FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN.

Se denomina funciones de la administracin a la serie de pasos o etapas bsicas a

travs de las cuales se realiza la accin administrativa. A continuacin se presenta un
diagrama de las funciones y sus actividades que realizan.
Previsin
Objetivos
PLANIFICACIN Programas
Procedimientos
Polticas
FUNCIN Divisin del trabajo
ADMINISTRA ORGANIZACIN Definir responsabilidades
TIVA Delegacin de autoridad
Seleccionar
COORDINACION Orientar
Entrenar
Reunir
Coordinar
Guiar
DIRECCION Supervisar
Motivar
Incentivar
Comprobar
CONTROL Determinar
Valorar
Corregir
Evitar
Esquema N.1. Funciones administrativas





PLANIFICACIN.
Es la seleccin de actos futuros que parecen ms apropiados para producir los
resultados que se desean. Es una metodologa para la toma de decisiones, o la
metodologa para la seleccin de alternativas para alcanzar los objetivos de la
empresa.
La planeacin abarca los siguientes etapas o actividades pudiendo variar segn las
condiciones regionales o locales.

1. Objetivos.
Son fines que se persiguen dentro de toda actividad agrcola o ganadera que
refieren un campo de accin definido y sugieren la orientacin de los esfuerzos de
un administrador. Ejemplo. Disminuir la mortalidad a un determinado porcentaje,
con el fin de aumentar los niveles de produccin de carne (meta).

2. Polticas.
Son normas o reglas generales que rigen el proceso productivo, aclarando las
normas de conducta y disciplina con las que se va a dirigir y conducir el elemento
humano. Los lineamientos de poltica orientan la conducta institucional hacia el
logro de los objetivos predeterminados. Ejemplo. Producir 2000 litros por ordeo
en condiciones higinicas normales de calidad.
Posible poltica para lograr este objetivo.
a) Diseo de horario de trabajo para el tiempo de ordeo.
b) Discusin y anlisis de la conducta deseable del trabajador en el rea de
trabajo.
c) Condiciones higinicas que deben establecer para el trabajador y operador de
la ordeadora.

3. Programas.
La programacin es un mtodo sistemtico que busca un plan ms conveniente y
econmico, mediante el cual se logre la maximizacin de los ingresos o
minimizacin de costos dentro de las limitaciones de los recursos disponibles de
cada unidad productiva. En resumen un programa es una unidad de accin
especfica de la empresa que para su funcionamiento se le asignan recursos y
presupuesto.
La programacin abarca los siguientes fines:
Sealar claramente cada una de las actividades que conforman el proceso de
produccin.
Disear objetivos para cada una de las etapas productivas.
Determinar los pasos en secuencia dentro del proceso de produccin, relacionados
con el manejo, sanidad, alimentacin, reproduccin, etc.
Fijar los tiempos requeridos para cada actividad que se realizar. Ejemplo.
Suministrar sustitutos de leche durante 90 das.
Detectar las necesidades de los recursos humanos, materiales y animales
indispensables para cada actividad.

4. Procedimientos.
Son planes que sealan el criterio y modo de actuar en forma precisa y detallada,
complementando a los programas. Mediante los procedimientos debe lograrse la
secuela lgica de actividades.

5. Toma de decisiones en el planeamiento.
Las decisiones estn orientadas a escoger la mejor alternativa. Son opiniones que
se estructuran para actuar a partir de una serie de alternativas disponibles, para lo
cual se tiene en cuenta el rbol de decisiones.

EL RIESGO E INCERTIDUMBRE AGROPECUARIA.

EL RIESGO.
Se le define como la situacin existente cuando se puede predecir el futuro en un
grado determinado de probabilidad. As, se tiene la probabilidad de muerte de los
animales, la probabilidad de accidentes de las personas, probabilidad de robos de
animales, cultivos y vehculos entre otros.

LA INCERTIDUMBRE.
Para una planificacin con incertidumbre no hay una base slida para establecer
algn tipo de probabilidad en lo que atae a los acontecimientos futuros y es la
ms interesante desde el punto de vista econmico.

Precauciones contra la incertidumbre
1. Flexibilidad.
La flexibilidad puede definirse en trminos generales como la planificacin
efectuada de manera tal que se pueden tener en cuenta la nueva informacin
para un cambio. La flexibilidad tiene generalmente costos. Una disciplina en la
que se ha dado mucha importancia a esto es la produccin agropecuaria. Se
pueden elaborar planes de edificacin que le permitan a una construccin
determinada adaptarse a muchos usos diferentes, si esto fuera necesario. Una
construccin puede ser utilizada para maquinaria, almacn para granos o para
crianza de aves.

Algunas actividades son inflexibles en el sentido de que debe transcurrir un
tiempo considerable antes de la realizacin de los beneficios. En ste tipo de
actividades estn los rboles frutales y el ganado; otras actividades tienen
periodos ms cortos de produccin, por lo que el administrador puede cambiar
de una a otra actividad si las condiciones aconsejaran. Ejemplo. Los cultivos
anuales pueden iniciarse o interrumpirse fcilmente.

Las actividades tambin varan en relacin con la proporcin de los costos fijos
y variables que existen al comienzo del periodo de produccin. Si se compran
cerdos destetados con el propsito de engordarlos hasta que alcancen un peso
para el mercado, la mayora de los costos de produccin, sern variables como
el alimento, la mano de obra y los mismos animales. En el caso de cra de
ganado el mayor porcentaje de costos son fijos en el transcurso del periodo de
produccin. El programa de engorde puede interrumpirse ms fcilmente ya
que los costos fijos son bajos y las prdidas seran tambin relativamente bajas.

2. Diversificacin.
La diversificacin se considera tambin como precaucin contra la
incertidumbre. La teora en ste caso es que los precios y los rendimientos de
los productos de las distintas actividades no fluctan conjuntamente y que
una combinacin de actividades puede tender a estabilizar los ingresos en
forma ms efectiva que si las actividades fueran emprendidas separadamente.

3. Administracin del activo.
La existencia de incertidumbre en la produccin tiene un efecto profundo sobre
la administracin del activo. Un agricultor puede preferir tener en forma lquida
un % ms alto de su activo que lo que sera normal si el futuro fuera menos
incierto. Un prestamista tender a restringir el monto de un determinado
prstamo segn el grado de incertidumbre que ofrezca la operacin.

PROCESO DE DECISIN PARA LA PLANIFICACIN .

Dentro de este proceso es posible identificar siete etapas, las cuales pueden
colocarse en orden definido como sigue:
1. Reconocimiento de los problemas.
2. Observacin y recoleccin de datos
3. Identificacin de alternativas
4. Evaluacin de alternativas
5. Seleccin de alternativas

1. Reconocimiento de los problemas.
Un problema surge para el administrador cuando se sospecha que en una
situacin dada no es posible establecer claramente entre lo que puede ser y
lo que debe ser. El reconocimiento de los problemas conducen al
conocimiento real de las condiciones fsicas, econmicas, sociales y
administrativas de la empresa. Conocimiento de las condiciones externas y
relaciones con el sector agropecuario.

2. Observacin y recoleccin de datos.
Los hechos o datos recogidos pueden conducir a encontrar el problema, para
esta etapa sirven las encuestas, la contabilidad agrcola, sino hay empezar un
inventario, un balance, organizar registros de produccin, registros de ingresos
y gastos). Finalmente se debe llegar a un diagnstico completo de la situacin
actual. Ejemplo, en una empresa de bajos ingresos, deber examinar los
recursos disponibles, las posibilidades tcnicas para el uso de ellos, situacin de
mercado y combinacin de recursos.

3. Identificacin de alternativas.
Los hechos y la imaginacin, pueden conducir al administrador a identificar las
alternativas de accin ms promisorias, el estudio de los datos de contabilidad
de empresas que han tenido xito y tienen recursos semejantes, pueden ser
una fuente importante de ideas. Un productor de lechera segn el caso
pueden considerar como alternativa realizar cambios en el uso de la tierra,
siembra de pastos, distribucin de mano de obra, aumentar el tamao del
hato, etc.
La identificacin de alternativas trata de incorporar variaciones de la situacin
actual, buscando mejores resultados de acuerdo a los objetivos fijados.

4. Evaluacin de alternativas
Los elementos para evaluar las alternativas son la lgica y el estudio de los
resultados obtenidos, complementados por el conocimiento de las experiencias
del pasado. Para la evaluacin de las alternativas se toman criterios tcnicos y
sociales, conceptos de economa de la produccin, tcnicas de planificacin (
presupuesto parcial, presupuesto integral, programacin lineal, etc).

5. Seleccin entre alternativas.
La seleccin entre varias alternativas se hace con referencias a los valores que
el administrador cree que son importantes, de acuerdo a los objetivos que se
traten de lograr.

EL DIAGNOSTICO PARA LA PLANIFICACIN.

El diagnstico, es una anlisis crtico de la situacin actual, o sea un proceso
que permite demarcar la diferencia real entre lo que es y lo que debera
ser.
Una empresa en su funcionamiento esta bajo dos condiciones, uno los factores
internos y lo otro son los externos, pero son los primeros que permiten
comprender en detalle las caractersticas de la empresa de produccin
agropecuaria. La informacin a conseguir ser a travs de encuestas y otros
elementos. A continuacin se muestra una gua que est orientada a la
realizacin de la caracterizacin de una empresa en sus aspectos internos.

1. Aspectos fsicos
Caractersticas del rea en que se ubica la empresa.
Localizacin (distrito, provincia, departamento, distancia a mercados,
distancia a vas de comunicacin.
Uso potencial de los suelos
Croquis del uso potencial de los suelos
Uso actual de los suelos
Croquis del uso actual de los suelos
Tamao de la empresa.
Relacin tierra hombre.
Informacin de clima (precipitacin y temperatura)
Informacin sobre agua de riego (volumen, frecuencia de riego y calidad
de agua.
Proceso productivo actual.
Niveles tecnolgicos.
Indice de productividad

2. Aspectos econmicos y financieros.
Anlisis de inventarios, balances, ingresos y egresos.
Ingreso de los trabajadores.
Destino de la produccin.
Caractersticas del proceso de produccin.
Evaluacin de resultados econmicos y financieros
Costos de produccin

3. Aspectos sociales y culturales.
Caractersticas demogrficas (sexo, edad, nmero de hijos por familia
de los trabajadores de la empresa).
Niveles de vida ( salud, vivienda y nutricin )
Ingresos familiares dentro de la empresa
Caractersticas educacionales.
Caracterstica de ocupacin.
Tendencia hacia la organizacin

4. Aspectos jurdicos.
Situacin jurdica actual de la empresa

5. Aspectos administrativos.

a) En planificacin.
Existencia de planes para la produccin agropecuaria.
Criterios para la elaboracin de planes como: aspectos tcnicos
( rendimiento por cabeza, por hectrea, etc) econmicos (ganancias,
reinversin, rentabilidad, etc), sociales (educacin, servicios, etc),
otros ( influencia de instituciones del sector, para asistencia tcnica,
asistencia de crdito, etc).
Capacitacin en planificacin.
Elaboracin de presupuestos.

b) En organizacin.
Conocer si existe algn reglamento o manual de funciones.
Saber si se dispone de un organigrama.
Identificar la distribucin de actividades.
Conocer si se utiliza la contabilidad.
Observar si existe delegacin de autoridad sobre decisiones y comunicacin a todo
nivel dentro de la empresa.

c) En la coordinacin y direccin.
Comprobar la existencia de un mecanismo para la coordinacin de
las actividades de la empresa ( calendario de trabajo o de
actividades, etc).
Conocer si se programa las actividades agrcola y pecuarias, hacia
un objetivo comn, teniendo en cuenta los niveles de integracin
Comprobar cul es la opinin sobre las cualidades que deberan
tener los jefes en los distintos niveles jerrquicos.
Averiguar si hay capacitacin de personal.
Averiguar si hay participacin de los miembros de la empresa en la
determinacin de decisiones bsicas sobre su funcionamiento.

c) En la evaluacin y control.
Conocer si se ejecutan las actividades de acuerdo a lo planeado.
Observar si se revisan los planes para constatar que los resultados se
ajusten a lo planeado (rendimientos, ganancias, beneficios,
comercializacin, etc)
Sealar los elementos de control.







AYUDA MEMORIA PARA LA ELABORACIN DE UNA ENCUESTA PARA ANALIZAR LA
ADMINISTRACION DE UNA EXPLOTACION AGROPECUARIA

A) PLANEACIN
1. Hubo planeacin antes de llevar a cabo la explotacin?
2. Por qu se opt por llevar a cabo la explotacin en sta localidad?
3. Se consult a tcnicos acerca de la explotacin?
4. Recopil informacin tcnica acerca de la explotacin?
5. Determin cuntos animales y que produccin final tendra de ellos en un
tiempo determinado?
6. Tuvo en cuenta los recursos: agua, clima, costos de los forrajes y concentrado
en la regin?
7. Tuvo conocimiento del mercado para el producto?
8. Tuvo idea del nivel de explotacin que alcanzara la explotacin?
9. Calcul cunto personal podra necesitar para el proceso de produccin?
10. Hubo programacin para el trabajo a realizar en la empresa?
11. Ha previsto la administracin de la empresa para buen funcionamiento?
12. Consult con algn administrador agropecuario?
13. Qu poca del ao tiene mayor demanda?
14. Qu objetivos se propuso para el corto, mediano y largo plazo?
15. Para usted, quien debera ser el encargado responsable de administrar la
empresa?
16. Tuvo un presupuesto detallado para llevar a cabo la explotacin?
17. Si obtuvo un prstamo, quin le otorg?
18. Cunto fue el monto del prstamo?
19. Sigue solicitando prstamos y en qu montos?
20. Qu condiciones y plazos de amortizacin le dan para los prstamos?
21. Qu depreciacin considera para los equipos, herramientas, instalaciones,
pasturas, muebles y ganado reproductor
22. Tiene proyectada alguna instalacin para otras funciones especficas?
23. Qu proyectos tiene en mente para aumentar la produccin?
24. Qu tipos de cultivo tiene y qu otros piensa introducir?
25. Respecto al ganado, qu planes tiene?
26. De dnde trajeron los animales y como piensa hacer para los reemplazos?
27. Qu programa sanitario tiene establecido?
28. Cul es el destino de la produccin?
29. Cul es el programa de alimentacin que posee?
30. Tiene programas operativos anuales?
31. Utiliza publicidad para hacerse conocer?
32. Cmo transporta el ganado?
33. Qu precios le pagan por sus productos?
34. Cul es la distribucin de los potreros
35. Existen registros para el control del proceso productivo?
36. Cul es la extensin de los terrenos?
37. Qu maquinaria, equipos y herramientas cuenta actualmente?
38. Cules son los niveles de produccin de las pasturas, pastizales y el ganado?
39. Qu cantidad de agua se cuenta para el riego de los potreros y para el ganado?
40. Cul es la procedencia del agua?
41. Con que instalaciones cuenta?
42. Considera que dichas instalaciones son las adecuadas?
43. Cuntas unidades de ganado posee por categora o clase?

B) ORGANIZACIN
1. La organizacin de la empresa la lleva a cabo un profesional agropecuaria o de
otra especialidad?
2. Cmo es la estructura de la empresa?
3. Tiene un organigrama la empresa?
4. Qu puestos de trabajo ha considerado para la empresa?
5. Qu responsabilidades tiene cada puesto de trabajo?
6. Qu requisitos ha exigido para cada puesto de trabajo?
7. Qu salario o sueldo le otorga a cada puesto?
8. Qu requisitos ha exigido para el ingreso al trabajo en cada puesto?
9. Cmo se relacionan cada uno de los trabajadores para mejor coordinacin del
trabajo?
10. Recibe orientacin el nuevo personal?
11. Recibe capacitacin su personal?
12. Cul es la frecuencia de capacitacin?
13. Considera dentro de su puesto los recursos para capacitacin?
14. Considera que es rentable o redituable capacitar al personal?
15. Cunto personal trabaja diariamente?
16. Cunto de personal permanente y eventual tiene?
17. Est permanentemente en planta el administrador?
18. Est debidamente ordenado el trabajo a realizar?
19. Ha modificado el sistema de trabajo?
20. Qu opina acerca de un administrador, Zootecnista, Mdico Veterinario como
tcnico- administrador de su empresa?
21. Tiene problemas para adquirir ganado reproductor, maquinaria, equipos y
otros?
22. Qu tipo de prestaciones tienen los trabajadores?
23. Donde viven los trabajadores?
24. Tiene problemas legales?

C. COORDINACION
1. Lleva a cabo la coordinacin con su personal antes de cada faena?
2. Qu medios utiliza para la comunicacin
3. Qu problemas existen para implementar la coordinacin?
4. Existe permanente comunicacin por parte de los jefes?
5. Qu problemas ha tenido sino cuando no ha implementado la coordinacin
6. Como seleccion sus trabajadores
7. Existe entrenamiento para los trabajadores?
8. Existe cooperacin voluntaria de los trabajadores para realizar el trabajo
9. Tiene la administracin por objetivos?

D. DIRECCIN
1. Quin hace las veces de director dentro de la empresa
2. Cul es la funcin de ste?
3. Realiza supervisin diaria en la empresa
4. La supervisin le est dando resultados
5. Cmo se encausa al personal para el logro de los objetivos?
6. Influye sobre el personal para alcanzar las metas?
7. Qu tipo de responsabilidad presenta el trabajador hacia la empresa?
8. Motiva al personal explicndole las tareas a realizar
9. Resuelve los conflictos que existe entre el personal?
10. Cmo le trata al trabajador cuando no es eficiente?
11. Felicita al trabajador por los resultados obtenidos?
12. Qu hace para felicitarlo?
13. Qu oportunidades tiene el trabajador para su superacin?
14. Acepta sugerencias de los trabajadores?
15. Se alienta la iniciativa individual?
16. Existe premiacin para los trabajadores?
17. Cmo motiva a sus trabajadores?
18. Cuando se presentan problemas laborales en su personal , quin y cmo se
encarga de resolverlos?
19. Cul es la forma de supervisin

E. CONTROL.
1. Qu tipos de registros se llevan?
2. Con qu frecuencia se realizan los reportes?
3. Se evalan los resultados por da, semana o mes de las personas?
4. Se evalan los resultados por da, semana o mes de los animales?
5. Se hacen comparaciones entre los resultados obtenidos y los esperados?
6. Considera que la empresa ha ido mejorado?
7. Considera que la administracin actual es buena?
8. Cmo lleva a cabo el control de ingresos y egresos?
9. Cules son los problemas ms frecuentes en la empresa?
10. Lleva estadstica en la empresa?
11. En qu se basa para programar la produccin?
12. Quines deciden el programa de produccin?
13. Aceptara recomendaciones tcnico- administrativas para mejorar la
produccin?
14. Cmo se corrigen las desviaciones de los planes?
15. Cmo busca nuevos mercados?
16. Existe algn sistema de informacin en la empresa?
17. Se evala la eficiencia del hato?
18. Cul es el costo de produccin de sus productos?
19. Qu tipo de identificacin tiene para el hato?
20. Es suficiente el forraje que tiene actualmente?
21. Qu rendimiento tienen los cultivos y las crianzas?

METODOS PARA OBTENER INFORMACIN PARA EL ANALISIS Y PLANIFICACIN DE LA
EMPRESA AGROPECUARIA.

El administrador de una empresa agropecuaria debe tomar decisiones de un da a otro y
hasta de un ao a otro, con datos que tenga a su disposicin adecuados o no. En general
el xito de sus decisiones depender de la cantidad y calidad de las informaciones que
posea; para lo cual es importante tener en cuenta los registros, datos de encuestas y de
otras fuentes. Para planificar es necesario los siguientes cuatro tipos de datos.
a) Historia de las recientes actividades de produccin y uso de los recursos.
b) Un inventario de la cantidad y calidad de los recursos fsicos y humanos disponibles
en el presente.
c) Estimaciones de las posibilidades fsicas para el futuro.
d) Estimaciones de precios prevalentes en el mercado para distintos insumos y
productos

REGISTROS.
Son documentos de distinta naturaleza y forma donde quedan anotadas una serie de
eventos ocurridos en la empresa ganadera.
1. Datos de registros y otras fuentes primarias.
Los registros son los que proporcionan la mayor cantidad de informacin para la
planificacin, pero sta tiene que hacerse an cuando no hayan registros, entonces
se recurrir a otra fuente como es la inspeccin visual (registro de inventario) y
entrevistas.
2. Datos de fuentes secundarias. Deber obtenerse de:
Resultados de investigacin tcnica en Universidades e Institutos de investigacin.
Plantas de proceso y beneficio
Centros de comercializacin.
Servicios de control climatolgico e hidrobiolgico.
3. Objetivos de los registros.
a) cumplir con los requisitos de declaracin de renta donde esto exista.
b) Medir el xito de la gestin financiera y el progreso de un periodo a otro.
c) Proporcionar puntos de comparacin con el funcionamiento anterior.
d) Suministrar una fuente continua de datos que ayuden a planificar la empresa.

4. Clase de informacin para anotar en los registros.
A continuacin se muestra algunos items que con ms frecuencia se registran.
Gastos de operacin
Ingresos o entradas
Inversiones (compras de bienes de capital)
Cantidad de produccin.
Cantidad de insumos utilizados.
Precios de los insumos y productos.
Depreciacin de maquinaria, equipos, herramientas, construcciones, ganado
Reproductor, etc.
Inventario, mensual, trimestral, semestral o anual de los animales.
Cantidad de alimento en almacn.
Cantidad de alimento utilizado diariamente.
Transferencias no monetarias (animales de un lugar a otro)
Cambios de clase.
Mortalidad y morbilidad
Lista de cuentas por cobrar y por pagar.
Nmina de sueldos y salarios.
Inventario de bienes de capital.
Nmero de potreros utilizados.
Cantidad de jornales utilizados.
Peso de los animales
Cantidad de animales vendidos
Cantidad de horas hombre u horas mquina.
Datos climatolgicos.

5. Caractersticas deseables de los registros.
a) Deben ser completos en relacin a los objetivos establecidos.
La omisin de unos items claves pueden reducir mucho el valor de un registro.
Por ejemplo, la falta de datos para computar el tamao de un grupo de
ponedoras, limitar el valor analtico de un registro.
b) Deben ser exactos dentro de ciertos lmites.
Los errores y las omisiones pueden con frecuencia localizarse y corregirse por
simples procedimientos de confrontacin, por ejemplo. El nmero de aves
existentes al principio de una campaa ms las adiciones, menos las vendidas y
muertas deben ser iguales al nmero de aves al final de campaa
c) Deben ser sencillos.
Un sistema de registro es de poco valor si el encargado no puede entenderlo,
llevarlo fcilmente e interpretarlo con rapidez
d) Deben ser convenientes.
Especialmente con respecto a la facilidad de hacer asientos originales donde la
actividad o transaccin tiene lugar. Ejemplo, la forma lgica de anotar la
produccin de huevos, no es en el libro de contabilidad, sino en una hoja de
registro localizada cerca de los nidales.
e) Deben tener suficiente espacio para anotar todos los detalles en una forma
organizada.
Los esfuerzos se desperdician y la exactitud se sacrifica cuando los esqueletos
de registro no tienen suficiente espacio para cada dato.
f) Deben ser accesibles.
Deben proporcionar con facilidad datos sobre ciertas transacciones en
particular. Por ejemplo, Un contador necesita un dato de una transaccin
efectuada algunos periodos atrs, para encontrarlo debe guiarse por la
codificacin de la serie de asientos y orden cronolgico.
g) Deben clasificarse de acuerdo a los objetivos escogidos.
Un nmero suficientes de columnas o lneas para la clasificacin detallada,
eliminar problemas tales como, la necesidad de volver a clasificar los gastos de
alimentos para obtener totales separados como alimentos para ponedoras,
alimentos para pollos, alimentos para vacas y otros similares.