REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO

SANTIAGO MARIO
EXTENSIN-MATURN






APLICACIN DEL PMBOK PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS.




Autor: Noryenis Franco
Tutor: Ing. Gabriela Otahola




Maturn, Agosto de 2013


NDICE
Pp.
CAPTULO I. 1
Introduccin... 1
Planteamiento del Problema... 3
Objetivos de la Investigacin............................................ 5
Objetivo General.. 5
Objetivos Especficos 5
CAPTULO II............................ 6
Desarrollo............................... 6
Definiciones segn el PMBOK 8
Que es un proyecto 8
Que es la direccin de proyectos.. 8
Gestin del portafolio 9
Direccin de programas........ 9
Usos de PMBOK 10
Secciones del PMBOK.. 10
Fortalezas del PMBOK.. 15
Limitaciones del PMBOK. 15
Supuestos del PMBOK.. 15


A quien va dirigido el PMBOK. 15
Resultados . 17
Project Management Institute... 17
PMBOK.. 17
reas de conocimiento.. 20
Gestin de proyectos 23
Procesos. 23
Caractersticas o atributos................................. 26
Importancia de la comunicacin... 29
Equipos de direccin. 31
CONCLUSIN.. 32
RECOMENDACIONES... 33
REFERENCIAS.... 34
ANEXOS 35






1

CAPTULO I


INTRODUCCIN

Un proyecto puede ser simplemente un plan o una idea, al menos en la vida
cotidiana o en el lenguaje coloquial. Cuando se habla de proyectos en un marco ms
formal, es habitual que puedan distinguirse diversas etapas en su desarrollo: primero
surge una idea que reconoce una oportunidad, luego se disea el proyecto en s
mismo con la valoracin de las estrategias y opciones y finalmente se ejecuta el plan.
Tras la concrecin del proyecto, llega la hora de evaluar los resultados segn el
cumplimiento, o no, de los objetivos fijados.
El trmino gestin de proyectos se utiliza a veces para describir un enfoque
organizacional para el manejo o administracin de operaciones continuas. Este
enfoque, ms correctamente llamado gestin por proyectos, trata los diversos
aspectos de las operaciones continuas como proyectos de forma tal de aplicar a estos
las tcnicas de gestin de proyectos. Aunque contar con una comprensin de la
gestin de proyectos es un aspecto crtico para aquella organizacin que realiza la
gestin por proyectos, no est dentro del alcance de este documento referirse
detalladamente al enfoque en s.
La gestin de proyectos es una profesin emergente. El principal propsito de
este documento es el de identificar y describir aquel subconjunto del PMBOK que
est generalmente aceptado. Generalmente aceptado quiere decir que el conocimiento
y las prcticas descritas son aplicables a la mayora de los proyectos la mayor de las
veces, y que existe un amplio consenso acerca de su valor y utilidad. Generalmente
aceptado no significa que el conocimiento y las prcticas descritas son o deben ser
aplicadas en forma uniforme a todos los proyectos; el equipo de gestin de proyectos
es siempre el responsable de determinar lo que es adecuado para un determinado
proyecto. Este documento tiene como finalidad, adems, la de proveer un lxico
2

comn dentro de la profesin y de la prctica para conversar y escribir acerca de la
gestin de proyectos.
Project Management Body of Knowledge PMBOK es un trmino integral que
describe la suma de conocimiento dentro de la profesin de gestin de proyectos. Al
igual de lo que sucede con otras profesiones como leyes, medicina y contabilidad, lo
medular del conocimiento est en quienes lo practican y en los acadmicos que lo
aplican y los hacen progresar. La estructura de conocimiento completa de la gestin
de proyectos incluye el estudio de probadas prcticas tradicionales que se aplican
bastamente, como as mismo el conocimiento de innovadoras y avanzadas prcticas
que han sido objeto de un uso ms limitado, e incluye tanto material publicado como
indito.
Por lo tanto, a travs de la presente investigacin se realizar un estudio del
PMBOK en el desarrollo de proyectos. El trabajo consta de los siguientes captulos:
Captulo I: Que contiene la contextualizacin del problema, el objetivo general y los
objetivos especficos. Captulo II: Muestra el desarrollo de la investigacin y los
resultados de la misma, Posteriormente se presentan las conclusiones,
recomendaciones, las referencias y los anexos.







3

Planteamiento del Problema

Las organizaciones son sistemas complejos e integrales conformados por
recursos tanto humanos como una variedad de recursos fsicos coordinados para la
obtencin de una finalidad establecida, y que a su vez, estn constituidas por sistemas
o subsistemas que interactan entre s, los cuales deben estar vinculados
adecuadamente e interrelacionados activamente, cuando se quiere lograr una gestin
eficiente y efectiva. La gestin en el mbito empresarial puede definirse como el
conjunto de actividades que puedan repercutir en los resultados de la organizacin. Y
para esto es necesario un proceso de control y administracin que permita optimizar
recursos, costos y esfuerzos, con la integracin de todos aquellos conceptos cuya
gestin tienen aspectos y requisitos comunes. El objetivo no es otro que evitar
duplicidades, optimizar recursos y simplificar al mximo la gestin de todos los
Sistemas.
Un proyecto se define como todo aquel esfuerzo temporal que es llevado a cabo
para la creacin de un producto, servicio o resultado nico. Todos los proyectos
tienen una causa por la que se realizan, y una finalidad concreta que es el alcance de
unos objetivos. Un proyecto se define como esfuerzo temporal porque tiene una
finalizacin que ocurrir cuando se alcancen dichos objetivos, cuando se determine
que los objetivos no se podrn alcanzar, o cuando deja de existir la causa por la que
se inici. Muchas son las variables y factores que se manejan en el desarrollo o
ejecucin de un determinado proyecto, y ms an cuando se tienen que administrar y
controlar varios de estos de manera simultnea, lo cual no resulta fcil si no se
dispone de una herramienta o modelo gua basado en fundamentos o estndares, que
contribuya con el xito de la gestin empresarial.
El PMBOK es una coleccin de procesos y reas de conocimiento generalmente
aceptadas como las mejores prcticas dentro de la gestin de proyectos. El PMBOK
4

es un estndar reconocido internacionalmente (IEEE Std 1490-2003) que provee los
fundamentos de la gestin de proyectos que son aplicables a un amplio rango de
proyectos, incluyendo construccin, software, ingeniera, etc. El cul es el estndar
mayormente reconocido para manejar y administrar proyectos, por sus ventajas en
cuanto a que simplifica el proceso en cinco etapas o fases: Inicio, Planeacin,
Ejecucin, Control y Cierre. El PMBOK reconoce 5 grupos de procesos bsicos y 9
reas de conocimiento comunes a casi todos los proyectos.
Es importante mencionar tambin que cada organizacin debe determinar que
partes del marco de trabajo de PMBOK es aplicable a la compaa. Esto depender de
la envergadura y nivel de detalle y control que se deseen tener de cada proyecto. Por
ello, se debe pensar en PMBOK como un conjunto de lineamientos generales, de los
cuales la organizacin se puede alimentar para establecer una metodologa de trabajo
propia. Se debe aclarar que PMBOK no abarca todo el conocimiento, pero si se trata
de una gua, ms que de una metodologa de buenas prcticas, es decir que se est de
acuerdo, en general, en que la aplicacin de estas habilidades, herramientas y tcnicas
puede aumentar las posibilidades de xito de una amplia variedad de proyectos.
A menudo, se implementan proyectos como una forma de lograr el plan
estratgico de una organizacin. Las operaciones y los proyectos se diferencian,
principalmente, en el hecho de que las operaciones son continuas y repetitivas,
mientras que los proyectos son temporales y nicos. Es importante destacar que
muchos de los procesos incluidos son repetitivos debido a la existencia o a la
necesidad de elaborar gradualmente el proyecto durante el ciclo de vida del proyecto.
Esto significa que, a medida que un equipo de direccin del proyecto conoce ms en
profundidad un proyecto, el equipo puede luego dirigirlo con un mayor nivel de
detalle.


5

Objetivos de la Investigacin

Objetivo General

Estudiar la aplicacin del PMBOK para el desarrollo de proyectos.

Objetivos Especficos

1. Analizar los pasos sobre la metodologa del PMBOK para el desarrollo de
proyectos.
2. Definir los procesos y mecanismos para los proyectos en desarrollo.
3. Aplicar los nuevos conocimientos estudiados a un proyecto real.
4. Revisar resultados obtenidos en la aplicacin de las fases del PMBOK








6

CAPTULO II
DESARROLLO

PMBOK

La Gua del PMBOK es un estndar en la gestin de proyectos desarrollado
por el Project Management Institute (PMI). La misma comprende dos grandes
secciones, la primera sobre los procesos y contextos de un proyecto, la segunda sobre
las reas de conocimiento especfico para la gestin de un proyecto.
En 1987, el PMI public la primera edicin del PMBOK en un intento por
documentar y estandarizar informacin y prcticas generalmente aceptadas en la
gestin de proyectos. La edicin actual, la cuarta, provee de referencias bsicas a
cualquiera que est interesado en la gestin de proyectos. Posee un lxico comn y
una estructura consistente para el campo de la gestin de proyectos. La Gua del
PMBOK es ampliamente aceptada por ser el estndar en la gestin de proyectos. EL
PMBOK se encuentra disponible en 11 idiomas: ingls, espaol, chino simplificado,
ruso, coreano, japons, italiano, alemn, francs, portugus de Brasil y rabe.
El PMBOK es una coleccin de procesos y reas de conocimiento generalmente
aceptadas como las mejores prcticas dentro de la gestin de proyectos. El PMBOK
es un estndar reconocido internacionalmente (IEEE Std 1490-2003) que provee los
fundamentos de la gestin de proyectos que son aplicables a un amplio rango de
proyectos, incluyendo construccin, software, ingeniera, etc.
El 'PMBOK' reconoce 5 grupos de procesos bsicos y 9 reas de conocimiento
comunes a casi todos los proyectos. Los procesos se traslapan e interactan a travs
de un proyecto o fase. Los procesos son descritos en trminos de: Entradas
7

(documentos, planes, diseos, etc.), Herramientas y Tcnicas (mecanismos aplicados
a las entradas) y Salidas (documentos, productos, etc.). Las nueve reas del
conocimiento mencionadas en e l PMBOK son:
1. Gestin de la Integracin
2. Gestin del Alcance
3. Gestin del Tiempo
4. Gestin de la Calidad
5. Gestin de Costos
6. Gestin del Riesgo
7. Gestin de Recursos Humanos
8. Gestin de la Comunicacin
9. Gestin de las Compras y Adquisiciones
La creciente aceptacin de la direccin de proyectos indica que la aplicacin de
conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y tcnicas adecuados puede tener
un impacto considerable en el xito de un proyecto. La Gua del PMBOK identifica
ese subconjunto de fundamentos de la direccin de proyectos generalmente
reconocido como buenas prcticas. Generalmente reconocido significa que los
conocimientos y prcticas descritos se aplican a la mayora de los proyectos, la mayor
parte del tiempo, y que existe consenso sobre su valor y utilidad. Buenas prcticas
significa que se est de acuerdo, en general, en que la aplicacin de estas habilidades,
herramientas y tcnicas puede aumentar las posibilidades de xito de una amplia
variedad de proyectos. Buenas prcticas no significa que el conocimiento descrito
deba aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos; la organizacin
8

y/o el equipo de direccin del proyecto son responsables de establecer lo que es
apropiado para un proyecto determinado.
Definiciones segn PMBOK
Qu es un proyecto
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado nico. La naturaleza temporal de los proyectos indica un
principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del
proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirn o no
pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.
Temporal no necesariamente significa de corta duracin. En general, esta cualidad no
se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto; la mayor parte de
los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero. Por ejemplo, un
proyecto para construir un monumento nacional crear un resultado que se espera que
perdure durante siglos. Por otra parte, los proyectos pueden tener impactos sociales,
econmicos y ambientales que durarn mucho ms que los propios proyectos.
Qu es la direccin de proyectos
La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos
del mismo. Se logra mediante la aplicacin e integracin adecuadas de los 42
procesos de la direccin de proyectos, agrupados lgicamente, que conforman los 5
grupos de procesos. Estos 5 grupos de procesos son:
Iniciacin.
Planificacin.
Ejecucin.
Seguimiento y Control.
9

Cierre.
Dirigir un proyecto por lo general implica:
Identificar requisitos,
Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los
interesados segn se planifica y efecta el proyecto.
Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre
otros aspectos, con: El alcance, La calidad, El cronograma, El presupuesto, Los
recursos, El riesgo. La relacin entre estos factores es tal que si alguno de ellos
cambia, es probable que al menos otro se vea afectado.
Gestin del portafolio
El trmino portafolio se refiere a un conjunto de proyectos o programas y otros
trabajos que se agrupan para facilitar la direccin eficaz de ese trabajo para cumplir
con los objetivos estratgicos del negocio. Los proyectos o programas del portafolio
no son necesariamente interdependientes ni estn directamente relacionados. La
gestin del portafolio se refiere a la gestin centralizada de uno o ms portafolios, que
incluye identificar, establecer prioridades, autorizar, dirigir y controlar proyectos,
programas y otros trabajos relacionados para alcanzar los objetivos especficos y
estratgicos del negocio.
Direccin de programas
Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados administrados
de forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendran si se
gestionaran en forma individual. Los programas pueden incluir elementos de trabajo
relacionados que estn fuera del alcance de los proyectos especficos del programa.
Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa incluye
siempre proyectos. La direccin de programas se define como la direccin coordinada
10

y centralizada de un conjunto de proyectos para lograr los objetivos y beneficios
estratgicos de la organizacin. Dentro de un programa, los proyectos se relacionan
mediante el resultado comn o la capacidad colectiva. Si la relacin entre los
proyectos est dada nicamente por un cliente, vendedor, tecnologa o recurso en
comn, el esfuerzo se debera gestionar como un portafolio de proyectos, en lugar de
hacerlo como un programa.
Uso del PMBOK. Aplicaciones
Se puede aplicar a todo tipo de proyecto, de programas de gestin de
portafolios. Las reas de aplicacin incluyen:
Programa de administracin (generales)
Proyectos departamentales (funcionales)
Proyectos de ingeniera (tcnicos)
Procesos especficos de la industria
Desarrollo de productos (comercializacin)
Programas de gobierno (pblico)
Programas de desarrollo (organizaciones internacionales)
Secciones del PMBOK
PMBOK se divide en tres secciones, las cuales se explican a continuacin:
Seccin 1: El Marco de referencia para la Direccin de Proyectos.
Proporciona una base para entender la direccin de proyectos. Esta seccin consta de
dos captulos.
11

Captulo 1: Introduccin. Presenta el fundamento y finalidad de la norma.
Define qu es un proyecto y analiza la direccin de proyectos as como la relacin
entre direccin de proyectos, direccin de programas y gestin del portafolio.
Tambin se analiza el rol del director del proyecto.
Captulo 2: Ciclo de Vida del Proyecto y Organizacin. Ofrece un panorama
general del ciclo de vida del proyecto y su relacin con el ciclo de vida del producto.
Describe las fases del proyecto y su relacin entre s y con el proyecto, e incluye un
panorama general de la estructura de la organizacin que puede influir en el proyecto
y la manera en que ste es dirigido.
Seccin 2: La Norma para la Direccin de Proyectos. Define los procesos de
direccin de proyectos y define las entradas y salidas para cada proceso.
Captulo 3, Procesos de Direccin de Proyectos para un Proyecto. Define
los cinco grupos de procesos: Iniciacin, Planificacin, Ejecucin, Seguimiento y
Control, y Cierre. Este captulo relaciona las reas de Conocimiento de la Direccin
de Proyectos con los grupos de procesos especficos de la direccin de proyectos.
Seccin 3: Las reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos.
Describe las reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos, enumera los
procesos de direccin de proyectos y define las entradas, herramientas y tcnicas y
salidas para cada rea. Cada uno de los nueve captulos se centra en un rea de
Conocimiento especfica.
Captulo 4: Gestin de la Integracin del Proyecto. Define los procesos y
actividades que integran los diversos elementos de la direccin de proyectos. Este
captulo incluye:
Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto
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Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
Realizar Control Integrado de Cambios
Cerrar el Proyecto o la Fase
Captulo 5: Gestin del Alcance del Proyecto. Muestra los procesos
involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente) el trabajo
requerido para completarlo exitosamente. Este captulo incluye:
Recopilar los Requisitos
Definir el Alcance
Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
Verificar el Alcance
Controlar el Alcance
Captulo 6: Gestin del Tiempo del Proyecto. Se centra en los procesos que
se utilizan para garantizar la conclusin a tiempo del proyecto. Este captulo incluye:
Definir las Actividades
Secuenciar las Actividades
Estimar los Recursos para las Actividades
Estimar la Duracin de las Actividades
Desarrollar el Cronograma
Controlar el Cronograma
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Captulo 7: Gestin de los Costos del Proyecto. Describe los procesos
involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que
se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Este captulo incluye:
Estimar los Costos
Determinar el Presupuesto
Controlar los Costos
Captulo 8: Gestin de la Calidad del Proyecto. Describe los procesos
involucrados en planificar, dar seguimiento, controlar y garantizar que se cumpla con
los requisitos de calidad del proyecto. Este captulo incluye:
Planificar la Calidad
Realizar el Aseguramiento de Calidad
Realizar el Control de Calidad
Captulo 9: Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto. Describe los
procesos involucrados en la planificacin, adquisicin, desarrollo y gestin del
equipo del proyecto. Este captulo incluye:
Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
Adquirir el Equipo del Proyecto
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Gestionar el Equipo del Proyecto
Captulo 10: Gestin de las Comunicaciones del Proyecto. Identifica los
procesos involucrados en garantizar que la generacin, recopilacin, distribucin,
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almacenamiento y disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados y
oportunos. Este captulo incluye:
Identificar a los Interesados
Planificar las Comunicaciones
Distribuir la Informacin
Gestionar las Expectativas de los Interesados
Informar el Desempeo
Captulo 11: Gestin de los Riesgos del Proyecto. Describe los procesos
involucrados en la identificacin, anlisis y control de los riesgos para el proyecto.
Este captulo incluye:
Planificar la Gestin de Riesgos
Identificar los Riesgos
Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos
Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos
Planificar la Respuesta a los Riesgos
Dar seguimiento y Controlar los Riesgos
Captulo 12: Gestin de las Adquisiciones del Proyecto. Describe los
procesos involucrados en la compra o adquisicin de productos, servicios o resultados
para el proyecto. Este captulo incluye:
Planificar las Adquisiciones
Efectuar las Adquisiciones
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Administrar las Adquisiciones
Cerrar las Adquisiciones
Fortalezas del PMBOK. Beneficios
La gua del PMBOK es un marco y un estndar
Est orientada a procesos
Indica el conocimiento necesario para manejar el ciclo vital de cualquier
proyecto, programa y portafolio a travs de sus procesos.
Define para cada proceso sus insumos, herramientas, tcnicas y reportes
necesarios (entregables)
Define un cuerpo de conocimiento en el cual cualquier industria pueda
construir las mejores prcticas especficas para su rea de aplicacin.
Limitaciones del PMBOK. Desventajas
Complejo para los proyectos pequeos
Tiene que ser adaptado a la industria del rea de aplicacin, el tamao y el
alcance del proyecto, el tiempo y el presupuesto y los apremios de la calidad.
Supuestos del PMBOK. Condiciones
La gestin de proyecto necesita un estndar que sea aplicable a cualquier clase
de alcance, de industria y de cultura de proyecto.
A quin est dirigido el PMBOK
Los conocimientos contenidos en el PMBOK proporcionan una referencia
internacional para cualquiera que est interesado en la profesin de la Direccin de
Proyectos. Entre ellos se pueden mencionar:
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Altos ejecutivos
Gerentes de programa y gerentes de directores de proyectos
Directores del proyecto y otros miembros del equipo del proyecto
Miembros de una oficina de gestin de proyectos
Clientes y otros interesados
Gerentes funcionales con empleados asignados a equipos del proyecto
Instructores de Direccin de Proyectos y materias relacionadas
Consultores y otros especialistas en Direccin de Proyectos y reas afines
Formadores que desarrollan programas de educacin para
tpicos relacionados con la Direccin de Proyectos
Investigadores que analizan la Direccin de Proyectos, a fin de desarrollar
nuevas prcticas ms eficientes y efectivas
Empresas de cualquier tamao interesadas en mejorar la administracin de sus
proyectos
Empresas que quieran disear su metodologa de Administracin de
Proyectos, mediante un acercamiento progresivo a mejores prcticas basadas en
soluciones sencillas que producen resultados rpidamente
Empresas que ya dispongan de una metodologa de Administracin de
Proyectos, y que deseen robustecerla con base en las mejores prcticas.


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RESULTADOS

Project Management Institute
El Project Management Institute (PMI) es una organizacin internacional sin
fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la Gestin de Proyectos. A
principios de 2011, es la ms grande del mundo en su rubro, dado que se encuentra
integrada por ms de 260.000 miembros en cerca de 170 pases. La oficina central se
encuentra en la localidad de Newtown Square, en la periferia de la ciudad de
Filadelfia, en Pennsylvania (Estados Unidos). Sus principales objetivos son:
Formular estndares profesionales en Gestin de Proyectos,
Generar conocimiento a travs de la investigacin y
Promover la Gestin de Proyectos como profesin a travs de sus programas
de certificacin.
PMBOK
El Project Management Body of Knowlwdge (Libro de estndares para la
gestin de Proyectos) (PMBOK) es un estndar reconocido internacionalmente (IEE,
ANSI), este trabaja con el uso del conocimiento, de las habilidades, de las
herramientas, y de las tcnicas para resolver requisitos del proyecto. La gua del
PMBOK define un ciclo vital del proyecto, 5 grupos de proceso y 9 reas de
conocimiento de la tarea de administracin de proyectos.
El PMBOK divide el conjunto de conocimientos para la direccin de proyectos
en cuatro grupos de procesos: todo proyecto (as como sus distintas fases e
iteraciones) tiene que transitar por una serie de actividades de inicio, de planeacin,
de ejecucin y cierre, bajo el gobierno de un grupo de procesos ms general de
supervisin y control.
18


Figura 1. Fases e Iteraciones del Proyecto
Estos grupos de procesos no representan fases rgidas ni recetas, sino que, a
grosso modo, equivalen al modelo planear, hacer, revisar y actuar:


Figura 2. El Proceso de Planear y Hacer
El PMBOK, presenta las nueve reas de conocimiento, y que son propiamente
las que contienen las tcnicas para poder realizar los proyectos. Las nueve reas de
conocimiento son:

Figura 3. reas de Conocimiento de PMBOK
19

Para cada una de estas reas de conocimiento, el PMBOK recomienda la
realizacin de una serie de procesos. Por ejemplo, la Gestin del alcance comprende
los procesos Planificar alcance, Definicin del alcance, Crear estructura de desglose
de tareas, Verificacin de alcance y Control de alcance. Podemos apreciar los
primeros tres de stos en el siguiente diagrama:

Figura 4. Diagrama de Procesos por Areas de Conocimiento de PMBOK
Para cada uno de estos procesos de las reas de conocimiento, el PMBOK
plantea o sugiere una serie de entradas, tcnicas y salidas. Como ya se ha explicado,
el PMBOK identifica las mejores prcticas que son generalmente aceptadas para la
realizacin de cada uno de estos procesos. Aunque muchas de las descripciones de
estos procesos contienen valiosas observaciones, el lector no deber considerarlas
como un manual de tcnicas, sino ms bien como la descripcin del estndar para
manejo de proyectos.
PMBOK trabaja con dos conceptos fundamentales:
Grupos de Procesos: modo lgico de agrupar los procesos de
direccin de proyectos, necesarios para cualquier proyecto, con dependencias entre
ellos, y que se llevan a cabo en la misma secuencia siempre.
reas de Conocimiento: categora que agrupa elementos en comn
20

El PMBOK tiene como objetivos principales mejorar el desarrollo de proyectos
en diferentes industrias mediante el uso de buenas prcticas y definir procesos de
gestin de proyectos estndares y homogneos para todo tipo de proyectos. El foco de
PMBOK es principalmente transformar la ejecucin de un proyecto en una serie de
procesos concatenados, y no solo como una serie de actividades, donde para cada
proceso se consideren:
Entradas
Herramientas y tcnicas
Salidas
PMBOK (4ta edicin) se compone de 2 dimensiones: temporal y funcional, las
que consideran el ciclo de vida de un proyecto y las diferentes reas de conocimiento
respectivamente, abarcando 42 procesos.


reas del conocimiento
Un equipo de proyectos funciona en 9 reas del conocimiento con un nmero
de procesos bsicos, como se muestra a continuacin.
1. Integracin:
Desarrollo la carta del proyecto
21

La declaracin del alcance y el plan
Dirigir, manejar, supervisar y controlar el proyecto de innovacin
2. Alcance
Planeamiento
Definicin
Creacin
Verificacin y control de la estructura de divisin de responsabilidades del
trabajo (EDT)
3. Tiempo:
Definicin
Secuenciamiento
Estimacin de recursos necesarios y de la duracin
Desarrollo y control del cronograma
4. Costo:
Planeamiento de recursos
Costos estimados
Presupuesto y control
5. Calidad
Planeamiento de la calidad
Aseguramiento de calidad
22

Control de calidad
6. Recurso humano:
Planeamiento
Contratacin
Desarrollo
Administracin del Recurso Humano
7. Comunicaciones
Planificacin de comunicaciones
Distribucin de la informacin
Difusin del desempeo
Gestin de stakeholdres
8. Riesgos
Planeamiento e identificacin de riesgos
Anlisis de riesgos (cualitativos y cuantitativos)
Planeamiento de la respuesta ante riesgos (accin)
Supervisin y control de riesgo
9. Adquisicin
Plan de contrataciones y adquisiciones
Seleccin e incentivos de los vendedores
23

Administracin
Cierre de contratos
Para cada proceso, la actividad, o la prctica, se hace una descripcin de la
entrada, las herramientas y la tcnica y la salida (entregables).
Gestin de proyectos
La gestin de proyectos tambin conocida como gerencia o administracin de
proyectos es la disciplina que gua e integra los procesos de planificar, captar,
dinamizar, organizar talentos y administrar recursos, con el fin de culminar todo el
trabajo requerido para desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance, dentro de
lmites de tiempo, y costo definidos: sin estrs y con buen clima interpersonal. Todo
lo cual requiere liderar los talentos, evaluar y regular continuamente las acciones
necesarias y suficientes.
Procesos
Un proyecto se logra con la integracin de los procesos de la administracin de
proyectos. El PMBOK utiliza una variacin del ciclo de Deming para el
mejoramiento continuo con 5 etapas del ciclo de vida.


24

Los 5 principales procesos de gestin de proyectos
1. El inicio: Elementos principales
Autorizar el proyecto
Comprometer a la organizacin con el proyecto o fase
Fijar la direccin general
Designar los objetivos de nivel superior del proyecto
Asegurar las aprobaciones y los recursos necesarios
Validar el alineamiento del proyecto con los objetivos del negocio
Asignar un encargado del proyecto
Integracin administrativa
2. Planificacin: Elementos principales
Definir el alcance del proyecto
Redefinir los objetivos del proyecto
Definir todos los entregables requeridos
Crear el marco para el cronograma del proyecto
Proporcionar el foro para la informacin que compartir con los
miembros del equipo y stakeholders
Definir todas las actividades requeridas
Estimar el esfuerzo de trabajo
Efectuar el anlisis de riesgos y de contingencia
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Definir y estimar todos los costos requeridos
Obtener la aprobacin de financiamiento del proyecto
Establecer el plan de comunicacin
3. Ejecucin: Elementos principales
Coordinar los recursos, desarrollo del equipo
Asegurar la calidad
Seleccionar y acercar a los subcontratistas
Distribuir la informacin
Trabajar el plan
4. Supervisin y control: Elementos principales
Gestin del equipo, stakeholders y subcontratistas
Medicin del progreso y supervisin del desempeo (general, alcance,
cronograma, costos, calidad)
Toma de acciones correctivas si y donde sean necesarias. Resolucin del tema
y avance.
Gestin de los cambios solicitados
Gestin del riesgo (tcnico, calidad, desempeo, gerencia de proyecto,
organizacin, externo)
Informes de desempeo. Comunicaciones

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5. El cierre: Elementos principales
Concluir las actividades
Cierre administrativo hacia fuera (el frunce, distribuir informacin del archivo
para formalizar la terminacin del proyecto, aceptacin o fin de conexin, evaluacin,
valoraciones del miembro, las lecciones aprendidas)
Cierre de contrato (terminacin del contrato de proyecto incluyendo la
resolucin de temas y la aceptacin formal de la entrega final).
Caractersticas o atributos comunes
Objetivos y metas (el proyecto debe ser o hacerse viable, sustentable y
medible, con talentos y recursos asignados, sin estrs y con buen clima laboral y
contractual)
Calendario de actividades (debe tener un programa detallado de actividades en
funcin del tiempo o plan de trabajo cnsono con alcance, metas, talentos y recursos)
Complejidad manejable (hace sencillo lo complejo, inter relacionando con
visin de totalidad los mltiples elementos componentes y las inter relaciones entre
ellos)
Administra recursos (especfica y logra disponibilidad de talentos
(conocimientos y competencias), capital y esfuerzo humano de diversas reas de la
organizacin, comunidad, etc.)
Organizacin matricial (define estructura, sistemas, valores, smbolos,
personas y talentos, asigna responsabilidades y recursos: talentos y logros vs.
compensaciones fijas y variables; por ejemplo: consultor, coach, facilitador, ejecutor,
diseador, gerente, patrocinador, cliente interno, etc.)
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Sistema de comunicacin y control (sistema manual o automatizado de
registro y difusin de documentacin e informacin sobre marcha del proyecto,
precisando desviaciones y correctivos)
Caractersticas
De acuerdo con el Project Management Institute (PMI) las caractersticas de un
proyecto son:

Temporal
Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final
definido. El final se alcanza cuando se ha logrado alcance y objetivos del proyecto o
cuando queda claro que el alcance y objetivos del proyecto no sern o no podrn ser
alcanzados, o cuando la necesidad a satisfacer -por el proyecto- ya no exista y el
proyecto sea cancelado. Temporal no necesariamente significa de corta duracin;
muchos proyectos duran varios aos. En cada caso, sin embargo, la duracin de un
proyecto es limitada. Los proyectos no son esfuerzos rutinarios. No debe confundirse
cumplir el alcance (p. ej.: planta productora y comercializadora de cronopios,
perfectamente operativa segn especificaciones, incluso de productividad (calidad,
eficiencia y efectividad) con los objetivos comerciales ulteriores de dicha planta (p.
ej.: comercializacin competitiva y rentable).
Productos bienes y/o servicios o resultados nicos
Un proyecto crea productos entregables bienes y/o servicios o resultados
nicos, pudiendo crear:
Un producto bien o artculo producido, que es cuantificable, y que puede ser un
elemento terminado o un componente o un servicio prestado.
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La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, la capacidad de
produccin o de prestacin de servicio de las funciones del negocio, que respaldan la
produccin, la distribucin, etc.
Un resultado como, por ejemplo, salidas, documentos, ideas... Por ejemplo, de un
proyecto de investigacin se obtienen conocimientos que pueden usarse para
determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiar a la
sociedad.
La singularidad es una caracterstica importante de los productos o entregables
de un proyecto. Por ejemplo, se han construido muchos miles de edificios de oficinas,
pero cada edificio individual es nico: diferente propietario, diferente diseo,
diferente ubicacin, diferente contratista, etc. Por otra parte se prestan miles de horas
de servicio de consultora, etc., pero cada consultora es diferente, con diferentes
clientes y diferentes consultores, resolviendo situaciones diferentes, etc., etc. La
presencia de elementos repetitivos en la produccin de bienes o en la prestacin de
servicios- no cambia la condicin fundamental de nico.
Elaboracin gradual
La elaboracin gradual es una caracterstica de los proyectos que acompaa a
los conceptos de temporal y nico. Elaboracin gradual significa desarrollar en
pasos e ir aumentando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto
se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace ms explcito y
detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y ms completo
entendimiento de los objetivos y de los productos -bienes y/o servicios- y entregables
asociados. La elaboracin gradual no debe confundirse con lentitud ni corrupcin del
alcance.


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Importancia de la comunicacin
La comunicacin es un proceso esencial de la gestin de proyectos, del
principio hasta el final del proyecto. Hay que determinar:
a quin se comunica qu informacin.
de qu manera se le comunica la informacin.
con qu frecuencia se comunica.
con qu grado de detalle: Comunicar propsitos, dar a conocer metas, hacer
comprender cmo lograrlas, compartir emocionalmente expectativas y desafos,
comprometer logro y comprometerse a apoyar hasta que el comprometido logre
cumplir, agradecer cumplimiento y destacar que ello permite confiar en quien
cumple, y que quien cumple reiteradamente se hace confiable.
Reuniones
El director de proyecto debe tener claro el objeto y objetivo de cada una de las
reuniones (presenciales o videoconferencia) y ser capaz de comunicrselo, etc. al
equipo de proyecto. Esto puede hacerse por escrito, con anterioridad a la reunin,
pero debe hacerse, ya que en la falta de comunicacin es donde se generan los futuros
contratiempos por incumplimiento por ello, se recomienda el seguimiento de algunos
puntos en las reuniones como:
1. Determinar quin debe asistir; con qu informacin y para qu.
2. Comunicar objeto y objetivos de la reunin; revisar el cumplimiento de los
acuerdos previos.
3. Informar si la reunin es peridica o especial, y qu implicaciones se derivan.
4. Fijar un "orden del da": agenda detallada de temas a tratar; no eludir desafos,
problemas ni soluciones.
30

5. Fijar duracin de la reunin previamente o al comenzar; negociar tiempo por
tema.
6. Comentar y compartir expectativas; impulsar aparicin de ideas y alternativas
sin sesgar las a priori.
7. Definir acciones futuras, prximos pasos para lograr el cumplimiento de
logros convenidos.
8. Designar a alguien para que redacte un acta: Minuta de acuerdos: qu lograr,
quin, cundo, reportando a quin.
9. Determinar, si fuera necesario, cundo tendr lugar la siguiente reunin y
esquematizar la eventual agenda.
10. Agradecer participacin y cooperacin; reforzar la confianza y agradecer por
anticipado el cumplimiento oportuno de los acuerdos.
Partes interesadas
En un proyecto, las partes interesadas son cualquier individuo, grupo u
organizacin que forme parte o se vea afectado por el mismo, obteniendo algn
beneficio o perjuicio. Cada organizacin tiene sus partes interesadas, tambin
conocidas como grupos de inters o pblicos de inters . Cada una de las partes
interesadas puede influir en el proyecto, ya sea de forma directa o indirecta. Por
ejemplo, una de las partes interesadas es el cliente.
En un proyecto se diferencia entre partes interesadas activas y pasivas. Las
activas son aquellas que trabajan directamente en el proyecto (ejemplo miembros del
equipo) y que se ven directamente influenciados (ejemplo clientes, proveedores).
Normalmente se subdividen las partes interesadas activas de la siguiente forma:

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Director de Proyecto
Personal del proyecto
Clientes
Promotor
Patrocinador
Las partes interesadas pasivas, solo se ven afectadas de forma indirecta de la
gestin de proyectos y de sus consecuencias (ejemplo grupos de inters, gente que
vive cerca de un proyecto en construccin, familiares, etc). La diferenciacin entre
partes interesadas activas y pasivas sirve a la estructuracin y apoya al proceso de
anlisis y al proceso de identificacin.
Equipo de direccin
Los miembros del equipo del proyecto que participan directamente en las
actividades de direccin del proyecto son:
El director del proyecto
La direccin facultativa. En varios pases se define como el tcnico o
tcnicos competentes designados por el promotor, encargados de la direccin y del
control de la ejecucin del proyecto. Durante esta fase, el director de campo u obra o
director facultativo, autor o no del proyecto, suele asesorar al cliente en su relacin
con los contratistas. El coordinador de seguridad y salud forma parte de la direccin
facultativa.
La oficina de gestin de proyectos (Project Management Office, PMO).


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CONCLUSIONES

Tiene una gran ventaja competitiva aquellas empresas que usen como gua
PMBOK.
El xito de un proyecto depende de los conocimientos, procesos, habilidades,
herramientas y tcnicas adecuados.
PMBOK no tiene orientacin a un tipo de proyecto en especfico.
No basta con tener una gua para la gestin de proyectos, pues tambin se
debe tener en cuenta la forma de utilizarla y de las personas que lo lleven a cabo.
No basta con realizar solo un proyecto en base a una gua de gestin de
proyectos, pues cada vez que se lleve a cabo un proyecto va madurando ms la
empresa hasta llegar al ltimo nivel.
Integracin de todas las reas y sub-sistemas de la empresa.
Reduccin de costos mediante la optimizacin o eliminacin de recursos no
necesarios.
Reduccin en el tiempo de procesamiento y ejecucin de las tareas.
se puede concluir que una buena aplicacin de los pasos del PMBOK,
garantizan en un alto porcentaje el xito del proyecto.




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RECOMENDACIONES

Las organizaciones debe planificar la metodologa de los procesos internos de
la empresa y basndose en las recomendaciones contenidas en el PMBOK.
La planificacin debe tener metas tangibles que organice en el tiempo el
trabajo a realizar.
Se recomienda implementar controles internos a cada gerencia con el objeto
de detectar fallas o no conformidades en los procesos de la Gerencia.
Se recomienda gestionar de manera adecuada el poder, ya que este se `puede
convertir en un comportamiento diferenciador que genere conflicto, en vez de
beneficios.
Recomiendo la creacin y el fortalecimiento de los equipos, por todos los
beneficios y facilidades que estos aportan para el desarrollo de los proyectos dentro
de una organizacin.








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REFERENCIAS

Blanco, A. (2008). Formulacin y Evaluacin de proyectos. (6ta ed.). Caracas:
Editorial Texto C.A
http://liderdeproyecto.com/manual/que_es_el_pmbok.html
http://www.12manage.com/methods_pmi_pmbok_es.html#userforum
http://www.scribd.com/doc/27448827/Resumen-PMBOK
http://www.slideshare.net/jmramireza/el-opm3-como-herramientapara-el-desarrollo-
de-capacidades-organizacionales
http://www.slideshare.net/deor2012/guiadelosfundamentosdeladirecciondeproyectosg
uiadelpmbok4taedicion-14195611
Project Management Institute (2008). Gua de los Fundamentos para la Direccin de
Proyectos (Gua del PMBOK), (4 Ed.) Pennsylvania: Lexicomm International Ltd.








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ANEXOS












36


reas de un proyecto

Mapa mental del PMBOK
37


Fases satisfaccin del cliente

Procesos de un proyecto


38


Mapa mental del proceso de planejamento del PMBOK