N NO OV VI IE EM MB BR RE E 2 20 01 10 0

MARCO SIMPLIFICADO





































GUA TCNICA
N 33 VERSIN 0.4







PLANIFICACIN GENERAL ANUAL
DE AUDITORA 2011





Planificacin General en Auditora 2011 - Marco Simplificado


1

TABLA DE CONTENIDOS
_____________________________________________________________________________________

MATERIAS PGINA


I.- INTRODUCCIN 2

II.- OBJ ETIVO DEL DOCUMENTO 3

III.- CONCEPTOS SOBRE PLANIFICACIN GENERAL EN AUDITORA 3

1.- Definiciones y Requisitos Contenidos en Normas de Auditora 3
2.- Etapa de Planificacin General en el Proceso de Auditora 4

IV.- FASES GENRICAS EN LA ETAPA DE PLANIFICACIN GENERAL EN
AUDITORA
5

1.- Fase Genrica: Obtencin de informacin de la entidad y del contexto externo -
Diagnstico
5
2.- Fase Genrica: Enfoque para priorizar las actividades en el Plan Anual de
Auditora - Diagnstico
9
3.- Fase Genrica: Formulacin del Plan Anual de Auditora 14
4.- Fase Genrica: Presentacin del Plan Anual de Auditora al J efe de Servicio y al
CAIGG para su aprobacin
19
5.- Fase Genrica: Elementos para evaluar y controlar el avance del Plan Anual de
Auditora
19

ANEXO N 1 21
























Planificacin General en Auditora 2011 - Marco Simplificado


2

I.- INTRODUCCIN

El Consejo de Auditora, en cumplimiento de la Poltica de Auditora Interna General de
Gobierno, implementada y propiciada por el Ejecutivo para el fortalecimiento y desarrollo de los
organismos, sistemas y metodologas que permitan resguardar los recursos pblicos y apoyar la
gestin de la administracin y los actos de Gobierno ha formulado la Gua Tcnica N 33,
versin 0.4 Planificacin General en Auditora 2011, Marco Simplificado.

La Etapa de Planificacin General en Auditora es una pieza fundamental del enfoque moderno
de auditora, orientada a agregar valor a la organizacin, al seguir una orientacin que permite
optimizar los recursos que poseen los Servicios y entidades pblicas, priorizando las
actividades de auditora en aquellos procesos, programas, proyectos o reas consideradas
estratgicas dentro del Universo de Auditora.
1


Este documento comienza con una descripcin global de la Etapa de Planificacin General de
Auditora. A continuacin se analizan las fases que componen la Etapa y se entregan
lineamientos y recomendaciones del enfoque que se debe utilizar para determinar las
actividades que contendr el Plan Anual de Auditora 2011.

Posteriormente, se exponen los elementos que debera contener el Plan Anual de Auditora
2011 y se sealan los resguardos y mecanismos de monitoreo que debera tomar el auditor
para su adecuado desarrollo y cumplimiento.






















1
El Universo de Auditora es el conjunto de los procesos, programas, proyectos, reas u otras
subdivisiones, establecidas formalmente en una organizacin gubernamental que existen para gestionar
uno o ms riesgos del negocio.



Planificacin General en Auditora 2011 - Marco Simplificado


3
II.- OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Entregar una propuesta metodolgica para desarrollar la Etapa de Planificacin General de
Auditora, especficamente para la formulacin del Plan Anual de Auditora 2011.

III.- CONCEPTOS SOBRE PLANIFICACIN GENERAL EN AUDITORA

1.- Definiciones y Requisitos Contenidos en Normas de Auditora

En trminos generales, esta etapa incluye un anlisis integral de todos los elementos internos y
externos a la organizacin, con la finalidad de determinar los eventos que cuentan con la mayor
relevancia para cumplir con su misin y objetivos estratgicos y que, a su vez, cuentan con el
mayor nivel de riesgo. En base a estos elementos, se debe formular un Plan de Auditora que
incluya las materias que deberan requerir mayor dedicacin para la funcin de auditora.

Las actividades que se realizan en esta etapa se encuentran definidas en diferentes normas de
auditora referidas a la planificacin, especialmente las de auditora interna, las que sealan que
se debe considerar principalmente lo siguiente:

El J efe de Auditora debe administrar y gestionar la actividad de auditora interna para
asegurar que aada valor a la institucin.

El J efe de Auditora debe establecer planes basados en riesgos, a fin de determinar las
prioridades de la actividad de auditora interna.

Los Planes de Auditora debern ser consistentes con las metas de la institucin.

El Plan de Auditora debe estar basado en una evaluacin de riesgos, realizada al menos
anualmente.

El J efe de Auditora debera analizar las actividades a realizar en su plan considerando las
competencias de su personal, con la finalidad de mejorar la calidad del examen y formar
equipos de trabajo multidisciplinarios para compartir el conocimiento adquirido.

El J efe de Auditora debe aceptar los trabajos de auditora solicitados por el J efe de
Servicio, que sirvan para mejorar la gestin de riesgos, aadir valor, y mejorar las
operaciones de la institucin. Aquellos trabajos que hayan sido aceptados deben ser
incluidos en el Plan de Auditora.

El J efe de Auditora debe comunicar los planes y requerimientos de recursos de la actividad
de auditora interna, incluyendo los cambios provisorios significativos, al J efe de Servicio
para la adecuada revisin y aprobacin formal.

El J efe de Auditora tambin debe comunicar al J efe del Servicio el impacto de cualquier
limitacin de recursos para ejecutar una actividad que podra estar o no en el plan.

El J efe de Auditora debe asegurar que los recursos para la auditora interna sean
adecuados, suficientes y efectivamente asignados para cumplir con el plan aprobado.



Planificacin General en Auditora 2011 - Marco Simplificado


4
El J efe de Auditora debe informar peridicamente a la jefatura del Servicio sobre la
actividad de auditora interna en lo referido al propsito, autoridad, responsabilidad y
desempeo de su plan. El informe tambin debe incluir exposiciones de riesgo relevantes y
cuestiones de control, gobierno corporativo y otras necesarias o requeridas por la direccin.

El J efe de Auditora debe considerar la supervisin de los trabajos, directamente o a travs
de funcionario delegado.

2.- Etapa de Planificacin General en el Proceso de Auditora

La Etapa de Planificacin General comprende desde el conocimiento y comprensin de la
organizacin y del Universo de Auditora, hasta la formulacin y aprobacin del Plan de
Auditora por la Direccin. El Plan establece el enfoque general y los nfasis estratgicos de la
unidad de auditora para un periodo determinado, generalmente un ao.

Posteriormente, en la Etapa de Planificacin o Programacin Especfica del Trabajo se
generar el programa especfico de auditora que seala quin, cmo, dnde y cundo se
deben realizar cada una de las actividades de auditora contenidas en el Plan. Todo el
conocimiento adquirido en la etapa de Planificacin General se constituir posteriormente en la
base para la determinacin del enfoque de auditora y la seleccin de los procedimientos
especficos que se aplicarn en el desarrollo de cada auditora.

El esquema N 1 presenta la relacin entre cada etapa del proceso de auditora y los
respectivos documentos tcnicos, que este Consejo de Auditora ha emitido con la finalidad de
apoyar metodolgicamente el desarrollo de las referidas etapas.

Cuadro N 1: Esquema de relacin entre las etapas en el proceso de auditora y la
documentacin tcnica emitida por el Consejo de Auditora









Planificacin de
Auditora

Doc. Tec. N 33
Planificacin
Especfica de
Auditora

Doc. Tec. N 24

Ejecucin de la
Auditora

Doc. Tec. N 31

Informe de
Auditora

Doc. Tec. N 25

Seguimiento de
Auditora

Doc. Tec. N 26
RETROALIMENTACIN
PROCESO DE AUDITORA


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5
IV.- FASES GENRICAS EN LA ETAPA DE PLANIFICACIN GENERAL EN AUDITORA

El desarrollo de la Etapa de Planificacin General en Auditora puede variar en cada entidad
gubernamental, dependiendo entre otros, de su nivel de complejidad, tamao, efectividad del
sistema de control interno, sistemas de informacin y estructura organizacional. Para ello se ha
estimado conveniente presentar, con fines explicativos y en orden cronolgico, las principales
fases genricas que la componen, sin perjuicio de lo cual, en la prctica, algunas de estas fases
se desarrollan en forma paralela entre ellas.

Cuadro N 2: Fases Genricas en la Etapa de Planificacin General en Auditora




1.- FASE GENRICA: OBTENCIN DE INFORMACIN DE LA ENTIDAD Y DEL CONTEXTO
EXTERNO - DIAGNSTICO

Como requisito para planificar adecuadamente el trabajo, el auditor debe realizar un
diagnstico de la situacin en la que se encuentra la entidad o Servicio, para ello se debe
obtener informacin de todos los elementos internos y externos que son la base para la
existencia y continuidad de la entidad, adems de los riesgos y factores internos y externos que
podran afectar el normal desarrollo de sta. Tales elementos y factores pueden incluir, por
ejemplo, los siguientes:

1.1.- Elementos de los Cuales se Debe Obtener Informacin

Elementos estratgicos de la entidad

La formulacin de la planificacin estratgica: La misin, los objetivos estratgicos, las metas,
las estrategias especficas, el presupuesto general y el operativo. Especialmente, se requiere
obtener el modelo para anlisis de negocio utilizado, podra ser, por ejemplo, el FODA
Obtencin de informacin de la entidad y del
contexto externo
Enfoque para priorizar las actividades del Plan
de Auditora
Formulacin del Plan Anual de Auditora
Presentacin del Plan Anual de Auditora al
Jefe de Servicio y CAIGG para su aprobacin
Determinacin de indicadores y metas para
evaluar y controlar el avance del Plan
R
E
T
R
O
A
L
I
M
E
N
T
A
C
I
O
N

Fuentes de
informacin
principales
del Servicio
Diagnstico


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6
(Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas) o el anlisis de 5 fuerzas de M. Porter
(Poder de los Proveedores Competidores Potenciales Amenazas de Productos/Servicios de
Sustitucin - Poder de Negociacin de los Compradores - Competencia).

Elementos referidos a las leyes, reglamentos, normas y dictmenes

La ley orgnica de la institucin y todas las normas que regulan la actividad de la organizacin
con los ciudadanos, tanto en forma externa (sector que atiende), as como respecto de
aquellas normas y regulaciones operativas que contemplan los programas y procesos de la
institucin. Se sugiere tambin en este punto, considerar los dictmenes de la Contralora
General de la Repblica, as como de otros rganos que emitan pronunciamientos que afecten
al Servicio (resoluciones del SII, Aduanas, Superintendencia de Seguridad Social, entre otros).

Elementos sobre el entorno

El sector de la comunidad que atiende, los tipos de productos y servicios ofrecidos, las
localidades donde opera y los mtodos de produccin, distribucin y comercializacin si
procede, las nuevas tecnologas que imperan en el mercado y que afectan el cumplimiento de
la misin.

Elementos referidos al diseo organizacional

El tipo de estructura organizacional del Servicio, por ejemplo, estructuras con direcciones
nacionales, direccin regional o agencia o rea local, centralizada o descentralizada, etc.

Elementos referidos al recurso humano

La cantidad y distribucin del personal en el nivel central y regional, el proceso de seleccin,
contratacin y capacitacin del recurso humano.

Elementos de los sistemas de informacin

Documentacin sobre los sistemas de informacin contables, presupuestarios y administrativos,
los sistemas de informacin informticos y las bases de datos que contienen la informacin de
los procesos institucionales.

Elementos del ambiente de control y gestin de riesgos

El modelo para gestin de los riesgos corporativos y la matriz de riesgos del Servicio o entidad,
el sistema de control interno, los mecanismos de monitoreo en la ejecucin de los procesos y
los organismos contralores y fiscalizadores.

Elementos referidos a los recursos financieros

La cantidad de recursos que el Servicio o entidad administra, la distribucin a nivel regional,
origen de los recursos y sus requisitos de ejecucin.





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7
1.2.- Factores Globales que Podran Provocar Materializacin de los Riesgos Relevantes

a.- De Carcter Externo

Econmicos

Cambios de precios de los insumos, nuevas restricciones o aperturas en el acceso a mercados,
cambios en las barreras de entrada de la competencia, y nuevos competidores.
Cambios en los mercados financieros, variaciones de la tasa de inters, nuevas fusiones y
adquisiciones de empresas del sector privado que se relacionan con la entidad gubernamental.

Medioambientales

Incluyen los niveles de emisiones y residuos, las restricciones en la obtencin de energa, as
como las inundaciones, incendios y terremotos que afectan la gestin de la organizacin y
provocan daos a los bienes, instalaciones o edificios.

Sociales

Relacionados con los cambios demogrficos, en las costumbres sociales, en las estructuras
familiares y en las prioridades trabajo/ocio de los ciudadanos y, las tendencias de los niveles de
desempleo.

Tecnolgicos

Incluyen las tecnologas emergentes, los avances en las redes de comunicacin, los medios
tecnolgicos para realizar comercio electrnico y Gobierno Electrnico que generan una mayor
disponibilidad de datos, las reducciones de costos de infraestructura y un mayor aumento en la
demanda de servicios basados en la tecnologa.

Regulaciones

Cambios de polticas pblicas y normas que implican oportunidades o amenazas en el mercado
o segmento en que participa la organizacin. Modificaciones en las normas que regulan o
afectan el que hacer de un Servicio o entidad gubernamental.

b.- De Carcter Interno

Infraestructura

El incremento de recursos para mantenimiento preventivo de la infraestructura y el nivel de
apoyo a los centros de atencin a los ciudadanos y comunas. La complejidad, disponibilidad y
capacidad de produccin de los activos.

Personal

El ambiente de higiene y seguridad existente y los niveles de accidentes laborales. Las
competencias y la capacidad del personal y el cumplimiento de metas colectivas.



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8
Procesos

El nivel de documentacin bajo estndares de calidad, las modificaciones de procesos sin
adecuados protocolos para la gestin de los cambios, los errores en su ejecucin y la
externalizacin de entregas al cliente con un control insuficiente.

Tecnologas

El aumento continuado de recursos tecnolgicos, las fallas de seguridad y la potencial cada de
los sistemas, la disponibilidad e integridad de las bases de datos, la mantencin preventiva de
los sistemas.

Comunicaciones

El nivel de desarrollo y fluidez de las comunicaciones al interior del Servicio. Especialmente la
cobertura de stas y la claridad y oportunidad con que stas llegan a todo el personal.

1.3.- Fuentes de Informacin a Consultar para Formular el Plan de Auditora

Para formular el Plan de Auditora el auditor debe considerar, entre otras, las siguientes fuentes
de informacin con la finalidad de realizar el anlisis para formular el Plan de Auditora:

Los nuevos lineamientos estratgicos de las autoridades del Servicio.

Los cambios significativos en la entidad y en los procesos, programas, sistemas o sistemas
de control que se han creado o sufrido cambios parcial o totalmente en el periodo previo a la
Planificacin.

La Matriz de Riesgos del Servicio o entidad, elaborada y actualizada en el marco del
Proceso de Gestin de Riesgos Institucional y en la cual es posible identificar, entre otros,
aquellos procesos, subprocesos o etapas que presentan una exposicin al riesgo o riesgo
residual no deseado.

La identificacin y definicin de riesgos crticos del Servicio dispuesta en el cuadro N 1
segn la Gua Tcnica N 45/2010.

Los papeles de trabajo y sus informes de auditora correspondientes a revisiones anteriores,
que contienen informacin til sobre las caractersticas, fortalezas y riesgos de los procesos
y reas auditadas anteriormente, las transacciones que puedan requerir un anlisis especial
y el nivel de eficacia del sistema de control interno de la organizacin y de cada proceso en
particular.

Los resultados de las auditoras de aseguramiento del Proceso de Gestin del Riesgo, en
particular la calidad del levantamiento de informacin y la identificacin de los riesgos
relevantes.

Tambin podran constituirse en una adecuada fuente de informacin, los resultados de la
participacin de empresas de auditora externa, especialmente en casos de auditora a los
estados financieros, en asesoras a casos particulares o los resultados de la participacin de


Planificacin General en Auditora 2011 - Marco Simplificado


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algn experto en la entidad o en otras entidades del sector pblico, que pueda considerarse
interesante como benchmarking para el Servicio.

Otra fuente de informacin que debe considerarse en la planificacin son los informes de
fiscalizacin emitidos por la Contralora General de la Repblica en sus revisiones
habituales y especiales en el Servicio y los emitidos por otros organismos supervisores y
reguladores en el uso de sus facultades.

Los informes de seguimiento, tanto los de auditora interna, auditoras externas y de la
Contralora General de la Repblica.

Los resultados de las evaluaciones de entidades y programas que realiza la Direccin de
Presupuestos (Balance de Gestin Integral, Evaluacin Comprehensiva del Gasto, etc.) y
las bases de datos para consulta de jurisprudencia y normas contables para el sector
gubernamental de la Contralora General de la Repblica.

Las investigaciones y procesos sumariales administrativos que se han realizado en la
entidad en el periodo previo a la Planificacin de Auditora.

Con toda la informacin interna y externa obtenida en esta fase, el auditor interno comienza a
desarrollar el diagnstico de la entidad, contextualizando la situacin del Servicio, identificando
los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos y considerando aquellas
fuentes de informacin que podran aportar a la formulacin del Plan Anual de Auditora.

2.- FASE GENRICA: ENFOQUE PARA PRIORIZAR LAS ACTIVIDADES EN EL PLAN
ANUAL DE AUDITORA 2011 - DIAGNSTICO

Para continuar con el desarrollo del diagnstico, el auditor debe documentar los pasos que va a
seguir para definir cules sern las actividades de auditora a incluir en el Plan Anual de
Auditora 2011. Para ello, debe seguirse la secuencia que se presenta a continuacin.

2.1.- Mtodo de Definicin de Factores para Priorizar Informacin

La formulacin del Plan Anual de Auditora debe basarse en toda la informacin que el auditor
ha observado, revisado y analizado en la fase anterior. En general, la informacin recabada
ser voluminosa y abarcar variados temas. Por ello, es necesario establecer algunos factores
que permitan priorizar informacin y relevar aquellos tpicos crticos para el Servicio o entidad
gubernamental.

a.- Procedimiento: Definicin de Factores Relevantes

En general, por tratarse de gran cantidad de informacin a examinar desde el Universo de
Auditora, es necesario analizarla y refinarla, de manera que puedan identificarse de ella, en
forma confiable, las actividades o procesos, que van a ser parte del Plan Anual de Auditora.

En el mtodo que se presenta en este acpite, primero deben identificarse fuentes de
informacin y luego aplicarse los factores relevantes definidos en esta Gua Tcnica.



Planificacin General en Auditora 2011 - Marco Simplificado


10
Los referidos factores se han descrito sealando lo que representan como impacto para el
Servicio y han sido cuantificados en una escala ordinal. Esta escala representa con el guarismo
ms alto el criterio que ms impacta en el proceso, programa, proyecto o rea.

Tambin en esta Gua Tcnica se ha ponderado cada factor de acuerdo a la importancia
estratgica que tienen para las entidades del Estado.

A continuacin, debe multiplicarse el resultado obtenido en el criterio de cuantificacin del factor
relevante, por la ponderacin de su importancia estratgica.

Por ltimo, se suman los valores obtenidos a travs del procedimiento sealado, clasificando los
procesos de acuerdo a su nivel de criticidad, segn la siguiente escala definida en el cuadro N
3:

Cuadro N 3. Escala para Nivel de Criticidad para Auditora Interna


Descripcin

Calificacin Nivel de criticidad
Nivel de criticidad alta 3,5 a 5,0 Alta
Nivel de criticidad moderada 2,1 a 3,4 Moderada
Nivel de criticidad baja 1,0 a 2,0 Baja

El auditor debera considerar para el Plan de Auditora, aquellos procesos, programas o reas
que aparezcan con el mayor nivel de criticidad
2
, de acuerdo con la aplicacin de este mtodo.

A continuacin, en el cuadro N 4 se presentan los factores relevantes para determinar las
actividades que contendr el Plan Anual 2011, en el cual se define un factor, se describe y se
establecen los criterios de evaluacin con una escala ordinal de tres puntuaciones (Alto=5,
Medio=3, Bajo=1).

Cuadro N 4. Identificacin de Factores Relevantes para el Plan Anual de Auditora 2011



Esquema de Factores Relevantes para Priorizar Acti vidades del Plan Anual de Auditora

N Factor Relevante Descripcin Factor Criterios de evaluacin
1
Asignacin
Presupuestaria
2011
Analizar la proporcin
3
de
recursos financieros
asignados en la Ley de
Presupuestos para 2011 en el
proceso, programa, proyecto o
rea
El proceso, programa, proyecto o rea tiene
asignados fondos en una proporcin mayor para
el Servicio: 5
El proceso, programa, proyecto o rea tiene
asignados fondos en una proporcin media para
el Servicio: 3
El proceso, programa, proyecto o rea tiene
asignados fondos en proporcin menor para el
Servicio: 1



2
El auditor deber considerar las mayores criticidades obtenidas, independiente de su clasificacin de alta, media o
baja.
3
La proporcin mayor, media, o menor de recursos asignados en la Ley de Presupuestos para los procesos,
programas, proyectos o reas debe ser definida y explicada por cada Servicio o entidad, en este diagnstico.


Planificacin General en Auditora 2011 - Marco Simplificado


11
2
Nivel de criticidad
de los riesgos
Analizar si el proceso,
programa, proyecto o rea
contiene los riesgos crticos
definidos por el Servicio
4

El proceso, programa, proyecto o rea contiene
ms 5% de riesgos crticos: 5
El proceso, programa, proyecto o rea contiene
como mximo 5% de riesgos crticos: 3
El proceso, programa, proyecto o rea no tiene
riesgos crticos: 1
3
Probidad y
Transparencia
Analizar el nivel de impacto en
materia de probidad y
transparencia que tiene el
proceso, programa, proyecto o
rea en el Servicio.
La materializacin de un riesgo en el proceso,
programa, proyecto o rea tiene un nivel de
impacto mayor en materia de probidad que afecta
gravemente la imagen del Servicio: 5
La materializacin de un riesgo en el proceso,
programa, proyecto o rea tiene un nivel de
impacto medio en materia de probidad que afecta
moderadamente la imagen del Servicio: 3
La materializacin de un riesgo en el proceso,
programa, proyecto o rea tiene un nivel de
impacto menor en materia de probidad que afecta
en forma mnima la imagen del Servicio: 1
4
Informes de la
Contralora General
de la Repblica

Analizar los resultados de los
informes de la Contralora
General de la Repblica, en
especial la gravedad de las
observaciones que se realizan
y cmo estas afectan a los
procesos, programas,
proyectos o reas
El informe seala que el proceso, programa,
proyecto o rea presenta deficiencias graves:
faltas a la probidad, observaciones reiteradas,
mal manejo de recursos, etc.: 5
El informe seala que el proceso, programa,
proyecto o rea presenta deficiencias moderadas
que podran afectar su desarrollo temporalmente:
3
No existen informes o el informe seala que el
proceso, programa, proyecto o rea se desarrolla
correctamente con debilidades menores:1

5

Investigaciones y
procesos
sumariales

Analizar los resultados de las
investigaciones y procesos
sumariales en los procesos,
programas, proyectos o reas,
en los ltimos dos aos
Se han realizado investigaciones y/o sumarios
administrativos, y los resultados arrojan la
existencia de situaciones irregulares : 5
Se han realizado investigaciones y/o sumarios
administrativos, y los resultados arrojan la
existencia deficiencias moderadas:3
No se han realizado sumarios o se han realizado
investigaciones y/o sumarios administrativos,
pero los resultados no arrojan situaciones
irregulares, sino situaciones menores: 1

6

Cambios
significativos en el
negocio y en los
procesos,
programas,
proyectos o reas


Analizar la importancia de los
cambios que se han generado
en el periodo previo a la
Planificacin en el Servicio
Existen algunos o varios cambios que pueden
tener efectos significativos en el desarrollo del
proceso, programa, proyecto o rea: 5
Existen algunos cambios que pueden tener
efectos de nivel moderado en el desarrollo del
proceso, programa, proyecto o rea: 3
No existen cambios en el proceso, programa,
proyecto o rea o los generados no afectan su
desarrollo: 1

Como se desprende de lo anterior, se han identificado factores de riesgo relevantes que una
unidad de auditora interna deberan considerar como la base para determinar la criticidad y
priorizacin de los procesos a incluir en el Plan de Auditora. En el caso que sea necesario, la
unidad de auditora interna podr remitir y justificar para evaluacin del Consejo de Auditora, el
uso de otros factores y tablas en base a las caractersticas de su organizacin.

4
Corresponde a los riesgos crticos informados y validados por el Servicio al CAIGG con fecha 29.10.2010


Planificacin General en Auditora 2011 - Marco Simplificado


12
Es necesario ahora, distinguir el peso o importancia estratgica que tiene para la auditora
interna cada factor utilizado para priorizar los procesos, programas, proyectos o reas, por lo
cual, en el siguiente paso se asignar una ponderacin porcentual
5
a cada factor, de acuerdo a
las fuentes de informacin analizadas. A continuacin, en el cuadro N 5 se presenta la
ponderacin estratgica para los factores que se han definido como relevantes para el ao
2011:

Cuadro N 5. Importancia Estratgica de Cada Factor Relevante

Factor relevante Ponderacin
porcentual
Asignacin Presupuestaria 2011 30%
Probidad y Transparencia 20%
Nivel de criticidad de los Riesgos 20%
Informes de la Contralora General de la Repblica 10%
Investigaciones y procesos sumariales
10%
Cambios significativos en el negocio y en los procesos, programas, proyectos o reas 10%
Total 100%

Con la ponderacin definida, cada proceso, proyecto, programa o rea del Servicio debe ser
sometido a la valorizacin de estos factores con la finalidad de determinar su puntuacin segn
la escala, la cual debe multiplicarse por la ponderacin para obtener el valor final ponderado
que permitir priorizar fundadamente los procesos a incluir en el Plan Anual de Auditora 2011.
En el caso que sea necesario, la unidad de auditora interna podr remitir y justificar, para
evaluacin del Consejo de Auditora, el uso de ponderaciones distintas a las sealadas en el
cuadro N 5, en base a las caractersticas de su organizacin.

A modo de ejemplo, se presenta el caso de un Servicio ficticio que desarrolla los siguientes
procesos: Subsidios a Privados, Recursos Humanos, Iniciativas de Inversin, Estudios para
Fijacin Tarifaria, Servicio de Atencin al Ciudadano y Financiero Contable. En este ejercicio, el
auditor prioriz la informacin del Servicio o entidad a nivel de procesos, determinando el valor
final ponderado, como se seala en el cuadro N 6 a continuacin:

Cuadro N 6 Ejemplo de Priorizacin en Base a Valor Final Ponderado de Procesos

Proceso
Factor 1 X
Ponderador
1
Factor 2 X
Ponderador
2
Factor 3 X
Ponderador
3
Factor 4 X
Ponderador
4
Factor 5 X
Ponderador
5
Factor 6 X
Ponderador
6
Valor
final
ponderado

(Suma
ponderador
X valor
criterio)
Iniciativas de
Inversin
5 X 30% 5 X 20% 3 X 20% 3 X 10% 3 X 10% 5 X 10% 4,2
Recursos
Humanos
3 X 30% 5 X 20% 1 X 10% 3 X 10% 3 X 10% 3 X 10% 3
Subsidios a
Privados

5 X 30% 5 X 20% 3 X 10% 5 X 10% 5 X 10% 3 X 10% 4,4

5
Esta ponderacin considera la importancia estratgica de la fuente de informacin para la formulacin del Plan de
Auditora.


Planificacin General en Auditora 2011 - Marco Simplificado


13
Estudios
Fijacin Tarifaria
1 X 30% 1 X 20% 5 X 10% 3 X 10% 1 X 10% 1 X 10% 2
Servicio de
Atencin al
Ciudadano
5 X 30% 5 X 20% 5 X 10% 5 X 10% 3 X 10% 5 X 10% 4,8
Financiero
Contable
3 X 30% 5 X 20% 3 X 10% 3 X 10% 3 X 10% 5 X 10% 3,6

De acuerdo a la evaluacin realizada en el ejemplo, se determinan los procesos crticos a incluir
en el Plan de Auditora de acuerdo a la escala definida en el cuadro N 3 anterior. En el
ejemplo, segn el anlisis realizado y teniendo presente los recursos y las horas/hombre
disponibles, al menos, los procesos de Servicio de Atencin al Ciudadano, Iniciativas de
Inversin, Subsidios a Privados y Financiero Contable que presentan Criticidad Alta, deberan
ser considerados por el auditor en la formulacin del Plan Anual de Auditora.

En el caso que despus de aplicada la ponderacin de los factores dispuesta en el Cuadro N 7
a los procesos, programas, proyectos o reas del Servicio o entidad, no quedara ninguno de
ellos dentro de la categora Alta, la seleccin de las actividades para el Plan Anual de Auditora
2011 deber realizarse entonces en base a los procesos, programas, proyectos o reas que
hayan tenido el mayor valor ponderado.

Por ltimo, las fuentes de informacin utilizadas deben sealarse y fundamentarse en este
diagnstico previo al Plan Anual de Auditora 2011. Ver Anexo N 1.

b.- Resultado de la Aplicacin de los Factores Relevantes Ranking

Como resultado del anlisis desarrollado en el punto anterior, debe confeccionarse un Ranking
para la priorizacin de procesos, proyecto, programas o reas a considerar en el Plan Anual de
Auditora 2011. Este ranking tendr el siguiente formato.

Cuadro N 7. Formato del Ranking para el Plan de Auditora

Procesos, programas, proyectos o reas
(1)
Ranking de priorizacin para el
Plan Anual de Auditora
(2)



(1) Proceso, programas, proyectos o reas: Es el nombre formal del proceso, programa, proyecto o rea
en la organizacin.
(2) Ranking de Priorizacin para el Plan: Es el lugar que el proceso, programa, proyecto o rea ocupa de
acuerdo al resultado cuantitativo del nivel de criticidad para efectos de priorizar las actividades en el Plan
Anual de Auditora.

Como puede observarse, la priorizacin de la informacin que se produce a travs de los
factores ponderados, se hace a nivel de procesos, programas, proyectos o reas, esto es, se
filtran por los factores de priorizacin, para que el resultado de prelacin de los procesos,
programas, proyectos o reas responda de mejor forma a la realidad del Servicio.

Todo este anlisis realizado permitir definir las actividades de auditora que deben
considerarse en el Plan de Auditora 2011, as como los riesgos especficos relevantes que los


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afectan. Los riesgos especficos de cada proceso, programas, proyecto o rea podrn
identificarse, entre otras, en base a las fuentes de informacin ya sealadas:

- La identificacin y definicin de riesgos crticos del Servicio, segn Gua Tcnica N
45/2010 y la Matriz de Riesgos del Servicio o entidad generada en el Proceso de Gestin
de Riesgos,.
- Riesgos identificados en los hallazgos en los informes de auditora interna y de la
Contralora General de la Repblica.
- Riesgos que puedan analizarse, entre otras herramientas, a partir de los diagramas de flujo
de los procesos.
- Riesgos identificados en documentacin formal y confiable del Servicio (reglamentos,
manuales, etc.)
- Riesgos identificados en base al criterio del auditor interno.
- Otros.

Con la conclusin de las dos fases ya sealadas se termina el diagnstico, que considera la
obtencin de informacin del contexto interno y externo de la entidad y el enfoque utilizado para
priorizar las actividades del Plan Anual de Auditora. Teniendo presente estos antecedentes, se
debe formular el Plan Anual de Auditora para el periodo siguiente, que debe ser consistente
con los resultados del anlisis generado en la formulacin del diagnstico.

3.- FASE GENRICA: FORMULACIN DEL PLAN ANUAL DE AUDITORA 2011

Basado en normas de auditora referidas a la planificacin y en los requerimientos del Consejo
de Auditora, el Plan de Auditora 2011 debe, al momento de su formulacin, reflejar los tipos
de auditora a realizarse, los procesos, programas, proyectos o reas a auditarse, el alcance
general de las revisiones, las estimaciones de uso de recursos para el perodo, entre otros.

En el Plan Anual de Auditora 2011 se deben detallar los objetivos de control
(Gubernamentales, Ministeriales o Institucionales) y las actividades de auditora,
entendindose por tal, las auditoras que se desarrollarn a los procesos, programas, proyectos
o reas en el ao para cumplir cada objetivo de control.

La formulacin del Plan Anual de Auditora debe responder al anlisis realizado en el
diagnstico y al ranking de los procesos o proyectos que resulte de la aplicacin de dicho
anlisis.

Debe considerar la suficiente holgura para enfrentar revisiones y auditoras no planificadas,
solicitadas por el J efe Superior del Servicio.

En el Plan deben contemplarse los recursos humanos, para capacitacin, tecnolgicos y
financieros dispuestos para la unidad de auditora. En caso de ser insuficientes para cumplir
con las actividades del Plan Anual de Auditora 2011, debe dejarse constancia frente al J efe de
Servicio con la finalidad que se subsane el dficit existente y cumplir adecuadamente con lo
planificado.

En el Plan Anual de Auditora para el ao 2011, deben considerarse los tiempos necesarios
para la ejecucin de las acciones de aseguramiento preventivas permanentes requeridas por el
Consejo de Auditora Interna General de Gobierno relacionadas con la remisin y verificacin


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15
de informacin relevante del Servicio o entidad, como por ejemplo las materias contenidas en
el Oficio 263/2010 emitido por este Consejo.

El Plan de Auditoria 2011 debe analizarse y formularse con la antelacin necesaria, que
favorezca la calidad del anlisis y el cumplimiento de los tiempos necesarios para su
aprobacin.

3.1.- Presentacin de las Actividades en el Plan Anual de Auditora 2011

Basado en los puntos anteriores de este documento, en el Plan de Auditora 2011 debe
presentarse cada actividad de auditora con la identificacin especfica del proceso, programa,
proyecto o rea que ser auditada, y los riesgos especficos que los afectan de acuerdo a lo
siguiente:

Identificacin del nombre del proceso, programa, proyecto o rea de acuerdo con la
priorizacin basada en un conjunto de fuentes de informacin y factores relevantes
contenidos en el cuadro N 4 y basada en el ranking dispuesta en el cuadro N 7.

Identificacin del objetivo general de la actividad de auditora contenida en el Plan.

Identificacin del alcance general de la actividad de auditora contenida en el Plan.

Identificacin de los riesgos especficos a considerar en las actividades de auditora.

Identificacin de la frecuencia con que se realizarn las actividades contempladas en el
Plan.

En el cuadro N 8 a continuacin, se exhibe un ejemplo de cmo presentar las actividades de
auditora en el Plan Anual de Auditora 2011 de acuerdo con la estructura de objetivos de
control.

En el referido ejemplo se presenta la siguiente situacin: En base a la priorizacin realizada y a
la aprobacin previa por parte del J efe de Servicio y del Consejo de Auditora, el auditor
considerar en el Plan Anual de Auditora lo siguiente:

















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Cuadro N 8: Ejemplo de Esquema de Presentacin de Actividades de Auditora en el
Plan Anual de Auditora 2011








Nmero:
Cdigo:

Nombre del Servicio:
Versin:
Pginas:
Ministerio de.. Plan Anual de Auditora 2011
Fecha de Emisin:
1. Objetivo de Control: Objetivos Gubernamentales de Auditora
2. Objetivo de Control: Objetivos Ministeriales
3. Objetivo de Control: Objetivos Institucionales
Acti vidad de auditora N 3.1: Auditora a Proceso de Adquisiciones y Abastecimiento
Objetivo General de Auditora: Examinar el subproceso de compras de bienes y servicios respecto de.
Alcance General:
Proceso,
proyecto,
programa,
rea
Riesgos especficos
Prioridad
en el
ranking
Frecuencia
de la
acti vidad
Equipo
de
auditora
Horas de
auditora
estimadas
Errores al definir uso de licitacin o trato directo
Bases con errores tcnicos y administrativos
Recepcin ofertas fuera plazo

Recepcin de ofertas en forma distinta a la
sealada en las bases



Proceso 1:
Adquisiciones y
Abastecimiento
Adjudicacin con criterios distintos a los definidos
en la ley y bases



1





Cada 6
meses
3 auditores
a, b, c
100
Acti vidad de auditora N 3.2:.


Proyecto 1

. . . .
Acti vidad de auditora N 3:..

Proceso 2

Plan
Preparado
por:

Revisin Plan:

Aprobacin Plan:

Procesos, programas, proyectos o
reas priorizados en base a los
factores relevantes y ponderacin
estratgica
Riesgos identificados en base a informacin priorizada considerando las fuentes
de informacin relevantes para el Servicio o entidad y la experiencia y criterio del
auditor interno.


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3.2.- Elementos Bsicos del Plan Anual de Auditora 2011

El Consejo de Auditora ha relevado los principales elementos, que al menos, debe contener el
Plan Anual de Auditora 2011 para las entidades del sector pblico. El orden de presentacin de
estos elementos en el cuerpo de dicho plan puede variar en cada Servicio.

a.- Documentacin del Plan Anual de Auditora 2011

Cada unidad de auditora debe documentar la metodologa y los formatos utilizados.

b.- Informe de Diagnstico del Plan Anual de Auditora 2011

Este informe debe presentar la aplicacin de los factores relevantes y ponderaciones para
priorizar los procesos, programas, proyectos o reas contenidos en el Plan Anual de Auditora,
justificando la priorizacin realizada en base a la distribucin de las horas de auditora instruida
por el Consejo de Auditora.

Asimismo debe sealar cmo se determinaron los riesgos considerados en los procesos,
programas, proyecto o reas a auditar, sealando las fuentes de donde se obtuvieron (p.e.
lineamientos estratgicos, matriz de riesgos, informes de auditora, otros). En el anexo N 1 se
presentan los elementos bsicos que debera contener el informe de diagnstico.

c.- Seal de Aprobacin del Plan Anual de Auditora

En el cuerpo del Plan Anual de Auditora debe quedar constancia de la aprobacin del J efe de
Servicio mediante la firma de ste. La firma del J efe de Servicio debe ser previa a la remisin
del Plan Anual de Auditora 2011 al Consejo de Auditora Interna General de Gobierno.

d.- Identificacin del Plan, Fecha de Emisin y Periodo de Aplicacin

Para cada Plan Anual de Auditora debe identificarse elementos tales como: un nmero o
cdigo de referencia nica, la fecha de emisin, el periodo de aplicacin.

e.- Tipo de Auditora (Objetivos de Control: Gubernamental Ministerial Institucional)

Se debe consignar el tipo de Objetivo de Control, es decir, si la auditora es Gubernamental (G),
Ministerial (M) o Institucional (I).

f.- Aspectos Generales

- Objetivos Generales de la Auditora

Los objetivos generales corresponden a los propsitos globales que se pretende alcanzar al
auditar un proceso, programa, rea, proyecto, etc. incluido en el Plan Anual de Auditora 2011.
Los objetivos generales sealados en el Plan Anual de Auditora, deben ser coherentes con los
sealados posteriormente en la Planificacin Especfica del Trabajo.





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- Alcance General de la Actividad de Auditora

El alcance general depender de la estructura, complejidad y caractersticas del proceso,
programa, proyecto o rea que se auditar y del nivel de riesgo de auditora. La descripcin que
se realice ser de tipo general y debe ser coherente con el alcance utilizado posteriormente en
la planificacin especfica para cada actividad de auditora.

- Frecuencia con que se Realizarn las Actividades de Auditora

Corresponde sealar la periodicidad con que las actividades de auditora contenidas en el Plan
Anual de Auditora, sern ejecutadas por la unidad de auditora interna durante el ao 2011. El
enfoque es mantener una evaluacin continua de los temas considerados como crticos,
definidos en los instructivos del Consejo de Auditora General de Gobierno, relacionados con la
remisin y verificacin de informacin relevante de la entidad o Servicio en forma peridica.

g.- Recursos considerados: recursos materiales, personal y horas hombres estimadas

- Detalle de Recursos Materiales Considerados

Cuantificacin monetaria de los recursos requeridos para la adecuada ejecucin del Plan Anual
de Auditora 2011 (por ejemplo: equipos computacionales, viticos, pasajes, combustible, etc.)

- Equipo de Auditores y Responsable del Equipo

Idealmente es recomendable disponer qu personas realizarn las actividades de auditora en
el transcurso del ao y los temas a tratar por cada uno de ellos, en caso de no ser posible, se
debe sealar el nmero de personas que realizarn la auditora.

Siempre se debe identificar el profesional qu estar a cargo del equipo en la auditora.

- Horas Hombre de Auditora

Corresponde sealar y relacionar el nmero de horas hombre estimadas para la realizacin de
cada actividad de auditora desde la programacin especfica hasta la elaboracin del informe
final.

h.- Actividades de Auditora Planificadas Para el Periodo Anual

Corresponde a la identificacin del proceso, programa, proyecto o rea y los riesgos crticos que
le afectan, es decir, la materia o tema concreto que ser auditado para el ao 2011,
considerando el siguiente detalle:

Identificacin de la actividad de auditora por cada Objetivo de Control.
Objetivo general de auditora por cada actividad de auditora.
Alcance general de cada actividad. Identificar el proceso, proyecto, rea o programa y los
riesgos especficos sobre los cuales se realizar la auditora.
Frecuencia de la actividad de auditora
Equipo de trabajo por cada actividad de auditora.
Horas de auditora estimadas por cada actividad de auditora.


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j.- Cronograma General del Plan Anual de Auditora

Aqu deber consignarse el tiempo proyectado desde la planificacin especifica del trabajo
hasta la elaboracin del informe final de auditora. El perodo aqu consignado debe guardar
coherencia con la utilizacin del tiempo, indicada posteriormente en el programa de auditora y
en el informe emitido, previa incorporacin de los ajustes que correspondan.

4.- FASE GENRICA: PRESENTACIN DEL PLAN ANUAL DE AUDITORA 2011 AL JEFE
DE SERVICIO Y AL CAIGG PARA SU APROBACIN

Una vez formulado el Plan Anual de Auditora debe ser discutido con el J efe Superior del
Servicio o entidad, antes de enviarlo al CAIGG para su aprobacin final. Las fechas de envo al
Consejo de Auditora sern informadas en forma oportuna.

En casos justificados, debe informarse oportunamente al J efe de Servicio y al CAIGG respecto
de la necesidad de modificaciones a realizar en el transcurso del ao 2011, para su aprobacin.
Para esto deben seguirse los lineamientos que emita el Consejo de Auditora en relacin a esta
materia.

5.- FASE GENRICA: ELEMENTOS PARA EVALUAR Y CONTROLAR EL AVANCE DEL
PLAN ANUAL DE AUDITORA 2011

El J efe de Auditora debe evaluar en forma peridica el avance del Plan Anual de Auditora
2011, a fin de tomar las medidas adecuadas cuando por circunstancias propias o ajenas al
Servicio, se detecten demoras o impedimentos que puedan poner en riesgo la ejecucin del
total o parte de las actividades de auditora consideradas en el Plan. Para ello, es necesario
establecer informes mensuales al J efe de Servicio y al Consejo de Auditora, que den cuenta
del avance de ejecucin del Plan Anual de Auditora, sealando si se ajusta a lo planificado y en
caso contrario, fundamentar las desviaciones. Este informe ser til para argumentar los
requerimientos de suplementacin de recursos o personal y mantendr informada a la alta
direccin y al Consejo de Auditora acerca de las limitaciones y logros de la unidad de auditora
interna del Servicio.

Es de gran importancia que el Plan Anual de Auditora 2011 se cumpla en su totalidad. En caso
contrario, puede significar que se realiz una planificacin deficiente o que no se tomaron las
medidas en forma oportuna para asegurar su cumplimiento. Cabe reiterar que el Plan Anual de
Auditora es el resultado de un anlisis acabado del Universo de Auditora
6
que considera los
riesgos crticos que presenta el Servicio.

Para evitar razonablemente riesgos de incumplimiento del Plan Anual de Auditora 2011, se
recomienda tener presente las siguientes consideraciones:

Establecer un Plan Anual de Auditora 2011 Realista y Equilibrado: Es fundamental que
el J efe de Auditora analice los procesos, programas, proyectos, reas y riesgos de mayor
criticidad del Servicio, teniendo presente los recursos humanos y financieros con que cuenta

6
Una recopilacin estratgica y operativa de filiales, unidades de negocio, departamentos, grupos, procesos,
funciones o cualquier otra subdivisin establecida en una organizacin que exista para gestionar uno o ms riesgos
de negocios. Una lista de todas las posibles auditoras que pueden realizarse



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y, asimismo, que evale las ventajas, limitaciones y dificultades que pueden apoyar o
retrasar el trabajo de auditora. No ser beneficioso para el Servicio un Plan de Auditora
2011 extremadamente ambicioso si ste no se puede realizar, como tampoco favorecer al
Servicio, un Plan Anual de Auditora 2011 pobre, que no cubra los procesos, proyectos,
programas o reas, relevantes y sus riesgos crticos.

Analizar las Situaciones Externas al Servicio: Es importante que el J efe de Auditora
evale los elementos externos que pueden afectar el desarrollo del Plan de Auditora como
cambios en las polticas gubernamentales, modificaciones legales, restricciones para
cometidos funcionarios, etc.

Considerar Holguras: El J efe de Auditora debe tener presente la posibilidad que la
direccin solicite revisiones y actividades de auditora especficas, que estn fuera de lo
planificado. Para el ao 2011 estas actividades deben estar dentro del porcentaje asignado
a la direccin en esta Gua Tcnica.

Establecer Indicadores y Metas de Avance: Se deben establecer indicadores de gestin y
metas asociadas, parciales y totales, a lograr en el perodo en que se ejecutar el plan.
Esto permitir contar con elementos que sirvan de alarmas frente a atrasos y desviaciones
en el cumplimiento del Plan Anual de Auditora 2011.





























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ANEXO N 1


ELEMENTOS BSICOS A CONSIDERAR EN EL DIAGNSTICO DEL PLAN ANUAL DE
AUDITORA 2011

Los siguientes son los elementos que debera contener un diagnstico, para que se considere
fundamento adecuado del Plan Anual de Auditora 2011.

a.- Antecedentes Generales del Servicio: Comprende una breve descripcin acerca de la
entidad de qu se trata, por lo que debe incluir, a lo menos, es su misin, objetivos estratgicos,
sus productos, lineamientos gubernamentales y cualquier otro antecedente que contribuya a
comprender los riesgos y oportunidades que enfrenta el Servicio o entidad gubernamental.

b.- Factores Relevantes Utilizados Para Priorizar Actividades del Plan: De acuerdo a los
cuadros N 3 y 4 del presente documento, el auditor interno deber determinar la priorizacin de
las actividades de auditora, pasando los procesos, programas, proyectos o reas por estos
factores y generando un ranking de actividades a auditar.

c.- Ranking para Priorizacin: Este ranking debe realizarse en base a la informacin de que
ha servido para evaluar los factores contra los diferentes procesos, programas, proyectos o
reas que desarrolle el Servicio o entidad.

d.- Identificacin de Riesgos Crticos: En cada proceso, programa, proyecto o rea priorizada
que vaya a formar parte del Plan Anual de Auditora 2011, deber identificarse los riesgos
especficos que le afectan y que sern parte de la planificacin especfica del trabajo. Para
identificarlos se utilizarn, entre otros, los riesgos crticos del Servicio o entidad gubernamental,
la Matriz de Riesgos del Servicio, los resultados contenidos en los informes de auditora interna
y de la Contralora General de la Repblica, en otros documentos formales y confiables, el juicio
crtico del auditor interno y a los lineamientos definidos por el Consejo de Auditora.

e.- Asignacin Presupuestaria: La explicacin de la proporcin mayor, media, o menor de
recursos asignados en la Ley de Presupuestos para los procesos, programas, proyectos o
reas que se defini en el Servicio.

f.- Determinacin de la Horas Hombre de Auditora: Las horas de auditora debern ser
asignadas a cada actividad a auditar contenida en Plan Anual de Auditora 2011.

g. Justificacin de Actividades Solicitadas Por el Jefe de Servicio o entidad: Explicacin
de los motivos por los cuales el J efe de Servicio o entidad ha solicitado incluir auditoras en el
Plan anual de Auditora 2011, a procesos, programas, proyectos o reas, que no estn en los
primeros lugares del Ranking para Priorizacin.