CONCEPTO Y CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS ABIERTOS

DE ADMINISTRACIN






La Organizacin como Sistema Abierto.
Un sistema puede definirse como:
a.- Un conjunto de elementos (partes u rganos componentes del sistema),
b.- Dinmicamente relacionados, en interaccin (que forman una red de
comunicaciones cuyos elementos son interdependientes),
c.- Que desarrollan una actividad operacin o proceso del sistema),
d.- Para lograr un objetivo o propsito (finalidad del sistema),
e.- Operando con datos/energa/materia (que constituyen los insumos o entradas
de recursos necesarios para poner en marcha el sistema),
f.- Unidos al ambiente que rodea el sistema (con el cual se relaciona
dinmicamente).
g.- Para suministrar informacin/energa/materia (que conforman las salidas o
resultados de la actividad del sistema).
Por consiguiente, un sistema consta de cuatro elementos primordiales:
- Entradas: todo sistema recibe entradas o insumos del ambiente circundante.
Mediante las entradas (imputs) el sistema consigue los recursos e insumos
necesarios para su alimentacin y nutricin.
- Procesamiento: es el ncleo del sistema; transforma las entradas en salidas o
resultados.
- Salidas: son el resultado de la operacin del sistema. Mediante stas (outputs) el
sistema enva el producto resultante al ambiente externo.
- Retroalimentacin: es la accin que las salidas ejercen sobre las entradas para
mantener el equilibrio del sistema. La retroalimentacin (feedback) constituye una
accin de retorno. La retroalimentacin es positiva cuando la salida (por ser mayor)
estimula y ampla la entrada para alimentar el funcionamiento del sistema; es
negativa cuando la salida (por ser menor) restringe y reduce la entrada para
disminuir la marcha del sistema. La retroalimentacin sirve para lograr que el
sistema funcione dentro de determinadas condiciones o lmites. Cuando el sistema
no llega a esos lmites, ocurre la retroalimentacin positiva; la retroalimentacin
negativa tiene lugar cuando el sistema sobrepasa tales lmites.
Los sistemas se clasifican en cerrados o abiertos, segn el modo como interactan
con el ambiente.






El sistema cerrado tiene pocas entradas y salidas en relacin con el ambiente
externo que son bien conocidas y guardan entre s una razn de causa y efecto: a
una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto); por esta
razn, el sistema cerrado tambin se denomina mecnico o determinista (los
motores, las mquinas y la mayor parte de la tecnologa inventada por el hombre).
Hay una clara separacin entre el sistema y el ambiente, es decir, las fronteras del
sistema estn determinadas. No existe un sistema totalmente cerrado, ni uno
totalmente abierto.







El sistema abierto posee numerosas entradas y salidas para relacionarse con el
ambiente externo, las cuales no estn bien definidas; sus relaciones de causa y
efecto son indeterminadas. El sistema abierto tambin se llama orgnico
(organizaciones, empresas, hombre). Tiene una gran interdependencia con el
ambiente, lo cual no obedece a las leyes de la fsica.











Orgenes de la Teora de Sistemas

La teora de sistemas (TS) es un ramo especfico de la teora general de sistemas
(TGS).

La TGS surgi con los trabajos del alemn Ludwig von Bertalanffy, publicados entre
1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prcticas,
pero s producir teoras y formulaciones conceptuales que pueden crear
condiciones de aplicacin en la realidad emprica.

Los supuestos bsicos de la TGS son:

1. Existe una ntida tendencia hacia la integracin de diversas ciencias naturales y
sociales.
2. Esa integracin parece orientarse rumbo a una teora de sistemas.
3. Dicha teora de sistemas puede ser una manera ms amplia de estudiar los
campos no-fsicos del conocimiento cientfico, especialmente en ciencias sociales.
4. Con esa teora de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que
atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias
involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia.
5. Esto puede generar una integracin muy necesaria en la educacin cientfica.

La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en
trminos de sus elementos separados; su comprensin se presenta cuando se
estudian globalmente.

La TGS se fundamenta en tres premisas bsicas:

1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro ms
grande.

2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se
examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas,
generalmente en los contiguos.

Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su
entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se
desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energa.

3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas
biolgicos y mecnicos esta afirmacin es intuitiva. Los tejidos musculares por
ejemplo, se contraen porque estn constituidos por una estructura celular que
permite contracciones.

CONCEPTO DE SISTEMAS:

1. Un conjunto de elementos
2. Dinmicamente relacionados
3. Formando una actividad
4. Para alcanzar un objetivo
5. Operando sobre datos/energa/materia
6. Para proveer informacin/energa/materia

Caractersticas de los sistemas:

Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinacin de cosas o
partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos
por alguna forma de interaccin o interdependencia. Los lmites o fronteras entre el
sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.

Segn Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recprocamente
relacionadas. De ah se deducen dos conceptos: propsito (u objetivo) y globalismo
(o totalidad).

- Propsito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propsitos. Los elementos
(u objetos), como tambin las relaciones, definen una distribucin que trata
siempre de alcanzar un objetivo.

- Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con
probabilidad producir cambios en las otras. El efecto total se presenta como un
ajuste a todo el sistema. Hay una relacin de causa / efecto. De estos cambios y
ajustes, se derivan dos fenmenos: entropa y homeostasia.

- Entropa: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el
relajamiento de los estndares y un aumento de la aleatoriedad. La entropa
aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la informacin, disminuye la
entropa, pues la informacin es la base de la configuracin y del orden. De aqu
nace la negentropa, o sea, la informacin como medio o instrumento de
ordenacin del sistema.

- Homeostasia: es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los sistemas
tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente
a los cambios externos del entorno.

Una organizacin podr ser entendida como un sistema o subsistema o un
supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por
todos los componentes y relaciones necesarios para la realizacin de un objetivo,
dado un cierto nmero de restricciones.

Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.

Tipos de Sistemas:

En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o abstractos:

- Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas
reales. El hardware.

- Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas
veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software. En cuanto a
su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

- Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los
rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningn recurso
externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas
cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo
comportamiento es determinstico y programado y que opera con muy pequeo
intercambio de energa y materia con el ambiente. Se aplica el trmino a los
sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se
combinan de una manera peculiar y rgida produciendo una salida invariable, como
las mquinas.

- Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y
salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente. Son adaptativos para
sobrevivir. Su estructura es ptima cuando el conjunto de elementos del sistema se
organiza, aproximndose a una operacin adaptativa. La adaptabilidad es un
continuo proceso de aprendizaje y de auto-organizacin.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con
el segundo principio de la termodinmica que dice que "una cierta cantidad llamada
entropa, tiende a aumentar al mximo".

Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza fsica en direccin a un
estado de mximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la
entropa y pueden desarrollarse en direccin a un estado de creciente orden y
organizacin (entropa negativa).

Los sistemas abiertos restauran su propia energa y reparan prdidas en su propia
organizacin. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de
enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organizacin y de la sociedad.



PARMETROS DE LOS SISTEMAS:

El sistema se caracteriza por ciertos parmetros. Parmetros son constantes
arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripcin
dimensional de un sistema especfico o de un componente del sistema.

Los parmetros de los sistemas son:

- Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que
provee el material o la energa para la operacin del sistema.

- Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron
elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las
cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los
sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con
intermedios.

- Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el fenmeno que
produce cambios, es el mecanismo de conversin de las entradas en salidas o
resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entra los
insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.

- Retroaccin o retroalimentacin o retroinformacin (feedback): es la funcin de
retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido,
mantenindola controlada dentro de aquel estndar o criterio.

- Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Est en constante
interaccin con el sistema, ya que ste recibe entradas, las procesa y efecta
salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse,
cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el
ambiente puede ser un recurso para el sistema, tambin puede ser una amenaza.

EL SISTEMA ABIERTO:

El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye
sobre el, alcanzando un equilibrio dinmico en ese sentido.

La categora ms importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen
diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biolgicos y sociales, a
saber, clulas, plantas, el hombre, la organizacin, la sociedad) y los sistemas
cerrados (como los sistemas fsicos, las mquinas, el reloj, el termstato):

- El sistema abierto interacta constantemente con el ambiente en forma dual, o
sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interacta.

- El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta
reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.

- Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no as el sistema
cerrado. Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones
primarias, estrechamente relacionadas entre s:

- Ingestin: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados.
Adquieren dinero, mquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones,
tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus
necesidades.

- Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser
transformados en energa y en clulas orgnicas. En la empresa, la produccin es
equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve,
habiendo una relacin entre las entradas y salidas.

- Reaccin al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptndose para
sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reacciona tambin, cambiando sus
materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el
producto, el proceso o la estructura.

- Provisin de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con
materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa
pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino tambin por datos de
compras, produccin, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma de
salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la
empresa.

- Regeneracin de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se
enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en el
conjunto. Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se
desligan o mueren. Las mquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como
mquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ah la funcin de personal y de
mantenimiento.

- Organizacin: de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones para
el control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen cuidados en
la adaptacin. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las
funciones de produccin, compras, comercializacin, recompensas y
mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la
previsin, el planeamiento, la investigacin y el desarrollo son aspectos necesarios
para que la administracin pueda hacer ajustes.

El sistema abierto es un conjunto de partes en interaccin constituyendo un todo
sinrgico, orientado hacia determinados propsitos y en permanente relacin de
interdependencia con el ambiente externo.

LA ORGANIZACIN COMO UN SISTEMA ABIERTO:

Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX:

"Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos
esenciales:

- En el crecimiento.
- En el hecho de volverse ms complejo a medida que crece.
- En el hecho de que hacindose ms complejo, sus partes exigen una creciente
interdependencia.
- Porque su vida tiene inmensa extensin comparada con la vida de sus unidades
componentes.
- Porque en ambos casos existe creciente integracin acompaada por creciente
heterogeneidad".

Segn la teora estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional,
enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados
cuando estn aislados de variables externas y cuando son determinsticos en lugar
de probabilsticos. Un sistema determinstico es aquel en que un cambio especfico
en una de sus variables producir un resultado particular con certeza. As, el
sistema requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o
previsibles. Segn Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecer si las
variables organizacionales son controladas dentro de ciertos lmites conocidos.


Caractersticas de las organizaciones como sistemas abiertos:

Las organizaciones poseen todas las caractersticas de los sistemas abiertos.
Algunas caractersticas bsicas de las organizaciones son:

1. Comportamiento probabilstico y no-determinstico de las organizaciones: la
organizacin se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin
fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los
sistemas sociales son probabilsticas y no-determinsticas. El comportamiento
humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas,
respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administracin no puede esperar
que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un
comportamiento previsible.

2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes
menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos
sistemas son complejos de elementos colocados en interaccin, produciendo un
todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente.
Talcott Parsons indic sobre la visin global, la integracin, destacando que desde
el punto de vista de organizacin, esta era un parte de un sistema mayor, tomando
como punto de partida el tratamiento de la organizacin como un sistema social,
siguiente el siguiente enfoque:

- La organizacin se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las
propiedades esenciales a cualquier sistema social.
- La organizacin debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado
de un sistema social mayor.
- La organizacin debe ser analizada como un tipo especial de sistema social,
organizada en torno de la primaca de inters por la consecucin de determinado
tipo de meta sistemtica.
- Las caractersticas de la organizacin deben ser definidas por la especie de
situacin en que necesita operar, consistente en la relacin entre ella y los otros
subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un
sociedad.

1. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema,
afectar a las dems. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan
diferentes escalones de control y de autonoma.
2. Homeostasis o estado firme: la organizacin puede alcanzar el estado firme, solo
cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La
unidireccionalidad significa que a pesar de que haya cambios en la empresa, los
mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido
al fin deseado, es un grado de progreso que est dentro de los lmites definidos
como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condicin
propuesta con menor esfuerzo, mayor precisin para un esfuerzo relativamente
menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso
solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.
3. Fronteras o lmites: es la lnea que demarca lo que est dentro y fuera del
sistema. Podra no ser fsica. Una frontera consiste en una lnea cerrada alrededor
de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de
energa, informacin) con el sistema. Las fronteras varan en cuanto al grado de
permeabilidad, dicha permeabilidad definir el grado de apertura del sistema en
relacin al ambiente.
4. Morfognesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas
mecnicos y aun de los sistemas biolgicos, tiene la capacidad de modificar sus
maneras estructurales bsicas, es identificada por Buckley como su principal
caracterstica identificadora.


MODELOS DE ORGANIZACIONES:

Schein propone una relacin de aspectos que una teora de sistemas debera
considerar en la definicin de organizacin:

- La organizacin debe ser considerada como un sistema abierto.
- La organizacin debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones
mltiples.
- La organizacin debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que
estn en interaccin dinmica unos con otros.
- Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos,
afectar a los dems.
- La organizacin existe en un ambiente dinmico que comprende otros sistemas.
- Los mltiples eslabones entre la organizacin y su medio ambiente hacen difcil
definir las fronteras de cualquier organizacin.

Modelo de Katz y Kahn

Desarrollaron un modelo de organizacin ms amplio y complejo a travs de la
aplicacin de la TS y la teora de las organizaciones. Segn su modelo, la
organizacin presenta las siguientes caractersticas:

La organizacin como un sistema abierto:

Para Katz y Kahn, la organizacin como sistema abierto presenta las siguientes
caractersticas:

1. Importacin (entrada): la organizacin recibe insumos del ambiente y necesita
provisiones energticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna
estructura social es autosuficiente.

2. Transformacin (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energa
disponible. La organizacin procesa y transforma insumos en productos acabados,
mano de obra, servicios, etc.

3. Exportacin (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el
medio ambiente.

4. Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier sistema
consiste en ciclos repetitivos de importacin-transformacin-exportacin. La
importacin y exportacin son transacciones que envuelven al sistema en ciertos
sectores de su ambiente inmediato, la transformacin o procesamiento es un
proceso contenido dentro del propio sistema.

5. Entropa negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el
proceso entrpico y reabastecerse de energa manteniendo indefinidamente su
estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropa negativa o
negentropa.

6. Informacin como insumo, retroalimentacin negativa y proceso de
codificacin: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo
energa que se transforman por el trabajo hecho. Tambin reciben informacin,
proporcionando seales sobre el ambiente. La entrada de informacin ms simple
es la retroalimentacin negativa (negative feedback), que permite al sistema
corregir sus desvos de la lnea correcta. Las partes del sistema envan informacin
de cmo operan a un mecanismo central y mantiene as la direccin correcta. Si
dicha retroalimentacin negativa es interrumpida, el estado firme del sistema
desaparece. El proceso de codificacin permite al sistema reaccionar
selectivamente respecto a las seales de informacin para las cuales est
programado. Es un sistema de seleccin de entradas a travs del cual, los
materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura.

7. Estado firme y homeostasis dinmica: los sistemas abiertos se caracterizan por
un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energa del exterior y una
exportacin contina de los productos del sistema. La tendencia ms simple del
estado firme es la homeostasis, pero su principio bsico es la preservacin del
carcter del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas reaccionan
al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas
entradas de energa en la naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un
mecanismo
regulador.

8. Diferenciacin: la organizacin, como todo sistema abierto, tiende a la
diferenciacin, o sea, a la multiplicacin y elaboracin de funciones, lo que le trae
tambin multiplicacin de papeles y diferenciacin interna.

9. Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de
equifinalidad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el
mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.

10. Lmites o fronteras: como sistema abierto, la organizacin presenta lmites o
fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de
accin del sistema, as como su grado de apertura.





DATOS DE REFERENCIA
MATERIAL ITESCAM SYLLABUS
http://admindeempresas.blogspot.com/2008/05/la-organizacion-como-sistema-
abierto.html
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/teoriageneraldes
istemas/default.asp