectados en las #rimeras )ases del #roceso de desarrolloI entonces
ser di)&cil corre$irlos cuando a#are%can ms adelante L4i$. 2.1N. E,itar
los errores desde el inicio #uede #re,enir una #osible )alla del sistema.
102
4i$. 2.1 E)ectos de los errores cometidos durante la )ase de
determinacin de requerimientos.
'cti1idades de desarrollo
(iseAo
del $istema
(eterminaci&n
de reBuerimientos
Prue.a
del $istema
9m)lantaci&n
:os errores
cometidos
durante
la 1ida )re1ia
del sistema
')arecen aBu%
El anlisis de Cuo de datos #ermite a los analistas aislar reas de inter?s
en la or$ani%acin y estudiarlas al e+aminar los datos que entran el
#rocesoI de tal manera que #uedan obser,ar la )orma en que cambian
cuando lo abandonan. 0 medida que los analistas reOnen GecGos y
detallesI com#renden meor el #rocesoR esto los conduce a )ormular
#re$untas relacionadas con as#ectos es#ec&.cos mismo y los lle,a a una
in,esti$acin adicional. La .$ura 2.2 muestra los as#ectos $enerales de
esta metodolo$&aR la in,esti$acin se di,ide en detalles que tienen cada
,e% un ni,el menor Gasta que se com#renden todos los com#onentes
esenciales unto con sus interrelaciones.
103
*ayor nCmero de detalles )ara el )rimer ni1el del ,rea .a=o in1esti"aci&n
*ayor nCmero de detalles so.re el ,rea de in1esti"aci&n
8n nCmero muc4o mayor de detalles )ara el se"undo
ni1el del ,rea .a=o in1esti"aci&n
'RE' (E !PER'C9!2E$ (E :' !R5'29<'C9!2
'RE'
(E
92DE$695'C9!2
=na e+tensa in,esti$acin de sistemas #roduce mucGos conuntos de
dia$ramas de Cuos de datosI al$unos brindan #anoramas de #rocesos
im#ortantes mientras que otros nos muestran con bastante detalle
elementos datoI almacenes de datos y #asos de #rocesamiento #ara
com#onentes es#ec&.cos de un sistema $rande. (i los analistas desean
re,isar des#u?s todo el sistemaI #rimero utili%an los dia$ramas de alto
ni,elI aquellos que contienen la ,isin #anormica de todo el sistema.
(in embar$oI si estn interesados en estudiar un #roceso en #articular
entonces em#lean el dia$rama de Cuo de datos de bao ni,el
corres#ondiente a ese #roceso.
Los ni,eles de dia$ramas de Cuo de datos #ueden com#ararse con los
ma#as de calles y carreteras que em#lea una #ersona cuando ,iaa #or
un sitio desconocido. En #rimera instancia utili%a el ma#a de todo el #a&s
que muestra las carreteras y ciudades. 0 medida que se acerca la ciudad
que ,a a ,isitarI necesita un ma#a ms detallado que seale los
di)erentes sitios de la ciudad y las calles de acceso. 5es#u?sI cuando Ga
lle$ado al sitio deseadoI ser de $ran utilidad otro ma#a que muestre las
calles y sitios de inter?sI coma #uentes y edi.cios. -anto detalle es
esencial cuando se busca una direccin determinada #ero no tiene
104
utilidad cuando se inicia el ,iae y se #resentan #roblemas de
orientacin.
Los dia$ramas de Cuo de datos se utili%an de la misma )orma. (e
desarrollan y em#lean de manera #ro$resi,aI desde lo $eneral Gacia lo
es#ec&.co #ara el sistema de inter?s.
Desarrollo de Diagramas de 4luo de Datos
8ara que sean de utilidad y #ro#orcionen in)ormacinI los dia$ramas de
Cuo de datos deben dibuarse en )orma adecuada. Esta seccin muestra
como dibuarlos donde comen%arI como aadir detalles a las
descri#cionesI cuando incor#orar la in)ormacin sobre el control y como
mantener la consistencia al asi$nar los nombres de los obetos incluidos
en los dia$ramas. La 87E(EN-0"ION seala tambi?n errores comunes
que deben e,itarse.
0roceso de desarrollo
Los analistas de sistemas estudian #rimero el sistema en usoI esto es las
acti,idades y #rocesos que ocurren en el #resente. En la terminolo$&a
del anlisis estructuradoI este es el estudio del sistema )&sico. Las
t?cnicas #ara Gallar GecGos ,istas anteriormenteI )orman la base #ara
reco#ilar los detalles necesarios.
El sistema )&sico se traslada en una descri#cin l$ica que se centra en
datos y #rocesos L4i$. 2.6N. 7ecalcar los datos y #rocesos #ara abordar
las acti,idades que se lle,an a cabo unto con los recursos necesarios
#ara elloI ms que sobre quienes reali%an el trabaoI tiene ,entaas.
105
$9$6E*'
E';!
E$68(9!
(E(8CC9!2
(E:
E?89D':E26E
:!59C!
(E6ER*9F
2'C9!2 (E
:!$ RE?8EF
R9*9E26!$
(E: $9$6E*'
(9$E>! (E:
28ED!
$9$6E*'
:!59C!
(9$E>!
(E: 28ED!
$9$6E*'
09$9C!
$9$6E*' 09$9C!
(e)artamentos
:ocalidades
'rc4i1os
Personas
Procedimientos
$9$6E*' :!59C!
0lu=os de datos
Procesos
'lmacenes de datos
0uentes
(estinos
C'R'C6ER9$69C'$
$alida
Controles
9nter/ase
(esem)eAo
$9$6E*' :!59C!
Entrada
Procesos
'lmacenamiento
$alida
$9$6E*' 09$9C!
Pro"ramas
'rc4i1os
Procedimientos
Los si$uientes detalles son eem#los de un sistema )&sico*
5e#artamento (ala de )otoco#iado o ubicacin de las instalaciones
8ersona Numero de #asos
0rcGi,o 8rocedimiento
5urante el anlisis de Cuo de datos se e,alOan todos los detalles en
t?rminos de los com#onentes l$icos de Cuos de datosI #rocesosI
almacenes de datosI or&$enes y destinos.
En todas las eta#as de diseo que si$uenI los requerimientos del
sistema se trasladan en detalles de diseo l$ico. En las )ases de
construccinI como la #ro$ramacin del so)tHare #ara com#utadoraI las
es#eci.caciones l$icas son trasladadas en caracter&sticas )&sicas y en
un sistema de in)ormacin que trabaa.
Este #anorama de la secuencia de acti,idades #ara el anlisis y diseo
de sistemas de in)ormacin es el escenario del estudio que si$ue sobre
el anlisis de Cuo de datos.
106
Diagramas f*sicos de Cuo de datos
Los dia$ramas de Cuo de datos son de dos ti#os*
5ia$ramas )&sicos de Cuo de datos
8ro#orcionan un #anorama del sistema en usoI que es de#endiente de la
im#lantacinI que muestra que tareas se lle,an a cabo y como. Las
caracter&sticas )&sicas incluyen* Nombres de #ersonas Nombres o
nOmeros de )ormatos y documentos Nombres de de#artamentos
0rcGi,os maestro y de transacciones Equi#o y dis#ositi,os utili%ados
=bicaciones Nombres de #rocedimientos
5ia$ramas l$icos de Cuo de datos
8ro#orcionan un #anorama del sistema inde#endiente de la
im#lantacinI que se centra en el Cuo de datos entre los #rocesos sin
considerar los dis#ositi,os es#ec&.cos y la locali%acin de almacenes
de datos o #ersonas en el sistema. En este ti#o de dia$ramas no se
indican las caracter&sticas )&sicasI lo cual si sucede con los dia$ramas
)&sicos de Cuo.
El en)oque ms am#lio y Otil #ara desarrollar una descri#cin e+acta y
com#leta del sistema en usoI comien%a con el desarrollo del dia$rama
)&sico de Cuo de datos. El em#leo de estos dia$ramas es deseable #or
tres ra%ones*
0rimeraI es comOn que los analistas de sistemas encuentren mucGo
ms )cil describir la interaccin entre los com#onentes )&sicos que
com#render las #ol&ticas em#leadas #ara administrar la a#licacin. 5e
este modoI comien%an #or identi.car a las #ersonas y la que GacenI que
documentos y )ormas inician las di)erentes acti,idades y el equi#o
em#leado #ara el #rocesamiento. 0simismoI identi.can el mo,imiento
de #ersonasI documentos e in)ormacin entre de#artamentos y di,ersas
localidades.
SegundaI los dia$ramas )&sicos de Cuo de datos son de utilidad #ara
comunicarse con los usuarios. Estos relacionan con )acilidad a las
#ersonasI las localidades y los documentos ya que trabaan todos los
d&as con cada entidad. LEs usual que los analistas de sistemas
encuentren que los usuarios consideran \abstractos\ los dia$ramas
l$icos de Cuo de datos #orque no contienen com#onentes que les sean
)amiliares.N Los usuarios #ueden sealar con ra#ide% cuando un #aso es
incorrecto o equi,ocado.
107
.erceraI los dia$ramas )&sicos de Cuo de datos #ro#orcionan un camino
#ara ,alidar o ,eri.car el #unto de ,ista del usuario sobre la )orma en
que o#era el sistema en uso. (i e+isten di)erenciasI estas son anotadas y
discutidas. No es #oco usual encontrar que lo que un usuario #iensa que
esta sucediendo di.ere en )orma im#ortante de lo que en realidad esta
ocurriendo. (on estas di)erencias las que #robablemente e+#liquen los
#roblemas o ine.ciencias DD qui% la ra%n #or la que se #ro#one un
nue,o sistema DD.
Dibuo de diagramas f*sicos de Cuo
La si$uiente descri#cin sobre la )orma como manea una com#a&a su
sistema de cuentas #or #a$arI ser utili%ada #ara el desarrollo de
dia$ramas de Cuo de datos*
National 3ercGandisin$ recibe #or correo las )acturas de sus ,endedores.
-odas las maanas el $erente de la o.cina de correoI 7oss 3annin$I
en,&a a <inny 0nderson todas las )acturas y corres#ondencia diri$ida al
de#artamento de cuentas #or #a$ar. 0ndersonI que es asistenteI
acumula las )acturas recibidas durante la semana en un )older. El ue,es
las re,isa y aade la cantidad adeudada unto con el numero de )actura
en la tareta corres#ondiente al ,endedor Lun re$istro manual de todas
las transacciones contables #ara un ,endedor en #articularN. Las
)acturas se $uardan #or orden al)ab?tico en un $abinete de arcGi,os.
Los cGeques de #a$o de los ,endedores se elaboran y .rman los d&as
,iernes. 9arry 5emin$I $erente del de#artamento de cuentas #or #a$arI
re,isa todas las cuentas y )acturas #endientes #ara determinar cuales
deben #a$arse. Elabora el cGeque y al mismo tiem#o anota el monto del
cGeque y los nOmeros de las )acturas que am#ara en la cGequera. Esta
in)ormacin tambi?n se asienta en la tareta de re$istro del ,endedor.
Los cGeques se en,&an al contralorI 0nn MilliamsI en un lote al que se
ane+an las )acturas. Ella re,isa y .rma cada cGeque. En al$unos casos
no autori%a el #a$o y re$resa a 9arry el cGeque sin .rmar.
Los cGeques ya .rmados se colocan en un sobre y son remitidos a la
o.cina de correos #ara que esta se encar$ue de en,iarlos a los
,endedores.
Ntense los elementos )&sicos en esta descri#cin* nombre de #ersonas
7ossI <innyI 9arry y 0nn DDR los dis#ositi,osI como )olderI $abinetes de
arcGi,o y cGequerasR di)erentes de#artamentos como correoI cuentas
#or #a$ar y la o.cina del contralorR la )recuencia de los e,entos* diaria o
semanal. Estos elementos describen el sistema e+istente de cuentas #or
108
#a$ar y se incluyen en el dia$rama )&sico de Cuo de datos que a
continuacin ser elaborado.
Dibuo del diagrama de conte,to
"omo ya se indicI los #rimeros #asos #ara determinar los
requerimientos tienen como .nalidad conocer las caracter&sticas
$enerales del #roceso bao in,esti$acin. 8ara decirlo de al$On modoI
#rimero se estudian los detalles de la ca#a su#erior. "on)orme los
analistas com#renden meor los detallesI aGondan con mayor
#ro)undidad #ara reco#ilar in)ormacin ms #recisa y detallada. "ada
,e% se )ormulan #re$untas ms es#eci.cas utili%ando #ara ello el anlisis
descendente Lto#DdoHnN.
El dia$rama de Cuo de datos de la .$ura 2.7I describe el #rocesamiento
de cuentas #or #a$ar en un ni,el muy $eneral Lalto ni,elN. Este dia$rama
muestra que los ,endedores en,&an )acturas Gacia la O7<0NI]0"ION y
reciben cGeques de ella. El #ro#io #roceso requiere de cuentas #or #a$ar
e in)ormacin de los ,endedores. Ntese que cada CecGaI la cual
re#resenta un Cuo de datosI tiene una etiqueta que indica los datos que
se estn em#leando. Los datos sobre los estados de cuenta se recu#eran
del almac?n de datos de las cuentas #or #a$ar #ara cada ,endedorR la
direccin de este se obtiene del almac?n de datos de ,endedores.
0 menudo el dia$ramas de alto ni,el se denominan dia$ramas de
conte+to. "ontiene un solo #roceso #ero ue$a un #a#el muy im#ortante
en el estudio del sistema en uso. El dia$rama de conte+to de.ne el
sistema que ,a a ser estudiado en el sentido de que determina las
)ronteras. -odo lo que no se encuentre dentro de las )ronteras
identi.cadas en el dia$rama de conte+to del #roceso no )orma #arte del
estudio de sistemas. La )orma en que )uncionan otras or$ani%aciones o
elementos e+ternos Llas )uentes y destinosN est )uera de nuestro
control y no ser estudiada con detalle. No obstanteI si a)ectan el
#roceso #orque son )uentes o destinosI debe tener una inter)aceI o
medios #ara interactuarI con los elementos que estn )uera de el.
8or eem#loI en la .$ura 2.7I se obser,a que los datos del ,endedor son
una de las entradas al #roceso de cuentas #or #a$ar.
109
Cuentas
)or )a"ar
Ealance
(irecci&n de ne1%o
)or correo
(atos del
1endedor
Cuentas
a )a"ar Dendedor
C4eBue
0actura
del Dendedor
Esto indica que el estado de cuenta del ,endedor se establece )uera del
sistema. 5e GecGo el de#artamento de com#ras de National
3ercGandisin$I que se encar$a de ca#turar todos los datos del ,endedor
LnombreI direccin y numero tele)nico entre otrosN durante el #roceso
de com#raI se encuentra )uera del mbito de las cuentas #or #a$ar. El
sistema de com#ras no esta incluido en el nue,o sistemaI #ero cualquier
otro diseo tendr que #ro#orcionar una )orma #ara utili%ar los datos del
,endedor desarrollados #or medio de ese sistema.
Ntese que cada CecGaI que re#resenta un Cuo de datosI tiene una
etiqueta que indica que dato se em#lea. Los datos del estado de cuenta
se recu#eran del almac?n de datos de las cuentas #or #a$ar mientras
que la direccin del ,endedor se obtiene del almac?n de datos
relacionado con los ,endedores.
La notacin utili%ada en este eem#lo es estndar tanto en el m?todo de
Qourdon como en el de <ane y (arson. "uando los datos se mue,en
desde un almac?n de datos o )uente Gacia un #roceso Lesto esI los datos
que son la entrada al #rocesoNI la #unta de la CecGa seala Gacia el
#roceso #ara reCear la entrada. 8or otro ladoI cuando el #roceso
#roduce datos que se en,&an al almac?n de datosI o a otros #rocesos y
destinosI la #unta de la CecGa seala en una direccin que so alea del
#rocesoI la que reCea una salida. 8or eem#loI si el #roceso de
contabilidad actuali%a un estado de cuenta #or #a$arI entonces el Cuo
de datos del nue,o saldo es una salida del #roceso.
110
Desarrollo de gr$/cas de procesos
=n sistema esta )ormado #or ,arias acti,idades o #rocesos. 9emos
a#rendido en )orma $radual as#ectos #ertinentes a la relacin entre
#rocesosR tambi?n Gemos descubierto que un #roceso contiene ,arios
#asos L#rocesos en #equea escalaN. En la #ro$ramacin de
com#utadorasI los #ro$ramadores con )recuencia desarrollan el so)tHare
como una coleccin de mdulos inde#endientes #ero que intercalan
entre si. 0 menudo estos mdulos se muestran en los dia$ramas de
erarqu&a L4i$. 2.8N.
Pro"rama
)rinci)al
*odulo
de
entradas
*odulo
de deducF
ciones
*odulo
)ara el
calculo del
)a"o
*odulo
de
im)resi&n
*odulo
de
errores
*odulo
de
9m)uestos
*&dulo de
deducciones )ara
el )ersonal
*odulo de
re)ortes
so.re "astos
*odulo de
im)uestos
"u.ernamenF
tales
*odulo de
9m)uestos
estatales
*odulo de
im)uestos
es)eci/icos
de la ciudad
Estos dia$ramas son similares a los desarrollados #or los
#ro$ramadores. La $r.ca de #rocesos de la .$ura 2.! muestra la
erarqu&a de los #rocesos que )orman el sistema de cuentas #or #a$ar*
111
Cuentas
)or
)a"ar
'utori#aci&n
de la
/actura
Re1isi&n del
adeudo en
la cuenta
Ela.oraci&n
de c4eBues
Deri/icaci&n
de la
/actura
Deri/icaci&n
de la
com)ra
Deri/icaci&n
del
)recio
'ce)taci&n
de la
/actura
Re1isi&n de
la in/ormac
so.re )a"os
al 1endedor
Re"istro de
i/normaci&n
so.re cuenF
tas )or )a"ar
Pre)araci&n
del )a"o
)ara el
1endedor
Re"istro
de
c4eBues
'utori#aci&n
de
c4Bues
Pre)araci&n
resumen soF
.re autori#
del c4eBue
El #roceso de cuentas #or #a$ar est inte$rado #or tres #rocedimientos
de menor ni,el*
1N 0=-O7I]0"ION 5E L0 40"-=70I
/N 7E;I(ION 5EL 05E=5O EN L0 "=EN-0 y
1N EL0PO70"ION 5E "9EQ=E(.
0 su ,e%I cada #roceso se di,ide en #rocesos ms es#ec&.cos.
Los nombres dados a los #rocesos es#eci.can acciones y #rocedimientos
de control* 0NO-0"IONI ;E7I4I"0"IONI "O387OP0"IONI
E(-0PLE"I3IEN-OI etc?tera.
8ara al$unos #rocesos se incluyen nombres de obetos o situaciones
)&sicas L"ON-70LO7 Q=E 4I730 LO( "9EQ=E(I 0(I(-EN-E 5E "=EN-0(
8O7 80<07 Q=E 0(IEN-0 L0( 40"-=70( EN L0( "=EN-0( 5EL
;EN5E5O7N
Los dia$ramas de erarqu&a de #rocesos continOan Gasta los ni,eles que
sean necesarios #ara identi.car las acti,idades que )orman #arte del
sistema. En $eneral debe incluirse en el dia$rama de erarqu&a cualquier
acti,idad que $enereI modi.que o utilice in)ormacin. Lo comOn es que
se necesitenI de acuerdo con la naturale%a del sistema entre tres y siete
ni,eles. En este eem#loI los #rocesos del sistema de cuentas #or #a$ar
estn descritos con cuatro ni,eles.
112
8uede ser tentador utili%ar el or$ani$rama de la or$ani%acin #ara
estructurar la erarqu&a de los #rocesos. (in embar$oI el or$ani$rama
#uede conducir a malas inter#retaciones ya que describe lo que deber&a
suceder y no necesariamente lo que en realidad ocurre. 0demsI es
#robable que los recuadros en el or$ani$rama describan
res#onsabilidades y acti,idades muy am#lias que est?n )uera del mbito
del sistema bao estudio. 5adas estas di.cultadesI es aconseable
desarrollar nue,os dia$ramas de erarqu&a de #rocesos y no basarse en
el or$ani$ramaI aun si este se encuentra actuali%ado.
Desarrollo del primer ni-el de un diagrama f*sico de Cuo de
datos
La descri#cin del sistema de cuentas #or #a$ar en el dia$rama de
conte+to requiere ms detalles. El si$uiente #aso es describir el sistema
tal como ?ste es entendido en el #rimer ni,el de la $r.ca de erarqu&a
de #rocesosI esto esI lo que se desea identi.car en este momento son lo
Cuos de datosI almacenes de datosI entradas y salidas que untos
elaboran los #rocesos 0=-O7I]0"ION 5E 40"-=70I 7E;I(ION 5EL
05E=5O EN L0 "=EN-0 Q EY8E5I"ION 5E "9EQ=E(.
0l$unos analistas encuentran ,entaoso trabaar #rimero con todos los
Cuos de datos y asi$nar nombres que sean descri#ti,os y Otiles. (e
identi.can todos los #rocesos #ero no se les da nombre Gasta que estn
bien com#rendidos todos los Cuos de datos. 5es#u?sI cuando se les Ga
asi$nado nombre a los #rocesosI si el analista tiene di.cultad #ara li$ar
los Cuos de datos con los nombres a#ro#iados entonces esta situacin
indica que es necesario di,idir aun ms el #roceso. 8ara al$unos
analistas lo anterior da buenos resultadosI #ara otros la e)ecti,idad es
menor.
La .$ura 2.1' muestra el #rimer ni,el de un dia$rama )&sico de Cuo de
datos. En el se obser,a lo si$uiente*
113
!rdenes
de Com)ra
Cuentas
)or Pa"ar
Cuentas
del Dendedor
0acturas
a )a"ar
Deri/icaci&n
de cuentas
Dendedor
Dendedor
'utori#aci&n
de 0actura
10
Re1isi&n
del adeudo
en la cuenta
20
Ela.oraci&n
de c4eBues
)ara los
1endedores
30
0actura
'deudo en
las cuentas
C4eBue
:ote de
/acturas
6al&n
de )a"o *onto del
c4eBue
Las )acturas que se reciben son acumuladas en un almac?n de datos de
)acturas #ara des#u?s ser re,isadas #or el asistente de cuentas #or
#a$ar L<innyN. Ntese que no se incluyeron como #rocesos la o.cina de
correo o la entre$a )&sica de la corres#ondencia. Estos detalles no estn
relacionados con el #roceso de #a$o de )acturas L#uede Gacerse una
anotacin a mano si el analista desea considerar des#u?s el detalleN.
Las )acturas son e+aminadas #ara $aranti%ar que son ,alidas y queI #or
tantoI deben #a$arse. Esto ocurre antes de que sean colocadas en el
)older
"ada ue,es se e+aminan y seleccionan las )acturas #ara su #a$o. En
este #roceso se em#lea el arcGi,o de )acturas acumuladas. (e Gacen
anotaciones en la tareta corres#ondiente a cada ,endedor.
Las )acturas contenidas en el )older son re,isadas #or el $erente del
de#artamento de cuentas #or #a$ar L9arry 5emin$NI que se encar$a de
elaborar los cGeques #ara #a$ar a los ,endedores. Esto sucede todos los
,iernes.
El cGeque se en,&a al ,endedor.
El dia$rama )&sico de Cuo de datos de la .$ura 2.1'I em#lea solo
s&mbolos estndar #ara describir el sistema. 0l$unos analistas utili%an un
sistema de so#orte automati%ado #ara #re#arar dia$ramas de Cuo de
114
datos. 5e acuerdo con el sistema utili%ado en #articular es #robable que
los analistas #re#aren una $r.ca de #resentacinI una ,ersin del
dia$rama )&sico de Cuo de datos que Gace usa de s&mbolos de #ersonasI
arcGi,osI terminalesI re#ortesI etc.I #ara documentar el sistema con
.nes de discusin.
Esta )orma de descri#cin )&sica del sistema #uede ser ms e)ecti,a al
discutir el sistema con los usuarios cuando los s&mbolos estndar limitan
la comunicacin. Las $r.cas de 87E(EN-0"ION deben dibuarse con
cuidado #ara que la atencin #ermane%ca en el Cuo de datos entre los
#rocesosI que es el cora%n del estudio de sistemas.
La .$ura 2.11 muestra el #rimer ni,el del sistema de cuentas #or #a$ar
en la )orma de una $r.ca de #resentacin.
1endedor
1endedor
0actura
Dalida
0actura
)or
Pa"ar
0acturas
C4eBues
$i
2o
'rc4i1o de ordeF
nes de com)ra
Ease de (atos
de cuentas )or
)a"ar
Ease de (atos
de cuentas )or
)a"ar
Deri/icaci&n de
la cuenta
Re1isi&n de
adeudo en la
cuenta
Ela.orac%&n
de c4Bues
E,pansin de los procesos para ma!or detalle
=na ,e% desarrollado el sistema como est descrito en el dia$rama de
#rimer ni,el L,?ase 4i$. 2.1'NI es indudable que el analista )ormule
#re$untas en relacin con la )orma en que se lle,an a cabo los #rocesos.
8or eem#loI es im#ortante conocer las res#uestas a las si$uientes
#re$untas*
>Que es lo que debe Gacerse #ara ,eri.car que una )actura sea
correcta@
>Que in)ormacin se utili%a #ara reali%ar dicGa ,eri.cacin@
>"omo se establecen los estados de cuenta #ara los nue,os ,endedores
Laquellos que aun no tienen una tareta de re$istroN@
115
>Que in)ormacin se em#lea #ara asentar la )actura en la cuenta@
>Que criterios se em#lean #ara seleccionar una )actura en #articular
#ara su corres#ondiente #a$o@
>"undo se #a$a una )actura@
La lista #uede aumentar #ero estos eem#los son re#resentati,os del
ti#o de #re$untas )ormuladas con la .nalidad de conocer ms en
relacin con el sistema. Ntese coma abordan as#ectos )&sicos tales
como el maneo de nue,os ,endedoresI la )orma en que se asientan las
)acturas y la determinacin de saber a cuales ,endedores se les debe
#a$ar. -odos estos detalles sir,en de $u&a al #ersonal de contabilidad
#ara lle,ar a cabo su trabao y deben documentarse en )orma correcta.
!rdenes
de Com)ra
(e)artamento
de Com)ras
0actura
5inny
1eri/ica
la /irma
5inny
1eri/ica la
mercancia
ordenada
5inny
ace)ta
las /acturas
Re"istro de
la /actura
0acaturas
)or a)"ar
0acturas
reci.idas
0acaturas
a)ro.adas
0acturas
ile"ales
(etalles de la
orden de com)ra
0acturs
/irmadas
Der/icaci&n
0acturas
1eri/icadas
6alon
de
)a"o
(etalles de
la /actura
La .$ura 2.1/ muestra el dia$rama )&sico de Cuo de datos #ara el
#roceso 0=-O7I]0"ION 5E 40"-=70. En el se obser,a lo si$uiente*
0ntes de autori%ar la )actura se debe ,eri.car la rece#cin de la
mercanc&a.
En al$unos casos se em#lean solicitudes de #edido o llamadas
tele)nicas #ara ,eri.car que la com#ra est? autori%ada.
;arias )acturas son recGa%adas #orque son incorrectas.
(e re$istran todas las )acturas que se reciben.
El asistente de cuentas #or #a$ar L<innyN ,eri.ca que cada )actura
sea correcta.
-odas las acti,idadesI Cuos de datos y almacenes de datos utili%ados
deben incluirse en el dia$rama de Cuo de datos #re,io Lrecu?rdese que
116
esto es una e+#ansin de la descri#cin #re,ia del #rocesoN. Este
#anorama de bao ni,el debe ser consistente con el de alto ni,el.
117
En $eneralI se debe estar se$uro de lo si$uiente*
-odos los Cuos de datos que e+#lican el #roceso en el dia$rama
#re,io deben incluirse en el dia$rama del si$uiente ni,el in)erior.
Los Cuos y almacenes de datos nue,os se aaden si son utili%ados
internamente #or el #roceso #ara eslabonar otros #rocesos
introducidos #or #rimera ,e% en la e+#ansin de este ni,el.
(e deben mostrar los Cuos y almacenes de datos ori$inados dentro
del #roceso en este ni,el.
Nin$una entrada debe contradecir las descri#ciones de los dia$ramas
de Cuo de datos de ni,eles ms altos Lsi lo GacenI uno o ambos son
incorrectos o incom#letos yI #or tantoI debe introducirse un cambioN.
Ntese como se continOa incluyendo detalles )&sicos del #roceso re$istro
de la )actura al momento de su rece#cin y el tel?)ono. Las .$uras 2.11
y 2.12 incluyen dia$ramas )&sicos de Cuo de datos #ara los #rocesos de
actuali%acin del saldo de la cuenta y elaboracin de cGeque. Estos
dia$ramas si$uen los #rinci#ios y #rcticas delineados anteriormente. 0l
e+aminar estas .$uras se notar que estn incluidos los com#onentes
)&sicos.
4i$. 2.11
Cuentas de los
1endedores
Re"istro de
la transacci&n
(etalles
del adeudo
al 1endedor
(etalles so.re el )a"o
(etalles de
la transacci&n
0acturas
)or )a"ar
Conta.ilidad
"eneral
21
Re1isi&n de la
in/ormaci&n con
res)ect al )a"o
del 1endedor
Cuentas
)or )a"ar
22
Re"istro de
transacciones
de cuentas
)or )a"ar
(etalles de las trasacciones so.re cuentas
)or )a"ar
(etalle de
los adeudos
(etalle
so.re
el )a"o
4i$. 2.12
118
Cuentas
)or )a"ar
Cuentas 1encidas
31
Pre)araci&n
del )a"o del
1endedor
32
Re"istro
de C4eBues
Re"istro de
C4eBues
34
Pre)araci&n
del resmen de
transacci&n de
c4eBues
Contralor
Dendedor
33
'utori#aci&n
de c4eBues
Conta.ilidad
"eneral
(etalle de
los c4euBes
(etalle de
los c4euBes
(etalle de
los c4eBues
6ransacci&n
c4eBues
im)resos
(etalle de
la transacci&n
de )a"o
>9asta qu? #unto se #uede lle,ar esta e+#ansin@
>"untos ni,eles de dia$ramas son necesarios@
5ado que la naturale%a y com#leidad de los sistemas ,ar&aI no es
#osible antici#ar un nOmero es#ec&.co de ni,eles. En $eneralI se debe
continuar con el #roceso todo lo que sea necesario #ara com#render los
detalles del sistema y la )orma en que trabaaI teniendo cuidado de
,eri.car todos los as#ectos con usuarios que conocen el sistema. En los
dia$ramas )&sicos de Cuo de datos*
(e deben e+#andir los #rocesos que incluyen ,arias tareas #ara las
que es necesario el Cuo de datos entre di)erentes #ersonas o
localidades.
No requieren de e+#ansin aquellas tareas que son reali%adas #or
una #ersona o en un escritorioI donde no e+iste Cuo de datos.
Estos lineamientos deben au+iliar al analista en el desarrollo de
dia$ramas )&sicos de Cuo de datos que sean de utilidad #ara el
subsecuente anlisis de las caracter&sticas l$icas del sistema.
119
Deduccin del panorama lgico
Los dia$ramas )&sicos de Cuo de datos son un medio #ara alcan%ar un
.nI no un .n en si mismos. 7ecu?rdese que se elaboran #ara describir la
im#lantacin del sistema e+istenteI as#ecto que es de inter?s #or dos
ra%ones*
(e debe estar se$uro de tener la com#rensin correcta de la
im#lantacin real del sistema e+istente Lrecu?rdese que los
usuarios discuten meor el sistema )&sico tal y como lo conocen a
tra,?s de #ersonasI estaciones de trabaoI d&as de la semanaI etc.N.
La #ro#ia im#lantacin #uede ser un #roblema o un )actor limitanteR
cambiar la im#lantacinI ms que el conce#to del sistemaI
#ro#orcionar los resultados deseados.
El #anorama l$ico es una ,isin retros#ecti,a de la im#lantacin actual
y #ro#orciona la base #ara e+aminar la combinacin de #rocesosI Cuo
de datosI almacenes de datosI entradas y salidas sin tomar en cuenta
dis#ositi,os )&sicosI #ersonas o los as#ectos de control que caracteri%an
la im#lantacin. En otras #alabrasI los dia$ramas l$icos de Cuo de
datos nos #ermiten Gacer todo lo antes mencionado.
El dia$rama l$ico de Cuo de datos se obtiene del dia$rama )&sico de
Cuo al lle,ar a cabo lo si$uiente*
(ealar los datos necesarios en este momento #ara un #rocesoI no los
documentos que los contienen.
7emo,er la in)ormacin relacionada con las rutas de datosR esto esI
indicar el Cuo entre los #rocedimientos y no entre #ersonasI o.cinas o
localidades.
7emo,er las Gerramientas y dis#ositi,os L#or eem#loI )olders y
$abinetes de arcGi,oN.
7emo,er la in)ormacin de control.
"onsolidar los almacenes de datos redundantes.
7emo,er los #rocesos innecesariosI como los que no cambian los
datos o Cuo de datos L#or eem#lo* de itinerarioI de almacenamiento
y de co#iadoNI y que son inde#endientes de los dis#ositi,os donde
ocurren L#re#aracin de datos o acti,idades de entrada de datosNI o
que re#resentan un #roceso Onico dentro del sistema Lsi e+isten
#rocesos du#licados entonces deben consolidarse en un solo #rocesoN.
7e$las $enerales #ara el dibuo de dia$ramas l$icos de Cuo de datos
120
;arias de las re$las bsicas que sir,en coma )undamento #ara los
lineamientos que ya se Gan discutidoI tambi?n son de utilidad #ara el
dibuo de dia$ramas l$icos de Cuo de datos*
1.D "ualquier Cuo de datos que abandone un #roceso debe estar basado
en los datos que entran al #roceso.
/.D -odos los Cuos de datos reciben un nombreI el nombre reCea los
datos que Cuyen entre #rocesosI almacenes de datosI )uentes o
destinos.
1.D (lo deben entrar al #roceso los datos necesarios #ara lle,arlo a
cabo
2.D =n #roceso no debe saber nada de nin$On otro en el sistemaI es
decir debe ser inde#endienteR la Onica de#endencia que debe e+istir
es aquella que est? basada en sus #ro#ios datos de entrada y salida.
5.D Los #rocesos siem#re estn en continua eecucinR no se inician ni
tam#oco se detienen. Los analistas deben su#oner que un #roceso
siem#re est listo #ara )uncionar o reali%ar el trabao necesario.
6.D La salida de los #rocesos #uede tomar una de las si$uientes )ormas*
aN 4luo de datos con in)ormacin aadida #or el #roceso L#or
eem#loI una anotacin en la )acturaN.
bN =na res#uesta o cambio en la )orma de los datos Lcomo un cambio
en la )orma de e+#resar las utilidadesI de dlares a #orcentaesN.
cN =n cambio de condicin Lde no autori%ado a autori%adoN.
dN =n cambio de contenido Linte$racin o se#aracin de la
in)ormacin contenida en uno o ms Cuos entrantes de datosN.
eN "ambios en la or$ani%acin L#or eem#loI se#aracin )&sica o
reacomodo de datosN.
(e recurrir a las re$las anteriores con)orme se documente y discuta la
a#licacin de cuentas #or #a$ar. 0simismo se #resentarn normas a
se$uir en el desarrollo de dia$ramas de Cuo de datosI tanto l$icos
como )&sicos.
E,pansin de los procesos para ma!or detalle
5ado que la in)ormacin contenida en el dia$rama de conte+to de la
.$ura 2.7 es inadecuada #ara e+#licar en su totalidad los requerimientos
del sistemaI es deseable describir el #anorama l$ico del #rocesamiento
de cuentas #or #a$ar con mayor detalle. La .$ura 2.15 \e+tiende\ el
121
#rocesamiento de cuentas #or #a$ar en tres sub#rocesos*
0=-O7I]0"ION 5E 40"-=70I 7E;I(ION 5EL 05E=5O EN L0 "=EN-0 y
EY8E5I"ION 5E "9EQ=E(. "ada uno es #arte del #roceso de cuentas #or
#a$ar identi.cado en el dia$rama de ni,el su#erior mostrado en la .$ura
2.7 y consecuencia de las acti,idades #re,iamente identi.cadas. Ntese
que se Gan retirado todos los elementos )&sicos y se recalcan los datos y
#rocesos que no de#enden de la im#lantacin.
0acatura
Dendedor
!rdenes
de Com)ra
Cuentas del
1endedor
Cuentas
)or )a"ar
Cuentas
1encidas
6al&n
de )a"o
0actura en
el lote
*onto
del C4eBue
Ealance de
la cuenta
0acturas
)or )a"ar
Dendedor
10
'utori#aci&n
de la
/actura
20
Re1isi&n
de cuentas
1encidas
30
Ela.oraci&n
de c4eBues
)ara los
1endedores
C4eBue
Re1isi&n de
la cuenta
Los nOmeros 1.'I /.' y 1.' se em#lean #ara identi.car los #rocesos. (e
#uede Gacer re)erencia a ellos ya sea #ar sus nOmeros Lcomo 1.'N o #or
sus nombres Lcomo 0=-O7I]0"ION 5E 40"-=70N.
Este #aso de la descri#cin descendente Lto#DdoHnN se re#ite mucGas
,eces en una in,esti$acin de sistemas* #rimero se com#renden los
detalles en cierto ni,el y des#u?s se e+tienden ?stos en )orma
#ormenori%ada en el si$uiente ni,el. La .$ura 2.15 muestra el #roceso
ori$inal e+tendido en tres sub#rocesos que aaden detalles a la
com#rensin del #roceso de cuentas #or #a$ar. En sistemas $randesI un
#roceso #uede e+tenderse mucGas ,eces Gasta que se obtiene una
cantidad adecuada de detalles que #ermitan a los analistas com#render
el #roceso.
122
Los dia$ramas de Cuo de datos no tienen utilidad si se dibuan en )orma
ina#ro#iada o se manean sin cuidado. 0l$unas or$ani%acionesI donde
los dia$ramas de Cuo de datos se disean en )orma manualI establecen
#ol&ticas que su$ieren un l&mite #ara el nOmero de #rocesos que se
#ueden incluir en un dia$rama. La norma comOn es de.nir cada ni,el
in)erior en -E73INO( de tres a siete #rocesos #or cada #roceso de ni,el
su#erior. El em#leo de ms de siete #rocesos Gace que el dia$rama sea
di)&cil de manear y dibuar. Los dia$ramas de Cuo de datos son ms
)ciles de leer si es #osible dibuar la descri#cin de un #roceso en una
Goa de #a#el. La norma de utili%ar entre tres y siete #rocesos #ara
describir uno de alto ni,elI debe con.nar la descri#cin en una sola Goa
de #a#el. (i son necesarios ms detallesI esto #uede Gacerse en el
si$uiente ni,el.
8or otro ladoI si se utili%an Gerramientas automati%adasI el dibuo de
s&mbolos y la im#resin de te+to se Gace ya sea con un $ra.cador o con
una im#resora. En este caso el si$ni.cado no es #roblemaI al i$ual que
el maneo de los dia$ramas. 5e esta )ormaI mucGas de las restricciones
antes mencionadas son a menudo innecesarias yI #or tantoI #uede
incluirse en un solo dia$rama un #anorama mayor del sistema. En
cualquier casoI sin embar$oI los Cuos de datos deben estar descritos en
)orma si$ni.cati,a.
El Cuo de datos entre #rocesos es similar a un sobre o #aquete que
contiene datos en un determinado momento. El sobre contiene todos los
datos que Cuyen entre dos #rocesos. (in embar$oI si cada ,e% se
mue,en datos di)erentes entonces e+isten dos Cuos de datos
se#arados. El Cuo -0LON 5E 80<O de la .$ura 2.15 incluye los datos de
la )actura en,iada #or el ,endedor y la )ecGa de autori%acin interna de
com#raI esta in)ormacin siem#re ,a unta yI #or tantoI est incluida en
el sobre -0LON 5E 80<O. En este caso ser&a incorrecto mostrar dos Cuos
de datos #ara el #roceso 1.' 0=-O7I]0"ION 5E 40"-=70 Luno #ara la
)actura y otro #ara la autori%acin de com#raN del eem#lo.
Mantenimiento de la consistencia entre procesos
Ntese en la .$ura 2.15 que el #rimer #roceso tiene la misma entrada
L)actura del ,endedorN que en la .$ura 2.7. La salida del #roceso de
e+#edicin de cGeque es i$ual a la indicada en la .$ura 2.7. 5e acuerdo
con lo anteriorI la e+#losin es consistenteR no se aadieron nue,as
entradas o salidas a todo el #roceso y las Onicas que estn #resentes
son las identi.cadas en el dia$rama de ni,el su#erior. (in embar$oI
dentro del #rocesoI se identi.can nue,os Cuos y almacenes de datos.
NteseI #or eem#loI que los Cuos de datos #ara 40"-=70 y 7E;I(ION
5EL 05E=5O EN L0 "=EN-0 )ueron identi.cados al e+tender el #roceso
123
de cuentas #or #a$ar. Este es #recisamente uno de los #untos
im#ortantes de la e+#ansin Gacia ni,eles in)eriores* encontrar ms
detalles relacionados con los #rocesos internos.
Seguir con-enciones de ni-elacin signi/cati-as
Ni,elacin es un t?rmino que se re.ere al maneo de arcGi,os locales
Laquellos que se em#lean dentro de un #rocesoN. Los detalles
relacionados con un solo #roceso en un determinado ni,elI deben
#ermanecer dentro del #roceso. Los almacenes y Cuos de datos que son
rele,antes Onicamente #ara el interior del #rocesoI son ocultados Gasta
que el #roceso se e+tiende con mayor detalle.
La .$ura 2.7 muestra como entrada Onicamente al almac?n de 50-O(
5EL ;EN5E5O7. Este almac?n se crea )uera del sistema de cuentas #or
#a$ar bao estudio. 8or otro ladoI los almacenes de datos como
"=EN-0( 8O7 80<07I O75ENE( 5E "O3870 y 40"-=70( 8O7 80<07
estn contenidos en su totalidad dentro del #roceso. La con,encin de
ni,elacin seala que estos almacenes son internos al #rocesoI no
entradas #ara el.
1adir los controles slo en los diagramas de bao ni-el
Los dia$ramas de Cuo de datos desarrollados Gasta este momento no
incluyen in)ormacin sobre los controles. No Gacen nin$una mencin
sobre como manear errores o e+ce#cionesI #or eem#lo no indican cmo
#rocesar las )acturas incorrectas. 0unque esta in)ormacin es necesaria
en el anlisis .nalI no es im#ortante #ara identi.car todos los Cuos de
datos. Los dia$ramas secundarios L#or debao del se$undo o tercer
ni,elN muestran el maneo de errores y e+ce#ciones
La. .$ura 2.16 es el dia$rama l$ico de Cuo de datos #ara el #roceso
0=-O7I]0"ION 5E 40"-=70 de la .$ura 2.15. En esta .$ura no se
tomaron en cuenta e+ce#ciones como )acturas sin .rma o )acturas de
com#ra sin #edido autori%ado. 0un bao estas condiciones el
#rocesamiento de las )acturas debe Gacerse de manera correcta. Estos
son detalles es#ec&.cos del #rocesamiento de )acturas yI #or
consi$uienteI se aaden a la e+tensin de este #roceso.
4i$. 2.16
124
0actura
0actura no
1alida 0actura
/irmada
0acturas
reci.idas
0acturas
autori#adas
Re"istro de
0actura
(etalle
de la
ace)taci&n
6al&n de )a"o
0actura )or )a"ar
0actura
sin
1eri/icar
0actura /irmada
(etalle de
la /acturaci&n
PaBuete de
/acturas
0actura
auditada
(etalle
de )recios
!rden de Com)ra
PaBuete
de
0acturas
(etalle de las
ordenes de com)ra
11
Deri/icar Bue
la /actura
estG /irmada
13
Der/icar
la mercanc%a
ordenada
15
*onto de
la /actura
12
Deri/icar la
ace)taci&n de
la mercanc%a
14
Rece)ci&n de
la autori#aci&n
de com)ra
16
'ce)taci&n
de la
/actura
En los dia$ramas de Cuo l$ico es innecesaria cierta in)ormacin )&sica
sobre los controles. La .$ura 2.17 incluye eem#los de los errores ms
comunes cometidos al incluir los controles )&sicos en los dia$ramas
l$icos de Cuo de datos. El co#iado de nOmeros o anotaciones #ara
documentos Lco#ia 1I co#ia /I co#ia #ara en,&osI co#ia #ara
contabilidadNI de instrucciones Lencontrar el re$istroI re,isar el re$istroI
e)ectuar anotaciones en el re$istroNI o d&as #ara el inicio de acti,idades
LGacerlo el lunesI Gacerlo el ultimo d&a del mesN no tienen nada que ,er
con los as#ectos l$icos y de datos de la determinacin de
requerimientos. Los elementos im#ortantes #ara com#render un #roceso
durante el anlisis l$ico de Cuo l$ico de datosI no son los nOmeros de
co#ia de los documentos sino las descri#ciones de los datos necesarios
#ara lle,ar a cabo el #roceso.
4i$. 2.17
125
Co)ia 2
PE(9(!
Cuentas
)or )a"ar
E1itar documentar la descri)ci&n de co)iasH la
im)ortancia es )ara los datos neesarios en cada
)roceso
E1itar descri)ciones
relacionadas con tiem)oI
l&"ica o controles J$9J
JC8'2(!J
E1itar desri)ciones del
control de )rocedimientos
Cliente
Rece)ci&n
de )edidos
Pre)arar
/actura
'rt%culos
de 1enta
2otas de
en1%o
(e)to
de
Conta.ilidad
(e)to
de
En1%os
(e)to
de
Dentas
Ela.orar
C4eBue
Pro1eedor
0'C68R'
CHE?8E
(etalle del .alance
de la cuenta
$9 E$
D9ER2E$
(etalles
del co.ro
!.tener la
si"uiente
/actura de
en1%o
1signar etiquetas signi/cati-as
Las descri#ciones asi$nadas a los Cuos de datos y #rocesos deben
decirle al lector que est ocurriendo. -odos los Cuos de datos debe tener
un nombre que reCee con e+actitud su contenido.
1signacin de nombre al Cuo de datos
Los nombres dados a los Cuos de datos deben reCear los datos de
inter?s #ara los analistasI no documentos o el lu$ar donde residen.
0l$unos sistemasI como los que em#lean com#utadoras #ara el
#rocesamiento en l&neaI #ueden e,itar el uso de #a#el casi #or
com#leto. 8or eem#loI una )actura contiene ,arios elementos di)erentes
de in)ormacin. Los analistas estn interesados en aquellos que son
im#ortantes #ara un #roceso en #articular. Estos #ueden ser el nOmero
de la )actura y la )ecGa de e+#edicinI .rma de autori%acin de la
)actura. Lo im#ortante no es la Goa #a#el. L(i des#u?s los analistas
126
disean un sistema que no necesita #a#elI entonces las Goas sern
omitidas #ero los datos im#ortantes se$uirn siendo utili%ados.N
Los datos que Cuyen Gacia los #rocesos e+#erimentan cambios 8or
consi$uienteI el Cuo de datos de salida tiene un nombre di)erente de
entrada. L(i no se e)ectOa al$On cambio en el Cuo de datosI entonces
>cul es la .nalidad del #roceso@N
1signacin de nombre a los procesos
(e deben asi$nar nombres a todos los #rocesos que les di$an a los
usuarios al$o es#ec&.co con res#ecto a la naturale%a de las acti,idades
del #roceso. Los nombres "ON-7OL 5E IN;EN-07IO(I "O3870( y
;EN-0( son muy $enerales #ara tener utilidad en un dia$rama l$ico de
Cuo de datos. Es mucGo meor utili%ar 0K=(-07 "0N-I505I 87E80707
O75EN 5E "O3870 o "O77E<I7 8E5I5O 5E ;EN-0( #ara describir los
#rocesos.
Los si$uientes lineamientos tienen como .nalidad ser,ir de ayuda #ara
identi.car los #rocesos en )orma tal que sean Otiles a las acti,idades
subsecuentes de anlisis y diseo*
1.D (eleccionar nombres que indiquen la accin que se lle,a a cabo. Lo
ms a#ro#iado es esco$er un ,erbo y un obeto que reciba la accin
del ,erbo.
/.D 0se$urar que el nombre describa com#letamente el #roceso. L(i un
#roceso edita y ,alida los datos asentados en la )acturaI entonces no
debe drsele el nombre E5I"ION 5E 40"-=70(.N
1.D (eleccionar nombres #ara los #rocesos que e+#liquen el enlace entre
los Cuos de entrada y los de salida.
2.D E,itar nombres ,a$os #ara los #rocesos como 87O"E(OI 7E;I(IONI
7E=NI7 u O7<0NI]07.
5.D =tili%ar los nombres de los #rocesos de bao ni,el ya que ?stos son
ms es#ec&.cos y descri#ti,os que los asociados con los #rocesos de
alto ni,el.
6.D 0si$nar nombres a los #rocesos que sean Onicos #ara la acti,idad
que ellas describen.
(i se encuentra que el nombre de un #roceso es ,a$o o com#leoI
entonces es #robable que este GecGo si$ni.que que el #roceso no est
bien com#rendido o que qui% sea necesario subdi,idirlo aun ms en
127
,arios com#onentes. Los #rocesos com#leos siem#re deben
sim#li.carse ya que durante la eta#a de diseo e+iste la #osibilidad de
manear las acti,idades de manera di)erente. El anlisis cuidadoso
si$ni.ca ms adelanteI un diseo ms e.ciente.
8or otro ladoI el sistema de numeracin antes mencionado tambi?n sir,e
#ara identi.car #rocesosI en es#ecial entre di)erentes ni,eles detalles.
No es necesario numerar el dia$rama con el ni,el ms altoI es el que
de.ne todo el sistema bao estudio. -odos los dia$ramas asociados con
ni,eles in)eriores deben tener un nOmero de identi.cacin. 8or eem#loI
se #ueden identi.car cinco #rocesos con los nOmeros 1I /I 1I 2 y 5. 0 la
e+tensin de estos #rocesos en los ni,eles in)eriores se les asi$na un
decimal #ara indicar que son descri#ciones detalladas de un #roceso de
ni,el su#erior. 8or eem#loI las cuatro e+tensiones del #roceso 1 se
identi.can como 1.1I 1./I 1.1 y 1.2. Las e+tensiones adicionales se
denotan aadiendo d&$itos decimales* 1.1.1I 1.1.1.1I 1.1.1.1.1I etc?tera.
Las .$uras 2.11 y 2.12 utili%an esta con,encin #ara e+#licar la
autori%acin de la )actura del ,endedor y el #roceso de #a$o dentro del
#rocesamiento de cuentas #or #a$ar. Ntese la )orma como los nOmeros
identi.can los #rocesos de ni,el su#erior. 5e esta )ormaI cuando se
obser,a un dia$ramaI se conoce el nombre del #roceso y el ni,el de
e+tensin mostrado. La .$ura 2.18 combina los dia$ramas l$icos de
Cuo de datos dibuados Gasta este momento #ara el eem#lo del
sistema de cuentas #or #a$ar.
4i$ 2.18

Cuentas
)or )a"ar
Ealance
(irecci&n de ne1%o
)or correo
(atos del
1endedor
Cuentas
a )a"ar Dendedor
C4eBue
0actura
del Dendedor

!rdenes
de Com)ra
Cuentas
)or Pa"ar
Cuentas
del Dendedor
0acturas
a )a"ar
Deri/icaci&n
de cuentas
Dendedor
Dendedor
'utori#aci&n
de 0actura
10
Re1isi&n
del adeudo
en la cuenta
20
Ela.oraci&n
de c4eBues
)ara los
1endedores
30
0actura
'deudo en
las cuentas
C4eBue
:ote de
/acturas
6al&n
de )a"o *onto del
c4eBue
128

0actura
0actura no
1alida 0actura
/irmada
0acturas
reci.idas
0acturas
autori#adas
Re"istro de
0actura
(etalle
de la
ace)taci&n
6al&n de )a"o
0actura )or )a"ar
0actura
sin
1eri/icar
0actura /irmada
(etalle de
la /acturaci&n
PaBuete de
/acturas
0actura
auditada
(etalle
de )recios
!rden de Com)ra
PaBuete
de
0acturas
(etalle de las
ordenes de com)ra
11
Deri/icar Bue
la /actura
estG /irmada
13
Der/icar
la mercanc%a
ordenada
15
*onto de
la /actura
12
Deri/icar la
ace)taci&n de
la mercanc%a
14
Rece)ci&n de
la autori#aci&n
de com)ra
16
'ce)taci&n
de la
/actura
E-aluacin del diagrama de Cuo de datos para -eri/car
que es correcto
Es )undamental ,eri.car con cuidado todos las dia$ramas de Cuo #ara
determinar si son correctos. Los erroresI omisiones e inconsistencias se
#ueden #resentar #or ,arias ra%onesI incluidas las equi,ocaciones al
dibuar el dia$rama. 8ero es #robable que la #resencia de lo que #arece
ser un error seale una de.ciencia en el sistema o en una situacin en la
que las usuarios no estn al tanto de como o#era cierto #roceso. Las
si$uientes #re$untas son de utilidad #ara e,aluar dia$ramas de Cuo de
datos*
1. >E+isten en el dia$rama de Cuo de datos com#onentes que no tienen
nombre LCuos de datosI #rocesosI almacenamientosI entradas o
salidasN
/. >E+isten almacenes de datos que son entradas y a los que nunca se
Gace re)erencia@
1. >E+isten #rocesos que no reciben entradas@
2. >E+isten #rocesos que no $eneran salidas@
5. >E+isten #rocesos que tienen ,arias .nalidades@ L(i es as&I entonces
se tienen que sim#li.car e+tendi?ndolos en ,arios #rocesos #ara
#oder estudiarlos meor.N
6. >E+isten almacenes de datos a los que nunca se Gace re)erencia@
7. >Es el Cuo de datos que lle$a a un #roceso adecuado #ara reali%arlo@
129
8. >E+isten demasiados datos en el almac?n de datos Lmas que los*
detalles necesariosN@
!. >El Cuo de datos que lle$a a un #roceso es demasiado e+tenso^ #ara
la salida que este #roduce@
1'. >(e introducen alias en la descri#cin del sistema@ >0#arecen el
diccionario de datos@ L(i no es as& entonces #ueden #resentarse
inconsistencias al describir y com#render el sistema.N
11. >Los #rocesos son inde#endientes entre si@ >5e#enden slo de los
datos que reciben como entrada@.
El analista se debe ase$urar de que cada #rocesoI Cuo de datos y
almac?n de datos se encuentre de.nido en el diccionario de datos. Las
entradas de ?ste deben contener su.cientes detalles #ara que los
dems miembros del #royecto #uedan com#render las de.niciones
cuando sea necesario.
130
D. ES.R1.E5I1 DE DES1RR'%%' 0'R 0R'.'.I0'S
El t?rmino #rototi#o se re.ere a un modelo que )unciona #ara una
a#licacin de sistemas de in)ormacin. El #rototi#o no contiene todas las
caracter&sticas o lle,a a cabo la totalidad de las )unciones necesarias del
sistema .nalI ms bien incluye elementos su.cientes #ara #ermitir a las
#ersonas utili%ar el sistema #ro#uesto #ara determinar que les $ustaI
que no les $usta e identi.car aquellas caracter&sticas que deben
cambiarse o aadirse. El #roceso de desarrollo y em#leo de un #rototi#o
tiene cinco caracter&sticasI todas ellas estudiadas en este ca#&tulo*
El #rototi#o es una a#licacin que )unciona.
La .nalidad del #rototi#o es #robar ,arias su#osiciones )ormuladas #or
analistas y usuarios con res#ecto a las caracter&sticas requeridas del
sistema.
Los #rototi#os se crean con ra#ide%.
Los #rototi#os e,olucionan a tra,?s de un #roceso iterati,o.
Los #rototi#os tienen un costo bao de desarrollo. La .nalidad del
desarrollo de #rototi#os se entiende meor al e+aminar las ra%ones #ara
seleccionar esta estrate$ia y la )orma en que incrementa el ni,el de
#roducti,idad en el desarrollo de sistemas. 8or otra #arte tambi?n se
e+#lora la naturale%a de las a#licaciones que son buenos candidatos
#ara desarrollo con el m?todo del #rototi#o.
;sos de los prototipos de aplicaciones
El desarrollo de #rototi#os de a#licacin tiene dos usos #rinci#ales. 8or
un ladoI es un medio e.ca% #ara aclarar los requerimientos de los
usuarios. Las es#eci.caciones #or escrito se creanI en $eneralI como
,eG&culos #ara describir las caracter&sticas y requerimientos que debe
satis)acer la a#licacin. (in embar$oI es comOn que no llenen el ,ac&o
que al$unas ,eces se #resenta entre lo que los analistas y usuarios
com#renden con res#ecto a una a#licacin y lo que dicta la situacin. El
desarrollo y uso de un #rototi#o #uede ser un camino muy e.ca% #ara
identi.car y aclarar los requerimientos que debe satis)acer una
a#licacinI como lo seala el analista de la Gistoria al inicio de este
ca#&tulo a los miembros del $ru#o de ,entas.
El se$undo uso del #rototi#o de a#licacin es ,eri.car la )actibilidad del
diseo de un sistema. Los analistas #ueden e+#erimentar con di)erentes
caracter&sticas de la a#licacin y e,aluar la reaccin y res#uesta #or
#arte del usuario. 8or eem#loI un m?todo de interaccin DD ya sea #or
medio de menOsI teclas es#eciales o #alabras cla,e DD qui% sea meor
131
que otros #ara una a#licacin en #articular. Es #robable que al$unos
)ormatos de la #resentacin de in)ormacin sean meores que otros. Los
#rocedimientos de #rocesamiento #ueden cambiarI lo que conduce a un
diseo ms e.ciente. "rear un #rototi#o y e,aluar el diseo #or medio
de su usoI mostrar la )actibilidad del diseo o su$erir la necesidad de
encontrar otras o#ciones.
Ra)ones para el empleo de prototipos
Las ra%ones #ara el uso de #rototi#os son resultado directo de la
necesidad de disear y desarrollar sistemas de in)ormacin con ra#ide%I
e.ciencia y e.cacia.
1umento en la producti-idad
3ucGas or$ani%aciones tienen una cartera ,encida de a#licaciones en
es#era de desarrollo. "on )recuencia los retrasos en el desarrollo
alcan%an dos anos de trabaoI sin incluir lo que se denomina carrera
,encida oculta L0lloHay y QuillardI 1!81NI que son las solicitudes de
a#licaciones que los usuarios nunca sometieron a una a#robacin debido
al retraso tan $rande de otras a#licaciones.
8or otra #arteI el desarrollo de a#licaciones de sistemas de in)ormacin
es un #roceso lar$o que a menudo L#ero no siem#reN abarca meses o
aos.
En consecuenciaI la #roducti,idad es im#ortante #ara los analistas de
sistemas y #ara la O7<0NI]0"ION en la que trabaan. La #roducti,idadI
cuando se a#lica al desarrollo de sistemasI si$ni.ca lle,ar a cabo las
acti,idades en la )orma ms e.cienteI obteniendo el mayor im#acto con
la meor utili%acin de los recursos. Los analistas de sistemas son ms
#roducti,os si toman #recauciones que*
3inimicen el tiem#o que se #ierde debido al desarrollo incorrecto.
3inimicen los errores de diseo.
<aranticen que los es)uer%os reali%ados #or ellas sean )ruct&)eros.
<aranticen que los usuarios reciban la a#licacin que necesitan.
<aranticen que no tendr que ,ol,erse a Gacer el trabao de
desarrollo.
0l mismo tiem#oI los analistas se en)rentan con mucGos obstculos #ara
alcan%ar sus obeti,os de desarrollo. 0 continuacin se mencionan ,arios
GecGos que deben considerarse*
132
Los usuarios tienen $ran di.cultad #ara es#eci.car con antici#acin
sus necesidades de in)ormacinI en es#ecial cuando la situacin es
nue,a o cambia con ra#ide%.
La es#eci.cacin com#leta de los requerimientos de in)ormacin
de#ende en #articular de la )orma en que debe utili%arse la tecnolo$&a.
0 menudo las descri#ciones estticas de sistemas L#or eem#lo en
documentos o $r.casN no son su.cientes #ara #ro#orcionar detalles
sobre situaciones dinmicas.
La mala comunicacinI que siem#re es una #osibilidadI #arece que
siem#re se #resenta en el momento menos o#ortuno.
Estas realidades son un reto #ara el analista de sistemas que busca la
ayuda de di,ersas metodolo$&as de desarrollo que sir,an como $u&a #ara
los #rocesos de anlisis y diseo.
Redesarrollo plani/cado
\5e aqu& en adelanteI los #lanes son desecGados. =stedes lo Garn de
todos modos.\ 5e esta )orma resume 4red ProoEsI $erente de #royecto
#ara el sistema o#erati,o O(S16' de IP3I su #unto de ,ista sobre el
desarrollo de cualquier a#licacin. 5e acuerdo con ProoEs es #oco usual
#rees#eci.car los requerimientos de in)ormacin asociados con una
a#licacin y crear un sistema correcto. La mayor #arte de las ,eces la
a#licacin tiene que ,ol,erse a desarrollar #ara satis)acer los
requerimientos de manera com#leta.
La nocin de redesarrollo #uede #arecer e+traa #ero describe una
situacin real. 0l$unas ,eces es necesario debido a la )alta de
comunicacin o mala com#rensin. En otras ocasiones los analistas
desarrollan e im#lantan las a#licaciones en )orma deliberada #or ensayo
y error. En este ultimo casoI los analistas #lani.can las modi.caciones
des#u?s de recibir las reacciones de los usuarios.
8ro#orcionar un sistema incom#leto o ina#ro#iado es un des#erdicio de
recursos y se suma a la cartera ,encida de desarrollo de sistemas de
in)ormacin. Los usuarios se sienten )rustrados e irritados cuando no
reciben la a#licacin que desean y necesitanI en es#ecial si Gan
es#erado #or ella ,arios meses. Los analistas #ierden su tiem#o al ,ol,er
a reali%ar el trabao que #ensaban estaba ya terminado. 8or otro ladoI
los $erentes de #royectos de sistemas cada ,e% estn ms #reocu#ados
#or el calendario de desarrolloI los ni,eles de costos y la cantidad de
trabao que tienen que e)ectuar de nue,o.
3ucGas or$ani%aciones encuentran que in,ierten mucGo ms tiem#o en
mantener las a#licaciones e+istentes en com#aracin al tiem#o que
dedican los analistas a crear nue,os sistemas.
133
La estrate$ia de desarrollo de #rototi#os de a#licaciones toma en cuenta
esta situacin y #ermite #lani.car el redesarrollo de un sistema. En otras
#alabrasI el #rototi#o de una a#licacin esta diseado #ara ser
modi.cado y esto trae bene.cios acumulados tanto a los usuarios como
a la or$ani%acin. Los usuarios #ueden cambiar de o#inin con res#ecto
a los requerimientos e incluso se les in,ita a que la Ga$an cuando
e,alOan el #rototi#o. 0simismoI las es#eci.caciones de la a#licacin son
ms com#letasR si la in)ormacin adquirida durante el desarrollo del
#rototi#o se em#lea en )orma adecuada entonces no e+istirn sor#resas
cuando el sistema sea im#lantado.
Entusiasmo de los usuarios con respecto a los prototipos
Leer documentos sobre la descri#cin de un sistema o mostrar eem#los
de lo que #uede Gacer es al$o queI )rancamenteI no entusiasma a los
usuarios.
8or eem#loI a menos que no e+ista otra o#cinI usted no adquiere un
autom,il des#u?s de leer solo las es#eci.caciones t?cnicas. Los
usuarios no desean Gacer esto de nin$una manera. 0unque la re,isin y
com#rensin de las es#eci.caciones #or #arte de los usuarios es un #aso
necesario en el desarrollo de una a#licacinI esta tarea no recibe mucGo
entusiasmo #or #arte de ellos. Las es#eci.caciones son abstractas e
im#ersonales yI #ara mucGos usuariosI #oco tan$ibles.
8or otra #arteI los usuarios no tienen que es#erar #ara ,er un #rototi#o.
Ellos no reciben solo es#eci.cacionesR obtienen un sistema. -odo el
#royecto se con,ierte en realidad cuando se sientan )rente a una
estacin de trabao y utili%an la a#licacin u obser,an una demostracin
del sistema. La a#licacin ya no es al$o abstracto sino al$o real que
trabaa.
Las reacciones son instantneas y comien%an a )ormularse #re$untas y
su$erencias. \>8uede mostrar la direccin adonde se debe en,iar el
#edido@ >Las cuentas sobre$iradas tambi?n se #ueden mostrar sobre la
#antalla@ >(i tenemos dudas en cuanto al resumenI #odemos buscar la
orden de #edido ori$inal@ >8or que esta eso aG&@ >No #uede mostrarse
en la esquina su#erior@\
Esto es lo ms im#ortante. Los #rototi#os de a#licacin $eneran
res#uestas y reacciones. 5urante este #roceso los analistas a#renden
mucGo ms en relacin con los requerimientos de in)ormacin DD detalles
que ms adelante tendrn inCuencia sobre el diseo DD.
134
1plicaciones para candidatos a prototipo.
Los #rototi#os son ms e.caces en el desarrollo de sistemas de
in)ormacin cuando se cum#len ciertas condiciones. "ualquiera de las
si$uientes cinco condiciones su$ieren la necesidad de utili%ar un
#rototi#o*
&o se conocen los requerimientos
La naturale%a de la a#licacin es tal que e+iste #oca in)ormacin
dis#onible con res#ecto a las caracter&sticas que debe tener el sistema
#ara satis)acer los requerimientos de los usuarios. Eem#lo* =na
com#a&a desea desarrollar un sistema de correo que ten$a ,o% y que
tambi?n #ueda iniciar la #re#aracin de determinados re#ortes
im#resos. La com#a&a no tiene e+#eriencia #re,ia con este ti#o de
correo.
%os requerimientos necesitan e-aluarse
(e conocen los requerimientos a#arentes de in)ormacinI tanto de los
usuarios .nales coma de la or$ani%acinI #ero es necesario ,eri.carlos y
e,aluarlos. Eem#lo* "ierta uni,ersidad desea reducir las a$lomeraciones
que los estudiantes en)rentan cada ,e% que se inscriben a los cursos. (e
Ga concebido un #lan #ara #ermitir a los estudiantes que #ro#orcionen
in)ormacin con res#ecto a los cursos que desean tomar utili%ando #ara
ello cualquier tel?)ono de botones. El sistema ace#ta llamadas locales y
de lar$a distancia. 0simismoI se Gan articulado las es#eci.caciones de
este sistema #ara )acilitar el #roceso de inscri#cin mientras que al
mismo tiem#o se minimi%an los errores y se mantiene la inte$ridad de
todo el sistema. 0dems se Gan desarrollado los requerimientos de
se$uridad #ara e,itar que se use sin autori%acin el sistema
automati%ado de inscri#ciones.
(ostos altos

La in,ersin de recursos .nancieros y Gumanos as& como el tiem#o
necesario #ara $enerar la a#licacin es sustancial. E+isten otros
#royectos que tambi?n com#iten #or los mismos recursos. Eem#lo* =n
banco ,a a instalar un sistema de caeros automticos en ms de cien
de sus sucursales. El sistema es costoso y ser diseado #ara #ermitir la
ca#tura instantnea de in)ormacin y la actuali%acin de la base de
datos central.
1lto riesgo
135
La e,aluacin ine+acta de los requerimientos del sistema o el desarrollo
incorrecto de una a#licacin #onen en #eli$ro a la or$ani%acinI a sus
em#leados y tambi?n a sus #ro#ios recursos. Eem#lo* (e ,a a disear
un sistema de control de #roduccin #ara el traslado de materiales del
in,entario del almac?n Gacia todas las #artes del #roceso de #roduccin.
La or$ani%acin desea mantener al m&nimo el in,entario y al mismo
tiem#o no su)rir retrasos en el #roceso de #roduccin. =n retraso en
cualquier reaI causado #or un error o #or la )alta de materialesI #uede
detener todo el #roceso de #roduccin. Los #aros de acti,idades no
#lani.cados daan los materialesI destruyen los calendarios de
#roduccin y conducen al ries$o de #erder clientes cuyos #edidos no
#odrn ser atendidos a tiem#o.
&ue-a tecnolog*a
El deseo de instalar nue,a tecnolo$&a ya sea en los cam#os de la
com#utacinI de las comunicaciones de datos u otras reas
relacionadasI abre nue,as )ronteras #ara la or$ani%acin. 3ucGas
com#a&as no tienen e+#eriencia en el uso de cierta tecnolo$&a ni
tam#oco las dems or$ani%aciones con las que se comunican. Eem#lo*
=na com#a&a desea desarrollar un sistema que #ermita utili%ar la ,o%
#ara que sus clientes realicen directamente sus #edidosI el #ersonal
re#etir en ,o% alta los detalles del #edido en una unidad de entrada de
,o% en lu$ar de escribirlos #ara su #rocesamiento.
7ecu?rdese el #rinci#io que se encuentra detrs del desarrollo de
#rototi#osI* los usuarios #ueden sealar con mayor )acilidad las
caracter&sticas que les a$radan o desa$radan e indicar caminos ms
cortos en un sistema e+istente y que )uncionaI que identi.carlos en una
descri#cin $r.ca o #or escrito del sistema #ro#uesto.
"uando se #resenta cualquiera de las situaciones antes descritasI
siem#re debe considerarse el desarrollo de un #rototi#o como #osible
m?todo que bene.cie a todas las #artes interesadas L-abla 5.1N. El
m?todo #uede aGorrar recursos que de otra manera ser&an in,ertidos en
corre$ir errores o conce#ciones equi,ocadas. El m?todo tambi?n #ermite
que el usuario #artici#e directamente en el #roceso de desarrollo. 8or
otra #arteI se #uede reducir el tiem#o necesarioI com#arado con los
resultados obtenidos #or otros m?todosI #ara #re#arar y corre$ir una
a#licacin que trabaaI en #articular si se necesita dar mantenimiento a
la a#licacin.
-0PL0* 5.1 "aracter&sticas del m?todo de desarrollo de #rototi#os
807-I"I80"IXN 5EL =(=07IO
136
Los datos #ro#orcionados #or el usuario #ro#orcionan durante el
desarrolloI in)ormacin ,aliosa sobre el diseo
La e+#eriencia $anada a tra,?s del em#leo del #rototi#o #or los
usuariosI misma que $enera reacciones inmediatas #or #arte de ?stosI
e,ita sor#resas desa$radables en la )ase de im#lantacinI asimismoI
)acilita los cambios y meoras que son deseables.
La r#ida dis#onibilidad de una a#licacin )uncional e,ita la )rustracin
que trae consi$o la es#era del desarrollo de un sistema que trabae.
La dis#onibilidad de un sistema realI no de una es#eci.cacin abstractaI
)omenta la #artici#acin entusiasta de los usuarios #ara re,isar y
e,aluar las caracter&sticas #ro#uestas del sistema.
(e es#eran su$erenciasI que sern bien recibidasI #ara e)ectuar cambios
en las es#eci.caciones y modi.caciones en las caracter&sticas del
sistema.
=(O 5E LO( 7E"=7(O( Q "070"-E7I(-I"0( 5EL 5E(077OLLO
(e concede mayor im#ortancia a la ,elocidad de desarrollo y no a la
e.ciencia en el )uncionamiento del #rototi#oI se aGorra tiem#o y se
disminuye el retraso en el desarrollo de sistemas de in)ormacin.
(e recalca la determinacin de los requerimientos correctosI esto e,ita
el desarrollo e instalacin de un sistema equi,ocado.
(e concede mayor im#ortancia a los requerimientos del sistemaI no a las
necesidades secundarias de #rocesamientoI el desarrollo $ira en torno a
lo que es esencial.
"om#arado con otras o#ciones de desarrolloI )acilita la administracin
del tiem#o de los usuarios y analistas.
Los costo de desarrollo son baosI siem#re y cuando se utilicen las
Gerramientas a#ro#iadas.
La e.ciencia en el desarrollo #ara com#letar la a#licacinI meora como
resultado de la rece#cin inmediata de las reacciones de los usuarios.
Los requerimientos de in)ormacin son determinados antes de iniciar el
desarrollo de la a#licacinI de esta manera se e,itan errores y retrasos
costosos.
La e.ciencia del #roceso de desarrollo ase$ura la ,alidacin tem#rana
de inter)aces y caracter&sticas o#eracionales.
La #artici#acin de #ersonal cla,e )omenta la comunicacin durante el
desarrollo.
Los usuarios $anan e+#eriencia durante el desarrolloI lo que )acilita el
entrenamiento #re,io en el uso del sistema.
Las iteraciones son antici#adas y #lani.cadas Les comOn que se es#ere
reali%ar entre cuatro y seis iteracionesN.
(e #uede manear con e.ciencia el em#leo de #ersonal relacionado con
el desarrollo.
137
Etapas del M2todo de 0rototipos
El desarrollo de un #rototi#o #ara una a#licacin se lle,a a cabo en una
)orma ordenadaI sin im#ortar las Gerramientas utili%adas L4i$. 5.lN.
4i$. 5.1 8asos a se$uir con el m?todo de desarrollo de #rototi#os.
'.andonar la
')licaci&n
9m)lantar la
a)licaci&n
Dol1er a desarrollar
la a)licaci&n
Comen#ar un nue1o
)rototi)o
Re)etir las 1eces Bue sea necesario
9denti/icar los
reBuerimientos
conocidos
(esarrollar
un modelo
Bue /uncione
8tili#ar el
)rototi)o
Re1isar el
)rototi)o
KPrototi)o
terminadoL
Identi/cacin de requerimientos conocidos
La determinacin de los requerimientos de una a#licacin es tan
im#ortante #ara el m?todo de desarrollo de #rototi#os como lo es #ara
los m?todos del ciclo clsico de desarrollo de sistemas o anlisis
estructurado Launque las tcticas son di)erentesN. 8or consi$uienteI
antes de crear el #rototi#oI los analistas y usuarios deben trabaar untos
#ara identi.car los requerimientos conocidos que tienen que
satis)acerse. 8ara Gacerlo determinan los .nes #ara los que ser,ir el
sistema y el alcance de sus ca#acidades. En $eneralI solo un analista de
sistemas es el que coordina este #aso.
138
0 lo lar$o de este y los subsecuentes #asos en el desarrollo del #rototi#o
se obser,a que mucGas res#onsabilidades son com#artidas #or analistas
y usuarios L-abla 5./N. En otras #alabrasI el usuario .nal #artici#a
directamente en todo el #roceso.
-0PL0 5./ 7es#onsabilidades com#artidas cuando se em#lea el m?todo
de desarrollo de #rototi#os.
7E(8ON(0PILI505 807-I"I80N-E
Identi.car la .nalidad del sistema 0mbos
5escribir la salida del sistema 0mbos
4amiliari%ar al usuario con el #roceso de desarrollo
de #rototi#os
0nalista
4ormular el #lan #ara el desarrollo del #rototi#o 0nalista
Estimar el costo del #rototi#o 0nalista
E,aluar el #rototi#o 0nalista
=tili%ar y e,aluar el #rototi#o =suario
Identi.car las meoras necesarias =suario
5ocumentar insu.ciencias y caracter&sticas no
deseables
=suario
E,aluar las reacciones y su$erencias de los usuarios 0nalista
5iscutir cambios en el #rototi#o 0mbos
3odi.car el #rototi#o 0nalista
=tili%ar y e,aluar las ,eces que sea necesario las
nue,as ,ersiones del #rototi#o
=suario
E,aluar y discutir las reacciones de los usuarios y
reali%ar las modi.caciones a#ro#iadas
0nalista
5eterminar como utili%ar la in)ormacin obtenida
con el uso del #rototi#o
1. ;ol,er a desarrollar el #rototi#o
/. Im#lantar el #rototi#o
1. 0bandonar el #royecto
2. "omen%ar otro #royecto de #rototi#o
0nalista
Desarrollo de un modelo de trabao
La construccin de un #rototi#o es un #roceso iterati,o de desarrollo.
0ntes de la #rimera iteracinI los analistas de sistemas e+#lican el
m?todo a los usuariosI las acti,idades a reali%arI la secuencia en que se
lle,aran a cabo y tambi?n discuten las res#onsabilidades de cada
#artici#ante. Es Otil comen%ar el #roceso de construccin del #rototi#o
con el desarrollo de un #lan $eneral que #ermita a las #ersonas conocer
lo que se es#era de ellas y del #roceso de desarrollo. =n crono$rama
#ara el inicio y .n de la #rimera iteracin es de $ran ayuda yI #or tantoI
debe elaborarse usto antes de comen%ar las acti,idades. (in embar$oI
139
dada la naturale%a de este m?todo de desarrolloI es di)&cilI y en
ocasiones im#osibleI .ar una )ecGa tentati,a de terminacin. La
e+#eriencia con el sistema es la que determina e,entualmente cuando
el sistema est terminado.
8ara comen%ar la #rimera iteracinI usuarios y analistas identi.can de
manera conunta los datos que son necesarios #ara el sistema y
es#eci.can la salida que debe #roducir la a#licacin. Esto si$ni.ca
describir*
1N los re#ortes y documentos que el sistema debe #ro#orcionar y

/N el )ormato de cada uno de ellos.
Las decisiones de diseo necesarias #ara desarrollar la salida del
sistema cambian muy #oco en relacin con las tomadas en otros
m?todos de desarrollo. (in embar$oI con un #rototi#oI se es#era que las
es#eci.caciones iniciales est?n incom#letas. En $eneralI se necesitan
entre dos y tres reuniones #ara establecer las es#eci.caciones iniciales.
0simismoI el analista estima los costos asociados con el desarrollo del
#rototi#o. Este #aso es muy im#ortanteI aunque solo se indique una
estimacin del costo. Lo anterior da a la administracin y a los
#artici#antes una idea de los $astos necesarios L#ersonalI equi#o y
art&culos de consumoN que les #ermite re,isar el #lan de desarrollo.
La construccin del #rototi#o inicial esta a car$o del analista de
sistemas. La ra#ide% con la que se $enera el sistema es esencial #ara
que no se #ierda el estado de nimo sobre el #royecto y los usuarios
#uedan comen%ar a e,aluar la a#licacin a la mayor bre,edad #osible.
En el desarrollo de un #rototi#o se #re#aran los si$uientes com#onentes*
El len$uae #ara el dilo$o o con,ersacin entre el usuario y el
sistema
8antallas y )ormatos #ara la entrada de datos
3dulos esenciales de #rocesamiento
(alida del sistema
0l construir el #rototi#o se deben se$uir los estndares #ara datos que
em#lea la or$ani%acin L#or eem#loI lon$itud del dato y es#eci.cacin
de ti#oN. La incor#oracin en la inter)ace entradaSsalida de
caracter&sticas re#resentati,as de las que sern incluidas en el sistema
.nal #ermite una mayor e+actitud en el #roceso de e,aluacin.
En esta )ase no se #re#ara la documentacin ni tam#oco las
es#eci.caciones de salida o de diseo de so)tHare.
140
En esta eta#a es ms im#ortante la ra#ide% con la que se construye el
#rototi#o que la e.ciencia de o#eracin. Es #or esto que el analista no
intenta o#timi%ar la ,elocidad de o#eracin del sistema Leste as#ecto
ser im#ortante ms adelanteN.
El prototipo ! el usuario
Es res#onsabilidad del usuario trabaar con el #rototi#o y e,aluar sus
caracter&sticas y o#eracin. La e+#eriencia con el sistema bao
condiciones reales #ermite obtener la )amiliaridad indis#ensable #ara
determinar los cambios o meoras que sean necesarios as& como la
eliminacin de caracter&sticas inadecuadas o innecesarias.
Re-isin del prototipo
5urante la e,aluacin los analistas de sistemas desean ca#turar
in)ormacin sobre lo que les $usta y lo que les desa$rada a los usuariosR
al mismo tiem#o #onen atencin al #or que reaccionan los usuarios en la
)orma en que lo Gacen. La in)ormacin obtenida tendr inCuencia sobre
las caracter&sticas de la si$uiente ,ersin de la a#licacin. 0simismoI la
e,aluacin #ermite #ro)undi%ar en los ras$os de los usuarios y tambi?n
en los de la em#resa DD detalles que tienen inCuencia no slo en la
a#licacin sino tambi?n en la )orma en que ser im#lantada DD.
Los cambios al #rototi#o son #lani.cados con los usuarios antes de
lle,arlos a cabo. (in embar$oI el analista es el res#onsable de reali%ar
las modi.caciones.
Repeticin del proceso las -eces que sea necesario
El #roceso antes descrito se re#ite ,arias ,ecesR en $eneralI son
necesarias entre cuatro y seis iteraciones. El #roceso .nali%a cuando los
usuarios y analistas estn de acuerdo en que el sistema Ga e,olucionado
lo su.ciente como #ara incluir todas las caracter&sticas necesarias o
cuando ya es e,idente que no se obtendr mayor bene.cio con una
iteracin adicional.
141
;so de 0rototipos
"uando el #rototi#o esta terminadoI el si$uiente #aso es tomar la
decisin sobre como #roceder. E+isten cuatro caminos a se$uir des#u?s
de e,aluar la in)ormacin obtenida con el desarrollo y uso del #rototi#o*
descartar el #rototi#o y abandonar el #royecto de a#licacinI im#lantar
el #rototi#oI ,ol,er a desarrollar la a#licacin o comen%ar con otro
#rototi#o L-abla 5.1N.
-0PL0 5.1 O#ciones #ara el uso de #rototi#os de a#licacin
0bandonar la a#licacin En este caso de descartan el #rototi#o y la
a#licacin. El desarrollo del #rototi#o
#ro#orcion in)ormacin a #artir de la cual
se determin que la a#licacin o el
en)oque seleccionado son ina#ro#iados
#ara usti.car un desarrollo adicional. En
al$unos casosI qui% la situacin Gaya
cambiado de manera tal que la a#licacin
ya no sea necesaria.
Im#lantar el #rototi#o Las caracter&sticas y )uncionamientos del
#rototi#o satis)acen las necesidades de los
usuarios ya sea en )orma #ermanente o
#ara un )uturo #re,isible. (e #uede o#tar
#or esta estrate$ia cuando el ambiente de
la a#licacin cambia con tal ra#ide% que es
di)&cil determinar los requerimientos
estables o a lar$o #la%o.
;ol,er a desarrollar la
a#licacin
El desarrollo del #rototi#o #ro#orcion
su.ciente in)ormacin #ara determinar las
caracter&sticas necesarias de toda
a#licacin. La in)ormacin se utili%a como
#unto de #artida #ara el desarrollo de la
a#licacin en )orma tal que Ga$a el meor
uso #osible de los recursos.
"omen%ar un nue,o
#rototi#o
La in)ormacin $anada con el desarrollo
del #rototi#o inicial su$iere otras o#ciones
o circunstancias. (e construye un #rototi#o
di)erente #ara aadir in)ormacin
relacionada con los requerimientos de
a#licacin.
1bandono de la aplicacin
142
En al$unos casosI la decisin es descartar el #rototi#o y abandonar el
desarrollo de la a#licacin. Esta conclusin no si$ni.ca que )uese un
error em#render el #roceso de desarrollo del #rototi#o o un des#erdicio
de recursos DD nada ms aleado de la realidad DD ms bienI la
in)ormacin y e+#eriencia $anada con el desarrollo y em#leo del
#rototi#o conduo Gacia una decisin de desarrollo. Es #robable que
usuarios y analistas Gayan a#rendido que el sistema era innecesario o
Gayan descubierto otra solucin durante el #roceso. -ambi?n es #osible
que la e+#eriencia obtenida su$iera que el en)oque utili%ado no )ue el
ms adecuado. QI en al$unas ocasionesI el e,ento que dio inicio al
es)uer%o de desarrollo ocurre solamente una ,e%. El #rototi#o cum#li
con las necesidades inmediatas y no se es#era que el e,ento se
#resente de nue,o.
"ualquiera de los casos anteriores #uede su$erir que ya no se si$a
adelante con el #rototi#o o con el desarrollo de la a#licacin. Es
deseable decidir lo anterior antes de com#letar todo el es)uer%o de
desarrollo y la im#lantacin de la a#licacin. 9acerlo de este modo
aGorrar tiem#o y recursosI lo que #ermitir a los analistas in,ertir sus
es)uer%os en las necesidades de otras a#licaciones.
Implantacin del prototipo
La se$unda o#cin es im#lantar el #rototi#o. 0l$unas ,eces el #rototi#o
se con,ierte en el sistema que se necesita. En este casoI se im#lanta sin
nin$una modi.cacin y no se em#renden ms es)uer%os de desarrollo.
Esta decisin es ms #robable de tomarse bao una o ms de las
si$uientes circunstancias*
La e,olucin del #rototi#o conduo a una a#licacin que tiene las
caracter&sticasI ca#acidades y desem#eo requeridos.
La a#licacin ser utili%ada con #oca )recuencia y no es im#ortante su
ra#ide% o e.ciencia o#eracional.
La a#licacin no tiene e)ectos sobre otras a#licaciones o datos de la
or$ani%acin y tam#oco interacciona con ellosR adems satis)ace las
necesidades de los usuarios inmediatos.
El medio ambiente de la a#licacin se encuentra en un estado de
CuoR es di)&cil determinar necesidades a lar$o #la%o o condiciones de
o#eracin ms estables. En consecuencia no es #osible usti.car otras
acti,idades de desarrollo. El #rototi#o es de utilidad #ara las
condiciones actuales.
"uando el ambiente de o#eracin es incierto Llo que si$ni.ca que es
di)&cil identi.car requerimientos concretosNI el #rototi#o #uede
143
im#lantarse inde.nidamente. La mitadI en )orma a#ro+imadaI de todos
los #rototi#os se im#lantan a medida que la a#licacin trabaa.
Redesarrollo de la aplicacin
"uando un #rototi#o tiene ?+ito #uede #ro#orcionar in)ormacin muy
am#lia con res#ecto a los requerimientos de la a#licacin y conducir a su
com#leto desarrollo. -erminar el #rototi#o no si$ni.ca .nali%ar el #roceso
de desarrollo. ms bien seala el comien%o de la si$uiente acti,idad* el
desarrollo com#leto de la a#licacin.
La in)ormacin reco#ilada durante el desarrollo del #rototi#o su$iere
caracter&sticas que deben aadirse a la a#licacin. -ambi?n #ermite que
los analistas y usuarios ten$an mayor in)ormacin #ara tomar decisiones
relacionadas con la )orma en que debe reali%arse el #rocesamiento y la
in)ormacin que se debe #roducir. La #resentacin de in)ormacinI
incluida la )orma de interactuar con el sistemaI es un requerimiento
im#ortanteR los datos obtenidos a #artir de la e+#eriencia con el
#rototi#o contribuyen a considerar con mayor e.cacia otras
caracter&sticas adicionales que son necesarias.
"on )recuenciaI cuando la a#licacin se ,uel,e a desarrollarI se #one
mucGa atencin en el meor uso #osible de los recursos del sistema. La
,elocidad de #rocesamiento y el tiem#o de res#uesta tienen mayor
im#ortanciaI al i$ual que el uso e.ciente de los medios de
almacenamiento.
El redesarrollo de una a#licacin #uede #resentarse como #arte del
m?todo de ciclo de ,ida de los sistemas de in)ormacin. Las dos )ormas
ms comunes de incor#orar la construccin de un #rototi#o #ara la
a#licacin son las si$uientes*
El #rototi#o se em#lea como una o#cin #ara la determinacin de
requerimientosR las caracter&sticas del #rototi#o son consideradas
como los requerimientos a satis)acer en las subsecuentes acti,idades
de desarrollo.
El #rototi#o se utili%a como sustituto #ara el diseo e im#lantacin de
la a#licacinI es decir como un esqueleto a #artir del que se construye
el resto del sistema.
Inicio de un nue-o prototipo
La cuarta o#cin es comen%ar un nue,o #royecto de #rototi#o. 0l$unas
,eces la in)ormacin $anada con el desarrollo y uso del #rototi#oI
su$iere el em#leo de un en)oque muy di)erente #ara satis)acer las
144
necesidades de la or$ani%acin. En este caso es #osible encontrar que
las caracter&sticas de la a#licacin son muy di)erentes #ara satis)acer las
necesidades de la or$ani%acin. En este caso es #osible encontrar que
las caracter&sticas de la a#licacin son muy di)erentes si el #rototi#o es
inadecuado #ara demostrarlas y e,aluarlas.
"omo consecuencia de lo anteriorI ms que em#render directamente el
es)uer%o de desarrollo totalI la $erencia #uede a#oyar la creacin de otro
#rototi#o que #ermita aadir ms in)ormacin a la que ya se tiene
dis#onible.
5e nue,oI es im#ortante notar que no se Gan des#erdiciado los
es)uer%os Gasta este momentoI aunque ellos re,elen requerimientos
di)erentes a los antici#ados. "onocerlos en esta )ase del #rocesoI usto
cuando se cambia la direccin del es)uer%o de desarrollo del #rototi#oI
es mucGo meor que ad,ertirlos des#u?s de in,ertir en ?lI todo el
es)uer%o de desarrollo e im#lantacin.
145
Estrategias para El Desarrollo de 0rototipos
(e #uede desarrollar un #rototi#o #ara cada uno de los di)erentes
com#onentes de una a#licacin. Es comOn el uso de tres estrate$ias
#ara el desarrollo de #rototi#os de a#licaciones L-abla 5.6N.
-0PL0 5.6 Estrate$ias utili%adas en el desarrollo de #rototi#os de
a#licacin.
E(-70-E<I0 5E("7I8"ION
8rototi#o de #antallas de
,isuali%acin
La distribucin de in)ormacin sobre la
#antalla de ,isuali%acin se crea en )orma
de #rototi#o #ara mostrar la inter)ace
entre e usuario y el sistema. Es a#ro#iada
cuando el elemento cla,e #ara u%$ar una
a#licacin es el intercambio de
in)ormacin.
8rototi#os de
#rocedimientos #ara
#rocesamiento
El #rototi#o est )ormado #or )unciones de
entradaI clculoI recu#eracin de
in)ormacin y salida. Es adecuado #ara
determinar si estas )unciones Gan sido
desarrolladas en )orma correcta.
8rototi#os #ara )unciones
bsicas
Incluyen las )unciones #rimarias de la
a#licacinI entre las que se encuentran
acti,idades de edicin y ,alidacin. No
incluye )unciones secundariasI tales como
el maneo de arcGi,osI que no )orman
#arte esencial del #rocesamiento normal
GecGo #or la a#licacin.
0rototipos para pantallas
La inter)ace entre el sistema y el usuario esI en $eneralI la #antalla de
,isuali%acin. (e tiene la tendencia a considerar que la #antalla de
,isuali%acin es Onicamente la #antalla de la terminalI )ormada #or /5
ren$lones cada uno con 8' caracteres. 8or eem#loI es )recuente que las
maquinas de caero automtico L3"0N y los dis#ositi,os de #unto de
,entas utilicen una #antalla de ,isuali%acin con una o dos l&neas
Onicamente. (in im#ortar que se muestre una l&nea o ,ariasI la #antalla
de ,isuali%acin es el ,eG&culo #ara #resentar in)ormacin tal como esta
es #ro#orcionada al sistema o recu#erada de este. 5e esta manera es
necesario ase$urar que )acilita una buena interaccin. La tctica de
desarrollar #rototi#os solo #ara las #antallas de ,isuali%acinI es
a#ro#iada cuando el elemento cla,e #ara u%$ar una a#licacin es el
146
intercambio de in)ormacin. Los #rototi#os de #antallas de ,isuali%acin
#ermiten a los usuarios y analistas e,aluar la #osicin de la in)ormacin
sobre la #antallaI la con,eniencia de los encabe%ados y la utilidad de
mensaes e instrucciones.
Los #rototi#os de #antallas tambi?n #ro#orcionan una manera #ara
obtener las reacciones de los usuarios Gacia la cantidad de in)ormacin
#resentada sobre la #antalla de ,isuali%acin. -al ,e% el usuario decida
que un diseo en #articular es muy denso ya que e+isten demasiados
detalles sobre la #antalla. En otros casos la in)ormacin sobre una
#antallaI aunque no es e+cesi,a en el sentido de causar que la #antalla
se ,uel,a densaI tal ,e% sea mucGo mayor que la que un indi,iduo
necesita durante todo el tiem#o. La creacin y usa de un #rototi#o de
#antalla de ,isuali%acin #uede conducir a la conclusin de que debe
#resentarseI en )orma automticaI un resumen de la in)ormacin.
EntoncesI si el usuario desea ,er ms detalles #ara e+#licar cierta
entradaI ?stos se #ueden mostrar sobre la #antalla cuando sea
necesario #or medio de una solicitud #ara tal .n.
El #rototi#o de #antalla de ,isuali%acin ayuda a determinar que
in)ormacin es necesaria sobre la #antalla #rinci#al y cual #ertenece a la
#antalla de ,isuali%acin de detalles.
0rototipos para procedimientos de procesamiento.
Las )unciones de #rocesamiento incluyen entradasI clculosI
recu#eracin de in)ormacin y acti,idades de salida. El desarrollo de
#rototi#os #ara los #rocedimientos de #rocesamiento aborda solo las
acti,idades que #receden a la a#licacin. "omo se ,er ms adelanteI
es #oco aconseable su#oner que todos los datos entraran al sistema en
)orma a#ro#iada o que el usuario solicitar el #rocesamiento con la
secuencia correcta de e,entos. Es as& como una a#licacin com#leta
incluye mucGas caracter&sticas diseadas #ara ase$urar la deteccin de
errores o de solicitudes no ,alidas.
Estas caracter&sticasI aunque son muy im#ortantesI consumen mucGo
tiem#o de desarrollo. (i en cierto momento el obeti,o bsico es
determinar si los #rocedimientos de a#licacin )ueron desarrollados
a#ro#iadamenteI entonces se #uede desarrollar un #rototi#o que se
concentre solo sobre dicGos #rocedimientosR esto esI se #ueden omitir
#ar un tiem#o las caracter&sticas de deteccin de errores y salida #ara
#ermitir que el #roceso de e,aluacin a,ance con mayor ra#ide%.
5e manera similarI la e,aluacin de los #rocedimientos y la obser,acin
de los errores y equi,ocaciones cometidas #or los indi,iduos cuando
147
em#lean el #rototi#oI #ueden su$erir la adicin de caracter&sticas de
maneo de errores en l&nea que no Gab&an sido antici#adas.
0rototipos para funciones b$sicas
=n sistema com#leto incluye mdulos que reali%an mucGas )unciones
di)erentes entre las que se encuentran*
"reacin de arcGi,os maestros o bases de datos
8re#aracin de co#ias de res#aldo
7eor$ani%acin de arcGi,os o bases de datos
(eleccin y borrado de re$istros
8ara determinar los requerimientos de una a#licacin tal ,e% no sean
necesarios todos los mdulos. 5e aqu& que una estrate$ia comOn es
desarrollar Onicamente los #rocesos bsicos Laquellos que )orman el
nOcleo de la a#licacinN. 8or eem#loI en un sistema de rece#cin de
#edidosI las #rinci#ales acti,idades diseadas en un #rototi#o qui%
incluyan mdulos #ara el maneo de*
7ece#cin de in)ormacin sobre nue,os #edidos
7ece#cin de los datos de un nue,o cliente
"ambio LedicinN de datos relacionados con los #edidos e+istentes
;alidacin de nOmero y nombre del cliente
;alidacin de los detalles de art&culos
;alidacin de una transaccin solicitada Leem#lo* rdenes
#rocesadasN
7ecu#eracin de un #edido es#ec&.co #or medio del numero de
#edido
7ecu#eracin de un #edido es#ec&.co #ar medio del nombre del
cliente
7e#orte im#reso de los datos contenidos en los #edidos #or numero
de #edidoI montoI clienteI etc?tera.
7e#ortes sobre los #edidos recibidos al ida #or numero de #edidoI
montoI clienteI etc?tera.
En contrasteI #ueden omitirse las si$uientes rutinas secundarias y otras
de so#orte durante la creacin del #rototi#o*
"reacin de arcGi,os de clientes
Porrado de re$istros que no estn actuali%ados Lno utili%adosN
5eteccin y maneo de solicitudes #ara #edidos no e+istentes
148
El desarrollo de #rototi#os #ara las acti,idades #rinci#ales est diri$ido
Gacia las )unciones bsicas y no Gacia las que son secundarias.
9erramientas para el Desarrollo de Sistemas
Las Gerramientas son esenciales #ara el anlisis de sistemas. Ellas
meoran la )orma en que ocurre el desarrollo y tienen inCuencia sobre la
calidad del resultado .nal.
Pene.cios del em#leo de Gerramientas
Las Gerramientas e+tienden en tres )ormas la ca#acidad del analista de
sistemas* #ro#orcionan el #otencial #ara meorar la #roducti,idad del
analistaI )acilitan el desarrollo de #rocesos ms e.caces y meoran la
calidad del sistema. En otras #alabrasI tanto el #roceso de desarrollo de
sistemas como el #roducto que se obtiene con el L-abla 6.1NI #ueden
meorarse con el uso de Gerramientas a#ro#iadas
149
-0PL0 6.1 Pene.cios obtenidos con el uso de Gerramientas en el
desarrollo de sistemas de in)ormacin.
9E7703IEN-0(
"ualquier dis#ositi,o que
cuando se em#lea en
)orma a#ro#iada meora la
reali%acin de una tarea
PENE4I"IO(
87O"E(O 87O5="-O
3eora la #roducti,idad
del analista.
3eora la e.ciencia
3eora la calidad del
sistema de
in)ormacin.
Meora en la producti-idad
"on las Gerramientas correctasI el analista tiene el #otencial de ser ms
#roducti,oR se #ueden com#letar las mismas acti,idades de desarrollo
en un tiem#o menor que el que se necesita cuando no se utili%an las
Gerramientas. En al$unos casosI las Gerramientas correctas contribuyen
a alcan%ar un ni,el de #roducti,idad que Gace )actible una tarea que de
otro modo no ser&a #osible reali%ar.
8ara eem#li.car la anteriorI basta considerar #or un momento las
di.cultades a las que se en)rentar&a un $ru#o de car#interos si no
tu,iesen a su dis#osicin martillos y serrucGos DD que son Gerramientas
bsicas de su o.cio. Ellos estar&an )or%ados a utili%ar #iedras y #alos de
madera en lu$ar de martillos #ara #oner los cla,os Lsi es que los tienen
a su dis#osicinN. -endr&an que buscar troncos con la lon$itud correcta
#ara construir tecGos y #aredesR limitacin que desa#areci cuando se
utili%aron las sierras #ara cortar los troncos con una lon$itud adecuada.
"on toda se$uridadI se cuestionar&a la Gabilidad de los car#interos.
"ualquier trabao les lle,ar&a ms tiem#o sin el uso de las Gerramientas
correctas. #odr&an los car#interos construir al$o sin ellas@ -al ,e%I #ero
#ocos lo intentar&an.
En el mismo sentido que el acuerdo al que lle$aron los analistas de la
Gistoria al inicio del ca#ituloI las Gerramientas aumentan la
#roducti,idad del analista al disminuir la cantidad de tiem#o necesaria
150
#ara documentarI anali%ar y desarrollar sistemas de in)ormacin.
"uando se utili%an adecuadamenteI aumentan la e.ciencia del analista.
151
Meora en la e/cacia
Las Gerramientas su$ieren #rocedimientos que conducen al em#leo de
#rocesos ms e.cientes. (i la #roducti,idad si$ni.ca reali%ar la tarea
correcta Lesto esI una meora en la #roducti,idadNI la e.ciencia si$ni.ca
Gacer esta tarea en )orma correcta Lesto esI decidir #ar la meor tarea a
reali%ar #ara alcan%ar un resultadoN. Las Gerramientas #ueden su$erir la
meor )orma #ara abordar una tarea. La dis#onibilidad de martillo y
cla,os su$iere un #rocedimiento distinto al uso de #e$amentoI muescas
o cuerda #ara mantener unidos los maderos. El martillo y los cla,osI #or
tantoI su$ieren un m?todo ms e.ca% #ara construir el arma%n de un
edi.cio.
3ucGas #ersonas asocian los tornillos con los desatornilladores. 8ero
e+isten di)erentes )ormasI e.cientes e ine.cientesI de utili%ar estas
Gerramientas. No se utili%a un desatornillador #ara $ol#ear un tornillo LUy
tam#oco un martillo #ara atornillar tornillosVN. ms bienI el
desatornillador sir,e #ara dar ,ueltas a los tornillos. (olo entonces se
alcan%a el resultado deseado.
En el cam#o del anlisis de sistemasI tener las Gerramientas correctas
si$ni.ca su$erir )ormas ms e.cientes #ara reali%ar tareas. La
dis#onibilidad de Gerramientas #ara el Cuo de datosI estimula al
analista a #oner mayor Ginca#i?I antes de iniciar el desarrollo del
sistemaI sobre la determinacin de los requerimientos de sistemas.
Identi.car los requerimientos del usuarioI trasladarlos en una )orma
com#rensible y comunicarlos a todas las #artes interesadasI #uede ser
un #roceso de desarrollo ms e.ciente que iniciar con ra#ide% la
codi.cacin de #ro$ramas DD un en)oque queI en $eneralI aumenta el
nOmero de cambios que des#u?s se deben reali%ar #ara corre$ir errores
y su#osiciones ina#ro#iadas.
Las decisiones e.cientes con res#ecto a la Gerramienta aGorran
recursos* #ersonalI tiem#o y dinero.
Meora en la calidad del sistema de informacin
"uando las Gerramientas meoran los #rocesosI #or lo $eneral tambi?n
ocurre lo mismo con los resultados. "onsid?rese de nue,o la analo$&a
con los car#interos. En una construccin se obser,an #aredes ,erticalesI
esquinas en n$ulo recto y marcos de ,entana bien GecGosR #ara Gacer
estoI los car#interos necesitan Gerramientas que les #ermitan obtener
estos resultados en )orma o#ortuna. "on cualquier otro ti#o de
resultadosI el #royecto ser recGa%ado o ace#tado de mala $anaI con la
idea de que la calidad no es la que deber&a Lo #odr&aN ser.
152
Los usuarios de los sistemas de in)ormacin desean la mismo* calidad en
el sistema con un tiem#o ra%onable.
9ace al$On tiem#o no Gab&a mucGas Gerramientas. 8or tantoI no era
#osible el desarrollo de #rototi#os de a#licacin ni tam#oco el anlisis
estructurado. La in,encin de los len$uaes de cuarta $eneracin y de
dia$ramas de Cuo de datosI dos Gerramientas esenciales #ara reali%ar
res#ecti,amente estas tareasI cambiaron en las or$ani%aciones los
#rocedimientos #ara anali%ar sistemas.
L0un cuando las Gerramientas est?n dis#oniblesI al$unos analistas no
desean utili%arlas DD qui% #ar su #oca e+#eriencia o #orque tienen malas
costumbres #ara e)ectuar el desarrollo. Es #osible que no se desarrolle
un #rototi#o de a#licacin aunque e+ista la necesidad de Gacerlo y se
ten$a a la mano el so)tHare necesario #ara tal .n. 0l .nalI los usuarios
tienen que con)ormarse con un sistema queI de otra )ormaI #odr&a Gaber
sido meor.N
>ene/cios de las Eerramientas asistidas par computadora
La automati%acin meora los bene.cios que se #ueden obtener con el
em#leo de Gerramientas. "on ella disminuye el tiem#o necesario #ara
lle,ar a cabo las tareasI se reduce la intensidad del trabaoI y el
se$uimiento de todos los #rocedimientos se lle,a a cabo de manera
consistenteR tambi?n se ca#turan los datos que describen el sistema
#ara tenerlos almacenados en un )ormato que #ueda leer una
com#utadora.
Disminucin de tiempo
La introduccin de Gerramientas asistidas #ar com#utadora en los
es)uer%os de anlisis y desarrollo aumenta los bene.cios que se deri,an
del uso de las Gerramientas. 5e nue,oI con la analo$&a de los
car#interos en menteI consid?rense #or un momento los bene.cios que
se obtendr&an al disear una sierra el?ctrica. (e obser,aI de manera
inmediata que el corte de la madera se Gar con mayor ra#ide%.
-ambi?n se #uede meorar la e+actitud del corteR es mucGo ms )cil
cortar a lo lar$o de una l&nea recta con una sierra el?ctrica que con una
de mano. (in embar$oI tambi?n es cierto que con una sierra el?ctrica los
errores tienen consecuencias ms serias ya que la ,elocidad de corte
im#ide reali%ar con ra#ide% cualquier mo,imiento.
La introduccin de Gerramientas de desarrollo con ca#acidades de
#rocesamiento #or com#utadoraI es un GecGo similar al de aadir
#otencia el?ctrica a las Gerramientas utili%adas en la construccin. Las
153
Gerramientas de anlisis asistido #or com#utadora meoran la ,elocidad
y disminuyen el tiem#o necesario #ara com#letar la tarea de desarrollo.
-anto el anlisis como las acti,idades de desarrollo se lle,an a cabo en
un tiem#o menor. 8or eem#loI el tiem#o necesario #ara desarrollar un
#rototi#o disminuyeI com#arado con el tiem#o requerido #ara alcan%ar
tal .n si se em#lean otras o#ciones de codi.cacin manual. 8or tantoI
resulta claro que #ara obtener resultados ace#tables es esencial que el
analista este entrenado en el uso de las Gerramientas.
154
1utomati)acin de tareas tediosas
La automati%acin tambi?n se Gace car$o de al$unas tareas que son
#esadas. El desarrollo de dia$ramas de Cuo de datosI #arte esencial del
m?todo de anlisis estructuradoI es una tarea que #uede consumir
mucGo tiem#o. El dibuo de dia$ramasI sin im#ortar que tanta utilidad
ten$a esta acti,idadI #uede con,ertirse en al$o tedioso y qui% sea
necesario re,isar ,arias ,eces los dia$ramas. Las Gerramientas
automati%adas #ara Cuo de datosI Gacen #osible dear al so)tHare de la
com#utadora el #roceso de dibuo.
5aranti)ar la consistencia de los procedimientos
"uando los #rocedimientos )orman #arte del so)tHareI ?stos se reali%an
en )orma ms consistente. (e con,ierten en rutinas. La consistencias
que #ueden o)recer los #rocedimientos es una e+celente ra%n #ara
am#liar el conunto de Gerramientas asistidas #or com#utadora #ara el
desarrollo de sistemas. "onsid?rese la tarea de e+aminar dia$ramas de
Cuo de datos con la .nalidad de determinar si estos son consistencias y
com#letos. (i bien es cierto que este #roceso #uede reali%arse en )orma
manualI qui% sea lento y susce#tible de error. La automati%acin de
este #roceso $aranti%ar queI cada ,e% que sea necesarioI las
e,aluaciones se e)ectOen en )orma consistente.
5e manera similarI la $eneracin de cdi$o #ara com#utadora es una
tarea que reali%an meor las com#utadoras que las #ro#ias #ersonasI ya
que las re$las de $eneracin se #ueden a#licar en )orma consistente y
e+acta. "a#tura de los datos del sistema Los #royectos de desarrollo de
sistemas de in)ormacin de#enden de la ca#tura y anlisis de los
detalles que describen una situacin realI los requerimientos de una
a#licacin y las es#eci.caciones de diseo. Estos datos qui%
#ertene%can a una determinada a#licacin o a todos los sistemas
utili%ados en una or$ani%acin.
=na ,entaa que distin$ue a mucGos sistemas automati%ados es la
ca#turaI almacenamientoI #rocesamiento y recu#eracin de los detalles
de un sistema. =na ,e% en )orma #rocesable #ar la com#utadoraI los
detalles del sistema #ueden utili%arse #ara mucGas .nalidades.
La naturale%a de la automati%acin cambia de acuerdo con las di)erentes
cate$or&as en las que se clasi.can las Gerramientas automati%adas.
(lasi/cacin de 9erramientas 1utomati)adas
155
8or re$la $eneralI las Gerramientas automati%adas se a$ru#an en tres
cate$or&as* )rontDendI bacEDend e inte$rales. Esta clasi.cacin recalca
las acti,idades del #roceso de desarrollo donde las Gerramientas tienen
su mayor #a#el. "ada cate$or&a es de utilidad y nin$una es ms ,aliosa
que otra.
5esarrollo )rontD
end
7eto* 5esarrollo bacEDend
Inte$racin de las
acti,idades
)rontDend y bacEDend
'nalisis (iseAo Construcci&n 9m)lantaci&n
D
I
F
9erramientas de alto ni,el
D 9erramientas de anlisis
D 9erramientas de diseo
D 9erramientas de es#eci.cacin
9erramientas de bao ni,el
D 9erramientas #ara $eneradores
D 9erramientas #ara traslacin
D 9erramientas de #ruebas
9erramientas de tipo frontFend
Las Gerramientas de ti#o )rontDendI automati%an las #rimeras
acti,idades del #roceso de desarrollo de sistemas. La .$ura muestra
como acti,idades de esta )ase* el anlisis de requerimientos y el diseo
l$ico.
Entre los mucGos as#ectos que se toman en cuenta al desarrollar
Gerramientas #ara esta )aseI se Gallan las t?cnicas de so#orte #ara
ayudar al analista a #re#arar es#eci.caciones )ormales que care%can de
ambi$[edadesI a ,alidar las descri#ciones del sistema con el obeto de
determinar su consistencia y com#letitudI y a se$uir la e,olucin de los
requerimientos de la a#licacin en caracter&sticas que )ormen #arte del
sistema que .nalmente ser im#lantado. 9asta donde sea #osibleI esta
ayuda debe ser automati%ada L#or eem#loI la com#utadora ,alida
automticamente las descri#ciones del sistemaN.
156
0 menudoI las Gerramientas de ti#o )rontDend #ro#orcionan so#orte #ara
el desarrollo de modelos $r.cos de sistemas y #rocesos. Los dia$ramas
de Cuo de datos son re#resentati,os de este ti#o de Gerramienta.
9erramientas de tipo bacGFend
Las Gerramientas de ti#o bacEDend tienen como .nalidad ayudar al
analista a )ormular la l$ica del #ro$ramaI los al$oritmos de
#rocesamiento y la descri#cin )&sica de datosI tambi?n ayudan a la
interaccin con los dis#ositi,os L#ara entrada y salidaNI etc. Estas
acti,idades con,ierten los diseos l$icos del so)tHare en un cdi$o de
#ro$ramacin que es el que .nalmente da e+istencia a la a#licacin.
5ado que su em#leo esta destinado al desarrollo de so)tHareI este ti#o
de Gerramientas tambi?n se conoce como Gerramientas #ara
#ro$ramaron asistida #or com#utadora.
La .$ura si$uiente muestra ,arios ti#os de GerramientasI tanto de ti#o
)rontDend como bacEDend.
(9CC9!2'R9!
(E ('6!$
HERR'*9E26'$ (E ':6! 29DE:
(ia"ramas de /lu=o de datos
(ia"ramas estructurados
(ia"ramas de estructura de datos
(ia"ramas de relaci&n entre las
entidades
HERR'*9E26'$ (E E';! 29DE:
(ia"ramas de /lu=o
5eneradores de c&di"o
:en"ua=es de cuarta "eneraci&n
:en"ua=es de tercera "eneraci&n
:en"ua=es e es)eci/icaci&n
$i/tware Bue )uede 1ol1erse a utili#ar
Herramientas )ara el desarrollo de
)rototi)o
$!06M'RE
9erramientas integrales
Las acti,idades de anlisis abordan los detalles de alto ni,el mientras
que las acti,idades de desarrollo dan mayor im#ortancia a los detalles
de bao ni,el. El ni,el de detalle es una )orma )amiliar #ara caracteri%ar
el ti#o de in)ormacin que se esta reuniendo. Las es#eci.caciones de
157
alto ni,el describen requerimientos del usuarioI como entradasI salidas y
e+#ectati,as de )uncionamiento. Las es#eci.caciones de bao ni,el
indican la )orma en que sern satis)ecGos estos requerimientos #or
medio de detalles que son es#ec&.cos de la com#utadora. L5e la anterior
no se debe concluir que un ni,el es ms im#ortante que el otroI ya que
#ara #ro#orcionar un sistema de calidad satis)actoriaI ambos deben
desarrollarse con e+actitud y e.cienciaN.
En al$On momentoI los requerimientos y diseos deben trasladarse en
es#eci.caciones que ten$an la )orma de cdi$o eecutable La )uenteN. En
la actualidadI es aqu& donde e+iste un Gueco. En $eneralI las
Gerramientas )rontDend y bacEDend no estn inte$radas a tal $rado que
las es#eci.caciones $eneradas #or una #uedan ser #rocesadas sin
#roblemas #or la otra. 8or eem#loI no es #osible trasladar con )acilidad
dia$ramas de Cuo de datos a cdi$o )uenteI y lo mismo ocurre con las
estructuras de datos. 0 #esar de lo anteriorI la transicin de una
Gerramienta )rontDend Gacia una bacEDend #uede aGorrar tiem#o y
aumentar la ,elocidad de im#lantacin.
"uando las Gerramientas )rontDend y bacEDend estn se#aradasI el
analista debe Gacerse car$o del #roceso de transicin entre estas
Gerramientas Los res#onsables de desarrollar sistemas de in)ormacin
unto con los in,esti$adoresI buscan )ormas #ara inte$rar las tareas de
anlisis y desarrollo Ldesde la determinacin de requerimientos Gasta la
im#lantacin de la a#licacinN. (in embar$oI alcan%ar este $rado de
inte$racin es un reto di)&cil.
158
5enerador
de
C&di"o
5enerador
de
C&di"o
$o/tware de
la a)licaci&n
$o/tware de
la a)licaci&n
'F El analista se encar"a de mane=ar la di/erecia
entre las /ases /rontFend y .acNFend
Herramientas )ra la /ase de /rontFend
El analista se encar"a de inte"rar la salida )ro1eniente de
las 4erramientas )ara la /ase de /rontFend
EF :as 4erramientas se inte"ran de la /ase
/rontFend 4acia la /ase .acNFend
Herramientas )ra la /ase de /rontFend
El diccionario =ue"a un )a)el central
en la inte"raci&n
Las Gerramientas inte$rales #ro#orcionan un ambiente que automati%a
tareas cla,e a la lar$o de todo el #roceso de desarrollo. Estas
Gerramientas abarcan todo el ciclo de ,ida de la a#licacinI no solo el
#roceso de desarrollo. (i bien estas Gerramientas incluyen )acilidades
#ara manear as#ectos de anlisis y desarrolloI tambi?n )acilitan el
diseoI administracin y mantenimiento del cdi$o. 0simismoI brindan
un ambiente e.ciente #ara crearI almacenarI mani#ularI administrar y
documentar sistemas.
0l$unas Gerramientas estn ,inculadas con metodolo$&a es#eci.cas de
desarrollo L#or eem#loI anlisis estructuradoN. Otras so#ortan slo
len$uaes es#ec&.cos Lcomo "OPOLN o a determinado )abricante de
GardHare Lqui% IP3 o 5i$italN. 5e acuerdo con las necesidades de la
or$ani%acinI estas caracter&sticas tal ,e% limiten la utilidad de ciertas
Gerramientas.
0 menudo la cla,e se encuentra en la base de datos central. ms
adelanteI se considerara este as#ecto con mayor cuidadoI des#u?s de
estudiar con ms detalle las Gerramientas "0(E.
H. DISE=' DE SIS.EM1S
159
Los requerimientos se trasladan en es#eci.caciones de diseo. >Que
#retende alcan%ar el analista cuando disea un sistema de in)ormacin.@
Esta seccin describe los obeti,os del diseo de sistemas y e+#lora la
naturale%a del diseo as& como los resultados e+#l&citos es#erados de
esta acti,idad.
Especi/cacin de los elementos lgicos del diseo
El diseo de sistemas tiene dos eta#as* el diseo l$ico y la construccin
)&sica del sistema. "uando el analista )ormula el diseo l$icoI describe
las es#eci.caciones detalladas del nue,o sistema. es decir aquellas que
describen sus caracter&sticasR salidasI entradas. arcGi,os y bases de
datos y los #rocedimientosI todo en una )orma que satis)a$a los
requerimientos del #royecto. El conunto )ormado #or todas estas
caracter&sticas recibe el nombre de es#eci.caciones de diseo del
.sistema.
El diseo l$ico de un sistema de in)ormacin es similar al #royecto de
in$enier&a de un autom,il* muestra las caracter&sticas mas
sobresalientes Lcomo el motorI la transmisin y el es#acio #ara los
#asaerosN y la relacin que $uardan entre si Ldonde se conectan los
com#onentes unos a otros o cual es la se#aracin que e+iste entre las
#uertasN. Los re#ortes y salidas $eneradas #ar el analista son similares a
los com#onentes de diseo del in$eniero. Los #rocedimientos y atos se
enla%an entre si #ara #roducir un sistema que trabaa.
0l disear un sistema de in,entariosI #or eem#loI las es#eci.caciones
del mismo incluyen de.niciones de re#ortes y #antallas de #resentacin
que describen las e+istencias dis#oniblesI el abastecimiento y retiro de
art&culosI y el resumen de transacciones reali%adas duranteI #ar
eem#loI un mes de o#eracin. El diseo l$ico tambi?n es#eci.ca los
)ormatos de entrada y la distribucin de la salida en #antalla #ara todas
las transacciones y arcGi,os que son necesarios #ara dar mantenimiento
a los datos del in,entarioI a los detalles de las transacciones y a los
datos de los #ro,eedores. Las es#eci.caciones de #rocedimientos
describen los m?todos utili%ados #ara in$resar datos en el sistemaI
co#iar arcGi,os y detectar #roblemasI si ?stos se #resentaran.
160
DISE-( .("IC(
ES)ECIFICACI(&ES DE .AS CARACTERISTICAS
DISE-( FISIC(
)R(D/CT(
Es)eci/icaciones
de
$alida
Es)eci/icaciones
de
Entrada
Es)eci/icaiones de
'rc4i1os y .ases
de datos
Es)eci/icaciones
de )rocesamienF
to
RerBuerimientos
de datos
Entrada de datos
$o)orte )ara decisiones
5enerai&nde re)ortes
Comunicaciones
C
o
n
s
u
l
t
a
s
*antenimiento
de 'rc4i1os
Re)orte
Res)aldo
Pro"rama 'rc4i1os
6ransacci&n
*aestro
*aestro
R
e
)
o
r
t
e
(eterminar el
Producto terminado
La construccin )&sicaI que es la si$uiente acti,idad des#u?s del diseo
l$icoI #roduce el so)tHareI los arcGi,os y un sistema que )unciona. Las
es#eci.caciones de diseo indican a los #ro$ramadores la que el sistema
debe Gacer. 0 su ,e%I los #ro$ramadores escriben #ro$ramas que
ace#tan la entrada #ro#orcionada #or los usuariosI #rocesan los datosI
#roducen los re#ortes y $uardan los datos en los arcGi,os.
El diseo )&sico #ara el sistema de in,entarios ya mencionadoI esta
)ormado #ar instrucciones de #ro$ramaI escritas en un len$uae de
#ro$ramacin. Estos #asos re,isan los re$istros de mercanc&a en
e+istencia utili%ando #ara ello los datos asentados en la transaccinI
im#rimen los re#ortes y $uardan los datos. El analista es#eci.ca los
al$oritmos necesarios #ara cambiar las cantidades de mercanc&a en
e+istencia. 5urante la construccin )&sicaI los #ro$ramadores escriben
las instrucciones necesarias del #ro$rama #ara calcular los cambios y
#roducir los resultados.
1po!o para las acti-idades de la empresa
=n obeti,o )undamental en el diseo de un sistema de in)ormacin es
ase$urar que este brinde a#oyo a la acti,idad de la em#resa #ara la que
)ue desarrollado. En otras #alabrasI la tecnolo$&a de cm#uto y
comunicaciones es#eci.cadas en el diseo siem#re debe tener un #a#el
secundario en relacin con los resultados que se #retende que el
sistema #ro#orcione.
161
8or eem#loI si es esencial #ara una or$ani%acin mo,er la in)ormacin
con mucGa ra#ide% #ara mantener su com#etiti,idadI entonces las
es#eci.caciones de diseo del sistema de in)ormacin deben $irar
alrededor de este obeti,o esencial de la em#resa. En este ambienteI un
sistema que #rocesa la in)ormacin con lentitud causara danos a la
or$ani%acin. Ima$ine el lector un sistema de reser,acin de ,uelos que
no dice con #rontitud a sus usuarios que asientos quedan dis#onibles en
un determinado ,uelo o un sistema de caero automtico en un banco
que no #ermite a los clientes conocer con ra#ide% el saldo de sus
cuentas. 8ara estas or$ani%acionesI dicGas acti,idades son esenciales y
los sistemas de in)ormacin deben a#oyarlas.
5e manera similar. el diseo tiene que austarse a la )orma en que
trabaa la em#resa. (i el sistema de ,entas de una com#a&a es
diseado #ara trabaar meor con #edidos que son #a$ados en e)ecti,oI
cuando de GecGo la em#resa tiene una #ol&tica de cr?dito #ara las
,entasI entonces la $erencia no estar muy )eli% con el sistemaI y los
mismo suceder con los clientes. 0un a #esar de que el sistema de
in)ormacin trabae bien desde el #unto de ,ista t?cnicoI no se austa a
las acti,idades de la em#resa.
Los eem#los anteriores ilustran la im#ortancia de adecuar el sistema a
las necesidades de la or$ani%acinI un obeti,o que debe ser,ir
,irtualmente de $u&a a todas las decisiones de diseo.
0se$urar que las caracter&sticas del sistema cum#lan con los
requerimientos del usuario.
5urante el diseoI los requerimientos del usuario se trasladan en
caracter&sticas del sistema. (e dice que un sistema de in)ormacin
satis)ace las necesidades de los usuarios si*
7eali%a en )orma a#ro#iada los #rocedimientos correctos
8resenta in)ormacin e instrucciones en )orma ace#table y e)ecti,a
8roduce resultados e+actos
8ro#orciona una inter)ace y m?todos de interaccin ace#tables
Es #ercibido #or los usuarios como un sistema con.able.
En discusiones anteriores sobre el anlisis de sistemasI se menciono que
el #rinci#al inter?s del analista esa determinar el sistema correcto y
#ro#orcionar el sistema correcto. El obeti,o del diseo de sistemas es
alcan%ar estos dos obeti,os.
0roporcionar un sistema que sea f$cil de utili)ar
162
Los bene.cios que se obtienen #or NO utili%ar un sistema de in)ormacin
>son mayores que los que se #ueden alcan%ar con su uso@ Esta #arece
ser la #re$unta il$icaI ya que siem#re se #re.ere la in)ormacin
correcta que la errnea. 8ero los analistas con e+#eriencia saben que
mucGas de las caracter&sticas t?cnicas de un sistema de in)ormacin D
como su con.abilidadI e+actitud y ,elocidad de #rocesamiento D son
secundarias en relacin con los as#ectos Gumanos del diseo de
sistemas. 8or consi$uienteI los analistas #rocuran disear el sistema con
in$enier&a diri$ida Gacia las #ersonas yI en consecuenciaI incluyen
caracter&sticas er$onom?tricas.
Ingenier*a Eumana
5es#u?s que el sistema Ga sido instalado y de que los analistas se Gan
idoI los $erentes y sus em#leados comien%an a interactuar con el
sistema. 0 medida que el entusiasmo Ly el miedoN #or la nue,a
a#licacin toma su cauce normal y su uso se con,ierte en al$o rutinarioI
los usuarios comien%an a e+aminar y #robar sus caracter&sticas. Es en
este conte+to donde las caracter&sticas de in$enier&a Gumana a menudo
tiene mayor im#ortancia de las t?cnicas. (i los sistemas de in)ormacin
no son diseados #ara las #ersonas entonces no tendrn ?+ito.
El analista debe #rocurar )ormular el diseo de sistema en )orma que*
Incor#ore caracter&sticas del sistema que sean )ciles de
com#render y utili%ar.
5esaliente los errores cometidos #or los usuarios o la )alta de
cuidados #or #arte de ellos.
E,ite )allas o #rocedimientos ina#ro#iados que $eneren #eruicios o
com#licaciones #ara los usuarios o ,ayan en detrimento de la
or$ani%acin.
-en$a su.ciente Ce+ibilidad del usuario con el sistema
4uncioneI en $eneralI en una )orma que #are%ca natural al usuario.
0 menudo se em#lea el t?rmino orientado Gacia el usuario #ara desi$nar
aquellos sistemas que e+Giben e+celentes caracter&sticas de in$enier&a
Gumana Ldesa)ortunadamenteI el em#leo )recuente de este t?rmino en
la #ublicidad lo Ga GecGo tan #o#ular que e+iste la tendencia a #asar #or
alto su si$ni.cadoN.
Diseo Ergonom2tico
En el conte+to de los sistemas de in)ormacinI la er$onom&a estudia los
)actores )&sicos que a)ectan el rendimientoI la comodidad y la
163
satis)accin de los usuarios directos. El diseo de terminalesI sillas y otro
ti#o de equi#osI inCuyen en la )ati$a y tensin deri,ados del uso de
dicGos obetos. Estos )actores a)ectan a su ,e% la tasa de errores
cometidos #or los usuarios cuando in$resan datos en el sistemaI la
e.ciencia de los usuarios y Gasta el ausentismo.
La er$onom&a tiene relacin con la seleccin de equi#o y el diseo de la
reas de trabao. (in embar$oI como se ,er ms adelanteI se deben
considerar )actores er$onom?tricos cuando se esco$en los colores #ara
la #resentacin de in)ormacinI la ubicacin de las teclas de mandatosI
o los m?todos de interaccin con el sistema. En los sistemas ms
e.cientesI los analistas consideran con cuidado y desde di)erentes
#ers#ecti,asI los as#ectos er$onom?tricos del diseo de sistemas.
0roporcionar especi/caciones detalladas para el desarrollo
de softIare
0l i$ual que con las caracter&sticas de un sistema de in)ormacinI el
so)tHare tambi?n debe ser diseado con cuidado. El diseo de sistemas
incluye la )ormulacin de las es#eci.caciones de so)tHare.
Estas es#eci.caciones establecen )unciones de entradaI salida y
#rocesamientoI as& como los al$oritmos necesarios #ara e)ectuarlas. Los
mdulos de so)tHare unto con las rutinasI se en)ocan sobre lo que cada
)uncin reali%aR asimismoI se es#eci.can los #rocedimientos necesarios
#ara lle,ar a cabo dicGas )unciones. La seleccin de len$uaes de
#ro$ramacinI #aquetes de so)tHare y utiler&a de e)ectOa durante el
#roceso de diseo l$ico y las recomendaciones se incluyen como #arte
de las es#eci.caciones del so)tHare.
1ustarse a los est$ndares de diseo
"omo se #uede obser,arI los obeti,os del diseo de sistemas son muy
am#lios y a)ectan as#ectos de la a#licacin como de la or$ani%acin en
la que ser utili%ado el sistema. 8or consecuenciaI no debe sor#render el
GecGo de que los $ru#os de sistemas de in)ormacin meor maneadosI
tambi?n manten$an estndares #ara el desarrollo de sistemas. Las
es#eci.caciones de diseo se establecen dentro del marco .ado #or los
estndares.
Los si$uientes son eem#los de reas incluidas en el diseo de
estndares*
Estndares para datos
164
Lineamientos #ara asi$nar nombre a los datos y es#eci.car su lon$itud y
ti#o. Estos lineamientos son utili%ados #or todas las a#licaciones
desarrolladas #or el $ru#o de sistemas de in)ormacin. "on )recuencia
estn contenidas en el diccionario de datos.
Estndares de codifcacin
0bre,iaturas y desi$naciones )ormales #ara describir acti,idades y
entidades dentro de la or$ani%acin L#or eem#loI clasi.cacin de
clientes y ti#o de transaccionesN.
Estndares estructurales
Lineamientos sobre cmo estructurar el so)tHare y el sistema. 8ol&ticas
#ara di,idir el so)tHare en mdulosI #ara la codi.cacin estructurada y
la relacin e+istente entre los com#onentes del sistema. 8ueden incluir
estndares sobre la lon$itud del #ro$rama y lineamientos #ara ,ol,er a
utili%ar los mdulos de so)tHare.
165
Estndares de documentacin
5escri#ciones de las caracter&sticas del diseo de sistemasI de la
relacin entre com#onente y de las caracter&sticas de o#eracin que
#ueden ser re,isadas #ara conocer los detalles de la a#licacin.
"on el obeto de $aranti%ar que la a#licacin cum#la con los estndaresI
mucGas or$ani%aciones cuentan con un $ru#o de control de calidad que
tiene la res#onsabilidad de re,isar todas las es#eci.caciones de diseo
de sistemas de in)ormacinI as& como el #ro#io sistema una ,e%
terminado.
@#ue caracter*sticas son las que se deben disear7
Las es#eci.caciones de diseo escriben las caracter&sticas del sistemaI
los com#onentes o elementos del sistema y la )orma en que ?stos
a#arecern ante los usuarios. 8ara mucGos usuariosI el ?+ito de un
sistema est relacionado con la creencia que ten$an sobre si el sistema
tiene las caracter&sticas adecuadas.
Esta seccin describe las caracter&sticas que debe disear el analista de
sistemas. 8ero antes de considerarlasI es con,eniente #rimero aclarar
qu? elementos tienen que tomarse en cuenta en la es#eci.caciones
)ormales de diseo.
Elementos de Diseo
Los com#onentes de u sistema de in)ormacin descritos durante el
anlisis de requerimientosI son el #unto )ocal del diseo de sistemas.
Los analistas deben disear los si$uientes elementos*
4luo de datos
3o,imiento de datos GaciaI alrededor y desde el sistema
1lmacenes de datos
"onuntos tem#orales o #ermanentes de datos.
0rocesos
0cti,idades #ara ace#tarI manear y suministrar datos e in)ormacin.
8ueden ser manuales o basadas en com#utadora.
0rocedimientos
3?todos y rutinas #ara utili%ar el sistema de in)ormacin y lo$rar con
ello los resultados es#erados.
166
167
(ontroles
Estndares y lineamientos #ara determinar si las acti,idades estn
ocurriendo en la )orma antici#ada o ace#tadaI es decir si se encuentran
\bao control\. 0simismoI debe es#eci.car las acciones que tienen que
em#renderse cuando ocurren #roblemas o se #resentan circunstancias
ines#eradas. 8uede incluirse un re#orte sobre las e+ce#ciones o
#rocedimientos #ara la correccin de los #roblemas.
4unciones del personal
Las res#onsabilidades de todas las #ersonas que tienen que ,er con el
nue,o sistemaI incluyendo los usuariosI o#eradores de com#utadora y
#ersonal de a#oyo. 0barca todo el es#ectro de com#onentes del
sistemaI incluso desde la entrada de datos Gasta la distribucin de
salidas o resultados. 0 menudoI las )unciones del #ersonal se establecen
en )orma de #rocedimientos.
Diseo de la salida
El t?rmino salidaI se re.ere a los resultados e in)ormacin $enerados #or
el sistema. 8ara mucGos usuarios .nalesI la salida es la Onica ra%n #ara
el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos e,aluarn la utilidad
de la a#licacin. En la realidadI mucGos usuarios no o#eran el sistema de
in)ormacin y tam#oco in$resan datos en elI #ero utili%an la salida
$enerada #or el sistema. "uando disean la salidaI los analistas deben
reali%ar la si$uiente
Determinar que informacin presentar
5ecidir si la in)ormacin ser #resentada en )orma ,isualI ,erbal o
im#resa y seleccionar el medio de salida
5is#oner la #resentacin de la in)ormacin en un )ormato ace#table
5ecidir como distribuir la salida entre los #osibles destinatarios
La dis#osicin de la in)ormacin sobre una #antalla o documento
im#reso se denomina distribucin.
8ara lle,ar a cabo las acti,idades antes mencionadasI se requieren
decisiones es#eci.cas tales corno el em#leo de )ormatos ya im#resos
cuando se #re#aran re#ortesI cuantas l&neas #lanear sobre una #a$ina
im#resa o si se deben em#lear $r.cas y colores.
El diseo de la salida esta es#eci.cado en los )ormularios de
distribucinI que son Goas que describen la ubicacinI caracter&sticas
Lcomo lon$itud y ti#oN y )ormato de los encabe%ados de columnas y la
#a$inacin. -al como ya se indico al inicio de la #resente discusinI estos
168
elementos son anlo$os al bosqueo donde el arquitecto indica la
locali%acin de cada com#onente.
Diseo de arcEi-os
El diseo de arcGi,os incluye decisiones con res#ecto a la naturale%a y
contenido del #ro#io arcGi,oI coma si se )uera a em#lear #ara $uardar
detalles de las transaccionesI datos de ti#o Gistrico o in)ormacin de
re)erencia. Entre las decisiones que se toman durante el diseo de
arcGi,osI se encuentran las si$uientes*
Los datos que deben incluirse en el )ormato de los re$istros
contenidos en el arcGi,o
La lon$itud de cada re$istro. con base en las caracter&sticas de los
datos que contiene
La secuencia a dis#osicin de los re$istros dentro del arcGi,o Lla
estructura de almacenamiento que #uede ser secuencialI inde+ada o
relati,aN
No todos los nue,os sistemas de in)ormacin requieren del diseo de
todos lo arcGi,os utili%ados #or la a#licacin. 8or eem#loI es #robable
que ya e+istan arcGi,os maestros #orque estos son utili%ados #or otras
a#licaciones e+istentes. -al ,e% la nue,a a#licacin necesite Gacer
re)erencia solo al arcGi,o maestro. En este caso. los detalles del arcGi,o
se incluyen en las es#eci.caciones de diseo de la a#licacinI #ero el
arcGi,o no ,uel,e a disearse.
Diseo de interacciones con la base de datos
3ucGos sistemas de in)ormacinI ya sea im#lantados en sistemas de
cm#uto $randes o #equeosI interactuan con las bases de datos que
abarcan ,arias a#licaciones. 5ada la im#ortancia que tienen las bases
de datos en mucGos sistemasI su diseo es establecido y ,i$ilado #or un
administrador de bases de datosI que es una #ersona Lo $ru#o de
#ersonasN que tiene la res#onsabilidad de desarrollar y mantener la base
de datos. En estos casosI el analista de sistemas no e)ectOa el diseo de
la base de datos sino que consulta al administrador de la base #ara
determinar las interacciones mas a#ro#iadas con la base de datosI El
analista #ro#orciona al administrador la descri#cin de IN los datos que
son necesarios de la base de datosI y /N las acciones que tendrn e)ecto
sobre la #ro#ia base L#or eem#loI la recu#eracin de datosI cambios en
los ,alores de los datos o el in$reso de nue,os datos en la baseN.
0 su ,e%I el #a#el del administrador de bases de datos incluye las
si$uientes res#onsabilidades*
169
E,aluar la con,eniencia de la solicitud del analista
5escribir los m?todos #ara interactuar con la base de datos
0se$urar que la a#licacin no #ueda daar la base de datos o que
la a)ecte de manera ad,ersa a las necesidades de otros sistemas
de in)ormacin
170
Diseo de la entrada
Los analistas de sistemas deciden los si$uientes detalles del diseo de
entradas*
1. Que datos in$resan al sistema
/. Que medios utili%ar
1. La )orma en que se deben dis#oner o codi.car los datos
2. El dialo$o que ser,ir de $u&a a los usuarios #ara dar entrada a los
datos
5. ;alidacin necesaria de datos y transacciones #ara detectar errores
6. 3?todos #ara lle,ar a cabo la ,alidacin de las entradas y los #asos a
se$uir cuando se #resentan errores
Las decisiones de diseo #ara el maneo de entradasI es#eci.can la
)orma en que sern ace#tados los datos #ara su #rocesamiento #or
com#utadora. Los analistas deciden si los datos sern #ro#orcionados
directamenteI qui% a tra,?s de una estacin de trabaoI o #or el uso de
documentosI corno talones de ,entasI cGeques bancarios o )acturasI
donde los datos a su ,e% son trans)eridos Gacia la com#utadora #ara su
#rocesamiento.
El diseo de la entrada tambi?n incluye la es#eci.cacin de los medios
#ar los que tanto los usuarios .nales coma los o#eradores darn
instrucciones al sistema sobre las acciones que debe em#render. 8or
eem#loI un usuario que interactOa con el sistema #or medio de una
estacin de trabaoI tiene que ser ca#a% de indicarle al sistema ya sea
que ace#te una entradaI $enere un re#orte o termine el #rocesamiento.
Los sistemas en l&nea incluyen un dilo$o o con,ersacin entre el
usuario y el sistema. 8or medio del dialo$oI el usuario solicita ser,icios
al sistema y le indica cuando reali%ar cierta )uncin. 0 menudo la
naturale%a de la con,ersacin en l&nea Gace la di)erencia entre un diseo
e+itoso y otro inace#table. =n diseo ina#ro#iado. que dea la #antalla
en blancoI con)unde al usuario con res#ecto a que accin debe
em#render.
La dis#osicin de mensaes y comentarios en las con,ersaciones en
l&neaI as& como la ubicacin de los datosI encabe%ados y t&tulos sobre las
#antallas o documentos )uentesI tambi?n )orman #arte del diseo de
entradas. En $eneralI se #re#aran bosqueos #ara comunicar la
dis#osicin a los usuariosI #ara que ellos la re,isenI y a los
#ro$ramadores y otros miembros del equi#o de diseo de sistemas.
171
Diseo de controles
Los analistas de sistemas tambi?n deben antici#ar los errores que se
cometern al in$resar los datos en el sistema o al solicitar la eecucin
de ciertas )unciones. 0l$unos errores no tienen im#ortancia ni
consecuenciasI #ero otros #ueden ser tan serios que ocasionar&an el
borrado de datos o el uso ina#ro#iado del sistema. 0unque e+ista solo la
ms m&nima #robabilidad de cometer un error serioI un buen diseo de
sistema de in)ormacin o)recer los medios #ara detectar y manear el
error.
Los controles de entrada #ro#orcionan medios #ara 1N ase$urar que solo
los usuarios autori%ados ten$an acceso al sistemaI /N $aranti%ar que las
transacciones sean ace#tablesI 1N ,alidar los datos #ara com#robar su
e+actitud y 2N determinar si se Gan omitido datos que son necesarios.
Diseo de procedimientos
Los #rocedimientos es#eci.can que tareas deben e)ectuarse al utili%ar el
sistema y quienes son los res#onsables de lle,arlas a cabo. Entre los
#rocedimientos im#ortantes se encuentran*
0rocedimientos para entrada de datos
3?todos #ara la ca#tura de datos de las transacciones y su in$reso en el
sistema de in)ormacin Leem#lo* secuencia #ara dar entrada a los datos
re$istrados en los documentos )uenteN
0rocedimientos durante la eecucin
8asos y acciones em#rendidos #or los o#eradores del sistema yI en
ciertos casosI #or los usuarios .nales que interactOan con el sistema
#ara alcan%ar los resultados deseados Leem#lo* montar #aquetes de
discos o colocar en las im#resoras )ormas #reim#resasN
0rocedimientos para el maneo de errores
0cciones a se$uir cuando se #resentan resultados ines#erados Leem#lo*
ocurre un error cuando el sistema intenta leer datos de un arcGi,o o la
im#resora se atasca durante la im#resin de una $ran cantidad de GoasN
0rocedimientos de seguridad ! respaldo
172
0cciones #ara #rote$er al sistema y sus recursos contra #osibles daos
Leem#lo* \cuando y como Gacer co#ias de los arcGi,os maestros o de
#artes de la base de datos^@N
Estos #rocedimientos deben )ormularse #or escrito y )ormar #arte de la
documentacin del sistema.
173
Diseo de especi/caciones para programas
Las es#eci.caciones #ara #ro$ramas son #or si mismas un diseo. Ellas
describen como trans)ormar las es#eci.caciones de diseo del sistema DD
salidasI entradasI arcGi,osI #rocesamiento y otras DD en so)tHare de
com#utadora.
El diseo del so)tHare de com#utadora es im#ortante #ara ase$urar que*
Los #ro$ramas #roducidos lle,en a cabo todas las tareas y la Ga$an en
la )orma establecida.
La estructuracin del so)tHare en mdulos #ermita su #rueba y
,alidacin #ara determinar si los #rocedimientos son correctos
Las modi.caciones )uturas se #uedan reali%ar en )orma e.ciente y con
un m&nima de interru#cin en el diseo del sistema
=n sistema de so)tHare en #articular ser diseado solo una ,e%I #ero
ser usado re#etidamente y es muy #robable que e,olucione en la
medida que cambien las necesidades de los usuariosI coma lo seala el
#ro)esional de sistemas de in)ormacin de la Gistoria con que se inicia
este ca#&tulo. Estas obser,aciones aaden mas im#ortancia al diseo de
so)tHare.
En al$unas or$ani%acionesI e+iste una se#aracin entre las
res#onsabilidades del #ro$ramador y las que tiene el analista. En otrasI
tanto los #ro$ramadores como analistas com#arten las
res#onsabilidades. 0unque la combinacin de res#onsabilidades )acilita
la comunicacin del diseo a ciertos #ro$ramadores que trabaan en el
#royectoI ?sta no elimina los as#ectos mencionados Gasta este
momento.
Los m?todos #ara desarrollar el diseo o #ara es#eci.car los detalles
,ar&an de acuerdo con las #rcticas establecidas en cada or$ani%acin.
-ambi?n sern di)erentes corno consecuencia de los len$uaes utili%ados
#ara escribir el so)tHare. Los len$uaes de tercera $eneracin requieren
una atencin mucGo mayor en la que res#ecta a los detalles de los
#rocedimientos en com#aracin con la dedicada cuando se em#lean
len$uaes de cuarta $eneracin.
Seguimiento del proceso de diseo
0l i$ual que cualquier otro #royecto $rande o im#ortante de la
com#a&aI el diseo de sistemas de in)ormacin debe ser maneado en
174
norma adecuada #ara ase$urar que se obtendrn los resultados
deseados. Entre las #re$untas que #ar la $eneral se Gacen los $erentes
de #royecto o los de sistemas de in)ormacinI se encuentran las
si$uientes*
175
.iempo de desarrollo
>"uanto tiem#o tomara el #royecto@ >Que acti,idades son las criticas
#ara mantener el desarrollo dentro de los tiem#os #lani.cados@ >En este
momento el #royecto ,a desarrollndose de acuerdo con los tiem#os
es#eci.cados@
(osto de desarrollo
Los $astos del #royectoI use encuentran dentro de lo #resu#uestado@
1ceptabilidad del diseo
El diseo es#eci.cadoI satis)ace los requerimientos de los usuarios y de
la or$ani%acin@ (e #uede construir el sistema de acuerdo con el diseo
#ro#uesto@ >Es #osible meorar el diseo@
0 tra,?s de la e+#erienciaI los e+#ertos en sistemas de in)ormacin Gan
concebido m?todos y lineamientos #ara dar res#uesta a estas #re$untas
y manear el a,ance del desarrollo del #royecto.
=na t?cnica muy utili%ada #ara ase$urar que el diseo sea adecuado se
conoce coma el recorrido estructuradoI que es un m?todo #ara re,isar
las es#eci.caciones de ,arios de los as#ectos del diseo.
Seleccin de EardIare ! softIare
3ucGas ,eces cuando un sistema de in)ormacin se encuentra bao
desarrolloI el sistema de cm#utoI las estaciones de trabao y el a#arato
de comunicaciones sobre los que se im#lantar el sistemaI ya se
encuentran en la or$ani%acin. En estos casosI todo el es)uer%o de
diseo se concentra en ada#tar la a#licacin a las caracter&sticas del
sistema de cm#uto.
(in embar$oI cuando es necesario un nue,o equi#o de cm#utoI la
seleccin y adquisicin del mismo introduce una dimensin mas en la
acti,idad del nue,o sistema. (e deben )ormular las es#eci.caciones del
sistemaI recibir y re,isar las #ro#uestas de los ,endedores y Gacer una
seleccin. Esta Oltima se centra alrededor de los costos de adquisicinI
o#eracin y mantenimientoI de la ,elocidad y ca#acidadI y de las
caracter&sticas de #rocesamiento y comunicaciones.
0#arecen as#ectos similares cuando se deben adquirir #aquetes de
so)tHare dis#onibles en el mercado. La seleccin de so)tHare #ara
176
com#utadora necesita la e,aluacin de las caracter&sticas de cada
#aquete y la decisin de o#tar #or com#rarlo o rentarlo.
177
0articipacin de los usuarios
El diseo de un sistema de in)ormacin no solo es res#onsabilidad de los
analistas de sistemas. 8or el contrarioI los $erentes y usuarios del
sistema tambi?n tienen un #a#el im#ortante en el diseo del sistema. 0
continuacin se e+#lica #or que y como.
El tema de la #artici#acin de los usuariosI que a#arece en la bre,e
Gistoria con que inicia este ca#ituloI es uno de los ms im#ortantes. La
#artici#acin de los usuarios #ro#orciona al analista una
retroalimentacin que es im#ortante a medida que a,an%a el diseoI
#ero ?sta tambi?n ase$ura que los usuarios ten$an una #ers#ecti,a no
t?cnica de lo que el sistema Gar y de lo que no Gar. E+isten tres
ra%ones #ara que los usuarios #artici#en en el diseo de un sistema. La
#rimera de ellas es que el sistema #ertenece a los usuariosI no a los
analistas. "uando el sistema est terminadoI son los $erentes y
miembros del #ersonal los que trabaaran con el cotidianamenteI no los
analistas. 8or consi$uienteI es im#ortante que los usuarios #artici#en en
el desarrollo del sistema. "uando los usuarios sienten que el sistema
#ertenece al \de#artamento de cm#uto\I se #resenta una de las
situaciones menos deseables. 0l tener inCuencia sobre el diseo y
su$erir caracter&sticasI los usuarios no solo son dueos de los sistemasI
sino que adems tienen un #a#el en su desarrollo. LQ si el sistema no
satis)ace todos los requerimientosI los usuarios com#artirn tambi?n la
res#onsabilidad de todas las )allas.N
La se$unda ra%n #ara que el usuario #artici#e es la deteccin de
omisiones y de caracter&sticas innecesarias o di)&ciles de em#lear. Las
omisiones o los e+cesos deben detectarse durante el diseo l$icoI no
cuando el sistema est im#lantado y en o#eracin. 5escubrir estos
#roblemas en el momento de la im#lantacin no solo es )rustranteI sino
que tambi?n resulta mucGo ms costoso Gacer las adiciones o cambios
en este momento que durante el diseo del sistema.
La tercera ra%n es que cualquier error tanto en los #rocedimientos
manuales como com#utari%adosI almacenes de datos y otras
caracter&sticas de diseoI debe detectarse lo mas #ronto #osible.
5escubrir errores una ,e% que el sistema est im#lantado #ro,oca dudas
#ar #arte de los usuariosI aOn des#u?s de corre$irlos Llos usuarios se
sor#render&an si e+istieran otros errores que toda,&a no Gan sido
detectadosN. 8or otra #arteI los errores descubiertos en el so)tHare o
des#u?s de que la a#licacin se Ga liberado #ara su uso re$ularI son
mucGo ms costosos de corre$ir.
178
(e #uede lo$rar una buena #artici#acin de los usuarios durante el
diseo al #edirles que re,isen los re#ortes sobre #rototi#osI )ormatos de
entrada y que brinden ayuda #ara escribir #rocedimientos que les di$an
a otras #ersonas coma utili%ar el sistema en )orma adecuada. Los
usuarios tambi?n son de $ran ayuda #ara los m?todos de #rueba de
inter)aces con el sistemaI el em#leo de menOs y en la e,aluacin de la
secuencia de mandatos. "on )recuencia resulta sor#rendente la cantidad
de dilo$os que son #er)ectamente claros #ara los analistas y que los
usuarios #erciben corno con)usos y llenos de errores. -ener un #unto de
,ista )resco de un $erente que no Ga utili%ado la inter)aces con
anterioridad #uede lle,ar a cambios #roducti,os en las es#eci.cacionesI
con la que se e,itan di.cultades )uturas.
"uando e+iste un numero muy $rande de usuarios DD qui% tratndose de
un sistema que abarca a toda la or$ani%acin DD no es deseable ni
tam#oco )actible in,itar a todos los usuarios en #otencia a que
#artici#en en el es)uer%o de diseo del sistema.
En estos casosI deben seleccionarse ,arias #ersonas #ara que #artici#en
en la reco#ilacin de los comentarios de un usuario t&#icoI as& como de
otrosI tal ,e% de aquellas #ersonas que lo usan y que tienen bastante
e+#eriencia en el em#leo de sistemas de in)ormacin.
Diseo De %as Salidas Del Sistema
El diseo de la salida de la com#utadora debe a,an%ar en una )orma
or$ani%ada y bien #ensada* tiene que desarrollarse correctamente
mientras que al mismo tiem#o se $arantice que cada elemento de la
salida est diseado #ara que las #ersonas encuentren que el sistema es
)cil de em#lear.
El t?rmino salida se utili%a #ara denotar cualquier in)ormacin #roducida
#ar un sistema de in)ormacinI ya sea im#resa o en una #antalla.
"uando los analistas disean la salidaI ellos*
Identi.can la salida es#eci.ca que es necesaria #ara satis)acer los
requerimientos de in)ormacin.
(eleccionan los m?todos #ara #resentar la in)ormacin.
"rean los documentosI re#ortes u otros )ormatos que contienen la
in)ormacin #roducida #or el sistema.
Los m?todos de salida ,ar&an a tra,?s de los sistemas. 8or eem#loI
al$unos m?todos como el del re#orte de in,entario sobre la cantidad de
mercanc&aI o el del sistema de cm#utoI o el que esta bao el control de
un #ro$ramaI sim#lemente recu#eran los datos de un dis#ositi,o de
179
almacenamiento L#or la $eneralI de un medio de almacenamiento
secundarioN y los #resentan en )orma adecuada. En estos casosI si
acasoI se reali%an al$unos clculos debido a que los datos ya e+isten y
solo es necesario recu#erarlos. Otros ti#os de salida qui% requieran de
un #rocesamiento sustancial antes de que los datos est?n dis#onibles
#ara su uso. 8or eem#loI #ara #roducir corno salida el costo de
)abricacin de un #roductoI el sistema #rimero locali%a las descri#ciones
de todas las #artes utili%adas en el #roducto .nal y la cantidad necesaria
de ?stas #ara )abricarlo. 5es#u?sI se obtiene el costo de cada una.
4inalmenteI se multi#lican y totali%an los costos y cantidades de todas
las #artes #ara #roducir la salida deseada. En este eem#loI los #asos de
#rocesamiento son mucGo ms e+tensos que #ara el eem#lo del
in,entarioI aunque ambos conuntos de in)ormacin qui% ten$an la
mismas im#ortancia #ara los usuarios del in)orme de in,entarios.
'beti-os de la salida
La salida de un sistema de in)ormacin debe alcan%ar uno o mas de los
si$uientes obeti,os*
'cti1ar una alarma F 9ndicador de una acci&n
Con/irmar una acci&n
Con/irmar una acci&n
Historial
del Dendedor
Re)orte de
e3ce)ciones
9n1entario
*anual
Estado 'ctual
6ransmite in/ormaci&n
9ndicador de e1entos
'cti1ar
una
alarma
Resumen de antecedentes
8so de la
in/ormaci&n
contenida en
la salida del
sistema
l. E+#resar in)ormacin relacionada con acti,idades #asadasI estado
actual o #royecciones #ara el )uturo
180
/. (ealar e,entos im#ortantesI o#ortunidadesI #roblemas o
ad,ertencias
1. Iniciar una accin
2. "on.rmar una accin
El buen diseo de la salida de los sistemasI no #uede ser desarrollado en
)orma inde#endiente del uso que se dar a la salida. En otras #alabrasI
no se #uede clasi.car coma \buena\ una salida est?ticaD mente atracti,a
o que Ga$a uso de una nue,a tecnolo$&a a menos que satis)a$a las
necesidades de la or$ani%acin y de sus usuarios. El #ro#io #roceso de
diseo comien%a cuando el analista de sistemas identi.ca la salida que
debe #roducir el sistema Lun #roceso que se inicia durante la
determinacin de requerimientosN.
En el desarrollo de #rototi#os de a#licacionesI a menudo los analistas
desarrollan #antallas de salida #ara #ermitir que los usuarios reaccionen
tanto al contenido corno a la )orma de la salidaI tomando en
consideracin la manera en que Garn uso de ella. 5e manera similarI
bao el m?todo de desarrollo #or anlisis estructuradoI los dia$ramas de
Cuo #re#arados con antici#acin durante el #roceso de desarrolloI
en)ocan la atencin sobre la naturale%a de la salida. "ada Cuo de datos
lle,a in)ormacin que ser&a em#leada en otras #artes del sistema o que
la abandonan como salida e+terna. El obeti,o #rinci#al durante el
diseo de la salida de la com#utadora es la in)ormacin que ser
#resentada a las #ersonas. 8uede a.rmarse que la salida de la
com#utadora es #ara las #ersonas. Lo anterior es una consideracin
im#ortante #ara el contenido de este ca#itulo. Es #or esto que no se
aborda la )orma en que los datos se mue,en entre los #rocesos o entre
los almacenes de datos y los #rocesos Lestos Cuos de datos sern
diseados des#u?sI durante el diseo del #rocesamientoN.
.ipos de salidas
(in im#ortar si la salida es un re#orte o un listado del contenido de un
arcGi,oI este siem#re es resultado de un #roceso #or com#utadora. La
salida del sistema #uede ser*
l. =n re#orte
/. =n documento
1. =n mensae
5e acuerdo con las circunstancias y los contenidosI la salida #uede ser
im#resa o #resentada en una #antalla. El contenido de la salida tiene su
ori$en en las si$uientes )uentes*
1. 7ecu#eracin de un dis#ositi,o de almacenamiento
181
/. -ransmisin desde un #roceso o acti,idad del sistema
1. 5irectamente desde una )uente de entrada
11
Deri/icaci&n
de la /actura
/irmada
13
Deri/icaci&n
de la mercanc%a
ordenada
12
Deri/icaci&n
de la ace)taci&n
de la /actura
14
Rece)ci&n de
la autori#aci&n
de com)ra
15
Precio asentado
en la /actura
16
'ce)taci&n
de la /actura
!rdenes
de Com)ra
0acturas
reci.idas
0acturas
autori#adas
Eit,cora
de 0acturas
0acturas
)or )a"ar
0actura
0actura
0irmada
(etalle
de la /actura
PaBuete
de /acturas
(etalle de
los )recios
0actura
sin 1eri/icar
PaBuete
de /acturas
:a autori#aci&n
ocurre
diariamente
0actura
con
/irma
0actura
sin
/irmar
0acturas
ile"ales
6al&n
de
)a"o
0acturas
auditadas
(etalle de
las !de Com)ra
'ce)taci&n
de los
detalles
(e.en marcarse
los montos mayores
*Clti)les co)ias de
la lista de cuentas
con resumen )O1endedor
:as /acturas
lle"an
diariamente
P! *anual
9n/orme dis)oni.le
en caso de Bue el ssitema
no estG en o)eraci&n
)or moti1os de
mantenimiento
P! actual en
co)ias mCti)les
El nue1o diseAo
de.e )resentar )ara su
uso deesde una E(central
9m)resi&n o
)resentaci&n
en )antalla de la
/ec4a de 1to =unto
con la cantidad
adeudada de mayor
a menor
:os c4eBues
se )a"an una
1e# )or semana
Pre)arar la carta
con )a)el y so.re
mem.retados
'ctuali#ar )ara
mostrar la /ec4a
de retorno =unto
con el moti1o
)ara 4acerlo
El dia$rama de Cuo de datos de la .$uraI contiene anotaciones que
indican as#ectos relacionados con el diseo de la salida La ilustracin
tambi?n muestra donde es necesario una salida $enerada #or el
sistema. Estas anotaciones tambi?n sealan la necesidad de la salida de
,arias co#iasI )ormularios y otros detalles de diseo.
1spectos importantes de la salida
"inco #re$untasI a las que debe darse res#uesta en )orma com#leta y
a#ro#iadaI ayudan a los analistas de sistemas a com#render meor lo
que debe ser la salida de un nue,o sistema*
l. >Quienes recibirn la salida@ El usuarioI >)orma o no #arte de la
or$ani%acin@ Qui% los usuarios e+ternos ten$an requerimientos
es#ec&.cos que no se #ueden cambiar y que dictan los requerimientos
de contenidoI )ormato y medio de #resentacin. -al ,e% las
or$ani%aciones decidan #resentar la misma in)ormacin en )orma
182
di)erente cuando ?sta es en,iada a los usuarios tanto e+ternos coma
internos.
/. Q "ul el uso que se le #retende dar@ La salidaI >#resenta in)ormacin
L#or eem#loI un re#orte sobre el ,olumen de ,entasNI solicita una
res#uesta Lnoti.cacin de la reno,acin de la licencia de maneoNI o
inicia una accin Lnoti.cacin de adeudo ,encidoN@ El uso determina
el contenidoI la )orma y el medio a utili%arse #ara su $eneracin.
1. >"untos detalles son necesarios@ 8ocos detalles son necesarios #ara
indicarle a al$uien que renue,e salida. =na licencia de maneo
LnombreI direccinI )ecGa de reno,acinI cuota y una identi.cacin de
la salida coma a,iso de reno,acinN. (in embar$oI un in)orme
trimestral de ,entas contiene mucGos detalles con )ormatos di)erentes
que son de ayuda #ara trasmitir un mensae Lque sucediI como
ocurri y cual )ue el resultadoN a todos los usuarios. 0simismoI la
cantidad de datos tambi?n su$iere si deben em#lear m?todos de
im#resin o de #resentacin en una #antalla.
2 >"uando y con qu? )recuencia es necesaria la salida@ El calendario
unto con la o#ortunidad de la salida son $u&as es#eci.cas de diseo.
0l$unas salidas se #roducen con #oca )recuencia y solo cuando
a#arecen ciertas condiciones* la emisin del a,iso de reno,acin de
licencia #uede ocurrir cada cuatro amosI la emisin de una
noti.cacin de #a$o sucede cuando el saldo de la cuenta esta
,encido. (in embar$oI la or$ani%acin #uede requerir cada mes una
salida que indique todas las licencias que deben reno,arse el #r+imo
mesI o una salida cada semana que seale todas aquellas cuentas
cuyo saldo se ,enci durante la semana.
5. >Que m?todo utili%ar@ La salidaI >debe ser im#resa o #resentada en
una #antalla@ Los eem#los anteriores muestran que la salida im#resa
se em#lea con bastante )recuencia. (in embar$oI si un sistema da
res#uestas del ti#o si o no a las consultas L\>E+iste un lu$ar dis#onible
Goy en el ,uelo 11'@\NI entonces a menudo es a#ro#iado #resentar la
res#uesta en una #antalla. Los sistemas de conmutacin electrnica
utili%ados #or mucGas com#a&as tele)nicas de Estados =nidosI
em#lean una salida de audio #ara in)ormarles sobre un nue,o numero
tele)nico o el cambio de ?ste. (in embar$oI >quien desear&a
e+aminar una lista e+tensa sobre las cantidades de in,entario
utili%ando una salida de audio@
8ara cualquier requerimiento de salidaI los analistas de sistemas deben
dar res#uesta a estas #re$untas. En lo que resta del ca#ituloI se
e+#loran las o#ciones que el analista selecciona cuando )ormula el
183
diseo de la salida. La si$uiente seccin estudia ,arias )ormas #ara
#resentar la in)ormacin a los usuarios .nales.
184
Diseo De Salida Impresa
Los analistas de sistemas es#eci.can la salida im#resa cuando necesitan
en,iar #or correo un documento ya sea #ara un cliente o #ro,eedorI
im#rimir un re$istro de datos o noti.car cierta in)ormacinI o #ara Gacer
lle$ar al mismo tiem#o un $ran ,olumen de in)ormacin a ,arias
#ersonas. El analista debe buscar el em#leo de solo aquellas salidas
im#resas que son absolutamente necesarias. 9asta donde sea #osibleI
el desarrollo de un sistema de in)ormacin basado en com#utadora debe
reducirI no aumentarI el numero de re#ortes im#resos que circulan #or
toda la or$ani%acin. =n re#orte bien diseado debe reem#la%ar a ,arios
mal diseados. QI ademsI el #ro#orcionar detalles innecesarios no
ayuda a nadieI #or lo que los analistas siem#re deben estar alertas #ara
e,itar la #roduccin de datos e+traos. 7e#ortes im#resos Los re#ortes
im#resos ,ar&an en tamaoI aunque los analistas a menudo em#lean los
si$uientes tamaos estndares*
!1S/ #or 11 #ul$adas
11 #or 121S/ #ul$adas
8 #or 121S/ #ul$adas
-odos estos tamaos son #ara )ormas continuasI que son Goas de #a#el
unidas entre si y que son alimentadas a la im#resora una detrs de otra.
M2todos para la salida impresa
-odos los m?todos de im#resinI ya sean o no de im#actoI utili%an una
im#resora de com#utadora #ara colocar la in)ormacin de salida sobre el
#a#el donde se im#rime el re#orte. Los analistas de sistemas estn
em#leando cada ,e% mas la im#resin #or lser #ara $enerar la salida
im#resa. Este m?todo es ms e.ca% #ara inte$rar $r.cas y te+to.
-al como ya se indicoI uno de los obeti,os de diseo de un sistema es el
maneo del ,olumen de in)ormacin $enerada. -ambi?n debe
considerarse la salida en #el&cula cuando es deseable la in)ormacin
im#resa #ero es obetable la cantidad de #a#el necesaria #ara Gacerlo.
-odas las caracter&sticas de la salida im#resa tambi?n se encuentran
dis#onibles en micro.lmes o micro.cGasI que son los dos m?todos #ara
#roducir salida en #el&cula. La salida de este ti#o reduce los costos en
a#ro+imadamente una tercera #arte.
5es#u?s de obtener la micro.cGaI esta #uede almacenarse y
recu#erarse cuando sea necesario. 8ara datos de re)erencia que se
em#lean en )orma es#ordicaI tales como los saldos de las cuentas de
185
aGorro que cambian con #oca )recuencia y donde los intereses se
de#ositan cada tres mesesI la micro.cGa #uede ser Otil coma o#cin de
salida.
=na #$ina de salida necesita muy #oco es#acio cuando se almacena en
una micro.cGaR una #ul$ada cuadrada de #el&cula #uede contener la
in)ormacin de ,arias #a$inas. =na tareta de 1 Y 5 #ul$adas #uede
contener el equi,alente de cientosI aun milesI de #$inas.
El tiem#o que toma locali%ar el rollo de #el&cula o tareta que contiene la
in)ormacin deseada Lel usuario debe mantener un IndiceN aunado con el
necesario #ara colocar la #el&cula en la lectora de micro.cGas o
micro.lmesI es la ,erdadera des,entaa de este m?todo.
Entre los #rocedimientos del sistema que el analista #re#araI deben
incluirse los necesarios #ara almacenar y recu#erar la salida en
#el&culas.
4ormas especiales
Los sistemas de in)ormacin basados en com#utadora tambi?n #roducen
)ormas es#eciales. =na de las ms comunes es la )orma #reim#resa que
est diseada #ara incluir s&mbolos es#eciales y marcas re$istradas de
la or$ani%acinI y que se im#rime con ,arios coloresI los que de#enden
de los requerimientos establecidos #or el analista o usuario. Las )ormas
se im#rimen sobre #a#el blanco. "uando estas se entre$an al clienteI
todos los detalles que no sern aadidos #or la im#resora del sistema de
in)ormacin ya se encuentran sobre ellas.
0l$unas )ormas utili%adas #ar las or$ani%aciones tienen un )ormato
tradicional que #ermanece sin cambiosI aun cuando se introdu%can
sistemas de cm#uto. Estas )ormas son #reim#resas con la .nalidad de
mantener caracter&sticas estndares. 8or eem#loI el )ormato de
contabilidad de la .$ura 8.15 es muy utili%ado #or ,arias com#a&as. Lo
mismo sucede con el cGeque que tambi?n )orma #arte de la .$ura. En
ambos documentos todos los detalles que no cambian Lcoma
encabe%adosI notas y nombresN son #reim#resos. Los detalles que
cambianI incluyendo las cantidades en dlaresI )ecGas y nombres de
#ersonasI se aaden des#u?s. En sistemas basados en com#utadoraI
estos detalles son im#resos #or la im#resora de la misma com#utadora.
Entre las situaciones ms re#resentati,as donde debe considerarse el
usa de )ormas #reim#resasI se encuentran las si$uientes*
7e$lamentos o requerimientos le$ales que obli$an al uso de )ormas
186
#reim#resas
5estinatarios que es#eran un )ormato estndar
La inclusin del lo$oti#o de la or$ani%acinI una marca re$istrada o
s&mbolo que debe estar incluido en la )orma
-rabao art&stico o $r.cas Lincluyendo l&neas Gori%ontales y ,erticalesN
que tendrn meor a#ariencia si se #reim#rimen
Diseo De Salida En 0antalla
3ucGos de los #rinci#ios del buen diseo estudiados Gasta este
momentoI tambi?n se a#lican a la salida que a#arecer sobre las
estaciones de trabao o las #antallas de las terminales. (in embar$oI
debe tenerse en mente que esta clase de dis#ositi,os #ro#orcionan un
es#acio menor #ara trabaar que la mayor #arte de la salida im#resa.
0simismoI requieren que el usuario reciba instrucciones sobre corno
utili%ar la #antalla. "on la salida im#resa se #uede su#oner que las
#ersonas saben coma buscar al$o en el re#orteI dar la ,uelta a la
si$uiente #a$ina y que #asos se$uir cuando Gan terminado con el
re#orte. No es #osible Gacer las mismas su#osiciones cuando se disean
las #antallas.
0lantillas para pantallas
"ada #$ina de #resentacin ,isual recibe el nombre de #antalla o
#anel. En este casoI la #lantilla )acilitara o im#edir su uso. El diseo de
la #lantilla comien%a con la ,eri.cacin de las caracter&sticas de la
#antalla de #resentacin ,isual. Entre ?stas se incluyen las si$uientes*
5imensiones )&sicas de la #antalla* NOmero de ren$lones y columnas
de datos que #ueden ser mostrados al mismo tiem#o
<rado de resolucin LaltaI mediana o baaN
NOmero de colores dis#onibles L#or eem#loI monocromticoI tres
coloresI ocGo coloresI etc.N
3?todos de realce LsubrayadoI ne$ritasI #ar#adeoI di)erentes
intensidadesN
3?todos #ara el control de la intensidad LaltaSbaaR normalSin,ersaN
Las #antallas #ara #resentacin ,isual #or lo $eneral tienen 8' columnas
con /2 o /5 l&neas. Las #antallas de las terminales de #unto de ,enta y
de al$unas com#utadoras #orttiles tienen dimensiones mas #equeas.
En los eem#los se su#one el tamao estndar de 8' #or /5.
"omo el lector sabe Gasta este momentoI la in)ormacin debe leerse de
i%quierda a derecGa y de arriba Gacia abaoI adems de que debe ser
187
)cil encontrar los detalles mas im#ortantes. 8or otra #arteI cierta
in)ormacinI como los t&tulos y encabe%adosI deben colocarse siem#re
en )orma consistente.
Diseo de pantallas
El diseo de una #antalla comien%a al reconocer que la #antalla est
com#uesta #ar di)erentes reas. Las Gerramientas #ara elaborar
#lantillas ayudan al analista a es#eci.car el contenido de los )ormatos
de diseoI ya sean Onicos o mOlti#les.
Secciones de una pantalla
7esulta Otil di,idir la #antalla en secciones que se em#lean de manera
consistente #ara #resentar in)ormacinI identi.caciones y mensaes #ara
el usuario. La .$ura 8./' muestra las reas ms comunes en que se
di,ide una #antallaI incluyendo la l&nea su#eriorI la re$in central y las
cuatro esquinas. La e+#eriencia Ga demostrado que la esquina su#erior
i%quierda es la #arte ms ,isible de la #antalla. El buen diseo de una
#antalla Gace el meor uso #osible de estas reas.
0l disear #antallas de salida se necesitan reas #ara*
1N encabe%ados y t&tulos
/N el contenido de la #antalla
1N mensaes e instrucciones y
2N al$unas e+#licaciones sobre la in)ormacin que se #resenta.
188
Dentana de 80 Columnas
Dentana Princi)al
Dentana de Eanderas
P30 ColumnasQ
:%nea de Estado
Esca)e a la Pantalla Bue contiene el menC
La 4i$. muestra cmo se debe colocar esta in)ormacin en la #antalla.
Los encabe%ados y t&tulos se colocan en la #arte su#erior de la #antallaI
los mensaes e instrucciones en la #arte in)eriorI y las e+#licacionesI si
estas son necesariasI en el cuadrante su#erior i%quierdo. En buena #arte
esta distribucin de#ende de la #re)erenciaI ya que la in,esti$acin en
)actores Gumanos Ga demostrado que cualquier o#cin #uede tener la
misma e)ecti,idad.
=na l&nea de estado #ro#orciona al usuario in)ormacin relacionada con
el #ro$rama L#or eem#loI un mensae que indique que la rutina de
clasi.cacin est Gaciendo su trabaoI que se est im#rimiendo un
in)orme o que se Ga deado de #resionar la tecla "08( LO"_ del tecladoN.
No es necesario detallar la in)ormacin ya que su uso #rinci#al es ser,ir
como re)erencia. Esta debe mostrase en )orma consistente y en una
re$in que llame la atencin.
5e acuerdo con la a#licacinI qui% sea Otil #resentar ,isualmente una
reilla o subdi,isiones. Esta #rctica se si$ue con bastante )recuencia
cuando se #resenta in)ormacin de contabilidad en )orma de tabla o los
detalles contenidos en una )actura.
Las Gerramientas #ara la elaboracin de #lantillasI ya sea de #a#el o
asistidas #ro com#utadoraI sir,en #ar conducir el diseo de las
#antallas. El diseo adecuado de ?stas incluye un t&tulo y encabe%ados
189
#ara columnas L#or eem#loI sistemas de recu#eracin de #reciosI
nOmero de art&culoI #resentacinI cate$or&a y unidadesN. Los datos en
cada columna se indican de la misma manera que #ara la salida
im#resa.
La in)ormacin que indica a los usuarios cmo #rose$uir en $eneral se
muestra en la #arte in)erior de la #antalla. (e debe sealar a los
usuarios cmo recu#erar la si$uiente #antalla de in)ormacin L#resione
N....N y cmo abandonar el sistema L#resione + #ara salirN. El diseo
tambi?n debe instruir al #ro$ramador #ara que ?ste escriba el so)tHare
en una )orma queI si el usuario #resiona otra tecla y esto #uede ser
causa de errorI el so)tHare interce#te la entrada y e,ite con ello el error.
8or eem#loI si el usuario #resiona la tecla Q Lo cualquier otra tecla que
no sea Y en este diseo es#ec&.coNI el #ro$rama debe detectar el error y
no tomar nin$una accin o reali%ar cualquier #rocesamiento Gasta que
se #resione la tecla correcta.
Diseo de pantallas m<ltiples.
"on )recuencia los diseadores em#lean ,arias #antallas #ara dar a los
usuarios la in)ormacin que ellos necesitan. La #rimera #antalla
#ro#orciona in)ormacin $eneral. 0l #resionar una tecla es#ec&.caI el
usuario recu#era una se$unda #antalla que contiene los detalles.
Diseo de -entanas.
En la salida de una com#utadoraI las ,entanas son subdi,isiones de la
#antalla que Gacen #osible #resentar al mimo tiem#o di)erentes
conuntos de salida. Los usuarios #ueden eecutar ,arios #ro$ramas al
mismo tiem#o Lcaracter&stica denominada multitareaN y #resentar la
salida de cada #ro$rama en una ,entana. -ambi?n un #ro$rama #uede
#resentar ms de una salida al mismo tiem#o.
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(apacidades de las 3entanas
5e acuerdo con los detalles del sistemaI #uede ser #osible re#osicionar
las ,entanas sobre la #antalla. Los usuarios tambi?n desean tener la
ca#acidad de cambiar el tamao de una ,entanaI ya sea aumentarlo
#ara incluir en ella ms in)ormacin o de ocultar las ,entanas que en un
determinado momento no son necesarias. El trasla#e #ermite que los
usuarios mue,an la in)ormacin a #rimer #lano cuando sea necesario y
que la reem#lacen de nue,o con otra in)ormacin al trasla#arlaI una
,entaa que #ermite utili%ar una $ran #arte de la #antalla sin alterar la
Ce+ibilidad o)recida #or las ,entanas. -odas estas caracter&sticas deben
ser #ro#orcionadas #or el sistema o#erati,o de la com#utadora. 5e esta
)ormaI el analista de sistemas no disea la l$ica de #rocesamientoI
#ero debe discutir la caracter&sticaI si es que ?sta e+isteI con el usuario
tal como se utili%ar en la a#licacin bao desarrollo.
El uso de ,entanas se debe considerar cuando la a#licacin lo requiera o
deba ser meorada con )acilidades #ara*
8resentar datos di)erentes o conuntos de re#ortes al mismo tiem#o.
8ara cambiar entre ,arios #ro$ramasI mostrando la salida de cada uno
de ellos.
3o,er in)ormacin de una ,entana a otra Ldentro del mismo #ro$rama
o entre di)erentes #ro$ramasN.
8ermite que los usuarios re#osicionen la in)ormacin sobre la #antalla
#ara adecuarla a sus necesidades #articulares.
Estas situaciones son comunes en uno o ms de los si$uientes eem#los*
"onsultas sobre #edidos
"uando se re,isan los #edidos de los clientesI un asistente encontrar&a
de utilidad que una ,entana #udiese #resentar el catlo$o de #roductos
de la com#a&aI otra los detalles del #edido en cuestin y una tercera
con datos es#ec&.cos Ltales como el nOmero de art&culosI la cantidad
surtida y el costoNI de la )actura del cliente. Este eem#lo muestra cmo
se #ueden #resentar al mismo tiem#o datos de re)erencia y detalles de
la transaccin.
;eri.cacin de cuentas #or #a$ar.
En los sistemas de cuentas #or #a$arI se muestran en una ,entana la
descri#cin del cliente LnombreI nOmero de cuentaI direccinI nOmero
tele)nicoI saldo de la cuenta y nombre com#letoNI en otra a#arecen el
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monto mensual de com#rasI #a$os y en una ms las transacciones de
auste. Los detalles de las transacciones #ueden #asar sobre la #antalla
Gacia arriba o Gacia abaoI lo que )acilita el e+amen de aquellos art&culos
que no caben en la #antalla al mismo tiem#o. Este eem#lo ilustra la
#resentacin simultnea de detalles e identi.cacin de transacciones.
8aquete de auditor&a #ara el #a$o de im#uestos.
En este eem#lo los im#uestos #a$ados se muestran #$ina #or #$ina
en una ,entanaI los detalles de la auditor&a en otra y las co#ias de la
corres#ondenciaI una #$ina a la ,e%I en otra ,entana. Es eem#lo
ilustra la )orma en que se #uede tener acceso a ,arias #$inas de
in)ormacin #or medio de ,entanas. Las ca#acidades de aumento o
reduccin en el tamao #ermiten ,er toda la #$ina de un documento y
am#liar una seccin o #rra)o en #articular del mismo.
La lista #odr&a aumentarI #ero estos eem#los ilustran las ca#acidades
que o)recen los ambientes de ,entana #ara #resentar la salida de la
com#utadoraR la cual se #uede disean en sistemas que se eecutan
sobre com#utadoras #ersonales as& como en sistemas de cm#uto
$randes.
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