Establecer un sistema para identificar, recoger, codificar, acceder, archivar, guardar, mantener, actualizar, respaldar y dar un destino final a los registros que formen parte del Sistema de Gestin Integrado.
2.- RESPONSABILIDADES
El Jefe Dpto. SGI es responsable de:
o Identificar, recoger, codificar, archivar, respaldar, mantener actualizado y dar un destino final a los registros del Sistema de Gestin Integrado.
Todo el personal es responsable de:
o Mantener, archivar y actualizar los registros del SGI asignados.
3.- DEFINICIONES
No Contiene.
4.- RECURSOS NECESARIOS
No Contiene.
5.- DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
5.1.- CARACTERISTICAS GENERALES
Los registros que formen parte del Sistema de Gestin Integrado debern contar con ciertas caractersticas mnimas a cumplir, entre las que se encuentran:
o Ser legibles e Identificables. o Almacenados en lugares fsicos con condiciones ambientales adecuadas a fin de evitar daos y deterioros (prevencin de perdidas). o Archivados y mantenidos al da de manera que sean fcilmente recuperables. o Repuestos de manera inmediata cuando sean motivo de consulta.
Nota: el llenado de los registros deber realizarse en todos los campos incluidos en el formato, por lo que en caso de que el llenado de algn campo no proceda se deber completar con la anotacin No Aplica, No Contiene o simplemente rayndola a fin de demostrar su invalidez.
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Tiger Ingeniera y Servicios
Con el propsito de contar con una fcil identificacin y localizacin de los registros del Sistema de Gestin Integrado, se ha establecido el siguiente sistema de codificacin:
CODIGO: R-NCC-XXXXX
Donde: R : Registro. NCC : Numero Correlativo, asignado por el Representante de la Gerencia. XXXXX : Nombre del registro.
5.3.- CONTROL DE LOS REGISTROS
El Control de los registros del Sistema de Gestin Integrado es realizado, mantenido y actualizado por el Jefe Dpto. SGI a travs de Listado Control de Registros (R-027.IN), el cual especifica procedencia, cdigo de identificacin, nombre, Tipo de almacenamiento (fsico o digital), tiempo de almacenamiento (mnimo), versin, responsable y disposicin final.
El tiempo de almacenamiento es definido por el Jefe Dpto. SGI de acuerdo al uso para el cual fue diseado.
5.4.- ALMACENAMIENTO Y RESPALDO
La responsabilidad de almacenar los registros conlleva la del mantenimiento y cuidado de los registros. Los archivos, tanto en soporte papel como informtico, deben reunir condiciones tales que se minimice la posibilidad de prdida o deterioro por accidente o condiciones ambientales, puesto que representan evidencias objetivas de la aplicacin del Sistema de Gestin Integrado.
En el caso de los registros informticos, se debern realizar copias de seguridad de cada uno de ellos indicados en Listado Control de Registros (R-027.IN) para lo cual se utilizara disco duro externo, CD u otro medio de soporte.
5.5.- ORIGEN DE LOS REGISTROS
Entre los registros del Sistema de Gestin Integrado especficamente los requeridos por las normas ISO 9001, ISO 14.001 y OHSAS 18.001 aplicables se encuentran:
o Revisiones efectuadas por la Gerencia. o Educacin, formacin, habilidades y experiencia. o Evidencia de que los procesos de realizacin y el servicio resultante cumplen los requisitos. o Resultados de la revisin de los requisitos relativos al servicio y acciones originadas por la misma.
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Tiger Ingeniera y Servicios
o Resultado de las evaluaciones de los suministradores y las subsiguientes acciones necesarias que se deriven de las mismas. o Los requeridos por la organizacin para demostrar la validacin de los procesos en los cuales la salida resultante no pueda ser verificada mediante seguimiento y medicin. o Resultados de las Auditoras Internas y acciones de seguimiento. o Naturaleza de las no conformidades del producto y de cualquier accin tomadas posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido. o Resultados de las acciones correctivas. o Resultados de las acciones preventivas.
6.- ANEXOS
6.1.- LISTADO CONTROL DE DOCUMENTOS R-027.IN
7.- HOJA CONTROL DE MODIFICACIONES
Versin Fecha Modificacin tem Alterado Motivo 00
01
18-03-2010
28-06-2013 N.A.
Procedimiento en General. Emisin del Documento
Se integra el Procedimiento en Materias de S&SO, M. Ambiente y Calidad.
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