Unidad 2.

Creacin y administracin de bases de datos

relacionales: Microsoft Access
Qu es una base de datos Access?
Es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados
sistemticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede
considerarse una base de datos compuesta en su mayora por documentos y
textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad y
debido al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y la
electrnica, la mayora de las bases de datos tienen formato electrnico, que
ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
Segn Microsoft orporation !"#$%&'
()ccess es una *erramienta de dise+o e implementacin de aplicaciones de base
de datos que se pueden usar para reali,ar un seguimiento de
informacin importante. -ueden conser.ar los datos en el equipo o publicarlos en
la /eb,...0
1. Componentes de Access
)ccess "#$# organi,a la informacin en tablas, que son listas y columnas
similares a las de un libro contable o a las de una *oja de clculo. 1na base
de datos simple puede que slo contenga una tabla, pero la mayora de las
bases de datos necesitan .arias tablas. -or ejemplo, se podra tener una
tabla con informacin sobre productos, otra con informacin sobre pedidos
y una tercera con informacin sobre clientes.
ada fila se denomina reistro y cada columna campo. 1n registro es una
forma lgica y co*erente de combinar informacin sobre alguna cosa. 1n
campo es un elemento nico de informacin, un tipo de elemento que
aparece en cada registro. En la tabla productos, por ejemplo, cada fila o
registro contendra informacin sobre un producto y cada columna
contendra algn dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.
!Microsoft orporation, "#$%&
2. Creacin de bases de datos y relaciones
-uesto que para acceder al programa de formacin Uso de !"cel y Access
para el desarrollo de aplicaciones administrati#as empresariales, se tiene
como prerrequisito conocer pre.iamente acerca de estos dos programas, en esta
unidad slo se *ar un repaso rpido de la creacin de bases de datos, las
propiedades de sus campos y las relaciones entre estos. -ara ampliar su
conocimiento sobre el tema, se recomienda consultar los enlaces externos que
se encuentran en men principal de programa' Materiales de programa 2
Materiales del apoyo 2 Enlaces externos.
-ara explicar de forma rpida el funcionamiento de una base de datos, se .a a
utili,ar el siguiente ejemplo, para despu3s explicar de forma rpida la creacin
de bases de datos.
4on 5icols *ace poco tiene una papelera en un sitio estrat3gico de la ciudad, la
forma como les paga a sus .endedores es por comisin en .entas. uando
empe, con la empresa y teniendo en cuenta la forma de pago a sus
.endedores, 3l pens que esto iba a ser algo sencillo, pero sus empleados
estn .endiendo grandes cantidades de productos y 3l lle.a dos meses sin
*acer las cuentas correctamente, por lo tanto, algunos de sus empleados se
quejan porque les estn pagando menos y a otros les estn pagando ms de lo
que trabajan.
-ara darle solucin o esta problemtica se debe dise+ar una base de datos
para reali,ar correctamente los clculos de pago por comisin de los empleados
de la papelera de don 5icols.
)ntes de empe,ar a utili,ar )ccess, se debe crear un dise+o de modelo entidad6
relacin para la base de datos !es importante conocer lo que se quiere *acer para
que el trabajo en )ccess sea ms sencillo&. -ara las relaciones, la n significa
muc*os !Ejemplo, un .endedor reali,a n .entas&.
$iura 1. Modelo entidad%relacin para el caso de la papeler&a de don 'icol(s
2.1 )nresar a Microsoft Access
Se debe dar clic en el botn de *indo+s y luego dar clic en la opcin ,odos los
proramas, luego buscar la carpeta Microsoft -ffice, para finalmente elegir
Microsoft Access 2.1..
/asos a seuir:
$. 7otn )nicio.
". lic en ,odos los proramas.
%. Elegir la carpeta Microsoft -ffice.
8. 9inalmente clic en Microsoft Access 2.1..
$iura 2. )nreso a Microsoft Access 2.1. desde *indo+s 0
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2
2
1
2.2. )mplementar una base de datos Access
:o primero que se *ace para implementar una base de datos, es abrir el
programa Microsoft )ccess y en el men principal que se despliega, dar clic en
la opcin 3ase de datos en blanco, luego darle un nombre a la base de datos y
finalmente dar clic en el botn Crear y automticamente aparece la nue.a base
de datos. omo se puede obser.ar en la figura %.
$iura 1. Access 2.1. % 'ue#a base de datos
1
2
1
)ntes de continuar, se debe conocer que Microsoft )ccess "#$# cuenta con
siete pesta+as en su men principal, las cuales se explican a continuacin'
Arc4i#o' esta opcin de )ccess es la que contiene todas las funciones de
creacin, apertura, guardado, impresin y cierre de los arc*i.os que se
manipulan con este programa.
)nicio' esta pesta+a cuenta con las funciones ms comunes de )ccess. Entre
estas se encuentran' .istas, buscar y formato de textos.
Crear' esta pesta+a cuenta con todas las opciones de creacin de tablas,
consultas, formularios e informes.
5atos e"ternos' esta pesta+a es utili,ada principalmente en el momento que
se requiere, tanto importar datos desde un arc*i.o externo como cuando se
desea exportar una tabla de la base de datos.
6erramientas de base de datos' esta pesta+a contiene las opciones
especiali,adas con el manejo de la base de datos. Entre estas opciones se
encuentran relaciones, macros, mo.er datos, entre otros.
Campos' esta pesta+a se relaciona con los datos que contiene cada una de las
tablas de la base de datos. Entre las opciones ms comunes se encuentran los
formatos y propiedades de los campos.
,abla' en esta pesta+a se encuentran las propiedades de las tablas y un control
por e.entos de edicin de tablas, necesario para mantener la seguridad y
estabilidad de la informacin.
$iura 2. Men7 principal Access 2.1.
En este punto se tiene ya creada la base de datos 4on5icolas y se obser.a la
tabla inicial que se crea automticamente, llamada ,abla 1 en la cual se pueden ir
agregando los datos.
2.2.1 Crear y uardar las tablas de la 3ase de 5atos
) continuacin se describen los pasos para guardar las
tablas'
$. lic en el botn Arc4i#o.
". 4espu3s se selecciona el botn 8uardar.
%. Escribir el nombre de la tabla !para este caso se debe guardar la tabla con
el nombre 9entas&.
$iura :. 8uardar tabla Access 2.1.
1
2
1
4espu3s de esto, se crean las otras % tablas tal como aparece en el modelo
entidad6relacin. -ara crear una nue.a tabla en la base de datos, se deben
seguir los siguientes pasos'
$. lic pesta+a Crear.
". lic en la opcion ,abla.
$iura ;. Access 2.1. < Crear ,abla
1
2
;abla creada
)penas se cree la tabla, se debe dar clic en el botn 8uardar !.er pasos en
la figura <& y se elige el nombre de la tabla !para el caso del problema, tambi3n
se deben crear las tablas' -roductos, =endedores y =enta-roductos&. 4espu3s
de *acer este procedimiento, estas aparecen en la .entana tablas, al lado
i,quierda del men de )ccess.
$iura 0. Access 2.1. % ,ablas del modelo entidad%relacin creadas
;otal de tablas creadas
para la base de datos
5on'icolas
2.2.2. Crear y modificar los atributos =ue contienen las tablas
1na tabla reci3n creada en Microsoft )ccess, slo cuenta con el atributo >4. Este
atributo a su i,quierda tiene una lla.e la que representa la lla.e primaria. 1na
lla#e primaria, es el atributo que se considera ms importante de la tabla.
-ara modificar y agregar atributos en la tabla'
$. Se debe dar doble clic en la tabla que se desea modificar, entonces esta se
abrir.
". 4espu3s clic en el botn 6erramientas de tabla.
%. ? finalmente clic en el botn 9er.
$iura >. Access 2.1. < 9ista de dise?o de la tabla
2
1
1
)s se abre la .ista de dise+o de la tabla.
$iura @. Access 2.1. < Modificar datos de la tabla
)qu se modifican los atributos de las tablas, por ejemplo para la tabla -roductos,
se cambia el atributo >d por >d-roducto y se crean los atributos 4escripcin,
-recio y Marca. :a .ista de dise+o de los atributos de )ccess es muy similar a
las tablas de Excel, para modificar un atributo slo se debe borrar el que ya
est !en este caso >d& y escribir el nue.o, luego en la opcin ,ipo de datos !a
la derec*a de nombre del campo& se debe elegir el tipo de datos. -ara crear un
nue.o atributo, slo se debe escribir debajo del que ya se encuentra y elegir el
tipo de dato que se desea.
;ipos de datos a utili,ar'
Autonumrico: normalmente para lla.es principales.
,e"to' es para direcciones, nombres, etc.
'7mero' es para c3dulas e identificaciones.
Moneda' es para precios, .entas, entre otros.
)l finali,ar la creacin de atributos, la tabla queda de la siguiente forma'
$iura 1.. Access 2.1. < 9ista de dise?o de la tabla
$iura 11. Access 2.1. < Atributos de las tablas creadas
)tributos tabla
=enta-roductos
)tributos tabla
=endedores
)tributos tabla
=entas
)l terminar de crear todos los nue.os atributos, se debe proceder a crear las
relaciones.
2.2.1. Crear relaciones entre tablas
-ara crear las relaciones entre tablas se debe ingresar primero a la pesta+a de
6erramientas de 3ases de 5atos y en esta se debe buscar la opcin
Aelaciones como se muestra en la siguiente figura.
$iura 12. Access 2.1. < Aelaciones entre las tablas
-ara el ejercicio, *ay que recordar que *ay una tabla auxiliar !=enta-roductos&
que une las tablas =enta y -roducto debido a que estas " tienen relacin de
muc*os a muc*os y en )ccess no existe esta opcin.
)l abrir la opcin relaciones, automticamente aparece una .entana con el ttulo
Mostrar tabla. on el botn i,quierdo del mouse presionado se seleccionan las 8
tablas y despu3s se debe da clic en el botn Arear. Si la .entana de
Mostrar tabla no aparece, se debe dar clic derec*o en la pesta+a
Aelaciones de las tablas, all aparece la opcin Mostrar tabla.
$iura 11. Access 2.1. < 9entana mostrar tabla
lic derec*o
)ntes de reali,ar las relaciones, se deben cerrar las pesta+as de todas las
tablas que .an a ser relacionadas. Microsoft )ccess reali,a esta accin para
e.itar problemas de integridad en las tablas. -ara cerrar las tablas abiertas, se
*ace clic en cada pesta+a con el botn derec*o del mouse y se da clic en la
opcin cerrar.
)lgunas .eces el programa no tiene problemas en relacionar las tablas cuando
estn abiertas, pero lo *ace la mayora de las .eces.
$iura 12. Access 2.1. < Cerrando las tablas
:as tablas se deben relacionar por medio de una lla.e primaria !en las tablas,
el atributo en el que a su i,quierda aparece una lla.e de color dorado& y una
lla.e fornea !un atributo en la otra tabla pero que no es lla.e primaria&.
$iura 1:. Access 2.1. < ,ablas sin relacionar
-ara relacionar un atributo con otro y as relacionar las tablas, se debe dejar el
mouse con el clic i,quierdo presionado en el atributo de lla.e primaria y
mo.erlo
*acia la otra tabla, exactamente donde se encuentra el atributo lla.e fornea
!para e.itar confusiones, se sugiere escribir la lla.e primaria con un nombre
y ese mismo nombre, colocarlo en la tabla a dnde .a el atributo lla.e fornea&.
$iura 1;. Access 2.1. < ,ablas para relacionar
-ara el anterior caso se mo.i la lla.e primaria >d=endedor de la tabla
=endedores *acia el >d=endedor de la tabla =entas. 4espu3s de *aber *ec*o
esto, aparece una .entana llamada modificar relaciones. En este caso se
recomienda elegir las % opciones para generar una integridad total en la base de
datos.
5ue.amente se recuerda que la tabla =enta-roductos no tiene una lla.e
primaria debido a que esta tabla es ficticia y se encuentra en este lugar
slo para comunicar las tablas =entas y -roductos, cuya relacin es de muc*os a
muc*os !y en )ccess esta relacin no existe&. El resultado final de las tablas
relacionadas es el siguiente'
$iura 10. Access 2.1. < ,ablas relacionadas
2.2.2. )nresar datos a las tablas
El paso siguiente es llenar las tablas de la base de datos. Esto se reali,a dando
doble clic, tabla por tabla, llenando de forma manual y teniendo en cuenta las
relaciones. El proceso para *acerlo es muy similar a lo que se *ace con Microsoft
Excel.
$iura 1>. Access 2.1. < Blenando tablas de la base de datos
? esta es la forma como se crea rpidamente una base de datos relacional. -ara
mayor informacin, consultar en el botn Materiales del programa 2 Materiales
de apoyo 2 Enlaces externos.
Aeferencias
Microsoft orporation. !"#$%&. Tareas bsicas en Access 2010. onsultado el
"# de no.iembre de "#$", en * tt p '22o ff ice .m ic ro s o ft .c o m 2e s 6e s2 a cc e s s 6
*e lp 2 ta re as 6b a sica s 6e n6 a cc e ss 6"# $ # 6@) $ # $ A "B B B $ .a s p x C D ; o c " <8 E A# # E #
Microsoft orporation. !"#$%&. Conceptos bsicos del diseo de una base de
datos. onsultado el "$ de no.iembre de "#$", en
* ttp '22 o ff ic e .m ic ro s o f t.c om 2e s 6e s2 a c c e s s 6*e lp2 c on c e p to s 6b a sico s 6de l6d ise no 6de 6
una 6b a s e 6de 6da tos 6@ ) #$ # %8 $ F$ E .a s p x
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4iego )lejandro
Gme, -ardo
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.irtual
entro )groindustrial
Hegional Iuindo
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Guionista 6
:nea de
produccin
entro )groindustrial
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