Manual SisLic Modulo Protocolo

IplanRio - Unidade Funcional de Infra-estrutura Urbana UFI 1
N D I C E

APRESENTAO..............................................................................................................................2
INFORMAES GERAIS..................................................................................................................3
ACESSO AOS MDULOS................................................................................................................4
1.TELA PRINCIPAL SISLIC.............................................................................................................4
2.TELA DE SEGURANA.................................................................................................................5
3.TELA PROTOCOLO.......................................................................................................................6
3.1. CADASTRAR................................................................................................................................7
3.1.1. Cadastrar Processo............................................................................................................. 7
3.1.2 Cadastrar Ofcio ................................................................................................................ 28
3.1.3. Cadastro de Memorando................................................................................................... 36
3.1.4. Cadastro de Guia de Ocorrncia (GO)............................................................................. 40
3.1.5 Cadastro de Data de Publicaes. ..................................................................................... 45
3.2. TRAMITAR................................................................................................................................46
3.3 CONSULTA DE DOCUMENTOS ....................................................................................................58
3.4 MUDAR DE DEPARTAMENTO .....................................................................................................60
3.5 BLOQUEAR SISTEMA..................................................................................................................61
Apresentao

Sistema de Licenciamento Mdulo Protocolo Interno

Objetivo
O sistema tem como objetivo controlar a tramitao interna de Processos, Ofcios, Memorando e
Guia de Ocorrncia.

Pblico Alvo
Este programa direcionado para os Tcnicos e para o Pessoal Administrativo das
Coordenadorias Regionais de Urbanismo (CRU), para as Gerncias de Licenciamento e
Fiscalizao (GLF) e Coordenadorias Tcnicas de Urbanismo (CTU).

Metodologia de Utilizao

Para utilizar o Sistema Protocolo Interno preciso seguir dois critrios:
1.Estar logado na rede e
2.Estar cadastrado no sistema.
Aps ter sido cumprido esses dois critrios o usurio poder entrar no sistema.

Apoio (HelpDesk)
Caso ocorra algum problema referente ao programa, o mesmo dever ser imediatamente
informado via HelpDesk, para ser solucionado o mais rapidamente possvel.
Informaes Gerais
Para fazer a incluso dos dados colocados no programa, em qualquer tela basta clicar no boto
Incluir.
Caso as informaes gravadas contenham algum erro, realize as alteraes dessas informaes e
depois clique em Alterar.
Para excluir um documento cadastrado no programa preciso localiz-lo e depois clicar em
Excluir.
ATENO: Processos que possuem apensos e todos os documentos (processos, ofcios,
memorandos e guias de ocorrncias) que possuem tramitaes no podem ser excludos.
Quando um documento excludo, este no apagado fisicamente, apenas logicamente, isto
quer dizer, que se voc digitar o nmero do documento para pesquisa, ele aparecer na sua
tela em tom de cinza mas nenhuma ao poder ser realizada neste documento.
Para limpar os campos ou voltar para a tela anterior clique em Limpar ou Voltar
respectivamente.
Para realizar as consultas clique no boto Consulta, e selecione a melhor opo para
busca que pode ser: Geral, Por Endereo e Por Requerente.
Se a informao estiver cadastrada no programa, aparecer na tela os dados desejados.
Para fazer uma tramitao clique no boto de Tramitar .
ACESSO AOS MDULOS
O Sistema de Licenciamento e Fiscalizao composto por seis mdulos, so eles:
1. Protocolo Interno,
2. Licenciamento e Fiscalizao
3. Caderneta de Numerao
4. Termo de Escola
5. Termo de Recuo
6. Informaes Gerenciais >Solicitao de Cadastro de Logradouro
O mdulo que ser apresentado neste manual refere-se ao PROTOCOLO INTERNO.
1.TELA PRINCIPAL SISLIC
Para iniciar o programa basta clicar no cone do Sislic que em seguida a tela principal ir aparecer.

Clique no boto Protocolo Interno e ir aparecer a tela de segurana para acessar o sistema.

DICA: Voc pode clicar na opo
desejada ou utilizar o teclado. Para isto
basta associar o Alt + letra sublinha.
Ex.: Alt + P: abre o Protocolo Interno
Alt + M: Manuteno Pressione o
tab para o aplicativo SCL seja aberto.
2.TELA DE SEGURANA

Login do Usurio: neste campo aparecero login de quem tiver colocado a micro na rede.
ATENO: Se a pessoa que se conectou na rede no tem permisso de uso, o sistema apresentar
a seguinte mensagem:

Efetue a conexo com o seu login.
Digite a senha no campo especifico e clique em OK.
Para alterar a senha basta:
Clique em Trocar Senha.

O sistema apresentar a tela para que o usurio informe sua nova
NO SE ESQUEA:
Alt + O = Ok
Alt + T = Trocar Senha
Alt + S = Sair
Alt + C = Cancela
senha e que a mesma seja confirmada Pressione o boto OK para finalizar o procedimento.

3.TELA PROTOCOLO

3.1. CADASTRAR
Caso deseje fazer o cadastro de algum documento basta clicar em Cadastrar e escolher qual o
tipo de documento que se deseja cadastrar. Os tipos esto apresentados na tela abaixo e melhor
abordados nos tpicos subjacentes.

3.1.1. Cadastrar Processo
Aps a opo de cadastrar processo ter sido escolhida a seguinte tela ir aparecer:

O cadastro dever ser feito da seguinte forma:
Nmero:
Digite o nmero do processo. Fique atento para o formato deste campo.

Obs.: A origem padro aquela em que o usurio trabalha. Caso necessite alterar a origem siga
para o tpico Origem.
Clicando na opo Outros o formato para este campo ficar da seguinte forma:

Origem:
Digite o nome do rgo de origem do processo e tecle Enter, pode-se escolher o rgo de origem
a partir de uma listagem, para isso basta digitar parte do nome do rgo desejado e teclar enter e em
seguida clicar na seta contida no campo e escolher o rgo na listagem.
ATENO: Esse campo ser preenchido sempre desta forma em todo o programa.

Ex.: 1) DigiteU/CLU/1 (Pressione Enter). O sistema trar um resultado especfico:

2) Digite U/CLU/ (Pressione Enter). O sistema trar os seguintes resultados:

Data de Abertura:
Digite a data de abertura do processo. O ano composto de 4 dgitos.

Caso voc tenha digitado na Data de Abertura: 04/11/2006. O seguinte mensagem ser
apresentada:

Esta ltima mensagem s aparece quando a o boto Incluir for pressionado. O sistema faz a
validao do ano do Nmero do Processo com o ano da Data de Abertura.


Assunto:
Clique na seta para abrir o menu de opo e escolha na listagem qual o assunto do processo.
Caso o assunto escolhido seja:
Aceitao, Legalizao, Licena, Outros ou Projeto,
Aparecer um campo ao lado para ser escolhida as informaes adicionais, para isso preciso
clicar na seta do campo e escolher a informao a partir da listagem.

Este campo poder ser composto por at 3 campos (Caixa de Listagem1, Caixa de Listagem2 e
Caixa de Listagem3), de modo que complemente o assunto escolhido na Caixa de Listagem 1.

ATENO: Veja a tabela de opes de Assunto na parte anexa do manual.
Documento de Origem:
Antes de preencher este campo necessrio que o documento j tenha sido previamente
cadastrado.
Tipo: escolha clicando na seta o tipo de documento que deu origem ao processo.
Nmero: coloque o nmero do documento.
Origem: digite o nome do rgo de origem do processo e tecle enter, pode-se escolher o
rgo de origem a partir de uma listagem, para isso basta digitar parte do nome do rgo desejado e
teclar enter e em seguida clicar na seta contida no campo e escolher o rgo na listagem.

Para as opes de G.O., Memorando e Ofcio preencha os campos seguindo a seguinte
seqncia.
Primeiro: Escolha o Tipo de documento e tecle Enter.
Segundo: Preencha a Origem e tecle Enter.
Por ltimo: Coloque o Nmero do documento e tecle Enter.

Se ao finalizar a digitao dos dados do Documento de Origem, o sistema apresentar a
mensagem abaixo, clique no boto Limpa, e refaa o procedimento com os dados do Documento de
Origem corretos ou deixe o campo em branco.


ATENO:
1.O boto especfico para Documento de Origem.
2.O Sistema no aceita que um Documento seja Origem para mais de um Processo.
3.O Documento de Origem s pode ser Processo ou Ofcio ou Memorando ou GO que
tenha sido previamente cadastrado.
Apensos:
Para apensar um documento, siga os passos abaixo:
Caso o processo que esteja sendo cadastrado tenha algum documento apenso, este deveram ser
cadastrados neste campo, clicando no ao lado do campo aparece a tela de Documentos
Apensos.
1. No campo Tipo feita a escolha do documento que ser apenso no processo, clicando na seta. Os
tipos de documentos que podem ser apensos so: G.O., Processo, Oficio e Memorando.
2. Digite o nmero do processo a ser apensado e pressione Enter.
3. Assim que o campo origem for preenchido voc est habilitado para clicar no boto Apensar.

4. Confirme a apensao para que o processo aparea no gride constando alm do nmero do
processo, a matrcula do cadastrador e data em que o apensamento foi realizado.

Ao confirmar a apensao do documento, o sistema mostrar o seguinte resultado:

5. Feito isto clique no boto Voltar e verifique se o processo apensado aparece na tela principal.

Para desapensar realize a seguinte operao:
Pressione o e na tela de Documentos Apensos, clique duas vezes sobre o processo
escolhido para desapensar. O sistema libera o boto desapensar para que a ao seja efetuada.


Pressione em Voltar e verifique se o campo Apensar est em branco, conforme a tela abaixo:

ATENO: O Sistema somente apensa Processos, Memorandos, Ofcios e G.O.s que j tenham
sido previamente cadastrados no Sistema.
PREO e PRPA:
Preencha esses campos com o nome e o nmero do CREA dos engenheiros responsveis.
Depois de preenchido os dados para o cadastro de processo, clique em incluir.

ATENO:
1) O Cadastro do Processo s ser realizado se os campos Requerente e
Endereos forem preenchidos.
2) Qualquer alterao ou excluso de processos s poder ser feita depois que
for includo o processo.

Ao confirmar a Incluso do processo o sistema realiza a averigao de algumas informaes
que foram cadastradas como a Data de Abertura e o Documento de Origem.
Data de Abertura: O nmero do processo possui a seguinte composio: 99/999999/Ano.
Baseado nisto, fique atento como o ano da Data de Abertura. Este tem que ser igual ao existente
no nmero do processo.

Procedimento: Verifique no campo Nmero se o processo contm o ano igual a Data de
Abertura (ou vice-versa).
Documento de Origem: se o documento j for origem de outro processo, o sistema
apresentar a seguinte mensagem:

Procedimento: Verifique em Documento de Origem os campos Tipo, Nmero e Origem para a
retificao dos mesmos.

Se o Endereo ou Requerente no for preenchido, a incluso no ser efetivada e os dados sero
perdidos.
Para o preenchimento proceda da seguinte forma:
Endereo:
Neste campo deve ser colocado o endereo da obra, para isto preciso clicar em e a
seguinte tela ir aparecer:
O cadastro do endereo feito da seguinte maneira:
Ao se digitar a rua desejada e teclar Enter aparecer no campo bairro todos os bairros por onde
aquela rua passa, lembrando que se deve digitar apenas o nome do logradouro, sem a nobreza; para
visualizar os bairros basta clicar na seta.

Caso seja digitado apenas uma parte do nome da rua ao teclar enter, e em seguida clicar na seta
existente no campo, aparecer uma listagem com todas as ruas que contenham o que foi digitado em
seus nomes; assim basta escolher o logradouro desejado. Feito isso o prximo passo escolher o
bairro.
Preencha os campos nmero, complemento, PAL, quadra, lote e IPTU, os campos CEP, RA
eUF sero preenchidos automaticamente pelo programa.

Para incluir o endereo basta clicar em Incluir, e confirmar a incluso, o endereo ir surgir no
gride, como mostrado na tela abaixo:

Para alterar alguma informao basta realizar a mudana desejada e clicar em Alterar e depois
confirmar a alterao.
Ao voltar para a tela de cadastro do processo o campo endereo estar preenchido com o
endereo que foi incluso.

Observaes:
1. Multiplicidade de Endereos

Se forem cadastrados mais de um endereo para o processo, a listagem dos mesmos
aparecer na tela para a possvel escolha.

Requerente:
O preenchimento deste campo se d de forma equivalente ao do campo anterior, clicando no
boto com ao lado para visualizar a seguinte tela:

O preenchimento dos dados ser feito da seguinte forma:
CPF/CNPJ digite o nmero do CPF (pessoa fsica) ou do CNPJ (pessoa jurdica).
Identidade
rgo Emissor
Nome este campo obrigatrio.
Telefone
E-mail para que o requerente receba notificaes diretamente via e-mail.
Qualificao (Ex.: Proprietrio)
Endereo
Cep

Clique no boto Incluir.

Agora, clique no boto Voltar.
Depois de ter includo todos os dados na tela de Cadastro de Requerente, clique em Voltar para
visualizar os dados na tela de Cadastro de Processo.

Observao:

Protocolo:
O programa permite a impresso de um comprovante do cadastro do processo para ser entregue
ao contribuinte, e a impresso de uma contracapa para ser colocada no processo, bastando para isso
clicar no boto Protocolo.

Ser exibida uma tela de visualizao da impresso, clicando no cone da impressora os
comprovantes sero impressos.

Alterao de Processo

Depois do processo includo o sistema permite que possa ser Alterado. Para tal basta que faa a
modificao no campo desejado e aps pressione o boto Alterar.

Veja o exemplo:
A tela abaixo mostra o processo do modo como foi cadastrado. O campo em que faremos a
alterao o Assunto.

Escolha o novo Assunto desejado pressione boto Alterar e pressione a confirmao para efetivar o
procedimento.

O resultado da alterao :

Excluso de Processo
Caso o usurio deseje excluir um processo, clique no boto Excluir e fique atento para as
mensagens que o sistema apresenta:


Ao tentar acessar o processo, este no existir mais fisicamente, somente logicamente. Isto quer
dizer que nenhum procedimento pode ser efetuado com este processo (alteraes, apensos e
tramitaes), e o nmero do processo excludo no pode ser reutilizado.

A possibilidade s de consulta.

Lembre-se: Para um documento ser excludo:
1. No poder constar tramitaes.
2. No pode ser apenso.
3. Nem pode estar com apensamentos ( necessrio desapensar um documento).
4.
3.1.2 Cadastrar Ofcio
No menu Cadastrar clique na opo Oficio.

Preencha os campos:
Nmero:
Digitar o nmero do ofcio. Utilize o padro SICOP. Ex.: 99/9999
Origem:
Digite o nome do rgo do processo e tecle Enter. Pode-se escolher o rgo de origem a partir de
uma listagem, para isso basta digitar parte do nome do rgo desejado e teclar Enter e em seguida
clicar na seta contida no campo e escolher o rgo na listagem.
NO SE ESQUEA: Esse campo ser preenchido sempre desta forma em todo o programa.
Ex.: 1) DigiteU/CLU/1 (Pressione Enter). O sistema trar o seguinte resultado:


ASSUNTO:
Clique na seta para abrir o menu de opo e escolha na listagem qual o assunto do processo.
Caso o assunto escolhido seja:
Aceitao, Legalizao, Licena, Outros ou Projeto,
Aparecer um campo ao lado para ser escolhida as informaes adicionais, para isso preciso clicar
na seta do campo e ecolher a informao a partir da listagem.

Este campo poder ser composto por at 03 campos (Caixa de Listagem1, Caixa de Listagem2 e
Caixa de Litagem3), de modo que complemente o assunto escolhido na Caixa de Listagem1.

ATENO: Veja a tabela de opes de Assunto na parte anexa do manual.
ATENO: O campo Processo Resultante o reflexo do campo Documento de Origem que
preenchido no momento que o Cadastro do Processo realizado. Portanto este campo uma
resposta automtica, qu visa facilitar a busca, tendo em vista que apresenta a informao que o
Ofcio, Memorando ou G.O. resultaram em um processo.

No campo Endereo realize o mesmo procedimento efetuado em Cadastro de Processo. Reveja:
Neste campo deve ser colocado o endereo da obra, para isto preciso clicar em e a
seguinte tela ir aparecer:
O cadastro do endereo feito da seguinte maneira:
ATENO: Em OFCIO o Cadastro de Endereo facultativo.

bairro.



NO SE ESQUEA: O campo Processo Resultante o reflexo do campo Documento de Origem
que preenchido no momento que o Cadastro do Processo realizado. Portanto este campo uma
resposta automtica, que visa facilitar a busca, tendo em vista que apresenta a informao que o
Ofcio, Memorando ou G.O. resultaram em um processo.

Alterar
Depois que o Ofcio for includo o sistema permite que possa ser Alterado. Para tal basta que faa a
modificao no campo desejado e pressione o boto Alterar.

Digite a nova Data de Abertura e pressione a confirmao para efetivar o procedimento.


O resultado da alterao :

Excluir

Caso o usurio deseje excluir um Ofcio, clique no boto Exclui e fique atento para as mensagens
que o sistema apresenta.


Se a excluso for confirmada, o ofcio ser apagado fisicamente, isto quer dizer, que nenhum
procedimento pode ser efetuado com este ofcio (alteraes, apensos e tramitaes), e o nmero do
ofcio excludo no pode ser reutilizado.

Mas caso a excluso seja confirmada o programa apresentar a tela abaixo:

Significa que:
1. Este ofcio possui tramitaes e/ou
2. Esta apenso.

3.1.3. Cadastro de Memorando

Preencha o campo Nmero com o nmero do memorando a ser cadastrado.
Origem: digite o nome do rgo de origem do memorando e tecle enter, pode-se escolher o
rgo de origem a partir de uma listagem, para isso basta digitar parte do nome do rgo desejado e
teclar enter e em seguida clicar na seta contida no campo e escolher o rgo na listagem.


Assunto: clique na seta para abrir o menu de opo e escolha na listagem qual o assunto do
oficio/memorando.
Caso o assunto escolhido seja: Aceitao, Legalizao, Licena, Outros e Projeto; aparecer
um campo ao lado para ser escolhida as informaes adicionais, para isso preciso clicar na seta do
campo e escolher a informao a partir da listagem.
Responsvel Tcnico: clique na seta e escolha o funcionrio que ser responsvel pelo
memorando.
Data de Abertura: digite a data de abertura.
Processo Resultante: este campo traz o nmero do processo resultante do memorando.
Se no Cadastro de Processo o campo Documento Origem for corretamente preenchido, este
preenchimento refletira neste campo. A partir deste momento todo o procedimento ocorrer em
torno nmero do Processo Resultante.
Descrio Resumida: campo destinado para serem digitadas informaes sobre o memorando.
Aps todos os campos terem sido preenchido clique no boto Incluir.
Endereo: Em MEMORANDO o Cadastro de Endereo facultativo.
bairro.



Alterar
Depois do Memorando includo, o sistema permite que possa Alterar o documento. Para tal basta
que a modificao no campo desejado e aps pressione o boto Alterar.

Veja o exemplo:

A tela abaixo mostra o Memorando do como foi cadastrado. O campo em que faremos a alterao
o Assunto.


Escolha o novo Assunto e pressione o boto Alterar. Para confirmar procedimento clique no
boto Sim, e a alterao ser realizada.

Excluir
Caso o usurio deseje excluir um Memorando, clique no boto Excluir e fique atento para as
mensagens que o sistema apresenta.

Ao tentar acessar o Memorando (previamente excludo) este no poder mais ser efetuado
alteraes, processos, tramitaes e ser documento de origem , o nmero excludo tambm no
poder ser reutilizado.


A nica possibilidade de visualizao do Memorando.

Lembre-se: Para um documento ser excludo:
1. No pode constar tramitaes
2. No pode ser apenso
3. Nem pode estar com apensamentos.
4. No pode ser Documento de origem

3.1.4. Cadastro de Guia de Ocorrncia (GO)
O cadastro das Guias de Ocorrncias so feitas clicando no menu Cadastrar e depois em GO, e a
tela de cadastro aparecer:

Nmero: digite o nmero da GO a ser cadastrada.
Origem: digite o nome do rgo de origem da GO6 e tecle Enter, pode-se escolher o rgo de
origem a partir de uma listagem, para isso basta digitar parte do nome do rgo desejado e teclar
Enter e em seguida clicar na seta contida no campo e escolher o rgo na listagem.


Responsvel Tcnico: clique na seta e escolha o funcionrio que ser responsvel pela GO.
Endereo: neste campo deve ser colocado o endereo da GO, para isto preciso clicar no X ao
lado do campo e a seguinte tela ir aparecer:

O cadastro do endereo feito da seguinte forma:
aquela rua passa, lembrando que se deve digitar apenas o nome do logradouro, sem a nobreza, para


Caso seja digitado apenas uma parte do nome da rua ao teclar Enter, e em seguida clicar na seta
seus nomes; assim basta escolher o logradouro desejado. Feito isso, basta escolher o bairro.
Caso o endereo que est sendo cadastrado seja o endereo principal da obra marque o campo
Principal.
Para armazenar o endereo cadastrado basta clicar em Incluir, e confirmar a incluso, e para
voltar a tela de Cadastro de GO clique em voltar.
Denunciado: digite o nome da pessoa que est sendo denunciada.
Descrio Resumida: digite as informaes sobre a denuncia da GO que est sendo
cadastrada.
Se a denuncia proceder para a SMU marque Sim. Essa denncia originar um processo.
Data de abertura: digite a data de abertura da GO e no esquea que o ano composto de 4
dgitos.
Depois de ter preenchido os dados clique em incluir e confirme a incluso.


Alterar

Aps a Guia de Ocorrncia ser includo, o sistema permite que possa ser Alterada. Para tal basta
que faa a modificao no campo desejado e depois pressione o boto Alterar.

Veja o exemplo:

A tela abaixo mostra a G.O. do modo como foi cadastrado. O campo em que faremos a alterao
ser: Descrio Resumida.

Faa a Alterao e clique no boto Alterar


E a alterao ser concluda.

Excluir

No se esquea:

3.1.5 Cadastro de Data de Publicaes.

Para fazer uma publicao clique em Cadastrar e depois em Data de Publicaes. A tela de
Cadastro de Publicao ser mostrada:
As Datas do Cadastro de Publicaes so definidas pelo responsvel pela emisso da publicao
em Dirio Oficial.
Logo depois da tela de acesso padro o usurio ver a tela de Cadastro de Publicaes.
Na tela de cadastro voc pode:
3.1.5.1. Gerar uma publicao
Apertando o boto Publicao o sistema vai gerar uma publicao com o contedo da consulta
Expedientes e vai disponibilizar uma tela para que ele exporte a consulta para o disquete.
Para isto ele deve pressionar o boto exportar representado por um envelope. A seguinte tela
aparecer:
Na lista formato escolha Documento Word for Windows e em Destino Arquivo de Disco.
Logo a seguir a tela na qual o usurio ir informar o nome do arquivo e a sua localizao aparecer.
Depois de entrar com o nome o local aperte salvar.
3.1.5.2. Consultar uma publicao
Apertando o boto Consulta este trar para a tela todos os dados de uma publicao ou vai
visualizar a tela de consulta na qual ele vai escolher a publicao que ele deseja ver.
Depois de escolhida a publicao basta apertar o boto OK. A tela de Cadastro voltar a
aparecer. Ento basta apertar o boto Publicao e uma tela de consulta como esta vai aparecer
com o contedo da publicao escolhida.
3.1.5.3. Consultar a publicao que ser gerada
Apertando o boto Expediente a seguinte tela aparecer mostrando o contedo da publicao.

O Boto de Publicao realiza a seguinte operao:
Apresenta um relatrio com as publicaes existentes.
O cone Relatrio de Exportao tem a funo de enviar a publicao como arquivo do Word
para os seguintes meios:
1.Magntico:
A partir da opo Arquivo de Disco, podendo ser gravado em disquete ou no disco rgido.
2.Banco de Dados do Lotus Domino:
Envia em formato de mensagem atravs do correio eletrnico (desde que o destinatrio esteja
cadastrado).
3.2. TRAMITAR
A tramitao de um documento pode ser feita de 2 maneiras:
1. Atravs do boto de tramitar, nas telas de cadastro, ou
2. Clicando no menu Tramitar.
Nos dois casos a tela apresentada a seguinte:

Tipo de Documento: escolha o tipo de documento que ser tramitado.
Dependendo do tipo de documento escolhido a seqncia para fazer a tramitao ser diferente:
Processo:
Nmero: digite o nmero do processo que ser tramitado, o nmero dever ser digitado sem as
barras, depois tecle Tab, o cursor ir para o prximo campo a ser preenchido. Alguns campos sero
preenchido pelo prprio programa.
Memorando, Ofcio e GO:
Escolhido um desses documentos, deve-se informar qual o rgo de origem do documento,
depois com o cursor no campo Nmero pressione Enter para visualizar uma listagem com todos os
documentos vinculados aquele rgo.
Destino: escolha o funcionrio para quem o documento ser enviado.
Data de Sada: digite a data de sada do documento.
Despacho encaminhamento: escolha o tipo de encaminhamento, dependendo do tipo
escolhido ir abrir um campo ao lado para que possa ser escolhida as informaes adicionais.
Teor do Despacho: digite as informaes do despacho.
Prazo e Atendido: preencha com o prazo determinado, caso tenha sido atendido marque no
campo correspondente.
Observaes: digite as informaes que forem necessrias.

Realizando a buca pela tela de Despacho/Trmite:
A tela Despacho/Trmite tem vrias funcionalidades que facilitam o trabalho, principalmente, do
protocolista, tendo em vista, que neste tela pode-se:
1.Apensar/Desapensar
2.Consultar por nmero de processo ou por endereo
3.Dar carga no processo.
No que diz respeito a consulta:
Poder ser realizada como mostra na tela abaixo:

1. Consulta por Logradouro:
- Digite todo o nome do logradouro ou parte dele e tecle Enter

Se desejar visualizar um nmero de logradouro especfico preencha o campo N. Atual, caso
deseje visualizar toda a numerao existente para o logradouro em que realiza a busca, posiciona o
cursor no campo N. Atual e pressione Enter.

Aps entrar com o nome do Logradouro, preencha o nmero de porta desejado para que o
sistema apresente todos os processos pertinentes. Pode-se observar que as barras de rolagem
indicam a existncia de mais informaes sobre o endereo digitado.
Procedimentos:
1. Clique na seta da barra de rolagem para visiualizar todos processos, referentes a Afonso
Cavalcanti, 455
2. Clique no boto Endereos para ter uma viso mais expandida. E caso ainda for necessrio,
no se esquea de utilizar as barras de rolagem.

Selecione um dos nmeros de processo desejado, para que os trmites possam ser visualizados
ou efetuados.
1. Caso deseje visualizar os trmites de outros processos, do mesmo logradouro e nmero, clique
na barra de rolagem.
2. Caso deseje visualizar os trmites de outros processo, do mesmo logradouro e outro nmero,
clique no campo N. Atual, digite a numerao desejada e tecle Enter para ver o resultado.
3. Caso deseje visualizar os trmites de outros processos, mas de outros logradouros, clique no
boto Limpar e repita do procedimento de busca.
RELEMBRANDO: Voc pode apensar e desapensar nesta tela. Veja abaixo:
Neste caso vamos apensar um processo:
1. Clique no boto Apensos para iniciar o procedimento.
Aps a escolha do Processo a ser apensado, observe que o sistema indica que o processo atual
o Principal.


Para desapensar clique no boto Apensar e desfaa o processo de apensao.

Clique no boto Sim.
Ao voltar para tela de Despacho/Trmite verifique que a palavra Principal no aparece mais no
sistema.


Vendo o Prazo dos despachos:

Na tela abaixo podemos observar que todo o processo de tramitao foi concludo. Observe que
o boto Incluir fica em tons de cinza.
Mas atente para um detalhe especfico no campo Despacho/Encaminhamento e campo Prazo.

A carga Aguardar possui prazos diferentes. Nesta caso o prazo escolhido foi de 10 dias. Como a
data do Despacho foi do dia 27/07/2004, o prazo final ser em 06/08/2004.

Trmites que geram publicao:

No trmite abaixo podemos observar que o despacho Exigncia requer um complemento, no
caso, Cumpra as Exigncias. Este tipo de despacho no permite que voc realize, diretamente a
incluso de um trmite, porque este gera obrigatoriamente uma Publicao. Portanto o boto que
ser ahabilitado na sua tela o de Publicao - como aparece na tela abaixo.


Ao clicar no boto de Publicao uma nova tela aparecer, para que as exigncias a serem
cumpridas, sejam digitadas no campo especfico. Aps a digitao das exigncias, clique em
Incluir, e confirme a Incluso do Despacho na Publicao.


Clique em Sair e veja o resultado.
- O campo Teor da Publicao contm as exigncias digitadas.
- Caso precise alterar alguma informao, selecione o trmite desejado e clique no boto de
publicao.

ATENO: As Publicaes realizadas no Sigma tambm geram linha de trmite no Protocolo
Interno.

ATENO: Para que a informao do trmite assinalado aparea no campos acima, clique em
cima da carga que quer visualizar e observe a informaes, principalmente, as contidas no campo
Prazo e a indicao que Gera Publicao. Para visualizar as informaes pertinentes ao Processo no
que diz respeito a parte de publicao, basta clicar no boto Publicao e voc ver as Datas do
Expediente, Envio e a da Publicao em Dirio Oficial.

ATENO: A Data de Publicao estipulada pelo Publicador da ADS/GIL.

Imprimindo o Histrico/Despacho

Imprimindo o Despacho.

Imprimindo a Publicao.
Clique em Visualizar Publicao e clique na cone da Impressora.

3.3 Consulta de Documentos
Em Consulta > Documento
Escolha o tipo de Documento a ser pesquisado:
Processo, Ofcio, Memorando, G.O.
Consulta de Processo pelo Nmero
Clique no menu Consultar, Documento, Processo e no campo nmero, preencha com o nmero do
processo a ser pesquisado.

O sistema retornar com as informaes do processo cadastrado.
Para fazer uma nova busca clique no boto Limpar

Consulta de Processo pela Origem
Preencha o campo Origem e clique no boto Consulta para realizar a pesquisa.
Se a quantidade e registros cadastradas para a origem escolhida for muito grande, aparecer a
seguinte mensagem:

Clicando no boto Sim , poder retornar a tela e fazer um novo filtro para a pesquisa.
Ex: Vamos realizar a pesquisa de processo do 5 GLF que tenham como assunto: Licena de
Reconstruo. O sistema retornar com as informaes cadastradas.

Clicando no boto No aparecer a tela abaixo com todos os processos cadastrados para a origem
escolhida.

Selecione a opo desejada e clique no boto OK.
Obs: As consultas pelo Assunto, Data de Abertura e Documento de Origem sero realizadas
com o mesmo procedimento anterior.
ATENO: Lembre-se que Origem diz respeito aos rgos.

Consulta de Ofcio
A consulta de Ofcios pode ser realizada pelo Nmero, Origem, Assunto, Data de Abertura e
Responsvel Tcnico.

Consulta de Memorando
A consulta de Memorandos pode ser realizada pelo Nmero, Origem, Assunto, Data de Abertura
e Responsvel Tcnico.

Consulta de G.O
A consulta de G.O pode ser realizada pelo Nmero, Origem, Assunto, Data de Abertura e
Responsvel Tcnico.

3.4 Mudar de Departamento

Clique no menu Mudar de Departamento e aparecer a tela seguinte:

Escolha um departamento e clique no boto OK.
3.5 Bloquear Sistema
Clique no menu Bloquear Sistema e aparecer a tela abaixo, pois o sistema estar bloqueado para
acesso.

Somente o usurio que bloqueou colocar sua senha no campo especfico para o desbloqueio.

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