Gestin de Empresas de Alojamiento Ricarda Zorn

Entrevista con un Jefe de Gestin de Compras

El hotel que he elegido se llama Hotel Puertatierra. Est ubicado en Cdiz, en la Avenida
de Andaluca, cerca de la playa Santa Mara del Mar. ertenece a la cadena de !oteles
Monte, que est compuesto de cuatro hoteles. !ay dos en Sevilla y otro en !uelva. "a
cadena est caracterizada por un gran con#ort, calidad y esmerado servicio. A pesar de ello
el !otel uertatierra es el $nico entre ellos que tiene cuatro estrellas. %os !oteles con
cuatro estrellas estn en plani#icaci&n, uno en Malaga y otro en Sevilla. "a sede principal se
encuentra en el !otel Monte'riana, en Sevilla.
El !otel uertatierra dispone de () habitaciones. "os hu*spedes son turistas vacacionales y
tambi*n turistas de negocios. or lo que hay + salones de convenciones y banquetes con
capacidad de ,- a ,,- personas. Adems el hotel o#rece un restaurante, una ca#etera y
pistas de tenis.
El da uno de .unio, e#ectuo la entrevista con el .e#e de /esti&n de Compras, el Se0or
1rancisco 'ellez.
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Seguidamente le e2pongo las preguntas del campo de /esti&n de Compras3
4. 5Cuales son los ob6etivos de la empresa respecto a la /esti&n7
,. 58ui*n tiene competencia en materia de compras7 59 como #unciona7
:. 5%onde y c&mo se compran los productos7
;. 58u* sistema de compra se utiliza como por e6emplo compras sin stoc<s, compras
centralizadas, etc.7
+. En la gesti&n de compras se tiene que tener en cuenta algunos aspectos. 5Cuales
son para usted dichos aspectos7
=. 5Se realiza investigaci&n y b$squeda7 59 como se hace7
>. 5E#ectua tests de productos de vez en cuando, c&mo pro e6emplo la ?prueba ciega@7
). 5Cuales son los criterios para elegir un proveedor7
(. 5C&mo #unciona la recepci&n de mercancias7 58ui*n la hace7 5!ay un libro
de registro de entradas7 !ay horarios para la entrega7
4-. 5C&mo #unciona el almacena6e y la conservaci&n7 Aordenaci&n y ubicaci&nB
44. 5C&mo se lleva a cabo la distribuci&n dentro de la empresas entre los
departamentos7
4,. 5Se establecen cantitades m2imas o mnimas para cada producto7
4:. 5Se lleva a cabo las peticiones al proveedor con solicitudes de compra7
4;. 5!ay #ichas de e2istencias o de inventario te&rico Aen el economato o almacenB7
4+. 5!ay un control #sico de las compras7 59 c&mo #unciona7
4=. 5E2isten de#iniciones de las caracteristicas y calidades de las materias prias con las
que se traba6a7
4>. 5Su compra de los productos perecederos #rescos se rige #or la temporada7
4). 58ue convenios e2isten respecto a condiciones de pago con los proveedores7
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El Se0or 'ellez responde a la primera pregunta por los ob6etivos de la empresa respecto a la
/esti&n de Compras con tres palabras3 la calidad, el servicio y el precio. 'ienen una posici&n
clave en la /esti&n de Compras. Se buscan siempre los productos de la me6or calidad al
menor precio y tambi*n con el me6or servicio. Est claro que sea la condici&n principal para
que se de a los clientes lo que piden.
"a persona que tiene competencia en materia de compras en general es el Se0or 'ellez,
.e#e de /esti&n de Compras. ara los articulos de limpieza por e6emplo la responsable es la
gobernanta, ya que ella se encarga de estas cosas y sabe cundo y qu* se necesita. El .e#e
de Mantenimiento tiene que preocuparse de las cosas relacionadas con el buen
#uncionamiento de todo el hotel, como por e6emplo en el campo de la iluminaci&n, ya sean
bombillas, enchu#es, etc. ero #inalmente las compras las e#ectua s&lamente el Se0or 'ellez.
'ambi*n a la hora tanto de alimentos Aperecederos o noB, como de elementos de cocina
Abebida, va6illa, etc.B, *l toma las decisiones y compra la cantidad que considera conveniente,
sin necesidad de con#irmaci&n por parte de la direccion. !ay tambi*n compras centralizadas
con respecto a las amenidades. Estn personalizadas y por eso se pide una vez al a0o por la
central, en grandes cantidades, para alcanzar un buen precio.
En cuanto a los lugares donde se compran *l realiza la compra de los productos perecederos,
como pescados, mariscos, #rutas, hortalizas etc., as como productos de duraci&n media,
larga e ilimitada en un gran Autoservicio, llamado Ma<ro. Este Autoservicio o#rece productos
de calidad a un buen precio y dispone tambi*n de proveedores que vienen cada quince dias
al hotel. Entonces es necesario que pida cada quince dias todo lo que se necesita, cuando el
proveedor llama por tel*#ono. Cespecto a las carnes se traba6a con un suministrador de
Madrid, que entrega la cantidad pedida un da despu*s. %e vez en cuando, si el hu*sped
desea una cosa que no tienen, un empleado va al supermercado para comprarlo.
"a siguiente pregunta era di#cil de constestar, porque se utilizan di#erentes sistemas de
compra. El Se0or 'ellez compra lo me6or posible para la necesidad actual, ya que se hacen
inventarios mensuales. or eso si queda mucho en el economato, se tiene mucho traba6o. 9o
dira que se trata del sistema Suministro 'otal, ya que se compran casi todas las cosas que se
necesitan, cuando es necesario, en este Autoservicio. 'ambi*n e#ectuan compras
centralizadas, por e6emplo las amenidades, como hemos visto antes. Do emplean el sistema de
Ceserva agada, porque no es necesario, ya que no traba6an con tru#as o caza. 'ampoco
traba6an con el sistema Sin Stoc<s propiamente dicho, ya que no hacen compromisos de
compra.
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"os aspectos que se tiene que tener en cuenta en la /esti&n de Compras en opini&n del Se0or
'ellez son3
"os ob6etivos y la organizaci&n del hotel.
El precio y las calidades de los productos.
"a elecci&n de los proveedores.
"as necesidades de los clientes.
El responde a la pregunta de si se realiza investigaci&n y b$squeda y c&mo con un s
mani#iesto. El la hace de manera que contacta con di#erentes proveedores para un mismo
producto. "os prueba, y compara el precio. 'ambi*n observa los distintas promociones, y en
ocasiones va por s mismo al Autoservicio para ver que hay en el mercado. or otra parte tiene
en cuenta tanto reclamaciones como aquellos productos me6or reconocidos por sus clientes. El
Se0or 'ellez intercambia sus e2periencias con los otros .e#es de /esti&n de Compras de la
cadena. !ablan de aquellos productos que estn de moda y los que todava no se han
comprado.
Como hemos visto el Se0or 'ellez e#ectua tests de los di#erentes productos al compararlos de
di#erentes proveedores. %e vez en cuando tambi*n lleva a cabo la ?prueba ciega@. Es decir,
recibir una serie de productos y valorarlos no en #unci&n de su marca sino de su aceptaci&n por
parte del cliente.
ara el Se0or 'ellez los criterios para elegir a un proveedor en concreto son los siguientes3
8ue la empresa tenga buena reputaci&n.
8ue e2ista buena relaci&n cantidadFprecio.
8ue los productos tengan la me6or calidad.
8ue el proveedor o#rezca condiciones de pago econ&micas.
8ue el servicio est* de acuerdo con las necesidades, es decir, que la entrega sea
puntual, que los productos est*n disponibles y que la colaboraci&n #uncione sin
problemas.
"a recepci&n de mercancas #unciona en el !otel uertatierra como sigue. El Se0or 'ellez
carga con toda la responsibilidad en general. ero la recepci&n de mercancas se puede
e#ectuar tambi*n en la cocina, por parte de la gobernanta o en la recepci&n. "a entrega
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normalmente tiene lugar por la mana0a, pero no hay horarios. or lo tanto, las mercanas son
aceptadas todo el da y no se plantean problemas, ya que siempre hay personas en la
recepci&n. Gncluso la cocina est abierta hasta las doce. Al recibir la mercanca un empleado
tiene que veri#icar con el albarn su cantidad y calidad. %espu*s tiene que con#irmar la
recepci&n del pedido con su #irma. Adems e2isten dos libros de entrada de mercancas. !ay
un libro normal para todos los productos y otro para la cocina. "as mercancas que entran en la
cocina se tienen que registrar especialmente, debido a las controles de sanidad. En ambos
libros se ha de registrar el articulo, la unidad, la cantidad, el proveedor, la #echa y la hora de la
entrega.
Con respecto a la conservaci&n y el almacena6e el hotel tiene un economato central. 9 en la
cocina, aparte de las cmaras #rigor#icas, otro almac*n. En *ste almac*n se encuentran por
e6emplo determinadas bebidas, productos secos y conservas. !ay tres cmaras #rigor#icas con
temperaturas di#erentes, y por eso en cada una se almacenan productos di#erentes. "os
productos de limpieza, las amenidades, etc., se conservan en el economato central. En los
almacenes y en las cmaras #rigor#icas los productos se ordenan por clases, categoras,
tama0os y sobre todo por su caducidad. Es decir, los productos con #echa de caducidad ms
corta sern las ms accesibles en las estanteras. Aquellas mercancas que se necesitan a
menudo por tener mayor rotacion se ubican as, de modo que siempre estn a mano.
"a distribuci&n de los productos dentro de la empresa, entre los departamentos, se realiza
todos los das. Do es un gran problema ya que el almacen no es muy grande. Adems la
cocina, al tener su propio almac*n y cmaras #rigor#icas, realiza por su cuenta su propia
distribuci&n . or eso la distribuci&n general a#ecta solamente el economato central. !ay
empleados encargados en la petici&n de los di#erentes departamentos. Ellos se preocupan de
las peticiones, y anotan todo lo que el departamento necesita. Siempre se hacen por escrito y
por duplicado para #acilitar el control. Cuando los empleados acuden al almac*n para
proveerse de los articulos pedidos, tienen que #irmar en uno de estos 6usti#icantes, con#irmando
que han recibido la mercanca. Es muy importante que cada salida tenga su 6usti#icante
correspondiente para que la contabilidad pueda imputar los costes correctos. Con respecto a la
distribuci&n de los amenidades, *sto #unciona con peticiones por tel*#ono. El Se0or 'ellez llama
a la central cuando ya se estn agotando las amenidades. Se deben proveer el dia despues de
la cantitad que se ha pedido. El tiene que con#irmar la recepci&n. Esto ya ser su#iciente para la
contabilidad.
ara cada producto se establecen cantidades m2imas y mnimas. "as cantidades m2imas
son importantes ya que, como antes he mencionado, hay inventarios mensuales y adems si
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e2isten demasiados stoc<s este capital se inmoviliza. "as cantidades mnimas sirven de
indicaci&n para la petici&n de un nuevo pedido.
"as peticiones al proveedor se realizan, en primera instancia, escribiendo una nota a nivel
interno con todos los productos que se necesitan. As, cuando el proveedor llama por tel*#ono
cada 4+ dias se encargan estas mercancas. ara con#irmarlo se manda una petici&n por #a2
Aespecialmente cuando se trata de una gran cantidadB. %e esta #orma se designa como
solicitud de compra, conteniendo los productos, precios, cantidades, unidades, #echa de pedido
y la persona que lo hizo. En el caso concreto del proveedor de carne se le llama
e2clusivamente cuando se necesita algo. En este caso no es necesaria una solicitud de compra
por escrito.
Do hay #ichas de e2istencias o de inventario te&rico. Hasta con una serie de inventarios
mensuales, al no ser el almac*n demasiado grande. El almacena6e es muy sencillo, por lo que
la contabilidad de los productos se suele realizar al #inal de cada mes.
El control #sico de las compras se lleva a cabo en el hotel de la manera siguiente. "a
mercanca es comprobada por su calidad, cantidad, peso y precio. ara eso es necesario el
albarn. El responsable veri#ica si la calidad coincide con el pedido y cuenta la cantidad.
%ispone de una bscula para revisar el peso. Cada mercanca se revisa, as como los articulos
de carnes, pescados, #rutas, etc. Cuando todo est en orden *l presta su con#ormidad con la
#irma del albarn.
El Se0or 'ellez responde a la pregunta de si hay de#iniciones de las caracteristicas y calidades
de las materias primas con las que se traba6a con s. ero hay di#erentes de#iniciones,
dependiendo del servicio prestado. Daturalmente, cuando se trata de un banquete la calidad
se valora ms que por e6emplo en el caso de una pensi&n completa o media. 'ambi*n son
productos de calidad, pero por e6emplo se puede decir que para los banquetes se utiliza
pescado #resco y para la pensi&n se utiliza el pescado congelado.
En principio, la compra en el !otel uertatierra se rige por la temporada. ero hay tambi*n
algunos productos, como el mel&n, que se o#rece durante todo el a0o, ya que los clientes lo
piden. Sin embargo, en el caso de las #resas por e6emplo no se o#recen en invierno a menos
que tenga lugar un banquete o un acontecimiento especial donde el organizador del evento las
e2i6a. Dormalmente, para la compra de #rutas de verano en invierno los costes son demasiado
elevados, y adems la calidad no suele ser la me6or.
Seg$n el Se0or 'ellez no e2isten condiciones de pago en especial. Dormalmente el hotel suele
pagar :- dias despu*s de la #echa de la #actura. Sin embargo, la #actura se realiza por el
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proveedor solamente al #inal de cada mes. "a #actura es enviada a la central en Sevilla y all se
paga despu*s de haber realizado el control y la contabilizaci&n. Est claro que sera ms
barato si se pagara al contado, o con trans#erencia bancaria, de #orma inmediata. ero sera
demasiado complicado y casi imposible, al tratarse de varios pagos a un mismo proveedor
durante el mes. As, es ms sencillo el pago $nico al t*rmino de cada mes. Al #in y al cabo son
cuatro hoteles, y si la central tuviera que pagar todas las #acturas inmediatamente, se perdera
mucho en organizaci&n y sobre todo, y lo que es ms importante, en rentabilidad.
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