1

2
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Dr. GUSTAVO GARCA DE PAREDES
Rector Magnfico
Dr. JUSTO MEDRANO
Vicerrector Acadmico
Dra. BETTY ANN ROWE DE CATSAMBANIS
Vicerrectora De Investigacin y Postgrado
Dr. CARLOS BRANDARIZ
Vicerrector Administrativo
Ing. ELDIS BARNES
Vicerrector de Asuntos Estudiantiles
Mgter. MARA DEL CARMEN T. DE BENAVIDES
Vicerrectora de Extensin

Dr. MIGUEL NGEL CANDANEDO
Secretario General
Mgter. LUIS POSSO
Director de Centros Regionales y Extensiones Universitarias
3
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Xttv| h|x|t|t
Dr. Enrique Lau Corts
Director General


Mgter. J. Gina Romn
Subdirectora de Planificacin


Mgter. Abril Ch. de Mndez
Subdirectora de Evaluacin
X| extux

Prof. Csar A. Contreras F., C.P.A.
Jefe de Planificacin Administrativa


Licda. Erika P. Jimnez B.
Planificadora

Mgter. Patricia Arjona S.
Planificadora

Licda. Johana Sols Rodrguez
Diseo Grfico
Profesora Kiria Lam
Correccin y Estilo
4
INDICE
PRESENTACIN
i
INTRODUCCIN
ii
I. Objetivo................ 7
II. Base Normativa...... 8
1. Constitucin Poltica de la Repblica de Panam............ 8
2. Normas de Control Interno para la Repblica de Panam.................. 8
3. Ley N 24 Orgnica de la Universidad de Panam............... 8
4. Manual de Organizacin y Funciones de la Universidad de Panam............ 8
III. Gua para la elaboracin del Manual de Procedimientos................ 9
A. Concepto................................................................................................................... 9
A.1. Anlisis y diseo de procedimientos............ 10
1. Delimitacin del Procedimiento. 10
2. Recoleccin de la Informacin.. 10
a. Investigacin documental........................ 11
b. Entrevista directa.... 11
c. Observacin de campo... 11
3. Anlisis de la Informacin y Diseo del Procedimiento.... 11
4. Anlisis del Procedimiento. 12
B. Elementos que integran el manual.... 13
Identificacin.. 13
ndice...... 15
a. Introduccin...... 16
b. Objetivo (s) del Manual 17
c. Desarrollo de los Procedimientos................... 18
d. Diagrama de Flujo 25
d.1. Simbologa de ANSI...... 26
e. Formatos e instructivos... 27
f. Anexos.... 27
IV. Proceso general para dictaminar un Manual de Procedimiento.. 28
V. ANEXOS.... 29
A. Ejemplo de un Manual de Procedimientos......... 30
Fe de Erratas....................................................................................................................... 41
5
P
r
e
s
e
n
t
a
c
i

n
6
En la bsqueda de la Calidad de los Servicios de la Educacin
Superior y como parte del fortalecimiento y mejoramiento de las
labores que desarrolla la Universidad de Panam, ha elaborado una
herramienta que permitir la transformacin de la Gestin Pblica,
en bsqueda de unificar de manera sistemtica los procesos,
facilitando a su vez, el cumplimiento de los objetivos
organizacionales a travs de una Gua Tcnica para la
Elaboracin de los Manuales de Procedimientos.
Con la utilizacin de esta gua tcnica, las unidades acadmicas y
administrativas podrn estandarizar las actividades que desarrollan
lo que facilitar en gran medida a evitar o disminuir la dilacin en la
prestacin de los servicios que ofrece la organizacin, evitar la
discrecionalidad que se produce cuando no se tiene claro la hoja de
ruta.
El manual cumplir la funcin de disipar dudas tanto en las
autoridades como en los funcionarios en general, en el momento de
enfrentarse a diferentes problemas laborales o cuando se necesite
conocer claramente la funcin que cada uno de los colaboradores
realiza y para la induccin del personal que se incorpora en una
nueva labor en esta institucin.
La Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria
pone a disposicin de la comunidad universitaria este manual para
el desarrollo de sus procedimientos internos.
Enrique Lau Corts
Director General de Planificacin y Evaluacin Universitaria
i
7
La Universidad de Panam ha desarrollado la presente Gua para la
elaboracin de Manuales de Procedimientos como una accin que
permita fincar bases slidas para la reinvencin de la funcin
Universitaria, busca contribuir a la transformacin Universitaria, en una
organizacin ms eficiente, transparente, responsable y menos
burocratizada, mediante el fortalecimiento de su gestin interna y por lo
tanto, con mayor capacidad de dar resultados satisfactorios tanto a
nuestra comunidad universitaria, como a la sociedad.
La Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria, a travs
del Departamento de Planificacin Administrativa, ha considerado
conveniente la elaboracin de la presente gua tcnica con el objetivo de
brindar la orientacin necesaria al personal para elaborar los manuales de
procedimientos, y con ello, dar cumplimiento a las disposiciones contenidas
en el Artculo 306 de la Constitucin Poltica de la Repblica de Panam.
La Gua propone alinear, estratgicamente, la misin de cada unidad
administrativa y acadmica (partes) con la misin global de la
Universidad de Panam (todo), y definir procesos sustantivos que le dan
cumplimiento a dicha misin, identificando la interaccin entre procesos
de distintos organismos. Y eliminando aquellos procesos o actividades
que no agregan valor e incluir aquellos que permitan tener un control
efectivo del proceso.
El objetivo fundamental de esta gua consiste en definir las bases para la
elaboracin, presentacin y actualizacin de los manuales de
procedimientos. Y de esta manera unificar criterios de contenidos que
permita la realizacin de las funciones de direccin, coordinacin y
evaluacin administrativa a travs de la sistematizacin de las actividades,
la identificacin de los procesos y la definicin del mtodo para efectuarlas.
Cabe destacar que la estrategia sealada por el Rector de la Universidad de
Panam para el mejoramiento de la funcin universitaria, es la revisin y
constante actualizacin de los sistemas, estructuras y procedimientos de
trabajo en las unidades administrativas y acadmicas. Los manuales de
procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan el que hacer
institucional y estn considerados como documentos fundamentales para la
coordinacin, direccin, evaluacin y el control administrativo, as como
para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.
El contenido de la gua define el objetivo, la base legal y las polticas para
elaboracin del manual, as como, la metodologa para desarrollar cada uno
de sus apartados y los lineamientos para su actualizacin, presentacin y
aprobacin.
ii
7
I. OBJETIVOS
Proporcionar un instrumento tcnico-administrativo que norme la
elaboracin de los manuales de procedimientos con uniformidad de
contenido.
Optimizar el cumplimiento de las atribuciones y el funcionamiento de
las unidades administrativas y acadmicas de la Universidad de
Panam.
8
II. BASE NORMATIVA
El fundamento legal que confiere a la
Universidad de Panam, las atribuciones
para expedir la presente gua es el
siguiente:
1. Constitucin Poltica de la
Repblica de Panam.
Artculo 306.
Las dependencias oficiales funcionarn a base
de un Manual de Procedimientos y otro de
Clasificacin de Puestos.
2. Normas de Control Interno para
la Repblica de Panam.
3.1.3. Objetivos de la Estructura de
Control Interno
De acuerdo con el principio de legalidad
que debe caracterizar los actos
administrativos de las instituciones del
sector pblico, el diseo de la estructura
de control interno se dirigir al logro de los
siguientes objetivos:
Acpites
a) Garantizar que el ente pblico disponga de
mecanismos de planificacin y presu-
puesto, diseados para dirigir su gestin
hacia el cumplimiento de los objetivos y metas
institucionales en trminos de economa,
eficiencia y eficacia.
b) Asegurar que la institucin disponga de una
estructura orgnico funcional que proporcione
el marco adecuado para planificar, dirigir y
controlar su gestin, as como para asignar
responsabilidades y delegar autoridad en los
diferentes estratos de la organizacin.
h) Establecer un adecuado sistema de control
que garantice que las operaciones se realicen
de acuerdo a un conjunto de reglas por escrito
que sealan los procedimientos aprobados.
1. Ley N 24 Orgnica de la
Universidad de Panam
Artculo 8:
La Universidad de Panam mantendr y
promover, en la ejecucin de sus funciones,
la adecuada utilizacin de la ciencia y la
tecnologa, a fin de asegurar su desarrollo;
adoptar innovaciones tcnicas,
metodologas modernas y modalidades
educativas apropiadas para brindar la ms
alta calidad en sus servicios, extenderlos a
toda la geografa nacional e internacional y
hacer ms pertinentes, eficaces y eficientes
sus labores.
2. Manual de Organizacin y
Funciones de la Universidad de
Panam
Direccin General de Planificacin y
Evaluacin Universitaria
Funciones Generales
Acpite 5
Estudiar la organizacin acadmico
administrativa de la Universidad y proponer
una clara delimitacin de funciones,
sistemas y procedimientos administrativos,
para las distintas unidades que integran la
estructura de la Institucin.
Departamento de Planificacin
Administrativa
Funciones
Acpite 2
Coordinar con las distintas unidades
administrativas-acadmicas, la elaboracin
de Manuales de Procedimientos.
9
I III. ELABORACIN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
La presentacin de un procedimiento
aislado no permite conocer la operacin de
una dependencia o unidad administrativa,
por lo que, surge la necesidad de que
todos los procedimientos se agrupen, en
forma ordenada, en un solo documento,
denominado Manual de Procedimientos.
Los Manuales de procedimientos, como
instrumentos administrativos que apoyan
el que hacer institucional, estn
considerados como elementos
fundamentales para la coordinacin,
direccin, evaluacin y el control
administrativo, as como, para facilitar la
adecuada relacin entre las distintas
unidades administrativas y acadmicas de
la Universidad de Panam.
A. Concepto
Los Manuales Administrativos son
medios valiosos para la comunicacin, y
sirven para registrar y transmitir la
informacin, respecto a la organizacin y
al funcionamiento de la Universidad de
Panam; es decir, entenderemos por
manual, el documento que contiene, en
forma ordenada y sistemtica, la
informacin y/o las instrucciones sobre
historia, organizacin, poltica y/o
procedimientos de una unidad
administrativa o acadmica, que se
consideren necesarios para la mejor
ejecucin del trabajo.
Por otra parte, entenderemos por
procedimiento, la sucesin cronolgica o
secuencial de actividades concatenadas,
que precisan de manera sistemtica la
forma de realizar una funcin o un aspecto
de ella.
El Manual de Procedimientos es, por
tanto, un instrumento de apoyo a la labor
administrativa y acadmica, que agrupa
procedimientos precisos con un objetivo
comn, que describe en secuencia lgica
las distintas actividades de cada uno de
los procedimientos que lo integran,
sealando, quin, cmo, dnde, cundo y
para qu han de realizarse.
Recomendaciones Generales
Es conveniente que los manuales de
procedimientos sean elaborados con la
participacin de las unidades
administrativas y acadmicas que tienen la
responsabilidad de realizar las actividades
y que adems, cuenten previamente con
su manual de organizacin actualizado y
aprobado por Consejo Administrativo.
Una vez terminado el manual de
procedimiento se deber, numerar cada
pgina que lo integra, incluyendo
descripciones, formas, guas de llenado y
la informacin documental necesaria.
Debern elaborarse de acuerdo a los
formatos incluidos en esta gua y la
Direccin de Planificacin y Evaluacin
Universitaria (Departamento de
Planificacin Administrativa) se encargar
de verificar la informacin procesada por la
unidad administrativa.
Una vez que se cuente con el proyecto de
manual, se requiere someterlo a una
revisin final, a fin de verificar que la
informacin contenida en el mismo sea la
necesaria, est completa y corresponda a
la realidad, adems de proceder a
comprobar que no contenga
contradicciones o limitaciones, para luego
someter el proyecto de manual a la
aprobacin de las autoridades (Consejo
Administrativo).
La cantidad de ejemplares que se
reproduzcan, as como, la difusin que se
10
haga del manual de procedimientos,
depender de la determinacin del nmero
de funcionarios y empleados que requieran
el uso de este.
El proceso de implementacin de
procedimientos requiere, en la mayora de
los casos, considerar perodos de
capacitacin o adiestramiento del personal
responsable de realizar las actividades.
Tambin, resulta de gran importancia que las
personas directamente involucradas en el
uso de los manuales, conozcan al detalle su
contenido. Con el objeto de que tengan el
conocimiento general de la accin
institucional y puedan consultar dichos
documentos siempre que sea necesario.
La utilidad de los manuales de
procedimientos radica en la veracidad de la
informacin que contengan, por lo que, es
necesario mantenerlos permanentemente
actualizados, mediante de revisiones
peridicas.
A.1. Anlisis y diseo de procedimientos
A travs del conocimiento de los
procedimientos puede tenerse una
concepcin clara y sistemtica de las
operaciones que se realizan en cualquier
unidad administrativa o acadmica; es
importante que al iniciar un estudio de esta
naturaleza, se aplique una metodologa que
garantice la descripcin de los
procedimientos, de acuerdo con la realidad
operativa y con las normas jurdico-
administrativas establecidas. Para ello, se
presentan las etapas necesarias para
desarrollar la identificacin, el anlisis y el
diseo de los procedimientos.
El primer punto que debe concretarse
cuando se investiga uno o varios
procedimientos, ya sea para describirlos,
implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el
definir con la mayor precisin posible los
siguientes aspectos:
1. Delimitacin del procedimiento
Cul es el procedimiento que se va a
analizar?
Dnde se inicia?
Dnde termina?
Una vez, delimitado el mbito, se podr
fijar el objetivo; ste servir de gua para la
investigacin, el anlisis y la propuesta del
procedimiento en estudio.
2. Recoleccin de la Informacin
Consiste en recabar los documentos y los
datos, que una vez organizados,
analizados y sistematizados, permitan
conocer los procesos tal y como operan en
el momento, y posteriormente proponer los
ajustes que se consideren convenientes.
Para ello, es necesario acudir a diversas
fuentes, entre las que destacan los
archivos documentales, en los que se
localizan las bases jurdico-administrativas
que rigen el funcionamiento y actividades;
los servidores pblicos quienes pueden
aportar informacin adicional para el
anlisis e implantacin de procedimientos;
y observacin directa que sirve para tener
la visin real de las condiciones, medios y
personal que realizan los procedimientos.
Las tcnicas que usualmente se utilizan
para recabar la informacin necesaria son:
a) Investigacin documental
b) Entrevista directa
c) Observacin de campo
11
a) Investigacin Documental
Consiste en la seleccin y el anlisis de
aquellos documentos escritos que contienen
datos de inters relacionados con los
procedimientos; para ello, se
estudian las bases jurdico-administrativas,
diarios oficiales, registros estadsticos, actas
de reuniones, circulares, oficios, acuerdos de
consejos, y todos aquellos que contengan
informacin relevante para el estudio.
Es importante, adems, recabar todas las
formas y documentos que intervienen en el
procedimiento en estudio, debidamente
requisitadas con los datos usuales, as como
seguir el flujo de las mismas, determinando
siempre dnde se originan, cul es el trmite
que siguen y dnde se archivan o destruyen.
b) Entrevista Directa
Consiste bsicamente en entrevistar a uno o
varios servidores pblicos, con el fin de
obtener informacin. Esto permite adquirir
informacin ms completa, puesto que el
entrevistador, al tener una relacin directa
con el entrevistado puede, adems de recibir
respuestas, percibir actitudes.
Para que la entrevista se desarrolle con xito
es conveniente observar los lineamientos
siguientes:
Tener claro el objetivo de la misma.
Concertar previamente la cita.
Verificar la informacin a travs de otras
fuentes. (Cuestionario).
Aclarar todas las dudas que existan.
Saber escuchar.
No criticar, sugerir cambios o aconsejar
sobre procedimientos.
c) Observacin de Campo
Consiste en acudir al rea de trabajo u
oficina en donde se desarrollan las
actividades observar atentamente todo lo
que sucede alrededor; para ello, es
necesario anotar todo lo que se considere
relevante; con esto es posible verificar o
modificar la informacin recabada en las
entrevistas.
La observacin de campo es muy
importante, ya que permite definir y
detectar con mayor precisin los
problemas, y descubrir datos valiosos
omitidos durante las entrevistas.
Independientemente de la tcnica utilizada
para la recoleccin de la informacin, es
necesario seguir todo el procedimiento;
desde el principio, hasta el final, a travs
de todos los rganos o personas que en l
intervienen.
3. Anlisis de la Informacin y Diseo
del Procedimiento
Constituye una de las partes ms
importantes del estudio, consiste
fundamentalmente en estudiar cada uno
de los elementos o grupos de datos que se
integraron durante la recoleccin de
informacin, con el propsito de obtener
un diagnstico que refleje la realidad
operativa actual.
Para analizar la informacin recabada, es
conveniente responder los siguientes
cuestionamientos:
Qu trabajo se hace?
Se cuestiona el tipo de actividades que se
realizan en la unidad administrativa y los
resultados que se obtienen de stas.
Quin lo hace?
Son las unidades que intervienen en el
procedimiento y el factor humano, ya sea,
12
individual o grupal, para la realizacin del
trabajo.
Cmo se hace?
Se refiere a la secuencia de actividades
que se realizan para cumplir con un trabajo
o servicio determinado.
Cundo se hace?
Es la periodicidad con la que se realiza el
trabajo, as como, los horarios y tiempos
requeridos para obtener resultados o
terminar una actividad.
Dnde se hace?
Se refiere a la ubicacin espacial de las
oficinas
Por qu se hace?
Busca la justificacin de la existencia de
ese trabajo o de su procedimiento;
tambin se pretende conocer los objetivos
de las actividades que integran el
procedimiento.
La descripcin de cualquier procedimiento
deber hacerse a detalle, sin obviar
elementos que posteriormente pudieran
repercutir en el anlisis de la informacin
e implique la realizacin de nuevas
consultas y/o mayores distracciones al
personal en funcin.
La respuesta a estos cuestionamientos, si
bien implica disponibilidad de tiempo, es
necesaria para el anlisis de la
informacin, por ello, es indispensable
dirigir principalmente la investigacin a:
La distribucin que se hace de los
documentos.
El tipo de registro empleado.
Los tipos de archivos (permanente o
provisional)

Las probables causas de demora.
Los formatos o cdulas que se
utilizan, su contenido, as como, qu
parte o partes de las mismas se llenan
y en que rea lo hacen.
La clave de los formatos, cdulas u
otros.
La determinacin que se requiere.
Las firmas o autorizaciones
necesarias.
Estas recomendaciones permiten una
visin ms clara del conjunto de las
actividades.
4. Anlisis del Procedimiento
Una vez que todas las actividades se han
sometido al anlisis correspondiente, y se
considera que es necesario mejorar o
redisear un procedimiento, se deber
utilizar la tcnica de los cinco puntos que
se presenta a continuacin:
a) Eliminar
La primera y ms importante preocupacin
de este mtodo es eliminar todo lo que no
sea absolutamente necesario. Cualquier
operacin, cualquier paso, cualquier
detalle que no sea indispensable, debe ser
eliminados.
b) Combinar
Si no puede eliminar, entonces el siguiente
paso es combinar procedimientos, a efecto
de simplificar el trmite. Cuando se
combina, generalmente, se eliminan
algunos detalles, como un registro, una
operacin, etctera.
c) Cambiar
Se debe revisar, si algn cambio que
pueda hacerse en el orden, el lugar o la
persona que realiza una Para aplicar esta
13
tcnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que
componen el procedimiento.
B. Elementos que integran el manual
En la actualidad existe una gran variedad de modelos de presentar un manual
de procedimientos, en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que
ste vara segn los objetivos y propsitos de cada dependencia, as como
con su mbito de aplicacin; por estas razones, resulta conveniente que en la
Universidad de Panam se adopten normas generales que uniformen, tanto el
contenido de los manuales, como su forma de presentacin.
A continuacin se mencionan los elementos que se considera, deben integrar
un manual de procedimientos, por ser los ms relevantes para los objetivos
que se persiguen con su elaboracin:
Identificacin
ndice
Introduccin
Objetivo(s) del Manual
Desarrollo de los procedimientos
IDENTIFICACIN
Se refiere a la primera pgina o portada del manual, en ella debern aparecer
y/o anotarse los datos siguientes:
1. Logotipo de la Institucin
2. Nombre de la Institucin.
3. Nombre o siglas de la unidad acadmica o administrativa
responsable de su elaboracin o actualizacin.
4. Ttulo del Manual de Procedimientos.
5. Fecha de elaboracin o en su caso, de actualizacin.
14
DIRECCIN GENERAL DE
PLANIFICACIN Y EVALUACIN UNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DE
PLANIFICACIN ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE...

JULIO DE 2008
1 2
3
5
4
Universidad de Panam
NDICE
Es la presentacin de manera sinttica y ordenada, los apartados principales
que constituyen el manual, a efecto de unificar la presentacin de estos
documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuacin:
a) INTRODUCCIN
b) OBJETIVO DEL MANUAL
c) NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS
Cuando los procedimientos contenidos en el manual tengan reglas de
operacin comunes, stas debern incluirse inmediatamente despus del
objetivo del manual.
Deber incluirse el nombre de los formatos y el de sus instructivos de llenado
para la compaginacin.

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y EVALUACIN UNIVERSITARIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NDICE
Pg.

I. INTRODUCCIN.III
II. OBJETIVO DEL MANUAL..IV
III. PROCEDIMIENTOSV
1. PROCEDIMIENTO
1.1 PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
1.2 ALCANCE
1.3 REFERENCIA
1.4 RESPONSABILIDADES
1.5 DEFINICIONES
1.6 MTODO DE TRABAJO
a) Polticas y Lineamientos
b) Descripcin de Actividades
c) Diagrama de Flujo
d) Formato e Instructivos
e) Anexos
a
b
c
15
16
a) INTRODUCCIN
Panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y
propsitos que se pretenden cumplir a travs de l. Incluye informacin de
cmo se usar, quin, cmo y cundo har las revisiones y
actualizaciones, as como, la autorizacin del seor Rector de la
Universidad de Panam.
Es recomendable que en la introduccin se emplee un vocabulario sencillo, a
efecto de facilitar su comprensin.
En conclusin, en la introduccin deber:
Sealarse el objetivo del documento.
Incluir informacin acerca del mbito de aplicacin del documento.
Ser breve y de fcil entendimiento.
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y EVALUACIN UNIVERSITARIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE................
I. INTRODUCCIN
En cumplimiento del artculo ? de la Ley Orgnica de la Universidad de
Panam y de los artculos xxx y xxx la Direccin General de Planificacin y
Evaluacin Universitaria, en coordinacin con el Departamento de
Planificacin Administrativa, ha elaborado el presente manual con el fin de
mantener un registro actualizado de los procedimientos que ejecuta esta
unidad administrativa, que permita alcanzar los objetivos encomendados y
contribuye a orientar al personal adscrito a esa rea sobre la ejecucin de las
actividades encomendadas, constituyndose as, en una gua de la forma en
que opera.
Cabe sealar que el presente manual deber revisarse anualmente con
respecto a la fecha de autorizacin o bien, cada vez que exista una
modificacin a la estructura orgnica autorizada por la Universidad de
Panam con el objeto de mantenerlo actualizado.
17
b) OBJETIVO(S) DEL MANUAL
El objetivo deber contener una explicacin del propsito que se, pretende
cumplir con el manual de procedimientos; su elaboracin se ajustara a los
lineamientos que se describen a continuacin.
Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.
La redaccin ser clara, concreta y directa.
La descripcin se iniciar con un verbo en infinitivo.
Se describir en una extensin mxima de doce renglones.
Se evitar el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente,
etc.
El objetivo deber ser lo ms concreto posible, y su redaccin clara y en
prrafos breves; adems, la primera parte de su contenido deber expresar
QU SE HACE; y la segunda PARA QU SE HACE.
Por ejemplo:
DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y EVALUACIN UNIVERSITARIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE.............
II. OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer los lineamientos a seguir para asegurar la eficiencia y eficacia en la
prestacin de los...........................................................
Contar con un Instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al
personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en la Unidad
Acadmica o Administrativa.
18
C) DESARROLLO DE LOS
PROCEDIMIENTOS
Constituye la parte central o sustancial del
Manual de Procedimientos, se integra por
los siguientes apartados:
El nombre del procedimiento define su
contenido.
La descripcin del procedimiento debe
redactarse en forma clara y sencilla.
No se deben mezclar dos
procedimientos diferentes en uno.
a) Propsito del Procedimiento
Describe la finalidad o razn de ser de un
procedimiento o bien el fin que se persigue
con su implementacin.
b) Alcance
Se describe el mbito de aplicacin de un
procedimiento, es decir, a que reas
involucra, puestos y actividades, as como,
a qu no aplica.
c) Referencias
Se elabora una lista con la documentacin
de apoyo que utilizamos para elaborar el
procedimiento: Manuales internos,
Normas, Acuerdos de Consejos, etc.
d) Responsabilidades
Aqu se debe indicar quien es el
responsable de la elaboracin, emisin,
control, vigilancia del procedimiento; as
como tambin, quien es el responsable de
la revisin y aprobacin del mismo.
e) Definiciones
Son los trminos de uso frecuente que se
emplean con sentido especfico o
restringido en comparacin al conjunto de
definiciones del diccionario.
f) Mtodo de Trabajo
Dentro del mtodo de trabajo se debern
tomar en cuenta los siguientes apartados:
I) Polticas y lineamientos.
II) Descripcin de actividades.
III) Diagrama de flujo.
IV) Formatos e instructivos
I) Polticas y lineamientos
Son una gua bsica para la accin;
prescribe los lmites generales dentro de
los cuales han de realizarse las
actividades.
Es conveniente que las polticas y
lineamientos se definan claramente y
prevengan todas o la mayor parte de las
situaciones alternativas que pueden
presentarse al operar el procedimiento; es
decir, definir expresamente qu hacer o a
qu criterios hay que ajustarse para actuar
ante casos que no se presentan
habitualmente, o que no son previstos en
el procedimiento. Una poltica para el
procedimiento de comprobacin de gastos
de viaje sera: para el desempeo de
comisiones en el extranjero, es necesario
la autorizacin por escrito del Rector de la
Universidad de Panam.
Para la elaboracin de las polticas se
debern considerar los siguientes puntos:
Las polticas sern lineamientos de
carcter general que orientaran la
toma de decisiones en cuanto al curso
de las actividades que habrn de
realizar los funcionarios acadmicos y
administrativos de la Universidad de
Panam.
Debern establecer las situaciones
alternas que pudieran presentarse
durante la operacin del
procedimiento.
Las polticas se definirn por los
responsables de la operacin de los
19
procedimientos y sern autorizadas por el titular de la unidad acadmica o
administrativa correspondiente.
Debern prever la posibilidad de incumplimiento de las situaciones
normales y sus consecuencias o responsabilidades, ya sea porque no se
den las condiciones supuestas, o por que se violen o alteren
deliberadamente.
Entre las polticas debern determinarse jerarquas y secuencias lgicas
de operacin, ejemplo: en incidencias de personal, hay que hablar
primero de amonestacin, luego de suspensin y despus de destitucin.
Las polticas debern considerar disposiciones oficiales acerca de
requisitos imprescindibles, as como, de los responsables, recursos y
usuarios que intervengan de manera determinante en la operacin del
procedimiento.
20
Instructivo de llenado
1. Nombre: Anotar el nombre del
procedimiento
2. Clave del Procedimiento: Se
compone de las siglas PR que
significa procedimiento, DPA significa
Departamento de Planificacin
Administrativa (las siglas pueden
variar dependiendo de la unidad
administrativa solicitante) y 00 que es
el nmero consecutivo del
procedimiento.
3. Fecha: Anotar el da, mes y ao en
que se implanta el procedimiento.
4. Versin: Anotar el nmero de
documento que existe con el mismo
ttulo, inicia con el 1.0
5. Pgina: Anotar el nmero de pginas
consecutivas con el total de pginas
del procedimiento, ejemplo: 1 de 10, 2
de 10, 3 de 10, etc.
6. Unidad Administrativa: Anotar el
nombre de la direccin general
responsable, ejemplo: Direccin
General de Planificacin y Evaluacin
Universitaria, Departamento de
Planificacin Administrativa.
7. rea Responsable: Anotar el nombre
del rea responsable del
procedimiento, ejemplo:
Departamento de Planificacin
Administrativa
8. Propsito del procedimiento:
Describe la finalidad o razn de ser de
un procedimiento o bien que es lo que
se persigue con su implantacin.
9. Alcance: Se describe el mbito de
aplicacin de un procedimiento, es
decir, a que reas involucra, puestos y
actividades, as como a qu no aplica.
10. Referencias: Se enlista la
documentacin de apoyo que utilizamos
para elaborar el procedimiento:
Manuales internos, Normatividad, etc.
11. Responsabilidades: Aqu se debe
indicar quien es el responsable de la
elaboracin, emisin, control, vigilancia
del procedimiento; as como tambin,
quien es el responsable de la revisin y
aprobacin del mismo.
12. Definiciones: Son los trminos de uso
frecuente que se emplean con sentido
especifico o restringido en comparacin
al conjunto de definiciones del
diccionario.
II) Descripcin de Actividades
La descripcin del Procedimiento es la
narracin cronolgica y secuencial de
cada una de las actividades
concatenadas, que precisan de manera
sistemtica, el cmo realizan una
funcin o un aspecto de ella.
Cuando la descripcin del procedimiento
sea general, y que por lo mismo
comprenda varias reas, debe indicarse
para cada actividad la unidad
administrativa responsable de su
ejecucin; si se trata de una descripcin
detallada, es decir, que incluye los
puestos que participan en cada una de
las actividades, es conveniente anotar el
nombre especfico del puesto.
El procedimiento deber definir en forma
clara y concisa, quien, como, cuando, y
donde se ejecutan dichas actividades,
iniciando con un verbo conjugado en
tercera persona del singular y en
presente de indicativo, ejemplo: verifica,
corrige, enva, etc.
En el procedimiento se describirn
detalladamente las actividades
21
normales y generales que se
desarrollan.
En el apartado de Observaciones se
anotarn las actividades
complementarias pertinentes o cualquier
otra informacin que permita la
comprensin de cada fase en particular
y del procedimiento en general.
En los procedimientos se deber
especificar las unidades que intervienen
en la ejecucin de los mismos.
Cuando una misma unidad sea la
responsable de realizar una serie de
actividades de manera continua, slo
deber ir el nombre en la primera de
estas actividades, hasta en tanto no se
efecte un cambio de responsable.
Se deber numerar las actividades en
forma progresiva, an en caso de que
existan varias alternativas de decisin.
Si el inicio de un procedimiento indica la
recepcin de documentos, mencione de
quien los recibe.
Pueden incluirse dos o tres actividades
en una sola, siempre y cuando sea
comprensible su redaccin.
Cuando sea necesario hacer alguna
aclaracin o indicar algo que no es
posible mencionar como actividad,
puede citarse de la manera siguiente:
Conferencias en el Reglamento Interno con
bases en las atribuciones de la Universidad
Para no repetir actividades que hayan
sido mencionadas, haga referencia a
ellas con la leyenda: Conecta con
actividad N...

Indique el nmero de pasos en que
se elabore, se enve o se reciba
cada documento.
Indique los acuses de recibo y el
archivo de los documentos.
Cuando en el desarrollo del
procedimiento se origine por
primera vez algn formato, se
deber anotar su nombre completo
y en las actividades subsecuentes
se podr mencionar su nombre
genrico y/o su clave de
identificacin.
En la distribucin de documentos
debe indicarse a qu puestos, a
reas se envan.
Indique si el archivo es temporal o
definitivo.
Para lograr mayor fluidez en el
procedimiento, deber representar
primero la alternativa ms corta,
ejemplo: si la decisin negativa
implica 10 actividades y la
afirmativa slo 2, represente
primero la afirmativa y
posteriormente la negativa.
Indique el trmino del procedimiento
con la leyenda TERMINA
PROCEDIMIENTO
Los responsables de ejecutar los trmites debern describir sus
procedimientos en el siguiente formato:
* La descripcin de actividades deber realizarse en letra Arial 9
Procedimiento
2
PR-DPA-00
3
Fecha:
Versin:
Pgina:
4
5
7
rea Responsable: Direccin General de Planificacin
y Evaluacin Universitaria
Nombre del Procedimiento
Unidad Administrativa: Direccin General de
Planificacin y Evaluacin Universitaria
Paso Responsable Actividad Tiempo
11 10 9
8
1
22
23
Instructivo de llenado
1. Nombre:
Anotar el nombre del procedimiento
2. Clave del Procedimiento:
Se compone de las siglas PR que significa procedimiento, DPA
significa Departamento de Planificacin Administrativa (las siglas
pueden variar dependiendo de la unidad administrativa solicitante) y
00 que es el nmero consecutivo del procedimiento.
3. Fecha:
Anotar el da, mes y ao en que se implanta el procedimiento.
4. Versin:
Anotar el nmero de documento que existe con el mismo ttulo, inicia
con el 1.0
5. Pgina:
Anotar el nmero de pgina consecutivo con el total de pginas del
procedimiento, ejemplo: 1 de 10, 2 de 10, 3 de 10, etc.
6. Unidad Administrativa:
Anotar el nombre de la direccin general responsable, ejemplo:
Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria,
Departamento de Planificacin Administrativa.
7. rea Responsable:
Anotar el nombre del rea responsable del procedimiento, ejemplo:
Departamento de Planificacin Administrativa
8. Paso:
Anotar el nmero de la actividad.
9. Responsable:
Anotar el nombre del rea responsable de la actividad, ejemplo:
Departamento de Procedimientos.
10. Actividad:
Anotar en forma narrativa la actividad la cual deber empezar en
tercera persona del singular. Ejemplo: Recibe, enva o autoriza.
11. Tiempo:
Anotar el perodo estimado en que se realiza la actividad en su
unidad.
24
Ejemplo:
25
a) Diagrama de Flujo
El diagrama de flujo es una herramienta fundamental para la elaboracin de
un procedimiento, ya que, a travs de ellos podemos ver grficamente y en
forma consecutiva el desarrollo de una actividad determinada.
Tambin es una representacin grfica que muestra la secuencia en que se
realiza la actividad necesaria para desarrollar un trabajo determinado, el cual
deber iniciar con un verbo en infinitivo, ejemplo: Recibir, enviar, turnar,
procesar, etc.
Smbolo Nombre Descripcin
----------------
Inicio o
trmino
Actividad
Decisin
Conector
Conector de
pgina
Documento
Nota
Seala donde inicia o termina un
procedimiento.
Representa la ejecucin de una o
ms tareas de un procedimiento.
Indica las opciones que se puedan
seguir en caso de que sea
necesario tomar caminos
alternativos.
Mediante el smbolo se pueden
unir, dentro de la misma hoja, dos
o ms tareas separadas
fsicamente en el diagrama de
flujo, utilizando para su conexin
el nmero arbigo; indicando la
tarea con la que se debe
continuar.
Mediante el smbolo se pueden
unir, cuando la tareas quedan
separadas en diferentes pginas;
dentro del smbolo se utiliza un
nmero arbigo que indicar la
tarea a la cual continua el
diagrama.
Representa un documento,
formato o cualquier escrito que se
recibe, elabora o enva.
Se utiliza para indicar comentarios
o aclaraciones adicionales a una
tarea y se puede conectar a
cualquier smbolo del diagrama en
el lugar donde la anotacin sea
significativa.
Dentro de este smbolo se puede
informar:
Simbologa ANSI (Amereican National Standards Institute) para Diagrmas
de Flujo
26
27
Smbolo Nombre Descripcin
Flujo
Archivo
Conecta smbolos, sealando la
secuencia en que deben
realizarse las tareas.
d) Formatos e instructivos
Un formato es una pieza de papel impresa, que contiene datos fijos y
espacios en blanco para ser llenados con informacin variable, que se usa en
los procedimientos de oficina; puede constar de uno o varios ejemplares que
pueden tener destinos y usos diversos.
Es necesario que, inmediatamente despus de terminada la descripcin del
procedimiento, se incluyan los formatos y documentos que en l se utilizan,
as como sus respectivas guas de llenado.
A continuacin se muestra el formato que se propone para la descripcin de
los procedimientos y su correspondiente gua de llenado, asimismo, se
presentan algunas sugerencias.
e) Anexos
Los anexos son documentos de apoyo o adicionales de consulta que se
debern tomar en cuenta para llevar a cabo una actividad o trmite dentro del
procedimiento:
Notas
Circulares
Reglamentos
Acuerdos
Manuales
Leyes
IV. PROCESO GENERAL PARA DICTAMINAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Proceso general que se deber considerar para dictaminar los Manuales de
Procedimientos.
Presenta
Proyecto
Recibe proyecto de
manual de
procedimiento
Verifica que se apegue
a la metodologa de la
Gua Tcnica
Recibe nota de la
DIGEPLEU para la
aprobacin del Manual
de Procedimiento
Se
apega?
Aprueba
Indica integracin
del manual
Enva nota a la
DIGEPLEU con copia
del acuerdo para su
trmite
Enva nota con la
autorizacin del
Director DIGEPLEU para
su aprobacin
Recibe nota del CA
para que se realicen
algunos ajustes al
Manual
Se realizan los
ajustes solicitados
por el CA y se enva
para su aprobacin
Recibe nota del CA
con la aprobacin del
Manual de
Procedimientos
Recibe nota de la
DIGEPLEU con la
aprobacin del
Manual para su
puesta en ejecucin
UNIDAD
ADMINISTRATIVA O
ACADEMICA
DIRECCIN GENERAL
DE PLANIFICACIN Y
EVALUACIN
UNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO
DE PLANIFICACIN
ADMINISTRATIVA
CONSEJO
ADMINISTRATIVO
No
Si
No
Si
28
23
V. ANEXOS
30
A. EJEMPLO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIN GENERAL DE
PLANIFICACIN Y EVALUACIN UNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DE
PLANIFICACIN ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE
PLANIFICACIN ADMINISTRATIVA
Fecha de Elaboracin
JULIO 2008
31
32
* Utilizar slo cuando se originen formatos en los procedimientos.
E C I D N Pg.
I. INTRODUCCIN........................................................................................... III
II. OBJETIVO DEL MANUAL............................................................................. IV
III. PROCEDIMIENTOS...................................................................................... V
1. PROCEDIMIENTO ...
1.1 PRPOSITO DEL PROCEDIMIENTO
1.2 ALCANCE
1.3 REFERENCIA
1.4 RESPONSABILIDADES
1.5 DEFINICIONES
1.6 MTODO DE TRABAJO
a) Polticas y Lineamientos
b) Descripcin de Actividades
c) Diagrama de Flujo
d) Formatos e instructivos*
e) Anexos
33
INTRODUCCIN
El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo servir de
instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al presentar un
compendio ordenado, secuencial y detallado de las operaciones realizadas
por el Departamento de Planificacin Administrativa.
Contempla la descripcin del procedimiento relativo a la revisin y validacin
de manuales administrativos, el objetivo, las normas y polticas de operacin
que rigen su elaboracin, as como el diagrama de flujo correspondiente,
donde se aprecia grficamente dicho procedimiento.
Este documento deber actualizarse en la medida que se presenten cambios
en su contenido, o en la estructura orgnica, base legal, funciones, o algn
otro apartado de la unidad administrativa, que incida en la operacin.
34
OBJETIVO DEL MANUAL
Elaborar un compendio en forma ordenada, secuencial y detallada de las
operaciones que se realizan al interior del Departamento de Planificacin
Administrativa, estableciendo de manera formal, los mtodos y tcnicas de
trabajo a aplicarse, precisando las responsabilidades de los distintos rganos
que intervienen en la ejecucin, control y evaluacin de las mismas y
facilitando su interrelacin.
35
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Formato
CP-1
1. Revisin y validacin de manuales de procedimientos
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Verificar que los proyectos de manuales de procedimientos que sometan a
revisin las unidades administrativas y acadmicas, se apeguen a la
metodologa establecida por la Direccin General de Planificacin y
Evaluacin Universitaria, a efecto de lograr la uniformidad en la integracin de
este tipo de documentos y la formalidad en su aplicacin.
NORMAS DE OPERACIN
Constitucin Poltica de la Repblica de Panam
Artculo N 306: Las dependencias oficiales funcionarn a base de un
Manual de Procedimientos y otro de Clasificacin de Puestos.
Normas de Control Interno para la Repblica de Panam.
3.1.3. Objetivos de la Estructura de Control Interno
De acuerdo con el principio de legalidad que debe caracterizar los
actos administrativos de las instituciones del sector pblico, el diseo
de la estructura de control interno se dirigir al logro de los
siguientes objetivos:
Acpites
a) Garantizar que el ente pblico disponga de mecanismos de
planificacin y presupuesto, diseados para dirigir su gestin hacia el
cumplimiento de los objetivos y metas institucionales en trminos de
economa, eficiencia y eficacia.
b) Asegurar que la institucin disponga de una estructura orgnica
funcional que proporcione el marco adecuado para planificar, dirigir y
controlar su gestin, as como para asignar responsabilidades y
delegar autoridad en los diferentes estratos de la organizacin.
h) Establecer un adecuado sistema de control que garantice que las
operaciones se realicen de acuerdo a un conjunto de reglas por escrito
que sealan los procedimientos aprobados.
Ley N 24 Orgnica de la Universidad de Panam
Artculo 8: La Universidad de Panam mantendr y promover, en la
ejecucin de sus funciones, la adecuada utilizacin de la
ciencia y la tecnologa, a fin de asegurar su desarrollo;
adoptar innovaciones tcnicas, metodologas modernas y
modalidades educativas apropiadas para brindar la ms
alta calidad en sus servicios, extenderlos a toda la
geografa nacional e internacional y hacer ms
pertinentes, eficaces y eficientes sus labores.
36
Consejo Administrativo

Mediante Acuerdo de Consejo Administrativo N 00-08 se aprueba la
puesta en prctica en la Universidad de Panam de la Gua Tcnica para la
elaboracin de manuales de Procedimientos
Manual de Organizacin y Funciones de la Universidad de Panam
Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria
Funciones Generales
Acpite 5 Estudiar la organizacin acadmico administrativa de la
Universidad y proponer una clara delimitacin de
funciones, sistemas y procedimientos administrativos, para
las distintas unidades que integran la estructura de la
Institucin.
Departamento de Planificacin Administrativa
Funciones
Acpite 2 Coordinar con las distintas unidades
administrativas-acadmicas, la
elaboracin de Manuales de
Procedimientos
POLITICAS DE OPERACIN
Slo se validarn aquellos manuales que cumplan con la
metodologa establecida en la Gua Tcnica para elaborar Manuales
de Procedimientos expedida por la Universidad de Panam
mediante Acuerdo de Consejo Administrativo N XXX
Los proyectos de Manual de Procedimientos, debern venir
sustentados mediante nota dirigida al Rector con copia al Director
General de Planificacin y Evaluacin Universitaria, por la mxima
autoridad de la unidad administrativa o acadmica (Decano,
Directores de Centros, Directores)
Una vez que estn debidamente elaborados los proyectos de
Manual de Procedimientos, la unidad administrativa o acadmica
deber comisionar a un funcionario de la unidad como enlace para
cualquier cuestionamiento con relacin al Manual de Procedimiento.
37
Procedimiento PR-DPA-01
Fecha: 25-julio-08
Versin: 1.0
Evaluacin y Validacin de
Manuales de Procedimientos por la
Direccin General de Planificacin y
Evaluacin Universitaria
Pgina: 1 de 2
Unidad Administrativa: Direccin General de
Planificacin y Evaluacin Universitaria
rea Responsable: Departamento de Planificacin
Administrativa
Descripcin de Actividades
Paso Responsable Actividad
Documento
de Trabajo
(Clave)
1
2
3
4
5
6
Direccin General de
Planificacin y
Evaluacin Universitaria
Departamento de
Planificacin
Administrativa
Consejo Administrativo
Recibe nota de la unidad administrativa, para evaluar
proyecto de manuales de procedimiento.
Acompaado de la documentacin correspondiente.
Enva el anteproyecto de manual de procedimiento al
Departamento de Planificacin Administrativa para
su revisin y evaluacin.
Revisa y Evala el proyecto de manual de
procedimiento de acuerdo a la Gua Tcnica.
Procede el anteproyecto?
NO

Regresa el proyecto de manual a la unidad
administrativa para sus correcciones.
SI
Enva nota con la autorizacin del Director de la
DIGEPLEU al Consejo Administrativo para su
aprobacin.
Recibe nota de la DIGEPLEU para la aprobacin del
Manual de Procedimiento.
38
Procedimiento PR-DPA-01
Fecha: 25-julio-08
Versin: 1.0
Evaluacin y Validacin de
Manuales de Procedimientos por la
Direccin General de Planificacin y
Evaluacin Universitaria
Pgina: 1 de 2
Unidad Administrativa: Direccin
General de Planificacin y Evaluacin
Universitaria
rea Responsable: Departamento de
Planificacin Administrativa
Descripcin de Actividades
Paso Responsable Actividad
Documento
de Trabajo
(Clave)
7
8
9
Consejo Administrativo
Direccin General de
Planificacin y
Evaluacin
Universitaria
Aprueba?
No
Enva nota a la DIGEPLEU para que se realicen
ajustes al Manual
SI
Enva nota a la DIGEPLEU con el acuerdo de
aprobacin del Manual de Procedimientos
Enva nota a la unidad administrativa comunicndole
la aprobacin del Manual y su puesta en ejecucin.
39
Procedimiento PR-DPA-01
Fecha: 25-julio-08
Versin: 1.0
Evaluacin y Validacin de
Manuales de Procedimientos por la
Direccin General de Planificacin y
Evaluacin Universitaria
Pgina: 1 de 2
Unidad Administrativa: Direccin
General de Planificacin y Evaluacin
Universitaria
rea Responsable: Departamento de
Planificacin Administrativa
Diagrama de Flujo
INICIO
Recibir nota de proyecto de
manual de procedimiento
Verifica que se apegue a la
metodologa de la Gua
Tcnica
Se
apega?
Indica integracin del
Manual
Enva nota al CA con la
autorizacin del Director de
DIGEPLEU para su
aprobacin
1
Se remite a la unidad
administrativa para que
realice las adecuaciones
NO
40
Procedimiento PR-DPA-01
Fecha: 25-julio-08
Versin: 1.0
Evaluacin y Validacin de
Manuales de Procedimientos por la
Direccin General de Planificacin y
Evaluacin Universitaria
Pgina: 1 de 2
Unidad Administrativa: Direccin
General de Planificacin y Evaluacin
Universitaria
rea Responsable: Departamento de
Planificacin Administrativa
Se
aprueba?
1
CA enva nota a la
DIGEPLEU para que se
realicen algunos ajustes
Se enva nota al la
DIGEPLEU con copia del
acuerdo para su trmite
DIGEPLEU enva nota a la
unidad administrativa para
que ponga en ejecucin el
Manual
FIN
BIBLIOGRAFA
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GMEZ, Giovanny E., Manuales de Procedimientos y su aplicacin dentro
del control interno.
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Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales Administrativos del
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http://innovaciontecno.files.wordpress.com/2008/03/ presntacionguia-tecnica-para-el-
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www.salud.gob.mx/unidades/cdi/documentos/OOCSAL 7462.pdf
Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos de la
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http://www.sre.gob.mx/normateca/doc/guiaelabmanuprac.pdf
Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos del
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http://www.cinvestav.mx/LinkClick.aspx?fileticket=vOEsgIkUdu8%3D&tabid=197&Iangu
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Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos de la
Secretaria de Economa de Mxico, 2005.
http://www.economia.gob.mx
41